~~NOTOC~~ ===== Schuljahr 20/21 anlegen und Datenübernahme vom Einwohnermeldeamt ===== Die Daten des Einwohnermeldeamtes (zukünftige Erstklässler) werden gleich in das **Schuljahr 20/21** eingelesen.\\ Für die demnächst anstehende Unterrichtsplanung (UP) ist das Schuljahr 20/21 sowieso unabdingbar.\\ ===== Schuljahr 20/21 anlegen ===== [[:gms:unterrichtsplanung:neues_schuljahr|Informationen zum Nachlesen im WIKI]]\\ Es wird eine Kopie des aktuellen Schuljahres ohne die ausgetretenen Schüler angelegt. Das Schuljahr 18/19 wird gelöscht. Ein neues Schuljahr kann grundsätzlich nur **nach Abschluss der US** oder im **2. Halbjahr** eingerichtet werden. ==== Vorbereitende Arbeiten ==== * Daten des Einwohnermeldeamtes anfordern (*.DBL-Datei) * Auf ASV-Version 2.10.368 aktualisieren (ASV-Update 2.10.397 am 27.01.20) * Anlegen einer Sicherung ==== Arbeiten im aktuellen Schuljahr 19/20 ==== * ORG-Klassen (sofern vorhanden), sollten bereits zur US-Lieferung ohne Schüler sein. * Alle austretenden Schüler müssen ein __Austrittsdatum__ haben.\\ Das kann pauschal der **31.07.2020** für SuS der 4. Jahrgangsstufe (oder anderen Jahrgangsstufen, die die Schule verlassen) bzw. für Entlassschüler der letzte Schultag, also der **17.07.2020** sein. * Anmerkung: Die Felder "wohin, Abschluss und Ziel der Jahrgangsstufe" müssen am Jahresende noch ausgefüllt werden, sofern diese jetzt leer bleiben. * Schüler mit einem Austrittsdatum werden nicht ins neue Schuljahr übernommen.\\ (Schüler, Reiter: Ein-/Austritt, Austritt am)\\ * Hinweis: Setzen Sie eine [[:einfuehrung:verwaltung:sammelaenderungen|Sammeländerung]] zur Arbeitserleichterung ein.\\ (Datei, Verwaltung, Sammeländerung)\\ Bei Bedarf definieren Sie eine neue Sammeländerung oder ändern das Datum vom Vorjahr ab.\\ * __Nachträgliche Änderung:__\\ Es ist kein Problem, wenn z.B. Schüler der 9. Klasse sich später für eine freiwillige Wiederholung entscheiden. Wird das Austrittsdatum entfernt, erscheinen die Schüler automatisch im Schuljahr 20/21.\\ Umgekehrt kann man z.B. bei einem Schüler, dem nachträglich eine Schulzeitverlängerung verwehrt wird, durch Eintrag eines Austrittsdatums in 19/20 aus dem Schuljahr 20/21 entfernen. * Kontrollieren Sie ferner im Klassenmodul, ob bei jeder Klasse eine __Zielklasse__ definiert ist (Klasse, Stammdaten, Zielklasse für 20/21)\\ * In der Jahrgangsstufe 4 können Sie die Klasse 4x definieren. Genauso verfahren Sie in der Jahrgangsstufe 9 (9x) oder 10 (10x).\\ Den Namen der Zielklasse können Sie übrigens beliebig festlegen.\\ Diese Klassen sind im Normalfall im Schuljahr 20/21 leer und können gelöscht werden. ==== Sicherung ==== * Zwingend jetzt eine __**Sicherung**__ der Schule(n) anfertigen * Nach der Sicherung ist es sinnvoll der Datei einen "sprechenden Namen" zu geben\\ (z.B.: DaSi-vor-Anlegung-des-Schuljahres-2021_20200126_1220_backup.sbz) ==== Anlage des Schuljahres 20/21 durchführen ==== === Informationen === * Die Versetzung kann //nicht// rückgängig gemacht werden * Stellen Sie sicher, dass keine weiteren Benutzer auf ASV zugreifen * Kann von einem Benutzer mit "Schulleitungsrechten" oder "Sekretariatskraft **Plus**" durchgeführt werden. === Durchführung === * __Neues Schuljahr einrichten__ (Datei, Verwaltung, Neues Schuljahr einrichten) * Sinnvoll ist es, die Häkchen in allen Kontrollkästchen zu entfernen * Vorgang des Einrichtens nicht unterbrechen * Für jede Schule in ASV den Vorgang durchführen ==== Nacharbeiten im Schuljahres 20/21 ==== === Modul Klassen/Matrix === [[:gms:klassen:start|Informationen im WIKI zum Thema Klassen]] === Klassen === * Nicht benötigte Klassen/Klassengruppen löschen * Klappt nur, wenn keine Schüler enthalten sind und in der Matrix keine Stunden zugeordnet sind * Matrix:\\ a) erst Sammelzeile abbauen (sofern vorhanden)\\ b) Matrixzeile leeren * Klassengruppen werden über "Modulbezogene Funktionen" gelöscht * Klassen bei Bedarf umbenennen oder Schüler per Sammelversetzung anderen Klassen zuweisen \\ Sammelversetzung: Schüler, Sammelversetzungen * __Vereinbarung für den Landkreis Miltenberg:__\\ Analog zu der Bezeichnung von M-Klassen (z.B.:8**M**) im kommenden Schuljahr gebundene Ganztagesklassen mit z.B. 3a**G** bezeichnen.\\ Anmerkung: Die Jahrgangsstufe muss immer an erster Stelle stehen. * [[:gms:klassen:sortier|Sortieren der Klassen]] * Modul Klassen * Icon "Sortierung" wählen (3. Symbol von rechts) * Standardsortierung und danach bei Bedarf per "Drag and Drop" verschieben (linke Spalte) * Klasseneinträge überprüfen: Stammdaten, Klassengruppen === Matrix === * Werden die Schülerzahlen nicht angezeigt: Modulbezogene Funktionen, Matrixdarstellung, Einstellungen, Schülerzahlen, ev. Spaltenbreite Zeilenkopf * Stunden laut Stundentafel automatisch ergänzen, falls keine Stunden zugewiesen sind \\ (Modulbezogene Funktionen, Matrixfunktionen, Stunden wie Stundentafel)\\ Klappt nur, wenn die "Klassen" korrekt gepflegt sind. * Sollen die Kopplungen gelöscht werden -> Modulbezogene Funktionen, Matrixfunktionen, Löschen in Unterrichtselementen, "gesetzte Lehrkräfte und alle Koppeln in der Matrix löschen * Kontrolle, ob in der 8. Jahrgangsstufe die Stunden den neuen Fachbezeichnungen zugeordnet sind\\ * Sichtprüfung der zugeordneten Stunden * Stunden, die von mehreren Lehrkräften im SJ 19/20 unterrichtet wurden -> zusammenführen * Überzählige Spalten löschen (Fächer, Reiter: Einstellungen, Optionen für Unterrichtsverteilung) * Fächer bei Bedarf neu sortieren (Fächer, Modulbezogene Funktionen, Fächer sortieren, Fächer-Matrix) ==== Sicherung ==== * Sicherung anfertigen und "sprechend" benennen\\ Beispiel: DaSi_nach-Anlage-SJ-20-21-und-Datenpflege_20200126_1225_backup.sbz ---- ===== Datenübernahme von neuen Schülern ====== * ASV erwartet auf jeden Fall diese Datei: **schuldat.dbl**.\\ [[:gms:einwohnermeldeamt:hinweise|Hinweise in der Dokumentation]] Falls Sie Probleme mit den Umlauten haben, finden Sie hier eine Anleitung: https://helpdesk.asv.bayern.de/kb/faq.php?id=85.\\ Natürlich können Sie die Umlaute auch händisch nachpflegen (Siehe unten!). ==== Einlesen der Daten vom Einwohnermeldeamt ==== [[gms:unterrichtsplanung:einwohnermeldeamt|Informationen zum Nachlesen im WIKI]]\\ Die Daten der zukünftigen Erstklässler werden im **Schuljahr 20/21** sinnvollerweise erst einmal alle in eine **ORG-Klasse** eingelesen. Danach können sie nach Belieben per Sammelversetzung in die gewünschten ersten Klassen versetzt werden. === Vorbarbeiten === * Bei Bedarf im **SJ 20/21** eine Organisationsklasse (Klassenart: ORG) anlegen, von der aus die Schüler verteilt werden können\\ Die ORG-Klasse kann später wieder gelöscht werden\\ * "Keine Vorbelegungen" wählen * Beliebigen Klassenamen eingeben * Klassenart: **ORG** ([[:gms:klassen:klassenarten:gs_organisationsklasse|Organisationsklasse]]) === Daten einlesen === * Schuljahr **20/21** auswählen * Grundschule auswählen * Datei, Verwaltung, Schnittstellen * Import von Meldedaten (Stand 21.01.2019) * Start (unten rechts) * Datendatei aufrufen (*.dbl) * Schüler auswählen (im Normalfall alle; können nachträglich noch gelöscht werden) * Gewünschte Importklasse wählen (-> Weiter) * Werden die neu angelegten Klassen/eingelesen Schüler nicht sofort angezeigt, starten Sie ASV neu. * Genaue Kontrolle der Schülerdatensätze * __Grunddaten:__\\ Der Eintrag der Muttersprache ist in jedem Fall leer und muss nachgepflegt werden. (A-Budget)\\ Überprüfen der Religionszugehörigkeit auf Vollständigkeit. \\ Zuzug in die Bundesrepublik Deutschland bei Bedarf pflegen. * __Grunddaten/Anschriften:__\\ Eine unterschiedliche Codierung, der vom Einwohnermeldeamt ausgespielten Datei und ASV (erwartet UTF-8) kann dazu führen, dass Umlaute nicht korrekt übernommen werden. * __Anschriften:__\\ Häkchen bei auskunftsberechtigt setzen.\\ Falls die Erziehungsberechtigten nicht nach Mutter, Vater sortiert sind, können Sie die Reihenfolge leicht über Modulbezogene Funktionen "Erziehungsberechtigte tauschen" ändern.\\ Kommunikationsdaten eintragen * __Unterricht:__\\ Teilnahme am RU eintragen. * __Ein-/Austritt:__\\ Als Einschulungsdatum und Eintrittsdatum wird automatisch der **01.08.2020** eingetragen.\\ Art der Einschulung nachpflegen. === Berichte === * Notfallblatt mit Kontaktdaten drucken und den Eltern vorlegen. Die Kommnikationsdaten werden nicht vom Einwohnermeldeamt geliefert.\\ Anmerkung:\\ Unbedingt vorher die Häkchen bei "auskunftsberechtigt" setzen, damit die Eltern ausgegeben werden.\\ * Alternativ können Sie auch das "Anmeldeblatt" verwenden. * Anmeldeblatt zur Schülerneuaufnahme (GS) für die Datenkontrolle und zum Unterschreiben durch die Eltern drucken\\ ==== Sicherung ==== * Sicherung anfertigen und "sprechend" benennen\\ Beispiel: DaSi_SJ-20-21-mit-neuen-Schülern_20200126_1240_backup.sbz ---- ==== Aufnahme von Schülern in andere Klassen ==== Neuaufnahme von Schülern in andere Klassen: [[:alle:schueler:erfassung:start]] === Information === Gehen Sie vor wie bei einer Schülerneuaufnahme. Die Schüler können vom ZSS übernommen werden. Dies kann (muss nicht) jetzt schon geschehen. Erbitten Sie von der abgebenden Schule die relevanten Daten: Vornamen, Familienname, Geburtsdatum, Geburtsort, Geschlecht.\\ Eine Ausnahme sind Schüler, die nicht in Bayern die Schule besuchten. Diese Schüler müssen händisch erfasst werden. ==== Aufnahme von Schülern im laufenden Schuljahr nach Anlegen des neuen Schuljahres ==== Sollten Schüler, die nach dem Anlegen des neuen Schuljahres aufgenommen wurden, nicht im kommenden Schujahr sichtbar sein, hilft folgender Workarround weiter: * Erstellen eines fiktiven Austrittsdatums im Schülermodul (unter Ein-/Austritt) auf den 01.08.2020 * speichern * Löschen des fiktiven Austrittsdatums im Schülermodul (unter Ein-/Austritt) * speichern