Bei der Schülerreferenzverdopplung tritt das Problem auf, dass zwei Datensätze in ASV, die in der Realität zwei verschiedene Schüler repräsentieren, ein und denselben Datensatz in ASD referenzieren. Diese Situation kann etwa folgendermaßen entstehen: Eine Schule sucht einen Schüler in ASD (1) und findet einen Schüler (2), der zu ihrer Suchanfrage passt. Im unten abgebildeten Beispiel sucht und findet sie Jakob Vogler.

Dieser Schüler wird übernommen. Anschließend verändert diese Schule die Stammdaten des Schülers so, dass sie mit den Stammdaten eines anderen Schülers übereinstimmen. Dies passiert etwa, weil sie sich bei der Suche vertippt und einen Schüler erfasst hatten, den sie doch nicht brauchten. Hier sind viele Konstellationen denkbar. In folgendem Beispiel sind die von der Schule veränderten Merkmale markiert.

Dadurch wird nun an zwei Schulen je ein Schüler geführt, der sich auf denselben Schüler in ASD bezieht. Es gibt nun an den beiden Schulen in ASV den Schüler Jakob Vogl und den Schüler Jakob Vogler, während es in ASD nur eine korrespondieren Datensatz gibt.

Ein weiteres typisches Beispiel, wie der Schülerreferenzverdopplung zustande kommen kann, ist, dass bei der Suche versehentlich ein falscher Schüler übernommen und den Anforderungen der abholenden Schule entsprechend angepasst wird.

Dies hat nun zur Folge, dass bei einer US-Meldung zwei, insbesondere real verschiedene ASV-Schüler über einen ASD-Schüler abgewickelt werden. Hier überschreiben dann die zwei Schulen wechselseitig die Stammdateneinträge: Meldet etwa die eine Schule Jakob Vogl, so wird dieser Name in ASD übernommen bzw. bleibt im Datenbestand. Meldet anschließend die andere Schule, so findet man anschließend Jakob Vogler im ASD-Datenbestand.
An dieser Stelle greift die in ASD eingebaute Dublettenabwehr. Wird eine Dublette festgestellt, so erhalten die beteiligten Schulen und Schulaufsichten eine vom System generierte E-Mail mit den Daten der doppelt gemeldeten Schüler. Darin enthalten sind die meldenden Schulen, die Vor- und Nachnamen und das Geburtsdatum sowie die besuchte Jahrgangsstufe der Schüler.

Bei einer Schülerreferenzverdopplung erhalten Sie eine OWA-Mail, die Sie auf das dieses Problem aufmerksam macht. Die Schülerreferenzverdopplung erkennen Sie in der E-Mail konkret daran, dass die in der E-Mail angemahnten Schülerdaten nicht identisch sind.

Zur Bereinigung unterscheiden wir aktuell (Stand: 02.10.2019) folgende Fälle:

1. Fall A: Mindestens einer der aufgezeigten Schüler befindet sich in der Jahrgangsstufe 1.
2. Fall B: Beide Schüler befinden sich in einer höheren Jahrgangsstufe.

Wir bitten Sie in beiden Fällen folgende Strategien anzuwenden

1. Fall A: Beide betroffenen Schulen führen für den in der OWA-Mail genannten Schüler ihrer Schule einen Schülerreset durch und melden den Schüler erneut bzw. übermitteln einfach nochmals.
   
   
2. Fall B: Beide Schulen müssen sich telefonisch drauf einigen, wer die Grunddaten der anderen Schule zu unrecht überschrieben hat. Anschließend führen die beiden Schulen folgende Schritte durch, wobei wir mit SchuleZ die Schule bezeichnen, die die Daten zu Unrecht überschrieben hat, und mit SchuleR die Schule, die um Ihren Schüler 'betrogen' wurde:

Folgende Schritte müssen im Fall B durchgeführt werden:

• Schritt 1: Die SchuleZ überschreibt die Grunddaten des Schülers mit den Grunddaten des Schülers der SchuleR, also den korrekten Originaldaten, das sind Namen, Vornamen, Geburtsort, Geburtsdatum und Geschlecht.

• Schritt 2: Die SchuleZ übermittelt erneut, während SchuleR bis zu diesem Zeitpunkt nicht übermitteln kann und darf.

• Schritt 3: SchuleR muss nach der Übermittlung der SchuleZ auch nochmals übermitteln.

• Schritt 4: SchuleZ führt nach ihrer Übermittlung einen Schülerreset für den betroffenen ('geklauten') Schüler aus, korrigiert den Schüler auf ihre gewünschten Grunddaten und übermittelt ein weiteres mal.

Dadurch wird beiden Schulen eine erfolgreiche Übermittlung ermöglicht. Nur dann kann eine korrekte statistische wie auch budgettechnische Auswertung erfolgen. Beide Schulen müssen hier zuverlässig zusammenarbeiten, nur so kann es zu einer Lösung kommen.

In komplizierteren Fällen bitten wir Sie, sich an das Landesamt für Statistik (LfStat) zu wenden. Dort wird dann analysiert, welche Aktionen notwendig sind, um die Schülerreferenzverdopplung zu bereinigen und die zwei real existierenden Schüler auch wieder durch zwei Schülerdatensätze (mit jeweils einem zugehörigen Dienstellendatensatz) in ASD zu beschreiben.

Kontakt-E-Mail Adresse beim Landesamt für Statistik (LfStat) im Fall von Schülerreferenzverdopplungen:

amtliche.schuldaten@statistik.bayern.de

Bitte geben Sie in Ihrer E-Mail die Schulnummern der betroffenen Schulen und die Daten der (Ihnen evtl. unbekannten) Schüler an. In der Betreffzeile bitte „Schülerdublette“ eintragen.