C.2. Schüler an ASD anmelden

Befinden sich in ASV Schüler, die noch nicht an ASD angemeldet wurden (z.B. nach einem Meldedatenimport oder bei Zuzügen im Laufe des Schuljahres aus einem anderen Bundesland) können diese auch außerhalb eines Erhebungszeitraums (US, UP) bei ASD angemeldet werden. Wechseln Sie in der ASD-Schnittstelle auf den Reiter Übermittlung an ASD und klicken Sie auf die Schaltfläche Schüler bei ASD anmelden.

Sobald der Prozess anläuft, werden die angemeldeten Schüler „hochgezählt“.


Hier greift auch die unscharfe Schülersuche. Es kann sich die Auswahlmaske mit gefundenen Schülerdatensätzen in ASD öffnen. Markieren Sie in der linken Spalte eine Zeile und überprüfen Sie jeden Datensatz einzeln, ob Fall A oder B (siehe unten)vorliegt. Bitte gehen Sie bitte bei der Fallunterscheidung äußerst gewissenhaft vor, um die Erzeugung von Schülerreferenzverdoppelungen zu vermeiden.

Eine typische Fehlermeldung ist, dass ein Schüler an der ASD (genauer im PARA-System) bereits bekannt ist. In diesem Falle hilft ein Workaround, da Sie den Schüler nicht zweimal in der ASD anmelden können. Ändern Sie dazu das Schüler-Geburtsdatum um einen Tag. Wiederholen Sie dann die Schüler-Anmeldung. Leider setzt die ASV die Schüleranmeldung nicht fort, solang eine Fehlermeldung eingeblendet ist. Es empfiehlt sich, die Fehlermeldungen zu als Bildschirmkopie zu sichern (Drucken-Taste) und dann in ein Schreibprogramm einzufügen, um die Fehler zu sammeln und anschließend am Stück zu korrigieren.

Sollten Sie diesen oder andere Fehler haben, hilft es, für die betroffenen SchülerInnen einen "Schüler-Reset" durchzuführen. Damit wird die Anmeldung an der ASD für diesen Schüler gelöscht, und Sie können die Anmeldung erneut versuchen. Sollte das immer noch nicht funktionieren, müssen Sie die Daten des Schülers notieren, ihn über das rote „X-Symbol“ löschen und per Hand neu aus der ASD heraus erstellen.

Diese Meldung erscheint, wenn ein Schüler doppelt in ASV gespeichert ist. Doppelt ist er dann gespeichert, wenn diese Felder übereinstimmen:

• Familienname
• Vornamen
• Geschlecht
• Geburtsname
• Geburtsdatum
• Geburtsort

Wenn ASV versucht, Douplette1 an ASD anzumelden, funktioniert das problemlos. Wenn ASV aber Douplette2 anlegen will, scheiert dies, weil der identische Schüler schon in ASD vorhanden ist. Leider wird dies nicht als Fehler ausgegeben.

Lösung:

• Löschen Sie den doppelten Schülerdatensatz (hier ist die Schülerin z.B. doppelt erfasst, weil die bei einer Klasse aus- und in die andere eingetreten ist)
  
  
  
  
• Wenn eine Doppelbeschulung vorliegt (Schüler besucht in einem SJ mehr als eine Klasse) legen Sie eine Doppelbeschulung an.

In der rechten Spalte wird keine Person gelistet, bei der die Grunddaten mit denen in der linken Spalte markierten Zeile deutliche Ähnlichkeiten aufweisen (1). Dies entspricht mit wenigen Ausnahmen dem Normalfall bei Schülern aus dem Meldestellenimport bzw. den Einwohnermeldedaten. Bitte wählen Sie in diesem Fall ‚Neuen Schüler in ASD anlegen‘ (2):

In der rechten Spalte wird ein Datensatz bzw. eine Person gelistet, bei dem die Grunddaten mit denen in der linken Spalte markierten Zeile weitestgehend übereinstimmen (1). Es kann davon ausgegangen werden, dass es sich um denselben Schüler handelt. Klicken Sie in diesem Fall die entsprechende Zeile in der rechten Spalte an und wählen Sie ‚Schüler übernehmen‘ (2): Es hat sich gezeigt, dass es eine Reihe von Abweichungen gibt, welche sich durch unterschiedliche Schreibweisen erklären lassen:
• Max → Maximilian
• Hans-Dieter → Hans Dieter
• Pfaffenhofen → Pfaffenhofen a.d. Ilm
• Bagdad → Irak/Bagdad
• …

Falls Schüler nicht angemeldet werden können, nehmen Sie Kontakt mit Ihrem zuständigen ASV-Multiplikator auf.
Bitte beachten Sie dabei Folgendes:
- Beim Löschen gilt die einfache Regelung: Gelöscht werden dürfen nur solche Kinder, die Ihre Schule noch nie besucht haben.
- Vor dem Löschen muss sichergestellt sein, dass der Verbleib verlässlich geklärt ist.

Schüler, die schon bei Ihnen Unterricht hatten, bekommen ein Austrittsdatum, verbleiben aber für den Rest des Jahres in der ursprünglichen Klasse. Eine Versetzung in eine Austrittsklasse, wie es in der WinSD üblich war, ist in der ASV weder nötig noch vorgesehen. Indem Sie den Haken bei ‚nur aktuelle‘ setzen, werden Ihnen ausgetretene Schüler nicht mehr angezeigt und auch auf Berichten etc. nicht mehr mit ausgegeben.

Nach dem erfolgreichen Anmelden der Schüler ist die Schaltfläche „Schüler bei ASD anmelden“ ausgegraut.