A3.6 Anlegen des neuen Schuljahres - Durchführung
Rufen Sie im aktuellen Schuljahr mit Schulleitungsrechten unter Datei→Verwaltung das Modul Neues Schuljahr einrichten auf. 
Sind mehrere Schulen im Datenbestand und auf Grund der Berechtigung zugänglich, wählen Sie zunächst die gewünschte Schule aus.
Findet sich die Schule nicht in der Auswahl, so wurde der Prozess für die Schule bereits durchgeführt. Ein zweiter Versuch ist nur durch ein Zurücksetzen der Datenbank der Schule auf den Stand vor dem Anlegen des neuen Schuljahres möglich oder durch Löschen der Zeitscheibe des Planungsschuljahres.
Abhängig von den gewählten Einstellungen und der Rechnerkapazität kann dieser Vorgang erhebliche Zeit beanspruchen! Dies gilt insbesondere, wenn Sie die Lehrkräfte den Unterrichtselementen zuordnen lassen. Beim Anlegen der Datenstrukturen für das neue Schuljahr können, je nachdem welche Einstellungen Sie vornehmen, gleichzeitig Daten des aktuellen Schuljahrs in das neue Schuljahr kopiert werden.
Empfehlungen für die Einstellungen
- Klassleiter/Räume/etc. übernehmen
Übernimmt den Klassleiter z. B. der 7A in die 7A (nicht: 8A), daher Empfehlung: Haken nicht setzen. - Lehrkräfte übernehmen: Fehlt der Haken, werden alle Lehrkräfte ins neue Schuljahr übernommen. NUP steht für „Nicht unterrichtendes Personal“. Wenn die Lehrkräfte bereits vor dem 01.10. des aktuellen Schuljahres abgegangen sind, wurde bereits ein Abgang gemeldet und die Lehrkraft muss nicht weiter geführt werden. Sollten Sie diese Lehrkräfte doch ins nächste Schuljahr übertragen, achten Sie bitte darauf die Lehrkraft mit nm zu führen.
- Pflicht-Wahlpflichtunterricht (Matrix) übernehmen
- Zuordnung von Unterrichtselementen
Es empfiehlt sich, kein Unterrichtselement zu übernehmen. Der Löschaufwand übersteigt in der Regel den Neueingabeaufwand um ein Vielfaches! - Zuordnung von Lehrkräften zu Unterrichtselementen beibehalten
Z. B. LK „Meier“ wird dem Unterrichtselement Deutsch/7A auch im neuen Schuljahr zugeordnet (ebenfalls 7A!) – nicht „hochversetzt“! Daher Empfehlung: Haken nicht setzen.
- Besonderen Unterricht übernehmen
Ob Sie Elemente des besonderen Unterrichts in das neue Schuljahr übernehmen möchten oder nicht, ist individuell. Sinnvoll kann dies z. B. für Wahlfächer sein, da diese häufig über mehrere Schuljahre hinweg von der gleichen Lehrkraft angeboten werden. - Schüler Erweiterungen übernehmen: Hier können - falls gewünscht - sämtliche offenen Ganztagsmerkmale (OGTS) übernommen werden.
- Anschließend richten Sie das neue Schuljahr ein.
Nachdem der Prozess Neues Schuljahr einrichten angestoßen wurde, wird bei Lehrkräften, für die im noch aktuellen Schuljahr ein Abgangsdatum eingetragen ist, in einem weiteren Fenster abgefragt, ob die Lehrkraft im kommenden Schuljahr weitergeführt werden soll. Wählen Sie zwischen Übernehmen und Nicht übernehmen.
Die einzelnen Schritte beim Einrichten des neuen Schuljahres werden in einem Fenster aufgelistet.
Sobald das Einrichten des neuen Schuljahres erfolgreich beendet ist, werden Sie darüber informiert.
Anschließend kann für eine andere Schule im Zuständigkeitsbereich das neue Schuljahr eingerichtet oder der Dialog abgebrochen werden.