E2 Anlegen des neuen Schuljahres - Durchführung
Vorarbeiten
Erstellen Sie eine Sicherung und stellen Sie sicher, dass alle Austritte gesetzt sind (vgl. E1).
Vorgang
Rufen Sie im aktuellen Schuljahr mit Schulleitungsrechten unter Datei → Verwaltung das Modul „Neues Schuljahr einrichten“ auf.
Sind mehrere Schulen im Datenbestand vorhanden und aufgrund Ihrer Berechtigungen zugänglich, wählen Sie zunächst die gewünschte Schule aus.
Ist die Schule nicht in der Auswahl enthalten, wurde der Prozess für diese Schule bereits durchgeführt. Ein erneuter Versuch ist nur möglich, indem die Datenbank der Schule auf den Stand vor dem Anlegen des neuen Schuljahres zurückgesetzt oder die Zeitscheibe des Planungsschuljahres gelöscht wird.
Je nach gewählten Einstellungen und Rechnerleistung kann dieser Vorgang viel Zeit in Anspruch nehmen – insbesondere, wenn Lehrkräfte den Unterrichtselementen zugeordnet werden sollen.
Beim Anlegen der Datenstrukturen für das neue Schuljahr können – abhängig von den gewählten Optionen – gleichzeitig Daten aus dem aktuellen Schuljahr übernommen werden.
Beachten Sie bei den folgenden Einstellungen bitte Folgendes:
- Klassleiter/Räume/etc. übernehmen
Der Klassleiter der Klasse 7A wird wieder der 7A zugeordnet (nicht etwa der 8A). Empfehlung: Haken nicht setzen. - Pflicht-Wahlpflichtunterricht (Matrix) übernehmen
- Zuordnung von Unterrichtselementen:
Es wird empfohlen, keine Unterrichtselemente zu übernehmen, da der Aufwand für das Löschen in der Regel deutlich höher ist als der Aufwand für eine Neueingabe. - Zuordnung von Lehrkräften zu Unterrichtselementen beibehalten
Beispiel: Die Lehrkraft „Meier“ wird dem Unterrichtselement Deutsch/7A auch im neuen Schuljahr zugeordnet – ebenfalls zur 7A, also nicht hochversetzt.
Empfehlung: Haken nicht setzen. - Lehrkräfte übernehmen, die vor dem 01.10.JJJJ abgegangen sind
Aus Gründen der Datenhygiene/Redundanz empfiehlt es sich, abgegangene Lehrkräfte so zu behandeln: Abgang melden und im Folgejahr löschen.
Falls die Lehrkraft aus bestimmten Gründen dennoch übernommen werden soll, muss sichergestellt sein, dass sie keine Auswirkungen auf das Budget oder die Meldung (nm) hat.
Der Abgang ist in diesem Fall zusätzlich im Planungsjahr zu löschen. - Besonderen Unterricht übernehmen
Ob Elemente des besonderen Unterrichts übernommen werden sollen, ist Geschmackssache.
Sinnvoll kann dies z. B. bei Wahlfächern sein, die über mehrere Schuljahre hinweg von derselben Lehrkraft angeboten werden.
Nachdem der Prozess „Neues Schuljahr anlegen“ gestartet wurde, erscheint ein Popup-Fenster für Lehrkräfte, die im vorherigen Schuljahr die Schule verlassen haben.
Darin wird abgefragt, ob diese Lehrkräfte im kommenden Schuljahr weiterhin geführt (übernommen) werden sollen oder nicht.
Nach erfolgreicher Einrichtung des neuen Schuljahres erscheint eine Bestätigungsmeldung.
Anschließend kann entweder für eine weitere Schule im Zuständigkeitsbereich das neue Schuljahr eingerichtet oder der Dialog beendet werden.