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Nachträgliche Schülerübernahme WinSV => ASV

anonymous@undisclosed.example.com (Anonymous) — Wed, 17 Apr 2024 14:45:38 +0000

Nachträgliche Schülerübernahme WinSV => ASV

Achtung!
Diese Methode ist nicht dafür gedacht, einzelne Schüler nachträglich zu importieren. Vielmehr werden alle Schüler, die ab einem bestimmten Datum neu eingetreten sind, importiert.

Bei einer falschen Anlage des Suchformats werden möglicherweise Schüler aus WinSD exportiert, die bereits in ASV vorhanden sind. Dies führt beim anschließenden Importvorgang in ASV zu einer Dopplung der betroffenen Schüler in ASV, welche nur sehr mühsam zu beheben ist!

Dauer des Exports: ca. 20min

Der Export der Schülerdaten aus WinSV in die Exportdatei gestaltet sich wie folgt:

Aktualisierung von WinSV
- Laden Sie sich das neueste Update (Versionsdatum >= 31.10.2013) für WinSV herunter:
  https://winsv.asv.bayern.de/winsv:2013-08
  (Die Version, die sich auf der versandten Schulverwaltungs-CD 2013-08 befindet genügt leider nicht.)
- Installieren Sie dieses Update.

Anmeldung an WinSV
- Melden Sie sich als „Verwalter“ an WinSV an. (Die Anmeldung mit einer anderen vollberechtigten Kennung ist leider nicht ausreichend.)

Anlegen einer Organisationsklasse 'neu'
- Wählen Sie „Datei - Klassen“
- Legen Sie eine Organisationsklasse mit dem Namen 'neu' an (Kleinschreibung beachten!) oder notieren Sie sich den Namen einer anderen vorhandenen Organisationsklasse, die keine Schüler enthält.
- Hinweis: Sie müssen genau diese Klasse später auch in ASV anlegen.

Suchformat anlegen
- Aktivieren Sie das Pflegemenü.
- Wählen Sie „Pflege - Export/Import andere Daten - Export für ASV-Altdatenübernahme“
- Klicken Sie im Export-Dialog für die ASV-Altdatenübernahme auf „besondere Auswahl“.
- Klicken Sie auf „Neu“, um ein neues Suchformat anzulegen.
- Als Name wählen Sie zB. „Neueintritte_ASV„ und klicken auf OK.
- Bei Vergleichsfeld tippen Sie „EINTRITTSDATUM“.
- Aktivieren Sie den Radio-Button bei „Größer oder gleich“.
- Geben Sie bei Vergleichswert ein „dat('01.08.2014')“, wenn Sie später alle Schüler exportieren wollen, die am oder nach dem 01.08.2014 in Ihre Schule eingetreten sind. (Bitte beachten Sie, dass das Datum in Hochkommata eingeschlossen ist!)
- Schließen Sie das mit „Suche: Neueintritte_ASV„ überschriebene Fenster.
- Übernehmen Sie das neu angelegte Suchformat durch Klick auf „Akzeptieren“.

Klassenbezeichnung angeben
- Das Exportformular sollte nun so aussehen:
- Das Häkchen „Unvollständige Daten … nicht exportieren“ ist gesetzt, damit keine unvollständigen Adressdatensätze exportiert werden. Die anderen Daten des betreffenden Schülers werden trotzdem exportiert.
- Unter Klassenbezeichnung sollte der Name der oben angelegten bzw. notierten Organisationsklasse eingetragen werden. In diese Organisationsklasse werden alle nach dem 01.08.2014 eingetretenen Schüler exportiert.

Daten exportieren
- Klicken Sie auf „Exportieren“
- Die Daten werden nun aufbereitet.
- Es erscheint ein Prüfprotokoll, das man in der Regel einfach wegklicken kann.
- Die Frage „Bei der Datenprüfung wurden leichte Fehler gefunden. Soll der Export abgebrochen werden?“ kann in der Regel mit Nein beantwortet werden.
- Die Altdaten befinden sich nun WinSV-Unterordner „ASV_ALTDATEN“.
  Bei einer Standardinstallation finden Sie die Exportdaten unter:
  C:\WinSV\ASV_ALTDATEN

Sie können diese Daten nun in ASV importieren. Der bei einer normalen Altdatenübernahme notwendige Lehrerdaten-Export kann hier entfallen.

Import der nachträglichen Schülereintritte in ASV

anonymous@undisclosed.example.com (Anonymous) — Tue, 22 Nov 2016 09:56:29 +0000

Import der nachträglichen Schülereintritte in ASV

Achtung!
Diese Methode wurde nicht für den Produktivbetrieb konzipiert. Insbesondere ist diese Methode nicht dafür gedacht, einzelne Schüler nachträglich zu importieren. Vielmehr werden alle Schüler, die ab einem bestimmten Datum neu eingetreten sind, importiert.

Bei einer falschen Anlage des Suchformats werden möglicherweise Schüler aus WinSD exportiert, die bereits in ASV vorhanden sind. Dies führt beim anschließenden Importvorgang in ASV zu einer Dopplung der betroffenen Schüler in ASV, welche nur sehr mühsam zu beheben ist!

Nutzung im Produktivbetrieb auf eigene Gefahr!

Hinweis
Vor dem Import der Daten sollten Sie unbedingt eine Sicherung der ASV-Datenbank erstellen!

Nach dem Export der nachträglichen Schülereintritte aus WinSV können diese in ASV wie folgt importiert werden:

Start von ASV
- Starten Sie ASV und melden Sie sich mit der Kennung „schul####XX“ oder einem anderen Zugang mit Schulleitungsrechten an. (Zugänge, die nur Admin-Rechte besitzen, reichen hier nicht aus.)
  (#### = Ihre Schulnummer (vierstellig), XX = Ihre Schulart (zwei oder drei Großbuchstaben): zB. schul0455RS (Realschule), schul0064GY (Gymnasium), schul9876ARS (Abendrealschule))

Die folgenden Arbeiten müssen in ASV in dem Schuljahr stattfinden, aus dem auch die Daten der WinSD stammen!
Beispiel: Wenn Sie die Daten aus der WinSD im Schuljahr 13/14 exportiert haben, müssen Sie die „NEU“-Klasse sowie den Datenimport in ASV ebenfalls im Schuljahr 2013/14 durchführen.

Anlage einer Organisationsklasse
- Wählen Sie „Datei - Schulische Daten - Klassen“
- Vergewissern Sie sich, dass die während des Exports der Schülerdaten in WinSV verwendetete Organisationsklasse 'neu' existiert.
  Wenn diese noch nicht vorhanden ist, muss sie wie folgt angelegt werden:
  - Klicken Sie auf das Symbol „neu“ (ganz links).
  - Wählen Sie „Keine Vorbelegung“ und Klicken Sie auf „OK“.
  - Vergeben Sie den Klassennamen 'neu' (bzw. den in WinSV gewählten Namen! Achten Sie auf die korrekte Schreibweise! Groß-/Kleinschreibung!)
  - Wählen Sie bei Klasseart „ORG = Organisationsklasse“
  - Klicken Sie auf das „Speichern“-Symbol. (Diskette)
- Schließen Sie das Modul „Klassen/Klassengruppen“.
- Melden Sie sich bei ASV ab.

Import der Daten aus WinSV
- Starten Sie ASV und melden Sie sich mit der Kennung „admin####XX“ an oder einem anderen Zugang mit Admin-Rechten.
  (#### = Ihre Schulnummer (vierstellig), XX = Ihre Schulart (zwei oder drei Großbuchstaben): zB. admin0455RS (Realschule), admin0064GY (Gymnasium), admin9876ARS (Abendrealschule))
- Wählen Sie „Datei - Verwaltung - Neuzugänge übernehmen“.
- Bestätigen Sie die Sicherheitsnachfrage mit „OK“.
- Wählen Sie den Ordner „ASV_ALTDATEN“ aus, der die Daten mit den Schülerneuzugängen enthält. (Hinweis: Sie dürfen nicht den Unterordner „SCHUELER_13_14“ wählen!) und klicken Sie auf „Öffnen“.
- Die Daten der betreffenden Schüler werden in ASV eingelesen und in der Klasse 'neu' (bzw. der von Ihnen gewählte Klassenname) abgelegt.
- Falls am Ende des Prozesses eine Fehlermeldung mit einem leeren Detailfenster erscheint, können Sie diese ignorieren. Dies ist darauf zurückzuführen, dass im Anschluss an den erfolgten Schülerdatenimport keine Lehrerdaten etc wie bei einer normalen ADÜ zum Import vorhanden sind.

Wenn Sie auf die beschriebene Weise Schüler für das Planungsschuljahr importieren möchten, müssen die importierten Schüler anschließend noch in das Planungsschuljahr „gehoben“ werde. Nutzen Sie hierfür die jahresübergreifende Sammelversetzung. Stellen Sie dabei – abweichend von der Anleitung – im rechten Fenster das Planungsschuljahr ein.

Die nachträglich eingetretenen Schüler sollten sich nun in der Klasse 'neu' in ASV befinden. Von hier aus müssen diese noch auf die korrekten Klassen verteilt werden.

Verteilen der Schüler auf die korrekten Klassen

anonymous@undisclosed.example.com (Anonymous) — Tue, 22 Nov 2016 09:56:29 +0000

Verteilen der Schüler auf die korrekten Klassen

Nach dem Import der Schülerdaten aus WinSV müssen diese aus der Organisationsklasse auf die korrekten Klassen verteilt werden:

Dauer des Verschiebens der Schüler: ca. 3 Stunden (bei 240 importierten Schülern)

Start von ASV
- Starten Sie ASV und melden Sie sich mit der Kennung „schul####XX“ oder einem anderen Zugang mit Schulleitungsrechten an. (Zugänge, die nur Admin-Rechte besitzen, reichen hier nicht aus.)
  (#### = Ihre Schulnummer (vierstellig), XX = Ihre Schulart (zwei oder drei Großbuchstaben): zB. schul0455RS (Realschule), schul0064GY (Gymnasium), schul9876ARS (Abendrealschule))

Verteilen der Schüler
- Wählen Sie „Datei - Schüler - Sammelversetzungen“
- Das sich öffnende Formular ist zunächst leer.
- Wählen Sie im linken Bereich unter Klasse/Klassengruppe die Organisationsklasse 'neu' (bzw. die von Ihnen hierfür bestimmte andere Organisationsklasse).
- Im rechten Bereich wählen Sie die Klasse in die die ersten Schüler verschoben werden sollen.
- Sie können sich ggf. weitere hilfreiche Spalten einblenden lassen.
- Markieren Sie im linken Bereich einen oder mehrere Schüler, die in die auf der rechten Seite markierte Klassengruppe verschoben werden sollen.
- Klicken Sie auf den Button „> >“ um die Schüler zu verschieben.
- Bevor Sie die Schüler der nächsten Klasse versetzen, müssen Sie den Button „Sammelversetzung ausführen“ anklicken. Erst dann werden die Schüler endgültig in die Klasse verschoben.

Besonderheiten und Tipps
- Drucken Sie sich in WinSD eine Schülerliste aus, aus der hervorgeht, welcher Schüler in welche Klasse versetzt werden muss.
- Ziehen Sie das Fenster so groß wie möglich!
- Leider spingt die sichtbare Markierung immer wieder zum obersten markierten Schüler zurück. Daher empfielt es sich, den Button „> >“ schon nach wenigen Schülern zu drücken.