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Altdatenübernahme

anonymous@undisclosed.example.com (Anonymous) — Thu, 10 Oct 2024 09:31:07 +0000

Altdatenübernahme

Die in WinSD und WinLD vorliegenden Daten können nach ASV übertragen werden. Dieser Vorgang wird als Altdatenübernahme (ADÜ) bezeichnet.

A Vorbereitungen

Damit die Altdatenübernahme durchgeführt werden kann, müssen zunächst einige vorbereitende Tätigkeiten durchgeführt werden:

A1 Pflege der Altdaten
A1.1 Lehrerdaten in WinLD pflegen
A1.2 Export aus WinLD
A1.3 Schülerdaten in WinSD pflegen
A1.4 Export aus WinSD

A2 Installation von ASV

A3 Anlegen der Schule

A4 Erstellen einer schulscharfen Sicherung
Falls bei der Altdatenübernahme Probleme auftreten, können Sie mit dem Einspielen der Sicherung noch einmal auf den Zustand vor der ADÜ zurückgehen (d.h. nur angelegte Schule ohne Daten von Schülern, Lehrern usw.) und die Altdatenübernahme erneut durchführen. Bei mehreren Schulen ist für die jeweiligen Schulen je eine schulscharfe Sicherung anzulegen.

B Durchführung der Altdatenübernahme

B1 Import der Altdaten aus WinSV
B2 Anlegen von Benutzer in ASV
B3 optional: Nachimport von Schülerdaten

Lehrerdaten aus WinLD exportieren

anonymous@undisclosed.example.com (Anonymous) — Wed, 17 Apr 2024 14:45:38 +0000

Lehrerdaten aus WinLD exportieren

Überprüfen Sie, ob auf der Seite https://winsv.asv.bayern.de ein Update für die WinLD bereitliegt und installieren Sie dieses gegebenenfalls.

Sobald Sie die Pflege der WinLD-Daten beendet haben, können Sie den Datenexport für ASV durchführen.
Der Datenexport aus WinLD wird beim ersten Fehler abgebrochen. Es gibt keine Gesamtauflistung der Fehler. Die meisten Fehler tauchen aber schon im Prüfprotokoll „Übermittlung – Daten prüfen“ auf und können auf dieser Grundlage behoben werden. Wenn die Schule diese Fehlermeldung im Prüfprotokoll für die Statistik ignoriert hat, dann tauchen diese Fehler beim Export zu ASV erneut auf und müssen nun korrigiert werden.

Starten Sie die WinLD.
Wählen Sie im Menü Pflege den Punkt Export zu ASV.
Es öffnet sich das Dialogfenster für den Altdatenexport.
Die Ordnerstruktur für den Datenexport besteht aus dem Wurzelordner „ASV_Altdaten“, der sich an einer beliebigen Stelle im Dateisystem befinden darf.
Unterhalb dieses Wurzelordners werden während des Datenexports durch die Schulverwaltungsprogramme zwei Unterverzeichnisse „lehrer_20_21“ sowie „SCHUELER_20_21“ (Ordnernamen sind verbindlich) angelegt.
Wählen Sie hier den Speicherort für den Wurzelordner!
Falls Sie den Datenexport aus WinSD bereits durchgeführt haben, wählen Sie den selben Wurzelordner wie bei WinSD
Durch das Klicken auf den Button „Übertragen“ beginnt der Datenexport.
Eine Fehlermeldung beim Datenexport sieht folgendermaßen aus und muss bereinigt werden.

Sind alle Fehler bereinigt, wird der Datenexport erfolgreich durchgeführt.

Bitte halten Sie diese vorgegebene Ordnerstruktur ein!

Wenn Sie nun die WinSD- und die WinLD-Daten exportiert haben, können Sie die Altdatenübernahme durchführen. Zuvor müssen Sie jedoch – sofern noch nicht geschehen – die eigene Schule anlegen.

Lehrerdaten in WinLD pflegen

anonymous@undisclosed.example.com (Anonymous) — Mon, 12 Apr 2021 18:32:52 +0000

Lehrerdaten in WinLD pflegen

Allgemeine Eintragungshinweise

Die Schulnummer der Stammschule muss bei jeder Lehrkraft eingetragen sein.
Dies ist in der Regel die eigene Schule. Eine Ausnahme stellen abgeordnete Lehrkräfte sowie mobile Reserven dar. Hier muss die Schulnummer der jeweiligen abgebenden Schule eingegeben werden.
Lehrkräfte, die schon zum 01.10. des vorangegangenen Schuljahrs nicht mehr an der Schule waren (z. B. wegen Versetzung, Pensionierung) sollten gelöscht werden.
Lehrkräfte in der Ruhephase der Altersteilzeit oder im Sabbatjahr des Freistellungsmodells dürfen nicht gelöscht werden.
Achten Sie auf vollständige Einträge in der Matrix: Kopplungen, Zusatzstunden bzw. Kürzungen müssen extra eingegeben werden.
Führen Sie eine Datenprüfung durch.

Abgleich der PKZ

Zur Oktoberstatistik bekommen Sie eine Abgleichdatei, mit der festgestellte Unterschiede im Datenstand von Schule und StMUK abgeglichen werden sollen. Bitte prüfen Sie diese Daten sorgfältig und achten Sie dabei insbesondere auf unterschiedliche PKZ!
Überprüfen Sie bei einer Abweichung die PKZ anhand des Lehreraktes. Falls dies nicht möglich ist oder dennoch Unklarheit herrscht, wenden Sie sich per OWA an das StMUK: km.asvasd@schulen.bayern.de

Es ist für die spätere Datenmeldung US äußerst wichtig, dass die PKZ korrekt sind.

Hintergrund
Falls z. B. eine andere Lehrkraft als ursprünglich geplant eingestellt oder zugewiesen wurde, kam es im Schulalltag nicht selten vor, das vergessen wurde, neben dem Namen auch das Geburtsdatum – und damit die PKZ – der Lehrkraft zu ändern. Wurde die Lehrkraft auch von einer anderen Schule gemeldet, wie es bei Aushilfen häufig vorkommt, hat diese Lehrkraft in ASD zwei unterschiedliche PKZs und wird dort doppelt geführt. Da die Lehrerzuweisung später jedoch von ASD zur ASV geschehen soll, kann dies zu großen Problemen führen.

Zugang und Abgang

Bei neuen Lehrkräften muss ein Zugang erfasst werden (Ausnahme: Lehramtsanwärter und unterhälftig Beschäftigte). Bei Lehrkräften, welche die Schule verlassen, muss ein Abgang eingetragen werden.

Anrechnungen, Ermäßigungen und andere Schule

Achten Sie darauf, die Felder Anrechnungen, Ermäßigung und andere Schule zu pflegen.

Vorbereiten der Matrix

Die Darstellung von Mischklassen, d.h. Klassen, in denen mehrere Klassengruppen (jahrgangskombinierte Klassen, Übergangsklassen, aber auch Ausbildungsrichtungen/Wahlpflichtfächergruppen/Zweige) enthalten sind, ändert sich in ASV gegenüber der WinLD. Im Gegensatz zur WinLD gibt es in ASV bei Mischklassen mindestens 3 Zeilen:

Zeile für den gemeinsamen Unterricht in allen Klassengruppen (meist z.B. Deutsch, Englisch, etc.)
Zeile für den Unterricht, der nur in der 1. Klassengruppe unterrichtet wird
Zeile für den Unterricht, der nur in der 2. Klassengruppe unterrichtet wird
Zeile …

Wenn die gemeinsamen Unterrichte der Klassengruppen in WinLD bereits gekoppelt sind, so ist in ASV i.d.R. keine Nachbearbeitung mehr nötig. Sie können die Nachbearbeitung aber auch in ASV vornehmen.

Sobald die Pflege der WinLD-Daten abgeschlossen ist, können Sie die Daten für die ASV exportieren.

Schülerdaten aus WinSD exportieren

anonymous@undisclosed.example.com (Anonymous) — Wed, 17 Apr 2024 14:45:38 +0000

Schülerdaten aus WinSD exportieren

Wenn die Datenpflege in WinSD beendet ist, führen Sie zunächst eine Datenprüfung durch.
Nach der Statistik sollten die Daten geprüft und korrigiert sein. Da aber oft schon wieder damit gearbeitet wurde, kann eine erneute Überprüfung angebracht sein.

Datenprüfung

Fehler, die bereits in WinSD korrigiert werden, führen zu einer besseren Datenqualität in ASV und ersparen viel Arbeit bei der Nachbearbeitung der Daten.

Konsistenzprüfung

Menü Datensatz → Datenprüfung
Anklicken: Dateistruktur, ohne Strukturübersicht und Datenprüfung starten
Die im Fehlerprotokoll ausgegebenen Fehler sollten alle korrigiert werden; Korrekturhinweise sind im Fehlerprotokoll enthalten.

Plausibilitätsprüfung

Menü Datensatz → Datenprüfung
Anklicken: Schüler und Klassen: Wichtig: alle Daten
Datenprüfung starten

Die Organisationsklasse für ausgetretene Schüler (AUS) wird beim Export nicht berücksichtigt und kann deshalb bei der Datenprüfung übergangen werden.
Klassen für Neuzugänge werden übernommen, sollten aber leer sein.

Durchführung des Datenexports

Bevor Sie den Export durchführen, vergewissern Sie sich bitte, ob auf der Seite https://winsv.asv.bayern.de ein Update für die Schülerdatei bereitliegt.
Bitte spielen Sie ein solches Update unbedingt vor dem Altdatenexport ein!

Werden in WinSD mehrere Schulen geführt, dann muss bei allen Schulen das Schuljahr übereinstimmen.

Starten Sie WinSD (falls nicht schon geschehen)
Aktivieren Sie das Pflegemenü
Menü Pflege → Export/Import andere Daten → Export für ASV-Altdatenübernahme
Es öffnet sich das Dialogfenster für den Datenexport
- Das Optionsfeld „Unvollständige Daten bei den Anschriften/Erziehungsberechtigten nicht exportieren“ sollte aktiviert sein, da sonst unvollständige Adressdaten zu einem Abbruch bei der Altdatenübernahme führen.
- Wählen Sie als Ordner für den Altdatenexport den gleichen Wurzelordner wie beim Export der WinLD-Daten.
  
  Bitte halten Sie diese vorgegebene Ordnerstruktur ein!
Vor dem Export werden die Daten auf nicht zulässige Zeichen geprüft. Der Export wird ggf. (vgl. Exportprotokolle) abgebrochen.
Eventuell werden bei der Datenprüfung Fehler gefunden. Wenn diese nicht gravierend sind, finden Sie aber folgenden Vermerk am Ende des Prüfprotokolls:
Falls Fehlerhinweise vorhanden sind, fragt das Programm noch extra nach:
Sie können nun mit Nein den Datenexport starten.

Auswertung der Exportprotokolle

Die Datenprüfung enthält keine Fehler.
Schüler mit der Klassenart „AUS…“, die es in ASV nicht mehr gibt, werden nicht exportiert.

Falls die Datenprüfung fatale Fehler (vgl. Screenshot) ergibt, so sind diese zu korrigieren und der Export erneut durchzuführen. Stehen im Prüfprotokoll lediglich Hinweise bzgl. nicht berücksichtigter Schüler, so kann der eigentliche Export durchgeführt werden.

Heben Sie das Exportprotokoll gut auf. Es gibt Hinweise auf nachzubearbeitende Schülerdatensätze (z.B. nicht exportierte „Art der Anrede“).

Schülerdaten in WinSD pflegen

anonymous@undisclosed.example.com (Anonymous) — Mon, 12 Apr 2021 18:33:52 +0000

Schülerdaten in WinSD pflegen

Um die Pflegearbeiten in der ASV nach der Altdatenübernahme möglichst gering zu halten, sollten Sie die folgenden Eintragungshinweise bereits bei der anstehenden Neuaufnahme der Schüler beachten.

Abgleich der Klassenbezeichner in WinLD/SD

Die Klassenbezeichnungen müssen in WinLD und WinSD exakt gleich lauten.
Jede Klasse muss sowohl in WinLD als auch WinSD existieren.

Die folgenden Bezeichnungsunterschiede würden zu Schwierigkeiten führen:

WinSD	WinLD	Erläuterung
11SA	11 SA	Leerzeichen
11SA	011SA	Andere Schreibweise der Jahrgangsstufe
11SA	11Sa	Unterschied in der Groß-/Kleinschreibung (sollte von ASV jedoch in der Regel korrekt behandelt werden)

Verbotene Sonderzeichen

Löschen Sie unerlaubte Sonderzeichen aus den Namen von Schüler, Eltern, Betrieben oder aus den Bemerkungsfeldern.

Zeichen	Ersetzen durch	Erläuterung
„	löschen	Anführungszeichen
'	löschen	Hochkomma
!	löschen	Ausrufezeichen
;	löschen	Strichpunkt

Anschriften (Seite 1)

Zweckentfremdung des Bereichs "Weitere Anschrift"

Eine Zweckentfremdung des Bereichs „Weitere Anschrift“ stellt für den Altdatenexport in der Regel kein Problem dar.
Sie müssen daher in der WinSD nicht alle Eintragungen im Feld „Weitere Anschrift“ löschen!

Die falsche Verwendung des Bereichs „Weitere Anschrift“ sollte jedoch möglichst gering gehalten werden, da diese Informationen in der Regel einen unvollständigen Datensatz darstellen und somit beim Export der Daten nicht in die ASV übertragen werden und somit nach der Altdatenübernahme händisch nachgepflegt werden müssen. In der WinSD selbst schaden solche Einträge normalerweise nicht!

Es ist aber unbedingt darauf zu achten, dass bei einer solch kreativen Verwendung nicht versehentlich ein gültiger Anschriftendatensatz (PLZ, Ort, Straße) erzeugt wird. Bei einer weitergehenden Zweckentfremdung können ggf. auch echte Probleme entstehen.

Folgendes Beispiel erzeugt einen gültigen, wenn auch sinnfreien und bzgl. ASV problematischen Adressdatensatz:

Es dürfen keinesfalls „kreative“ Einträge in den Feldern „Anschrift gilt für“ stehen!

Tipp: Die Adressdaten können für die Nachpflege in ASV über die WinSV-Funktion „Definierbare Listen“ z. B. in eine Excel-Tabelle exportiert und dort „zwischengelagert werden“.
Dies sollte sinnvollerweise jedoch erst unmittelbar vor dem Altdatenexport erfolgen.

Anleitung für den Export der Inhalte der Adressdaten-Felder mit einer definierbaren Liste der Schülerdatei WinSD

Öffnen Sie die definierbaren Listen über Auswertungen → Definierbare Listen
Aktivieren Sie das Kontrollkästchen ‘Export für andere Programme’ → Schaltfläche ‘Exportoptionen’
Die Festlegungen zum Export werden zunächst im Fenster „Optionen für den Datenexport“ getroffen (Bild 2). Wählen Sie hier alle gewünschten Merkmale, die Sie exportieren möchten. Weitere acht Merkmale, die hier nicht aufgeführt sind (z. B. Telefonnummer, Email-Adresse etc.), können Sie nach Bestätigung mit OK über die entsprechenden Schaltflächen hinzufügen.

Einstellungen
Alle für die Liste gewählten Merkmale (Merkmal 1 bis Merkmal 8) und zusätzlich diejenigen Merkmale, die im Fenster der Exportoptionen durch Ankreuzen ausgewählt wurden, werden beim „Drucken“ der Liste in die Zwischenablage kopiert.
Für das Exportformat: Wählen Sie z. B. „Export über Zwischenablage (z.B. für Excel)“ und aktivieren Sie sinnvollerweise die Option „Feldnamen in 1. Zeile“, um in der späteren Exceltabelle Spaltenüberschriften zu erhalten.
Wichtig: Erst durch Klicken der Schaltfläche „Listen drucken“ werden die Datensätze exportiert und in die Zwischenablage kopiert.
Über die rechte Maustaste Einfügen oder über das Tastaturkürzel Strg + v können die Inhalte nun in ein Worddokument oder eine Exceltabelle eingefügt werden.

Straße und Hausnummer

Eine Fehleintragung im nachfolgend beschriebenen Bereich stellt hinsichtlich der Altdatenübernahme in ASV kein Problem dar.
Allerdings wird dann die Hausnummer nicht korrekt dem Hausnummernfeld zugeordnet und muss später in ASV manuell nachgepflegt werden.

Zwischen Straße und Hausnummer ist zwingend ein Leerzeichen zu setzen. Kein Leerzeichen hingegen zwischen den Hausnummerbestandteilen (z.B. 109b)

Hintergrund
In ASV wird die Hausnummer einem eigenen Feld zugeordnet. Dabei „sucht“ das Programm von rechts her nach dem ersten Leerzeichen im Anschriftenfeld und interpretiert alles links davon als Straße, alles rechts davon als Hausnummer.
Bei „exotischen“ Hausnummern wie z.B. „5 1/3“ wird dadurch beim Import der Daten die „5“ der Straße zugeschlagen. Derartige Situationen erfordern später in ASV geringfügige Nachpflege.

Ortsteile

Falls Sie die Ortsteile bis jetzt z.B. in der Form Ort/Ortsteil geführt haben, wird dies auch so in die ASV übertragen. Die Vergabe der Gemeindekennzahl in ASV erfolgt automatisch anhand der Postleitzahl.
Da in der ASV alle Orte Bayerns samt Ortsteilen hinterlegt sind, führt der Eintrag in der Form Ort/Ortsteil jedoch dazu, dass ASV diesen Ort nicht erkennt. Dies ist für die Altdatenübernahme unschädlich, sollte aber in ASV nachgepflegt werden, da sonst Listen und Filterungen nach Ortsteilen nicht möglich sind.

Die Pflege der Ortsteile kann in WinSD auch über den schuleigenen Schlüssel ORTSTEIL und Eintragung auf Seite 2 geschehen.

Leider werden aber die so eingetragenen Ortsteile nicht in die ASV übertragen und müssen – sofern benötigt – dort ebenso manuell nachgepflegt werden!

Empfehlung: Lassen Sie die Ortsteile in WinSD so, wie Sie es bisher gehandhabt haben. Eine Nachpflege der Ortsteile muss in ASV in jedem Fall erfolgen. Geben Sie unbedingt auch die Gemeindekennzahl an!

Geltungsbereich der Anschrift

Die doppelte Verwendung von Schlüsseln bei „Anschrift gilt für“ sollte wenn möglich vermieden werden. Allerdings darf das Feld „Anschrift gilt für“ nicht leer sein, sonst muss es in ASV bei jedem Schüler manuell nachgepflegt werden!

In der ASV wird dem Schüler genau ein Wohnort zugewiesen. Hierbei sollte der Ort gewählt werden, an dem sich der Schüler während des Schuljahres meist aufhält; also z.B. bei getrennt lebenden Erziehungsberechtigten entweder beim Vater oder bei der Mutter. Im Ausnahmefall kann es vorkommen, dass ein Schüler tatsächlich z. B. im 14-tägigen Wechsel bei Vater und Mutter wohnt. Bitte nur in diesem Fall S/VA und S/MU eintragen. Bei der Altdatenübernahme wird in diesem Fall der Schüler dann dem ersten Erziehungsberechtigten zugeordnet.

Zweitanschriften für den gleichen Erziehungsberechtigten sollten ebenfalls die Ausnahme darstellen. Bitte diese Fälle hinsichtlich der Altdatenübernahme im Auge behalten und nach der Altdatenübernahme überprüfen.

Migrationshintergrund erfassen (Seite 1)

Achten Sie darauf, bei Kindern mit Migrationshintergrund die entsprechenden Felder (Staatsangehörigkeit, nicht deutsches Geburtsland) nicht leer zu lassen!

Eltern getrennt erfassen (Seite 2)

Die folgenden Hinweise sollten unbedingt vor der Altdatenübernahme umgesetzt werden.
Es empfiehlt sich, die neuen Schüler in der Anmeldewoche bereits korrekt zu erfassen!

Hintergrund
Aus den Feldern der Erziehungsberechtigten auf Seite 2 der WinSD generiert die ASV bei der Altdatenübernahme zwei getrennte Datensätze für den ersten und einen weiteren Erziehungsberechtigten. Sind die Eltern nicht getrennt erfasst, führt dies zu einem erheblichen Nachpflegeaufwand in der ASV, da das Programm z. B. aus der kombinierten Eintragung beider Vornamen der Erziehungsberechtigten keine korrekte Zuordnung zu den beiden Datensätzen für die Erziehungsberechtigten ableiten kann. Es empfiehlt sich, zuerst die Mutter einzutragen (entgegen der Abbildung), da sonst nach der Datenübernahme in der Briefanrede der Vater als erstes genannt wird.

LRS/Legasthenie erfassen (Seite 3)

Achten Sie darauf, bei LRS/Legasthenie das Datum anzugeben, bis zu dem das ärztliche Attest gilt.

Zuzug erfassen (Seite 4)

Bei Schülern mit Migrationshintergrund müssen bei Zuzug in die BRD das Zuzugsdatum, das Herkunftsland und ggf. die Art eingetragen werden.

Wenn die Datenpflege beendet ist und auch bereits bekannte Fehler korrigiert sind, geht es mit der Datenprüfung und dem Export weiter.