Amtliche Schulverwaltung - Dokumentation - alle:anwendungsdaten:listengenerator

Definition einer neuen Liste

anonymous@undisclosed.example.com (Anonymous) — Sun, 18 Apr 2021 08:13:11 +0000

Definition einer neuen Liste

Nach Aufruf des Listengenerators über Auswertungen/Listengenerator können Sie eine neue Liste erstellen und definieren.

(1) Vergeben Sie zunächst einen Namen für die Liste.
(2) Sollten Sie über Rechte an mehreren Schulen verfügen, wählen Sie die entsprechende Schulnummer aus.
(3) Im Auswahlmenü Datenfeld ist der gewünschte Bereich per Doppelklick anzugeben.
(4) Im Feld Beschreibung können Sie Ihrer erstellten Liste eine exakte Beschreibung hinzufügen.

Kopfbereich

Im Kopfbereich können ausgewählte Datenfelder in die Maske eingefügt werden.
Dies können Sie per Drag&Drop, Doppelklick oder Enter erledigen.

Detailbereich

Im Detailbereich können Sie den Inhalt der Liste definieren.

(1) Mit einem Klick auf das Zahnradsymbol öffnen Sie die Auswahl der Datenfelder.
(2) Per Drag&Drop können Sie nun die gewünschten Datenfelder in die Spalte ziehen. Alternativ ist dies auch mit einem Doppelklick oder der Taste Enter möglich.
(3) Die ausgewählten Datenfelder erscheinen nun in den betreffenden Spalten. Die Hauptspalte ist beim Schülerdatenbereich immer mit dem Namen vorbelegt. Über die entsprechenden Schaltflächen können Sie weitere Spalten einfügen, verschieben oder löschen. Insgesamt können Sie bis zu 16 Spalten mit Inhalten füllen.

Spaltenformatierung

Anpassung der Spalteneinstellungen (Spalte 1, Spalte 2 usw.) durch Doppelklick auf die Zeile Inhalt einer Spalte. Durch einen Rechtsklick in den einzelnen Spalten gelangen Sie zur Spaltenformatierung.
Sollten Sie hier Veränderungen vornehmen werden allgemeine Einstellungen im Bereich Spaltengestaltung überschrieben.

Unterspalten

In einer Spalte können auch Unterspalten erzeugt werden. (z. B. möchte man bei der Staatsangehörigkeit ausgewertet haben, wer die deutsche, die türkische oder eine sonstige Staatsangehörigkeit hat).

Nach der Auswahl des gewünschten Datenfelds müssen in der Zeile Unterspalten die möglichen Werte getrennt durch | notiert werden. Alle Werte, die angenommen werden - aber nicht separat aufgelistet werden, können mit | | aggregiert werden.

Beispiel: | D | TR | | sonst.
Unterspalten werden am Ende der Liste ausgewertet!

Fußbereich

(1) Wie im Kopfbereich können Sie auch hier Eintragungen vornehmen, oder automatische Felder sowie Daten aus einem Datenbereich einfügen.

Sortierung

(2) Es kann entweder eine vorgegebene Schnellsortierung oder die Sortierung nach Spalteninhalten gewählt werden.

eingebundene Filter

(3) In diesem Bereich lassen sich Auswahlfilter in die Liste einbinden.

Layouteinstellungen - Übersicht

(4) Hier erhält man einen kurze Zusammenfassung über getätigte Einstellungen in den Reitern
Listengenerator - Spaltengestaltung
Listengenerator - Layout
Listengenerator - Seiteneinstellungen
Listengenerator - Mehrstufige Sortierung

Listengenerator - Layout

anonymous@undisclosed.example.com (Anonymous) — Tue, 24 Jan 2017 12:22:03 +0000

Listengenerator - Layout

Auf dem Reiter Layout erhalten Sie die Möglichkeit das Aussehen Ihrer Liste weiter anzupassen. Der Reiter ist in fünf Bereiche aufgeteilt. Im unten angefügten Screenshot sehen Sie die vorbelegten Einstellungen, wenn Sie eine neue Liste erstellen.

Bereich Tabellendarstellung (1)

Datenzeilen nummerieren - Entfernen Sie diesen Haken, so wird keine Spalte für die Nummerierung generiert
Keine Trennlinie zwischen den Datenzeilen - Setzen Sie einen Haken, so werden keine waagerechten Trennlinien erzeugt.
Keine senkrechten Trennlinien zwischen den Spalten, keine Rahmen - Setzen Sie hier einen Haken, entfallen alle vertikalen Trennelemente und Rahmen
Mit Leerspalte auffüllen
Datensatz mehrzeilig darstellen - Wählen Sie diese Checkbox, kann die Anzahl der Datenzeilen erhöht werden.
Datensatzabstand - Es ist sinnvoll die automatische Steuerung zu wählen, sie können Abstände aber auch manuell anpassen
Zeilendarstellung - Bei langen Listen können sie Datenzeilen optisch hervorheben (grau hinterlegen) oder in Gruppen zusammenfassen (z.B. alle 5 Datensätze)

Bereich Tabellendarstellung (2)

Hier können Sie die Schriftart und Größe für die Datenfelder in der Kopf- und Fußzeile bestimmen, z.B. wenn diese zu viel Platz einnehmen und verkleinert werden sollen. Über die Checkbox Kopfzeile nur auf der ersten Zeile ausgeben können Sie weiter Raum für die Datensätze auf den Listen schaffen.

Bereich Tabellendarstellung Trennlinien (3)

Neben den Strichstärken einzelner Tabellenlinien können Sie auch über die Drop-Down Menüs die Linienart bestimmen. Es stehen neben den durchdurchgezogenen Linien auch doppelte Linien und gestrichelte Linien zur Verfügung.

Bereich Gruppenwechsel (4)

Haben Sie auf dem Reiter Mehrstufige Sortierung Einstellungen getätigt, so haben diese Vorrang. Durch die Voreinstellungen werden alle Datensätze durchgehend nummeriert. Ein Neubeginn bei Gruppenwechsel kann jedoch über den Radio-Button ausgewählt werden.

Bereich Zusatztext (5)

Hier legen Sie die Schriftart und Größe für möglichen Zusatztext zur Liste fest.

Eine neue Liste erstellen - Kurzanleitung

anonymous@undisclosed.example.com (Anonymous) — Mon, 23 Jan 2017 09:53:17 +0000

Eine neue Liste erstellen - Kurzanleitung

(1) Geben Sie einen eindeutigen Listennamen ein.
(2) Sollten Sie die Rechte an mehreren Schulen haben, wählen Sie die gewünschte Schule aus.
(3) Wählen Sie den passenden Datensatz.
(4) Eine genauere Beschreibung der Liste ist hier möglich.
(5) Ein Klick auf das Zahnradsymbol ermöglicht Ihnen die Auswahl der Datenfelder.
(6) Im Filter können Sie den gewünschten Datensatz suchen.
(7) Per Drag & Drop kann das ausgewählte Datenfeld in die Maske übernommen werden.

Zusätzliche Spalten (max. 16) können durch die Schaltflächen Spalte einfügen links oder rechts von der ausgewählten Spalte eingefügt werden. Die Reihenfolge der Spalten kann über die Schaltflächen Spalte verschieben angepasst werden. Nicht mehr benötigte Spalten können über die Schaltfläche Spalte löschen entfernt werden.

Listengenerator - Seiteneinstellungen

anonymous@undisclosed.example.com (Anonymous) — Tue, 24 Jan 2017 10:29:54 +0000

Listengenerator - Seiteneinstellungen

Auf dem Reiter Seiteneinstellungen finden Sie Voreinstellungen für die Ausgabe ihrer Liste. Diese haben Auswirkungen auf die Ansicht am Bildschirm, die Ausgabe auf einem Drucker oder in eine PDF-Datei.

Über einen Radio-Button wählen Sie zwischen der Orientierung der Liste im Hochformat (Voreinstellung) oder dem Querformat
DIN A4 ist als Papierformat vor eingestellt, es kann aber auch das A3 Format gewählt werden. Beachten Sie dabei, dass Ihr Drucker dieses Format unterstützen muss.
Als Ränder sind sinnvolle Abstände vorbelegt, die von Ihnen jedoch verändert werden können. Beachten Sie dabei die Vorgaben Ihres Druckers.
Im Bereich Kopfzeile/Fußzeile können Sie die Position vom Seitenrand geringfügig anpassen.

Listengenerator - Spaltengestaltung

anonymous@undisclosed.example.com (Anonymous) — Mon, 30 Jan 2017 07:42:04 +0000

Listengenerator - Spaltengestaltung

Mit Hilfe des Reiters Spaltengestaltung können Sie Einstellungen nach ihren Anforderungen definieren.

Bereich Hauptspalte (1)

Bei Aktivierung des Häkchens wird der alphabetisch sortierten Liste eine Spalte mit Klasse hinzugefügt. Die Schaltfläche Voreinstellungen für alle Spalten übernehmen bewirkt eine Übernahme der Einstellungen auf alle Spalten. Sie können jedoch auch nachträglich einzelne Spaltengestaltungen manuell abändern.

Bereich Spaltenbreite (2)

Im Bereich Spaltenbreite können Sie die gewünschte Breite einstellen.

Bereich Spaltentitel (3)

Unter Spaltentitel kann sowohl die Schrift, als auch die Darstellung definiert werden.

Bereich Textausgabe in der Spalte (4)

Der Bereich Textausgabe in der Spalte ermöglicht neben Schriftart- und Größe innerhalb der Spalte auch das Einbinden von Summen, Werten und der Textausrichtung.

Der Listengenerator

anonymous@undisclosed.example.com (Anonymous) — Fri, 10 Feb 2017 10:06:27 +0000

Der Listengenerator

Zum Listengenerator gelangt man über das Menü Auswertungen / Listengenerator.

Der Listengenerator ermöglicht es, auf einfache Art und Weise Listen in einem wählbaren Datenbereich (Schüler, Lehrkräfte, Betriebe usw.) zu erstellen. Dabei können in bis zu 15 Spalten Datenfelder aus dem gewählten Datenbereich ausgewählt und der Liste per drag & drop hinzugefügt werden. Weitere Optionen ermögichen unterschiedliche Sortierungen, Gruppierungen und Summenbildungen in der Liste. Zusätzliche Informationen können im Kopf- und Fußbereich eingegeben werden.

Eine Liste erstellen - Kurzanleitung

Ausführliches Arbeiten mit dem Listengenerator

Verwalten der Listen

Listen können über die Berichtsbibliothek-Verwaltung bearbeitet und auch gelöscht werden.

Wenn Listen allen lokalen Benutzern der ASV zu Verfügung stehen sollen und nicht nur dem Ersteller, müssen sie für die Bibliothek freigegeben werden.

Datenformate

Die folgende ExcelDatei enthält eine Zusammenfassung möglicher Listenfelder im Listengenerator für den Bereich Lehrkräfte. Die Beispieldaten sind noch nicht vollständig, geben aber schon eine gute Übersicht über die verwendeten Formate. Es gibt Feldinhalte in Textform, in Listenform und als Zahlenwerte. Zur Unterscheidung sind diese normal (Text), unterstrichen (Listen) oder kursiv (Zahlen) formatiert. Die Werte sind anonymisiert und nicht personenbezogen (Beispiel Eintrag vz - aber UPZ 16).

Datenübersicht.