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Schüler bei ASD anmelden

anonymous@undisclosed.example.com (Anonymous) — Fri, 10 Apr 2026 12:33:00 +0000

Schüler bei ASD anmelden

Die Anmeldung von Schülerinnen und Schülern bei ASD ist ein Vorgang, der zu verschiedenen Zeitpunkten im Schuljahr notwendig ist. Spätestens vor Abgabe der US müssen die Schülerinnen und Schüler angemeldet werden. Besondere Aufmerksamkeit erfordert das Einlesen und Anmelden der Erstklässlerinnen und Erstklässler in den Grundschulen.
Wir empfehlen einen sorgfältigen Umgang mit der Maske Schüler bei ASD anmelden, um die Erzeugung von Schülerreferenzverdoppelungen zu vermeiden.

Das Anmelden der Schülerinnen und Schüler wird im aktuellen Schuljahr bzw. im Planungsschuljahr unter Datei > Verwaltung > ASD-Schnittstelle auf dem Reiter Übermittlung an ASD angestoßen. Falls Schülerinnen und Schüler in das Planungsschuljahr aufgenommen und dort angemeldet werden sollen, muss das neue Schuljahr bereits eingerichtet sein.

Es erscheint folgendes Meldefenster: Es werden Schüler an ASD angemeldet: X von YY bei ASD angemeldet.

Im Anschluss öffnet sich für die Schülerinnen und Schüler, die nicht angemeldet werden konnten, die Auswahlmaske mit den gefundenen Schülerdatensätzen. Nach Markieren eines Schülers bzw. einer Schülerin in der linken Spalte (Datensätze aus ASV) werden in der rechten Spalte Datensätze aus ASD aufgelistet, die Ähnlichkeiten mit dem Datensatz aus ASV aufweisen. Merkmale, die in ASV und ASD übereinstimmen, sind grün hinterlegt. Für jede Schülerin bzw. jeden Schüler wird überprüft, ob Fall A oder B vorliegt. Bitte gehen Sie bei der Fallunterscheidung äußerst gewissenhaft vor, um die Erzeugung von Schülerreferenzverdoppelungen zu vermeiden.

Sorgfältige Überprüfung der Vergleichsdaten

Fall A: Keine Übereinstimmungen

In der rechten Spalte wird keine Person gelistet, bei der die Grunddaten mit denen in der linken Spalte markierten Zeile deutliche Ähnlichkeiten aufweisen. Dies entspricht mit wenigen Ausnahmen dem Normalfall bei Schülerinnen und Schülern aus dem Meldestellenimport bzw. den Einwohnermeldedaten und bei Erstklässlerinnen und Erstklässlern. Bitte wählen Sie in diesem Fall Neuen Schüler in ASD anlegen:

Fall B: Deutliche Ähnlichkeit

In der rechten Spalte wird eine Person gelistet, bei der die Grunddaten mit denen in der linken Spalte markierten Zeile weitestgehend übereinstimmen.

Im dargestellten Fall kann mit Hilfe der Geburtsurkunde überprüft werden, ob die Schreibweise des Vornamens und der Geburtsort in ASD korrekt und in ASV falsch sind. Es kann also davon ausgegangen werden, dass es sich um dieselbe Schülerin handelt. Markiert man den passenden Datensatz der rechten Spalte (1) und klickt auf Schüler übernehmen (2), wird der Datensatz aus ASD übernommen. Alle in ASV vorliegenden Daten werden dabei überschrieben.

Falls zwischen der Anmeldung an der Schule und dem Anmelden bei ASD bereits Daten in ASV gepflegt wurden (z. B. Adressdaten), sollte der Button Schüler übernehmen nicht verwendet werden, da alle in ASV vorliegenden Daten überschrieben werden. Es könnten also neu eingepflegte Datensatzbestandteile verloren gehen. In diesem Fall wird empfohlen, einen Detail-Abgleich mit Hilfe des Prozesses Schülerdaten übernehmen vorzunehmen.

Nach dem erfolgreichen Anmelden der Schülerinnen und Schüler ist die Schaltfläche Schüler bei ASD anmelden ausgegraut.

Falls Schülerinnen bzw. Schüler nicht angemeldet werden können, soll Kontakt mit dem zuständigen ASV-Multiplikator aufgenommen werden.
Zwischen der Anmeldung bei ASD und der Übermittlung der US können diejenigen Schülerinnen und Schüler gelöscht werden, die - abweichend von der getätigten Anmeldung - eine andere Schule besuchen werden. Dabei ist Folgendes zu beachten:

Beim Löschen gilt die einfache Regelung: Gelöscht werden dürfen nur solche Kinder, die den Unterricht der eigenen Schule noch nie besucht haben.
Vor dem Löschen muss sichergestellt sein, dass der Verbleib verlässlich geklärt ist.

Generell gilt: Schülerinnen und Schüler, die schon an der eigenen Schule Unterricht hatten, bekommen ein Austrittsdatum, verbleiben aber für den Rest des Jahres in der ursprünglichen Klasse. Eine Versetzung in eine Austrittsklasse, wie es in der WinSD üblich war, ist in der ASV weder nötig noch vorgesehen. Indem Sie den Haken bei nur aktuelle setzen, werden Ihnen ausgetretene Schülerinnen und Schüler nicht mehr angezeigt und auch auf Berichten etc. nicht mehr mit ausgegeben.

Wird eine Schülerin bzw. ein Schüler neu aufgenommen und ein Planungsschuljahr existiert bereits, dann wird die Schülerin bzw. der Schüler auch in der Zielklasse seiner neuen Klasse im Planungsschuljahr angelegt.

Anpassung selbst erstellter Berichte

anonymous@undisclosed.example.com (Anonymous) — Wed, 05 Jun 2024 14:37:17 +0000

Anpassung selbst erstellter Berichte

Im Rahmen der Einführung der neuen Geschlechtsausprägungen wurden umfangreiche Anpassungen in der ASV vorgenommen, unter anderem wirkte sich dies auf den Aufruf der Geschlechtsausprägungen aus.

Von den Schulen selbst erstellte Berichte sollten deshalb auf ihre Funktionalität geprüft und eventuell bzgl. des Aufrufs der Geschlechtsausprägungen „divers“ und „ohne Angabe“ angepasst werden.

Derzeit gibt es in der Gruppe Schülerkopf zwei Möglichkeiten das Geschlecht einer Schülerin bzw. eines Schülers aufzurufen:

Geschlecht - liefert alle Geschlechtsausprägungen zurück
m/w - liefert nur die Geschlechtsausprägungen männlich und weiblich zurück

Der Aufruf „m/w“ wird mittelfristig abgeschaltet.

Auskunftssperre

anonymous@undisclosed.example.com (Anonymous) — Fri, 12 Jan 2024 16:16:28 +0000

Auskunftssperre

Eine verordnete Auskunftssperre kann im Schülermodul im Reiter Anschriften bei den Unterreitern zu den jeweiligen Erziehungsberechtigten vermerkt werden.
Dabei verhängt die Schule diese Auskunftssperre nicht selbstständig, sondern setzt Maßnahmen und Informationen um, die z.B. über das Familiengericht und Jugendsozialamt an die Schulen weitergegeben werden. Mögliche Gründe für eine Auskunftssperre sind Verfügungen im Zusammenhang mit dem Sorgerecht und einer Inobhutnahme eines minderjährigen Schülers und Unterbringung bei Pflegeeltern oder in einer Wohngruppe.

Falls Sie eine Auskunftssperre erfassen, melden Sie diese Änderung bitte umgehend über die ASD-Schnittstelle unter Übermittlung an ASD über den Button Schülerdaten nach ASD. Nur so kann über ASV/ASD sichergestellt werden, dass die nächste Schule, welche den Schüler aus ASD abholt, diese wichtige Information erhält.
Das gleiche Vorgehen gilt für das Entfernen der Auskunftssperre.

Ein Verweis auf den Schülerakt kann im Reiter Grunddaten vermerkt werden.

Außerbayerische Schule

anonymous@undisclosed.example.com (Anonymous) — Wed, 22 Dec 2021 12:33:55 +0000

Außerbayerische Schule

Kommt ein Schüler von einer außerbayerischen Schule, ist es sinnvoll, diese in ASV einzupflegen, damit sie z.B. in der Schullaufbahn und im Feld von Schule (Reiter Ein-/Austritt hinterlegt werden kann. Gleiches gilt, wenn ein Schüler in eine außerbayerische Schule wechselt.

Gehen Sie wie folgt vor:

Öffnen Sie das Modul Schulverzeichnis (Datei / Schulische Daten / Schulverzeichnis).
Klicken Sie auf das Symbol (Neuen Datensatz hinzufügen).
Füllen Sie mindestens die Pflichtfelder aus (Im Screenshot rot markiert).
Die Schulnummer (gelb markiert) können Sie selbst wählen. Wichtig ist lediglich, dass die Schulnummer mit zwei Großbuchstaben beginnt!
Speichern Sie den Datensatz.

Anschließend können Sie die selbst angelegte Schule in der ASV verwenden.

Falls Sie auch die Adresse der außerbayerischen Schule erfassen möchte, legen Sie den Ort zunächst an, wie im Artikel zu außerbayerischen Orten beschrieben.

Schüler/Erziehungsberechtigte mit außerbayerischem Wohnort (GKZ)

anonymous@undisclosed.example.com (Anonymous) — Fri, 12 Dec 2025 07:43:48 +0000

Schüler/Erziehungsberechtigte mit außerbayerischem Wohnort (GKZ)

In ASV sind alle Orte Bayerns inklusive der Ortsteile bereits vorhanden.
Wohnt jedoch ein Schüler oder Erziehungsberechtigter außerhalb Bayerns, muss der Wohnort zunächst erfasst werden:

1. Öffnen Sie das Modul Datei → Schulische Daten → Orte
2. Klicken Sie auf das Icon Neuen Datensatz hinzufügen
3. Füllen Sie zwingend die Felder Staat, Postleitzahl, Ortsname, ggf. Ortsteil aus und wählen Sie die GKZ des jeweiligen außerbayerischen Bundeslandes bzw. „000000000“ für „Ausland“

4. Speichern Sie den Datensatz und wechseln Sie zurück zum Modul Schüler
5. Nun ist der angelegte Ort nach Eingabe der Postleitzahl auswählbar:

Fehlt die Gemeindekennzahl, führt dies zu Plausi-Fehlermeldungen der Art „B_sd_adr_gemeindekennziffer_0002_sap: Die Gemeindekennzahl des Erziehungsberechtigten ist ein Pflichtfeld und muss angegeben werden.“

Autismus

anonymous@undisclosed.example.com (Anonymous) — Wed, 12 Feb 2025 20:32:48 +0000

Autismus

Sofern eine Schülerin bzw. ein Schüler aufgrund eines diagnostizierten Autismus sonderpädagogische Förderung (z. B. MSD, Inklusion) erhält bzw. erhalten soll, ist auf dem Reiter Laufbahn im Bereich Störungen / Schwächen / Förderung die Ausprägung AUT einzutragen.

Wird eine Schülerin bzw. ein Schüler vom MSD Autismus betreut, so ist zusätzlich im Feld Sonderpädagogische Förderung erteilt der zutreffendste Förderschwerpunkt anzugeben.

Besonderer Unterricht

anonymous@undisclosed.example.com (Anonymous) — Tue, 05 Jan 2021 08:29:53 +0000

Besonderer Unterricht

Auf dem Reiter Unterricht im Schülermodul sehen Sie in der Tabelle Besonderer Unterricht welchen Unterrichtselementen der Schüler zugeordnet ist.

Tipps und Tricks

anonymous@undisclosed.example.com (Anonymous) — Wed, 20 Apr 2022 16:16:35 +0000

Tipps und Tricks

Vorbelegung

Für eine effektive Erfassung der Schüler sollte in der Neuerfassungsmaske mit Vorbelegungen gearbeitet werden.

Aktivieren der Vorbelegung durch Doppelklick!

Beispiel:

Dies spart Zeit und setzt trotzdem die gewünschten Werte bei einem Schüler.

Folgende Informationen müssen im Rahmen der Erstellung der späteren US eingetragen sein:

Eintritt in Grundschule (Prüfung auf Schulpflicht)
besuchte Jahrgangsstufe / Schulart am Stichtag

Klasse Neu

Falls die genaue Struktur der Klassen noch nicht bekannt sein sollte, sollten die Schüler zunächst in einer ORG-Klasse Neu erfasst werden.

Nach Abschluss der Erfassung können die Schüler in die geweilige Regelklasse bzw. Klassengruppe versetzt werden.

Erziehungsberechtigte tauschen

anonymous@undisclosed.example.com (Anonymous) — Wed, 09 Nov 2022 19:09:55 +0000

Erziehungsberechtigte tauschen

Im Modul Schüler auf dem Reiter Anschriften steht die modulbezogene Funktion Erziehungsberechtigte tauschen zur Verfügung, mit welcher die Daten der Reiter Erziehungsberechtigte/r und weitere/r Erziehungsberechtigte/r getauscht werden können.

Externe Schülerinnen und Schüler erfassen

anonymous@undisclosed.example.com (Anonymous) — Thu, 05 Mar 2026 11:04:10 +0000

Externe Schülerinnen und Schüler erfassen

Klasse der Klassenart EXT anlegen

Schülerinnen und Schüler, die während eines Schuljahres gleichzeitig an mehreren Schulen unterrichtet werden, werden an den Schulen, die nicht ihre Stammschule sind, jeweils in eine Klasse der Klassenart EXT aufgenommen. Diese wird zunächst im Klassenmodul angelegt.

Falls mehrere Schülerinnen und Schüler für verschiedene Jahrgangsstufen aufgenommen werden, muss für jede Jahrgangsstufe eine eigene Klassengruppe angelegt und mit den Werten für die jeweilige Schulart wie Bildungsgang, Stundentafel und Jahrgangsstufe befüllt werden. Alternativ kann auch für jede Jahrgangsstufe eine eigene EXT-Klasse angelegt werden, dann ist eine bessere Sortiermöglichkeit in der Matrix gegeben.

Schülerinnen und Schüler aufnehmen

Um Schülerinnen und Schüler in eine EXT-Klasse aufzunehmen, geht man so vor:

im Modul Schüler die jeweilige EXT-Klasse auswählen,
die Schülerin bzw. den Schüler in ASD suchen und aufnehmen.

Ein nachträglicher Klassenwechsel in die EXT-Klasse ist nicht möglich.

Manche der Reiter im Schülermodul sind aus Datenschutzgründen ausgegraut (Laufbahn, Schuljahresreiter, Noten). Auf dem Reiter Grunddaten wird die Stammschule vermerkt.

Fächerwahl bearbeiten

Externen Schülerinnen und Schülern wird nur das Fach zugeordnet, das sie an der Nicht-Stammschule besuchen.

In der Regel erfolgt die Zuordnung unter Datei > Schüler > Fächerwahl.

Schülerinnen und Schüler Unterrichtselementen zuordnen

Die jeweilige EXT-Klasse wird in die Matrix aufgenommen und ein Unterrichtselement für das entsprechende Fach angelegt. Dieses wird mit den passenden Unterrichtselementen gekoppelt. Durch das Koppeln werden die Schülerinnen und Schüler in der Regel automatisch zugeordnet. Falls dies nicht der Fall ist, erfolgt die Zuordnung mit Hilfe der Funktion Schüler im Kurs.

Noten

Erzielte Noten werden der Stammschule nicht über die ASV übermittelt, sondern anderweitig weitergegeben und an der Stammschule händisch in deren ASV eingetragen.

Ein- und Austrittsdatum erfassen

Im Schülermodul kann auf dem Reiter Ein-/Austritt das Anmeldedatum, das Datum des Unterrichtsbeginns und das Austrittsdatum eingetragen werden.

Fremdsprachenfolge

anonymous@undisclosed.example.com (Anonymous) — Thu, 07 Nov 2024 10:00:30 +0000

Fremdsprachenfolge

Auf dem Reiter Laufbahn im Modul Schüler sehen Sie im Reiter Fremdsprachenfolge, in welchen Fremdsprachen der Schüler unterrichtet wird bzw. wurde.

Für die Erstellung von Abschlusszeugnissen bzw. für die korrekte Belegung des Unterrichts in der Oberstufe ist die Korrektheit der folgenden Felder erforderlich:

wie lange hat der Schüler den entsprechenden Sprachunterricht besucht
handelt es sich um eine neueinsetzende Fremdsprache
gab es eine Feststellungsprüfung
erreichte Niveaustufe in der entsprechenden Fremdsprache

Beginn der 1. Fremdsprache

Die Fremdsprachenfolge muss mit der ersten, am Gymnasium besuchten Fremdsprache beginnen.
Falls die Fremdsprache, die in Jahrgangsstufe 3 an der Grundschule begonnen wurde, mit der ersten Fremdsprache am Gymnasium übereinstimmt, kann die Jahrgangsstufe 3 im Feld von Jgst. bestehen bleiben.

Sollte aber in Jahrgangsstufe 5 als erste Fremdsprache am Gymnasium z.B. Latein gewählt werden, dann ist die Eintragung zur besuchten Fremdsprache in der Grundschule zu löschen.

Hauptansprechpartner

anonymous@undisclosed.example.com (Anonymous) — Tue, 27 Jun 2023 15:58:25 +0000

Hauptansprechpartner

In ASV muss für jeden Schüler ein Hauptansprechpartner angegeben sein. Hierfür gibt es zwei Möglichkeiten im Reiter Anschriften:

Eine der beiden erziehungsberechtigten Personen: Eintragung auf dem jeweiligen Unterreiter der Erziehungsberechtigten

Ein Wohnheim als Hauptansprechpartner: Eintragung auf dem Unterreiter weitere Anschrift

Ein Verweis auf den Schülerakt kann im Reiter Grunddaten vermerkt werden.

Eintragung für Kinder beruflich Reisender

anonymous@undisclosed.example.com (Anonymous) — Fri, 26 Jan 2018 09:54:08 +0000

Eintragung für Kinder beruflich Reisender

Die Ansprechpartner und generelle Fragen zu Kindern beruflich Reisender („Zirkuskinder“) finden Sie hier.

In der ASV ist die Schule Stammschule, in deren Bereich der Winteraufenthaltsort des Kindes/ der Kinder liegt.

Klasse/Klassengruppe

anonymous@undisclosed.example.com (Anonymous) — Tue, 05 Jan 2021 08:54:24 +0000

Klasse/Klassengruppe

Im Kopfbereich ist im Schülermodul ersichtlich in welche Klasse bzw. in welcher Klassengruppe ein Schüler geführt wird.

Erfassung Funktion KlassensprecherIn bzw. SchülersprecherIn

anonymous@undisclosed.example.com (Anonymous) — Mon, 04 Jan 2021 16:19:26 +0000

Erfassung Funktion KlassensprecherIn bzw. SchülersprecherIn

Im Schülermodul kann auf dem Reiter Erweiterungen die Tätigkeit als KlassensprecherIn bzw. Schülersprecherin erfasst werden.

Laufbahn

anonymous@undisclosed.example.com (Anonymous) — Wed, 15 Apr 2026 06:48:06 +0000

Laufbahn

Neu ab Version 26.1 werden die Laufbahndaten einer Schülerin bzw. eines Schülers bei einem Schüler‑Update oder bei der US an das Zentralsystem übermittelt. Beim Abholen eines Schülers/ einer Schülerin erhält man damit zusätzlich zu den bisher gelieferten Daten die von den Schulen übermittelten Schullaufbahneinträge. Diese Einträge können wie gewohnt nachträglich für die eigene Schule gelöscht werden. Wird ein Eintrag versehentlich gelöscht, kann man über die Funktion „Stammdaten anfordern“ in den Grunddaten der Schülerin bzw. des Schülers die schuleigenen Einträge mit den Einträgen aus dem Zentralsystem abgleichen.

Auf dem Reiter Laufbahn im Schülermodul finden sich folgende Informationen:

Schullaufbahn:
Hinweis: Die Schullaufbahneinträge sollten bei Neuaufnahmen geprüft und gegebenenfalls nachgepflegt werden, damit insbesondere artikelrelevante Wiederholungen einer Schülerin bzw. eines Schülers der vorangegangenen Schuljahre (auch anderer Schularten) sicher erfasst sind.
Beispiele für Laufbahneinträge sind u.a. Schulwechsel, Schulartwechsel, Wiederholung einer Jgst., (Nicht) Bestehen der Probezeit, Wechsel des Religionsunterrichts etc.
Eine zurückliegende Nachprüfung bzw. ob eine Jgst. übersprungen worden ist
Störungen/Schwächen/Förderung (z.B. Lese-Rechtschreibstörung LRSt, isolierte Lesestörung, Blindhheit, Hörschädigung, Autimus etc.)
Erteilte sonderpäd. Förderung
Erforderliche sonderpäd. Förderung
Bisher besuchte Fremdsprachen, s.a. Fremdsprachenfolge
Abgeschlossene Fächer
Stundenkonto für Intensivierung und Wahlunterricht

Schulart	schulartspezifische Laufbahnpflege
GMS
RS	Laufbahnpflege RS
GY
FZ	Laufbahnpflege FZ
BerS

Eine Schülerin oder einen Schüler löschen

anonymous@undisclosed.example.com (Anonymous) — Sat, 04 Apr 2026 17:24:05 +0000

Eine Schülerin oder einen Schüler löschen

Wurde eine Schülerin oder ein Schüler zum Beispiel im Rahmen der Neuanmeldung in die ASV eingepflegt und tritt dann doch nicht an der Schule an, sollte dieser Datensatz wieder aus der ASV gelöscht werden.

Informationen zum Löschen von Schülerinnen und Schülern

In der Amtlichen Schulverwaltungssoftware ASV besteht die Besonderheit, dass das Löschen immer schuljahresübergreifend wirkt.
Wird ein Schüler z. B. im Planungsschuljahr gelöscht, wird dieser nicht nur aus diesem Schuljahr entfernt, sondern vollständig aus dem gesamten Datenbestand gelöscht. Dadurch verschwindet die Schülerin bzw. der Schüler auch aus:

dem aktuellen Schuljahr
allen vorherigen und zukünftigen Schuljahren

Dies kann zu unerwartetem Datenverlust führen, insbesondere wenn die Schülerin bzw. der Schüler in der Vergangenheit bereits geführt wurde.

Schülerin oder Schüler wurde noch nicht bei ASD angemeldet

Wurde die Schülerin oder der Schüler offline erfasst oder über eine Schnittstelle importiert, ist der Datensatz in der Regel noch nicht bei ASD angemeldet, es besteht also auf ASD-Seite noch keine Verknüpfung zwischen Datensatz und der eigenen Schule. In diesem Fall kann die Schülerin bzw. der Schüler im Modul Schüler über das rote X in der Iconleiste gelöscht werden.

Schülerin oder Schüler wurde bereits bei ASD angemeldet

Wurde der Schülerdatensatz bereits mit ASV abgeglichen, zum Beispiel über die manuelle Suche beim Anlegen des Datensatzes, dann muss erst die Verknüpfung zwischen Schule und ASD-Datensatz aufgehoben werden, indem man den Schüler-Reset in der Konsistenzprüfung 2.1 ausführt. Anschließend kann die Schülerin bzw. der Schüler im Schülermodul über das rote X in der Iconleiste gelöscht werden.

Schülerin oder Schüler wurde bereits bei einer US-Übermittlung gemeldet

Sobald die Schülerin oder der Schüler im Rahmen der Meldung zur Unterrichtssituation nach ASD übermittelt worden ist, muss ein Austritt erfasst werden.

Berechnung des Migrationshintergrunds

anonymous@undisclosed.example.com (Anonymous) — Sat, 21 Sep 2024 15:04:20 +0000

Berechnung des Migrationshintergrunds

Ein Migrationshintergrund ist in der ASV bei einem Schüler oder einer Schülerin gegeben, wenn mindestens eine der folgenden Bedingungen in den Stammdaten erfüllt ist:

Geburtsland: nichtdeutsch,
Muttersprache: nichtdeutsch,
Staatsangehörigkeit: Weder die erste noch die weitere Staatsangehörigkeit sind als deutsch eingetragen.

Seit dem Schuljahr 2020/21 werden bei der Übermittlung nach ASD alle eingetragenen Staatsangehörigkeiten (jetzt auch die zweite) ausgewertet. Bislang wurden auch Schüler, die als zweite Staatsangehörigkeit Deutsch hatten, als Schüler mit Migrationshintergrund gezählt, wenn die erste nichtdeutsch war, da die zweite Staatsangehörigkeit nicht ausgewertet wurde. (siehe KMK Beschluss 2018 (4.14), S.32)

ASV und ASD versuchen bestmöglich, den Beschluss der 88. Sitzung der Kommission für Statistik abzubilden: Definitionenkatalog zur Schulstatistik vom 07./08.06.2018, Seite 32

4.14 Schülerinnen und Schüler mit Migrationshintergrund
Grundsätzlich ist der Migrationshintergrund schwierig zu erfassen. Es existieren verschiedene Definitionen nebeneinander. Aufgrund der verfügbaren Daten hat sich die Kultusministerkonferenz auf drei Merkmale verständigt. Danach ist bei Schülerinnen und Schülern ein Migrationshintergrund anzunehmen, wenn mindestens eines der folgenden Merkmale zutrifft:

Keine deutsche Staatsangehörigkeit,
Nichtdeutsches Geburtsland,
Nichtdeutsche Verkehrssprache in der Familie bzw. im häuslichen Umfeld (auch wenn der Schüler/die Schülerin die deutsche Sprache beherrscht).

Eintragen eines Nachfristfachs (Nachholfristen)

anonymous@undisclosed.example.com (Anonymous) — Thu, 05 Mar 2026 15:09:28 +0000

Eintragen eines Nachfristfachs (Nachholfristen)

Die ASV bietet im Modul Schüler auf dem schuljahresbezogenen Reiter die Möglichkeit, einer Schülerin bzw. einem Schüler in bestimmten Fächern Nachholfristen einzutragen.

Falls das gewünschte Fach dort nicht zur Verfügung steht, muss dieses zunächst unter Datei > Schulische Daten > Fächer als Nachfristfach gekennzeichnet werden:

Zunächst wird dort das gewünschte Fach im Navigator markiert.
Auf dem Reiter Einstellungen wird dann in der oberen Liste der Eintrag Nachfr vorgenommen.

Danach steht das gewünschte Fach im Modul Schüler als mögliches Nachfristfach zur Verfügung und kann zugeordnet werden.

Organisatorisches Geschlecht

anonymous@undisclosed.example.com (Anonymous) — Wed, 19 Jun 2024 06:52:58 +0000

Organisatorisches Geschlecht

Bei Schülerinnen und Schülern, deren Geschlechtsidentität von ihrem Geschlechtseintrag im Personenstandsregister abweicht, haben die Schulen die Möglichkeit, das „gelebte“ und noch nicht eingetragene Geschlecht so wie den zukünftigen Rufnamen bereits in ASV zu führen.

Dazu kann im Schülermodul unter dem Reiter Grunddaten im Feld Rufname der Wunschvorname der betroffenen Schülerin bzw. des betroffenen Schülers, welcher von dem im Personenstandsregister eingetragenen Vornamen abweicht, notiert werden:

Des Weiteren ist unter dem Reiter Erweiterungen im Bereich Merker (optional) die Merkerreferenz „ORG_G organisatorisches Geschlecht“ und der entsprechende Merker - hier: „M männlich“ - einzutragen:

Sind diese Eintragungen vorgenommen, so wird in Berichten, die der Organisation des Schulalltags dienen und nicht zwingend das rechtliche Geschlecht und die im Personenstandsregister eingetragenen Vornamen einer Person erfordern, das mit dem Merker gesetzte Geschlecht und der gewünschte Rufname der betroffenen Schülerin bzw. des betroffenen Schülers verwendet:

Wir weisen vorsorglich klarstellend darauf hin, dass das in ASV eingetragene Geschlecht (anders als das oben beschriebene „organisatorische Geschlecht“ sowie die eingetragenen Vornamen erst angepasst werden dürfen, sobald die Änderung des Geschlechtseintrags und der Vornamen vom zuständigen Standesamt beurkundet wurde und in diesem Zuge die Eintragung im Personenstandsregister erfolgt ist. Bitte beachten Sie auch, dass Merker nicht an ASD übermittelt werden. Diese Daten müssen bei einem Schulwechsel der Schülerin bzw. des Schülers selbst erhoben und von der neuen Schule eingetragen werden.

Hinweis:

Für folgende zwei Fälle ist die oben genannte Eintragung noch nicht möglich:

Schulart FZ und SKR - bei Schülerinnen und Schüler in Klassen der Klassenart „Klasse für Kranke“;
alle Schularten - bei Schülerinnen und Schüler in Klassen der Klassenart „externe Prüfungsteilnehmer“ bzw. „Klasse für externe Schüler“.

Religionsunterricht

anonymous@undisclosed.example.com (Anonymous) — Tue, 18 Nov 2025 13:43:54 +0000

Religionsunterricht

Teilnahme, Wechsel oder Abmeldung

Die Teilnahme am Religionsunterricht wird im Schülermodul auf dem Reiter Unterricht erfasst.

Unabhängig von der Konfession kann hier die Teilnahme am Religionsunterricht bzw. Ethikunterricht gesetzt werden.
Wird der dazugehörige Unterricht an der gleichen Schule gehalten, findet sich in der Übersichtstabelle zum Pflichtunterricht ein entsprechendes Unterrichtselement.
Ebenso wird auf diesem Reiter die Abmeldung vom Religionsunterricht eingetragen.

Bei einem Religionswechsel muss zusätzlich ein Laufbahneintrag im Reiter Laufbahn mit dem entsprechenden Grund generiert werden, sofern ASV den Eintrag nicht automatisch generiert.

Rücktritt

anonymous@undisclosed.example.com (Anonymous) — Sun, 22 Feb 2026 09:04:22 +0000

Rücktritt

Für die Erfassung des Rücktritts muss unterschieden werden, in welcher Jahrgangsstufe die Schülerin bzw. der Schüler zurücktritt.
Grundsätzlich werden die unterrichteten Fächer gelöscht und neu aufgebaut, so dass unter Umständen die Unterrichtsdaten nachbearbeitet werden müssen. Beim Klassenwechsel zwischen Klassen unterschiedlicher Jahrgangsstufen wird insbesondere der Besondere Unterricht von Schülerinnen und Schülern gelöscht. Daher muss dieser vorab notiert und nach dem Klassenwechsel ggf. neu eingetragen werden.
ASV erzeugt bei der Ausführung des Rücktritts automatisch einen Laufbahneintrag, dieser muss hinsichtlich der Zusatzinfo kontrolliert werden, je nachdem ob es sich um einen freiwilligen Rücktritt oder einen Pflichtrücktritt handelt.

Rücktritt aus den Jahrgangsstufen 6 bis 11

Im Schülermodul wird die neue Klasse ausgewählt:

Anschließend wird die Sicherheitsfrage bestätigt:

Sollte das Planungsschuljahr bereits angelegt sein, kann die Schülerin bzw. der Schüler auch im Planungsschuljahr in die entsprechende Zielklasse der neuen Klasse versetzt werden:

Rücktritt in der Kursphase der Oberstufe

Rücktritt aus Jahrgangsstufe 12 in Jahrgangsstufe 11: Der Rücktritt wird wie ein Rücktritt aus den Jahrgangsstufen 6 bis 11 durchgeführt. Dabei wird eine Klasse der Jahrgangsstufe 11 ausgewählt. Sämtliche Oberstufendaten werden gelöscht.
Rücktritt innerhalb der Kursphase der Oberstufe

Schriftverkehrverteiler

anonymous@undisclosed.example.com (Anonymous) — Mon, 04 Jan 2021 11:02:40 +0000

Schriftverkehrverteiler

Im Reiter Anschriften kann für jede erziehungsberechtigte Person auf dem jeweiligen Unterreiter eingetragen werden, ob sie schriftlich kontaktiert werden darf.

Schülerdaten übernehmen

anonymous@undisclosed.example.com (Anonymous) — Thu, 23 Apr 2026 09:43:18 +0000

Schülerdaten übernehmen

Es wird eine Abgleichmaske aufgerufen. Dort werden alle Schülerinnen und Schüler der ausgewählten Schule aufgelistet, die noch nicht bei ASD angemeldet wurden.

Für Schülerinnen und Schüler, die bereits bei ASD angemeldet wurden, ist ein Datenabgleich nicht mehr möglich!

Nach Auswahl eines Schülers bzw. einer Schülerin im Navigator (1) öffnet sich ein weiteres Fenster, in dem alle Datensätze aus ASD angezeigt werden, die zum eigenen Datensatz passen könnten (2).

Bei der Auswahl der Schüler bzw. der Schülerin aus der Menge der gefundenen Kandidatinnen und Kandidaten ist zur Vermeidung von Schülerdubletten große Sorgfalt notwendig. Die Funktion neuen Schüler in ASD anlegen sollte nur dann ausgeführt werden, wenn sicher ist, dass es keinen passenden Datensatz in ASD geben kann (z. B. bei Erstklässlerinnen und Erstklässlern, die bei keiner bayerischen Schule angemeldet waren, oder Schülerinnen und Schülern, die aus anderen Bundesländern zugezogen sind und erstmals in Bayern unterrichtet werden).

Nach Markieren eines passenden Datensatzes (3), wird mit der Schaltfläche Schüler übernehmen festgelegt, dass der Datenabgleich auf der Basis der getätigten Auswahl gestartet werden soll. Schüler übernehmen bedeutet an dieser Stelle also nicht, dass sofort alle in ASD vorliegenden Daten in die eigene ASV übernommen werden. Stattdessen befüllen sich die Reiter Einzeländerungen, Ansprechpartner und Blockänderungen:

Nun kann ausgewählt werden, welche Daten aus ASD übernommen werden sollen. Liegt beispielsweise in der ASV die korrekte Schreibweise des Familiennamens vor, während in ASD eine nicht-korrekte Abwandlung hinterlegt ist, kann der Haken beim Attribut Familienname entfernt werden.

Reiter Einzeländerungen
Hier werden alle Attribute aufgelistet, für die isoliert entschieden werden kann, ob der Wert übernommen werden soll. Die Spalten beinhalten:

Datengruppe: die definierte Datengruppe zum übermittelten Attribut
Feld: übermitteltes Attribut
ASV-Wert: lokaler Wert in ASV
ASD-Wert: von ASD erhaltener Wert
Letzte Spalte: dient der Markierung der zu übernehmenden Attribute

Es muss mindestens ein Wert aus ASD übernommen werden, damit der Schüler bzw. die Schülerin übernommen werden kann.

Reiter Ansprechpartner
Auf dem Reiter Ansprechpartner ist es möglich, Ansprechpartnerinnen und -partner des ausgewählten Schülers bzw. der ausgewählten Schülerin in ASV durch bereits in ASD vorliegende zu ersetzen. Die Daten des jeweiligen Ansprechpartners bzw. der jeweiligen Ansprechpartnerin können dabei nur im Block übernommen werden. Die Übernahme bezieht sich nur auf die Personen Erziehungsberechtigte/r bzw. weitere/r Erziehungsberechtigte/r. Die Hauptansprechpartner sind durch den fett gedruckten Text erkennbar. Ist eine Übernahme aus ASD erwünscht, wird dies durch Eintrag der Buchstaben A bzw. B beim passenden Datensatz ausgedrückt (1):

Bei der Übernahme der Ansprechpartnerinnen und -partner gelten folgende Regelungen:

Der Anschriftstyp des neuen Ansprechpartners bzw. der neuen Ansprechpartnerin wird immer auf Eigene Anschrift gesetzt.
Wenn ein Ansprechpartner bzw. eine Ansprechpartnerin aus ASD in ASV übernommen werden soll, nimmt der neue Datensatz aus ASD den Hauptansprechpartnerstatus aus ASV an. Wenn ein Ansprechpartner bzw. eine Ansprechpartnerin aus ASD mit Auskunftssperre dadurch zum Hauptansprechpartner bzw. zur Hauptansprechpartnerin werden sollte, wird stattdessen der zweiten Ansprechpartner bzw. die zweite Ansprechpartnerin zum Hauptansprechpartner bzw. zur Hauptansprechpartnerin. Sofern kein zweiter auskunftsberechtigter Ansprechpartner bzw. keine zweite auskunftsberechtigte Ansprechpartnerin vorhanden ist, wird kein Ansprechpartner bzw. keine Ansprechpartnerin zum Hauptansprechpartner bzw. zur Hauptansprechpartnerin. Der Anwender bzw. die Anwenderin erhält einen entsprechenden Hinweis.

Reiter Blockänderungen

Hier werden komplexe Datensatzbestandteile angezeigt. Es wird empfohlen, die ASV-Datensätze beizubehalten, also den automatisch gesetzten Haken nicht zu entfernen.

Nach eingehender Prüfung und sorgfältiger Auswahl können alle Änderungen aus allen Tabs übernommen werden. Dabei werden nur die markierten Attribute aus ASD in ASV übernommen. Bei der Übernahme werden die bisher vorhandenen Informationen überschrieben.

Manuelles Setzen der im Vorjahr besuchten Jahrgangsstufe (Vorjahrgangsstufe)

anonymous@undisclosed.example.com (Anonymous) — Mon, 05 Feb 2018 16:49:29 +0000

Manuelles Setzen der im Vorjahr besuchten Jahrgangsstufe (Vorjahrgangsstufe)

Hintergrund

Immer wieder tritt das Problem auf, dass bei Schülerinnen und Schülern eine falsche Vorjahrgangsstufe erfasst ist. Das entsprechende Feld ist über die ASV-Oberfläche nicht bearbeitbar.

Mit dieser Funktion der Konsistzenzprüfung 2.0 können Sie die Vorjahrgangsstufe manuell setzen.

Vorgehensweise

Rufen Sie in ASV über Datei / Verwaltung / Schnittstellen die entsprechende Registerkarte auf.

Wählen Sie im Navigator am rechten Rand der Anwendung den Eintrag Konsistenzprüfung 2.0 und klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche Start …

Rufen Sie die entsprechende Funktion über das Menü auf:

Bitte geben Sie nun Nachname, Vornamen sowie das Geburtsdatum der Schülerin / des Schülers exakt in die dafür vorgesehenen Eingabefelder ein und klicken anschließend auf Schüler suchen.

Wurde die Schülerin / der Schüler gefunden, so bietet sich Ihnen nun folgendes Bild:

Setzen Sie nun die im Vorjahr besuchte Jahrgangsstufe und klicken Sie anschließend auf Jahrgangsstufe setzen.

Das Ergebnis der Operation können Sie dem in der folgenden Abbildung rot umrandeten Feld entnehmen:

Zur Kontrolle können Sie in den Schülerdaten nachsehen: Die Jahrgangsstufe des Vorjahres sollte nun Ihrer Eingabe entsprechen.

Sportbefreiung

anonymous@undisclosed.example.com (Anonymous) — Wed, 12 Feb 2025 21:14:32 +0000

Sportbefreiung

Sportbefreiung: die Eintragung muss im Schülermodul auf dem Reiter Unterricht im Bereich Unterrichtsbefreiungen getätigt werden und kann halbjahresweise erfolgen
Für SchülerInnen der Oberstufe muss die Sportbefreiung im Oberstufenmodul eingetragen werden: Stammdaten Oberstufenschüler

Aktualisierung der Zeugnisnoten

anonymous@undisclosed.example.com (Anonymous) — Tue, 07 Dec 2021 09:27:08 +0000

Aktualisierung der Zeugnisnoten

In der fachweisen Notenerfassung (im alten Notenmodul) werden mit der ASV-Version 2.18.24 die Zeugnisnoten in Einzelfällen nicht zuverlässig aktualisiert.
Falls Sie mit dieser ASV-Version bereits Einzelnoten in der fachweisen Notenerfassung eingetragen haben, können Sie die Neuberechnung der Zeugnisnoten auf folgende Weise anstoßen:

Wechseln Sie in das Modul Schüler auf den Reiter Noten.
Wenn das –Icon aktiv ist, wird mit dem Betätigen dieses Symbols oder z.B. auch dem Wechsel des Schülers im Navigator, die erforderliche Aktualisierung angestoßen und der Wert abgespeichert.