Amtliche Schulverwaltung - Dokumentation - alle:schueler:dublette

Schueler XX wurde nicht an Schule NNNN gefunden

anonymous@undisclosed.example.com (Anonymous) — Fri, 12 May 2023 15:24:05 +0000

Schueler XX wurde nicht an Schule NNNN gefunden

Ursachen

Die Verarbeitung eines Schülers im ASD-Zentralsystem ist fehlgeschlagen. Die Fehlermeldung ist eigentlich ein Folgefehler und kann verschiedene Ursachen haben:

PL-Fehler: Schüler wurden durch eine Datenprüfung aussortiert, welche erst nicht bereits in ASV sondern erst im ASD-System einen Fehler identifiziert hat: Prüfen Sie, ob sich unter den Plausiquittungen auch solche befinden, die für Sie inhaltlich nachvollziehbar sind. Korrigieren Sie in diesem Fall die entsprechenden Daten.
Plausifehler zu leeren Unterrichtselementen oder Klassengruppen sind in der Regel ebenfalls Folgefehler und können in diesem Zusammenhang ignoriert werden.
Schüler doppelt in ASD angelegt („Schülerdublette“): Charakteristisches Symptom für dieses Problem ist, dass sich bei den Transferquittungen Einträge finden, die folgendermaßen aussehen:
- Datenobjekt-Name: UsSchuelerSvswAsd
- Korrekturhinweis: javax.ejb.EJBTransactionRolledbackException: org.hibernate.exception.ConstraintViolationException: could not update: [com.hp.asd.domain.Schueler#12345]

Folgen Sie im letzteren Fall (Dubletten) der folgenden Anleitung.

Ursache für Schülerdubletten

Der Schüler wechselte z.B. nach der US 2013 von einer anderen Realschule oder Gymnasium an Ihre Schule. Bei der Aufnahme an Ihrer Schule wurde er bei der ASD-Suche mit falschen Suchparametern (z.B. falsches Geschlecht) gesucht, dadurch nicht gefunden und in ASD neu angelegt, so dass in ASD nun zwei nahezu identische Schüler existieren. Nun versuchen Sie, den Schüler mit inzwischen korrigierten Daten an ASD zu melden, was aber fehlschlägt, da ASD nun zwei völlig identische Schüler „sieht“.

Wenn es sich um einen Schüler der fünften Klasse am Gymnasium oder der Realschule handelt, kann es sein, dass durch Importe oder frühere Versuche, den Fehler zu korrigieren, ein Duplikat des Schülers in ASD angelegt worden ist.

Lösung für ASD-Dublette

Kurz umrissen sieht der Lösungsweg so aus, dass man den fehlerhaften Schüler zunächst aus der Klasse entfernt und dann den Schüler neu aus ASD holt. Bitte befolgen Sie die untenstehende Anleitung gewissenhaft, um Folgefehler zu vermeiden. In Einzelfällen kann es sein, dass dieser Lösungsweg nicht zu einer Lösung führt. Bitte kontaktieren Sie in diesem Fall das ASV-Team.

1. Verwaiste Schüler löschen

Verwenden Sie das Konsistenzprüfungstool → Datei/Verwaltung/Schnittstellen/Konsistenzprüfung ASV (allgemein), um verwaiste Schüler zu finden und zu löschen. Benutzen Sie hierfür die Funktion Schüler → ohne Klasse. Hilfe zum Konsistenztool allgemein finden Sie auf dieser Seite.

Wenn Sie bei diesem Analysevorgang am Ende die Meldung erhalten „Keine Korrekturen erforderlich“, sind verwaiste Schüler nicht der Grund für die Fehlermeldung. Fahren Sie in diesem Fall mit Punkt 2 fort.

2. Schüler in ORG-Klasse versetzen

Legen Sie eine ORG-Klasse „falsche Schüler“ (o.ä.) an und versetzen Sie den/die betroffenen Schüler mittels Sammelversetzung in diese Klasse. Notieren Sie sich vorher den besuchten Unterricht, denn dieser wird beim Versetzen in die ORG-Klasse gelöscht. Geben Sie ein Austrittsdatum vor dem 1.10. (ergänzen Sie später Abschluss, ausgetreten wohin).

3. Schüler in ASD suchen

Suchen Sie den Schüler erneut in ASD – diesmal mit den korrekten Daten – und nehmen Sie ihn in die Regelklasse auf. Bitte beachten Sie die folgenden Hinweise (hier die ausführliche Seite):

Verwenden Sie in der Suche möglichst wenig Daten. Kürzen Sie Vor- und/oder Nachnamen mit einem * ab. Suchen Sie auch nach einem Schüler mit anderem Geschlecht, manchmal sind die Schüler in ASD fehlerhaft erfasst. Prüfen Sie auch, ob das Geburtsdatum stimmt und geben Sie ggf. an, dass nur das Geburtsjahr sicher ist oder Tag/Monat.
Falls Sie bei der ASD-Suche 2 Treffer erhalten, erkennen Sie den „richtigen“ Schüler daran, dass er sich nicht in einer Ihrer Klassen befindet (letzte Spalte in der Trefferliste).
Wenn Sie nur einen Datensatz finden, darf dieser nicht bereits Ihrer ORG-Klasse zugeordnet sein. Wenn dies der Fall ist, haben Sie erneut den „falschen“ Datensatz gefunden.
Verwenden Sie in der Suche möglichst wenig Daten. Kürzen Sie Vor- und/oder Nachnamen mit einem * ab. Suchen Sie auch nach einem Schüler mit anderem Geschlecht, manchmal sind die Schüler in ASD fehlerhaft erfasst. Prüfen Sie auch, ob das Geburtsdatum stimmt und geben Sie ggf. an, dass nur das Geburtsjahr sicher ist oder Tag/Monat.
Wenn Sie den Schüler in ASD, aber mit dem falschen Geschlecht finden, übernehmen Sie zunächst den Schüler so, wie er aus ASD kommt. Sie können nach dem Abgleich mit ASD das Geschlecht korrigieren.
Legen Sie auf keinen Fall den Schüler neu in ASD an. Sie erzeugen damit weitere Dubletten in ASD und weitere Fehler.
Falls Sie nur den Schüler sehen, den Sie eben in die ORG-Klasse versetzt haben, nehmen Sie Kontakt zur abgebenden Schule auf und bringen Sie so in Erfahrung, mit welchend Daten diese Schule seinerzeit den Schüler gemeldet hatte.

Wenn obenstehende Hinweise nichts helfen, setzen Sie sich bitte mit dem ASV-Team in Verbindung.

4. Eintritts- und Unterrichtsdaten setzen

Übertragen Sie die Eintritts- und Unterrichtsdaten vom „falschen“ auf den neu aufgenommenen, „richtigen“ Schüler.

5. Nachbereitung

Der „falsche“ Schüler in der ORG-Klasse sollte ein Austrittsdatum bekommen. Dieses muss vor dem 01.10.2014 liegen, da es sonst weiter zu Fehlermeldungen kommt. Der Schüler wird so auch beim Anlegen des nächsten Schuljahres nicht mit ins Planungsschuljahr übernommen.

Bekannte weitere Probleme

Der Fehler tritt nach Übermittlung wieder auf

Es kann vorkommen, dass trotz anscheinend erfolgreicher Bereinigung der Schüler und Auffinden ohne Klassenangabe in ASD der Fehler erneut wieder auftritt. Dann ist es unumgänglich die Anleitung im unten stehenden Punkt „Schüler wird wirklich nicht in ASD gefunden“ zu befolgen. Die neu aus ASD übernommenen Schüler werden wieder in die ORG-Klasse versetzt. Danach werden sie über das Konsistenzprüfungstool gelöscht (s.u.).

Wenn danach in ASD zwei Datensätze ohne Klassenangabe gefunden werden, empfiehlt es sich, den oberen Datensatz zu verwenden.

Schüler verschwindet nach Übernehmen des markierten Datensatzes

Sie finden den Schüler in ASD (Feld „Klasse“ ist leer), übernehmen den markierten Datensatz, aber der Schüler taucht nicht in der Klasse auf.

Gehen Sie ein Schuljahr zurück und prüfen Sie, ob Sie den Schüler da finden (in der entsprechenden Klasse). Wenn ja, entfernen Sie das Austrittsdatum und versetzen Sie den Schüler in das aktuelle Schuljahr in die gewünschte Klasse. Bereinigen Sie ggf. die Laufbahn-Einträge beim Schüler.
(!) Nur wenn 1. nicht geklappt hat: Führen Sie mit dem Konsistenzprüfungstool die Prüfung Schüler → alle Schuljahre aus und prüfen Sie, ob der Schüer versehentlich im letzten Schuljahr angelegt wurde. Ist dies der Fall, können Sie ihn per Sammelversetzung in das aktuelle Schuljahr und die gewünschte Klasse versetzen.
Suchen Sie mit dem Konsistenzprüfungtool nach Schüler → ohne Klasse. Wenn Sie den Schüler dort finden, löschen Sie diesen Schüler.

Schüler wird wirklich nicht in ASD gefunden

Wenn trotz sehr weichen Suchparametern der Schüler nicht in ASD gefunden wird, sondern nur der bereits vorhandene Schüler in der ORG-Klasse, dann hilft folgender Lösungsweg, der jedoch ausschließlich als allerletzte Option zu betrachten ist.

gehen Sie zum Schüler in der ORG-Klasse und setzen Sie die folgenden Felder um ein Jahr zurück (so dass sie im vergangenen Schuljahr liegen)
- Anmeldedatum
- Eintrittsdatum
- Austrittsdatum
Der Schüler „verschwindet“.
Suchen Sie den Schüler mit dem Konsistenzprüfungstool unter Schüler → ohne Klasse und löschen Sie ihn.
Jetzt sollten Sie den Schüler in ASD finden. Übernehmen Sie den Datensatz und pflegen Sie die Daten wie Eintrittsdaten und Unterricht nach.

Problem tritt im Rahmen der US-Korrekturmeldung erstmalig bzw. erneut auf

Es kann vorkommen, dass im Zuge der Korrekturmeldung der US erneut oder erstmals ein „Schüler X ist nicht an Schule Y“-Problem auftritt.

Die Ursache ist dabei die gleiche, wie oben beschrieben. Bei der Erstmeldung der US war der Fehler jedoch noch unbemerkt und die Meldung lief durch. Nun wurde aber im Zeitraum zwischen Erstmeldung und Korrekturmeldung der Fehler bemerkt und (wahrscheinlich vom Sekretariat) korrigiert. Dies kann mit Hilfe des Wecker-Symbols verifiziert werden. Es sollte sich - um beim Beispiel mit dem falschen Geschlecht zu bleiben - im fraglichen Zeitraum ein Eintrag finden, bei dem das Geschlecht des Schülers geändert wurde.

Nun wird der Schüler bei der Korrekturmeldung mit korrigierten Daten an ASd gemeldet und ist nun identisch mit dem Datensatz des urspünglich vom GY gemeldeten Schüler, worauf ASD die „Annahme verweigert“. Es kommt zu dem bekannten „Schüler nicht an Schule“-Fehler.

Es ist also kein „neuer“ Fehler, er wurde lediglich durch die zwischenzeitliche Korrektur erst sichtbar.

Problem

Geht man nach obiger Anleitung vor, während man sich im Statistik-Schuljahr befindet, laufen die Daten zwar in ASD in den „richtigen“ Schüler, man kann diesen aber anschließend nicht in das aktuelle Schuljahr versetzen.

Lösung

Falls der „richtige“ Schüler in der Statistik-Scheibe bereits angelegt wurde: Dort wieder löschen (rotes Kreuz)
Rückabwickeln der Datenkorrektur beim Schüler, die die Dublette und damit den Fehler in ASD erzeugt (im Beispiel: Zurückändern auf das falsche Geschlecht). Zum Identifizieren der Änderung: Sekretariat fragen oder den „Wecker“ bemühen.
Ggf. Zurücksetzen des Schülers von der ORG-Klasse „Falsche Schüler“ in die Regelklasse und Versorgung mit Unterricht
Korrekturmeldung absetzen
Nun im aktuellen Schuljahr die Korrektur erneut nach obiger Anleitung durchführen.

Bereinigung von Stammdubletten in ASV

anonymous@undisclosed.example.com (Anonymous) — Fri, 02 Oct 2020 06:18:15 +0000

Bereinigung von Stammdubletten in ASV

Im aktuellen Schuljahr unter Datei/ Verwaltung/ Schnittstellen die Schnittstellen aufrufen.
Im Navigator den Menüpunkt Konsistenzprüfung 2.1 markieren (1) und die Schaltfläche Start betätigen (2).

Über Prüfung ausführen/ Schüler/ ASV-Stammdubletten korrigieren starten sie diese Konsistenzprüfung.

Fall 1:

Der Datenbestand weist keinerlei Dubletten auf. Sie erhalten folgende Meldung und können das Modul somit direkt wieder schließen:

Fall 2:

Es werden zu bereinigende Datensätze angezeigt (1). Prüfen Sie die einzelnen Zeilen und klicken Sie zur Ausführung der Datenverarbeitung auf die Schaltfläche Bearbeiten (2). Nach erfolgter Durchführung können Sie das Modul schließen (3).

Schüler wird von zwei Schulen gemeldet

anonymous@undisclosed.example.com (Anonymous) — Tue, 21 Oct 2025 13:10:18 +0000

Schüler wird von zwei Schulen gemeldet

Ein Schüler kann im Regelfall zur US nur von einer Schule gemeldet werden.
Ein doppelter Schulbesuch ist nur in Ausnahmefällen möglich (z. B. Realschule / Schule für Kranke, Berufsschule/Abendrealschule).

Regelfall (nicht zulässige Doppelmeldung)

Beispiel: Die Ausgangssituation ist ein Schüler, der korrekt in ASD als ein Datensatz erfasst ist. Hierzu korrespondieren in ASV zwei Datensätze (möglicherweise an zwei DSSen). Aufgrund eines Schulwechsels ist die Existenz dieser zwei Datensätze im ASV-Gesamtsystem völlig korrekt.
Das Problem entsteht nun dadurch, dass die ursprüngliche Schule vergessen hat, den Austritt des betroffenen Schülers einzutragen. Dies führt dazu, dass dieser versehentlich von der Schule übermittelt wird, obwohl er sich gar nicht mehr an der Schule befindet.

Eine weitere, häufig auftretende, unberechtigte Schülerdoppelmeldung entsteht bei Schüleranmeldungen, die nicht wahrgenommen werden, d. h. ein Schüler meldet sich zwar an einer Schule an, tritt aber seinen Schulbesuch nicht an, ohne sich wieder explizit abzumelden.

Wird im Zuge der US-Übermittlung der zweiten Schule nach ASD eine Dublette festgestellt, so erhalten die beteiligten Schulen eine vom System generierte OWA-Mail mit den Daten der doppelt gemeldeten Schüler. Darin enthalten sind die meldenden Schulen, die Vor- und Nachnamen und das Geburtsdatum sowie die besuchte Jahrgangsstufe der Schüler.Bitte folgen Sie den Anweisungen in der OWA-Nachricht. Diese Fälle lassen sich in der Regel in Zusammenarbeit der beiden Schulen lösen.

Die Schulen müssen eine Klärung herbeiführen, damit der betroffene Schüler nur von der Schule gemeldet wird, an der er am Stichtag auch wirklich den Unterricht besucht.

Können sich die Schulen nicht einigen, so muss die Schulaufsicht eine Klärung herbeiführen.

Ausnahmen (zulässige Doppelmeldungen)

Fall 1:
Besucht ein Schüler am 01.10. eine allgemeinbildende Schule und wechselt noch vor dem 20.10. an eine berufliche Schule, so dürfen beide Schulen den Schüler zur US melden, obwohl ein gleichzeitiger Besuch von allgemeinbildender Schule und beruflicher Schule grundsätzlich nicht möglich ist. Es ist ab 20.10.2024 eine berechtigte Schülerdoppelmeldung möglich, sofern das Eintrittsdatum an der beruflichen Schule korrekt gesetzt wurde. In diesem Fall sollte es dann zu keiner Fehlermeldung mehr kommen.

Fall 2:
Ein Schüler erkrankt in den ersten Schultagen derart, dass ein längerer Klinikaufenthalt notwendig wird. In dieser Zeit, die insbesondere den Stichtag umfasst, wird er an einer Schule für Kranke unterrichtet.
Da der Besuch einer Schule für Kranke parallel zu einer weiteren Schule grundsätzlich rechtlich zulässig ist, ist dies von der „Dublettenabwehr“ in ASD ausgenommen. Es sollte zu keiner Fehlermeldung kommen.

Fachliche Dublette in ASD

anonymous@undisclosed.example.com (Anonymous) — Tue, 04 Jul 2023 07:00:55 +0000

Fachliche Dublette in ASD

Definition und Effekt

Eine fachliche Dublette in ASD sind zwei Datensätze in ASD, welche dieselbe real existierende Peron beschreiben, sich aber in den Stammmerkmalen (möglicherweise minimal) unterscheiden.
Stammmerkmale in ASD sind der Vorname und Nachname sowie Geburtsort und Geburtsdatum. Im unten gezeigten Beispiel wurden zwei Datensätze für eine Schülerin erfasst, in denen sich die Schreibweisen des Vornamens unterscheiden: Margarete Hanni und Margarete-Hanni (3). Die anderen Stammmerkmale – Familienname, Geschlecht und Geburtsdatum – sind jedoch identisch (2 und 4).
Es wird beim abgebildeten Treffer der Schülersuche auch angezeigt, dass die Schülerin Margarete Hanni im lokalen ASV-Datenbestand in diesem Schuljahr bereits in der Klasse 8a erfasst ist (5).

Ursache

Dieser Effekt der Doppelerfassung in ASD entsteht etwa, wenn eine Schule einen bereits erfassten Schüler in der Schülersuche nicht findet und diesen daraufhin aktiv ein zweites Mal anlegt. Die konkrete Ursache dafür ist meist, dass eine der beiden Schulen eine nicht korrekte Schreibweise eines Namens verwendet oder ein anderes Stammmerkmal nicht exakt angibt. Wir erläutern dies nun anhand des obigen Beispiels:

Eine erste Schule erfasst die Schülerin Margarete-Hanni Herold: Da die Schülerin (auch als real existierende) Person bei ASD noch nicht bekannt ist, ist das Suchergebnis leer. Margarete-Hanni Herold wird jetzt zunächst in ASD angelegt und dann anschließend in ASV übernommen.
Eine zweite Schule will nun ebenfalls Margarete-Hanni Herold erfassen (etwa aufgrund eines Schulwechsels). Doch sie sucht jetzt nach Margarete Hanni Herold, also ohne Bindestrich (siehe Screenshot unten). Aufgrund dieser unterschiedlichen Schreibweise wird bei ASD kein Datensatz gefunden, obwohl bereits ein Datensatz existiert, der die real existierende Person beschreibt.
Somit legt nun die zweite Schule einen zweiten Satz mit der unterschiedlichen Schreibeweise (also ohne Bindestrich) an.

Anmerkung: Im obigen Bespiel ist es für das Entstehen der Dublette irrelevant, welche der beiden Schulen die richtige Schreibweise verwendet hat. Hätten beide Schulen die richtige Schreibweise verwendet, hätte man natürlich auch keine Dublette erhalten.

Abhilfe

ASD-Dubletten können von ASV-Seite aus in dem Sinn nicht bereinigt werden, dass in ASD vorhandene Datensätze nicht gelöscht werden können, so dass es insbesondere keine Möglichkeit gibt, die Dublette in ASD aktiv zu entfernen.

Zudem stellt sich die Frage, welcher der Datensätze in ASD der für Sie richtige ist: Hier ist grundlegend zu prüfen, ob die richtigen Stammmerkmale die für Sie relevanten Informationen sind oder etwa die korrekten Adressdaten. Dabei ist zudem zu beachten, dass Sie die Daten nach dem Abholen in Ihrem Sinn modifizieren und die geänderten Daten über die ASD-Schnittstelle an ASD zurückmelden können, indem Sie dort den Schülerdaten-Button betätigen.

Generell werden Schülerdaten, die eine bestimmte Zeit nicht mehr in ASD angefragt wurden, aus dem System gelöscht. Dies bedeutet für Sie, dass der andere (falsche) Schüler, nachdem Sie sich für den einen Schüler entschieden haben, nach der Löschfrist automatisch aus dem System entfernt wird und nur noch der Datensatz vorhanden ist, den Sie in der Zwischenzeit gepflegt haben.

Die Entscheidung, welchen Schüler Sie in einer bestimmten Situation abholen sollen, ist also nicht pauschal eindeutig zu beantworten. Es ist hier zu empfehlen, sich bei Fragen an Ihren Multiplikator zu wenden, der Sie gerne tatkräftig unterstützen wird: Multiplikatoren nach Regierungsbezirken

Meldedatendublette

anonymous@undisclosed.example.com (Anonymous) — Thu, 01 Oct 2020 06:52:24 +0000

Meldedatendublette

Bei der Meldedatendublette importiert eine Schule versehentlich aus den Daten des Einwohnermeldeamtes einen Schüler zweimal in ihre Datenbank. Dies kann dadurch geschehen, dass die Schnittstelle Import von Meldedaten einmal im aktuellen Schuljahr und nochmals im Planungsschuljahr ausgeführt wird.
Es gilt immer die Empfehlung, diese Schnittstelle nur im Planungsschuljahr auszuführen! (Seit dem Schuljahr 2019/20 ist die Ausführung des Meldedatenimports nur noch im Planungsschuljahr möglich.)

Falls eine irrtümlicher Import durchgeführt wurde, müssen die Schüler im aktuellen Schuljahr gelöscht werden, da sie ja erst im nächsten Schuljahr (Planungsschuljahr) in die Schule eintreten. Dies ist bis zur Anmeldung der Schüler an ASD auch problemlos möglich. Falls die Schüler bereits an ASD angemeldet wurden, muss zuerst ein Schüler Reset durchgeführt werden.

Schülerreferenzverdopplung

anonymous@undisclosed.example.com (Anonymous) — Fri, 12 May 2023 15:24:01 +0000

Schülerreferenzverdopplung

Bei der Schülerreferenzverdopplung tritt das Problem auf, dass zwei Datensätze in ASV, die in der Realität zwei verschiedene Schüler repräsentieren, ein und denselben Datensatz in ASD referenzieren. Diese Situation kann etwa folgendermaßen entstehen: Eine Schule sucht einen Schüler in ASD (1) und findet einen Schüler (2), der zu ihrer Suchanfrage passt. Im unten abgebildeten Beispiel sucht und findet sie Jakob Vogler.

Dieser Schüler wird übernommen. Anschließend verändert diese Schule die Stammdaten des Schülers so, dass sie mit den Stammdaten eines anderen Schülers übereinstimmen. Dies passiert etwa, weil sie sich bei der Suche vertippt und einen Schüler erfasst hatten, den sie doch nicht brauchten. Hier sind viele Konstellationen denkbar. In folgendem Beispiel sind die von der Schule veränderten Merkmale markiert.

Dadurch wird nun an zwei Schulen je ein Schüler geführt, der sich auf denselben Schüler in ASD bezieht. Es gibt nun an den beiden Schulen in ASV den Schüler Jakob Vogl und den Schüler Jakob Vogler, während es in ASD nur eine korrespondieren Datensatz gibt.

Ein weiteres typisches Beispiel, wie der Schülerreferenzverdopplung zustande kommen kann, ist, dass bei der Suche versehentlich ein falscher Schüler übernommen und den Anforderungen der abholenden Schule entsprechend angepasst wird.

Dies hat nun zur Folge, dass bei einer US-Meldung zwei, insbesondere real verschiedene ASV-Schüler über einen ASD-Schüler abgewickelt werden. Hier überschreiben dann die zwei Schulen wechselseitig die Stammdateneinträge: Meldet etwa die eine Schule Jakob Vogl, so wird dieser Name in ASD übernommen bzw. bleibt im Datenbestand. Meldet anschließend die andere Schule, so findet man anschließend Jakob Vogler im ASD-Datenbestand.
An dieser Stelle greift die in ASD eingebaute Dublettenabwehr. Wird eine Dublette festgestellt, so erhalten die beteiligten Schulen und Schulaufsichten eine vom System generierte E-Mail mit den Daten der doppelt gemeldeten Schüler. Darin enthalten sind die meldenden Schulen, die Vor- und Nachnamen und das Geburtsdatum sowie die besuchte Jahrgangsstufe der Schüler.

Bereinigung von Schülerreferenzverdopplungen

Bei einer Schülerreferenzverdopplung erhalten Sie eine OWA-Mail, die Sie auf das dieses Problem aufmerksam macht. Die Schülerreferenzverdopplung erkennen Sie in der E-Mail konkret daran, dass die in der E-Mail angemahnten Schülerdaten nicht identisch sind.

Zur Bereinigung unterscheiden wir aktuell (Stand: 02.10.2019) folgende Fälle:

Fall A: Mindestens einer der aufgezeigten Schüler befindet sich in der Jahrgangsstufe 1.
Fall B: Beide Schüler befinden sich in einer höheren Jahrgangsstufe.

Wir bitten Sie in beiden Fällen folgende Strategien anzuwenden

Fall A: Beide betroffenen Schulen führen für den in der OWA-Mail genannten Schüler ihrer Schule einen Schülerreset durch und melden den Schüler erneut bzw. übermitteln einfach nochmals.
Fall B: Beide Schulen müssen sich telefonisch drauf einigen, wer die Grunddaten der anderen Schule zu unrecht überschrieben hat. Anschließend führen die beiden Schulen folgende Schritte durch, wobei wir mit SchuleZ die Schule bezeichnen, die die Daten zu Unrecht überschrieben hat, und mit SchuleR die Schule, die um Ihren Schüler 'betrogen' wurde:

Folgende Schritte müssen im Fall B durchgeführt werden:

Schritt 1: Die SchuleZ überschreibt die Grunddaten des Schülers mit den Grunddaten des Schülers der SchuleR, also den korrekten Originaldaten, das sind Namen, Vornamen, Geburtsort, Geburtsdatum und Geschlecht.

Schritt 2: Die SchuleZ übermittelt erneut, während SchuleR bis zu diesem Zeitpunkt nicht übermitteln kann und darf.

Schritt 3: SchuleR muss nach der Übermittlung der SchuleZ auch nochmals übermitteln.

Schritt 4: SchuleZ führt nach ihrer Übermittlung einen Schülerreset für den betroffenen ('geklauten') Schüler aus, korrigiert den Schüler auf ihre gewünschten Grunddaten und übermittelt ein weiteres mal.

Dadurch wird beiden Schulen eine erfolgreiche Übermittlung ermöglicht. Nur dann kann eine korrekte statistische wie auch budgettechnische Auswertung erfolgen. Beide Schulen müssen hier zuverlässig zusammenarbeiten, nur so kann es zu einer Lösung kommen.

In komplizierteren Fällen bitten wir Sie, sich an das Landesamt für Statistik (LfStat) zu wenden. Dort wird dann analysiert, welche Aktionen notwendig sind, um die Schülerreferenzverdopplung zu bereinigen und die zwei real existierenden Schüler auch wieder durch zwei Schülerdatensätze (mit jeweils einem zugehörigen Dienstellendatensatz) in ASD zu beschreiben.

Kontakt-E-Mail Adresse beim Landesamt für Statistik (LfStat) im Fall von Schülerreferenzverdopplungen:

amtliche.schuldaten@statistik.bayern.de

Bitte geben Sie in Ihrer E-Mail die Schulnummern der betroffenen Schulen und die Daten der (Ihnen evtl. unbekannten) Schüler an. In der Betreffzeile bitte „Schülerdublette“ eintragen.

Stammdublette

anonymous@undisclosed.example.com (Anonymous) — Fri, 12 May 2023 15:23:57 +0000

Stammdublette

Eine Stammdublette sind mehrere, zumindest zwei Datensätze der Schülerstammtabelle in ASV, welche in den Stammmerkmalen Name, Vorname, Geburtsdatum und Geburtsort übereinstimmen.

Stammdubletten stellen zunächst keinen Fehler dar, da sie insbesondere dann automatisch erzeugt werden, wenn ein Schüler an mehreren Schulen innerhalb eines DSS beschult wird. Oder anders formuliert: Stammdubletten können in der gegebenen Architektur genauso erwünscht wie unerwünscht, genauso nützlich wie völlig unnütz sein. Anhand von Beispielen wollen wir die Situation beleuchten.

Beispiel 1: Ein Schüler an zwei Schulen in einem gemeinsamen DSS

In einem ersten Beispiel verwenden wir die 38 Testschulen, die offensichtlich in einem DSS (in einer Testumgebung) verwaltet werden, und erläutern den erstgenannten Fall an den beiden Schulen 9322 und 9324. Hier legen wir die Schülerin Palme Paloma, geboren in Hummelhausen am 06.06.2001, an der Schule 9322 an, indem wir diese aus ASD abholen.

Nun legt im Anschluss die Schule 9324 ebenfalls diese Schülerin an, indem sie diese auch aus ASD abholt (in Realität etwa, weil sie an der Schule 9324 am islamischen Religionsunterricht teilnimmt). Der nächste Screenshot zeigt das doch zunächst verblüffende Ergebnis einer Datenbankabfrage in der Datenbank des gemeinsamen DSS auf die Schülerstammtabelle:

In beiden Fällen wurde also in der Schülerstammtabelle ein neuer Datensatz angelegt. Wir beurteilen diesen Fall wie folgt: Solange die Schulen nichts an den Stammmerkmalen dieser Datensätze verändern, bleiben sie voll handlungsfähig, sind aber von Änderungen, insbesondere Korrekturen an der jeweils anderen Schule ausgeschlossen.

Beispiel 2: Schüler Ein/Austritt

In einem weiteren Fall existieren zwei Datensätze, die in den Stammmerkmalen Vorname, Name, Geburtsort und Geburtsdatum übereinstimmen, und in ASV genau einer Schule zugeordnet sind. Eine solche Konstellation erhalten wir etwa wie folgt: Die Schülerin

Palme Paloma, geboren in Hummelhausen am 06.06.2001,

befindet sich im Schuljahr 16/17 (in der neunten Jahrgangsstufe) an der Schule und tritt zum Ende des Schuljahres 16/17 aus. Im nächsten Schuljahr entscheidet sich die Schülerin spontan, die neunte Jahrgangsstufe zu wiederholen, etwa um doch den nicht erreichten Quali zu erwerben. Die Schule könnte das im Vorjahresschuljahr gesetzte Austrittsdatum löschen, entscheidet sich aber für eine neue Suche in ASD und erzeugt, nachdem Sie Meldung

mit Nein beantwortet hat, einen weiteren Datensatz

Palme Paloma, geboren in Hummelhausen am 06.06.2001

verknüpft mit dem Schuljahr 17/18. Dieser neue Datensatz ist nicht prinzipiell fehlerhaft, aber losgelöst von den Laufbahndaten des ursprünglichen Datensatzes.

Beispiel 3: Längerfristige Abwesenheit

Beispiel 4: Das vertauschte Geschlecht

Im Schuljahr 2011/12 besucht die Schülerin Palme Paloma, geboren in Hummelhausen am 06.06.2001, die 5. Klasse und meldet sich am Ende des Schuljahres ab (etwa um eine Karriere als Sängerin bei DSDS Kids zu starten). Erfolglos kehrt sie zum Schuljahr 2013/14 zurück an ihre alte Wirkungsstädte. Bei Erfassung im Schuljahr 2011/12 ist allerdings ein Fehler passiert: Als Geschlecht wurde männlich notiert.

Nach ihrer Rückkehr wird sie in ASD gesucht (In ASV ist sie nicht mehr verfügbar, da das Schuljahr 2011/12 bereits zu lange zurückliegt.) Bei der Suche wird nun das richtige Geschlecht weiblich verwendet

Die Schülerin wird aber nicht in ASD gefunden, da sie dort als männlich erfasst ist. Die Verwaltungsangestellte entschließt sich nun für eine Neuerfassung, indem sie die Schaltfläche Neuer Schüler in ASD betätigt. Hier läuft aber ASD bei der Neuanlage auf einen Constraint, da in der ASD-Datenbank die Kombination Name, Vorname, Geburtsort und Geburtsdatum eindeutig sein muss.

Die Verwaltungskraft betätigt nun die OK-Schaltfläche (eine andere Wahl hat sie offensichtlich nicht): ASV erfasst daraufhin die neue Schülerin trotz der der ASD Fehlermeldung (als nicht bei ASD angemeldete Schülerin).

Dies hat aber nun zur Folge, dass in ASV eine Stammdublette erzeugt wurde, die bei der nächsten Übermittlung an ASD Probleme bereitet. Denn der zweite Datensatz kann nicht mehr aufgelöst werden, da ASD wieder auf einen Constraint läuft.

Dubletten von Schülern

anonymous@undisclosed.example.com (Anonymous) — Wed, 31 Jul 2019 05:14:21 +0000

Dubletten von Schülern

Im Kontext von ASV und ASD fällt immer wieder der Begriff einer Dublette oder Schülerdublette. Hinter diesem Begriff verbergen sich jedoch unterschiedliche Phänomene, die hier erläutert werden sollen. Insbesondere wird der sprachliche Begriff präzisiert; so unterscheiden wir explizit zwischen der sogenannten fachlichen Dublette in ASD und der Stammdublette in ASV. In dieses Kontext fällt auch der sogenannte Schülerreferenzverdopplung:

Hier finden Sie eine kurze Zusammenfassung des Sachverhalts als PowerPoint-Präsentation: Präsentation Schülerdubletten

Hier finden Sie Hinweise zur Bereinigung:
Bereinigung von Stammdubletten in ASV
Schüler XX nicht an Schule XXXX gefunden