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Organisation der Schülerneuerfassung in ASV

anonymous@undisclosed.example.com (Anonymous) — Sun, 05 Apr 2026 15:28:04 +0000

Organisation der Schülerneuerfassung in ASV

Technische und organisatorische Rahmenbedingungen

Da ASV nur in einem geschützten Verwaltungsnetz betrieben werden sollte, steht teils eine begrenzt Anzahl an Arbeitsplätzen zur Verfügung. Dies muss bei der Organisation berücksichtigt werden, um einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten.

Für die Neuerfassung von Schülern muss derzeit eine Verbindung zum Zentralsystem aufgebaut werden, um die Schülersuche durchzuführen und eine eindeutige Zuordnung jedes Schülers über verschiedene Schularten zu gewährleisten. Dieser Prozess dauert in der Regel nur wenige Sekunden und bietet den wesentlichen Vorteil, dass Schülerdaten direkt aus dem Zentralsystem abgeholt werden können.

Da die Schülerneuerfassung in ASV in aller Regel im kommenden Schuljahr (Planungsschuljahr) durchgeführt wird, sollte auch der Prozess Neues Schuljahr anlegen bereits durchgeführt worden sein. Ein Erfassung im laufenden Schuljahr ist zwar technisch möglich, aber nicht sinnvoll (Anmelde- und Eintrittsdatum liegt in der Zukunft) und führt zudem zu fehlerhaften Daten im Rahmen der folgenden Oktoberstatistik (falsche Jahrgangsstufe im Vorjahr).

Alternative 1: Standarderfassung

Bitte folgen Sie der Anweisung Schüler neu erfassen.

Alternative 2: Erstellung einer Neuerfassungsmaske

Für die Erfassung wird zunächst eine Neuerfassungsmaske angelegt.

Dann können Sie mit dieser die Erfassung durchführen.

Erstellung und Nutzung von Neuaufnahmemasken

anonymous@undisclosed.example.com (Anonymous) — Sun, 05 Apr 2026 15:38:31 +0000

Erstellung und Nutzung von Neuaufnahmemasken

Technische und organisatorische Rahmenbedingungen

Da ASV nur in einem geschützten Verwaltungsnetz betrieben werden sollte, steht teils eine begrenzte Anzahl an Arbeitsplätzen zur Verfügung. Dies muss bei der Organisation berücksichtigt werden, um einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten.

Für die Neuerfassung von Schülerinnen und Schülern muss derzeit eine Verbindung zum Zentralsystem aufgebaut werden, um die Schülersuche durchzuführen und eine eindeutige Zuordnung jeder Schülerin bzw. jedes Schülers über verschiedene Schularten zu gewährleisten. Dieser Prozess dauert in der Regel nur wenige Sekunden und bietet nach der Produktivsetzung der Grund-/Mittelschulen auch den wesentlichen Vorteil, dass Schülerdaten direkt aus dem Zentralsystem abgeholt werden können. Dies stellt eine große Vereinfachung bei der Neuerfassung von Schülerinnen und Schülern dar.

Da die Schülerneuerfassung in ASV im Planungsschuljahr durchgeführt wird, sollte auch der Prozess Neues Schuljahr anlegen bereits durchgeführt worden sein. Eine Erfassung im laufenden Schuljahr ist zwar technisch möglich, aber nicht sinnvoll (Anmelde- und Eintrittsdatum liegt in der Zukunft) und führt zudem zu fehlerhaften Daten im Rahmen der folgenden Oktoberstatistik (falsche Jahrgangsstufe im Vorjahr).

Erstellung einer Neuaufnahmemaske

Für die Erfassung wird zunächst unter Datei > Verwaltung > Neuaufnahme - Designmodus eine Neuaufnahmemaske angelegt.

Dazu wird zunächst ein neuer Datensatz angelegt (1) und dann ein Name vergeben (2). Nach dem Speichern des neuen Datensatzes erscheint die Neuaufnahmemaske rechts im Navigator (3).

Nach dem Wechsel auf den Reiter Design (4) sind die Datenbereiche zu sehen, aus denen einzelne Datenfelder (5) ausgewählt und per Drag&Drop, Doppelklick oder durch das Betätigen der Entertaste in die Maske übernommen werden können. Die einzelnen Datenbereiche können dazu aufgeklappt werden (6).

Jedes Feld nimmt in Bezug auf die Breite genau die Hälfte der Eingabemaske ein. Die Felder sind an ein Raster gebunden. Sie sind nicht stufenlos verschiebbar. Irrtümlich eingefügte Felder können markiert und mit der ENTF-Taste wieder gelöscht werden.

Tipps und Tricks

Vorbelegung

Für eine effektive Erfassung der Schüler sollte in der Neuerfassungsmaske mit Vorbelegungen gearbeitet werden. Nach Doppelklick auf ein Element der Neuaufnahmemaske wird das entsprechende Datenfeld beschreibbar. Der Eintrag dort wird dann als Vorbelegung für alle Neuaufnahmen übernommen.

Folgende Informationen müssen im Rahmen der Erstellung der späteren US eingetragen sein:

Einschulungsjahr (Prüfung auf Schulpflicht)
Besuchte Jahrgangsstufe / Schulbesuch am Stichtag

Fremdsprachenwahl

Falls nur eine immer gleiche Fremdsprachenwahl erfasst werden muss (zum Beispiel Englisch als erste Fremdsprache) muss dieser Eintrag im Rahmen der Ersterfassung nicht erfasst werden. Dies kann unter Schüler > Fächerwahl jederzeit zeitsparend erledigt werden (es werden dabei sowohl die Fremdspracheneinträge auf dem Reiter Laufbahn im Schülermodul als auch die Zuordnung zum Unterricht -falls eindeutig- vorgenommen).

Falls unterschiedliche Fremdsprachenwünsche erfasst werden sollen, trägt man die Wünsche entweder

sofort unter den Laufbahndaten (Fremdsprache) ein oder
nachgelagert über Schüler > Fächerwahl

Verwendung von Merkern

Merker bieten die Möglichkeit, schulspezifische Informationen bei Schülerinnen und Schülern zu hinterlegen. Neben den zentral zur Verfügung gestellten Merkern können dazu eigene Merker angelegt werden.

Beim Anlegen bzw. Bearbeiten der Neuaufnahmemaske ist das Datenfeld Merker im Datenbereich Erweiterungen zu finden.

Für dieses Vorgehen sind vielfältige Anwendungsmöglichkeiten denkbar, beispielsweise:

besondere Fähigkeiten oder Fertigkeiten
besondere Aufgaben innerhalb der Schulgemeinschaft
Notenschnitte

Nutzung einer Neuaufnahmemaske bei der Schülerneuerfassung

Die Neuerfassung mit Hilfe einer Neuaufnahmemaske wird unter Datei > Schüler > Neuaufnahme - Erfassungsmodus gestartet.

Es wird ein Eintrittsdatum eingetragen und die zu verwendende Neuaufnahmemaske ausgewählt. Im Anschluss öffnet sich diese und im Navigator wird ausgewählt, in welche Klasse die Aufnahme erfolgen soll. Falls die Klasse zum Zeitpunkt der Anmeldung noch nicht festgelegt werden kann oder soll, wird empfohlen, eine Organisationsklasse anzulegen, in die alle Schülerinnen und Schüler aufgenommen werden. Aus dieser kann im Nachgang die Zuordnung zu den Regelklassen erfolgen.

Über das Symbol für das Anlegen eines Neuen Datensatzes wird das Fenster zur Suche von Schülerinnen und Schülern im Zentralsystem geöffnet. Dort werden die grundlegenden Daten der Schülerin bzw. des Schülers eingetragen und die Suche wird gestartet.

Bei der Auswahl der Schülerin bzw. des Schülers aus der Menge der gefundenen Kandidatinnen und Kandidaten ist zur Vermeidung von Schülerdubletten große Sorgfalt notwendig. Passt keine der gefundenen Personen oder wird keine Person gefunden, wird ein Neuer Schüler in ASD angelegt. Bei Erstklässlerinnen und Erstklässlern und anderen Personen, die vor dem Eintritt noch nie im bayerischen Schulsystem beschult wurden, ist dies der Standardfall.

Nach Auswahl der Klassengruppe, in die die Schülerin bzw. der Schüler aufgenommen werden soll, kann die Neuaufnahmemaske vollständig befüllt werden.

Schüler neu erfassen

anonymous@undisclosed.example.com (Anonymous) — Thu, 23 Apr 2026 10:19:14 +0000

Schüler neu erfassen

Schülerinnen und Schüler können in ASV auf verschiedene Weise aufgenommen werden. Dabei ist es möglich, Daten eines Schülers bzw. einer Schülerin aus ASD zu übernehmen, sofern er bzw. sie bereits in ASD vorhanden ist. Erstklässlerinnen und Erstklässler werden in der Regel neu in ASD angelegt (Ausnahme: Erstklässlerinnen und Erstklässler, die bereits im Vorjahr erfasst wurden und trotz Rückstellung an ASD gemeldet wurden). Bei der Aufnahme eines Schülers bzw. einer Schülerin an eine weiterführende Schule sollte dieser bzw. diese in der Regel in ASD gefunden werden. Ausnahme: Schülerinnen und Schüler, die aus einem anderen Bundesland / Staat nach Bayern kommen.
Neue Schülerinnen und Schüler können manuell erfasst werden oder ihre Stammdaten können nach ASV importiert werden.

Schüler manuell erfassen

Neuen Datensatz im Schülermodul erfassen

Im Schülermodul wird zunächst die Klasse ausgewählt, in die die Schülerin bzw. der Schüler aufgenommen werden soll. Die Funktion Neuer Datensatz öffnet ein Suchfenster, in dem alle mit einem orangen Strich markierten Felder befüllt werden müssen.

Der Familienname, die Vornamen, der Geburtsort und das Geburtsdatum des Schülers bzw. der Schülerin sollen möglichst genau eingetragen werden. Eine Benutzung von Wildcards ist bedingt nützlich, das Geburtsdatum kann über die Auswahlbox etwa auf das Jahr eingeschränkt werden. Die Suche wird über die Schaltfläche Suche in ASD gestartet.

Bitte achten Sie auf die richtige Erfassung der Schülernamen inklusive Sonderzeichen! Nur auf diesem Weg ist sichergestellt, dass ASV-Berichte und Zeugnisse korrekt ausgestellt werden. In ASV können Sonderzeichen per Funktionstaste F8 über einen Auswahldialog eingefügt werden. Unter Sonderzeichen eingeben finden Sie diesbezüglich weitere Informationen.

Um dem Anwender bzw. der Anwenderin eine bestmögliche Trefferliste auch bei kleineren Abweichungen (z.B. in der Schreibweise) der Suchkriterien anbieten zu können, hat der Suchalgorithmus eine gewisse Unschärfe. Es werden bis zu 10 Treffer angeboten, die nach absteigender Ähnlichkeit sortiert sind. Übereinstimmende Werte werden farblich markiert.

Nach Markieren eines passenden Datensatzes werden über die Schaltfläche Markierten Datensatz erfassen alle Daten zu dieser Person aus ASD in die ASV überspielt. Die Funktion Markierten Datensatz abgleichen liefert die Möglichkeit, die Daten aus ASD nur teilweise zu übernehmen.

Bei der Auswahl des Schülers bzw. der Schülerin aus der Menge der gefundenen Kandidatinnen und Kandidaten ist zur Vermeidung von Schülerdubletten große Sorgfalt notwendig. Sind die Abweichungen zu groß, entspricht möglicherweise keiner bzw. keine der Kandidatinnen und Kandidaten Ihrem Schüler bzw. Ihrer Schülerin und Sie müssen einen Neuen Schüler in ASD anlegen. Unterschiedliche Schreibweisen oder eine unterschiedliche Notation des Geburtsorts sprechen hingegen für eine Übernahme des gefundenen Schülers bzw. der gefundenen Schülerin, etwa Sarah im Vornamen anstatt Sara oder Neumarkt i.d. Oberpfalz beim Geburtsort anstatt Neumarkt in der Oberpfalz.

Besonderheiten: Neuerfassung mit eigener Maske

Müssen viele Schülerinnen und Schüler manuell neu erfasst werden (z. B. Erstklässlerinnen und Erstklässler), kann die Verwendung einer Neuaufnahmemaske sinnvoll sein. Mit der Anlage einer eigenen Schüler-Neuaufnahmemaske kann man die wichtigsten zu erfassenden Daten eines Schülers bzw. einer Schülerin auf einer Maske nach eigenem Wunsch zusammenstellen.

Schülerstammdatenimport

Der Import von Schülerstammdaten kann auf zwei Arten erfolgen:

XML-Import aus externem Anmeldeprogramm
Excel-Import

In beiden Fällen muss nach dem Import ein Abgleich mit ASD vorgenommen werden.

1. XML-Import aus externem Anmeldeprogramm

Das externe Anmeldeprogramm erzeugt eine XML-Datei, die via ASV-Schnittstelle importiert wird.

2. Excel-Import

Der Excel-Import kann sowohl im Online-Modus als auch im Offline-Modus erfolgen.

Beim Excel-Schülerimport im Online-Modus wird der Schüler bzw. die Schülerin zwar mit einem in ASD vorhandenen Schülerdatensatz verknüpft (sofern ein passender Schüler bzw. eine passende Schülerin identifiziert werden kann). Es erfolgt aber kein Datenaustausch von ASD nach ASV. Der Schüler bzw. die Schülerin wird mit den Daten aus der Import-Datei in ASV angelegt.

Beim Excel-Schülerimport im Offline-Modus wird in ASV ein vorläufiges Schülermerkmal generiert. Der Abgleich mit ASD erfolgt also nicht sofort, sondern wird im Nachgang manuell angestoßen.

Der Offline-Modus wird im Schülermodul über modulbezogene Funktionen eingeschaltet.

Der Excel-Schülerimport erfolgt sowohl im Online- wie auch im Offline-Modus im Schülermodul über die modulbezogene Funktion Schüler importieren.

Auf der Seite Import von Schülergrunddaten werden Voraussetzungen und Ablauf des Imports näher beschrieben.

Abgleich mit ASD

Bei beiden Import-Varianten muss im Anschluss an den Import ein Abgleich mit ASD vorgenommen werden. Dieser kann auf zwei Arten erfolgen.

Bei Verwendung der Funktion Schüler bei ASD anmelden unter Datei > Verwaltung > ASD-Schnittstelle auf dem Reiter Übermittlung an ASD werden alle Schülerinnen und Schüler bei ASD angemeldet, bei denen eine eindeutige Zuordnung vorgenommen werden kann. Schülerinnen und Schüler, die nicht automatisch angemeldet werden können, werden in einem weiteren Fenster angezeigt. Hier bestünde die Möglichkeit, den eigenen Datensatz mit dem passenden aus ASD zu verbinden. Allerdings werden dabei alle Daten aus ASD übernommen und abweichende Daten der eigenen ASV überschrieben. Da die Import-Daten z. B. im Bereich Anschriften häufig aktueller sind, ist hier Vorsicht geboten. Es wird empfohlen, für die nicht angemeldeten Schülerinnen und Schüler die Funktion Schülerdaten übernehmen zu verwenden.

Die Funktion Schülerdaten übernehmen unter Datei > Verwaltung > ASD-Schnittstelle auf dem Reiter Übermittlung aus ASD bietet eine differenzierte Möglichkeit des Abgleichs. Es kann ausgewählt werden, welche Merkmale aus ASD übernommen werden sollen.