Amtliche Schulverwaltung - Dokumentation - alle:schule

Anlegen einer Schule, die nicht gefunden wird

anonymous@undisclosed.example.com (Anonymous) — Mon, 19 Oct 2020 10:18:11 +0000

Anlegen einer Schule, die nicht gefunden wird

Derzeit können nur Schulen angelegt werden, die im Schulverzeichnis in einer ASV-Installation hinterlegt sind. Falls eine Schule aber erst im nächsten Schuljahr aktiv gesetzt wird (beispielsweise durch Neugründung) und im zentralen Schulverzeichnis ergänzt wird, muss der Prozess Schulverzeichnis aktualisieren durchgeführt werden.

Vorgehen für das Anlegen einer neu gegründeten Schule für den Produktivbetrieb

Schließen Sie wie beschrieben zunächst die Installation der Software ab. Führen Sie anschließend folgende Schritte durch:

Melden Sie sich als Benutzer sys an
Wählen Sie das aktuelle Schuljahr aus
Aktualisieren Sie unter „Datei-Verwaltung-ASD Schnittstelle-Übermittlung aus ASD“ das Schulverzeichnis (1), Sie müssen dabei eine gültige und aktive Schulnummer eingeben (2)

Ab jetzt sind die Informationen über die Schule, die eigentlich installiert werden sollte, in der ASV-Installation verfügbar. Fahren Sie - wie in der Installationsanleitung beschrieben - mit dem Anlegen Ihrer Schule fort.

Schule auflösen bzw. inaktivieren

anonymous@undisclosed.example.com (Anonymous) — Mon, 01 Sep 2025 15:39:18 +0000

Schule auflösen bzw. inaktivieren

Falls Ihre Schule aufgelöst bzw. inaktiviert (vorübergehend stillgelegt) wird, müssen Sie im aktuell letzten Schuljahr des Betriebs noch einige Arbeitsschritte zwingend erledigen.
Erstellen Sie zunächst eine schulscharfe Sicherung in ASV und nehmen spätestens im Juli Kontakt zu ihrem zuständigen ASV-Multiplikator auf.

Abschlussprüfungen melden

Für Mittelschulen: Übermittlung der Prüfungsergebnisse QA/MSA nach ASD

Für Realschulen: Übermittlung der Abschlussprüfungsergebnisse

Für Gymnasien, Abendgymnasien und Kollegs: Übermittlung der Abiturergebnisse

Für Wirtschaftsschulen: Übermittlung der Abschlussprüfungsergebnisse

Für BFS (Ernährung und Versorgung, Hotel- und Tourismusmanagement, Kinderpflege, Sozialpflege, Technische Assistenten Informatik): Übermittlung der Abschlussprüfungsergebnisse

Schuljahreswechsel

Sie müssen trotz der Auflösung zum 1.8. ein neues Folgeschuljahr einrichten, um die letzte verpflichtende Unterrichtssituation (US) für Ihre Schule melden zu können. Dies wird vor allem benötigt, damit die Schüler und Lehrer richtig in ASD verbucht sind. Die entsprechende Dokumentation finden Sie hier: Neues Schuljahr einrichten

Pflege der Lehrer- und Schülerdaten

Bei den Lehrer- und Schülerdaten müssen im aktuellen sowie neu angelegten Schuljahr noch einige Pflegarbeiten durchgeführt werden.

Bei allen Lehrerdaten müssen vor allem folgende Felder gepflegt werden:

Abgangsmerkmal (Pensionierung/Vertragsauflösung/Wechsel)
Abgangsdatum
falls bereits bekannt, die neue Stammschule

Informationen etwa zu den möglichen Abgangsmerkmalen finden Sie unter folgendem Link Beschäftigungsverhältnis.

Bei allen Schülerdaten müssen vor allem folgende Felder gepflegt werden:

Ziel am Ende des letzten Schuljahres (per Sammeländerung möglich)
Austrittsdatum (alle Schüler benötigen ein Austrittsdatum, da Ihre Schule keine Schüler mehr beheimatet!)
erreichter Abschluss
Austritt wohin

Eine Dokumentation finden unter dem Abschnitt Schulartübergreifende Informationen zur Schülerdatenpflege.

Im Planungsschuljahr dürfen keine Unterrichtselemente und Klassen angelegt sein. Im Modul Lehrkräfte müssen alle Anrechnungen entfernt werden.

Erhebungstermin abholen

Im nächsten Schritt holen Sie in ASV die Daten ab, um den Button für die Übermittlung der Daten zur Unterrichtssituation zu aktivieren. Sollte der Button nach dem erfolgreichen Abholen der Daten weiterhin inaktiv sein, so erstellen Sie für Ihre Schule ein Ticket im ASV-Ticketsystem. Wählen Sie hierbei als Hilfethema Schulauflösung, mit der Bitte um die Erstellung eines Erhebungstermins für die letzte Meldung der Daten zur Unterrichtssituation. Weisen Sie das Ticket Herrn Johannes Berndt zu. Hier gelangen Sie zum Ticketsystem.

Ansprechpartner US einstellen

Tragen Sie bitte den Ansprechpartner zur US und den Schulleiter ein.

Datenprüfung US

Um alle M-Fehler auszuräumen, führen Sie bitte die Datenprüfungen zur US unter Datei / Verwaltung / Datenprüfung durch.

US übermitteln

Als letzten Schritt zur Auflösung Ihrer Schule und zur korrekten Datenabwicklung müssen Sie die letzte US für Ihre Schule melden und die Abgabe erklären, damit alle Schüler und Lehrkräfte korrekt an anderen Schulen weitergeführt werden können.
Wir bitten Sie bei Grund- oder Mittelschulen, Realschulen, Gymnasien, Abendrealschulen, Abendgymnasien, Kollegs, Realschulen zur sonderpädagogischen Förderung, schulartunabhängigen Orientierungsstufen, integrierten Gesamtschulen, Freien Waldorfschulen, Förderzentren und Schulen für Kranke die US im Zeitraum von 1. Oktober bis spätestens 10. Oktober mittels ASV nach ASD zu übermitteln. Berufsschulen, Berufsfachschulen, Berufsfachschulen zur sonderpädagogischen Förderung, Wirtschaftsschulen, Wirtschaftsschulen zur sonderpädagogischen Förderung, Fachakademien und Fachschulen müssen im Zeitraum vom 20. bis 30. Oktober ihre Daten übermitteln.

Eine ausführliche Dokumentation finden Sie unter Unterrichtssituation.

Eine eigene Schule im Schulverzeichnis Anlegen

anonymous@undisclosed.example.com (Anonymous) — Tue, 19 Jun 2018 06:38:30 +0000

Eine eigene Schule im Schulverzeichnis Anlegen

Dies kann notwendig sein, wenn z.B. für externe Prüfungsteilnehmer eine Schulnummer benötigt wird.

Bereich Name der Schule/ Dienststelle

Im Schulverzeichniskopf befinden sich die Pflichtfelder Schul-/Dienststellennummer und die Schulbezeichnung (intern). Bei einer selbst erstellten Schule muss die Schulnummer mit zwei Ziffern beginnen. Die weitere Ergänzung ist frei wählbar, es dürfen aber insgesamt nicht mehr als sechs Zeichen sein. Die interne Schulbezeichnung kann selbst festgelegt werden, muss aber befüllt werden, da es sich um ein Pflichtfeld handelt. Auch die zugeordnete Schulart ist ein Feld, welches befüllt werden muss.

Bereich Schul-/ Dienststellenmerkmale

In den Eingabefeldern Organisationstyp und Dienststellentyp müssen jedes Mal Daten ausgewählt bzw. die entsprechenden Kürzel eingegeben werden, da dies wieder Pflichtfelder sind.

Schule in ASV anlegen

anonymous@undisclosed.example.com (Anonymous) — Thu, 10 Oct 2024 09:35:51 +0000

Schule in ASV anlegen

Voraussetzung ist, dass die Installation von ASV vollständig abgeschlossen ist (ASV-Server und mindestens ein ASV-Client).

Bei einer regional-zentralen Installation (Betrieb des DSS durch den Sachaufwandsträger für mehrere Schulen) ist dieser Schritt durch den Sachaufwandsträger zu erledigen. Der Schule werden dann nur die Kennung und das Passwort des ASV-Schuladministrators mitgeteilt.

Schule anlegen

Bevor Sie Ihre aus den Altprogrammen exportierten Daten in die ASV importieren können, muss ASV für Ihre Schule vorbereitet werden. Bei der Installation wird ein Schulverzeichnis mitgeliefert – ASV „kennt“ also Ihre Schule bereits. Mit Anlage Ihrer Schule werden die im Dienststellenverzeichnis hinterlegten Informationen (Kontaktdaten, Informationen zum Bildungs- und Betreuungsangebot) auf das System übertragen.

Für die Neuanlage einer Schule in ASV müssen Sie als Systemadministrator angemeldet sein.
Öffnen Sie das Modul Schulen über das Menü Datei / Schulische Daten / Schulen.

Über das Icon Neuen Datensatz hinzufügen können Sie die neue Schule anlegen.

Im aktuell laufenden Schuljahr wird sicherheitshalber eine Bestätigung gefordert.

Geben Sie in der Maske in das Feld Schul-/Dienststellennummer die gewünschte Schulnummer ein und drücken Sie die TAB-Taste oder wechseln Sie mit der Maus in ein anderes Feld.

In sehr seltenen Fällen (Neugründungen, die noch nicht erfasst sind) kann es vorkommen, dass Ihre Schule in dieser Liste nicht auftaucht. Bitte kontrollieren Sie Ihre vierstellige Schulnmmer. Wenn es sich um eine neu gegründete Schule handelt, folgen Sie bitte dieser Anleitung.

Nun werden Sie aufgefordert - sofern noch nicht geschehen, Ihre Schule am ZSS anzumelden. Geben Sie Ihre Schulnummer sowie das OWA-Passwort (Passwort für das Schulportal) an und klicken Sie auf OK.
Als Sachaufwandsträger oder zentraler Betreiber für mehrere Schulen benötigen Sie eine eigene Kennung für das Schulportal. Geben Sie in diesem Fall für die Verbindung zum Zentralsystem statt der Schulnummer ihre Kennung (asv.musterstadt) an.

Falls keine Warnung erscheint, konnte die Verbindung zum ZSS hergestellt werden.

Ohne Verbindung zum ZSS kann keine neue Schule angelegt werden.
Falls der Verbindungsaufbau zum ZSS nicht gelingt, prüfen Sie den Zugriff auf den ZSS. Es könnte auch daran liegen, dass der DSS hinter einem Proxy liegt. Lesen Sie in diesem Fall nach, wie der Proxy in ASV einzutragen ist.

Möglicherweise erhalten Sie an dieser Stelle die Meldung, dass ein Update der Wertelisten nötig ist. Führen Sie in diesem Fall das Wertelistenupdate durch.

Die ASV sollte einige Stammdaten Ihrer Schule (Schulname, Schulart) bereits kennen und nachfragen, ob Sie diese Schule wirklich anlegen möchten. Bestätigen Sie dies mit OK.

Danach erscheint die Meldung, dass für Ihre Schule der Benutzer adminNNNNSS angelegt wurden (NNNN ist die vierstellige Schulnummer, SS steht für die Schulart RS, GY, GMS, BS usw.). Der ASV-Schuladministrator hat zunächst das Standardpasswort: !11.22.3333!

Hauptaufgaben des ASV-Schuladministrators adminNNNNSS (nicht zu verwechseln mit dem ASV-Systemadministrator sys) sind

die Durchführung der Altdatenübernahme
das Anlegen weiterer Benutzer in der ASV
Rollenzuweisungen

Hinweis für Sachaufwandsträger oder externe Anbieter, die mehrere Schulen in einer Datenbasis verwalten

Bitte ändern Sie als Systemadministrator vor Weitergabe des Administratorpassworts dieses wie oben beschrieben ab. Anderenfalls kann sich ein Administrator in Kenntnis des Standard-Passwortes u. U. Zugang zu den Daten einer anderen Schule verschaffen.

Nun ist zwar die Schule in der Datenbank angelegt, es fehlen jedoch noch die Daten der Lehrkräfte, der Schüler und des Unterrichts.
Diese Daten werden im Prozess Altdatenübernahme zunächst aus den Altprogrammen WinLD und WinSD ausgespielt und anschließend in die ASV importiert.

Vor der Altdatenübernahme befindet sich die Schule in einem Schwebezustand. Der Benutzer adminNNNNSS kann sich zwar einloggen, sieht aber die eigene Schule nicht. Deshalb kann der Administrator noch keine Nutzer verwalten oder Passwörter ändern (u.a. auch das eigene).

Als Betreiber für mehrere Schulen können Sie weitere Schulen anlegen, indem Sie im Modul Schulen mit dem ersten Icon einen neuen Datensatz erfassen und die beschriebenen Schritte wiederholen.

Falls Sie bis jetzt das Passwort des ASV-Systemadministrators sys noch nicht geändert haben, holen Sie dies bitte jetzt nach.

Wenn in dieser ASV-Installation mehrere Schulen angelegt werden sollen, dann können Sie die weiteren Schulen analog anlegen.

Wenn mehrere Schulen unter gemeinsamer Verwaltung stehen, z. B. ein Beruflisches Schulzentrum, eine FOSBOS oder eine Grund- und Mittelschule mit einem gemeinsamen Sekretariat, dann sollte ein ASV-Schuladministrator für diese gemeinsam verwalteten Schulen berechtigt werden. Sehen Sie dazu die Anleitung unter Administratoren der Schule.

An dieser Stelle sollten Sie unbedingt eine Datensicherung anlegen.

Der ASV-Systemadministrator sys einer Installation kann keine Altdatenübernahme durchführen. Die Kennung des angelegten Benutzers adminNNNNSS muss an die entsprechende Person an der Schule weitergeben werden, die diese Aufgabe anschließend durchführt.

Schule in anderen DSS übertragen

anonymous@undisclosed.example.com (Anonymous) — Fri, 27 Jun 2025 12:29:48 +0000

Schule in anderen DSS übertragen

Wenn eine (oder mehrere) Schule von einem ASV-Server (DSS) in einen anderen DSS umziehen soll, in dem schon Schulen enthalten sind, sind verschiedene Punkte zu beachten. Die technische Umsetzung betrifft vor allem die regional-zentralen Betreiber.

Gründe dafür können u. a. sein:

Umstellung der Betriebsvariante von School auf Enterprise oder umgekehrt (vgl. H2-to-Postgres-Konvertierung)
Übernahme der Schulen aus dem Einschwingjahr in ein regional-zentrales System der produktiven Schulen nach Abschluss des ersten Schuljahres
Wechsel von der lokalen ASV-Installation zum regional-zentralen Betreiber oder umgekehrt

Insbesondere, wenn Lehrkräfte an mehreren beteiligten Schulen tätig sind, ist eine Nutzung der entsprechenden Module in der Konsistenzprüfung 2.1 empfehlenswert, um das Entstehen von Stammdubletten zu vermeiden.

Vorbereitung

Übertragene Schule

Die Schulen sollten vor der Übertragung insbesondere die schuleigenen Berichte exportieren.

ASV-Systembetreuer

Die ASV-Version und der Termin der Übertragung müssen exakt abgestimmt werden. Beide Systeme sollten über aktuelle Wertelisten und Anwendungsdaten verfügen.

Durchführung

Übertragene Schule

Alle Anwender melden sich vom alten ASV-System ab und bleiben abgemeldet.

ASV-Systembetreuer

Prüfen, ob sich alle Anwender der betroffenen Schulen vom alten System abgemeldet haben. Alternativ kann der DSS gestoppt werden.
Erstellung der schulscharfen Sicherung mittels dbctl.
ASV-Clients der umziehenden Schulen auf den Ziel-ASV-Server umstellen.
Den Ziel-ASV-Server stoppen
Die schulscharfe Sicherung mittels dbctl in den Ziel-ASV-Server importieren
ASV-Server wieder starten
Alle Anwender aller Schulen über den erfolgten Import informieren. Dabei die übertragenen Schulen benennen.

Nacharbeiten

Alle Schulen im Ziel-ASV-Server

Es sind die fachlichen Daten der Lehrkräfte zu prüfen, die sowohl an einer importierten Schule als auch an einer der vorhandenen Schulen im Einsatz waren oder sind. Insbesondere sind die Stammdaten und die Einsatzdaten zu kontrollieren.

Übertragene Schule

Import der schuleigenen Berichte.

ASV-Systembetreuer

Wenn die Übertragung aus Sicht der Anwender erfolgreich war, dann Löschen der Schule aus dem ASV-Server, in dem diese Schule nicht mehr arbeiten soll.

Wenn alle Schulen aus dem Alten ASV-Server übertragen wurden, dann sollte der alte ASV-Server (bis auf eine Datenbanksicherung) entfernt werden. Es sollte dann mind. sichergestellt werden, dass der ASV-Server gestoppt bleibt.