Amtliche Schulverwaltung - Dokumentation - alle:support

Umbenennung Datenbank .newfile

anonymous@undisclosed.example.com (Anonymous) — Wed, 02 Feb 2022 12:17:09 +0000

Umbenennung Datenbank .newfile

Dies betrifft nur ASV-Server School mit H2 Datenbank.

Hintergrund

Eine Datenbank muss regelmäßig oder laufend aufgeräumt werden. Damit wird sichergestellt, dass einmal belegter Speicherplatz auch wieder verwendet werden kann und die Datenbank-Dateien nicht nur immer größer werden.

Bei der H2 Datenbank wird dies über die Option SHUTDOWN=COMPACT veranlasst. Also beim Herunterfahren des ASV-Server Dienstes wird die Datenbank noch aufgeräumt. Dabei wird die aktuelle Datenbankdatei umbenannt und es wird eine aufgeräumte Datei unter dem alten Namen neu erstellt.

Das Problem entsteht dann, wenn der ASV-Server Dienst heruntergefahren wird und nicht genügend Zeit zum Aufräumen erhält. Wenn also umfangreiche Datenbewegungen stattgefunden haben und der ASV-Server Dienst z.B. im Rahmen des Herunterfahrens des Computers stattfindet, dann ist das Betriebssystem nicht geduldig genug, um das Aufräumen der Datenbank abzuwarten. Der ASV-Server Prozess wird dann hart beendet und die Datenbank ist noch nicht wieder hergestellt.

Erkennung

Der ASV-Server startet nicht mehr.
Fehlermeldung im asv.log deuten darauf hin, dass die Datenbank nicht geöffnet werden kann.
Diese Situation kann erkannt werden durch die Existenz einer Datei asv.mv.db.newFile und das Fehlen der Datei asv.mv.db innerhalb des Ordners database.

Beseitigung

Kurzfristig kann einfach die Datei asv.mv.db.newFile in asv.mv.db umbenannt werden. Das ist unkritisch, weil das die fachlich richtig und vollständige Datenbank ist.

Diese Datei ist dann aber noch nicht aufgeräumt. Das Aufräumen der Datenbank kann auf zwei Wegen erzwungen werden.

Durchführung eines manuellen Updates mittel Updateinstaller
Beenden des ASV-Server Dienstes. Dabei warten Sie bitte mit dem erneuten Start bis der Prozess auch wirklich beendet ist. Dies kann mehrere Minuten dauern.

Erstellung eines Supporttickets

anonymous@undisclosed.example.com (Anonymous) — Thu, 04 Sep 2025 19:54:35 +0000

Erstellung eines Supporttickets

Damit Ihnen das ASV-Supportteam möglichst effektiv helfen kann, sind einige Informationen notwendig. Neben einer aussagekräftigen Fehlerbeschreibung (bei welcher Aktion in welchem Modul ist der Fehler aufgetreten), werden zur Erstellung eines Tickets folgende Informationen benötigt:
A. Rufen Sie die Startseite des ASV Helpdesks auf.
B. Wählen Sie Neues Ticket eröffnen aus.
C. Bitte ergänzen Sie Pflichtangaben über den Ansprechpartner und geben Sie die im Folgenden aufgelisteten Ticket-Details ein.

Das hier vorgestellte Ticketsystem soll die gewohnten Supportstrukturen (beispielsweise Forum, Online-Dokumentation oder Multiplikatoren) ergänzen, aber keinesfalls ablösen.

Name
E-Mail-Adresse
Telefonnummer und
passendes Hilfethema
Datum der Problemfeststellung
ASV-Version
Betriebsvariante: Schule oder Landratsamt, Regionalzentraler Betrieb oder externer Dienstleister
Installationsvariante: ASV-Server School (H2-Datenbank) oder ASV-Server Enterprise (Postgres-Datenbank)
Kurze Zusammenfassung beginnend mit der Schulart (hier RS: Realschule) und den ASV-Fehlertext notieren
Sachlich die Vorgehensweise oder Fehlerbeschreibung präzise kommentieren: Im Modul Klassen, im Reiter Klassengruppen fehlt die Ausbildungsrichtung/Bildungsgang… Die Schule hat seit dem Schuljahr 2018/19 folgende Bildungsgänge…
Mit Screenshots und log-Dateien unterstützen Sie uns bei der Fehleranalyse. Bilder aus der Zwischenablage können direkt eingefügt werden.
Bitte wählen Sie Ihre Dienststelle (SNR) aus der Auswahlliste aus und
übertragen den angezeigten Sicherheitscode

Abschließend drücken Sie bitte die Schaltfläche Ticket eröffnen.

Weiterer Ablauf und Abschluss

Nachdem das Ticket eröffnet wurde, erhalten Sie eine E-Mail zur Bestätigung. Darin befindet sich auch ein Link zu Ihrem Ticket, über den Sie jederzeit den Status Ihres Tickets im Ticketsystem einsehen können. Sobald Ihnen jemand im Ticketsystem geantwortet hat, folgt eine weitere Mail. WICHTIG! Antworten Sie nicht auf diese Mail, sondern gehen Sie mit dem enthaltenen Link in das Ticketsystem und antworten Sie dort!
Wenn das von Ihnen gemeldete Problem gelöst werden konnte, erfassen Sie dies bitte mit einer kurzen Rückmeldung und schließen das Ticket, sofern nicht noch Fragen offen sind.

FAQ - Häufig gestellte Fragen

Welche Anrede / Umgangsformen werden im Ticket verwendet?

Bei der Bearbeitung wird aus organisatorischen Gründen auf die sonst üblichen Punkte wie Anrede oder Grußformel komplett verzichtet, da diese teils im Ticketsystem selbst ergänzt werden. Bitte beschränken Sie sich deshalb auf die reine fachliche Beschreibung und verzichten Sie beispielsweise auf Hallo oder Mit freundlichen Grüßen.

Kann ich direkt per E-Mail auf ein Ticket antworten?

Nein, diese Möglichkeit wird nicht angeboten, eine Arbeit ist nur direkt im Ticket selbst möglich (Link zum Ticket in der E-Mail)

ASV-Version

Wählen Sie nun die installierte ASV-Version aus. Die aktuelle Version wird Ihnen dabei immer zuerst vorgeschlagen. Verwenden Sie eine ältere Version liegt hier vielleicht schon das Problem, das Sie durch ein Update lösen können. Nachträglich, nach Anmeldung bei ASV, können Sie die Aktualität auf folgende Art und Weise prüfen: In der Menüleiste unter Datei/Verwaltung/ASD-Schnittstelle, Reiter Update Wertelisten und ASV, Button Aktualität prüfen.

Betrieb an eigener Schule

Entspricht der Schule, die einen eigenen Server (DSS) betreibt. Auf diesem sind die Daten der Schule hinterlegt. Dies kann auch eine Schule mit zwei Schulnummern (GS und MS) sein.

Regional zentraler Betrieb

Entspricht der Schule, die sich mit anderen Schulen den Server (DSS) teilt, z.B. in einem Schulverbund oder Schulamtsbezirk. Der Server selbst steht dann nicht zwingend an Ihrer Schule, sondern z.B. auf dem Landratsamt.

Betrieb durch externen Anbieter

Entspricht der Schule, deren Server (DSS) von einem nichtschulischen Anbieter, z.B einem IT-Service-Dienstleiter betrieben wird.

Sonstiges

Dieser Eintrag sollte vermieden und nur gewählt werden, wenn keine der obigen Varianten genannt werden kann. Die Lösung Ihres Problems wird dadurch erschwert. Bei der Auswahl der Serverinstallation wählen Sie eine der Optionen aus, die für Ihre Schule zutrifft. Im Zweifelsfall wenden Sie sich an den Systembetreuer der Schule.

ASV-Server School

Entspricht der Schule, die ASV mit eigenem Datenbankmodul (H2) einsetzt. Diese Installationsvariante setzt keinen weiteren Serverdienst voraus.

ASV-Server Enterprise

Entspricht der Schule, die ASV mit einem externen Datenbank-Dienst betreibt (PostGres Datenbank).

Kurze Zusammenfassung

Diese Zeile erscheint als Betreff / Überschrift für Ihr Ticket im Support. Bitte tragen Sie zunächst Ihren Schultyp ein (GMS, RS oder GY) und fassen Sie sich kurz und präzise: z.B. PKZ der Lehrkraft nicht vorhanden oder übertragen den Fehlertext aus ASV F_sd_sd_jahrgangsstufestvj_0007

Kontrolle der Abschlussprüfungsleistungen und Abschlussprüfungszeugnisse

anonymous@undisclosed.example.com (Anonymous) — Tue, 18 Jul 2017 08:04:16 +0000

Kontrolle der Abschlussprüfungsleistungen und Abschlussprüfungszeugnisse

Wie im KMS vom 17. Juli 2017 mittgeteilt, wurden bei der Überprüfung der über ASV nach ASD übermittelten Daten in Einzelfällen Auffälligkeiten festgestellt. Diese Auffälligkeiten führen dazu, dass die erfassten Leistungs- bzw. Notendatensätze nochmals überprüft werden müssen. Diese Überprüfung geschieht über eine neue Schnittstelle Konsistenzpruefung_Abschlusspruefungen_2017, die Ihnen zentral zur Verfügung gestellt wird.

Die konkrete Veröffentlichung dieser Schnittstelle ist für den 18. Juli geplant. Sie werden hierüber in einem RSS-Feed informiert.
Sie integrieren die neue Schnittstelle, indem Sie Ihre Anwendungsdaten - wie gewohnt - aktualisieren.

Die Veröffentlichung der Schnittstelle Konsistenzpruefung_Abschlusspruefungen_2017 ist für den 18. Juli geplant. Momentan werden finale Tests durchgeführt, um Ihnen weitere Unannehmlichkeiten zu ersparen.

Die Schnittstelle Konsistenzpruefung Abschluesspruefung 2017

Wie üblich, öffnen Sie die neue Schnittstelle Konsistenzpruefung Abschluesspruefung 2017 über Datei → Verwaltung → Schnittstellen und starten diese durch Betätigen der Schaltfläche Start.

Die Schnittstelle detektiert inkonsistente Einträge automatisiert, bereinigt diese und protokolliert das Ergebnis der Bereinigung in einer speziellen Protokolldatei, weshalb Sie nach dem Statt zunächst nach einem Speicherort für die Protokolldatei gefragt werden. Am Ende der Prüfung werden Sie über das Ergebnis informiert, insbesondere ob eine weitere Kontrolle notwendig erscheint.

1. Fall: Im Regelfall werden keine inkonsistenten Datensätze gefunden. Dies wird Ihnen am Ende der Prüfung in einem Nachrichtenfeld explizit angegeben:

Auch in der Protokolldatei ist in diesem Fall vermerkt, dass der Datenbestand in Ordnung war.

2. Fall: Wenn inkonsistente Datensätze gefunden wurden, wird Ihnen das ebenfalls in einem Nachrichtenfeld angezeigt:

Die detaillierten Ergebnisse entnehmen Sie dann der Protokolldatei, deren Speicherort Sie zu Beginn der Prüfung ausgewählt hatten.

Entscheidend ist nun, dass Sie für alle dort aufgelisteten Schüler/Innen nochmals die Einzelnoten und Prüfungsergebnisse kontrollieren. In jedem Fall ist die Protokolldatei genau zu lesen: Im Einzelfall können hier weitere notwendige Schritte angegeben sein.

Der Inhalt einer solchen (fiktiven) Protokolldatei ist im folgenden Screenshot zu sehen. Die Konsistenzprüfung unterstützt Sie im gegebenen Fall durch die Angabe der Fächer, die Sie kontrollieren müssen.

Im Fall des QA kann in der Protokolldatei ein Eintrag der Form „Folgende Fälle müssen auf der AP-Schablone bereinigt werden“ erscheinen. In diesem Fall verfahren Sie wie hier angegeben.

Qualifizierender Abschluss der Mittelschule- Kontrolle der Abschlussprüfungsleistungen und ...

anonymous@undisclosed.example.com (Anonymous) — Thu, 29 Mar 2018 11:58:05 +0000

Qualifizierender Abschluss der Mittelschule- Kontrolle der Abschlussprüfungsleistungen und Abschlussprüfungszeugnisse

Bitte beachten Sie, dass die folgenden Schritte vollständig und in der vorgegebenen Reihenfolge durchgeführt werden müssen!

Rufen Sie Datei→Schüler→Abschlussprüfung→Daten je Schüler erfassen auf.
Wählen Sie im Navigator die Schüler aus, die in der Protokolldatei als betroffen aufgeführt wurden.
Zudem sind in der Protokolldatei alle Fächer angegeben, die für den jeweiligen Schüler zu kontrollieren sind.
In der AP-Schablone sollten Sie jetzt eine ähnliche Situation vorfinden, wie sie im Bild dargestellt ist.
Diese Situation scheint zunächst unauffällig, verlangt aber dennoch Ihren manuellen Eingriff.
Öffnen Sie für das betroffene Fach den unten abgebildeten Auswahldialog (blauer Infobutton). Dort wählen Sie konkret den Leer-Eintrag.
Speichern Sie nun den Datensatz.
Öffnen Sie die AP-Schablone für den Schüler erneut.
Wiederholen Sie diesen Vorgang so lange, bis Ihnen nach dem Speichern tatsächlich kein Fach mehr in der Schablone angezeigt wird. Wenn kein Fach mehr in der Schablone angezeigt wird, fahren Sie mit dem folgenden Punkt fort.
Erfassen Sie für diesen Schüler das Fach und seine zugehörigen Noten neu.

Vorbereitung zur Installation der ASV-Version 2.3

anonymous@undisclosed.example.com (Anonymous) — Fri, 13 Apr 2018 15:14:59 +0000

Vorbereitung zur Installation der ASV-Version 2.3

Betroffen sind alle Realschulen, Abendrealschulen sowie Realschulen zur sonderpädagogischen Förderung und alle Mittelschulen.

In den Schuljahren 2016/17 und 2017/18 gibt es in Einzelfällen Probleme mit sogenannten Schattendatensätzen im Bereich der Abschlussprüfungen; hier bestehen u. U. Duplikate von einzelnen Datensätzen in der Datenbank.

Mit der ASV-Version 2.3 werden Mechanismen zur Verfügung gestellt, die derartige Konstellationen auf Datenbankebene unterbinden.
Diese Funktionalität verhindert aber auch das Update auf die Version 2.3, solange sich noch Schattendatensätze in Ihrer Datenbank befinden.

Um diese Situation auszuschließen und eine erfolgreiche Installation zu gewährleisten, müssen alle Schulen vor dem Update auf die Version 2.3 die Schnittstelle Konsistenzpruefung Abschlusspruefungen 2017 ausführen. Hierzu verfahren Sie bitte, wie es im Folgenden beschrieben wird.

Für das Schuljahr 2016/17 erstellen Sie bitte vor der Ausführung der Konsistenzprüfung als Sicherheitskopie der Abschlussprüfungsnoten eine Ausgabe mit Hilfe der folgenden Berichte, da bei der Ausführung der Schnittstelle inkonsistente Datensätze entfernt werden:

RS: Abschlussprüfung Notenübersicht
MS: QA - Prüfungsübersicht je Schüler bzw. MSA - Prüfungsübersicht je Schüler

Die Schnittstelle Konsistenzpruefung Abschlusspruefungen 2017

Wichtiger Hinweis:

Achten Sie bei der Schulart GMS darauf, im Navigator rechts die Schulnummer der Mittelschule zu wählen!

Wichtiger Hinweis:

Mit einer der letzten Aktualisierungen kann es - abhängig von der örtlichen Hardwarekonstellationen - vorkommen, dass das zweite Fenster „Speicherort für die Protokolldatei“ im Hintergrund, hinter dem Hauptfenster der asv angezeigt wird. Minimieren Sie dann das asv-Hauptfenster, geben den entsprechenden Speichort an und gehen Sie wie unten beschrieben vor.

Wie üblich, öffnen Sie im aktuellen Schuljahr 2017/18 die neue Schnittstelle Konsistenzpruefung Abschlusspruefungen 2017 über Datei / Verwaltung / Schnittstellen und starten diese durch Betätigen der Schaltfläche Start.

Die Schnittstelle detektiert automatisiert inkonsistente Einträge. Sofern Datensätze entfernt werden müssen, werden Ihnen diese im ersten Schritt tabellarisch angezeigt:

Durch Klick auf Abbruch haben Sie die Möglichkeit, die zugehörigen Daten vorab noch zu dokumentieren. Bitte rufen Sie die Schnittstelle anschließend erneut auf und entfernen Sie durch Klick auf OK die in der Tabelle aufgeführten fehlerhaften Datensätze.

Die Konsistenzprüfung erzeugt eine Protokolldatei, weshalb Sie nun nach einem Speicherort gefragt werden.

Am Ende der Prüfung werden Sie über das Ergebnis informiert, insbesondere ob eine weitere Kontrolle notwendig erscheint.

Wichtiger Hinweis:

Wiederholen Sie die oben beschriebenen Schritte bitte nun auch im Schuljahr 2016/17, um eventuelle dort befindliche Schattendatensätze zu bereinigen.

Im Fall des QA kann in der Protokolldatei ein Eintrag der Form „Folgende Fälle müssen auf der AP-Schablone bereinigt werden“ erscheinen. In diesem Fall verfahren Sie wie hier angegeben.