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Fehler beim Aufruf der Funktion "Schüler im Kurs" im Besonderen Unterricht

anonymous@undisclosed.example.com (Anonymous) — Tue, 22 Nov 2016 10:51:39 +0000

Fehler beim Aufruf der Funktion "Schüler im Kurs" im Besonderen Unterricht

Während der Übermittlung der Unterrichtssituation 2015/16 ist ein Fehler in ASV aufgefallen, der bei Aufruf der Funktion „Schüler im Kurs“ in ASV im Bereich des Besonderen Unterricht auftritt.

Fehlerbeschreibung

Ein Unterrichtselement wird im Besonderen Unterricht ausgewählt und die Funktion „Schüler im Kurs“ aufgerufen:

Nach der Auswahl der Schüler und der Zuordnung wird bei einem Schüler im Reiter „Unterricht“ kontrolliert. Hier erscheint der Eintrag statt im Besonderen- im Pflichtunterricht.

Ursache/Auftreten

Ein Schülerfach, dass gleichzeitg bei einem Schüler

im Bereich Pflichtunterricht
und im Besonderen Unterricht

erfasst werden soll, wird irrtümlich nur dem Pflichtunterricht zugeordnet. Der Fall tritt ausschließlich auf, wenn ein Fach zugeordnet werden soll, das bereits in der Matrix geführt wird, nicht im umgekehrten Fall.

Vorgehen

Folgende zwei Fälle sind zu unterscheiden:

Mit diesem Filter können Sie die betroffenen Schüler identifizieren.

Einem Fach, das nicht im Bereich Pflichtunterricht erfasst ist, sollen Schüler zugeordnet werden

Verwenden Sie wie gewohnt die Funktion „Schüler im Kurs“

Einem Fach, das bereits im Bereich Pflichtunterricht erfasst ist, sollen Schüler zugeordnet werden

Wenige Kurse sind zu pflegen

Erfassen Sie den Kurs zunächst in der Kursübersicht
Rufen Sie im Schülermodul den Schüler/ die Schülerin auf, die Sie zuordnen möchten
und erfassen Sie auf dem Reiter „Unterricht“ den Besonderen Unterricht

Viele oder bestehende Kurse sind zu pflegen

Ordnen Sie die Schüler wie beschrieben über die Funktion „Schüler im Kurs“ zu
Rufen Sie anschließend die Konsistenzprüfung

Beispielhafte Hinweise zur aktualisierten Daten- und Gültigkeitsprüfung

anonymous@undisclosed.example.com (Anonymous) — Fri, 12 May 2023 15:55:43 +0000

Beispielhafte Hinweise zur aktualisierten Daten- und Gültigkeitsprüfung

Innerhalb von ASV erhalten Sie nach einer Datenprüfung immer unmittelbar Hilfe über die Dokumentation unter www.asv.bayern.de. Das Video zeigt die beiden Möglichkeiten:

Sprung zum betroffenen Datensatz durch Doppelklick
Hilfe in der Dokumentation durch Klick auf das Fragenzeichen

Beispiel: Sie erhalten nach einer Datenprüfung im Bereich Lehrkräfte den folgenden Hinweis:

korrektur_wl_eintrag.mp4

Korrekturhinweis für einzelne Plausis

F_kl_klg_bildungsgang_0052_klg

Erfahrungsgemäß ist der Bildungsgang und/oder die Jahrgangsstufe der Klassengruppe zu löschen. In einer Klasse mit der Klassenart ORG sollten zum Zeitpunkt der US-Abgabe keine Bildungsgänge und/oder Jahrgangsstufen angegeben werden. Wechseln Sie in das Modul Klasse und löschen Sie bei allen Klassen des Typs „ORG“ einen Eintrag Ausbilundgsrichtung UND Jahrgangsstufe.

datenpruefung_org.mp4

F_sd_sd_ganztaegigebetreuung_0005 - Gebundener Ganztag

Erfahrungsgemäß ist die Ganztägige Betreuung des Schülers oder die Klassenbesonderheit der Klasse zu korrigieren. Wird bei der Klasse die Klassenbesonderheit Gebund. Ganztagsbetrieb verwendet, so muss beim Schüler bei Ganztägige Betreuung auch G verwendet werden. Bei einer Datenprüfung wird für jeden Schüler eine eigene Meldung ausgegeben, so dass hier die Korrektur unbedingt über die Sammeländerung (wie zu sehen) durchgeführt werden sollte:

datenpruefung_gtk.mp4

Mit Hilfe der Sammeländerung lassen sich - wie gezeigt- deshalb auf relativ einfach Art und Weise die PL-Meldungen korrigieren ohne jeden Schüler einzeln aufrufen zu müssen.

F_dst_dst_schluessel_0007 bzw. 0008

Realschule: F_dst_dst_schluessel_0007: Die Anzahl der Abgänger/Absolventen aus der 10. Jahrgangsstufe liegt deutlich unter der Anzahl der Schüler der 10. Klasse, die im Vorjahr von der Schule zur US gemeldet wurden.

Gymnasium: F_dst_dst_schluessel_0008: Die Anzahl der Abgänger/Absolventen aus der 12. Jahrgangsstufe liegt deutlich unter der Anzahl der Schüler der 12. Klasse, die im Vorjahr von der Schule zur US gemeldet wurden.

Bitte prüfen Sie die Eintragungen in ASV im vorangehenden Schuljahr. Falls Sie alles richtig erfasst haben, wenden Sie sich bitte direkt an das Landesamt und fordern Sie eine PL-Ausnahme an. Bitte schicken Sie einen Screenshot der Fehlermeldung (Fehlertext und Korrekturhinweis) mit und begründen Sie die Abweichung kurz.

F_sd_sd_teilnrelunt_0014_zsu

Erfahrungsgemäß ist der Eintrag bei der Teilnahme am Religions-/Ethikunterricht zu korrigieren. Ein Schüler kann am Religions-/Ethikunterricht EV nur dann teilnehmen, wenn er das Unterrichtsfach Ev belegt. Bei der Teilnahme am Religions-/Ethikunterricht ist EV angegeben, der Schüler belegt jedoch das Unterrichtsfach K.

Die PL schlägt zu unrecht an, wenn bei einem Schüler bei einem P- oder W-Seminaren zum Religionsunterricht dieser von dem normalen Religionsunterricht und damit der Angabe bei Teilnahme Religions-/Ethikunterricht abweicht.

Beispiel: Ein Schüler der Oberstufe belegt neben dem Relgionsunterricht Ev das P- und/oder W-Seminar in Kath. Religionslehre.

Lösung: Bitte wenden Sie sich in diesen Fällen bezüglich einer PL-Ausnahme direkt an das Landesamt, die speziell für Ihre Schule eine PL-Ausnahme erstellt. Schildern Sie in der E-mail kurz ihren Fall und benennen Sie die betroffenen Schüler und Unterrichtsfächer.

Korrekturhinweis für Gültigkeitsprüfungen

WL_lk_lk_STAAT

Bitte ersetzen Sie den ungültigen Wert durch einen gültigen.

WL_sd_lesson_UFACH

Bei der Gültigkeitsprüfung für den Bereich Schülerfach erhalten Sie den Hinweis, dass ungültige Schülerfächer gefunden worden sind:

Da es sich um Einträge einer zentral bereitgestellten Werteliste handelt, kann eine Schule die Korrektur zunächst nicht direkt in der Anwendung ASV vornehmen. Die Korrektur muss deshalb über die Konsistenzprüfung 2.1 unter System → Schülerfach Gültigkeit durchgeführt werden:

Vor der Durchführung der Prüfung müssen abhängige Informationen händisch entfernt werden, da die Konsistenzprüfung an diesen Stellen bewusst nicht eingreifen soll (da diese Informationen eine Schule vielfach bewusst gesetzt hat):

Austausch des Schülerfach aus Pflicht- und Besonderem Unterricht
Löschen Sie alle abgeleiteten Fächer im Modul „Fächer/Fachgruppen“ über Löschsymbol (rotes Kreuz)
Kontrollieren Sie bitte mögliche Einträge im Vorläufigen Facheinsatz
Entfernen Sie mögliche Einträge für Nachholfristen bei Schülern (Schuljahresreiter)
Nur an Schulen mit Oberstufe: Kontrollieren Sie die Einträge im Reiter Oberstufe

Zur leichteren Analyse kann der Filter „fachgleich“ eingesetzt werden, der nur Schülerfächer auflistet, die überhaupt einen Eintrag an dieser Stelle besitzen.

Anschließend bereinigt die Konsistenzprüfung das ungültig gewordene Fach.

Abgrenzung der im Rahmen der Unterrichtssituation (US) zu meldenden Schüler und Lehrer

anonymous@undisclosed.example.com (Anonymous) — Tue, 22 Nov 2016 10:19:29 +0000

Abgrenzung der im Rahmen der Unterrichtssituation (US) zu meldenden Schüler und Lehrer

Schüler

Individualdaten sind für folgende Schüler bereitzustellen:

an der Schule am Stichtag eingeschriebene Schüler.
Gastschüler aus dem Ausland, soweit diese voraussichtlich mindestens bis zum Halbjahr in allen Fächern am Unterricht teilnehmen.

Nicht zu berichten ist über Schüler, die bis mindestens zum Halbjahr beurlaubt sind (z.B. wegen eines Auslandsaufenthalts).

Lehrer

Von der berichtenden Schule ist jede eingesetzte Lehrkraft zu erfassen und zu melden, unabhängig davon, wer die Lehrkraft bezahlt, also auch privat angestelltes Personal an nichtstaatlichen Schulen. Dazu gehören

Lehrkräfte, die

an der berichtenden Schule am Stichtag eingesetzt sind und dort eigenverantwortlich Unterricht erteilen oder für außerunterrichtliche Tätigkeiten Anrechnungsstunden erhalten, ( Dazu gehören auch
- Aushilfslehrkräfte,
- Pfarrer/Geistliche,
- Religionslehrkräfte im Kirchendienst,
- heilpädagogische Förderlehrer, heilpädagogische Unterrichtshilfen,
- Förderlehrer
- und Lehrkräfte im Vorbereitungsdienst)
als Mobile Reserven oder Aushilfen für Elternzeit eingesetzt sind,
mit Dienstbezügen abwesend und deshalb laut Stundenplan nicht zum Unterrichtseinsatz vorgesehen sind (z. B. wegen längerer Krankheit, Kur, Mutterschutz),
sich in der Freistellungsphase der Altersteilzeit im Blockmodell oder im Freistellungsjahr des Freistellungsmodells befinden,
bereits vor dem Stichtag des Vorjahres abgegangen sind, aber noch nicht endgültig aus dem Schuldienst ausgeschieden sind, z. B. bei Elternzeit, Beurlaubung aus familien- oder arbeitsmarkt-bezogenen Gründen, bei voller Abordnung für eine Tätigkeit außerhalb des Schuldienstes (z. B. Staatsministerium, ISB, Akademie für Lehrerfortbildung und Personalführung, Hochschule), Vermittlung in den Auslandsschuldienst durch das Bundesverwaltungsamt. Für diese Lehrkräfte sind nur Personenkennzahl, Name, Vorname, Geschlecht, Beschäftigungsverhältnis und ehemaliger Dienstherr/Arbeitgeber anzugeben.

Nicht zu melden sind von der berichtenden Schule

im Bereich öffentlicher Schulen Lehrkräfte, die bereits vor dem Vorjahresstichtag mit ihrer vollen Unterrichtspflichtzeit einem privaten Schulträger zugeordnet wurden. Über diese Lehrkräfte berichtet ausschließlich die Einsatzschule.

Funktion Schulleiter erfassen

anonymous@undisclosed.example.com (Anonymous) — Thu, 23 Sep 2021 13:21:31 +0000

Funktion Schulleiter erfassen

Hier werden Funktionen der Lehrkraft eingetragen, die nicht unbedingt mit Anrechnungsstunden in Verbindung stehen (z.B. Schulleiter an der Schule). Belegen Sie die Spalte Art über das Drop-Down-Menü. Der Name der Funktion wird automatisch eingetragen. Zeitraum und Vorgesetzter sind zusätzlich belegbar. Die Schaltfläche Übersicht öffnet ein Fenster, das alle Funktionen der gewählten Schule zeigt.

Vorgehen im Falle von Problemen mit Schülerdatensätzen

anonymous@undisclosed.example.com (Anonymous) — Tue, 04 Jul 2023 06:57:50 +0000

Vorgehen im Falle von Problemen mit Schülerdatensätzen

Ein Schülerdatensatz soll nochmals mit dem Zentralsystem synchronisiert oder gelöscht werden

Ein Schülerdatensatz muss nochmals mit dem Zentralsystem synchronisiert werden. Dies kann beispielsweise notwendig sein, wenn in einer Transferquittung der Fall „Schüler nicht an Schule“ genannt wird. Hinweis: ein Schüler, der im Rahmen einer Meldung der Unterrichtssituation gemeldet wurde, kann anschließend nicht mehr gelöscht werden, um zu vermeiden, dass ein Schüler bei der nächsten Meldung als Abgänger bzw. Absolvent verloren gehen könnte.

Rufen Sie den „Schüler-Reset“ auf:
Datei - Verwaltung - Schnittstellen -(dann im Navigator rechts) Konsistenzprüfung 2.1 - Start - Prüfung starten - Schüler - Schülerreset

Nach dem Starten der Schnittstelle erhalten Sie folgendem Dialog:

Im nächsten Schritt müssen die identifizierenden Merkmale der Schüler in die Maskenfelder eingegeben werden:

Anschließend kann der Schülerdatensatz nochmals mit dem Zentralsystem synchronisiert werden: Datei → Verwaltung → ASD-Schnittstelle (Reiter: Übermittlung an ASD) - „Schüler bei ASD anmelden“. Im Notfall kann der komplette Datensatz in der ASV auch gelöscht werden.

Ein Schüler kann nicht erfolgreich angemeldet werden

Trotz des mehrfachen Versuchs, einen Schüler am Zentralsystem anzumelden, wird rückgemeldet: „nicht alle Schüler konnten angemeldet werden“

Auffinden des betroffenen Schülers

Bitte öffnen Sie über Datei - Verwaltung - Schnittstelle die aktuellste Konsistenzprüfung.
Wählen Sie im Verzeichnisbaum unter Schüler die Prüfung n. angemeldet:

Prüfen Sie für die aufgeführten Schüler auf dem Reiter „Grunddaten“ die identifizierenden Merkmale auf offensichtliche Ungereimtheiten - beispielsweise den Eintrag „Geschlecht“.

Lösungsweg

Falls hier kein Fehler erkennbar ist, gehen Sie wie folgt vor:

Ändern Sie das Geschlecht
Führen Sie nochmals den Prozess „Schüler bei ASD anmelden“ durch; dieser sollte in den meisten Fällen nun erfolgreich angemeldet werden
Ändern Sie das Geschlecht wieder auf den ursprünglichen Wert

Mit der Meldung Ihrer Unterrichtssituation wird dann der eigentlich falsche Eintrag des Schülers wieder korrigiert.

Falls keine Lösung gefunden wird, wenden Sie sich bitte mit diesen beiden Informationen direkt an den für Sie zuständigen Multiplikator.

B2.14 Schülerdubletten

anonymous@undisclosed.example.com (Anonymous) — Mon, 17 Feb 2025 15:32:40 +0000

B2.14 Schülerdubletten

Im Kontext von ASV und ASD fällt immer wieder der Begriff einer Dublette oder Schülerdublette. Hinter diesem Begriff verbergen sich jedoch unterschiedliche Phänomene, die hier erläutert werden sollen. Insbesondere wird der sprachliche Begriff präzisiert; so unterscheiden wir explizit zwischen der sogenannten fachlichen Dublette in ASD und der Stammdublette in ASV. In dieses Kontext fällt auch der sogenannte Schülerreferenzverdopplung:

Hier finden Sie eine kurze Zusammenfassung des Sachverhalts als PowerPoint-Präsentation: Präsentation Schülerdubletten

Hier finden Sie Hinweise zur Bereinigung:
Bereinigung von Stammdubletten in ASV
Schüler XX nicht an Schule XXXX gefunden

Weiter zu B3.1 Lehrkräfte anlegen
Zurück zur Übersicht US

Ein Schüler wird irrtümlich im Rahmen der Meldung der Unterrichtssituation gemeldet

anonymous@undisclosed.example.com (Anonymous) — Wed, 09 Aug 2023 11:27:48 +0000

Ein Schüler wird irrtümlich im Rahmen der Meldung der Unterrichtssituation gemeldet

Vereinzelt kann es für eine Schule notwendig sein, nach einer erfolgreichen Übermittlung der Daten und der Erklärung der Abgabe, nochmals eine Bereinigung der eigenen Daten anzustoßen. Diese Situation kann auftreten, wenn beispielsweise ein Schüler gemeldet wurde, der sich am Stichtag 01.10.2015 nicht an der eigenen Schule befand oder irrtümlich von mehr als einer Schule gemeldet wurde.

Folgende Schritte sind dabei notwendig:

Klärung der fachlichen Fragen zwischen den beteiligten Schulen (falls notwendig):
an welcher Schule befand sich der Schüler am Stichtag 01.10.?
Bereinigung der Daten und erneute Übermittlung aus der Zeitscheibe Statistik

Schule	an der der Schüler tatsächlich war	von der der Schüler irrtümlich gemeldet wurde
Klärung	Fachliche Klärung zwischen den beteiligten Schulen
Ablehnung	keine Aktion	Ablehnung der Schule durch die Schulaufsicht
Korrektur		Austrittsdatum für Schüler in 15/16 setzen oder Schüler in ASV löschen (falls gar nicht an der Schule)
Korrekturlieferung		Erneute Meldung der Unterrichtssituation aus der Zeitscheibe Statistik (bitte beachten Sie dazu den Hinweis zu ASV-Version 1.25.205) und erneute Erklärung der Abgabe
Lieferung	Übermittlung der Daten zur Unterrichtssituation und anschließende Erklärung der Abgabe

Detailliertes Vorgehen in ASV

Schüler war nie an der eigenen Schule

Falls sich ein Schüler beispielsweise an Ihrer Schule angemeldet hat, aber zu Schuljahresbeginn nicht erschienen ist, kann der Schüler in ASV gelöscht werden. Da der Schüler aber bereits einmal übermittelt wurde, kann der Schüler zunächst nicht mehr gelöscht werden.

Bitte wenden Sie für den betroffenen Schüler zunächst den Schüler-Reset an. Rufen Sie anschließend im aktuellen Schuljahr den Schüler auf und löschen Sie ihn komplett aus allen Zeitscheiben über das Löschsymbol:

Schüler war an der Schule und das Austrittsdatum muss angepasst werden

Diese Situation kann entstehen, falls ein Schüler an einer Schule war und die Abmeldung von der betroffenen Schule durch die Erziehungsberechtigten beispielsweise noch nicht weitergegebenen wurden.

Bitte nehmen Sie folgende Anpassungen beim Schüler im Schuljahr (z.B.) 2015/16:

Rufen Sie den betroffenen Schüler im Schülermodul auf
Erfassen Sie auf dem Reiter Ein-/Austritt das Austrittsdatum des Schüler, das vor dem Stichtag 01.10.2015 liegen muss (sonst wird der Schüler erneut gemeldet)

Schülervorabfrage US

anonymous@undisclosed.example.com (Anonymous) — Mon, 22 Sep 2025 18:43:59 +0000

Schülervorabfrage US

Fachlicher Hintergrund

Um bei der Abgabe der US eine häufige Fehlermeldung der Schülerdoppelmeldung oder Transferquittungen zu vermeiden, kann künftig eine Schülervorabfrage an ASD gestartet werden.
Durch die Abfrage erhält die Schule eine Liste, in der folgende Schüler und Merkmale zurückgemeldet werden:

Die fünf Merkmale (Geschlecht, Familienname, Vornamen, Geburtsdatum und Geburtsort) des Schülers
Der Dienststellenname, die Dienststellennummer und Schulart der Schule, die den Schüler bereits übermittelt hat.
Die Art,
1. ob die Daten des Schülers von einer anderen Dienststelle angefragt und übernommen wurden (momentan ist die Abfragespanne auf 3 Monate eingestellt),
2. ob bei einer Einbuchung ein Constraint auftritt
3. oder ob eine andere Dienststelle den Schüler bereits übermittelt hat.
Optional das Erzeugungsdatum des Datensatzes für den Fall, dass die Daten des Schülers bereits von einer anderen Schule abgeholt wurden.

Im Idealfall, sollte die Abfrage Ende September bzw. Anfang Oktober durchgeführt werden, um vorhandene oder voraussichtliche Doppelmeldungen mit den betreffenden Schulen zu klären.

Schülervorabfrage

Unter Datei → Verwaltung → ASD-Schnittstelle → Reiter Übermittlung aus ASD gelangen Sie zur Abfrage.

Anschließend erscheint die Vorabprüfung zur Schülerabfrage:

Wählen Sie die Klassen und Schüler (1) aus, die geprüft werden sollen. Es können nur Schüler gefiltert werden, die in ASD angemeldet sind. Falls Schüler offline erfasst wurden, können diese nicht selektiert werden. Anschließend klicken Sie auf Abholen (2). Da nun eine Verbindung mit dem ZSS hergestellt wird, werden Sie aufgefordert, sich mit der Schulnummer und Schulpasswort zu verifizieren.

Die Datenabfrage kann einige Minuten dauern.

Im Anschluss erscheint nun das zuvor ausgegraute Feld Vorabprüfung Schüler anzeigen:

Wie eingangs beschrieben, zeigt die Liste verschiedene Merkmale und bietet eine Auswahl von Anzeigemöglichkeiten (Doppelmeldung, Schüler bereits in ASD und Schüler wurde bereits abgeholt):

Bedeutung und Lösung bei:

(1) Doppelmeldung

Möglichkeit 1:
Es handelt sich um eine „zulässige Doppelmeldung“ (Besucht ein Schüler am 01.10. eine allgemeinbildende Schule und wechselt noch vor dem 20.10. an eine berufliche Schule, so dürfen beide Schulen den Schüler zur US melden, obwohl ein gleichzeitiger Besuch von allgemeinbildender Schule und beruflicher Schule grundsätzlich nicht möglich ist.).

Weitere Informationen hierzu finden Sie auf Schüler wird von zwei Schulen gemeldet.

Möglichkeit 2:
Es handelt sich um eine „unzulässige Doppelmeldung“

Halten Sie (hier: Schule B) Rücksprache mit der angezeigten Schule (hier: Schule A) und klären, wer den Schüler melden darf.

Ist Schule A berechtigt, dann ist für Schule A nichts weiter zu tun. Schule B, muss den Schüler löschen.
Ist Schule B berechtigt, und sollte Schule A bereits den Schüler übermittelt haben, dann muss Schule A den Schüler zunächst löschen und erneut übermitteln.

Erst dadurch wird der Schüler für Schule B „frei“ und Schule B kann jetzt übermitteln.

(2) Schüler ist bereits in ASD

Nachfolgend können folgende Situationen eintreten:

Möglichkeit 1: Schüler erscheint als Doppelmeldung → siehe Punkt (1)
Möglichkeit 2: bei Schüler tritt keine Doppelmeldung auf → Schülerreset mit der Konsistenzprüfung 2.1 → Schülerdaten übernehmen

Falls der Schüler durch das erneute Abholen immer noch in der Liste erscheint, sollte beim Support nachgefragt werden, da dann bei der Übermittlung der US eine Transferquittung zurückgemeldet wird.

(3) Schüler wurde bereits abgeholt

Nur beobachten, welche Schüler von anderen Schulen bereits abgeholt wurden. Dies ist erst sinnvoll nach Löschung der US – Daten in ASD vom Vorjahr (in Regel in der zweiten Schulwoche). Es ist nichts zu tun.

Unterstützung bei wichtigen Arbeitsschritten im Rahmen der Schulaufsichtliche Prüfung

anonymous@undisclosed.example.com (Anonymous) — Fri, 19 Jan 2018 09:02:44 +0000

Unterstützung bei wichtigen Arbeitsschritten im Rahmen der Schulaufsichtliche Prüfung

Vorabinformation

Zur Sicherstellung der notwendigen Datenqualität erfolgt im Rahmen des Neuverfahrens eine zweistufige Plausibilisierung:

Umfangreiche maschinelle Plausibilitätsprüfungen, die im Schulverwaltungsprogramm ASV verankert sind.
Sichtprüfung durch die Schulaufsicht (MB-Dienststellen bei Realschulen, Gymnasien und Abendrealschulen, StMBW/ Regierung bei Realschulen zur sonderpädagogischen Förderung, Schulämter, …) nach der Übermittlung und der Abgabe durch die Schule.

Mit den in ASV hinterlegten Regeln kann allerdings nur die Konsistenz der Daten auf Schulebene geprüft werden. Erst nach Übermittlung der Daten aller Schulen können Plausibilisierungen über mehrere Schulen (oder Schularten) durchgeführt werden.

Organisatorischer Ablauf

Jede Schule, die betroffen ist, erhält von der Schulaufsicht Hinweis und Erläuterung, welche Anpassungen in ihren Daten in der Statistik-Zeitscheibe zu korrigieren sind.
Parallel wird die Lieferung der Schule durch die Schulaufsicht abgelehnt (Nachricht per OWA-Mail).
Die Schule arbeitet die Hinweise der Schulaufsicht ein und übermittelt nochmals aus der Zeitscheibe Statistik.
Anschließend werden in der Statistikzeitscheibe die zugehörigen Quittungen geprüft und
nach der Bestätigung der Kontrollzahlen nochmals die Abgabe erklärt.
Die Schulaufsicht nimmt eine abschließende Prüfung vor und gibt im Erfolgsfall die Meldung schulaufsichtlich frei.

Anpassung des Schulprofils in der zentralen Dienststellenverwaltung (DV)

anonymous@undisclosed.example.com (Anonymous) — Fri, 02 Feb 2024 08:57:32 +0000

Anpassung des Schulprofils in der zentralen Dienststellenverwaltung (DV)

Im Rahmen der Übermittlung (bei der US) wird in ASV auch gegen Einträge des Schulprofils geprüft, die in der zentralen Dienststellenverwaltung (DV) gepflegt werden:

Schulname, Schuladresse, Schulstatus
Schulaufwandsträger, Schulträger, Schulverbund
Betreuung, Zusatzangebote, Unterbringung
Bildungsgänge, Fremdsprachenprofil, Seminarschule

Die Einträge sind unter Datei / Schulische Daten / Schulen einsehbar:

Organisatorischer Ablauf von Ergänzungen, Änderungen oder Löschungen von Einträgen im Schulprofil

Für Änderungen im Schulprofil muss die Schule ein ASV Ticket eröffnen und an die zentrale Dienststellenverwaltung (DV) zuweisen. Dies erledigt in der Regel der für die Schule zuständige Multiplikator. Im Folgenden sehen Sie, welche Informationen Sie für den Eintrag „Bildungsgänge“ für den Multiplikator bereitstellen müssen. Für andere Änderungswünsche verfahren Sie nach dem gleichen Schema.

Schulnummer / Schulname
Ansprechpartner / Telefon
Bildungsgänge (zu ergänzen)	./.	benötigter Wert
Bildungsgänge (zu ändern)	bestehender Wert	benötigter Wert
Bildungsgänge (zu löschen)	bestehender Wert	./.

Ihr Multiplikator wird diese Informationen weiterleiten und sich nach Einpflege in der zentralen Dienststellenverwaltung (DV) wieder mit Ihnen in Verbindung setzen und Sie bitten, in ASV Datei / Verwaltung / ASD-Schnittstelle / Übermittlung aus ASD / Daten abholen durchzuführen, um das Schulprofil Ihrer Schule zu aktualisieren.

Hinweis: Beim Abruf des zentralen Schulverzeichnisses wird nicht das Schulprofil Ihrer Schule aktualisiert.

Übersicht der Vorgehensweise

Schulart	Schulartspezifische Dokumentation
GMS	Startseite GMS
RS
GY
FZ
BerS	BerS: Profil pflegen

Nachträgliches Setzen eines Austrittsdatums

anonymous@undisclosed.example.com (Anonymous) — Mon, 09 Dec 2019 07:27:53 +0000

Nachträgliches Setzen eines Austrittsdatums

Wenn ein Schüler am Ende des vorangegangenen Schuljahres die Schule verlassen hat, ist es nach dem Stichtag nicht mehr ohne weiteres möglich, diesem Schüler ein Austrittsdatum z.B. 31.7. zuzuweisen.

Gehen Sie für diesen Fall wie folgt vor:

Der Schüler wurde in der Regel bereits in die nächsthöhere Klasse eingeplant.
Mit Hilfe des Moduls Sammelversetzung setzen Sie ihn aus der aktuelle Klasse heraus „in das alte Schuljahr zurück“.
Anschließend pflegen Sie im alten Schuljahr die fehlenden Austrittsdaten nach.

Schüler zurückversetzen

Öffnen Sie das Modul Sammelversetzung (Schüler → Sammelversetzungen) und wählen Sie im linken Fenster die Klasse und den betreffenden Schüler aus. Im rechten Fenster wählen Sie das vorangegangene Schuljahr und eine beliebige Klasse, jedoch nicht die, in der der Schüler im Vorjahr war. Klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche Sammelversetzung ausführen

Danach befindet sich der Schüler im aktuellen Schuljahr nicht mehr in der aktuellen Klasse 9F. Er befindet sich aber auch nicht in der Klasse 5A, sondern weiterhin in seiner „alten “ Klasse 8F!

Austrittsdaten nachpflegen

Wechseln Sie nun in das vorangegangene Schuljahr, öffnen Sie das Schülermodul und suchen Sie den betreffenden Schüler in der Vorjahresklasse (im Beispiel die 8F). Wählen Sie den Reiter Ein-/Austritt.

Das Austrittsdatum 31.07.012 wurde bereits vom System gesetzt. Tragen Sie nun die fehlenden Daten nach.

Unterrichtssituation

anonymous@undisclosed.example.com (Anonymous) — Thu, 23 Sep 2021 13:22:41 +0000

Unterrichtssituation

Summendaten / Nicht refinanzierbare Unterrichtsstunden

anonymous@undisclosed.example.com (Anonymous) — Fri, 22 Sep 2023 08:02:32 +0000

Summendaten / Nicht refinanzierbare Unterrichtsstunden

Im Fenster Summendaten erfassen finden sich die beiden Einträge Anzahl Wochenstunden nicht refinanzierbarer Unterricht (nur private Schulen), unterschieden nach Grundschule und Mittelschule.

Hier wird die Summe der Stunden erfasst, welche nicht über die Schulfinanzierung gedeckt sind. In diesem Zuge entfällt auch der vormals verwendete Abweichungsgrund, mit dem nicht refinanzierbare Stunden gekennzeichnet werden konnten.

Für private Grund- und Mittelschulen sowie Freie Waldorfschulen gilt, dass der Unterricht vollständig abzubilden ist (inklusive nicht-refinanzierbaren Unterrichts). Für eine korrekte Budgetberechnung muss daher die Anzahl der über die Schulfinanzierung hinausgehenden Stunden zusätzlich als Summe erhoben werden. Es sind also alle Stunden in der Matrix oder dem Besonderen Unterricht und ggf. unter Anrechnungen, Pflege, Förderung, Betreuung zu erfassen und dann ist davon die Anzahl der nicht-refinanzierbaren Stunden bei den Summendaten anzugeben. Dies ist zur korrekten Berechnung des Budgetwerts im Rahmen der Budgetprüfung erforderlich.

Beachten Sie bitte zudem folgende Hinweise:

An einer staatlichen Schule muss stets der Wert 0 bei diesen beiden Summendaten eingetragen werden.
An einer privaten Schule, die gleichzeitig Grund- und Mittelschule ist, muss der Wert getrennt nach GS und MS erfasst werden.
An einer FWS steht nur der Schlüssel für GS zur Verfügung. Hier darf dann auch nur der nicht-refinanzierbare Unterricht eingetragen werden, der auf die Jahrgangsstufen 1-4 entfällt. Nicht-refinanzierbarer Unterricht der Jahrgangsstufen 5-12 muss hier nicht erfasst werden.

Als Berechnungshilfe für die bei nref-GS bzw. nref-MS einzutragenden Werte finden Sie in ASV den Bericht Budgetrelevante Unterrichtsstunden in der Rubrik Schulen.
Der Bericht zeigt jeweils Summenwerte für die budgetrelevanten Unterrichtsstunden in Jahrgangsstufe 1 – 4 bzw. ab Jahrgangsstufe 5. Von der dort ausgewiesenen Summe muss dann jeweils die Anzahl der refinanzierbaren Stunden der GS bzw. MS abgezogen werden (siehe Bescheid Schulamt/SVS). Die daraus errechneten Werte sind bei den Summendaten einzutragen.

Umgang mit Transfer-Quittungen nach einer Übermittlung

anonymous@undisclosed.example.com (Anonymous) — Mon, 26 Oct 2020 07:24:56 +0000

Umgang mit Transfer-Quittungen nach einer Übermittlung

Falls Sie nach einer Übermittlung Ihrer Daten sog. Transferquittungen erhalten, versucht die folgende Seite eine effiziente Lösungsstrategie zu erläutern.

Eine Schule erhält Transferquittungen, falls es bei der Verarbeitung der gelieferten Daten zu Unregelmäßigkeiten im Zentralsystem kommt. Dies kann beispielsweise auftreten, falls

Lehrkräfte mit falscher PKZ
oder sog. Schülerdubletten

ins Zentralsystem gemeldet werden. Dabei kann ein einzelner Punkt eine Vielzahl von nachgelagerten Quittungen bedeuten. Wird beispielsweise eine Schüler nicht eingebucht, wird auch seine Klassengruppe und/oder Unterrichtselemente nicht eingebucht. Die Schule erhält dutzende von Transferquittungen, obwohl nur ein einziger Punkt in ASV angepasst werden muss.

Wenn bei einer UP Meldung die Quittungen nicht abgeholt wurden, kommt es bei der US zu einem Übermittlungsfehler und es liegen ebenfalls Transferquittungen vor. Hier genügt es in der Regel die Liste der Quittungen mit dem Button „Löschen“ zu leeren. Falls der Fehler weiterhin auftritt, können über die Konsistenzprüfung die Auftragstabellen geleert werden.

Prüfung der verfügbaren Transferquittungen

Rufen Sie im Modul „ASD-Schnittstelle“ auf dem Reiter „Transferquittungen“ die verfügbaren Quittungen auf. Sie erhalten beispielsweise folgende Ansicht:

Sichten Sie die Transferquittungen und bearbeiten Sie die Quittungen, die einen verständlichen Fehler- und Korrekturhinweis enthalten.

Typ "Schüler nicht an Schule"

Die Verarbeitung eines Schülers im ASD-Zentralsystem ist fehlgeschlagen. Die Fehlermeldung ist eigentlich ein Folgefehler und kann verschiedene Ursachen haben:

Die Schule erhält entweder Plausiquittungen oder Transferquittungen nach einer Lieferung.

PL-Fehler: Schüler wurden durch eine Datenprüfung aussortiert, welche nicht bereits in ASV, sondern erst im ASD-System einen Fehler identifiziert hat: Prüfen Sie, ob sich unter den Plausiquittungen auch solche befinden, die für Sie inhaltlich nachvollziehbar sind. Korrigieren Sie in diesem Fall die entsprechenden Daten.
Plausifehler zu leeren Unterrichtselementen oder Klassengruppen sind in der Regel ebenfalls Folgefehler und können in diesem Zusammenhang ignoriert werden.
Schüler doppelt in ASD angelegt („Schülerdublette“): Charakteristisches Symptom für dieses Problem ist, dass sich bei den Transferquittungen Einträge finden, die folgendermaßen aussehen:
- Datenobjekt-Name: UsSchuelerSvswAsd
- Korrekturhinweis: javax.ejb.EJBTransactionRolledbackException: org.hibernate.exception.ConstraintViolationException: could not update: [com.hp.asd.domain.Schueler#12345]

Folgen Sie im letzteren Fall (Dubletten) der folgenden Anleitung.

Im Zentralsystem liegen zu diesem Schüler ähnlich Merkmale vor, die ein erneutes Einbuchen des Schülers aber (technisch) verhindern. Wählen Sie den Schüler im Modul Schüler aus und kontrollieren Sie zunächst seine Stammdaten - geg. ist lediglich der Eintrag „Geschlecht“ irrtümlich verändert worden. Um eine erneute Synchronisation mit dem Zentralsystem anzustoßen, setzen Sie den Schüler zunächst zurück (siehe Schülerbereinigung).

Anschließend kann der Schüler nochmals über den Prozess „Schüler anmelden“ (Reiter „Daten an ASD“) im Modul ASD-Schnittstelle aus dem Zentralsystem abgeholt werden.

Hinweise:

Beim Anmelden erhalten Sie den Schüler eventuell mehrfach in der Anzeige. Vergleichen Sie die angezeigten Merkmale auf ASV und ASD-Seite. Wählen Sie dann den fachlich korrekten Schüler aus und übernehmen Sie diese Daten.
Bitte beachten Sie, dass die Unterschiede teils minimal sind (siehe Screenshot)!

Falls es sich um eine Dublette in ASV handelt, die nicht mehr weiter gepflegt werden muss, kann der Schüler über das gleiche Werkzeug bearbeitet werden und anschließend komplett aus ASV gelöscht werden. Das Verschieben in ORG-Klassen oder der „geschickte“ Eintrag eines Austrittsdatums ist nicht mehr erforderlich.

Übermittlung

anonymous@undisclosed.example.com (Anonymous) — Tue, 03 Feb 2026 14:18:48 +0000

Übermittlung

Vor der Übermittlung der US müssen die Erhebungstermine abgeholt werden. Dabei werden auch Änderungsdatensätze von Lehrkräften übermittelt.

Datenprüfung

Bei der Übermittlung der US wird als erstes eine sehr weitgehende Datenprüfung durchgeführt.
Bereits während der Datenpflege sollte man einzelne Bereiche prüfen lassen. Die Menge der Probleme wird dadurch überschaubarer.

Erstanmeldung der Schüler

Zu Beginn der Übermittlung der US werden dem Zentralsystem noch nicht bekannte Schüler an ASD übermittelt.
Diese Übermittlung kann man auch im Vorfeld bereits anstoßen. Man entzerrt dadurch die Behandlung möglicher Probleme.
Das Vorhandensein noch nicht angemeldeter Schüler erkennen Sie am aktivierten Button.

Summendaten erfassen

Vor der Übermittlung müssen Sie die Summendaten erfassen.

Kommentare erfassen

Über die Schaltfläche Kommentare erfassen können optional kurze Kommentare zur US erfasst werden.
Dieser Kommentar wird auch über den Bemerkungs-Reiter im Modul Unterrichtssituation erfasst.

Daten übermitteln

Nach dem Erfassen der Summendaten und des Kommentars kann mit der Schaltfläche Daten übermitteln ein Übermittlungsversuch gestartet werden.

Quittungen abholen

Nach der Übermittlung der Daten prüfen Sie den Erfolg der Übermittlung durch das Abholen der Fehlerquittungen. Das System informiert Sie, wenn nach der Übermittlung der Einbuchungsprozess ins Zentralsystem noch nicht abgeschlossen ist.

Transferquittungen

Transferquittungen treten dann auf, wenn bei der Übermittlung Probleme zwischen ASV und ASD aufgetreten sind.
Wenden Sie sich in diesem Fall an Ihren zuständigen Multiplikator.

Plausiquittungen

Vor der Übermittlung werden in ASV Plausibilisierungen durchgeführt. Diese Plausiblisierungen können nur Informationen berücksichtigen, die lokal in ASV vorliegen.
Plausibilisierungen, die mehrere Schulen betreffen, werden zusätzlich im Zentralsystem durchgeführt und dann über Quittungen abholen an ASV vor Ort übermittelt.

Abgabe erklären

Nach erfolgter fehlerfreier Übermittlung wird die Schaltfläche Kontrollzahlen anschauen aktiv.
Nach Bestätigung der Kennzahlen der Schule kann die Schaltfläche Abgabe erklären betätigt werden. Bitte klären Sie mit Ihrem Schulamt, zu welchem Zeitpunkt Sie diesen Schritt vornehmen sollen. Nach der Erklärung der Abgabe werden die Schaltflächen Daten übermitteln und Abgabe erklären inaktiv.

Status der Übermittlung in ASD

Die Schule kann jederzeit im Zentralsystem (ASD) den aktuellen Status der Übermittlung abfragen. Dazu wird im Übermittlungszeitraum auf dem Reiter Übermittlung aus ASD die Schaltfläche Erhebungsstatus abholen aktiv.
Sollte eine erneute Übermittlung angefordert werden, so wird aus der Zeitscheibe der Stand 1. Oktober erneut übermittelt.

Unterrichtsart bei Unterrichtselemente aktualisieren

anonymous@undisclosed.example.com (Anonymous) — Tue, 22 Nov 2016 10:19:43 +0000

Unterrichtsart bei Unterrichtselemente aktualisieren

Um bei einem Unterrichtselemten die Art des Unterrichts zu korrigieren gehen Sie bitte folgendermaßen vor:

Ablauf

Rufen Sie über den Menüpunkt Datei → Unterricht → Unterrichtsverteilung entweder die Liste des Wahl-/Pflicht bzw. Besonderen Unterrichts auf
Sortieren Sie die Liste nach der Unterrichtsart durch Klick auf den Eintrag UArt:
Schalten Sie in den Bearbeitungsmodus (falls noch nicht geschehen)
Aktualisieren Sie über das Drop-Down in der Spalte UArt den Eintrag für ein Unterrichtselement
Kontrollieren Sie abschließen nochmals in der Übersicht, ob nun alle Unterrichtselemente aktualisiert wurden

weiter zu: Unterstützung im Rahmen der Schulaufsichtliche Prüfung

Hinweis zu ASV-Version 1.25.205: Umgang mit Budgetzuschlägen

anonymous@undisclosed.example.com (Anonymous) — Tue, 22 Nov 2016 10:19:43 +0000

Hinweis zu ASV-Version 1.25.205: Umgang mit Budgetzuschlägen

Aufgrund eines Bugs in ASV, der bereits in der Nachfolgeversion bereinigt ist, werden bei einer erneuten Meldung aus der Zeitscheibe Statistik auch Budgetzuschläge aus dem zugehörigen, laufenden Schuljahr übermittelt. In der Folge erhält die Schule nach Ablehnung und erneuter Lieferung aus der Zeitscheibe Statistik eine Transferquittung des Typs USBudgetZuschlaegeSvswASD.

Lösung für Realschulen

Da nach dem Löschen der Budgetzuschläge in ASV ein M-Fehler aufritt, der die erneute Übermittlung aus der Zeitscheibe Statistik verhindert, gehen Sie bitte wie folgt vor:

Löschen Sie die Zeitscheibe Statistik
Führen Sie die Korrekturen in der aktuellen Zeitscheibe durch
Übermitteln Sie nach Korrektur aus dem laufenden Schuljahr, so dass am Ende des Prozesses eine neue (und korrigierte) Zeitscheibe Statistik entsteht.

Lösung für Gymnasien

Löschen Sie vor der Übermittlung aus der Zeitscheibe Statistik die schuleigenen Budgetzuschläge
übermitteln Sie anschließend aus der Zeitscheibe Statistik
und tragen Sie die gelöschten Budgetzuschläge wieder in der Zeitscheibe Statistik ein

Bei der Übermittlung werden die Zuschläge aus dem zugehörigen Schuljahr mitgeliefert, so dass die Information nicht verloren geht.

Hinweis: der für Realschulen beschriebene Weg ist ebenfalls möglich.

Lösung für Grund-Mittelschulen

Da derzeit (noch) keine Ablehnungen an Grund- und Mittelschulen stattfindet, wird dieser Punkt mit der neuen ASV-Version bereits korrigiert.