Amtliche Schulverwaltung - Dokumentation - bers:alle:adue

Anlegen der eigenen Schule in ASV

anonymous@undisclosed.example.com (Anonymous) — Fri, 22 Oct 2021 06:19:54 +0000

Anlegen der eigenen Schule in ASV

Voraussetzungen

Die Installation der ASV ist abgeschlossen, d.h.

die ASV-Serverkomponente (DSS) ist auf dem Server oder einem anderen Rechner im Verwaltungsnetz installiert und
auf (mindestens) einem Rechner (das kann der gleiche Rechner sein, auf dem auch der DSS installiert ist) im Verwaltungsnetz ist die ASV-Clientkomponente installiert.

Bei einer regional-zentralen Installation (Betrieb des DSS durch den Sachaufwandsträger für mehrere Schulen) ist dieser Schritt durch den Sachaufwandsträger zu erledigen. Der Schule werden dann nur die Kennung und das Passwort des ASV-Schul-Administrators mitgeteilt.

Bitte ändern Sie nach der Installation unverzüglich das Passwort des Systemadministrators sowie der ASV-Schul-Administratoren! Tragen Sie das geänderte Passwort in der Installationsmitschrift ein.

Neuanlage einer Schule

Bevor Sie Ihre aus den Altprogrammen exportierten Daten in die ASV importieren können, muss die ASV vorbereitet werden, indem Sie die Stammdaten Ihrer eigenen Schule in der ASV anlegen. Bei der Auslieferung der ASV wird eine Schuldatenbank mitgeliefert – ASV „kennt“ also Ihre Schule bereits. Sie müssen ihr dies nur noch mitteilen.

Für die Neuanlage einer Schule müssen Sie als ASV-Systemadministrator angemeldet sein. Dieser vordefinierte Benutzer darf im Wesentlichen nur eine Schule (ohne Lehrer- und Schülerdaten) anlegen.

Melden Sie sich mit der Benutzerkennung sys und dem Passwort !!ASV!! an der ASV an (Groß- und Kleinschreibung beachten!)

Wenn die Neuerfassungsmaske für Schulen nicht automatisch geöffnet ist, dann Öffnen Sie das Modul Schulen über das Menü Datei → Schulische Daten → Schulen. Über das Icon „neuen Datensatz hinzufügen“ können Sie die neue Schule anlegen.

Sie sehen die Neuerfassungsmaske für Schulen. Geben Sie in der Maske in das Feld „Schul- Dienststellennummer“ Ihre Schulnummer ein und drücken Sie die TAB-Taste oder wechseln Sie mit der Maus in ein anderes Feld.

Falls die Schule nicht gefunden wird, kontrollieren Sie die Nummer noch einmal. Wenn es sich um eine neu gegründete Schule handelt, dann lesen Sie bitte folgende Anleitung.

Nun werden Sie aufgefordert, Ihre Schule am ZSS anzumelden. Diese Anmeldung setzt voraus, dass Sie in der ASV-Serverkomponente das Zertifikat zur verschlüsselten Kommunikation zwischen DSS und ZSS installiert haben.

Ohne Verbindung zum ZSS kann keine neue Schule angelegt werden. Die Verbindung ist nötig, damit zum Beispiel die aktuell hinterlegten Bildungsgänge abgefragt werden!
Falls der Verbindungsaufbau zum ZSS nicht gelingt, prüfen Sie den Zugriff auf den ZSS. Es könnte auch daran liegen, dass der DSS hinter einem Proxy liegt. Lesen Sie in diesem Fall nach, wie der Proxy in ASV einzutragen ist.

Geben Sie Ihre Schulnummer sowie das OWA-Passwort (Passwort für das Schulportal) an und klicken Sie auf „OK“.
Als Sachaufwandsträger oder zentraler Betreiber für mehrere Schulen benötigen Sie eine eigene Kennung für das Schulportal. Geben Sie in diesem Fall für die Verbindung zum Zentralsystem statt der Schulnummer ihre Kennung (asv.musterstadt) an.

Falls die Verbindung zum ZSS nicht hergestellt werden kann, erhalten Sie in jedem Fall eine deutliche Warnung. Falls keine Warnung erscheint, klappt die Kommunikation mit dem ZSS.

Möglicherweise erhalten Sie an dieser Stelle die Meldung, dass ein Update der Wertelisten nötig ist. Führen Sie in diesem Fall das Wertelistenupdate durch. In der Regel ist das Update in wenigen Minuten abgeschlossen, in Einzelfällen kann es bei ausgelasteten Systemen auch länger dauern!

Die ASV sollte einige Stammdaten Ihrer Schule (Schulname, Schulart) bereits kennen und nachfragen, ob Sie diese Schule wirklich anlegen möchten. Bestätigen Sie dies mit OK.

Nach wenigen Sekunden erscheint die Meldung, dass für Ihre Schule der Benutzer adminNNNNSS angelegt wurden (NNNN ist Ihre vierstellige Schulnummer, SS ist der Schultyp (WS, BS, BFS). Der ASV-Schul-Administrator hat zunächst das Standardpasswort !11.22.3333!.

Hauptaufgaben des ASV-Administrators (adminNNNNSS - nicht zu verwechseln mit dem ASV-Systemadministrator „sys“) sind

die Durchführung der Altdatenübernahme
das Anlegen weiterer Benutzer in der ASV
Rollenzuweisung

Hinweis für Sachaufwandsträger oder externe Anbieter, die mehrere Schulen in einer Datenbasis verwalten.
Bitte ändern Sie als Systemadministrator vor Weitergabe des Administratorpassworts dieses wie oben beschrieben. Anderenfalls kann sich ein Administrator in Kenntnis des Standard-Passwortes u.U. Zugang zu den Daten einer anderen Schule verschaffen.

Nun ist zwar die Schule in der Datenbank angelegt, es fehlen jedoch noch die Daten der Lehrkräfte, der Schüler und des Unterrichts.
Diese Daten werden im Prozess „Altdatenübernahme“ zunächst aus den Altprogrammen WinLD und WinSD ausgespielt und anschließend in die ASV importiert.

Vor der Altdatenübernahme befindet sich die Schule in einem Schwebezustand. Der Benutzer adminNNNNSS kann sich zwar einloggen, sieht aber die eigene Schule nicht.

Erst nach der Altdatenübernahme kann deshalb der Administrator Nutzer verwalten und Passwörter ändern (u.a. auch das eigene).

Als Betreiber für mehrere Schulen können Sie weitere Schulen anlegen, indem Sie im Modul Schulen mit dem ersten Icon einen neuen Datensatz erfassen und die beschriebenen Schritte wiederholen.

Falls Sie bis jetzt das Passwort des ASV-Systemadministrators sys noch nicht geändert haben, holen Sie dies bitte jetzt nach.

An dieser Stelle sollten Sie unbedingt eine Datensicherung anlegen.

Sie haben nun Ihre Schule in ASV angelegt. Die Schule kann nun mit dem Import der Daten in die so vorbereitete ASV fortfahren.

Der Systemadministrator einer Installation führt keine Altdatenübernahme durch!! Bitte die Kennung des angelegten Benutzers adminNNNNSS an die entsprechende Person an der Schule weitergeben, die diese Aufgabe anschließend durchführt.

Benutzeranlage in ASV

anonymous@undisclosed.example.com (Anonymous) — Thu, 10 Oct 2024 09:41:30 +0000

Benutzeranlage in ASV

Nach erfolgreicher Durchführung der Altdatenübernahme sind alle Lehrkräfte in der ASV vorhanden. Diese sind dadurch jedoch noch keine ASV-Benutzer.
Im Folgenden wird beschrieben, wie eine vorhandene Lehrkraft, Sekretariatskraft oder ein sonstiger Benutzer als ASV-Benutzer eingerichtet wird.

Anlegen eines ASV-Benutzers mit Schulleitungsrechten
Anlegen eines ASV-Benutzers mit Schulleitungsrechten an mehreren Schulen unter einer Leitung
Anlegen einer Sekretariatskraft als ASV-Benutzer
Anlegen einer schulübergreifenden Sekretariatskraft als ASV-Benutzer
Anlegen einer Lehrkraft als ASV-Benutzer
Anlegen eines „sonstigen Benutzers“

Für die Meilensteine bis einschließlich S8 reicht der Benutzer sys mit dem Kennwort !!ASV!!. Der folgende Teil der Dokumentation kann erst nach Durchführung der Altdatenübernahme (ADÜ) durchlaufen werden. Nach der ADÜ wird automatisch ein Schulleitungs-Benutzer angelegt. Dieser heißt schul9999XXX (9999 = Ihre Schulnummer, XXX = Ihre Schulart (WS, BS, BFS)), also z.B. schul9410BS. Das Startkennwort lautet !11.22.3333!.

Anlegen eines ASV-Benutzers mit Schulleitungsrechten

Zwar wird für die Ersteinrichtung der Benutzer schulNNNNSS angelegt, es sind jedoch unbedingt „echte“ Lehrkräfte mit ihrer eigenen Kennung als ASV-Benutzer einzurichten. Dies ist Aufgabe des ASV-Administrators. Melden Sie sich als ASV-Administrator (Kennung: adminNNNNSS) an der ASV an und öffnen Sie die Benutzerverwaltung:

Da der Schulleiter wie alle Lehrkräfte bereits in der Datenbank vorhanden ist, muss er über den Dialog „mögliche Benutzer finden und einrichten“ als ASV-Benutzer eingerichtet werden.
Klicken Sie hierzu auf das Icon oder wählen Sie im Menü Modulbezogene Funktionen → Benutzerfunktionen → Mögliche Benutzer finden und einrichten.

Im Beispiel spielt die Lehrkraft Hirz, Bridgett (Testdaten) die Rolle des Schulleiters, der als ASV-Benutzer eingerichtet und mit Schulleitungsrechten versehen werden soll.
Suchen Sie in der Liste die Lehrkraft Hirz und klicken Sie auf die Schaltfläche „Anlegen“.

Im folgenden Dialog können Sie gegebenenfalls die vorgeschlagene Benutzerkennung ändern (z.B. auf das Lehrerkürzel).
Als initiales Passwort ist das Geburtsdatum der Lehrkraft mit vorangestellten und nachfolgenden Ausrufungszeichen eingestellt (z.B. „!13.02.1956!“).

Dieses Passwort sollte der jeweilige Benutzer bei seiner Erstanmeldung an der ASV ändern. Um Änderungen an dem Datensatz vorzunehmen, muss man zuerst in den sogenannten Bearbeitungssmodus wechseln. Die ursprünglich gegrauten Felder werden nun editierbar.

Beachten Sie, dass nach dem Anlegen rechts im Navigator nun der neue Benutzer erscheint.

Die ASV verfügt über ein ausgefeiltes Rechtesystem. Die vielen einzelnen Benutzerrechte werden zu sogenannten „Rollen“ zusammengefasst.
Der neu eingerichtete Benutzer verfügt zunächst über die Rolle „Lehrkraft“. Um ihn mit Schulleitungsrechten auszustatten klicken Sie auf den Reiter „Rollen“:

In der Liste „Rollen des Benutzers“ sehen Sie die momentan zugewiesene Rolle (Lehrkraft), darunter die Liste mit den jeweiligen Einzelrechten, die zu dieser Rolle gehören.
Um der Lehrkraft zusätzlich die Rolle „Schulleitung“ zuzuordnen, klicken Sie in der Spalte Schulnummer in die graue Zeile in der oberen Liste und wählen Sie aus dem Dialog Ihre Schulnummer (sollte keine Schulnummer angeboten werden, aktualisieren Sie bitte den Datensatz mit Klick auf ). Wählen Sie anschließend bei „Rollenname“ die Rolle „Schulleitung“ sowie die Rolle „ASV-Betreuer“. Letztere ermöglicht dem Schulleiter das Durchführen einer schulscharfen Sicherung.

Nach Speichern des Datensatzes kann sich die Lehrkraft mit Schulleitungsrechten an der ASV anmelden.

Hinweis:
Verwenden Sie im Normalfall immer das oben beschriebene Verfahren, und vergeben Sie eine Rolle zusätzlich zur alten.

Um die individuellen Gegebenheiten an den Schulen in der ASV abzubilden, ist es möglich, auf Grundlage der vordefinierten Rollen zusätzliche eigene Rollen zu definieren.

Achtung! An dieser Stelle wird nur der Benutzer mit der Rolle Schulleiter angelegt. Im Bereich Lehrkräfte muss der Schulleiterin/dem Schulleiter später noch die Anrechnungen UND die Funktion des Schulleiters zugewiesen werden. [siehe Registerblatt: Funktionen]

Anlegen eines ASV-Benutzers mit Schulleitungsrechten an mehreren Schulen unter einer Leitung

Bei mehreren Schulen unter einer gemeinsamen Leitung soll ein Benutzer mit Schulleitungsrechten angelegt werden, der auf die Daten von zwei oder mehreren Schulen im Datenbestand Zugriff und Bearbeitungsrechte haben soll. (Voraussetzung: Als Administrator für die betreffenden Schulen angemeldet)

Fall 1: Lehrkraft ist an allen Schulen geführt

Bitte orientieren Sie sich an der Beschreibung Anlegen eines ASV-Benutzers mit Schulleitungsrechten. Bei „Mögliche Benutzer finden und einrichten“ müssen im Navigator bei Schulnummer und Schulart alle Schulen ausgewählt werden für die der Benutzer eingerichtet werden soll.

Die Lehrkraft muss in jeder Datenbank der angewählten Schulen vorhanden sein. Entsprechend der Anzahl der angewählten Schulen erscheint die Lehrkraft mehrfach.

Markieren Sie die Lehrkraft an allen Schulen, an denen Sie eingerichtet werden soll, und klicken Sie dann auf die Schaltfläche „Anlegen“.

Nach dem Anlegen erscheint rechts im Navigator der Benutzer für jede der ausgewählten Schulen. Änderungen am Passwort sowie der Benutzerkennung werden immer gleichzeitig für alle eingerichteten Schulen des Benutzers geändert.

Um den neu eingerichteten Benutzer mit Schulleitungsrechten auszustatten, müssen Sie ihm über den Reiter „Rollen“ die Rolle Schulleitung in allen eingerichteten Schulen zuweisen.

Nach Speichern des Datensatzes kann sich die Lehrkraft mit Schulleitungsrechten für alle eingerichteten Schulen an ASV anmelden.

Fall 2: Lehrkraft ist nur an einer Schule geführt

Eine Lehrkraft soll an mehreren Schulen unter einer gemeinsamen Leitung mit Schulleitungsrechten eingerichtet werden. In den Altdaten wurde die Lehrkraft nur bei einer Schule geführt. Nach der Altdatenübernahme kann deshalb das Anlegen des Benutzers vorerst nur an einer Schule erfolgen. Im Beispiel soll Herr Kappl Hans als Schulleiter für beide Schulen angelegt werden.

Richten Sie den gewünschten Benutzer an der geführten Schule mit Schulleitungsrechten ein. Orientieren Sie sich dabei an der Beschreibung Anlegen eines ASV-Benutzers mit Schulleitungsrechten.

Melden Sie sich danach als Benutzer mit Schulleitungsrechten an ASV an und wechseln Sie zum Bereich Lehrkräfte (1) und gehen Sie in den Bearbeitungsmodus.

Wählen Sie die Lehrkraft aus, für die die Schulleitungsrechte auch an der zweiten Schule eingerichtet werden sollen (2). Wechseln Sie zum Reiter „Einsatz XX/YY“ (3). Fügen Sie für die Lehrkraft die neue Einsatzschule hinzu. Klicken Sie dazu auf den Button „Neue Einsatzschule“.

Um eine neue Einsatzschule hinzufügen zu können, müssen Sie sich im Bearbeitungsmodus befinden! Der Button „Neue Einsatzschule“ ist sonst inaktiv!

Wählen Sie im Fenster Einsatzschule die entsprechende Einsatzschule aus und bestätigen Sie Ihre Auswahl durch Anklicken des Buttons „Neue Einsatzschule anlegen“.

Die neue Einsatzschule wird angelegt, ist aber noch inaktiv.

Melden Sie sich in ASV ab. Nun ist eine erneute Anmeldung als ASV-Administrator erforderlich. Wechseln Sie in die Benutzerverwaltung. Hier können Sie nun die entsprechende Lehrkraft auch an der zweiten Schule als Benutzer mit Schulleitungsrechten anlegen.

In der Auswahl wird auch bei allen markierten Schulen nur noch der Datensatz der Schule angezeigt, für die noch kein Benutzer angelegt wurde. Beim Anlegen der Lehrkraft an der zweiten Schule werden der bereits angelegte Benutzername sowie das Passwort automatisch übernommen. Die Lehrkraft ist nun an beiden Schulen als Benutzer eingerichtet.

Sie können sich nun mit diesem Benutzer an ASV anmelden.

Im Anschluss an die Einrichtung einer Lehrkraft als Schulleitung müssen Sie dieser die Funktion der Schulleitung zuordnen! Um eine US an ASD zu liefern, ist hier ein Eintrag zwingend erforderlich!

Anlegen einer Sekretariatskraft als ASV-Benutzer

Bevor eine Sekretariatskraft, die sich noch nicht in der Datenbank befindet, als ASV-Benutzer angelegt werden kann, muss sie zunächst als Verwaltungskraft in der ASV angelegt werden. Dies geschieht durch einen Benutzer mit Schulleitungsrechten, also z.B. durch oben angelegten Schulleiter oder mit Hilfe des vordefinierten Schulleiterzugangs.

Melden Sie sich also zunächst als Benutzer mit Schulleitungsrechten an der ASV an und wählen sie im Menü Datei → Personal → Verwaltungspersonal. Klicken Sie anschließend auf (Neuen Datensatz hinzufügen), geben sie die persönlichen Daten der Verwaltungskraft (Sekretärin, Schulkanzler) ein und speichern Sie den Datensatz .

Die Sekretärin Gabi Müller ist nun im Datenbestand vorhanden, jedoch noch nicht als ASV-Benutzer eingerichtet. Dies geschieht analog zum Einrichten des Schulleiters oben beschrieben.

Melden Sie sich als adminNNNNSS (NNNN ist Ihre vierstellige Schulnummer, SS Ihre Schulart (RS, GY, VS, …)) an der ASV an, wählen Sie im Menü Datei → Verwaltung → Benutzerverwaltung → Benutzer und klicken Sie auf das Icon („Mögliche Benutzer finden und einrichten“).
Im Unterschied zum Anlegen des Schulleiters wählen Sie jedoch die Benutzergruppe „Verwaltungspersonal“, selektieren anschließend die Verwaltungskraft (im Beispiel Müller, Gabi) und klicken auf die Schaltfläche „Anlegen“.

Ändern Sie anschließend die Vorbelegungen (Anmeldename, Passwort) nach Wunsch und klicken Sie auf den Reiter „Rollen“. Weisen Sie nun analog zum Vorgehen beim Anlegen des Schulleiters (siehe oben), hier aber ausschließlich die Rolle „Sekretariatskraft“ zu.

Die Sekretariatskraft Gabi Müller kann sich nun mit der Kennung GaMüll an der ASV anmelden. Das erstmals ausgegebene Passwort ist hier allerdings nicht automatisch das in Ausrufungszeichen stehende Geburtsdatum von Gabi Müller. Im Gegensatz zu den als Benutzer angelegten Lehrkräften muss der Administrator tatsächlich ein Passwort eintragen und es Gabi Müller zur Erstanmeldung mitteilen.

Die Rolle Sekretariatskraft ist in den Rechten eingeschränkt und kann z.B. keine Auswahlfilter erstellen. Mächtiger ist die Rolle Sekretariatskraft plus. Diese Rolle kann nach derzeitiger Definition allerdings auch Bereiche wie z.B. die Unterrichtsplanung einsehen und bearbeiten.

Anlegen einer schulübergreifenden Sekretariatskraft als ASV-Benutzer

Dieser Artikel wurde dem neuen Verfahren (ab der Version 1.16.713) angepasst.

Es soll eine Sekretariatskraft angelegt werden, die auf die Daten von zwei oder mehreren Schulen im Datenbestand Zugriff und Bearbeitungsrechte haben soll.

Wählen Sie diese Variante nur, wenn Sie eine Sekretariatskraft anlegen möchten, die für mehrere Schulen zuständig ist.
Im Normalfall gehen Sie vor wie weiter oben in diesem Artikel beschrieben.

Voraussetzung

Alle betroffenen Schulen müssen sich im Datenbestand des DSS befinden.
Sie benötigen zwei ASV-Administratoren, die jeweils für ihre Schule zuständig sind. Dies wird in der Regel bereits so eingerichtet sein.

Vorgehen

Die schulübergreifende Sekretariatskraft ist zunächst vom „sys“ als zentraler Benutzer einzurichten. Dieser Benutzer hat zunächst noch keine Rechte an irgendeiner Schule, er kann jedoch von den schuleigenen ASV-Administratoren zum Benutzer mit geeigneten Rollenberechtigungen gemacht werden.

Sekretariatskraft als Zentralen Benutzer anlegen

Falls Ihr DSS nicht an Ihrer Schule steht,
muss diese Arbeit möglicherweise der Administrator der Stadt erledigen.

Melden Sie sich als „sys“ an
Menü Datei → Verwaltung → Benutzerverwaltung → Schulunabhängige Benutzer
Geben Sie hier die Zugangsdaten für die schulübergreifende Sekretariatskraft ein.

Die Rollenberechtigungen können Sie nicht verändern! Dies ist den Administratoren der jeweiligen Schule vorbehalten.
Übermitteln Sie diese Daten (Anmeldename und Passwort) der schulübergreifenden Sekretariatskraft (oder den ASV-Administratoren der beteiligten Schule, damit diese die Daten weiter geben).

Sekretariatskraft zum Benutzer an der Schule machen

Melden Sie sich als ASV-Administrator Ihrer Schule an.
Menü Datei → Benutzerverwaltung → Benutzer
Klicken Sie auf das Icon (Mögliche Benutzer finden und anlegen)
Wählen Sie den Datenbereich Zentraler Benutzer. Darauf hin sollte in der Liste gefundene Personen die vom sys angelegte schulübergreifende Sekretariatskraft erscheinen. Wählen Sie diese aus und klicken Sie auf Anlegen.
Wechseln Sie auf den Reiter Rollen und vergeben Sie die für Ihre Schule benötigte Rolle.

.

Dieses Vorgehen ist auch vom ASV-Administrator der weiteren beteiligten Schule(n) durchzuführen!

Wenn dies geschehen ist, kann sich die Sekretariatskraft mit ihrer Benutzerkennung anmelden und es stehen ihr im Navigator beide Schulen zur Verfügung. Sie kann in jedem Modul auswählen, welche Daten sie sehen möchte: Schule 9321, 9310 oder beide:

Sie Sekretariatskraft sollte baldmöglichst ihr Passwort ändern, da es initial von sys vergeben wurde und dieser sich mit diesem Passwort anmelden könnte!

Um die Adressdaten zu führen, melden Sie sich als Schulleiter an und legen Sie zusätzlich unter „Personal/Verwaltungspersonal“ die Sekretärin als Verwaltungspersonal für Ihre Schule an. Vgl. Sekretariatskraft anlegen. (Beenden Sie den Vorgang nach dem Speichern des Datensatzes.)

Anlegen einer Lehrkraft als ASV-Benutzer

Gehen sie dabei wie beim Anlegen eines ASV-Benutzers mit Schulleitungsrechten vor, ohne jedoch der Lehrkraft die Rolle „Schulleitung“ zuzuweisen.

Anlegen eines „sonstigen Benutzers“

Diese Option ist reserviert für besondere Fälle wie z.B. das Anlegen einer Sekretariatskraft, die für zwei Schulen zuständig ist.

Altdatenübernahme

anonymous@undisclosed.example.com (Anonymous) — Wed, 30 Sep 2020 09:22:01 +0000

Altdatenübernahme

Diese Seite beschreibt, wie Sie nach der einmalig stattfindenden, regulären Altdatenübernahme nachträglich Schülerdaten in die ASV importieren können.

Nachträgliche Altdatenübernahme von Schülerdaten

Wenn bereits einmal ein Altdatenimport in ASV durchgeführt wurde, ist grundsätzlich keine weitere Altdatenübernahme in die gleiche Schule möglich.
Eine Ausnahme stellt der Nachimport von Schülerdaten in eine bestehende, vollständig funktionsfähige ASV-Installation dar.
Bei diesem Nachimport können Schüler, die nach der ersten Altdatenübernahme in die Schule eingetreten sind, nachträglich übernommen werden. In diesem Fall gestaltet sich der Datenübertrag wie folgt:

Altdatenübernahme aus WinLD/WinSV nach ASV

anonymous@undisclosed.example.com (Anonymous) — Mon, 22 Sep 2025 18:58:29 +0000

Altdatenübernahme aus WinLD/WinSV nach ASV

Die in WinSV und WinLD vorliegenden Daten müssen nach ASV übertragen werden. Dieser Vorgang wird Altdatenübernahme genannt.

Er gliedert sich in folgende Abschnitte, die Sie normalerweise in der vorgegebenen Reihenfolge abarbeiten sollten.

Vor dem Export der Altdaten aus WinSV sollten sich auf jeden Fall die Pflege der Altdaten durchgeführt haben.
Selbstverständlich müssen Sie ASV installiert und die eigene Schule angelegt haben, bevor Sie die Altdaten importieren.
Empfohlen wird, vor der Altdatenübernahme eine Schulscharfe Sicherung anzulegen (Punkt: Datensicherungsfunktion aus der Anwendung heraus). Falls es Probleme mit der Altdatenübernahme gibt, haben Sie eine einfache Möglichkeit den „Urzustand“ (d.h. nur angelegte Schule ohne Daten von Schülern, Lehrern usw.) Ihrer Schule wiederherzustellen und die Altdatenübernahme erneut durchzuführen.

Vollständige Schritt-für-Schritt-Anleitung:

Schritt-für-Schritt-Anleitung zur US an Beruflichen Schulen

Schrittweise Anleitung zur Altdatenübernahme (ADÜ) an beruflichen Schulen

Falls Sie keine WinSD Installation besitzen wird die Altdatenübernahme scheitern. In diesem Fall ist es möglich, dass Sie eine Installation von WinSD durchführen, hier ihre Schulnummer und die Daten Ihrer Schule einpflegen und anschließend den Export aus WinSD durchführen. Nun klappt die Altdatenübernahme auch ohne Schüler.

Videotutorials (für Berufliche Schulen)

Hinweis: Versuchen Sie bei Problemen mit der Anzeige der Videos zunächst, ob diese in einem anderen Browser angezeigt werden können.

Video-Tutorials und Checklisten zur US

Checkliste US / Zeitplanung zur US

Video-Tutorials zur US

Häufige Fehler + Lösung

Kontrolle der Voraussetzungen für die ADÜ

anonymous@undisclosed.example.com (Anonymous) — Fri, 12 May 2023 10:36:59 +0000

Kontrolle der Voraussetzungen für die ADÜ

Nötige Benutzer kennenlernen

Nachdem Sie die ASV installiert haben, ist der Benutzer sys mit dem Startkennwort !!ASV!! angelegt. Nicht alle Benutzer sind von Anfang an in der ASV vorhanden. Diese Liste ist chronologisch. Die Benutzernamen z.B. schul9999XX sind beispielhaft. Die Zusammensetzung ergibt sich wie folgt:

9999 = Ihre Schulnummer
XX = Ihre Schulart (z.B. WS, BS, BFS) in Großbuchstaben

Benutzer sys

= Systembenutzer
Automatische Anlage nach ASV-Installation
damit kann eine neue leere Schule angelegt werden
vorhandene Rechte: Datensicherung, Benutzeranlage und -verwaltung
nicht vorhandene Rechte: Schüler, Lehrer, Personal, Unterricht einsehen oder Verwalten (schul9999XX benutzen)
Startkennwort: !!ASV!!

Benutzer admin9999XX

= Administrator-Benutzer
Automatische Anlage nach Anlage einer neuen Schule
vorhandene Rechte: Datensicherung, Benutzeranlage und -verwaltung
nicht vorhandene Rechte: Schüler, Lehrer, Personal, Unterricht einsehen oder Verwalten (schul9999XX benutzen)
Ermöglicht die Altdatenübernahme
Startkennwort: !!ASV!!

Benutzer schul9999XX

= Schulleitungs-Benutzer
„der normale Benutzer für den täglichen Alltag eines Schulleiters oder Mitarbeiters der Schulleitung“
vorhandene Rechte: Einsehen und Ändern aller Stammdaten
nicht vorhandene Rechte: Datensicherung, Benutzeranlage und Verwaltung (admin9999XX oder sys benutzen)
Automatische Erstellung nach erfolgreicher ADÜ
Startkennwort: !11.22.3333!

Kontrolle der installierten ASV-Version

Bitte prüfen Sie dass Sie auch die aktuelle Version installiert haben. Starten Sie dazu den ASV-Client. Die Versionsnummer finden Sie in der obersten Zeile des Fensters. Die aktuelle ASV-Version finden Sie hier: ASV-Download PROD-Version. Beide Versionen müssen übereinstimmen, wobei Ihre Client-Version bedingt durch neuere Updates zahlenmäßig höher sein darf als die Download-Version.

Kontrolle der config.local.ini-Datei am DSS-Server

Dieser Schritt ist nur nötig, wenn Sie die ASV-Enterprise-Installation haben (Server-Client mit Postgresql-Datenbank). Dies ist aber für Schulen mit mehr als einem Schulverwaltungsmitarbeiter, also quasi jeder Beruflichen Schule, die empfohlene Installation.

Hintergrund: die ASV hat hat KM-seitig nicht nur einen Server und eine Datenbank. Es sind stattdessen viele verschiedene Systeme. Die PROD ist die Umgebung, auf der alle bereits aktiven Schulen, die nicht mehr im PARA-Betrieb sind, hängen. Die PROD hat immer die aktuellsten Daten, weil damit täglich gearbeitet wird. Für die PARA-Umgebung werden zweimal im Jahr neue Daten aus der PROD gezogen, die PARA-Daten sind daher im Zweifel nicht tagesaktuell und nicht immer zu 100% korrekt. Außerdem gibt es verschiedene Test-Umgelbungen (TUxx). Damit Ihr DSS-Server, also der ASV-Server in Ihrem Netzwerk weiß, wohin er sich verbinden muss, um Daten an ASD zu senden oder empfangen, gibt es die Datei config.local.ini. Wichtig ist, dass Sie sich während der PARA-Phase auch mit ZSS-PARA-System verbinden.

Öffnen Sie den Ort, an dem der ASV-Server installiert ist, üblicherweise C:\ASV\Server\
Öffnen Sie den Unterordner „configuration“
Dort sollte eine Datei „config.local.ini“ existieren.
Falls JA: prüfen Sie den Inhalt der Datei, ob die Zeile vorhanden ist:

remote.server.url=https://asv-zss-para-extern.schulen.bayern.de:443/svp

Falls NEIN: legen Sie die Datei an. Nutzen Sie dazu z.B. Notepad oder kopieren Sie die vorhandene Datei config.ini, benennen diese um und ändern dann den Inhalt entsprechend.