Amtliche Schulverwaltung - Dokumentation - bers:alle:altdatenpflege

Kammer-ID der Schüler aus WinSD übernehmen (optional)

anonymous@undisclosed.example.com (Anonymous) — Fri, 02 Aug 2024 08:45:10 +0000

Kammer-ID der Schüler aus WinSD übernehmen (optional)

Fachlicher Hintergrund

Die Altdatenübernahme nach ASV übernimmt leider nicht die Kammer-ID der Schüler aus der WinSD.

Fachliches Vorgehen

1. Herunterladen einer ZIP-Datei

Hilfsdatei: WinSD_Berichte_SchuelerKammerID (Stand 30.11.2021)

Laden Sie sich die ZIP-Datei herunter.
Entpacken Sie diese auf Ihrem Desktop.
Sie besteht aus
- WinSD-Berichtedatei
- leere Textdatei SchuelerKammerID.csv

2. Export der Schüler-Kammer-IDs aus WinSD

Exportieren Sie nun ihre alten Schüler-Kammer-IDs aus WinSD.

Öffnen Sie WinSD.
Öffnen Sie im Menü „Auswertungen“ > „Berichtsbibliothek“
Klicken Sie dort auf den Button „direkt“
Navigieren Sie zum Ordner, den Sie vorher entpackt haben.
Wählen Sie die Berichte-Datei „Fam_Geb_Klasse_BBIG.ahr“.
Stellen Sie die Ausgabe auf „Zwischenablage“ um.
Klicken Sie auf den Button „Bericht drucken“. Die Daten liegen nun in Ihrer Zwischenablage.
Öffnen Sie im Ordner, den Sie zu Beginn entpackt haben, die leere CSV-Datei. Der Dateiname lautet: SchuelerKammerID.csv. Wenn der Doppelklick nicht funktioniert: Öffnen Sie die Datei über einen Rechtsklick auf die Datei > Öffnen mit > dann z.B. Editor oder Notepad++. Excel zum Bearbeiten wird nicht empfohlen, weil es die Dateistruktur ändert.
Fügen Sie darin die Zwischenablage nach der Kopfzeile ein. Die Kopfzeile muss die erste Zeile bilden!

Die erstelle Datei sieht dann beispielsweise so aus:

"familienname","geburtsdatum","klasse","kammerid"
"Meier","05.01.2001","IK12A","111-111-1"
"Huber","14.02.1999","GM10B","222-222-3"
"Toller","09.11.2002","EK10A","333-333-3"
...

3. Schnittstelle zum Einlesen der Daten ausführen

Öffnen Sie die ASV.
Klicken Sie im Menü auf „Datei“ > „Verwaltung“ > „Schnittstellen“.
Wählen Sie rechts die Schnittstelle „BS_Import_Zuordnung“.
Klicken Sie mittig unten auf den Button „Start ..“
Öffnen dauert ca. 15 Sekunden.
Wählen Sie im Menü „Import der Stammdaten“ > „Kammer-ID importieren“
Klicken Sie im neuen Fenster auf „Durchsuchen“
Wählen Sie den Speicherordner der CSV-Datei SchuelerKammerID.csv und dann „Öffnen“.
Klicken Sie auf „Importvorgang starten“. Der Import dauert ca. 30 Minuten bei 3.000 Schülern.
Wenn „Import abgeschlossen“ erscheint, ist der Vorgang mit Erfolg beendet worden.

Kammerzugehörigkeit der Betriebe aus WinSD übernehmen (optional)

anonymous@undisclosed.example.com (Anonymous) — Fri, 02 Aug 2024 08:44:22 +0000

Kammerzugehörigkeit der Betriebe aus WinSD übernehmen (optional)

Fachlicher Hintergrund

Die Altdatenübernahme nach ASV übernimmt leider die Kammerzugehörigkeit eines Betriebs nicht. Technischer Hintergrund: In WinSD gab es eine feste Kammerzuordnung zu einem Betrieb. In ASV ist es möglich, zu einem Betrieb beliebig viele Ansprechpartner zu hinterlegen. In ASV wird die Kammerzuordnung nun beim Ansprechpartner des Ausbildungsbetriebs verortet, ebenfalls wird dort hinterlegt, für welche Berufenummer der Ansprechpartner gilt.

Fachliches Vorgehen

1. Herunterladen einer ZIP-Datei

Hilfsdatei: WinSD_Berichte_BetriebeKammerID (Stand 12.11.2021)

Laden Sie sich die ZIP-Datei herunter.
Entpacken Sie diese auf Ihrem Desktop.
Sie besteht aus
- WinSD-Berichtedatei
- leere Textdatei BetriebeKammerID.csv

2. Änderung der schuleigenen Kammer-Schlüssel auf die ASV-Schlüssel

Öffnen Sie WinSD.
Öffnen Sie im Menü „Datei“ > und setzen den Haken bei „Pflegemenü“
Öffnen Sie im Menü „Pflegemenü“ > „Schuleigene Schlüssel“
1) Klicken Sie auf den Button „Suchen“
2) Wählen Sie den Schlüssel „BBiG“ aus
3) Klicken Sie einen beliebigen Schlüssel daraus an.

Sie müssen jeden einzelnen Schlüssel durchklicken.

Prüfen Sie die Schlüsselnummer (ALT)
Vergleichen Sie diese mit folgender Liste. So müssen die Schlüssel heißen, damit die Reparatur in ASV möglich ist.
In diesem Beispiel ist der SchlüsselALT (158) falsch. Ändern Sie ihn auf den ASVschlüssel (IHK Passau = 008).

030	Bay. Architektenkammer
031	Bay. Ingenieurekammer-Bau
026	Bay. Landesapothekerkammer
023	Bay. Landesärztekammer
029	Bay. Landespsychotherapeutenk.
025	Bay. Landestierärztekammer
024	Bay. Landeszahnärztekammer
032	Bay. LGL
027	Bay. Verwaltungsschule
033	Bundesversicherungsamt
034	Deutsche Rentenversicherung
471	Dienstbeh. Gerichtsvollzieher
HWK	Handwerkskammer
004	HWK für Mittelfranken
001	HWK für München und Oberbayern
003	HWK für Oberfranken
006	HWK für Schwaben
005	HWK für Unterfranken
002	HWK Niederbayern-Oberpfalz
014	IHK Aschaffenburg
007	IHK für München und Oberbayern
008	IHK für Niederbayern in Passau
010	IHK für Oberfranken Bayreuth
012	IHK Nürnberg für Mittelfranken
009	IHK Regensburg für OPF/Kelheim
015	IHK Schwaben
013	IHK Würzburg-Schweinfurt
011	IHK zu Coburg
IHK	Industrie- u. Handw.-Kammer
LAK	Landwirtschaftskammer
NOK	Notarkammer
020	Patentanwaltskammer München
019	RAK Nürnberg
018	RAK OLG Bamberg
017	RAK OLG München
016	Rechtsanwaltskammer
022	Steuerberaterkammer München
028	Steuerberaterkammer Nürnberg
021	Wirtschaftsprüferkammer Bayern

Ändern Sie jeden Schlüsseleintrag auf den „neuen“ ASV Schlüssel ab.
Nach erfolgter Änderung bestätigen Sie bitte, dass die Schlüsseländerung auch auf die Betriebe angewandt werden soll.

Wenn Sie all Ihre BBiG-Schlüssel auf die neuen ASV-Schlüssel umgeändert haben, ist dieser Schritt erledigt.

3. Export der Betriebedatei aus WinSD

Exportieren Sie nun ihre alten Betriebedaten mit der dazugehörigen Kammer-ID.

Öffnen Sie WinSD.
Öffnen Sie im Menü „Auswertungen“ > „Berichtsbibliothek“
Klicken Sie dort auf den Button „direkt“
Navigieren Sie zum Ordner, den Sie vorher entpackt haben.
Wählen Sie die Berichte-Datei „Betriebe_Schlüssel_BBIG.ahr“.
Stellen Sie die Ausgabe auf „Zwischenablage“ um.
Klicken Sie auf den Button „Bericht drucken“. Die Daten liegen nun in Ihrer Zwischenablage.
Öffnen Sie im Ordner, den Sie zu Beginn entpackt haben, die leere CSV-Datei. Der Dateiname lautet: BetriebeKammerID.csv. Wenn der Doppelklick nicht funktioniert: Öffnen Sie die Datei über einen Rechtsklick auf die Datei > Öffnen mit > dann z.B. Editor oder Notepad++. Excel zum Bearbeiten wird nicht empfohlen, weil es die Dateistruktur ändert.
Fügen Sie darin die Zwischenablage nach der Kopfzeile ein. Die Kopfzeile muss die erste Zeile bilden!

Die erstelle Datei sieht dann beispielsweise so aus:

"kuerzel","kammerid"
"0455","027"
"0659","008"
"0616","008"
"0252","004"
...

4. Schnittstelle zum Einlesen der Daten ausführen

Öffnen Sie die ASV.
Klicken Sie im Menü auf „Datei“ > „Verwaltung“ > „Schnittstellen“.
Wählen Sie rechts die Schnittstelle „BS_Import_Zuordnung“.
Klicken Sie mittig unten auf den Button „Start ..“
Öffnen dauert ca. 15 Sekunden.
Wählen Sie im Menü „Tools“ > „Betriebe Kammerzuordnung importieren“
Klicken Sie im neuen Fenster auf „Durchsuchen“
Wählen Sie den Speicherordner der CSV-Datei BetriebeKammerDaten.txt und dann „Öffnen“.
Klicken Sie auf „Importvorgang starten“. Der Import dauert ca. 30 Minuten bei 3.000 Betrieben.
Wenn „Import abgeschlossen“ erscheint, ist der Vorgang mit Erfolg beendet worden.

Kontodaten der Schüler übernehmen (optional)

anonymous@undisclosed.example.com (Anonymous) — Fri, 02 Aug 2024 08:45:51 +0000

Kontodaten der Schüler übernehmen (optional)

Fachlicher Hintergrund

Derzeit werden die Kontodaten (Bankleitzahl, Kontonummer, IBAN und BIC) bei der Altdatenübernahe nicht automatisch übernommen.

Fachliches Vorgehen

Falls Sie noch keine ADÜ durchgeführt haben, gibt es die Möglichkeit, einen SQL-Befehl auf der Datenbank des DSS auszuführen.

update asv.svp_wl_wert set schluessel_alt=schluessel, kuerzel_alt=schluessel where werteliste_id='1033'

Anschließend werden die Kontodaten bei der ADÜ übernommen.

Bitte kontaktieren Sie zusätzlich Ihren zuständigen Multiplikator, der Sie bei der Umsetzung unterstützt.

Lehrerdaten aus WinLD exportieren

anonymous@undisclosed.example.com (Anonymous) — Wed, 17 Apr 2024 14:45:38 +0000

Lehrerdaten aus WinLD exportieren

Überprüfen Sie, ob auf der Seite https://winsv.asv.bayern.de ein Update für die WinLD bereitliegt und installieren Sie dieses gegebenenfalls.

Haben Sie die Pflege der WinLD-Daten beendet, können Sie nun den Datenexport für ASV durchführen.
Der Datenexport aus WinLD wird beim ersten Fehler abgebrochen. Es gibt keine Gesamtauflistung der Fehler. Die meisten Fehler tauchen aber schon im Prüfprotokoll „Übermittlung – Daten prüfen“ auf und können auf dieser Grundlage behoben werden. Wenn die Schule diese Fehlermeldung im Prüfprotokoll für die Statistik ignoriert hat, dann tauchen diese Fehler beim Export zu ASV nochmal auf und müssen korrigiert werden. Haben Sie die Pflege der WinLD-Daten beendet, können Sie nun den Datenexport für ASV durchführen.

Starten Sie die WinLD
Menü Pflege → Export zu ASV
Es öffnet sich das Dialogfenster für den Altdatenexport

WinSD nutzt normalerweise immer C:\WINSV\ als Pfad, zumindest liegt der Ordner im Laufwerks-Hauptpfad. Sie sollten die Daten aus WinLD gleich an den Speicherot der winSD abspeichern, weil winSD diese benötigt, um die winSD-Daten mit denen der winLD zu vergleichen (insbesondre Klassennamen).

Die Ordnerstruktur für den Datenexport besteht aus dem Wurzelordner „ASV_Altdaten“, der sich an einer beliebigen Stelle im Dateisystem befinden darf.
Unterhalb dieses Wurzelordners werden während des Datenexports durch die Schulverwaltungsprogramme zwei Unterverzeichnisse „lehrer_21_22“ sowie „SCHUELER_21_22“ (Ordnernamen sind verbindlich) angelegt.
Wählen Sie hier den Speicherort für den Wurzelordner!
Falls Sie den Datenexport aus WinSD bereits durchgeführt haben, wählen Sie den selben Wurzelordner wie bei WinSD
Durch das Klicken auf den Button „Übertragen“ beginnt der Datenexport.
Eine Fehlermeldung beim Datenexport sieht folgendermaßen aus und muss bereinigt werden.

Sind alle Fehler bereinigt, wird der Datenexport erfolgreich durchgeführt.

Bitte diese Ordnerstruktur auf jeden Fall beachten und auf keinen Fall verändern!!

Wenn Sie nun die WinSD- und(!!!) die WinLD-Daten exportiert haben, können Sie die Altdatenübernahme durchführen. Zuvor müssen Sie jedoch – sofern noch nicht geschehen – die eigene Schule anlegen.

Lehrerdaten in WinLD pflegen

anonymous@undisclosed.example.com (Anonymous) — Tue, 28 Oct 2025 14:55:22 +0000

Lehrerdaten in WinLD pflegen

Allgemeine Eintragungshinweise

Die Schulnummer der Stammschule muss bei jeder Lehrkraft eingetragen sein.
Dies ist in der Regel die eigene Schule. Eine Ausnahme stellen abgeordnete Grund- und Mittelschullehrkräfte sowie mobile Reserven dar. Hier muss die Schulnummer der jeweiligen abgebenden Grund- bzw. Mittelschule eingegeben werden.
Lehrkräfte, die schon zum 20.10. des vorangegangenen Schuljahrs nicht mehr an der Schule waren (z. B. wegen Versetzung, Pensionierung) sollten gelöscht werden.
Hinweis: Lehrkräfte in der Ruhephase der Altersteilzeit oder im Sabbatjahr des Freistellungsmodells dürfen nicht gelöscht werden.
Achten Sie auf vollständige Einträge in der Matrix: Kopplungen, Zusatzstunden bzw. Kürzungen extra eingeben!
Führen Sie eine Datenprüfung durch!

Abgleich der PKZ

Zur Oktoberstatistik bekommen Sie eine Abgleichdatei, mit der Unterschiede im Datenstand zwischen Schule und StMUK abgeglichen werden sollen. Bitte führen Sie den Abgleich unbedingt durch und achten Sie dabei insbesondere auf unterschiedliche PKZs!

Bitte überprüfen Sie bei einer Differenz die PKZ anhand des Lehreraktes. Falls dies nicht möglich ist oder dennoch Unklarheit herrscht, wenden Sie sich an die zuständige Regierung.

Sollte ein Lehrer keine vollständige PKZ haben:

Lesen Sie die Doku-Seite zu PKZ bei Lehrkräften
Löschen Sie den Lehrer in der WinLD
Legen Sie den Lehrer nach der ADÜ manuell in der ASV als Dummy-Lehrer an
Sobald Ihnen die Regierung die vollständige PKZ mitgeteilt hat, ergänzen Sie die PKZ und melden den Lehrer an ASD an

Es ist für die spätere Datenmeldung US äußerst wichtig, dass die PKZs korrekt und aktuell sind.

Hintergrund:
Falls z. B. eine andere Lehrkraft als ursprünglich geplant eingestellt oder zugewiesen wurde, kam es im Schulalltag nicht selten vor, das vergessen wurde, neben dem Namen auch das Geburtsdatum – und damit die PKZ – der Lehrkraft zu ändern. Wurde die Lehrkraft auch von einer anderen Schule gemeldet, wie es bei Aushilfen häufig vorkommt, hat diese Lehrkraft in ASD zwei unterschiedliche PKZs und wird dort doppelt geführt. Da die Lehrerzuweisung später jedoch von ASD zur ASV geschehen soll, kann dies zu großen Problemen führen.

Zugang und Abgang

Bei neuen Lehrkräften muss ein Zugang erfasst werden (Ausnahme: Lehramtsanwärter und unterhälftig Beschäftigte). Bei Lehrkräften, die die Schule verlassen, muss ein Abgang eingetragen werden.

Anrechnungen, Ermäßigungen und andere Schule

Achten Sie darauf, die Felder „Anrechnungen“, „Ermäßigung“ und „andere Schule“ zu pflegen!

Vorbereiten der Matrix

Die Darstellung von Mischklassen, d.h. Klassen, in denen mehrere Klassengruppen (jahrgangskombinierte Klassen, Übergangsklassen, aber auch Ausbildungsrichtungen/Wahlpflichtfächergruppen/Zweige) enthalten sind, ändert sich in ASV gegenüber der WinLD. Im Gegensatz zur WinLD gibt es in ASV bei Mischklassen mindestens 3 Zeilen:

Zeile für den gemeinsamen Unterricht in allen Klassengruppen (meist z.B. Deutsch, Englisch, etc.)
Zeile für den Unterricht, der nur in der 1. Klassengruppe unterrichtet wird
Zeile für den Unterricht, der nur in der 2. Klassengruppe unterrichtet wird
Zeile …

Sind in WinLD die gemeinsamen Unterrichte der Klassengruppen bereits gekoppelt, so ist in ASV i.d.R. keine Nachbearbeitung mehr nötig. Sie können die Nachbearbeitung aber auch in ASV vornehmen.

Sind Sie mit der Pflege der WinLD-Daten fertig, können Sie die Daten für die ASV exportieren.

Schülerdaten aus WinSD exportieren

anonymous@undisclosed.example.com (Anonymous) — Wed, 17 Apr 2024 14:45:38 +0000

Schülerdaten aus WinSD exportieren

Haben Sie Ihre Daten in der WinSD vorbereitet, führen Sie zunächst eine Datenprüfung durch.
Nach der Statistik sollten die Daten geprüft und korrigiert sein. Da aber oft schon wieder damit gearbeitet wurde, kann eine erneute Überprüfung angebracht sein.

Datenprüfung

Fehler, die bereits in WinSD korrigiert werden, führen zu einer besseren Datenqualität in ASV und ersparen viel Arbeit bei der Nachbearbeitung der Daten. }

Konsistenzprüfung

Menü Datensatz → Datenprüfung
Anklicken: Dateistruktur, ohne Strukturübersicht und Datenprüfung starten
Die im Fehlerprotokoll ausgegebenen Fehler sollten alle korrigiert werden; Korrekturhinweise sind im Fehlerprotokoll enthalten.

Plausibilitätsprüfung

Menü Datensatz → Datenprüfung
Anklicken: Schüler und Klassen: Wichtig: alle Daten
Datenprüfung starten

Die Organisationsklasse für ausgetretene Schüler (AUS) wird beim Export nicht berücksichtigt und kann deshalb bei der Datenprüfung übergangen werden.
Klassen für Neuzugänge (Import-Klassen) würden nach ASV importiert. Diese Klassen sollten aber leer, ohne Schüler, sein.

Durchführung des Datenexports

Hinweis:
Bevor Sie den Export durchführen, vergewissern Sie sich bitte, ob auf der Seite https://winsv.asv.bayern.de ein Update für die Schülerdatei bereitliegt.
Bitte spielen Sie ein solches Update unbedingt vor dem Altdatenexport ein!

Werden in WinSD mehrere Schulen geführt, dann muss bei allen Schulen das Schuljahr übereinstimmen.

Starten Sie WinSD (falls nicht schon geschehen)
Aktivieren Sie das Pflegemenü
Menü Pflege → Export/Import andere Daten → Export für ASV-Altdatenübernahme
Es öffnet sich das Dialogfenster für den Datenexport
- Das Optionsfeld „Unvollständige Daten bei den Anschriften/Erziehungsberechtigten nicht exportieren“ sollte aktiviert sein, da sonst unvollständige Adressdaten zu einem Abbruch bei der Altdatenübernahme führen.
- Wählen Sie als Ordner für den Altdatenexport den gleichen Wurzelordner wie beim Export der WinLD-Daten.

Bitte diese Ordnerstruktur auf jeden Fall beachten und auf keinen Fall verändern!!

Der Export aus winLD sollte bereits in diesem Ordner gespeichert sein, weil im Nachgang der Export noch prüfen muss, ob die winSD-Daten zu den winLD-Daten passen.

Altdatenexport starten Vor dem Export werden die Daten auf nicht zulässige Zeichen geprüft. Der Export wird ggf. (vgl. Exportprotokolle) abgebrochen.
Eventuell werden bei der Datenprüfung Fehler gefunden. Wenn diese nicht gravierend sind, finden Sie aber folgenden Vermerk am Ende des Prüfprotokolls:

Falls Fehlerhinweise vorhanden sind, fragt das Programm noch extra nach:

Sie können nun mit „nein“ den Datenexport starten.

Auswertung der Exportprotokolle

Die Datenprüfung enthält keine Fehler.
Schüler mit der Klassenart „AUS…“, die es in ASV nicht mehr gibt, werden nicht exportiert. Dennoch wird für jeden Schüler der AUS-Klasse eine Fehlermeldung erzeugt, welche aber ignoriert werden kann.

Falls die Datenprüfung fatale Fehler (vgl. Screenshot) ergibt, so sind diese zu korrigieren und der Export erneut durchzuführen. Stehen im Prüfprotokoll lediglich Hinweise bzgl. nicht berücksichtigter Schüler, so kann der eigentliche Export durchgeführt werden.

Heben Sie das Exportprotokoll gut auf. Es gibt Hinweise auf nachzubearbeitende Schülerdatensätze (z.B. nicht exportierte „Art der Anrede“!)

Schülerdaten in WinSD pflegen

anonymous@undisclosed.example.com (Anonymous) — Fri, 02 Aug 2024 08:41:27 +0000

Schülerdaten in WinSD pflegen

Fachlicher Hintergrund

Um die Pflegearbeiten in der ASV nach der Altdatenübernahme möglichst gering zu halten, sollten Sie die folgenden Eintragungshinweise bereits bei der anstehenden Neuaufnahme der Schüler beachten!

Abgleich der Klassenbezeichner in WinLD/WinSD

Die Klassenbezeichnungen müssen in WinLD und WinSD exakt gleich lauten.
Jede Klasse muss sowohl in WinLD als auch WinSD existieren.

Schwierigkeiten würde z.B. bereiten:

WinSD	WinLD	Erläuterung
11SA	11 SA	Leerzeichen
11SA	011SA	Andere Schreibweise der Jahrgangsstufe
11SA	11Sa	Unterschied in der Groß-/Kleinschreibung

Verbotene Sonderzeichen

Löschen Sie unerlaubte Sonderzeichen aus dem Name von Schüler / Eltern / Betrieb oder aus den Bemerkungsfeldern

Zeichen	Ersetzen durch	Erläuterung
„	löschen	Anführungszeichen
'	löschen	Hochkomma
!	löschen	Ausrufezeichen
;	löschen	Strichpunkt

Anschriften (Seite 1)

Zweckentfremdung des Bereichs "Weitere Anschrift"

Eine Zweckentfremdung des Bereichs „Weitere Anschrift“ stellt für den Altdatenexport in der Regel kein Problem dar. Eine Ausnahme ist weiter unten beschrieben.
Sie müssen daher in der WinSD nicht alle Eintragungen im Feld „Weitere Anschrift“ löschen!

Die verbreitete Zweckentfremdung des Bereichs „Weitere Anschrift“ sollte jedoch möglichst gering gehalten werden, da diese Informationen in der Regel einen unvollständigen Datensatz darstellen und somit beim Export der Daten nicht in die ASV übertragen werden. D.h. sie müssen nach der Altdatenübernahme händisch nachgepflegt werden. In der WinSD selbst schaden solche Einträge normalerweise nicht!

Es ist aber unbedingt darauf zu achten, dass bei einer solch kreativen Verwendung nicht versehentlich ein gültiger Anschriftendatensatz (PLZ, Ort, Straße) erzeugt wird. Bei einer weitergehenden Zweckentfremdung können ggf. auch echte Probleme entstehen.

Folgendes Beispiel erzeugt einen gültigen, wenn auch sinnfreien und bzgl. ASV problematischen Adressdatensatz:

Es dürfen keinesfalls „kreative“ Einträge in den Feldern „Anschrift gilt für“ stehen!

Tipp: Die Adressdaten können für die Nachpflege in ASV über die WinSV-Funktion „Definierbare Listen“ z. B. in eine Excel-Tabelle exportiert und dort „zwischengelagert werden“.
Dies sollte sinnvollerweise jedoch erst unmittelbar vor dem Altdatenexport erfolgen.

Anleitung für den Export der Inhalte der Adressdaten-Felder mit einer definierbaren Listen der Schülerdatei WinSD

1. Öffnen Sie die die Definierbaren Listen über Auswertungen → Definierbare Listen (Bild 1)

2. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen ‘Export für andere Programme’ → Schaltfläche ‘Exportoptionen’
3. Die Festlegungen zum Export werden zunächst im Fenster „Optionen für den Datenexport“ getroffen (Bild 2). Wählen Sie hier alle gewünschten Merkmale, die Sie exportieren möchten. Weitere acht Merkmale, die hier nicht aufgeführt sind (z. B. Telefonnummer, Email-Adresse etc.), können Sie nach Bestätigung mit OK über die entsprechenden Schaltflächen hinzufügen.
Einstellungen
Alle für die Liste gewählten Merkmale (Merkmal 1 bis Merkmal 8) und zusätzlich diejenigen Merkmale, die im Fenster der Exportoptionen durch Ankreuzen ausgewählt wurden werden beim „Drucken“ der Liste in die Zwischenablage kopiert.
Für das Exportformat: wählen Sie z. B. „Export über Zwischenablage (z.B. für Excel)“ und aktivieren Sie sinnvollerweise die Option „Feldnamen in 1. Zeile“, um in der späteren Exceltabelle Spaltenüberschriften zu erhalten.

4. Wichtig: Erst durch Klicken der Schaltfläche „Listen drucken“ werden die Datensätze exportiert und in die Zwischenablage kopiert.

5. Über die rechte Maustaste Einfügen oder über das Tastaturkürzel Strg + v können die Inhalte nun in ein Worddokument oder eine Exceltabelle eingefügt werden.

Straße und Hausnummer

Eine Fehleintragung im nachfolgend beschriebenen Bereich stellt hinsichtlich der Altdatenübernahme in ASV kein Problem dar.
Allerdings wird dann die Hausnummer nicht korrekt dem Hausnummernfeld zugeordnet und muss später in ASV manuell nachgepflegt werden.

Zwischen Straße und Hausnummer ist zwingend ein Leerzeichen zu setzen. Kein Leerzeichen hingegen zwischen den Hausnummerbestandteilen (z.B. 109b)

Hintergrund
In ASV wird die Hausnummer einem eigenen Feld zugeordnet. Dabei „sucht“ das Programm von rechts her nach dem ersten Leerzeichen im Anschriftfeld und interpretiert alles links davon als Straße, alles rechts davon als Hausnummer.

Bei „exotischen“ Hausnummern wie z.B. „5 1/3“ wird dadurch beim Import der Daten die „5“ der Straße zugeschlagen. Derartige Situationen erfordern später in ASV geringfügige Nachpflege.

Ortsteile

Falls Sie die Ortsteile bis jetzt z.B. in der Form Ort/Ortsteil geführt haben, wird dies auch so in die ASV übertragen. Die Vergabe der Gemeindekennzahl in ASV erfolgt automatisch anhand der Postleitzahl.
Da in der ASV alle Orte Bayerns samt Ortsteilen hinterlegt sind, führt der Eintrag in der Form Ort/Ortsteil jedoch dazu, dass ASV diesen Ort nicht erkennt. Dies ist für die Altdatenübernahme unschädlich, sollte aber in ASV nachgepflegt werden, da sonst saubere Listen und Filterungen nach Ortsteilen nicht möglich sind.

Die Pflege der Ortsteile kann in WinSD auch über den schuleigenen Schlüssel ORTSTEIL und Eintragung auf Seite 2 geschehen.

Leider werden aber die so eingetragenen Ortsteile nicht in die ASV übertragen und müssen – sofern benötigt – dort ebenso manuell nachgepflegt werden!

Empfehlung: Lassen Sie die Ortsteile in WinSD so, wie Sie es bisher gehandhabt haben. Eine Nachpflege der Ortsteile muss in ASV in jedem Fall erfolgen. Geben Sie unbedingt auch die Gemeindekennzahl an!

Wohnort nicht in Bayern

Liegt der Wohnort eines Schülers nicht in Bayern wird der richtige Eintrag im Merkmal Gemeindekennzahl wie folgt ermittelt:

Weitergehende Informationen finden Sie hier für:

Wohnort außerhalb Bayerns aber in Deutschland
Wohnort außerhalb Deutschlands (= Gemeindekennzahl 000000)
Schule außerhalb Bayern

Geltungsbereich der Anschrift

Die doppelte Verwendung von Schlüsseln bei „Anschrift gilt für“ sollte wenn möglich vermieden werden. Allerdings darf das Feld „Anschrift gilt für“ nicht leer sein, sonst muss es in ASV bei jedem Schüler manuell nachgepflegt werden!

In der ASV wird dem Schüler genau ein Wohnort zugewiesen. Hierbei sollte der Ort gewählt werden, an dem sich der Schüler während des Schuljahres meist aufhält; also z.B. bei getrennt lebenden Erziehungsberechtigten entweder beim Vater oder bei der Mutter. Im Ausnahmefall kann es vorkommen, dass ein Schüler tatsächlich z. B. im 14-tägigen Wechsel bei Vater und Mutter wohnt. Bitte nur in diesem Fall S/VA und S/MU eintragen. Bei der Altdatenübernahme wird in diesem Fall der Schüler dann dem ersten Erziehungsberechtigten zugeordnet.

Zweitanschriften für den gleichen Erziehungsberechtigten sollten ebenfalls die Ausnahme darstellen. Bitte diese Fälle hinsichtlich der Altdatenübernahme im Auge behalten und nach der Altdatenübernahme überprüfen.

Migrationshintergrund erfassen (Seite 1)

Achten Sie darauf, bei Kindern mit Migrationshintergrund die entsprechenden Felder (Staatsangehörigkeit, nicht deutsches Geburtsland) nicht leer zu lassen!

Eltern getrennt erfassen (Seite 2)

Die folgenden Hinweise sollten unbedingt vor der Altdatenübernahme umgesetzt werden.
Es empfiehlt sich, die neuen Schüler in der Anmeldewoche bereits korrekt zu erfassen!

Hintergrund
Aus den Feldern der Erziehungsberechtigten auf Seite 2 der WinSD generiert die ASV bei der Altdatenübernahme zwei getrennte Datensätze für den ersten und einen weiteren Erziehungsberechtigten. Sind die Eltern nicht getrennt erfasst, führt dies zu einem erheblichen Nachpflegeaufwand in der ASV, da das Programm z. B. aus der kombinierten Eintragung beider Vornamen der Erziehungsberechtigten keine korrekte Zuordnung zu den beiden Datensätzen für die Erziehungsberechtigten ableiten kann! Es empfiehlt sich, zuerst die Mutter einzutragen (entgegen der Abbildung), da sonst nach der Datenübernahme in der Briefanrede der Vater als erstes genannt wird.

LRS/Legasthenie erfassen (Seite 3)

Achten Sie darauf, bei LRS/Legasthenie das Datum anzugeben, bis zu dem das ärztliche Attest gilt!

Zuzug erfassen (Seite 4)

Bei Schülern mit Migrationshintergrund müssen bei Zuzug in die BRD das Zuzugsdatum, das Herkunftsland und ggf. die Art eingetragen werden.

Haben sie Ihre Daten durchgepflegt und auch bereits bekannte Fehler korrigiert, geht es mit der Datenprüfung und dem Export weiter.