Amtliche Schulverwaltung - Dokumentation - bers:alle:datenpflege_datenpruefung

B.3. Datenpflege der Fächer durchführen

anonymous@undisclosed.example.com (Anonymous) — Thu, 25 Nov 2021 09:55:24 +0000

B.3. Datenpflege der Fächer durchführen

In bestimmten Konstellationen werden manche Fächer während der ADÜ nicht in die Matrix übernommen.
Ursache hierfür ist ein Zuordnungsproblem in ASV aufgrund mehrfach vorhandener Alt-Schlüssel für diese Fächer

Grundlegendes Problem mit Fächern

Der Umfang mit Fächern ist bei der ASV komplett (!) anders als in der WinSV. Fächer sind nötig bei der Statistik, der Notenerfassung, Notenbögen und beim Zeugnisdruck. Damit die ASV dies alles korrekt abwicklen kann, müssen die Fächer richtig gepflegt sein.

Schritte zur Fächer-Umstellung	Link zur Doku
	Schritt 1: Über die Abbildung der Unterrichtsfächer informieren Schritt 2: Unterrichtsfächer laut ISB-Lehrplan ermitteln Schritt 3: Zuordnung Lehrplanfach zu ASD-Fach (amtlich) Schritt 4: Stundenplanung SJ 21/22 mit neuen Fächern Schritt 5: Pflege der Fächer in ASV Schritt 6: Anpassung der Fachzuordnungstabelle Stundenplanprogramm zu ASV

Sammelfächer

Während es in der WinSV nur möglich war, Unterricht als z.B. FU_W (Fachunterricht Wirtschaft / Gesundheit / Bau / Agrar / Metall usw.) in der Oktober-Statistik zu melden, erwartet die ASV eine genaue Zuordnung. Dabei muss jedes Unterrichtsfach (z.B. KSK = Kaufmännische Steuerung und Kontrolle) einem amtlichen ASD-Fach zugeordnet werden. Eine pauschale Meldung als „Fachunterricht Wirtschaft“ wird für die US zwar geduldet, die Nutzung von Sammelfächern schließt aber die Benutzung der ASV für die Notenerfassung, Notenerfassung-Online sowie alle Zeugnisse und einen Großteil der Berichte aus.

Es wird DRINGEND empfohlen, keine Sammelfächer mehr zu verwenden. Tun Sie dies nur nach Rücksprache mit Ihren zuständigen Multiplikator. Sie verbauen sich damit die zukünftige Nutzung aller wesentlicher Komfort-Funktionen der ASV. Eine manuelle Korrektur dieses Zustands ist zwar nachträglich noch möglich, aber mit einem hohen Aufwand verbunden.

Löschung ungültiger Fächer

Ist ein oder mehrere Fächer unter Schulische Daten → Fächer rot markiert oder wird ein oder mehrere Fächer in der Plausi-Prüfung als fehlerhaft erkannt, heißt dies, dass Ihre Schule noch ein amtliches ASD-Fach in der Fächerliste hat, welches nicht mehr gültig ist. Diese können Sie einzeln oder per Konsistenzprüfung löschen.
Öffnen Sie dazu Datei → Verwaltung → Schnittstellen → Konsistenzprüfung 2.1 und wählen Sie dieses Menü aus:
.

Nun werden alle inkonsistenten Fächer angezeigt. Markieren Sie in der rechten Spalte alle Fächer, die sie nun auf einmal löschen möchten.

Tipp 1: Kontrolle der Fächer / Sichtbarkeit in der Matrix

Prüfen Sie nach erfolgter Altdatenübernahme, ob in der Matrix die Fächer korrekt übernommen wurden.
Sollte das der Fall sein, ist keine Korrektur von Ihrer Seite erforderlich.

Sollten die Fächer fehlen, müssen Sie zunächst die erforderliche Fachspalten in der Matrix anlegen.
Gehen Sie wie folgt vor:

Schritt 1 - Identifikation der richtigen Fächer

Wählen Sie Datei - Schulische Daten - Fächer oder das entsprechende Symbol auf dem Begrüßungsbildschirm.

Für die Bearbeitung der Fächer müssen Sie über die entsprechenden Berechtigungen verfügen. Diese sind z.B. in der Rolle ASV-Betreuer enthalten.

Unter Umständen finden sich mehrere Varianten für die Fächer Kunst und Musik, die z.T. als selbst angelegte Fächer während der Altdatenübernahme übernommen werden. Diese können gelöscht werden. Das zu bearbeitende „richtige“ Fach lässt sich bei identischem Fachschlüssel über den deaktivierten Parameter „von der Schule selbst erstelltes Fach“ ausfindig machen. Nehmen Sie ggf. noch Anpassungen beim schuleigenen Kürzel vor, um der Verwechslungsgefahr vorzubeugen.

Beachten Sie, dass die gewählten Fächer den richtigen Fachschlüssel aufweisen: Allgemeinbildende Fächer (Deutsch, Religion) werden in allen Schularten eingesetzt.

Schritt 2 - Einstellung des Faches

Kontrollieren Sie im Reiter Einstellungen, ob alle erforderlichen Eintragungen vorhanden sind.

Pflichtfach
Wahlpflichtfach
ggf. Wahlfach
ggf. Fachkategorie muku
Fachspalten in der Matrix (mindestens eine)

Speichern Sie Ihre Einstellungen und kontrollieren Sie, ob die Fächer nun in der Matrix auftauchen:

Schritt 3 - Einpflege von Unterrichtselementen/ Zuordnung von Schülern

Richten Sie abschließend die benötigten Unterrichtselemente ein und ordnen Sie diejenigen Schüler den Unterrichtselementen zu, die den Unterricht jeweils besuchen.
Alternativ steht für die Nachpflege die Fächerwahl der Schüler zur Verfügung. Bitte prüfen Sie dort, ob die bei den Einstellungen der Fächerwahl die richtigen Fächer eingetragen sind.

Tipp 2: Kontrolle der Fächerzuordnungen zu den Schülern

Abhängig von den Eintragungen in WinLD tauchen die Unterrichtselemente in der Matrix von ASV entweder bei Sport als Smw (1/2) oder bei S (3/4) auf. Dies kann auch andere Fächer betreffen. Wenn Sie nun im Schülermodul im Reiter Unterricht die Eintragungen beim Schüler überprüfen, werden Sie feststellen, dass dort ein Eintrag für S bzw. Smw existiert, der auch korrekterweise mit einem Unterrichtselement verknüpft ist.

Theoretisch könnten Sie den überflüssigen Eintrag bei jedem Schüler einzeln löschen. Wesentlich bequemer und schneller lässt sich das mit der Fächerwahl lösen:
Schritt 1: Wählen Sie im Menü Datei - Schüler - Fächerwahl und selektieren Sie im Navigator die Klasse, die Sie bearbeiten möchten.
Schritt 2: Entfernen Sie bei einem Schüler das Häkchen im Fach Sport.
Schritt 3: Selektieren Sie im Kontextmenü „Wert für Spalte übernehmen.

Schritt 4: Wiederholen Sie den Schritt für alle betroffenen Klassen.

Tipp 3: Ergänzung fehlender Fächer (Pflichtfach, Wahlfach, Wahlpflichtfach)

Um die Fächer den Schülern zuzuordnen rufen Sie über DATEI – SCHÜLER – FÄCHERWAHL die Fächerwahlseite auf.

Dort rufen Sie MODULBEZOGENE FUNKTIONEN auf und fügen sie dort das fehlende Fach (hier z.B. Förderunterricht) beim richtigen Reiter (hier Pflichtfächer) ein. Vergessen Sie nicht im Feld Überschrift die Überschrift für die Liste Fächerwahl mit einzutragen.

Jetzt ist der Förderunterricht zu sehen und kann aktiviert werden. Falls der Unterricht nach der ADÜ schon in der Matrix eingetragen war, werden die Haken bei den Schülern automatisch gesetzt.

Sollte ein Unterrichtsfach in ASV fehlen, das im ISB-Lehrplan aufgeführt ist, wenden Sie sich bitte an Ihren zuständigen Multiplikator. Dieser kann die Erfassung des fehlenden Unterrichtsfaches veranlassen.

Sie sind nun mit der Überarbeitung der Fächerdaten fertig und können die Datenprüfung im Bereich Fächer aufrufen, um die restlichen Probleme zu beseitigen.

B.6. Import des Unterrichts aus externem Stundenplanprogramm durchführen

anonymous@undisclosed.example.com (Anonymous) — Mon, 20 Oct 2025 05:58:12 +0000

B.6. Import des Unterrichts aus externem Stundenplanprogramm durchführen

WICHTIGE Neuerungen ASV gegenüber Altverfahren

Die ASV hat einen grundlegend von der WinSV abweichenden Ansatz. Bei WinSV/WinLD erfassen Sie zwar Schüler und den Unterricht in der Matrix, aber den Schülern wird der Unterricht nicht zugeordnet. Dies heißt im Klartext sehr viel Arbeit, weil Sie jeden von z.B. 2.000 Schülern im Schnitt 10 Fächer zuordnen müssen. Wenn Sie ein externes Stundenplanprogramm verwenden, in dem die Schülerzuordnung zum Unterricht erfasst wird, können Sie diese Arbeit unter bestimmten Voraussetzungen aber komfortabel über ein automatisches Script erledigen.

In der ASV muss jedem Schüler sein Unterricht zugeordnet werden.

Sammelfächer in der ASV
Während es in der WinSV nur möglich war, Unterricht als z.B. FU_W (Fachunterricht Wirtschaft / Gesundheit / Bau / Agrar / Metall usw.) in der Oktober-Statistik zu melden, erwartet die ASV eine genaue Zuordnung. Dabei muss jedes Unterrichtsfach (z.B. KSK = Kaufmännische Steuerung und Kontrolle) einem amtlichen ASD-Fach zugeordnet werden. Eine pauschale Meldung als „Fachunterricht Wirtschaft“ wird für die US zwar geduldet, die Nutzung von Sammelfächern schließt aber die Benutzung der ASV für die Notenerfassung, Noten-Eintragung-Online sowie alle Zeugnisse und einen Großteil der Berichte aus. Lesen Sie hier mehr dazu.

Bei kleineren BFSen kann es besser sein, die Matrix nicht zu löschen sondern die Daten aus WinLD zu übernehmen (oder diese eventuell anschließend per Hand zu erfassen). Meist verwenden kleine BFSen auch kein externes Stundenplanprogramm. Sie können diese komplette Seite dann überspringen.

Übersicht

1) Aktualisierung der Anwendungsdaten
2) Import von Unterricht (bei Verwendung von externem Stundenplanprogramm)
3) Automatische Datenkorrektur - Zuordnung Religion und Unterricht je Schüler
4) Aktualisierung der Schülerzahlen in der Unterrichtsmatrix

Sonderfall: Kleine BFSen ohne ADÜ

Viele kleine Berufsfachschulen erfassen ihre Daten per Hand in ASV. Diese Schulen machen keine Altdatenübertragung (ADÜ). Problematisch ist dann aber, dass beim manuellen Erfassen der Unterrichtsmatrix alle ca. 300 Fächer aktiviert sind. Bei allen Fächern ist unter „Schulische Daten“ > „Fächer“ auf der zweiten Registerkarte der Haken „in Matrix verwenden“ angehakt. Dies ist unschön, weil die Schule z.B. nur 30 Fächer hat.

Öffnen Sie in der ASV Datei → Verwaltung → Schnittstellen
Wählen Sie Ihre Schule aus, dann das Automatik-Script „BS_Tools“ und dann „Start“
Es öffnet sich das Script, das ein eigenes Menü hat.
Öffnen Sie das Menü „Unterricht“ → „Fächer für Matrix deaktivieren“
Starten Sie dann die Reparatur. Sie wird erfolgreich beendet.
Dabei wird bei allen Fächern der Haken „in Matrix verwenden“ entfernt, die keine Unterrichtselemente zugeordnet haben.
Bei allen Fächern, die Sie dennoch benötigen, müssen Sie den Haken „in Matrix verwenden“ wieder manuell setzen.

1) Aktualisierung der Anwendungsdaten

Damit Sie die tagesaktuelle Version der Hilfs-Scripte haben, müssen Sie vorher die Anwendungsdaten aktualisieren. Die ASV unterscheidet zwischen Updates des ASV-Codes (z.B. Masken oder der im Hintergrund laufende Programmcode) und Updates der Anwendungsdaten (z.B. Zeugnisse, Berichte, Scripte, Schnittstellen, usw.). Die Anwendungdsdaten können tagesaktuell vom KM ausgeliefert werden, währen die ASV-Code-Updates über den Update-Installer meist erst im 2-3 Monats-Rythmus geliefert werden.

Öffnen Sie Datei → Verwaltung → Anwendungsdaten aktualisieren (sie müssen mindestens als schul9999XX-Benutzer angemeldet sein)

Geben Sie Ihre Schulnummer und das zugehörige Portal-Kennwort ein.

Eine Übersicht zeigt, wie viele neue Daten es gibt. Laden Sie diese nun herunter.

Abhängig von Ihrer Internetanbindung, der Auslastung der ASD-Server und der Menge an benötigten Updates kann dies bis zu 10 Minuten dauern.

2) Import von Unterricht (bei Verwendung von externem Stundenplanprogramm)

Viele externe Stundenplanprogramme bieten eine Schnittstelle zum Datenexport von Unterricht in die ASV an. Gehen Sie dabei wie folgt vor.

Wenn Sie Ihren Unterricht löschen und das neue Notenmodul nutzen, werden alle bereits erfassten Noten gelöscht. Sie können danach nur noch durch die Schulleitung als archivierter (roter) Kurs einsehbar.

Bitte beachten Sie diese Hinweise, bevor Sie den Export aus Ihrem externen Stundenplanprogramm erstellen.

Bereich	Schulart	Problembeschreibung	Lösung
Unterstriche im Fächernamen	alle	Unterstriche _ in den ASV-Fächern führen zu einem Konflikt mit Fächernamen in externen Stundenplanprogrammen.	Verwenden Sie keine Unterstriche _ bei der Bezeichnung von Fächern oder Klassen.
Perioden	alle	Manche ext. Stundenplanprogrammen kennen das Konzept der Perioden. Sind diese verwendet, zählen die Programme die Lehrerjahresstunden teilweise falsch oder nicht.	Aktuell (Stand 2021-02) arbeitet der Hersteller an einer Korrektur. Bis dahin nutzen Sie bitte eine .gpn-Datei, welche „nur“ den Stundenplan zum Zeitpunkt der US enthält. Bitte bewahren Sie diese für spätere Analyse-Zwecke auf.
Nicht-Statistik-Relevante Fächer, Unterrichte oder Klassen	alle	Fächer wie z.B. Personalrat, Sprechstunde, Bereitschaft usw. dürfen natürlich erst gar nicht exportiert werden.	Dazu tragen Sie z.B. bei der Klasse oder dem Unterricht in die Spalte „Statistik“ den Wert „_“ ein. Dies führt dazu, dass der zugehörige Unterricht nicht in die STDPLAN.txt exportiert wird.
Übungsunternehmen	WS	Das Fach Übungsunternehmen wird einem veralteten ASV-Fach zugeordnet und dann nicht in der Matrix angezeigt.	Löschen Sie vorher ungültige Fächer (sind rot hinterlegt). Dann können Sie das Fach ÜU korrekt dem ASV-Fach zuordnen.
Kürzung von Unterrichtsstunden	alle	Unterricht mit Ausfallgrund (z.B. Kürzung wegen Lehrermangel, Kürzung aus organisatorischen Gründen) darf nicht auf „ignore“ gesetzt werden.	Der Unterricht muss mit dem korrekten Kürzungsgrund und der entsprechenden Stundenzahl erfasst werden. Danach muss dieser Unterricht im Stundenplanprogramm verplant werden, also an einer freien Stelle im Stundenplan der jeweiligen Klasse zugeordnet werden. Andernfalls wird dieser Unterricht nicht korrext exportiert und demnach nicht in die ASV importiert.
Klassengruppen	WS	Manche externe Stundenplanprogramme bieten die Möglichkeit der Erfassung von Klassengruppen an (nicht zu verwechseln mit Schülergruppen im Digitalen Klassenbuch). Die Nutzung von Klassengruppen anstatt von Kopplungen + Schülergruppen führt dazu, dass alle zugehörigen Unterrichstelemente doppelt in die STDPLAN.txt exportiert werden.	Bitte fragen Sie deshalb beim Hersteller des externen Stundenplanprogramms nach. Dies ist kein Fehler der ASV. Möglicherweise verwenden Sie eine veraltete Form der Gruppeneinteilung, die heute gar nicht mehr so untertstützt / beabsichtigt ist. Sie können Sich als Beispiel auf das Support-Ticket [Ticket#2020111910000254] beziehen.
Mehrere Schulen in einer Datei	BFS, WS	Wenn Sie mehr als eine Schule im Datenbestand Ihres Stundenplanprogramms haben (z. B. verwalten Sie eine BS und zusätzlich mindestens eine WS oder BFS) müssen die Kopplungsnamen eindeutig sein. Sind diese identisch, stimmt die Lehrer-Wertrechnung nicht mehr.	Eigentlich sollten Sie eine Stundenplandatei pro Schule nutzen (insbesondere auch aus lizenzrechtlichen Gründen). Ansonsten sollten Sie bei Koppeln ein Präfix verwenden, z.B. BS_ für die Berufsschule und BFS1_ für die erste BFS usw.
Fächer	alle	Früher wurden für die Amtliche Statistik (heue US) auch Sammelfächer zugelassen. In der ASV kann bei Verwendung von Sammelfächern weder die Notenverwaltung noch der Zeugnisdruck genutzt werden.	Informieren Sie sich umfassend. Eine Verwendung von Sammelfächern wird ausdrücklich nicht (!) empfohlen.
Sammelfächer	alle

Erstellen Sie eine eigenständige Daten-Datei, idealerweise aus derselben Version, mit der Sie bereits die Oktober-Statistik (neu: US) erstellt haben.
Vorab müssen Sie sicherstellen, dass alle Kürzel für Lehrer im externen Stundenplanprogramm 1:1 identisch mit denen in der ASV sind.
Vorab müssen Sie die Zuordnungstabelle (Ihre Fächer zu den ASV-Fächern) genau analysieren. Dies ist auch nur einmalig und nicht jedes Jahr erneut nötig. Ansonsten könnte der Fall auftreten, dass eine ungewollte Zuordnung erfolgt, wenn Ihr Unterrichtsfach genauso heißt wie ein anderes ASV-Fach (z.B. Sie nennen das Fach AutomatenGrundkurs in Kurzform AGAR, dies wäre in der ASV aber z.B. das Fach Agrarwirtschaft).
Vorab müssen Sie sicherstellen, dass die Fächer im externen Stundenplanprogramm 1:1 identisch sind mit denen in der ASV. Es gibt in der ASV zwar einen Mapper, der eine Zuordnung zwischen Stundenplan-Fach und ASV-Fach trifft, der schießt aber quer. Beispiel: Sie nennen Ihr Fach im externen Stundenplanprogramm „Maschinen-Unterweisung-Vorklasse = MUV“, in ASV ist das amtliche, vom KM vorgebene Fach hinter der Abkürzung „MUV = Marketing und Vertrieb (kaufmännisches Fach)“. Die Folge wäre, dass Sie quaotisch falsche Daten in die ASV einlesen.
im externen Stundenplanprogramm: MENÜ > EXPORT > BAYERN ASV > stdplan.txt ohne Präfix-Text
in der ASV öffnen Sie Datei → Unterricht → Schnittstelle zu Stundenplanprogramm → Import der Unterrichtsdaten
Wählen Sie den Speicherort Ihrer STDPLAN.txt-Datei (hier ist es der Desktop) und öffnen diese.
Klicken Sie danch Ihre Schule an, setzen die Haken für Unterrichtsdaten / Pflicht- und besonderen Unterricht. Falls bei Ihnen die Datei zwar gefunden wird, aber dann Ihre Schule oben in der Auswahl nicht erscheint oder ausgegraut ist, ist in der STDPLAN.txt Ihre Schulnummer nicht vorhanden. Prüfen Sie dazu bitte im externen Stundenplanprogramm, dass in den Einstellungen Ihre Schulnummer korrekt erfasst ist. Prüfen Sie bitte zusätzlich, ob in den Klassen im Feld „Stammschule“ auch Ihre korrekte Schulnummer erfasst ist oder hier kein Wert erfasst ist - dann nimmt das externe Stundenplanprogramm die Schulnummer global aus den Einstellungen.

Wenn Sie nun importieren und dieser Hinweis erscheint, möchten Sie Fächer importieren, die mit keinem amtlichen ASD-Fach übereinstimmen. Sie müssen im Anschluss die Zuordnungstabelle Fach Stdplan ↔ Fach ASV öffnen und die Fächer entsprechend pflegen.
Pflege der Fachzuordnungstabelle durchführen:

Falls Sie sich noch gar keine Gedanken zum Thema Fächer in der ASV gemacht haben, lesen Sie die Doku zur Datenpflege der Fächer, besonders den Punkt zu Sammelfächern.
Legen Sie für jedes rote (= nicht zugeordnete) Fach im Ihrem Stundenplan ein ASV-Fach fest. Der alte Weg über die Sammelfächer (z.B. FU_Wirtschaft oder Agar / Bau / Metall / Gesundheit usw.), wie es in der WinSV auch war, soll im PRODUTKIV-Betrieb nicht mehr verwendet werden. Bitte nutzen Sie das KORREKTE amtliche ASV-Fach, wie hier KSK = amtliches Fach Kaufmännische Steuerung und Kontrolle.
Wiederholen Sie die Zuordnung, bis kein rotes = offenes Fach mehr übrig ist.
Falls Sie einzelne nötige ASV-Fächer nicht finden, machen Sie die entsprechende Datenpflege Fächer.

Es ist EXTREM wichtig zu verstehen, dass Sie hier den Datenbestand in der ASV nachhaltig ruinieren können, wenn Sie nicht genau arbeiten. Beispiel: Sie haben ein Fach namens LF für Lernfeld, importieren dies als Fachunterricht_Wirtschaft, nutzen das Fach LF aber auch für Monoberufe (z.B. BVJK oder BIK). Dann würden Sie falsche Daten an die amtliche Statistik melden. Die Lösung wäre, bereits im externen Stundenplanprogramm die Fächer für Wirtschafts- und Monoberufe zu trennen, z.B. über die Fächerkürzel LFW für LernfeldWirtschaft und LFM für Lernfeld Monoberufe.
Eine aktuelle Liste aller Fächer finden Sie in der Doku
Die Arbeit der Zuordnung machen Sie nur einmal. Ihre getroffenen Zuordnungen werden in der ASV gespeichert und können über dieses Fenster jederzeit, also auch im nächsten Jahr bei Abgabe der neuen US, verändert werden.
Klicken Sie dann auf „OK“ und „Daten importieren“, womit Ihr Stundenplan in die ASV eingelesen wird.
Aktuell gibt es noch Probleme beim Zuordnen von Entfallgründen aus manchen externen Stundenplanprogrammen.
1. Entfallgrund Lehrermangel (im Altverfahren L) heißt nun im Neuverfahren Lm (Lösung wäre es, die STDPLAN.txt-Datei manuell zu bearbeiten und durch Suchen&Ersetzen den String „L_ durch „Lm_ zu ersetzen. Dies erfordert aber eine manuelle Nacharbeit in der Unterrichtsmatrix. Klicken Sie dennoch auf „Werte nicht übernehmen“.
2. Entfallgrund PLUS-Programm gibt es im Neuverfahren gar nicht mehr.

3) Zuordnung der Schüler zum Unterricht

Die ASV hat hohe Ansprüche an die Datenqualität beim Unterricht. Diese sind weit höher als in der WinSD, teilweise aber auch bei einigen externen Stundenplanprogrammen. In der ASV wird erstmalig die Zuordnung zwischen Schüler zu Unterricht nötig. Außerdem muss jedem Schüler abhängig von seiner Konfession der besuchte Religionsunterricht zugeordnet werden, da dieses Merkmal in der US im Neuverfahren zwingend gefordert wird. Hierfür gibt es ein automatisches Script, welches diese Korrektur für Sie durchführt, da sonst eine manuelle (!) Änderung für jeden Schüler einzeln nötig wäre, was Tage dauern würde.

Dieser Schritt ist jedes Schuljahr erneut nötig, da sich der Unterricht ändert.

Video-Anleitung: Schüler zu Unterricht zuordnen
us_zuordnung_schueler_unterricht.mp4

3.1) Löschung der alten Zuordnung Schüler zu Unterricht

Öffnen Sie in der ASV Datei → Verwaltung → Schnittstellen
Wählen Sie Ihre Schule aus, dann das Automatik-Script „BS_Import_Zuordnung“ und dann „Start“
Es öffnet sich das Script, das ein eigenes Menü hat.
Öffnen Sie dort „Zuordnung Unterricht“ → “Alle Zuordnungen Unterricht zu Schüler löschen“

Dies löscht alle alten Sammelfächer (z.B. FU_Wirtschaft, FU_Metall, usw.) vom Schüler. Dies ist nötig, damit später die Notenblätter und Zeugnisse korrekt gedruckt werden können; sonst kann es sein, dass ungültige Fächer oder nicht erteilter Unterricht („Karteileiche“) angezeigt wird.

3.2) Schüler dem Fachunterricht und Religionsunterricht zuordnen

In ASV muss jedem Schüler sein Unterricht zugeordnet werden. Die Vorgabe entstammt dem Beschluss der KMK vom Jahr 2008 und ist unumstößlich. Hier gibt es drei Möglichkeiten:

Methode 1: manuelle Zuordnung Schüler-Unterricht in der Matrix
Methode 2: Schüler dem Unterricht zuweisen (Automatik)
Methode 3: Schüler dem Unterricht zuweisen (ext. Stundenplanprogramm) - inaktiv im SJ 22/23
Methode 4: Schüler dem Unterricht zuweisen (manuell)
Empfehlung für SJ22/23: Methode 2 durchführen und mit Methode 4 manuell bei echten Teilungen nacharbeiten.

3.2.0) Empfohlenes Vorgehen (SJ 22/23)

Video-Anleitung: Schüler zu Unterricht zuordnen
us_zuordnung_schueler_unterricht.mp4

Nummer	Hilfsprogramm (Schnittstelle BS_Import_Zuordnung)	Erklärung
1	Schüler dem Unterricht zuweisen (Automatik)	Ordnet jedem Schüler den gesamten Unterricht seiner Klasse zu. Für die meisten Schulen reicht das. Bei z.B. gewerblichen-technischen Berufen oder dort wo es eine „echte“ Gruppenteilung im Teamteaching gibt, jedoch nicht.
2	Schüler dem Religionsunterricht zuweisen (Automatik)	Setzt, abhängig von der Bekenntnis, das Feld „Besuchter Religionsunterricht“ und orndet dem Schüler den passenden Religionsunterricht zu. Wenn der passende Religionsunterricht nicht erteilt wird, wird ONRU eingetragen. Das Script löscht keine Religionsbefreiungen mehr aus den Schüler-Stammdaten.
3	Schüler dem Unterricht zuweisen (manuell)	Manuelle Nacharbeit je Klasse. Es werden nur die Klassen nachgearbeitet, bei denen Schüler entweder im einen oder anderen Unterricht sitzen.
(4)	Schüler dem Unterricht zuweisen (ext. Stundenplanprogramm) - inaktiv im SJ 22/23	Normalerweise würde diese Nacharbeit über das externe Stundenplanprogramm zusammen mit dem elektronischen Klassenbuch gemacht. Aktuell hat ein Dienstanbieter jedoch so massive Fehler in seinen Programmen, dass in ASV diese Möglichkeit deaktiviert wurde. Sie hätte zu viel Schaden angerichet. Bitte fragen Sie als Schule bei Ihrem Dienstanbieter des elektronischen Klassentagebuchs selbst (nicht bei ASV) nach, wann der Fehler behoben ist. Technischer Hintergrund: das externe Stundenplanprogramm exportiert die korrekten Unterrichts-IDs nach ASV. Zwischen dem externen Stundenplanprogramm und dem elektronsichen Klassentagebuch werden aber falsche Unterrichts-IDs ausgetauscht, sodass das elektronische Klassentagebuch falsche Unterrichts-IDs an die Schüler-Unterrichts-Zuordnung exportiert. Deshalb wäre ein Einspielen der Daten heuer faktisch falsch.

3.2.1) Zuordnung Fachunterricht: Methode 1 - manuelle Zuordnung Schüler-Unterricht

Unterrichts-Zuordnung: Methode 1: manuelle Zuordnung Schüler-Unterricht
Diese Methode ist sehr zeitaufwendig, aber nötig, weil jedem Schüler sein Unterricht zugeordnet werden muss. Sie kann für kleine BFSen das Mittel der Wahl sein, sofern diese nicht Methode 4 nutzen wollen.

Einen sehr komfortablen Assistent dafür finden Sie unter
1. Datei > Unterricht > Unterrichtsverteilung > Liste Pflicht-/Wahlpflicht > Modulbezogene Funktionen > Schüler im Kurs (oder auf das Menschen-Symbol klicken)
2. Wiederholen Sie die Schritte für jedes Unterrichstelement.
Alternativ können Sie auch eine einzelne Zuordnung per Hand vornehmen
1. Öffnen Sie einen Schüler
2. Wählen Sie den Reiter „Unterricht“
3. Ordnen Sie dort jedem Schüler den Unterricht zu, an dem er tatsächlich teilnimmt.
4. Wiederholen Sie dies für jeden Schüler.

3.2.2) Zuordnung Fachunterricht: Methode 2 - Schüler dem Unterricht zuweisen (Automatik)

Diese Methode ordnet einen Schüler in jeden Unterricht seiner Klasse zu. Dies bildet die Wirklichkeit ggf. NICHT ab, da bei echten Teilungen nicht jeder Schüler in beiden Teilungsgruppen sitzt. Deshalb ist eine Nacharbeit mit Methode 3 (Automatisch) oder 4 (manuell, heuer empfohlen) nötig.

Starten Sie im Menü Zuordnung Unterricht → „Schüler dem Unterricht zuweisen (Automatik)“.
Das Programm läuft bei 1.800 Schülern circa 5 Minuten.

Schalten Sie weder den ASV-Client noch den ASV-Server während der Laufzeit des Scripts aus; trennen Sie nicht deren Netzwerverbindung; verhindern Sie den Ruhezustand oder Energiesparmodus. Wenn das Script unerwartet beendet wird, muss der Unterricht wieder aus der ASV gelöscht und alle Schritte erneut gestartet werden, idealerweise ab der schulscharfen Sicherung.
Sobald der Vorgang beendet ist, klicken Sie OK.
Schließen Sie alle offenen Modulfenster.
Falls Sie echte Gruppenteilungen haben, müssen Sie die Schüler in deren jeweils passenden Unterricht zuordnen. Das Script hat den Schüler nämlich in beide Unterrichte gesetzt. Dazu Arbeiten Sie mit Methode 3 (Automatik, ist heuer nicht verfügbar) oder Methode 3 (manuell) nach.

3.2.3) Zuordnung Fachunterricht: Methode 3 - Schüler dem Unterricht zuweisen (ext. Stundenplanprogramm)

eine Anleitung dazu, finden Sie bei Schnittstellen

Voraussetzung für die Verwendung dieses Tools ist, dass im externen Klassentagebuch jeder Schüler einer Schülergruppe zugeordnet ist. Sie müssen also für jeden zu importierenden Unterricht eine Schülergruppe angelegt haben, auch wenn dies aus Sicht der Stundenplansoftware nicht erforderlich ist.

3.2.4) Zuordnung Fachunterricht: Methode 4 - Schüler dem Unterricht zuweisen (manuell)

Diese Methode eignet sich für manuelle Nacharbeiten, nachdem Methode 1 ausgeführt wurde. Methode 1 ordnet jedem Schüler jeden Unterricht seiner Klasse zu. Wenn eine „echte“ Gruppenteilung vorliegt, können über diese Ansicht klassenweise die Schüler nachgearbeitet werden.

Öffnen Sie in der ASV Datei → Verwaltung → Schnittstellen
Wählen Sie Ihre Schule aus, dann das Automatik-Script „BS_Import_Zuordnung“ und dann „Start“
Es öffnet sich das Script, das ein eigenes Menü hat.
Öffnen Sie dort „Zuordnung Unterricht“ →
Starten Sie im Menü Zuordnung Unterricht → „Schüler dem Unterricht zuweisen (manuell)“.
Wählen Sie oben jede nötige Klasse einzeln aus
Setzen Sie passend für jeden Schüler den Haken beim Unterricht, den er besucht.

3.3) Zuordnung des Religionsunterrichts

Nach der Methode 2 (Automatik) muss jedem Schüler, abhängig vom Feld „Konfession“ dessen passender Religionsunterricht zugeordnet werden. „Außerdem wird das Feld Besuchter Religionsunterricht“ gesetzt. Der mit Kath. geht in „K“, der mit Ethik in „Eth“, usw. Voraussetzung ist, dass ein passendes Unterrichtselement vorhanden ist, sonst wird ONRU eingetragen.
Das Script löscht bestehende Religionsbefreiungen nicht mehr, es sei denn, im Feld „Abmeldung vom Religionsunterricht am“ ist kein Datum hinterlegt.
Wichtiger Hinweis: Bei bekenntnislosen Schülern ist dieses Feld ausgegraut. Damit ist eine händische Nachpflege erforderlich.

Öffnen Sie in der ASV Datei → Verwaltung → Schnittstellen
Wählen Sie Ihre Schule aus, dann das Automatik-Script „BS_Import_Zuordnung“ und dann „Start“
Es öffnet sich das Script, das ein eigenes Menü hat.
Öffnen Sie dort „Zuordnung Unterricht“ → „Schüler dem Religionsunterricht zuweisen (Automatik)“
Quittieren Sie die Meldung, dass alle übrigen Fenster geschlossen werden.
Das Programm läuft bei 1.800 Schülern circa 30 Minuten.
Sobald der Vorgang beendet ist, klicken Sie OK.

4) Aktualisierung der Schülerzahlen in der Unterrichtsmatrix

Zum Abschluss des Unterrichtsimports müssen Sie noch die Anzahl der Schüler in den Klassen aktualisieren.

Öffnen Sie Datei → Unterricht → Unterrichtsverteilung → Matrix.
Klicken Sie in der Symbolleiste auf das Taschenrechner-Symbol.
Wählen Sie die Option „in allen Unterrichtselementen der Schule“, sowie den Haken „tatsächliche Schülerzahl erneut auszählen“.
Klicken Sie auf eine beliebige Zelle der Matrix, ändern Sie einen beliebigen Wert (z.B. Wstd. von 1 auf 2).
Speichern Sie die Änderung.
Machen Sie die Änderung rückgängig und speichern Sie erneut.
Dieser Schritt klingt zwar seltsam, aber nur bei einmaliger Änderung eines Wertes in der Matrix wird im Hintergrund eine Neuberechnung verschiedener nötiger Kennzahlen angestoßen. Dies geschieht nicht automatisch.
Danach sind die Schülerzahlen der Klassen aktuell.
ALTERNATIV können Sie auch den ASV-Client beenden, den ASV-Serverdienst beenden und erneut starten, das hat denselben Effekt einer Neuberechnung der Hintergrund-Kennzahlen.

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B.2. Datenpflege der Klassen durchführen

anonymous@undisclosed.example.com (Anonymous) — Sat, 15 Jan 2022 09:17:34 +0000

B.2. Datenpflege der Klassen durchführen

Öffnen Sie für die Pflege der Daten zunächst das Modul Klassen (Datei → Schulische Daten → Klassen)

Fehlerhafte Klassenart, Besonderheit

Besonders bei BVJ oder BIK-Klassen kann nach dem Import die Klassenart und deren Besonderheit falsch sein. Ergänzen Sie die Daten entsprechen der Information der ASV.

Fehlerhafte Unterrichtsarten, Jahrgangsstufen, Basisstundentafeln

Jede Klasse benötigt einen Bildungsgang (z.B. BS_Wirtschaft oder BS_Agrar), eine Jahrgangsstufe von 10-13 und eine Basisstundentafel. Die Basisstundentafel ist der amtliche Stundenplan der Klasse, welcher alle amtlichen Pflichtfächer laut ISB-Lehrplan umfasst.

Fehlerhafte Wiederholungsfaktoren

Wiederholungsfaktoren dürfen, wie auch in der WinSV, nicht den Wert 0 haben. Gültig ist ein Bereich von 1 bis 40. Wiederholungsfaktoren können Sie nur dann löschen, wenn der Unterricht dazu aus der Matrix gelöscht wurde.

Nachpflegen der Block-Klassen

Bei Blockklassen müssen Sie zunächst unter Datei → Schulische Daten → Blockgruppen hinterlegen, welche verschiedenen Blöcke Sie an der Schule haben und von wann bis wann diese stattfinden.

Sie können die Blockfaktoren auch aus den Unterrichtsgruppen eines externen Stundenplanprogramms importieren. Details finden Sie in der Doku.

Danach müssen Sie die soeben angelegten Blockgruppen bei jeder betroffenen Block-Klasse hinterlegen.

Sie sind nun mit der Überarbeitung der Klassendaten fertig und können die Datenprüfung im Bereich Klassen aufrufen, um die restlichen Probleme zu beseitigen.

B.5. Pflege der Lehrerdaten durchführen

anonymous@undisclosed.example.com (Anonymous) — Wed, 10 Dec 2025 14:34:39 +0000

B.5. Pflege der Lehrerdaten durchführen

Lehrerdaten werden nicht nur in Ihrer lokalen ASV sondern auch in den Amtlichen Schuldaten (ASD) und im VIVA-System der personalführenden Stellen (Regierungen) gepflegt. VIVA und ASD werden täglich synchronisiert. Bitte rufen Sie VOR der Lehrer-Datenpflege die aktuellen Lehrerdaten aus ASD ab. Damit vermeiden Sie Fehler und Doppeländerungen. Melden Sie falsche Daten aus dem ASD-Zentralsystem bitte bei Ihrer zuständigen Regierung.

Weitere wichtige Informationen zur PKZ bei Lehrkräften.

Öffnen Sie das Modul Lehrkräfte durch Klick auf das entsprechende Icon oder über das Menü Datei → Personal → Lehrkräfte.

Es empfiehlt sich zunächst eine Durchsicht der Daten auf grobe Fehler. Falls Sie gravierende Fehler vermuten (fehlende Lehrer, etc.), wenden Sie sich bitte an Ihren Multiplikator.

Bitte führen Sie die beschriebenen Pflegearbeiten nacheinander durch.

Übersicht

Überarbeitung der Daten zum Dienst- und Beschäftigungsverhältnis
Anrechnungen und Funktionen

Überarbeitung der Daten zum Dienst- und Beschäftigungsverhältnis

Abweichend vom bisherigen Verfahren sind bei den Daten zum Beschäftigungsverhältnis der Lehrkräfte (Reiter 20/21) folgende Einträge vorzunehmen bzw. zu überarbeiten, die Sie bitte der jeweils aktuellen Liste Beschäftigungsverhältnis entnehmen.

Eine Übersicht über die einzelnen Fälle und Eintragungshinweise finden Sie in den folgenden Excel-Dateien:

Beschäftigungsverhältnis, Zu- und Abgänge (Stand: Oktober 2022)
Hinweis: In der Excel-Datei existieren zwei Tabellenblätter!

Hinweis Altdatenübernahme

Nach einer Altdatenübernahme müssen bei Personen in der Freistellungsphase die Eintragungen auf dem Reiter „Einsatz xx/xx“ (i.d.R. aktuelles Schuljahr, z.B. „Einsatz 14/15“) geändert bzw. überprüft werden:

Beschäftigungsart
Teilzeitgrund
Ggf. Eintrag bei Beurlaubung/Abwesenheit löschen
UPZ: Wie vor dem Eintritt in die Freistellungsphase
In Tabelle „Längerfristiger Ausfall“ eintragen:
- Ausfallsart „FR“ (Freistellungsphase)
- WStd = UPZ
- Dauer der Freistellungsphase von … bis
Abgang: Beim Eintritt in die Freistellungsphase wird ein Abgang gesetzt
Im Reiter „Einsatzschulen Übersicht“ sollte dann die Stundendifferenz 0 betragen.

Folgende Screenshots zeigen beispielhaft die Situation bei einer Lehrkraft, die vor Eintritt in die Freistellungsphase Vollzeit unterrichtet hat.

Anrechnungen und Funktionen

1) Grundlagen

Im Reiter der Schule werden die Anrechnungen und Funktionen der Lehrkräfte eingetragen. Hier finden Sie weitere wichtige Informationen zur Erfassung der Anrechnungen.

Abschließend empfiehlt es sich, alle Lehrkräfte bei geöffnetem Reiter Einsatzschulen Übersicht durchzuklicken und dabei zu überprüfen, ob die Stundendifferenz bei allen Lehrkräften auf 0 steht.

Sie sind nun mit der Überarbeitung der Lehrerdaten fertig und können die Datenprüfung im Bereich Lehrkräfte aufrufen, um die restlichen Probleme zu beseitigen.

Bei Teilzeitlehrkräften ist manchmal nach der Bearbeitung der Aufruf des Teilzeitantrages (Reiter Einsatz, Button Teilzeitanträge) nötig. Dies ergeht aus der entsprechenden Fehlermeldung bei der Datenprüfung.

2) KIBBS, Mobbing Prävention, Lehrergesundheit

KIBBS, Mobbing-Prävention und Lehrergesundheit sind unter Anrechnung differenziert erfasst und sind über den Schlüssel mit der Lehrerstundenart wx (sonstige Anrechnung (staatl.)) verknüpft:
Die Schule muss in ASV beim Lehrer im Reiter der Schule die Lehrerstundenart wx auswählen und dann unter Bem. die Art der Anrechnung auswählen.

Es ist extrem wichtig, dass die Differenzierung eingetragen wird, da die Daten von Referat IV.9 (Schulpsychologie) benötigt werden.

3) FPB (Fachpraxisbetreuung) - für Fachakademien

Hintergrund: Die Schüler haben z. B. 19 Wochenstunden „Unterricht“ in einem Betrieb. Die Lehrkraft erhält je nach Anzahl der Schüler für die Betreuung der Schüler eine bestimmte Anzahl an Wochenstunden (z. B. 3), in denen die LK die Schüler in ihren Betrieben besucht und dort auch Noten macht. Bei FPB handelt es sich um ein Unterrichtsfach, das auch im Zeugnis erscheinen muss. Da die Anzahl der Wochenstunden bei der LK nicht mit der der Schüler übereinstimmt, kann kein Unterrichtselement angelegt werden. Deshalb gibt es die Lehrerstundenart FPB und folgende Anleitung, wie das Fach in das Zeugnis mit aufgenommen werden kann:

Anleitung zur Erfassung von FPB:

Im Bereich Lehrkräfte –> Reiter der Schule –> Anrechnungen, Pflege, Förderung, Betreuung, Vertretungsreserven steht die Lehrerstundenart FPB (Fachpraxisbetreuung) zur Verfügung.
Bitte erfassen Sie dort die Anzahl der Stunden der Lehrkraft. Eine Erfassung der Stunden der SuS ist nicht notwendig.
Für den Zeugnisdruck müssen Sie das Unterrichtsfach unter Datei → Schüler → Fächerwahl (Fächerwahl der Schüler) mit aufnehmen (Modulbezogene Funktionen → Einstellung Fächerwahl: Fach hinzufügen.)
Falls das Fach Ihnen dort nicht zur Verfügung steht, muss dieses unter Datei → Schulische Daten → Fächer der Schule zugeordnet werden.
Hinweis: Sollten Sie das entsprechende Fach bei der Übersicht aller Fächer (rechts) im Reiter Fächer/Fachgruppen nicht finden, müssen diese noch durch eine Wertenlistenanpassung erfasst werden. Erstellen Sie dazu ein ASV-Ticket mit Zuweisung an das ASD-Team. Sie können nun das Fach anlegen. Das Fach ist aktuell bei Fächerwahl der Schüler nur auswählbar, wenn es zumindest temporär in der Matrix bzw. dem besonderen Unterricht aufgelistet ist.
Gehen Sie deshalb bei Fächer/Fachgruppe auf Einstellungen und setzte Sie den Haken bei „in der Matrix verwenden“. Sie können nun das Fach beim Reiter Fächerwahl der Schüler wie oben beschrieben hinzufügen. (Anschließend können Sie beim Reiter Fächer/Fachgruppe unter Einstellungen beim Fach den Haken bei „in der Matrix anzeigen“ wieder entfernen, damit das Fach nicht mehr in der Matrix angezeigt wird.)
Das Fach bleibt dadurch weiterhin bei Fächerwahl der Schüler erhalten. Somit steht Ihnen das Fach nun beim Schüler für das Zeugnis zur Verfügung, ohne dass dafür ein Unterrichtselement angelegt werden muss.

Lehrerlaubnis und Lehrbefähigung

Das zweite Staatsexamen ist der Regelfall, aber nicht stets die Voraussetzung für den Erwerb der Lehrbefähigung für berufliche Schulen: Beispiel ist § 11 ZALBV (anderweitiger Erwerb der Lehrbefähigung an beruflichen Schulen künstlerischer und gestalterischer Fachrichtungen; Lehrbefähigung erteilt durch Regierung) und die übrigen Fälle des Art. 22 BayLBG.
Quereinsteiger mit Sondermaßnahme durchlaufen den regulären Vorbereitungsdienst und haben damit jedenfalls eine Lehrbefähigung.
Lehrerlaubnis/ Lehrberechtigung/ Unterrichtsberechtigung bedeutet, dass keine Lehrbefähigung (keine Fakultas) vorliegt, ein bestimmtes Fach aber dennoch auf der Grundlage eines Einzelaktes oder einer Weiterqualifizierung unterrichtet werden kann.

Eine abschließende Liste mit Möglichkeiten zum Erwerb einer Lehrbefähigung gibt es nicht, sondern nur den soeben beschriebenen rechtlichen Rahmen. Eine solche Liste ist zudem nicht notwendig, denn in der Praxis liegt entweder ein Zeugnis über die Lehrbefähigung durch zweite Staatsprüfung vor oder ein entsprechender Bescheid der zuständigen Stelle, z.B. eine Anerkennung der Lehrbefähigung durch das Kultusministerium oder durch den Landespersonalausschuss (Art. 22 Abs. 6 BayLBG). Wenn keines dieser Dokumente vorliegt, ist vor Eintragung einer Lehrbefähigung in ASV eine entsprechende Abklärung mit der Schulaufsicht notwendig.

Bezüglich des Unterrichtseinsatzes von Lehrkräften ohne die entsprechende Fakultas in den Fächern Deutsch, Politik und Gesellschaft bzw. Ethik an Berufsschulen liegt weder eine Lehrbefähigung noch eine Lehrerlaubnis vor.

Hierbei handelt es sich um fachfremden Unterricht.

B.9. Datenprüfung (Plausibilisierung) für US/UP durchführen

anonymous@undisclosed.example.com (Anonymous) — Tue, 27 Apr 2021 06:23:40 +0000

B.9. Datenprüfung (Plausibilisierung) für US/UP durchführen

Bereits während der Datenpflege ist es sinnvoll, nach einem Abschnitt (z.B. Pflege der Schülerdaten) eine Datenprüfung durchzuführen. Allerdings sollten Sie dabei im Auge behalten, dass die Daten sich zum Teil gegenseitig bedingen. So wird z.B. eine Datenprüfung zur US im Bereich Lehrkräfte nicht fehlerfrei sein, solange die Matrix nicht fertig bearbeitet wurde, da in diesem Fall sicherlich noch manche Lehrkräfte nicht gemäß ihrem Stundenmaß verplant sind.

Spätestens nach Ende der Pflegearbeiten sollten Sie die Datenprüfung durchführen, um Fehlern auf die Spur zu kommen, die gegebenenfalls eine erfolgreiche Übermittlung verhindern können. Bei der Abgabe der UP/US wird automatisch eine Datenprüfung durchgeführt.

Die ASV unterscheidet zwei Fehlerarten:

Kann-Fehler: Hier ist es möglich, dass ein Fehler vorliegen kann. Diese Fehler sind als Hinweise zu verstehen und entsprechend zu überprüfen. Sie verhindern die Abgabe einer UP/US nicht.
Muss-Fehler: Hier liegt ein echter Fehler in den Daten vor. Dieser Fehler muss vor der Abgabe einer UP-/US-Meldung behoben werden.

Solange Muss-Fehler vorliegen, ist keine UP-/US-Meldung möglich! Bitte beachten Sie die Hinweise zur Daten- und Gültigkeitsprüfung.

Hier erhalten Sie weitere Hilfen zur Datenprüfung:

B.9.1. Aktualisierung Wertelisten, Plausis, Anwendungsdaten

B.9.2. Datenprüfung durchlaufen

B.9.3. Beispiele: Fehler in der Datenprüfung

B.9.4. Hinweise zur Datenprüfung

Die US während des Parallelbetriebs der Beruflichen Schulen weicht deutlich von der im Produktivbetrieb ab. Die Dokumentation ist ab hier nicht mehr aktuell und bezieht sich auf die Grund- und Mittelschulen!

Hier gelangen Sie zur Dokumentation zur Unterrichtssituation US (Oktoberstatistik) und Unterrichtsplanung UP an Grund- und Mittelschulen.

B.4. Datenpflege der Schülerdaten durchführen

anonymous@undisclosed.example.com (Anonymous) — Wed, 09 Aug 2023 11:34:35 +0000

B.4. Datenpflege der Schülerdaten durchführen

Dieser Artikel soll Ihnen einen Überblick über die häufigsten Pflegearbeiten bieten, die mit der Altdatenübernahme aus WinSD zu erledigen sind. Bitte lesen Sie sich daher diesen Artikel erst durch, bevor Sie mit der Arbeit beginnen. Haben Sie sich einen Überblick verschafft, führen Sie eine Datenprüfung durch und arbeiten die Fehler Punkt für Punkt ab.

Öffnen Sie für die Pflege der Daten zunächst das Modul Schüler (Datei → Schüler → Schülerdaten)

Eintragen der Schulart vor Abschluss

Die ASV verlangt bei Schülern die Angabe der Vorbildung. Dabei muss sowohl der erreichte höchste allgemeinbildende Schulabschluss als auch die vor dem höchsten allgemeinbildenden Schulabschluss besuchte Schule eingegeben werden. Bei Schülern mit Migrationshintergrund ist häufig zwar der Abschluss „SONS“ eingetragen, es fehlt aber die besuchte Schulart. Hier muss der korrekte Wert, oder „AN“ eingetragen werden. Dasselbe gilt für die besuchte Schule am letzten Statistik-Stichtag.

Bereinigung der Kommunikationsdaten

In ASV ist es möglich, den Eltern oder sonstigen Erziehungsberechtigten beliebig viele Telefonnummern, Email-Adressen etc. zuzuweisen und diese auch zu kommentieren. Da dies in WinSD nur eingeschränkt möglich war, ist die Zuordnung in ASV oft nicht eindeutig. Es kommen auch Doppeleinträge vor. Daher sollten die Kommunikationsdaten bei Gelegenheit, jedoch zeitnah nach der Oktobermeldung bereinigt werden.

Achtung: Vorhandene Kommunikationsdaten auf dem Reiter Anschriften → Schüler/in müssen gegebenenfalls manuell nachgepflegt werden, z. B. dann, wenn der Schüler seinen Wohnsitz bei getrennt lebenden EZB wechselt.

Hinweise zu den Anschriften finden Sie im passenden Kapitel der Einführung.

Überprüfung der Stammdaten

Schüler/Erziehungsberechtigte mit außerbayerischem Wohnort

In der ASV sind alle Orte Bayerns inklusive der Ortsteile bereits vorhanden.
Evtl. in der WinSD geführte Ortsteile werden jedoch bei der Altdatenübernahme nicht übernommen!
Wohnt jedoch ein Schüler oder Erziehungsberechtigter außerhalb Bayerns, muss der Wohnort zunächst erfasst werden:

Öffnen Sie das Modul Datei → Schulische Daten → Orte
Klicken Sie auf das Icon Neuen Datensatz hinzufügen
Füllen Sie die Felder Staat, Postleitzahl, Ortsname, ggf. Ortsteil aus und wählen Sie die GKZ des jeweiligen außerbayerischen Bundeslandes bzw. „000000000“ für „Ausland“

Speichern Sie den Datensatz und wechseln Sie zurück zum Modul Schüler
Nun ist der angelegte Ort nach Eingabe der Postleitzahl beim Schüler bzw. Erziehungsberechtigten auswählbar:

Ortsteil nachpflegen bzw. neuen Ortsteil anlegen

Man will z.B. den Ortsteil „Lohmühle“ aufnehmen:

Mit Klick auf öffnet sich das Infofenster zur Auswahl der möglichen Ortsteile.

Ist der gewünschte Ortsteil aufgeführt, wählt man ihn aus und ist fertig.

Ist der gewünschte Ortsteil nicht aufgeführt, muss man diesen anlegen:

Öffnen Sie das Modul Datei → Schulische Daten → Orte
Durch Klick auf „Bearbeiten“ können Sie z.B. über die Postleitzahl den Ort suchen

Klicken Sie auf das Icon Neuen Datensatz hinzufügen
Geben Sie die Gemeindekennzahl ein und übernehmen Sie aus den vorgeschlagenen Orten den zutreffenden
Füllen Sie die übrigen Felder aus und nehmen Sie den neuen Ortsteil auf

Nach dem Speichern erscheint der Datensatz nun in der Liste

Wechseln Sie zum Schüler. Der Ortsteil ist nun eingebbar (evtl. vorher nochmals aktualisieren)

Straße ohne Hausnummer

In kleineren Ortschaften gibt es Straßen ohne Hausnummer. Tragen Sie in diesem Fall ein „-“ (ohne die Anführungszeichen) im Feld Hausnummer ein.

Erziehungsberechtigte ist Verwandter o.ä.

Das Merkmal „VW“ (Verwandter) wird bei der Altdatenübernahme nicht übernommen. Bitte tragen Sie die fehlenden Daten manuell nach.

Art der Einschulung fehlerhaft

Im Falle des Plausi-Fehlers WL_st_pupil_ESCHULART und, falls Ihnen die Schritte der Doku nicht helfen, können Sie alternativ über eine Schnelländerung alle ungültigen Werte aus allen Schülerdatensätzen löschen. Lösen Sie das Problem am einfachsten über eine Sammeländerung (Datei → Verwaltung → Sammeländerungen).

Schüler wohnt in einem Wohnheim

In diesem Fall muss zunächst das Wohnheim erfasst werden. Gehen Sie hierzu wie folgt vor:

Wählen Sie Datei → Schulische Daten → Kontakte
Klicken Sie auf das Icon „Neuen Datensatz hinzufügen“
Füllen Sie die Felder Art des Kontaktes, Name des Kontaktes und die Adressfelder aus
Speichern Sie die Daten
Wechseln Sie zurück zum Modul Schüler (Aktualisieren!) und wählen Sie den Reiter Schüler
Setzen Sie den Auswahlbutton auf „in einem Wohnheim“
Das soeben erfasste Wohnheim ist durch Klick auf das „i“ auswählbar

Ergänzen Sie die zum Schluss restlichen Angaben auf den Reitern Erziehungsberechtigte(r) und ggf. weitere/r Erziehungsberechtigte/r.

Gemeindekennzahl fehlt / falsche PLZ

Eine fehlende Gemeindekennzahl ist die Folge einer nicht mehr existierenden Postleitzahl! Z.B. kann die ehemalige PLZ von Amerang (83552) nicht mehr einer Gemeindekennzahl zugeordnet werden, da diese nicht in der ASV Datenbank existiert.

Lösung: die falsche PLZ (in diesem Beispiel: 83552) löschen und durch die aktuelle (> 83123) ersetzen

Eintragen des Attest-Endedatums bei Lese und/oder Rechtschreibstörung

Die ASV verlangt ein Attest-Endedatum auch bei Schülern mit Lese- und/oder Rechtschreibstörung.

Am 01.08.2016 tritt in Bayern die neue Schulordnung BayScho in Kraft, die für alle Schularten gilt. Die allgemeine Schulordnung führt zu einer Anpassung der schulartspezifischen Schulordnungen, die ebenfalls in Kürze veröffentlicht werden. Gemäß BayScho werden nur noch Lesestörung und Rechtschreibstörung unterschieden. Eine weitere Differenzierung ist nicht vorgesehen. Aus diesem Grund werden auch die Wertelisten in ASV entsprechend reduziert.

An schnellsten ist dies mit Hilfe einer Sammeländerung in Verbindung mit einem Filter zu erreichen:

Definition eines Auswahlfilters für LRSt

Durchführen einer Sammelländerung oder manuelles Eintragen des Attest-Endedatums beim Schüler

Sie sind nun mit der Überarbeitung der Schülerdaten fertig und können die Datenprüfung im Bereich Schüler aufrufen, um die restlichen Probleme zu beseitigen.

B.1. Datenpflege der Schule durchführen

anonymous@undisclosed.example.com (Anonymous) — Wed, 22 Apr 2026 08:44:42 +0000

B.1. Datenpflege der Schule durchführen

Mit ASV 26.2 werden die Schulleitungs-Unterzeichner über die Funktionen ermittelt, nicht mehr über die Schulischen Daten > Zeugnisunterzeichner

1. Grunddaten der Schule (Schulbezeichnung intern, Unterzeichner)

Unter Schulische Daten > Schule erfassen Sie bitte folgende Informationen korrekt:

Schulbezeichnung (intern): wird z.B. in Berichte gedruckt
Register „Unterzeichner“: wird für die Unterzeichner der Berichte benötigt
- Schulleiter
- Stv. Schulleiter
- Mitarbeiter der Schulleitung

Sollte der Schulleiter an einer der angeschlossenen Schulen im Datensatz keinen Unterricht haben, wird er in der Unterschriften-Auswahl nicht angeboten. Sie können dies umgehen, indem Sie:

dem Schulleiter mindestens eine Unterrichts- oder Anrechnungsstunde an der Schule zuweisen
dem Schulleiter die Schule als Einsatzschule zuweisen.

2. Schullogo und Dienstsiegel

Unter Schulische Daten > Schule erfassen Sie ebenfalls Ihr Dienstsiegel und Ihr Schullogo. Beides wird teilweise für Berichte und Zeugnisse benötigt. Für das Schullogo verwenden Sie idealerweise Dateien im .PNG-Format kleiner als 100 KB.

Das Dienstsiegel muss auf besondere Weise beim Hautmünzamt angefordert werden.

3. Grundsprengel anlegen

Jeder Schule muss ein Grundsprengel zugewiesen werden. Öffnen Sie dazu das Menü Datei → Schulische Daten → Grundsprengel

Klicken Sie auf das erste Symbol, um einen neuen Grundsprengel hinzuzufügen.

Wählen Sie über das Info-Feld Ihr Gebiet aus und speichern Sie danach den Datensatz.

Sie sind nun mit der Überarbeitung der Schulischen Daten fertig und können die Datenprüfung im Bereich Schulische Daten aufrufen, um die restlichen Probleme zu beseitigen.

B.7. Datenpflege der Unterrichtsdaten durchführen

anonymous@undisclosed.example.com (Anonymous) — Thu, 25 Sep 2025 09:10:26 +0000

B.7. Datenpflege der Unterrichtsdaten durchführen

In diesem Bereich sind die meisten Nacharbeiten nötig, da die Unterrichte in den Altprogrammen nur auf Lehrerseite, nicht jedoch auf Schülerseite erfasst wurden.
Alle folgenden Arbeiten sind als Benutzer mit der Rolle „Schulleitung“, also z.B. dem Benutzer schul9410BS (9410 = Ihre Schulnummer, BS/WS/BFS = Ihre Schulart) durchzuführen.

Fehler: Bezeichnung des Unterrichtselements ist leer

Tritt häufig dann auf, wenn Unterricht gekürzt wurde, z.B. bei Deutsch, das durch ein PLUS-Programm ersetzt wird oder, wenn Unterricht wegen Lehrermangel nicht stattfinden kann. Löschen Sie zunächst aus UNTERRICHT > FÄCHERLISTE den betroffenen Unterricht je Klassengruppe raus. Löschen Sie dann die Wiederholungsfaktoren gleich 0 aus jeder einzelnen Klassengruppe.

Fehler: Summierung der Schülerzahlen ist falsch / doppelt / dreifach

Durch den Import von Unterricht kann eine Diskrepanz zwischen den errechneten Schülerzahlen und den tatsächlichen Schülerzahlen auftreten. Öffnen Sie dazu UNTERRICHT > MATRIX > Symbol: Taschenrechner (sollte das Symbol ausgeblendet sein, wechseln Sie in den Bearbeitungs-Modus (Stift-Symbol, 4. von links)). Setzen Sie Option = In allen Unterrichtselementen der Schule … und den Haken Schülerzuordnung automatisch aktualisieren.

Öffnen Sie Datei → Unterricht → Unterrichtsverteilung → Matrix.
Klicken Sie in der Symbolleiste auf das Taschenrechner-Symbol (sollte das Symbol ausgeblendet sein, wechseln Sie in den Bearbeitungs-Modus (Stift-Symbol, 4. von links)).
Wählen Sie die Option „in allen Unterrichtselementen der Schule“, sowie den Haken „Schülerzuordnung automatisch aktualisieren und tatsächliche Schülerzahl auszählen“.
Klicken Sie auf eine beliebige Zelle der Matrix, ändern Sie einen beliebigen Wert (z.B. Wstd. von 1 auf 2).
Speichern Sie die Änderung.
Machen Sie die Änderung rückgängig und speichern Sie erneut.
Dieser Schritt klingt zwar seltsam, aber nur bei einmaliger Änderung eines Wertes in der Matrix wird im Hintergrund eine Neuberechnung verschiedener nötiger Kennzahlen angestoßen. Dies geschieht nicht automatisch.
Danach sind die Schülerzahlen der Klassen aktuell.
ALTERNATIV können Sie auch den ASV-Client beenden, den ASV-Serverdienst beenden und erneut starten, das hat denselben Effekt einer Neuberechnung der Hintergrund-Kennzahlen.

Fehler: Wiederholungsfaktoren 0 sind nicht erlaubt

Wiederholungsfaktoren dürfen, wie auch in der WinSV, nicht den Wert 0 haben. Gültig ist ein Bereich von 0-40. Wiederholungsfaktoren können Sie nur dann löschen, wenn der Unterricht dazu aus der Matrix gelöscht wurde. Es kann sein, dass Unterricht, der als Kürzungsgrund Lehrermangel hat, mit falschen Wiederholungsfaktoren 0 importiert wird. Schuld ist hier nicht ASV, sondern das externe Stundenplanprogramm, welches bei Entfall einen Wiederholungsfaktor von 0 exportiert.

Zunächst müssen Sie in der Unterrichtsmatrix in die Zelle klicken, welche den Wiederholungsfaktor 0 hat.
Tragen Sie folgende Werte ein:
1. 2: Lehrkraft = leer
2. 3: Wstd. = Anzahl der Stunden, die tatsächlich stattfinden, also 0
3. 4: Abweichung = Lm = Lehrermangel
4. 5: Abweichung = -1 (weil -1 Stunde weniger als eigentlich nötig stattfindet)
5. 6: ggf. Unterrichtsart = Pflichtunterricht setzen
6. 7: ggf. Haken wissenschaftlicher Unterricht setzen
Der Fehler muss für JEDEN Unterricht der Klasse behoben werden.
Erst wenn alle Fehler für eine Klasse bezoben wurden, können Sie unter Datei → Schulische Daten → Klassen zur betroffenen Klasse navigieren und dort den Wiederholugsfaktor 0 löschen.
Wiederholen Sie diesen Schritt für alle Unterrichte in der Matrix, die einen Wiederholungsfaktor von 0 aufweisen.

Fehler: Schülerzahl tats. stimmt nicht mit Unterricht überein

Besonders wenn man Unterricht manuell in der Matrix nacherfasst (z.B. Kopplung Ethikunterricht) kann es sein, dass ein Unterricht keine ihm zugewiesenen Schüler hat. Bei der Religion ist dies aus beiden Seiten ein Problem: ersten wird ein Unterricht für einen Lehrer nicht auf seine UPZ angerechnet, wenn keine Schüler zugewiesen sind. Zweitens wird es Probleme geben, wenn ein Schüler den falschen oder keinen Religionsunterricht hat (entscheidend ist hier, was in den Schüler-Stammdaten unter Religions-Besuch und Religions-Zugehörigkeit hinterlegt ist).

Klicken Sie in der Unterrichtsmatrix auf die betroffene Zelle = Unterricht.
Rechtsklick „Schüler im Kurs“.
Diesem Unterricht sind (linke Spalte) keine Schüler zugeordnet. Die möglichen Schüler finden Sie rechts. Wählen Sie diese einzeln aus (←Button) oder alle auf einmal («-Button).
Nach erfolgreicher Zuordnung stehen die zugeordneten Schüler in der linken Spalte.

Matrix bei Klassen mit mehreren Klassengruppen überarbeiten

Die Eintragungen bei Klassen mehreren Klassengruppen in der ASV unterscheiden sich vom alten Vorgehen in der WinLD. Ob dies in der ASV nachbearbeitet werden muss, hängt von der Art der Eintragung in der WinLD ab. Sind bereits in der WinLD die gemeinsamen Unterrichte der Klassengruppen (z.B. im Fach Englisch) bereits gekoppelt, so ist in der ASV i.d.R. keine Nachbearbeitung mehr nötig. Ansonsten stellt sich die Matrix für eine Mischklasse nach der Altdatenübernahme zunächst etwa so dar:

Alle gemeinsamen Unterrichte sind zunächst – wie in der WinLD eingetragen – in der Zeile der ersten Klassengruppe gelandet.

Für eine Mischklasse existieren in der Matrix der ASV jedoch nunmehr drei Zeilen (Zeilenkopf rot umrandet).

In die erste Zeile (Sammelzeile) werden alle Unterrichte eingetragen, die in der gesamten Klasse unabhängig von Klassengruppe unterrichtet werden (z.B. Religion/Ethik, Deutsch, Englisch, Erdkunde, …).
In der zweiten Zeile werden die Unterrichte eingetragen, die nur in der Klassengruppe 1 unterrichtet werden.
In der dritten Zeile werden analog die Unterrichte eingetragen, die nur in der Klassengruppe 2 gehalten werden.
…

Falls sich die gemeinsamen Unterrichte wie im obigen Screenshot in der Zeile der ersten Klassengruppe befinden, müssen Sie die betroffenen Unterrichte in die Sammelzeile eintragen (Rechtsklick auf die Zelle mit dem Unterricht, der in die Sammelzeile übernommen werden soll → Sammelzeile aufbauen). Der Eintrag in der Gruppenzeile wird dabei automatisch gelöscht.

Wie bei anderen Programmen auch können Sie bei gedrückter Strg-Taste sämtliche Unterrichtselemente, die in die Sammelzeile übernommen werden sollen, markieren und dann in einer Aktion mit Sammelzeile aufbauen in die Sammelzeile übernehmen.

Der gleiche Ausschnitt der Matrix sieht nach der Überarbeitung so aus:

Sollte aus Versehen ein Unterrichtselement in die Sammelzeile übernommen worden sein, löscht man die Lehrkraft und die Stunden aus der entsprechenden Zelle der Sammelzeile und trägt Lehrkraft und Stunden manuell in die richtige Zelle der Klassengruppe ein und weist die Schüler korrekt zu.

Falls die Schülerzuweisung nicht möglich ist, öffnen Sie bitte das Modul Fächerwahl (Datei/Schüler/Fächerwahl), wählen sie die betroffene Klasse, wechseln Sie in den Berarbeitungsmodus und klicken Sie auf die Schaltfläche Pflichtfächer vorbelegen. Klicken sie anschließend auf Speichern.

Aufräumen in der Liste Pflicht- / Wahlpflichtunterricht

Bei der Altdatenübernahme und bei der Bearbeitung der Matrix entstehen unter bestimmten Umständen Einträge in der Liste des Pflicht-/Wahlpflichtunterrichts, die keine Entsprechung in der Matrix haben. Diese sollten vorsichtig gelöscht werden. Überprüfen Sie nach vollständigem Bearbeiten der Matrix diese Liste.
Öffnen Sie dazu die Listenansich z.B. über das Menü Datei→Unterricht→Unterrichtsverteilung→Liste Pflicht-/Wahlpflicht.
Die betreffenden Zeilen haben nur Einträge bei Klasse und Fach, in seltenen Fällen auch eine Schülerzahl. Diese können relativ leicht gefunden werden, indem man die Liste nach der Lehrkraft sortiert (Spaltenüberschrift zweimal anklicken, dann wird absteigend sortiert).
Wenn Sie sicher sind, dass es sich um einen Eintrag handelt, für den es keinen entsprechenden Unterricht gibt, löschen Sie diese Zeile.

Automatisiertes Aufräumen der nicht verwendeten Wiederholungsfaktoren

Mit Hilfe des Skripts zur Löschung nicht verwendeter Wiederholungsfaktoren, lassen sich alle Wiederholungsfaktoren einer Klassengruppe löschen, die an keinem aktuellen Unterrichtselement der Schule hängen. Der letzte Wiederholungsfaktor einer Klassengruppe soll nicht gelöscht werden, sondern mit dem Wiederholungsfaktor 1 gesetzt werden.

Sie sind nun mit der Überarbeitung der Unterrichte fertig und können die Datenprüfung im Bereich Unterricht aufrufen, um die restlichen Probleme zu beseitigen.

B.8. Datenpflege und Datenprüfung der Unterrichtssituation durchführen

anonymous@undisclosed.example.com (Anonymous) — Mon, 22 Sep 2025 19:24:10 +0000

B.8. Datenpflege und Datenprüfung der Unterrichtssituation durchführen

Empfohlenes Vorgehen (best practice)

B0 Häufige Fehler (Liste)

Rufen Sie die Unterrichtssituation über Datei ⇒ Unterrichtssituation ⇒ Unterrichtssituation auf.

Püfen Sie die Daten auf dem Reiter Lehrkapazität auf Vollständigkeit und Richtigkeit.

Püfen Sie die Daten auf dem Reiter Schülerzahlen auf Vollständigkeit und Richtigkeit.

Püfen Sie die Daten auf dem Reiter Stundenbudget auf Richtigkeit und ergänzen gegebenenfalls schulabhängige Budgetzuschläge und -abschläge.

Fügen Sie auf dem Reiter Bemerkung gegebenenfalls eine Bemerkung zur Meldung der endgültigen Unterrichtsverteilung hinzu. Kurzberichte finden derzeit keine Anwendung.

B.8.1 Aktualisierung Wertelisten, Plausis, Anwendungsdaten

anonymous@undisclosed.example.com (Anonymous) — Sun, 25 Oct 2020 11:19:00 +0000

B.8.1 Aktualisierung Wertelisten, Plausis, Anwendungsdaten

1) Aktualisierung der Wertelisten und Plausis

Im ersten Schritt müssen Sie dafür sorgen, dass die Wertelisten in der ASV aktuell sind. Wertelisten sind Listen, welche gültige Werte für ein Merkmal enthalten. Ein Merkmal kann z.B. die Religionszugehörigkeit sein. Werte für das Merkmal sind z.B. RK, EV, ISL, usw. Jeder Wert hat eine Kurzform (z.B. RK), Langform (Römisch-Katholisch), Anzeigeform (z.B. r.k. römisch-katholisch) usw. Die Wertelisten werden vom ASD-Server ausgeliefert, wenn Sie bei ihm entsprechend nach neuen Wertelisten anfragen. Vor dem Statistik-Termin der US kann es häufig sein, dass sich die Wertelisten häufig noch ändern, weil Fehler erkannt oder neue Werte aufgenommen wurden. Deshalb gilt: vor der Abgabe der US müssen die Wertelisten aktuell sein. Dasselbe gilt für die Plausis / Plausibilisierungen. Im Altverfahren WinSV/WinLD lag ein Großteil der inhaltlichen Prüfung der Daten bei den Regierungen oder dem Landesamt für Statistik. In der ASV werden die Daten VOR Absenden an das Kultusministerium vor Ort in jeder Schule plausibilisiert, also auf Gültigkeit geprüft. Die Prüfung vor Ort umfasst ca. 95% aller Fälle. Weitere 3% werden nach Abgabe der US binnen 30 Minuten automatisch vom ASD-System überprüft und ggf. über Plausi-Quittungen an die Schulen zurückgegeben.

Öffnen Sie Datei → Verwaltung → ASD-Schnittstelle
Klicken Sie auf „Aktualität prüfen“.
Geben Sie Ihre Schulnummer und Ihr Portal-Kennwort ein.
Die ASD wird abgefragt und teilt Ihnen mit, ob es neuere Versionen gibt. Klicken Sie deshalb auf „Wertelisten updaten“.
Wählen Sie „Deltalieferung“, also laden Sie nur die geänderten Daten herunter. Dies dauert keine Minute. Die Gesamtliefert hingegen kann fast eine Stunde dauern.
Erfolg! Ihre Daten sind nun aktuell.

2) Aktualisierung der Anwendungsdaten

Abhängig von Ihrer Internetanbindung, der Auslastung der ASD-Server und der Menge an benötigten Updates kann dies bis zu 10 Minuten dauern.