Amtliche Schulverwaltung - Dokumentation - bers:alle:lebe

anonymous@undisclosed.example.com (Anonymous) — Thu, 21 Aug 2025 16:20:43 +0000

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Hinweise zur LeBe

anonymous@undisclosed.example.com (Anonymous) — Thu, 21 Aug 2025 10:19:28 +0000

Hinweise zur LeBe

zur US 2025/26

keine Hinweise vorhanden

zur UP 2025/26

keine Hinweise vorhanden

LEBE: Fehler im Logfile suchen, Dokumentation

anonymous@undisclosed.example.com (Anonymous) — Wed, 12 Oct 2022 08:38:38 +0000

LEBE: Fehler im Logfile suchen, Dokumentation

bers_lebe_3_fehler_debuggen.mp4 Alle Videos hier.

Formel	Beschreibung	Ergebnis
=TEILERGEBNIS(9;A2:A5)	Die Summe des Teilergebnisses der Zellen A2:A5, wozu 9 als erstes Argument verwendet wird. (Das Argument 9 steht für die Funktion AutoSumme.)	Summe der sichtbaren Werte ohne ausgeblendete Zellen.

Zusammen mit der gedruckten LEBE wird ein Logfile erstellt. Dieses wird einheitlich im ASV-Installations-Ordner auf Ihrem Rechner im Ordner „Client“ > „logs“ abgespeichert. Das Log besteht mehreren Dateien, die nach jedem LEBE-Lauf überschrieben werden:

LEBEschreiber_### = Dateien zum Import der ASV-LEBE in die Amtliche Excel-LEBE
für Berufsschulen	für Wirtschaftsschulen
LEBEschreiber_BS_FB1.txt = Formblatt 1 LEBEschreiber_BS_FB1_JOA.txt = Formblatt 1 JoA	LEBEschreiber_WS_FB1.txt = Formblatt1
LEBEschreiber_BSWS_FB56.txt = gemeinsames Formblatt 5+6

LEBE-Logfile = Technisches Logfile des letzten (!) LEBE-Durchlaufs, das die Schule selbst auswerten kann.
für Berufsschulen	für Wirtschaftsschulen
- für BS gibt es kein Logfile Formblatt 1	LEBElogfile_WS_FB1.txt Logfile Formblatt 1
LEBElogfile_BSWS_FB56.txt = Logfile gemeinsames Formblatt 5+6

Logs sind eventuell für den ASV-Support nötig. Bitte senden Sie bei Anfragen zur LEBE immer im ASV-Ticket immer ALLE Dateien mit LEBEschreiber und LEBElogfile mit.

Vorgehensweise zur Analyse des Logfiles durch die Schule:

Öffnen Sie Excel
- Registerkarte „Daten“
- „Aus Text / CSV“
- Dateipfad = ASV-Client-Pfad, Unterordner logs
- Dateiname = „LEBElogfile_BSWS_FB56.txt“
- Öffnen
- Umstellen der Kodierung auf „UTF-8“ (sonst werden Umlaute falsch dargestellt)
Daten werden in Excel importiert.
Filter-Felder in der obersten Zeile können genutzt werden, um z.B. alle Werte aus Feld „1.1.1.1“ anzuzeigen.
Auto-Summen-Felder können genutzt werden, um Werte zu summieren.

Bei Fragen, Unklarheiten und Fehlern bitte je Fall ein separates ASV-Ticket erstellen.

LEBE: Pflege der Merkmale

anonymous@undisclosed.example.com (Anonymous) — Thu, 16 Oct 2025 15:41:15 +0000

LEBE: Pflege der Merkmale

Die LEBE erfolgt zu zwei Zeitpunkten: zur US (ca. Oktober), zur UP (ca. März). Während bei der US alle Daten (Klassen, Schüler, Lehrer) korrekt in ASV erfasst sind, handelt es sich bei der UP um eine Planung. Die Planungsdaten werden in einem Planungsschuljahr erfasst. Anhang folgenden Beispiels wird klar, dass die erfassten Daten bei US und UP an verschiedenen Stellen der ASV nötig sind.
Beispiel: Stunden für berufssprachliche Förderung

bei US: Erfassung in der Unterrichtsmatrix oder als besonderer Unterricht (konkret zuordenbar)
bei UP: Erfassung als „geplantes“ Budget im Modul Unterrichtsplanung (abstrakt, da Planstand)

Besondere Hinweise für LEBE im SJ 2025/26

Der aktuelle Stand der LeBe entspricht der Amtlichen Datei 2025-V2 (September 2025)

Schulart	Formblatt	Problem	Lösung

Allgemeine Hinweise

Längerfristiger Ausfall einer Lehrkraft ist …
- … für das gesamte Schuljahr (wahrscheinlich): Lehrkraft wird nicht gemeldet: Lehrer.Einsatz.Beschäftigungsart = „nm“
- … absehbar nur ein Teil des Schuljahres: Meldung der Lehraft mit Eintrag unter Lehrer.Einsatz > Längerfristiger Ausfall

Eintragungsmöglichkeiten in ASV:

Abkürzung	Bezeichnung	Modul	Reiter	Eintragung in ASV
Bud	Budget	Unterrichtsplanung	Stundenbudget	Datei > Verwaltung > Unterrichtsplanung > Register „Stundenbuget“
Anr	Anrechnungen	Lehrer	Schulnr./Schulart	Lehrer.9999BS.Anrechnung
LeBesch	Beschäftigungsart des Lehrers	Lehrer	Einsatz	Lehrer > Reiter „Einsatz“ > Beschäftigungsart
LeRecht	Rechtsverhältnis des Lehrers	Lehrer	Dienst	Lehrer > Reiter „Dienst“ > Rechtsverhältnis
Unt	Unterricht mit Zusatzgrund	Unterricht	–	Matrix > Unterrichtselement > Abweichung oder Liste Pflicht-/Wahlpflicht
Sum	Summendaten	ASD Schnittstelle	Übermittlung an ASD	Datei > Verwaltung > Reiter „Übermittlung an ASD“ > US > Summendaten erfassen

Formblatt 1

In Formblatt 1 werden alle Klassen mit gleicher Fachklassengliederungsnummer zusammengefasst bei der Budgetberechnung.

Ausnahmen sind:

Klassen mit gleicher Fachklassengliederungsnummer aber verschiedene Organisationsformen (z.B. E und B)
Klasse wird als Vollzeitklasse gekennzeichnet (Organisationsform Vz/s und VZ/k - z.B. BGJ Landw.)
JoA verteilt in Fachklassen werden rausgerechnet. Die Schüler müssen in eigene Klassengruppe mit Bildungsgang JOA_IN_Fachklassen. Die JoA - Schüler in den Fachklassen werden nicht bei der Budgetberechnung der Klassen mitgezählt.
JoA10, JoA11 und JoA12 werden eigens gelistet

Formblatt 5

Formblatt	Ziffer	Merkmal	US	UP
FB5	4.2.1	für Religion/Ethik	Unt: Eintrag = 'RelEth'	Bud: Eintrag = 'ZU_REL'
FB5	4.2.2	für Praxisgruppen im BGJ/s-Agrar	Klasse.FKGLNR = 1301.10
FB5	4.2.3	für BS+, Anzahl an Gruppen:	Unt: Eintrag = 'BS+'	Bud: Eintrag = 'ZU_BS+'
FB5	4.2.3.1	für Verzicht auf Teilung Technisch/Nichttechnisch Mathematik	manuelle Eingabe in Excel-Datei (Merkmal wird nicht vor SJ2026/27 in ASV erfasst)	wie US
FB5	4.2.4	für Wahlfach Englisch, Anzahl an Gruppen:	Unt: Abweichung 'ZWE'
FB5	4.2.5.a	für berufssprachliche Förderung (an BS)	Unt: Eintrag = 'Berufssp'	Bud: Eintrag = 'anPrüf'
FB5	4.2.5.b	für Inklusion	Unt: Eintrag = 'Inkl_Bud' Unt: Abweichung 'Inkl' Anr: Eintrag = 'Inkl_Bud'	Bud: Eintrag = 'Eininkl' Anr: Eintrag = 'einzInkl' Achtung! Doppeleintragung möglich
FB5	4.2.5.c	für Sonstiges	Unt: Abweichung = 'S'	Bud: Eintrag = 'so'
FB5	4.3.1	für kooperative Klassen Berufsvorbereitung	keine Auswertung, stattdessen beim Lehrer als Anrechnung 'kl_bv' oder entsprechend der Eintragungsvorgabe einzutragen. siehe Formblatt5 Punkt 8.6	Auszählung über die Anzahl der Klassen mit Klasse.FKGLNR 3014.10, 3017.10, 3020.10, 3007.10, 3004.10
FB5	4.3.2	für BVJ-Neustart-Klassen	Klasse.FKGLNR = 3009.10
FB5	4.3.3.a	für Systembetreuung	Anr: Eintrag = 'zSyS'	Anr: Eintrag = 'BD2_SYS
FB5	4.3.3.b	für erweiterte Schulleitung	Anr: Eintrag = 'de'	Anr: Eintrag = 'de'
FB5	4.3.3.c	für Lehrkräfte mit der Zweitqualifikation Sonderpädagogik	Anr: Eintrag = 'Sonpäd'	'Sonpäd'
FB5	4.3.3.d	für Inklusion	Unt: Abweichung = 'Inkl_Anr' Anr: Eintrag = 'Inkl_Anr'	Bud: Eintrag = 'Proinkl' Anr: Eintrag = 'Proinkl' Achtung! Doppeleintragung möglich
FB5	4.3.3.e	für Sonstiges	Anr: Bereich = 'SOAT'	siehe US
FB5	5.2	für ausfallenden Pflichtunterricht	Unt: mit Grund 'Vg' UND Art = Pflichtunterricht	Bud: Eintrag = 'AUSFALL'
FB5	6.1	Teamstunden	Sum: Eintrag = 'ts' / Eingabe der tatsächlichen Stunden
FB5	7.1	Berufsfachschule für Ernährung und Versorgung	Automatische Berechnung, auch beim Verbund, nicht möglich. Ermittlung der Summenzahl aus dem Formblatt1 der entsprechenden Schulart und manuelle Eintragung in die amtliche LeBe-Datei nötig. ASV berechnet Formblatt1 nur für Berufsschulen.
FB5	7.2	Berufsfachschule für Kinderpflege
FB5	7.3	Berufsfachschule für Sozialpflege
FB5	7.4	Wirtschaftsschule
FB5	7.5	Fachschule
FB5	7.6	Fachakademie
FB5	7.7	sonstige berufliche Schulen	Sum: Eintrag = 'stAndBes' Eingabe der tatsächlichen Stunden, außer die Lehrer sind über Abordnungen an die angeschlossene Schule bereits im Formblatt 6 enthalten, dann ist hier der Wert 0 einzutragen.
FB5	8.1	die Leitung einer Schule	Anr: Bereich = 'SL'	siehe US
FB5	8.2	die Ständige Vertretung der Schulleitung (Ziff. 2.1.2)	Anr: Bereich = 'VER'
FB5	8.3	die Leitung einer Außenst. (Ziff. 2.1.3)	Anr: Bereich = 'LAU'
FB5	8.4	die Seminarlehrertätigkeit (Ziff. 2.1.4)	Anr: Bereich = 'SEM'
FB5	8.5	Aufgaben der Schulverw. und für pädag. Aufgaben (Ziff. 2.2)	Anr: Bereich = 'STPF'
FB5	8.6	überörtliche Aufgaben (Ziff. 2.3)	Anr: Bereich = 'ÜÖA'	keine Auswertung für kl_bv, kl_bvj, stattdessen Auszählung über Anzahl der Klassen siehe Formblatt 4.2.5 (UP)
FB5	9.1	für die Teilnahme von Lehrkräften an Berufsabschlussprüfungen	a) Anzahl der Prüflinge = Sum: Eintrag = 'anzPrüf' b) Wert der umgerechneten, faktorisierten Stunden = Anr: Eintrag 'wkK' (Eingabe der anteiligen, faktorisierten Anrechnungsstunden bei jedem Lehrer nötig!) Bei Verwendung der Schnittstelle: hier wird nur die Anr: Eintrag = 'wkK' berücksichtigt und abhängig von dieser Summe wird die Anzahl der Prüflinge rückwärts gerechnet. Die US-Summenzeile wird dabei ignoriert.
FB5	9.2	für vorgesehene Betriebspraktika	Anr: Eintrag = 'wb'	Bud: 'PRAKTIKUM' Anr: 'wb' Achtung! Doppeleintragung möglich

Formblatt 6

Formblatt	Ziffer	Merkmal	US	UP
FB6	ohne	4. Qualifikationsebene (= QE4)	Normalfall: Berechnung aus der Besoldung Sonderfall: wenn Leher.Einsatz.BayUPZKategorie = 'L_berS', wird QE4 erzwungen.	Eintragung der geplanten UPZ unter Lehrer > Reiter Schule (z.B. 9410BS) > Zuweisung an Schule: Art = „u“, Wst = „Anzahl Stunden geplant an dieser Schulnummer“
FB6	ohne	3. Qualifikationsebene (= QE3)	Normalfall: Berechnung aus der Besoldung Sonderfall: wenn Leher.Einsatz.BayUPZKategorie = 'Fl_berS', wird QE4 erzwungen.
FB6	1.1.1.1	Beamte Vollzeit der 4. QE	LeBesch: 'vz' UND 'QE4' UND LeRecht: 'bl / bp' UND Schule_ist_Stammschule Info: enthält auch Lehrer mit läng. Abwesenheit
FB6	1.1.1.2	Beamte Vollzeit der 3. QE	LeBesch: 'vz' UND 'QE3' UND LeRecht: 'bl / bp' UND Schule_ist_Stammschule Info: enthält auch Lehrer mit läng. Abwesenheit
FB6	1.1.2.1	Beamte Teilzeit der 4. QE	LeBesch: 'tz' UND 'QE4' UND LeRecht: 'bl / bp' UND Schule_ist_Stammschule
FB6	1.1.2.2	Beamte Teilzeit der 3. QE	LeBesch: 'tz' UND 'QE3' UND LeRecht: 'bl / bp' UND Schule_ist_Stammschule
FB6	1.2.1.1	Sonstige unbefristet der 4. QE	'QE4' UND LeRecht: 'as' / 'au' UND Schule_ist_Stammschule
FB6	1.2.1.2	Sonstige unbefristet der 3. QE	'QE3' UND LeRecht: 'as' / 'au' UND Schule_ist_Stammschule
FB6	1.2.2.1	Sonstige befristet der 4. QE	'QE4' UND LeRecht: 'ab' / 'lg' / 'so' UND Schule_ist_Stammschule
FB6	1.2.2.2	Sonstige befristet der 3. QE	'QE4' UND Lehrer.Dienst.Rechtsverhältnis = 'ab' / 'lg' / 'so' UND Schule_ist_Stammschule
FB6	1.3.1	Abgeordnet an die LEBE-Schule der 4. QE	'QE3' UND Lehrer.Stammschule = [die Schule, welche die LEBE erstellt] UND — Lehrer.EinsatzschulenÜbersicht = 'entweder Abordnung an Schule im DSS (= innerhalb einer gemeinsamen ASV-Datenbank)' — ODER Lehrer.EinsatzschulenÜbersicht = 'entweder Abordnung an andere Schule, die nicht im Datenbestand ist)'
FB6	1.3.2	Abgeordnet an die LEBE-Schule der 3. QE	'QE3' UND Lehrer.Stammschule = [die Schule, welche die LEBE erstellt] UND — Lehrer.EinsatzschulenÜbersicht = 'entweder Abordnung an Schule im DSS (= innerhalb einer gemeinsamen ASV-Datenbank)' — ODER Lehrer.EinsatzschulenÜbersicht = 'entweder Abordnung an andere Schule, die nicht im Datenbestand ist)'
FB6	1.4.a	Referendare mit Unterrichtsauftrag	Referendare über LeBesch: 'vd' plus Ausbildungsabschnitt 'R3 oder R4' UND Wochenstunden an der Schule sind > 10 Stunden Info: Referendare R1/R2 werden als Beamte-Teilzeit gezählt
FB6	1.4.b	Referendare ohne Unterrichtsauftrag	Referendare über LeBesch: 'vd' plus Ausbildungsabschnitt 'R3 oder R4' UND Wochenstunden an der Schule sind ⇐ 10 Stunden Info: Referendare R1/R2 werden als Beamte-Teilzeit gezählt
FB6	2.1	Abzüge für Ermäßigungen, Freistellungen	Lehrer.EinsatzschulenÜbersicht oberste Zeile gibt Auskunft über diese Stunden. Enthalten sind z.B. - Lehrer.Einsatz.Ermäßigungen (A / B / R / S / T) - Lehrer.Einsatz.Längerfristiger Ausfall
FB6	2.2.1	Abzüge für Abordnungen WEG von LEBE-Schule der 4. QE	'QE4' UND Lehrer.Stammschule <> [die Schule, welche die LEBE erstellt] UND Lehrer.Referendar.Abschnitt nicht R3/R4 UND — Lehrer.EinsatzschulenÜbersicht = 'Abordnung an Schule im DSS (= innerhalb einer gemeinsamen ASV-Datenbank)' — ODER Lehrer.EinsatzschulenÜbersicht = 'Abordnung an andere Schule, die nicht im Datenbestand ist' — ODER Lehrer.Einsatz.Abordnungen an nichtschulische Dienststellen (z.B. Regierung, ISB, KZ-Dachau, KM)
FB6	2.2.2	Abzüge für Abordnungen WEG von LEBE-Schule der 3. QE	'QE3' UND Lehrer.Stammschule <> [die Schule, welche die LEBE erstellt] UND Lehrer.Referendar.Abschnitt nicht R3/R4 UND — Lehrer.EinsatzschulenÜbersicht = 'Abordnung an Schule im DSS (= innerhalb einer gemeinsamen ASV-Datenbank)' — ODER Lehrer.EinsatzschulenÜbersicht = 'Abordnung an andere Schule, die nicht im Datenbestand ist' — ODER Lehrer.Einsatz.Abordnungen an nichtschulische Dienststellen (z.B. Regierung, ISB, KZ-Dachau, KM)
FB6	2.3	verpflichtendes Arbeitszeitkonto	Lehrer.Einsatz.Arbeitszeitkonto verpflichtend
FB6	7.	Freiwilliges Arbeitszeitkonto	Lehrer.Einsatz.Arbeitszeitkonto freiwillig; Differenzierung nach Fachrichtung über Lehrer.Dienst.Lehrbefähigung und Lehrerlaubnis (Metall und oder Elektro) Es ist nur die Eingabe für Metalltechnik (MT oder MT FL) und Elektrotechnichnik (ET oder ET FL) erlaubt, allgemeine Lehrbefähigungen (z.B. g-tB FL) lassen das Fach nicht erkennen und sollen nicht verwendet werden, wenn eine genaue Aufschlüsselung erfolgen soll.
FB6	8.	Anforderung Lehrer, Freitext	Datei > Unterrichtssituation > Reiter Bemerkung: Text im oberen Feld zusätzlich wird der Text für jeden angeforderten Lehrer hinzugefügt (Datei > Unterrichtsplanung > Personalveränderung)

Referendare

Referendare werden wie folgt eingetragen

Ausbildungsabschnitt	Beschreibung	Eintrag in der LeBe	Formblatt	Ziffer
R1/R2 = erstes Jahr	Falls der Referendar im 2. Halbjahr geplant eigenverantw. Unterricht hält, kann er erfasst werden	Beamter-Teilzeit eingeordnet	6	1.1.2.1 1.1.2.2
R3/R4 = zweites Jahr	Referendar unterrichtet mehr als 10 Wochenstunden	zählt als Refendar	6	1.4.a
R3/R4 = zweites Jahr	Referendar unterrichtet weniger als oder genau 10 Wochenstunden	Stunden werden bei LeBe Stunden ohne U-Auftrag eingetragen	6	1.4.b

UP: geplante Stunden an der Einsatzschule

Zur UP im März muss das Planungsschuljahr angelegt worden sein. Im Planungsschuljahr ist noch keiner Lehrkraft Unterricht zugeordnet, sodass die Ziffern 1.1 und 1.2 in Formblatt 6 nicht aus dem Unterricht ermittelt werden können. In Abstimmung mit ASD tragen Sie deshalb die geplanten Wochenstunden einer Lehrkraft im Reiter der jeweiligen Schule (z.B. 4066BS) unten rechts unter „Zuweisung“, „Art = u = geplanter Unterrichtseinsatz“ ein.

Beispiel:

Lehrkraft hat 24h UPZ
Ihre Schule (4066BS) ist Stammschule
Zuweisung der Lehrkraft im Reiter 4066BS mit 10 Stunden.
Zuweisung der Lehrkraft im Reiter 4153BFS mit 5 Stunden an eine angeschlossene BFS innerhalb des DSS (= Ihrer Datenbank)
Erteilen von 5 Anrechnungsstunden an der 4066BS
Erteilen von 4 Anrechnungsstunden an der 4153BFS

Sonderfall:

Situation wie oben, nur dass die Lehrkraft an der 4153BFS nur 2 statt 4 Anrechnungsstunden hat und noch 2 h an der 4064BS außerhalb des DSS abgeleistet werden.
Lösung: Eintrag im Reiter „Einsatzschulen Übersicht“ unten im Bereich „Einsatz andere Schulen (nicht im Datenbestand)“

Hat ein Lehrer einen Einsatz an einer Schule, der Reiter dafür erscheint aber nicht, können Sie im Reiter „Einsatz 2x/2x“ unten rechts auf den Button „Neue Einsatzschule“ klicken und die fehlende Schule so anlegen.

LeBe (US und UP) erstellen

anonymous@undisclosed.example.com (Anonymous) — Mon, 13 Oct 2025 14:19:02 +0000

LeBe (US und UP) erstellen

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Fachlicher Hintergrund

Diese Dokumentationseite gilt für folgende Schularten:

BerS	US				UP
BerS	WS	BS	BFS	Zentren/Verbund	WS	BS	BFS	Zentren/Verbund
Formblatt 1	x	x	x	nur BS	x	x	x
Formblatt 5		x		x
Formblatt 6		x		x

Grundfunktion der LeBe

Ab Schuljahr 2025/26 gibt es keinen LeBe-Bericht und keinen LeBe-Schreiber mehr. Diese werden durch ein noch einfacheres Verfahren ersetzt. Dabei werden im ersten Durchgang Formblatt1 mit den Schülerzahlen direkt in die Amtliche Excel-Datei von der KM-Homepage eingetragen. Im zweiten Schritt werden Formblätter 5 und 6 in dieselbe Datei eingetragen.

Verbund/Schulzentren

Mit der LeBe kann Formblatt 5+6 auch für Verbunde (Schulzentren) ausgefüllt werden. Trotz Verbund werden keine Klassenzahlen für andere Schularten außer Berufsschule errechnet, die in Formblatt 5 unter Ziffern 7.1 bis 7.7 einzutragen sind. Dafür sind weiterhin die Ergebnisse der speziellen Excel-Dateien pro Schulart manuell in die fertige LeBe-Datei zu übertragen. Die Verbund-LeBe beinhaltet aber z.B. die Summe aller Anrechnungsstunden, Referendare und Lehrkräfte QE3/QE4 über alle Schulen des Verbundes.

Die LeBe in ASV ist eine Ausfüllhilfe für die Schulen und beansprucht keine 100%ige Deckung. Insbesondere liegt es weiterhin in der Verantwortung der Schulen, eine möglichst budgetsparsame LeBe abzugeben.

Fachliches Vorgehen

A Vorbereitung

A1 Wertelisten aktualisieren
A2 Anwendungsdaten aktualisieren

B Lehrerbedarfsberechnung

B0 Video-Anleitungen zur LEBE beachten

Formblatt 1 in Excel schreiben	Formblatt 5 und 6 in Excel schreiben	Logfile und Fehlersuche
bers_lebe_fb1.mp4	bers_lebe_fb56.mp4	bers_lebe_3_fehler_debuggen.mp4

Verbund-Schulen benötigen ein aktuelles Schulverzeichnis und aktuelle Daten von ASD (Modul ASD-Schnittstelle)

B1 LeBe Grundlagen und wichtige Hinweise beachten
B2 LeBe Merkmale pflegen
B3 LeBe Formblatt 1 in Excel schreiben
B4 LeBe Formblatt 5 und 6 in Excel schreiben
B5 LeBe Fehler im Logfile suchen

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