Amtliche Schulverwaltung - Dokumentation - bers:alle:us:uebermittlung

C.1. Lehrerdaten übernehmen, Abgleich mit dem Zentralsystem

anonymous@undisclosed.example.com (Anonymous) — Wed, 10 Feb 2021 07:37:18 +0000

C.1. Lehrerdaten übernehmen, Abgleich mit dem Zentralsystem

Das Zentralsystem ASD bietet Daten zugewiesener Lehrkräfte zum Abgleich mit ASV an. Dabei muss für jeden der angebotenen Datensätze entschieden werden, welche Werte in die eigene ASV übernommen und welche nicht übernommen werden sollen. Diese Funktion steht immer nur im aktuellen Schuljahr zur Verfügung!

Lehrerdaten werden nicht nur in Ihrer lokalen ASV sonder nauch in den Amtlichen Schuldaten (ASD) und im VIVA-System der personalführenden Stellen (Regierungen) gepflegt. VIVA und ASD werden täglich synchronisiert. Melden Sie falsche Daten aus dem ASD-Zentralsystem bitte bei Ihrer zuständigen Regierung. Möglicherweise ändert der ASD-Abgleich Ihre Lehrerdaten auch falsch ab, z.B. weil eine Änderung bezüglich der Teilzeit einer Lehrkraft noch nicht in VIVA und oder ASD durchgelaufen ist. In diesem Fall müssen Sie eine Datenpflege für Lehrkräfte manuell ausführen.

Eine Übernahme ohne kritische Prüfung von Änderungsvorschlägen scheint insbesondere in den folgenden Fällen bedenklich:

ASD bietet eine Lehrkraft an, die im betroffenen Schuljahr nicht mehr an der Schule tätig ist.
Die UPZ einer Lehrkraft weicht nachweislich von der durch ASD angebotenen UPZ ab.
Abordnungen, Anrechnungen oder Funktionen unterscheiden sich nachweislich von denen, die von ASD angeboten werden.

Um den Datenabgleich mit dem Zentralsystem ASD durchführen zu können, müssen zunächst Daten über die ASD-Schnittstelle abgeholt Daten abholen (1) und im zweiten Schritt über die Schaltfläche Lehrerdaten übernehmen übernommen werden (2).
Bitte beachten Sie, dass ein zukünftiger Prozess 'Daten abholen' erst wieder möglich ist, nachdem Sie den Prozess 'Lehrerdaten übernehmen' abgearbeitet haben indem Sie die angebotenen Änderungen entweder übernommen oder verworfen haben.

Der folgende Screenshot zeigt die konkreten Auswahlmöglichkeiten beim Datenabgleich an. Im Navigator werden Datensätze von Lehrkräften angeboten (1), sind die lokalen Werte und (2) sind die zentral in VIVA gespeicherten Werte, die nach eingehender Prüfung markiert (3) und anschließend übernommen oder verworfen werden (4).

Erst nach Abarbeiten aller Lehrkräfte ist der Vorgang vollständig abgeschlossen. Das Abholen der Lehrerdaten und die vollständige Abarbeitung aller angebotenen Lehrkräfte ist eine unmittelbare Voraussetzung für die Übermittlung einer US oder UP.

Abbruch der Übermittlung weil Lehrerdaten nicht vollständig übernommen
Falls noch nicht alle Lehrerdaten abgeglichen sind (Lehrkräfte stehen noch im Navigator), kann man ein erneutes Abholen nicht initiieren, bzw. ein Übermitteln der US ist - wie oben erwähnt - nicht möglich.
Problem: Klickt man eine Lehrkraft im Navigator an und wählt Änderungen (3) aus, sind die Schaltflächen markierte Änderungen übernehmen und markierte Änderungen verwerfen (4) immer noch ausgegraut. Lehrkräfte können daher nicht bearbeitet werden.
Lösung: Das Auswahlfeld bei nur empfohlene Merkmale anzeigen deaktivieren. Dann Datensätze markieren (3) und entweder übernehmen bzw. verwerfen. Ein erneutes Daten abholen bzw. die Übermittlung der US sollte nun möglich sein.

C.6. Fehlerquittungen abholen

anonymous@undisclosed.example.com (Anonymous) — Sun, 25 Oct 2020 11:15:15 +0000

C.6. Fehlerquittungen abholen

Nach der Übermittlung (siehe C.4. Übermittlung an ASD starten) werden die Daten im ASD-System verarbeitet und erneut geprüft. Dieser Vorgang nimmt einige Minuten in Anspruch.
1. Holen Sie unter dem Reiter Übermittlung aus ASD (1) die Fehlerquittungen ab.
2. Liegen Fehlerquittungen vor, können Sie die Quittungen (= Fehlermeldungen) über Plausiquittungen bearbeiten (2) ansehen.
Alle Fehlerquittungen müssen abgearbeitet werden. Danach ist erneut eine Übermittlung an ASD (siehe C.4. Übermittlung an ASD starten) und das erneute Abholen der Quittungen erforderlich.

Liegen keine Fehlerquittungen vor, erhalten Sie eine entsprechende Erfolgsmeldung:

C.2. Schüler an ASD anmelden

anonymous@undisclosed.example.com (Anonymous) — Tue, 04 Jul 2023 07:00:55 +0000

C.2. Schüler an ASD anmelden

Befinden sich in ASV Schüler, die noch nicht an ASD angemeldet wurden (z.B. nach einem Meldedatenimport oder bei Zuzügen im Laufe des Schuljahres aus einem anderen Bundesland) können diese auch außerhalb eines Erhebungszeitraums (US, UP) bei ASD angemeldet werden. Wechseln Sie in der ASD-Schnittstelle auf den Reiter Übermittlung an ASD und klicken Sie auf die Schaltfläche Schüler bei ASD anmelden.

Sobald der Prozess anläuft, werden die angemeldeten Schüler „hochgezählt“.

Hier greift auch die unscharfe Schülersuche. Es kann sich die Auswahlmaske mit gefundenen Schülerdatensätzen in ASD öffnen. Markieren Sie in der linken Spalte eine Zeile und überprüfen Sie jeden Datensatz einzeln, ob Fall A oder B (siehe unten)vorliegt. Bitte gehen Sie bitte bei der Fallunterscheidung äußerst gewissenhaft vor, um die Erzeugung von Schülerreferenzverdoppelungen zu vermeiden.

Typische Fehlermeldungen

Eine typische Fehlermeldung ist, dass ein Schüler an der ASD (genauer im PARA-System) bereits bekannt ist. In diesem Falle hilft ein Workaround, da Sie den Schüler nicht zweimal in der ASD anmelden können. Ändern Sie dazu das Schüler-Geburtsdatum um einen Tag. Wiederholen Sie dann die Schüler-Anmeldung. Leider setzt die ASV die Schüleranmeldung nicht fort, solang eine Fehlermeldung eingeblendet ist. Es empfiehlt sich, die Fehlermeldungen zu als Bildschirmkopie zu sichern (Drucken-Taste) und dann in ein Schreibprogramm einzufügen, um die Fehler zu sammeln und anschließend am Stück zu korrigieren.

Sollten Sie diesen oder andere Fehler haben, hilft es, für die betroffenen SchülerInnen einen "Schüler-Reset" durchzuführen. Damit wird die Anmeldung an der ASD für diesen Schüler gelöscht, und Sie können die Anmeldung erneut versuchen. Sollte das immer noch nicht funktionieren, müssen Sie die Daten des Schülers notieren, ihn über das rote „X-Symbol“ löschen und per Hand neu aus der ASD heraus erstellen.

Diese Meldung erscheint, wenn ein Schüler doppelt in ASV gespeichert ist. Doppelt ist er dann gespeichert, wenn diese Felder übereinstimmen:

Familienname
Vornamen
Geschlecht
Geburtsname
Geburtsdatum
Geburtsort

Wenn ASV versucht, Douplette1 an ASD anzumelden, funktioniert das problemlos. Wenn ASV aber Douplette2 anlegen will, scheiert dies, weil der identische Schüler schon in ASD vorhanden ist. Leider wird dies nicht als Fehler ausgegeben.

Lösung:

Löschen Sie den doppelten Schülerdatensatz (hier ist die Schülerin z.B. doppelt erfasst, weil die bei einer Klasse aus- und in die andere eingetreten ist)
Wenn eine Doppelbeschulung vorliegt (Schüler besucht in einem SJ mehr als eine Klasse) legen Sie eine Doppelbeschulung an.

Sorgfältige Überpfüfung der Vergleichsdaten

Fall A: Keine Übereinstimmungen

In der rechten Spalte wird keine Person gelistet, bei der die Grunddaten mit denen in der linken Spalte markierten Zeile deutliche Ähnlichkeiten aufweisen (1). Dies entspricht mit wenigen Ausnahmen dem Normalfall bei Schülern aus dem Meldestellenimport bzw. den Einwohnermeldedaten. Bitte wählen Sie in diesem Fall ‚Neuen Schüler in ASD anlegen‘ (2):

Fall B: Deutliche Ähnlichkeit

In der rechten Spalte wird ein Datensatz bzw. eine Person gelistet, bei dem die Grunddaten mit denen in der linken Spalte markierten Zeile weitestgehend übereinstimmen (1). Es kann davon ausgegangen werden, dass es sich um denselben Schüler handelt. Klicken Sie in diesem Fall die entsprechende Zeile in der rechten Spalte an und wählen Sie ‚Schüler übernehmen‘ (2): Es hat sich gezeigt, dass es eine Reihe von Abweichungen gibt, welche sich durch unterschiedliche Schreibweisen erklären lassen:
• Max → Maximilian
• Hans-Dieter → Hans Dieter
• Pfaffenhofen → Pfaffenhofen a.d. Ilm
• Bagdad → Irak/Bagdad
• …

ACHTUNG:

Falls Schüler nicht angemeldet werden können, nehmen Sie Kontakt mit Ihrem zuständigen ASV-Multiplikator auf.
Bitte beachten Sie dabei Folgendes:
- Beim Löschen gilt die einfache Regelung: Gelöscht werden dürfen nur solche Kinder, die Ihre Schule noch nie besucht haben.
- Vor dem Löschen muss sichergestellt sein, dass der Verbleib verlässlich geklärt ist.

Generell gilt:

Schüler, die schon bei Ihnen Unterricht hatten, bekommen ein Austrittsdatum, verbleiben aber für den Rest des Jahres in der ursprünglichen Klasse. Eine Versetzung in eine Austrittsklasse, wie es in der WinSD üblich war, ist in der ASV weder nötig noch vorgesehen. Indem Sie den Haken bei ‚nur aktuelle‘ setzen, werden Ihnen ausgetretene Schüler nicht mehr angezeigt und auch auf Berichten etc. nicht mehr mit ausgegeben.

Nach dem erfolgreichen Anmelden der Schüler ist die Schaltfläche „Schüler bei ASD anmelden“ ausgegraut.

C.4. Datenübermittlung an ASD

anonymous@undisclosed.example.com (Anonymous) — Sun, 25 Oct 2020 10:53:13 +0000

C.4. Datenübermittlung an ASD

Wechseln Sie wieder auf den Reiter Übermittlung an ASD und erfassen Sie einen Kommentar (optional) zu den von Ihnen übermittelten Daten, der sich an die Schulaufsicht richten sollte, die Ihre Datenlieferung anschließend überprüfen wird.
Bei einer erneuten Datenübermittlung bietet sich an, hier die von Ihnen vorgenommenen Änderungen zu beschreiben.
Zur Datenübermittlung klicken Sie auf die Schaltfläche Daten übermitteln.

Zunächst werden die von Ihnen vorbereiteten Daten von der ASD-Schnittstelle geprüft. Der Vorgang dauert abhängig von der Schulgröße einige Minuten.
Sollten Muss-Fehler beim Vergleich der Daten mit der ASD-Schnittstelle gefunden werden, bekommen Sie eine Liste mit Fehlern, welche wiederum abgearbeitet werden müssen.
Sollten keine Fehler auftauchen, erscheint ein „Fortschrittsbalken“ bis die Daten „hochgeladen“ sind.
Im Falle einer ordnungsgemäßen Übermittlung wird die Meldung bestätigt und Daten übermitteln wird grün angezeigt.

Die Übermittlungen an ASD zu bestimmten Terminen sind abhängig von den schulspezifisch gespeicherten Erhebungsterminen, die die Schule über Daten abholen von der Schnittstelle ASD bezieht.

Die Schaltflächen in diesem Bereich werden

Rot hervorgehoben und aktiviert, wenn der Abgabetermin überschritten ist, die Schule die Datenübermittlung durchführen muss, und die Übermittlung noch nicht (wieder) stattgefunden hat. Auch mit einem Rot hervorgehobenen Button lässt sich eine Übermittlung anstoßen.
Grau hervorgehoben und deaktiviert, wenn der Abgabetermin überschritten ist, die Schule die Datenübermittlung durchführen kann, aber nicht muss, und die Übermittlung noch nicht stattgefunden hat. Ebenso grau hervorgehoben und deaktiviert, wenn die Schule die Datenübermittlung durchführen kann oder muss, der Stichtag aber noch nicht erreicht ist.
Gelb hervorgehoben und aktiviert, wenn der Stichtag erreicht, aber der Abgabetermin noch nicht überschritten ist, und die Schule die Datenübermittlung durchführen muss.
ausgeblendet, wenn die Schule die Datenübermittlung nicht durchführen kann.
Grün hervorgehoben (und aktiviert, wenn der Abgabetermin noch nicht erreicht ist bzw. deaktiviert, wenn der Abgabetermin bereits erreicht ist bzw. bei US die Abgabeerklärung erfolgt ist), wenn die Übermittlung erfolgreich war, d. h. die Quittungen von ASD zur Übermittlung keinen Fehler ergeben haben.

C.3. Summendaten ausfüllen

anonymous@undisclosed.example.com (Anonymous) — Sun, 26 Jan 2025 09:09:38 +0000

C.3. Summendaten ausfüllen

Klicken Sie auf dem Reiter „Übermittlung an ASD“ auf die Schaltfläche Summendaten erfassen. Geben Sie alle Zahlen (bei Fehlanzeige „0“ bei Anz.Ins. bzw. „0,00“ bei Wert Dezimal) in die Erfassungsmaske ein.

BS, BFS	WS

Stand: Schuljahr 2020/21

Auskunft über Art, Inhalt und Eingabe der Summendaten erteilt Ihnen die zuständige Schulaufsichtsbehörde (Regierung).

Kürzel	Beschreibung	Eintragungshinweise
MSD	Anzahl der Schüler mit sonderpädagogischer Förderung (vgl. aktuelle KMS)	Zahl in Schülern. Sonst Wert 0
FZ	Anzahl der Lehrkräfte, die an der Fremdsprachen-Zertifizierung beteiligt sind.	Zahl in Personen. Sonst Wert 0
ts	Anzahl der verwendeten Teamstunden (nicht Teilungen!)	Zahl in Wochenstunden. Sonst Wert 0
anzPrüf	Anzahl der Prüflinge* im Vorjahr, welche die Kammer-Abschlussprüfung abgelegt haben.	Zahl der Schüler. Sonst Wert 0
stAndBes	Unterrichtsstunden der angeschlosssenen Beruflichen Schulen* (z.B. WS oder BFS).	Zahl der Stunden, ohne Differenzierung nach Schulart. Sonst Wert 0
Gr-OGT-ab5	Anzahl der eingerichteten, staatlich geförderten Gruppen des offenen Ganztags für die Jahrgangsstufen 1 bis 10.	Die Eintragungen zum Ganztag sind nicht im Rahmen der allgemeinen schulaufsichtlichen Prüfung zu prüfen. Die Schulen können aber darauf hingewiesen werden, wenn ihre Angaben nicht plausibel scheinen, da auf Basis der Amtlichen Schuldaten die Fördergelder berechnet werden.
ex-OGT-Kg	Anzahl förderfähiger, externer Schüler in Kurzgruppen mit mindestens 120 min Betreuungszeit; hier ausschließlich Schüler anderer Schulen, die am offenen Ganztag der berichtenden Schule teilnehmen.	Die Eintragungen zum Ganztag sind nicht im Rahmen der allgemeinen schulaufsichtlichen Prüfung zu prüfen. Die Schulen können aber darauf hingewiesen werden, wenn ihre Angaben nicht plausibel scheinen, da auf Basis der Amtlichen Schuldaten die Fördergelder berechnet werden.
exOGT5-dz	Anzahl förderfähiger, externer Zählschüler in OGTS-Langgruppen, die von Schülern der Jahrgangsstufen 5 bis 10 besucht werden; hier ausschließlich Schüler anderer Schulen, die am offenen Ganztag der berichtenden Schule teilnehmen.	Die Eintragungen zum Ganztag sind nicht im Rahmen der allgemeinen schulaufsichtlichen Prüfung zu prüfen. Die Schulen können aber darauf hingewiesen werden, wenn ihre Angaben nicht plausibel scheinen, da auf Basis der Amtlichen Schuldaten die Fördergelder berechnet werden. Die Anzahl der externen Zählschüler ist auf zwei Nachkommastellen genau einzutragen.

* Die Anhabe hat keine Auswirkung auf ASV. Jedoch erfolgt der Abdruck in der US-LEBE auf Formblatt 6.

Bitte unterscheiden Sie die Begriffe:

Teamteaching
= 2 Lehrer unterrichten zeitgleich in einer Klasse. Ist keine (!) Teamstunde, sondern eine ganz normale Koppelung von Unterricht zweier Lehrer
Teamstunden
= pädagogischer Pool, z.B. zur Verbesserung des Unterrichtsmaterials. Müssen in den Summenzeilen erfasst werden.
Teamlehrkräfte
= Corona-bedingter Einsatz externer Kräfte; interessieren aus US-Sicht nicht.