Amtliche Schulverwaltung - Dokumentation - bers:berichte

Abteilungen filtern

anonymous@undisclosed.example.com (Anonymous) — Thu, 09 Oct 2025 08:30:30 +0000

Abteilungen filtern

Fachlicher Hintergrund

Um an den beruflichen Schulen nur die Klassen und Schüler im Navigator anzuzeigen, die zu einer Abteilung gehören, können entsprechende Filter erstellt und verwendet werden.

Voraussetzung

Werteliste "Abteilung innerhalb der Schule" pflegen:

Als Schul-Administrator anmelden und die einzelnen Abteilungen in die Werteliste Abteilung innerhalb der Schule einpflegen.

Abteilung der Klasse zuweisen

Im Klassenmodul auf dem Reiter Besonderheiten Vorgabe der Abteilung, zu der die entsprechende Klasse gehört.

Filter erstellen für die einzelnen Abteilungen

Um im Navigator nur die Klassen und Schüler anzeigen zu lassen, die zur Abteilung gehören, muss pro Abteilung ein komplexer Filter mit einem Script erstellt werden. Aufruf über Modul Schüler –Navigator Schaltfläche Filter Auswählen betätigen.

Oder: Datei → Verwaltung → Auswahlfilterbibliothek

Folgendes Fenster öffnet sich: Dort muss ein neuer Datensatz eingefügt werden.

Ein Kurzname ist anzugeben. Als Filtertyp „komplexer Filter“ angeben. Dann auf den Reiter Filterdefinition wechseln.

Hier muss im Feld Vergleich „frei formuliert“ ausgewählt werden. Nach dieser Auswahl kann bei Vergleichswert ein Script hinterlegt werden.

Hierzu ins Feld Vergleichswert klicken und dann auf die Schaltfläche mit den drei Punkten.

Es öffnet sich ein modales Fenster zur Eingabe des Scripts:

Script für Abteilung (hier z.B. Elektrotechnik –Kurzform EL):

Im Fenster ist der Standardwert „return true“ zu ersetzen durch:

if (obj?.klassengruppe?.klasse?.wlAbteilung?.kurzform == 'EL') { return true; } else { return false; }

Nach der Eingabe den Filter speichern und auf übernehmen klicken.

Wie oben beschrieben kann nun für jede Abteilung ein Filter erstellt werden.

Weitere Filtermöglichkeiten

Sofern man zusätzlich zur Abteilung auch noch nach anderen Informationen filtern will, muss ein Filterstapel erzeugt werden, der die gewünschten einzelnen Filter kombiniert.

Überblick über alle veröffentlichten BERS-Berichte

anonymous@undisclosed.example.com (Anonymous) — Thu, 19 Mar 2026 14:10:28 +0000

Überblick über alle veröffentlichten BERS-Berichte

Bitte beachten Sie zusätzlich die

Infos zum Unterschied Berichte <> Zeugnisse
Übersicht der Berichte für alle Schularten
Übersicht über alle Zeugnisschablonen der Beruflichen Schulen

1. Geplante Berichte

SART	Nummer	Bericht	Datenbereich	Bericht-Typ	Bearbeiter	Beschreibung / Wünsche	Muster	Status
*	S267	Zeugnisübersicht_BERS	Schüler	ext. Bericht	Rainer	Verbesserung nach Feedback, das Rainer im letzten SJ gesammelt hat.	-	offen
FS-FAK	offen	Bafög-Anträge	Schüler	Serienbrief	Claus	Details liegen in der asvcloud, Auskunft erteilen zwei Schulen, ist alles in der ZIP-Datei incl. der Vorlagen mit dabei. Ziel ist, dass ASV die bestehenden Vordrucke ausfüllt. Leider haben wir vom zuständigen Bundesministerium keine offenen Worddateien erhalten, die wir hätten nutzen können.		offen
*	S232	Abrechnung Schulgeld	Schüler	Exportformat	Rainer	Bericht S232 soll in ein Exportformat umgewandelt werden, damit ein Datenexport möglich ist. Ggf. kann ich das auch erstellen.

2. Fehlende Berichte anfordern

Viele Anforderungen können Sie bereits über die ASV-Boardmittel wie Exportformat und Listengenerator erfüllen. Nur dann, wenn eine Ausgabe in spezieller, kompakter Form erfolgen muss, ist ein Bericht nötig. Bitte lesen Sie zunächst die Grundlagen zu Berichten und Datenexport bevor Sie einen Bericht anfordern.
Sprechen Sie die Berichte-Anforderung vorab mit Ihrem zuständigen MULTI ab.

Die ASV-Fachabteilung und die LTMs prüfen die eingehenden Berichtsanforderungen und teilen diese in folgende Kategorien auf. Ein fehlender oder unpassender Bericht erfordert die Änderung / Neuerstellung. Dieser Aufwand wird in der Anfangszeit der ASV an Beruflichen Schulen NUR für Berichte vorgenommen werden können, die von einer signifikanten Anzahl Schulen benötigt wird.

Bitte prüfen Sie vorab …

ob es den Bericht schon gibt (siehe Info-Kasten ganz oben)
ob Ihr zuständiger MULTI den Bericht bereits angefordert hat
und füllen das Formular zur Beantragung neuer Berichte (BERS) aus
und erstellen ein ASV-Helpdesk-Ticket mit diesen Informationen
- ausgefüllte Word-Datei mit „Formular zur Beantragung neuer Berichte (BERS)“
- Beispiel-Dateien (bevorzugt PDF-Dateien; trotz Datenschutz müssen die angezeigten Datenfelder sichtbar sein (!))
- Beispiel-Screenshots oder Beispiel-Ausdrucke als PDF oder Bilddatei
- aussagekräftiger Beschreibung

Die ASV-Abteilung benötigt in jedem Fall diese Angaben.

Nummer	Bezeichnung der Angabe	Beschreibung
1	Betroffene Schularten	z. B. BS, BFS-allgemein, BFS-Sprache, BFS-Musik, WS
2	Betroffener Regierungsbezirk	Nur, falls Priorität 3
3	Gescannte, ausgedruckte Muster	Gesamte Seite muss erkennbar sein. Datenschutz muss eingehalten werden, aber wir müssen auch erkennen können, wo welche Daten stehen sollen –> bitte Dummy-Daten verwenden.
4	Elektronische Berichts-Vorlagen (falls vorhanden)	(Word-, PDF-Datei, notfalls auch Screenshot). Aus der Datei muss die Seiten-Aufteilung erkennbar sein.
5	Anforderung	Klare Markierung in Farbe und klare Anweisungen, was zu tun ist, was zu ändern ist
6	Begründung der Notwendigkeit	Ausformulierte Begründung, warum der Bericht nötig ist, wenn er nicht Priorität 1 – 3 hat.

Modul Berichte (BerS)

anonymous@undisclosed.example.com (Anonymous) — Thu, 19 Mar 2026 14:11:24 +0000

Modul Berichte (BerS)

Fachlicher Hintergrund

Diese Dokumentationseite gilt für folgende Schulen:

BerS	StMUK							StMUK Förderschulen					StMELF
BerS	WS	BS	BFS	BFG	BO	FAK	FS	WSF	BSF	BFF	BFGF	BOF	FALF	FSLF
staatl.	x	x	x
kom.	x	x	x
priv.	x	x	x

	Schnittstellen
Grunddaten prüfen	Schulische Daten prüfen
Berichte nutzen	Allgemeines zu Berichten	b_1_grundlagen_berichte.mp4
	Veröffentlichte Berichte alle Schularten Veröffentlichte Zeugnisse der Beruflichen Schulen (z.B. Bescheinigungen nach BFSO, Urkunden)
	Angeforderte Berichte
	Berichte verwalten	b_3_berichte_importexport.mp4
	Berichte anwenden	b_2_berichte_anwenden.mp4
	Daten exportieren (wiederkehrende Exporte über Exportformat)	b_9_export.mp4
	Daten exportieren (Schnell-Export über Navigator)	b_9_export.mp4
	Daten filtern	b_8_filter.mp4
Berichte erstellen und ändern	Serienbrief-Generator	b_5_serienbriefgenerator.mp4	b_4_eigene_berichte_erstellen.mp4
	Listen-Generator	b_7_listengenerator.mp4
	Etiketten-Generator	b_6_etikettengenerator.mp4
	Office-Schnittstelle	b_10_office.mp4
	Programmierung mit Groovy (für Experten)	-
Hilfsmittel	Berichtspakete erstellen
	Schnittstellen
	Selbstlernkurse der ALP-Dillingen
	Selbstlernkurse der ALP-Dillingen
	PDF: Kurz-Überblick Berichte

Die ASV läuft bereits seit vielen Jahren produktiv an Grund-, Mittel-, Realschulen, Gymnasien und vielen Schulen besonderer Art, Freien Waldorfschulen, Schulen für Kranke und Förderzentren. Vermutlich sind die Alltagsberichte (Klassenliste, Lehrerliste, usw.) dort bereits vorhanden. Falls ein Bericht bei einer anderen Schulart vorhanden ist, können wir diesen für Ihre Schulart (BS, BFS, WS) freischalten. Auf die Berichte der „anderen“ Schularten können aus der Test- und Schulungsversion geprüft werden, welche Sie in der ASV-Doku im Bereich „Downloads“ finden.

Einführung von DIN 5008-konformem Briefpapier

Zum Start der ASV wird ein einheitliches Format für Briefpapier eingeführt. Eventuell müssen Sie Ihr Schul-Briefpapier an den neuen ASV-Style-Guide für Briefpapier nach DIN 5008 (alle Schularten) anpassen.

Unterschied Berichte / Zeugnisse

In ASV können Berichte und Zeugnisse auf unterschiedliche Arten bereitgestellt werden. Diese Überblick soll Ihnen zeigen, wo Sie welche Elemente finden.

Schulart	Wo?	Beschreibung	Ausgabe	Schuleigene Veränderungen möglich?
Zeugnis-Editor	- Haupt-Symbol: Zeugnise - Mini-Symbol Zeugnisse - Menü: Datei > Verwaltung > Zeugniseditor	Drucken der Zeugnisse anhand amtlicher Schablonen, die über die Anwendungsdaten bereitgestellt und vom StMUK aktualisiet werden.	Drucker PDF Bildschirm-Vorschau	nein, Schablonen werden amtlich vorgegeben. Bearbeitung: nur ASV-Team Löschung: nur ASV-Team Import: jede Schule (z.B. für schul-individuelle Zeugnisse, die vom StMUK nur an eine Schule ausgerollt werden sollen)
Berichts-Bibliothek (rot)	- Haupt-Symbol: Berichte - Mini-Symbol Berichte (rot)	Hauptaufgabe: Daten graphisch aufbereiten Zweitaufgabe: Drucken von speziellen Zeugnissen (z.B. BFS-Musik).		teilweise, die meisten Berichte werden von ASD bereitgestellt. Schulen können aber eigene Berichte neu erstellen oder sich mit anderen Schulen über die Import / Exportfunktion austauschen. Bearbeitung: nur schuleigene Berichte, sonst: nur ASV-Team Löschung: nur schuleigene Berichte, sonst: nur ASV-Team Import / Export: jede Schule (z.B. damit Schulen untereinander erstellte Berichte austauschen können)
Berichts-Bibliothek (weiß)	- Mini-Symbol Berichte (weiß) - Menü: Datei > Verwaltung > Berichtsbibliothek	Dient „nur“ zur Verwaltung / Import / Export und ggf. auch zum Löschen von Berichten.
Serienbrief-Generator	Menü: Auswertungen	Graphischer Editor ähnlich zum Zeugnis-Editor, welcher vor allem für Briefe verwendet wird, die für Schüler, Eltern, Betriebe oder Kammern gedacht sind. Der Serienbrief-Editor kann auf alle Felder in ASV zugreifen, was teilweise vertiefte Kenntnisse in ASV erfordert. Hier finden Sie eine Liste gängiger Datenfelder.
Etiketten-Generator	Menü: Auswertungen	Graphischer Editor ähnlich zum Serienbrief-Generator mit einer beschränkten Auswahl eigener Felder.
Listen-Generator	Menü: Auswertungen	Menügeführter Editor (keine graphische Anpassung der Darstellung möglich) zur Darstellung, Sortierung und Gruppierung von Daten in eher technischer als optisch ansprechender Form.
Exportformate	- Menü: Auswertungen - Menü: Datei > Verwaltung > Exportformatbibliothek	Menügeführter Assistent mit dem gezielt Daten aus ASV exportiert werden können.	Export-Datei (z.B. Excel)
Office-Schablonen	kein eigenes Menü Aufruf über Berichts-Bibliothek (rot)	Unterart der Berichte (rot). Office-Schablonen werden für jeden Datensatz individuell erstellt und in einer getrennten Datei ausgegeben. Beispiel: Sie exportieren für 11 SchülerInnen eine Bescheinigung. Dabei füllt ASV die „Office-Schablone“, die Vorlagen-Datei, 11 mal mit den schüler-individuellen Daten aus und speichert 11 Word-Dateien in einem gewählten Ordner, z.B. am Desktop Ihres Computers, ab. Die Dateien können Sie danach bearbeiten / drucken oder archivieren.	Word-Dateien

Arten von Berichten in ASV

Art	Import / Export	Bearbeitung	Löschung
Zeugnisschablonen	Datei > Verwaltung > Zeugniseditor > Modulbezogene Funktionen	nein	nein
Externes Berichte-Werkzeug	weiße Berichte-Bibliothek > Modulbezogene Funktionen	nein (erfordert Programmierkenntnisse)	nein
Office-Schablone	weiße Berichte-Bibliothek > Modulbezogene Funktionen	nur schuleigene Neuanlage möglich über Datenfelder in Word	nur schuleigene
Serienbrief	weiße Berichte-Bibliothek > Modulbezogene Funktionen	nur schuleigene Neuerstellung möglich über Serienbrief-Generator	nur schuleigene
Etikett	weiße Berichte-Bibliothek > Modulbezogene Funktionen	nur schuleigene Neuerstellung möglich über Etiketten-Generator	nur schuleigene
(Benutzerdefinierte) Liste	weiße Berichte-Bibliothek > Modulbezogene Funktionen	Modul Auswertungen > Listengenerator	ja

Zeugnis oder Bericht - wo finde ich was?

Dem fertigen Dokument sehen Sie nicht an, ob es in ASV über

den Zeugnis-Editor oder
die Berichte-Bibliothek

gedruckt wurde. Diese Liste soll Ihnen einen Anhaltspunkt geben, wo Sie welche Dokumente in ASV finden. Die Liste ist nicht abschließend.

Schulart	Besonderheit	Gesuchtes Dokument	wo in ASV?
alle	-	Listen (Klassenliste, Schülerliste, Betriebe, Lehrer, Gastschüler, Religion, Gemeinen)	Berichte
alle	-	Bestätigungen und Bescheinigungen (Schulbesuch, Fehltage, Probezeit)	Berichte
alle	-	Checklisten und Datenschutz-Zustimmungen, Schülerausweis, Klassentagebuch	Berichte
alle	-	Notenblätter, Schülerbögen, Schülerakten, Mantelbögen	Berichte
alle	-	Einleitung Bußgeldverfahren	Berichte
alle	-	Stammdaten-Blätter für US-Statistik (Schüler-Kontrollblatt, Lehrer-Stammblatt, Betriebe-Stammblatt)	Berichte
alle	-	Zertifikate (z.B. KMK-Englisch-Zertifikat, CNC-Zertifikat Schreiner)	Berichte
BS	-	Zeugnisse	Zeugniseditor
BS	BVJ	Zwischen- und Jahreszeugnis	Zeugniseditor
BS	BGJ	Zwischen- und Jahreszeugnis	Zeugniseditor
BS	BIK und Vorklasse	Zwischen- und Jahreszeugnis	Zeugniseditor
BS	BIK	Bescheinigung (Freitext und Fehltage)	Zeugniseditor
BS	BS+ (Berufsschule Plus)	Jahres- und Abschlusszeugnis	Zeugniseditor
BFS nach BFSO	-	Zeugnisse (auch FH-Reife der Tourismusschulen)	Zeugniseditor
BFS nach BFSO	-	Bescheinigung nach § 54 BFSO	Zeugniseditor
BFS nach BFSO	-	Bescheinigung über Probezeit, Schulbesuch	Berichte
BFS nach BFSO	-	Urkunde zur Führung der Berufsbezeichnung	Zeugniseditor
BFS-Sprachen	-	Zeugnisse	Zeugniseditor
BFS-Sprachen	-	Bescheinigungen nach BFSO-Sprachen, Notenbescheinigung für Durchfaller	Zeugniseditor
BFS-Musik	-	Zeugnisse (auch Aufbaujahre)	Berichte
WS	-	Zeugnisse	Zeugniseditor
WS	-	Information über das Notenbild	Zeugniseditor
WS	-	Abschlussprüfung (Notenübersicht, Notenliste, Lehrerkonferenz)	Berichte

Einheitliches Briefpapier für Berichte

anonymous@undisclosed.example.com (Anonymous) — Tue, 07 Dec 2021 08:47:39 +0000

Einheitliches Briefpapier für Berichte

Mit Einführung der ASV an Beruflichen Schulen werden alle Berichte Zug-um-Zug an einheitliche Design-Richtlinien angepasst.

Neue Berichte für Berufliche Schulen werden bereits passend zum neuen Layout erstellt
Alte Berichte (anderer Schularten) werden Zug-um-Zug angepasst. Aufgrund der Vielzahl der Berichte kann dies aber dauern.

1) Möglichkeiten für Schulen

Berufliche Schulen können das neue, einheitliche Briefpapier auf drei Arten nutzen.

1.1) Überblick über die möglichen Varianten

Variante	Toner-Bedarf	Flexibilität bei Änderungen	Nötiger IT-Aufwand
1) bedrucktes Papier	keiner	gering	keiner
2) Drucker-Wasserzeichen	hoch	hoch	hoch
3) elektronisches Briefpapier in ASV	hoch	hoch	gering

1.2) Verwendung von bedrucktem Papier

Die einfachste Variante ist der Einsatz von vorgedrucktem Briefpapier. Wichtig ist, dass Sie nur die Bereiche mit eigenen Inhalten bedrucken, welche auch für den Druck freigegeben sind. Nutzen Sie dazu den ASV-Style-Guide für Briefpapier nach DIN5008 (alle Schularten). Er weist die Bereiche, welche sie individuell gestalten können anhand von farbigen Flächen aus. Beachten Sie, dass teilweise rechtliche Pflichtangaben nötig sind.

Das Vordrucken übernimmt üblicherweise eine Druckerei. Sie können aber das Papier auch selbst mit einem Farbdrucker bedrucken. Vermutlich kann dann aber nicht randlos gedruckt werden. Üblicherweise sollten Toleranzen von 2 mm eingehalten werden, sodass Ihre eigenen Bereiche nicht überdrucken.

1.3) Verwendung von Digitalen Wasserzeichen im Druckertreiber

Moderne Druckertreiber ermöglichen es, eine Bilddatei zu hinterlegen („Digitales Wasserzeichen“). Dieses wird dann automatisch immer in den Hintergrund mitgedruckt, wenn Sie eine Seite ausdrucken. Bitte sprechen Sie dies unbedingt mit Ihrem Systembetreuer oder IT-Unternehmen ab. Wir können hier nur Tipps zur Umsetzung geben:

Verwenden Sie einen eigenen Druckername, z.B. „Laser501_ASV“
Installieren Sie stets den aktuellsten Treiber vom Drucker-Hersteller
Legen Sie eine geeignete Bild-Datei an, welche dem ASV-Style-Guide für Briefpapier nach DIN5008 (alle Schularten) entspricht. Es dürfen nur die erlaubten Bereiche bedruckt werden. Die übrigen Bereiche müssen TRANSPARENT geschalten sein.
Hinterlegen Sie das Wasserzeichen im Druckertreiber
- Beispiel: Kyocera-KY-Treiber: Druckereinstellungen > Erweitert > Wasserzeichen
Wenn Ihr Druckertreiber keine Bilder-Wasserzeichen unterstützt, können Sie nur noch Variante 1 oder 3 nutzen.

1.4) EMPFEHLUNG: Verwendung von elektronischem Briefpapier in ASV

Ab ASV-Version 2.18 kann unter Schulische Daten > Schule eigenes elektronisches Briefpapier hinterlegt werden. Dies muss aber auch exakt dem ASV-Style-Guide für Briefpapier nach DIN5008 (alle Schularten) entsprechen.

Erstellen Sie eine Bilddatei nach folgenden Vorgaben. Wenn Sie dies nicht selbst können, beauftragen Sie einen Graphiker. Er kann dazu folgende Vorlagen-Dateien nutzen:
- Style-Guide als Vorlage für Briefpapier-Gestaltung
  
  ASV-Style-Guide für Briefpapier nach DIN5008 (alle Schularten)
  
  Vorlagendatei als .PNG-Format
  
  Vorlagendatei als .AI-Format (gepackt als .zip)
- Die nötige Bilddatei muss folgende Anforderungen erfüllen:
  - Dateiformat .PNG oder .GIF
  - Keine Komprimierung
  - Seitengröße: 2480 x 3508 Pixel (sonst kommt es zu Verzerrungen)
- Hinterlegen Sie das Hintergrundbild unter Schulische Daten > Schulen > Verwaltung > Schulgrafiken > Hintergrundbild Serienbrief

Daten exportieren (Schnell-Export über Navigator)

anonymous@undisclosed.example.com (Anonymous) — Thu, 01 Feb 2024 13:28:28 +0000

Daten exportieren (Schnell-Export über Navigator)

Nutzen Sie die Tabellen-Darstellung der Schülerdaten (siehe Beispiel 2!)

b_9_export.mp4

Beispiel 1

Sie möchten die mittels Filter dargestellten Schüler in eine Excel-Datei exportieren

Optional: Wenden Sie den Filter an
Wählen Sie in den Navigatoreinstellungen Tabelle exportieren und geben Sie im anschließenden Dialog an, wo die erzeugte Excel-Datei gespeichert werden soll.
Anschließend öffnet sich automatisch die erzeugte Excel-Datei.

Beispiel 2

Reichen die exportieren Daten für Ihre Zwecke nicht aus, können Sie auch die Tabellendarstellung der Schülerdaten verwenden und aus dieser Darstellung heraus exportieren.

Optional: Wenden Sie den gewünschten Filter an
Klicken sie auf die Schaltfläche zum Öffnen der Tabellendarstellung
Wählen Sie in den Tabelleneinstellungen Tabelle exportieren und geben Sie im anschließenden Dialog an, wo die erzeugte Excel-Datei gespeichert werden soll.

Mit den orange gekennzeichneten Einstellungen können Sie festlegen, welche Felder exportiert werden. Alternativ können sie die nicht benötigten Felder auch später in Excel löschen.

Weiterbearbeitung in EXCEL

Am einfachsten ist die Anwendung mit dem Format csv. (vgl. Umgang mit csv-Dateien) Nachdem der Export erfolgt ist, wurde eine Datei erstellt.

Anleitung zum Import von ASV-Daten in Excel

Diese sollte man in Excel mit Daten-Textimport importieren und dabei als Importformat utf-8 und als Trennzeichen Semikolon wählen. So ist sichergestellt, dass Umlaute und Sonderzeichen korrekt dargestellt werden.

Daten exportieren (wiederkehrende Exporte über Exportformat)

anonymous@undisclosed.example.com (Anonymous) — Thu, 01 Feb 2024 13:27:35 +0000

Daten exportieren (wiederkehrende Exporte über Exportformat)

Eine ausführliche Beschreibung finden Sie im zugehörigen Kapitel der Einführung.

b_9_export.mp4

Verwendung

Wenn reine Rohdaten zur Weiterverarbeitung in anderen Programmen gebraucht werden, nutzt man Exportformate (z.B. Erstellung von Schüler-Accounts, Bundesjugendspiele).

Achtung: Für wichtige Vorgänge (z.B. Schülerimport nach ASV) bzw. zu externen Programmen gibt es bereits fertige Schnittstellen unter Datei –> Verwaltung –> Schnittstellen.

Der jeweilige Nutzer kann Exportformate anlegen, bearbeiten und löschen. Sie tauchen auch bei anderen Rollen auf und können vom Ersteller und von einem ASV-Benutzer mit Schulleitungsrechten bearbeitet, gelöscht etc. werden.

Definition und Anwendung von Exportformaten

Sofern oben links die Schaltfläche „Neuen Datensatz hinzufügen“ ausgegraut ist, wechseln Sie bitte kurz den Datenbereich (z.B. Lehrkräfte) und kehren dann zum gewünschten Bereich (z.B. Schüler) zurück.

Achten Sie auf aussagekräftige Namen und informative Beschreibungen.

Die genau Bezeichnung der ausgewählten Datenfelder ist wichtig: so erhalten Sie z.B. bei „Rufname“ nur einen Vornamen, bei „Vornamen“ aber alle ggf. erfassten Vornamen eines Schülers oder einer Lehrkraft.

Export eines Berichts als CSV-Datei (für vollständige Datensätze)

Falls bei den Ausgabeeinstellungen des Berichts „Datei (csv)“ ausgewählt wurde, werden die Daten in einer Textdatei mit Dateinamenerweiterung .csv abgelegt, welche mit jedem herkömmlichen Tabellenkalkulationsprogramm bzw. Texteditor geöffnet und bearbeitet werden kann. Die einzelnen Datenfeldeinträge sind jeweils mit einem Semikolon getrennt.

Die Daten werden in ASV im international verbreiteten „Unicode UTF-8“ Zeichensatz gespeichert. Wenn Daten aus ASV in eine CSV-Datei exportiert werden (über die definierte Schnittstellen oder aus der Berichtsbibliothek), werden diese Daten daher auch in der UTF8-Codierung abgelegt.
Da die meisten Betriebssysteme auf dem ISO-8859 bzw. dem Windows (ANSI) Zeichensatz aufsetzen, werden Sonderzeichen nicht richtig dargestellt. Deswegen ist es erforderlich, beim Öffnen dieser CSV-Dateien den UTF-8 Zeichensatz auszuwählen.

Vorgehen in MS Office:
Nicht einfach Doppelklicken auf die CSV-Datei, sondern
MS Excel öffnen → (Menüleiste) Daten → (Block „Externe Daten abrufen“) Aus Text → Im Dateiexplorer CSV-Datei auswählen → Importieren → Dateiursprung: „65001: Unicode UTF-8“ auswählen. In einem nächsten Schritt klicken Sie auf weiter → als Trennzeichen wählen Sie bitte „Semikolon“ aus, da ansonsten alle Daten in einer Spalte stehen.

Weiterbearbeitung in EXCEL

Am einfachsten ist die Anwendung mit dem Format csv. (vgl. Umgang mit csv-Dateien) Nachdem der Export erfolgt ist, wurde eine Datei erstellt.

Anleitung zum Import von ASV-Daten in Excel

Daten filtern (Filter)

anonymous@undisclosed.example.com (Anonymous) — Fri, 14 Oct 2022 12:39:55 +0000

Daten filtern (Filter)

Eine grundlegende Beschreibung zur Anwendung von einfachen Filtern finden Sie im zugehörigen Kapitel der Einführung.

b_8_filter.mp4

Kleine Ergänzung: UND bindet stärker als ODER

Zuerst werden die Und-Verknüpfungen ausgewertet - ein Mathematiker würde sie in Klammern schreiben -, dann erst die Oder-Verknüpfungen.

Es geht hier um 2 Bedingungen:

1) Schüler, die die Klasse 6a besuchen und als zweite Fremdsprache Französisch gewählt haben.

2) Schüler der ganzen Schule, die als zweite Fremdsprache Latein gewählt haben.

Ins Ergebnis kommen die Schüler, die die erste oder die zweite Bedingung erfüllen.

Dort finden wir also neben den „Französisch-Schülern“ (2. FS) der 6a die „Latein-Schüler“ (2. FS) der ganzen Schule.

Komplexe Filter und Dialogfenster

Zunächst muss im Reiter Information ein komplexer Filter erstellt werden. Der Reiter Filterdefinition sieht jetzt so aus:

Die Zeilen sollten nach der ersten Spalte (Nummerierung) sortiert sein.

Dialogfenster: Haken in der Spalte „Dialog (D…)“ und „Dialogtext“ für die Frage eingeben, die dann angezeigt wird.

„Vergleichsfeld“ kann über einen Dialog ausgewählt werden. „Vergleichswert“ darf nicht leer sein, auch wenn ein Dialog verwendet wird. # steht für keinen Eintrag.

Hier können Bedingungen auch geklammert werden: Klammer in die Spalte (.. bzw. ..) eingeben.

Leerzeilen können Fehlermeldungen verursachen.

Beispiel für einen komplexen Filter anhand der Kammerzugehörigkeit

Als nützliches Beispiel eignet sich die Kammerzugehörigkeit (IHK, HWK, etc.) Dabei gehen Sie wie folgt vor:

1) Legen Sie einen neuen Filter an unter Datei → Verwaltung → Auswahlfilterbibliothek → Neuen Datensatz hinzufügen

2) Wählen Sie im Dropdown-Menü den komplexen Filter aus

3) Legen Sie die Filterdefinition fest

4) Tragen Sie beim Vergleichswert Ihren Code (Groovy) ein. Im Falle der Filterung nach IHK-M-OBB:

def strReturn = "";
if (obj?.getAusbildung() != null) {
	if (obj?.getAusbildung().getBetriebBerufPerson() != null) {
		def objPersonList = obj?.getAusbildung().getBetriebBerufPerson().getBetriebBerufPersonAusbildungsberufList();
		if (objPersonList != null) {
			objPersonList.each() { objPerson ->
				if (objPerson.getWlBbig() != null) {
					strReturn += objPerson.getWlBbig().getKurzform()
				}
			}
		}

	}
}
if (strReturn  == "IHK-M-OBB") {
   return true;
} else {
   return false;
}

5) Speichern und Filter anwenden

Empfängerautomatik

anonymous@undisclosed.example.com (Anonymous) — Mon, 13 Mar 2023 10:04:35 +0000

Empfängerautomatik

1. Auswahl der Empfänger bei Berichten

Manche Berichte ermöglichen über die Parameterabfrage eine Auswahl des Empfängers:

Über die Parameterabfrage können folgende Empfänger ausgewählt werden:

2. Einstellungen für die Empfängerautomatik bei unter 18 jährigen Schülerinnen und Schüler

Um manuell die Empfängerautomatik zu verändern, da z. B. der falsche Erziehungsberechtigte ausgegeben wurde,
klicken Sie im Schülermodul auf den Reiter Anschriften (1) > Erziehungsberechtigter (2)

Bei zwei Erziehungsberechtigten, ist der Reiter „weitere Erziehungsberechtigte“ analog zu befüllen (3).
Sollen nun z. B. beide Erziehungsberechtigten über die Empfängerautomatik ausgewählt werden, muss bei den Eltern der Haken zum Schriftverkehrsverteiler (4) gesetzt sein.
Es erscheinen nun beide Erziehungsberechtigten in der Anrede (5). Dies ist natürlich nur der Fall, solange die Eltern die gleiche Anschrift haben wie der betreffende Schüler.

3. Einstellungen für die Empfängerautomatik bei über 18 jährigen Schülerinnen und Schüler

Ist der betroffene Schüler über 18 Jahre aber unter 21 Jahre, werden die Eltern nur noch als Empfänger ausgewählt, sofern sie im Schriftverkehrsverteiler (siehe oben) gesetzt sind. Ansonsten richtet sich die Anrede an den Schüler.

Ist der betroffene Schüler über 21 Jahre, so wird der Schüler über die Empfängerautomatik automatisch gesetzt. (1) Soll aber der Brief ausdrücklich an die Erziehungsberechtigten gehen, wählen Sie Punkt 3 „immer im Schriftverkehrsverteiler aufgenommene Erziehungsberechtigte“ aus (2).

4. Videos: Empfängerautomatik

Wie die Einstellungen bei der Empfängerautomatik funktionieren, können Sie auch mit Hilfe der Videos erfahren.

Empfängerautomatik unter 18 Jahre	Empfängerautomatik über 18 Jahre
empfaengerautomatik_unter_18.mp4	asv_video_epmpfa_engerautomatik_u_eber_18.mp4

Etiketten-Generator

anonymous@undisclosed.example.com (Anonymous) — Fri, 10 Sep 2021 06:05:45 +0000

Etiketten-Generator

Der Etikettengenerator ist ein Editor für Etiketten in einem wählbaren Datenbereich (Schüler, Lehrer usw.). Die benötigten Datenfelder können aus dem gewählten Datenbereich ausgewählt und an der gewünschten Stelle per Doppelklick eingefügt werden.
Im Etikettengenerator stehen die selben Möglichkeiten zur Verfügung, wie im Serienbriefgenerator. Insbesondere können die selben Werkzeuge verwendet werden, wobei der Zugriff auf die Datenbankinhalte in der Regel in Textfeldern mittels der Skriptsprache Groovy erfolgt.

Hinweis:
Die in einer Etikettenschablone enthaltenen Textfelder müssen ab ASV-Version 2.2.303 alle die Eigenschaft „Gesperrt für Eingabe“ gesetzt haben, da sonst kein Ausdruck möglich ist.

b_6_etikettengenerator.mp4

Im Gegensatz zum Serienbriefgenerator wird in der Ansicht des Etikettengenerators nicht die gesamte Druckseite (mit mehreren Etiketten) gestaltet, sondern nur das Aussehen eines einzigen Etiketts:

Über den Dialog Modulbezogene Funktionen → Seite einrichten bzw. die in der rechten Werkzeugleiste einstellbaren Eigenschaften werden die Bemaßungen auf der Druckseite und damit indirekt die Anzahl der Etiketten im Ausdruck festgelegt.

Beim Ausdruck werden dann zunächst in der ersten Spalte so viele Etiketten untergebracht, wie sie auf Grund der Abmessungen vollständig Platz finden. Dann folgen entsprechend weitere Spalte im vorgegebenen Abstand, solange diese nebeneinander vollständig Platz finden.

Programmierung mit Groovy (für Experten)

anonymous@undisclosed.example.com (Anonymous) — Fri, 15 Sep 2023 11:33:05 +0000

Programmierung mit Groovy (für Experten)

Diese Seite richtet sich nur an Anwender mit tiefgreifender Erfahrung im Bereich Informatik und Anwendungsentwicklung.

Das ASV-Team, die LTMs und die MULTIs leisten hierzu keinen technischen Support!

1) Überblick: Datenzugriff in ASV

Zum technischen Verständnis: die Daten in ASV sind bei der Enterprise-Installation in einer relationalen Datenbank abgelegt. Der Zugriff auf die Datenschicht erfolgt ausschließlich (!) über die Business-Objekte in Form von Klassen, z.B. die Klasse Schueler, Lehrer, Unterricht oder SchuelerSchuljahr, SchuelerStamm usw. Ein Zugriff direkt auf die ASV-Datenkbank ist nicht vorgesehen und kann, bedingt durch die mehrschichte Systemarchitektur, zur Lieferung falscher Daten führen. Damit der Datenzugriff dennoch möglich ist, arbeitet die ASV mit einem Mehr-Schicht-Datenzugriffs-Modell:

Schicht	Bezeichnung	Zugriff möglich für	Anwendung
Schicht 0	Datenbank-Ebene	nur ASV-Kernteam und NUR im Supportfall auf Zuspielung einer schulscharfen Sicherung durch die Schule	nicht möglich (u.A. wegen Datenschutz)
Schicht 1	Java-Ebene	nur ASV-Kernteam, Anwendungsentwicklung	nicht möglich
Schicht 2	Java-Ebene	nur ASV-Kernteam, Berichte-Ersteller	Jasper-Reports
Schicht 3	Business-Objekt-Ebene	Erfahrene Benutzer (z.B. Zugriff auf item.schuelerStamm.geschlecht())	Textfeld mit OnLoad-Event (Syntax: Groovy) im Serienbrief-, Listen-, Etiketten-Generator und im Exportformat
Schicht 4	Virtuelle Felder	jeder Benutzer	Virtuelle Felder (= Datenfeld) im Serienbrief-, Listen-, Etiketten-Generator und im Exportformat
Schicht 5	ASV-Anwendung	jeder Benutzer (= das, was man in der Oberfläche sieht)	Anwendung der ASV (= das, was man in den Modulen sieht)

mit Groovy greifen Sie auf Schicht 3 zu
normale Berichte, Listen, usw., die den Assistenten für Datenfelder nutzen, sind Schicht 3
zentral bereitgestellte, komplexe Berichte, greifen auf Schicht 1 und 2 zu

2) Vorgehensweise: Programmierung mit Groovy

vorab lesen: (nicht abschließende) Liste der Datenfelder in ASV
vorab prüfen: fehlende virtuelle Felder in ASV
technische Dokumentation: Programmieren mit Groovy

3) Datenzugriff auf spezielle Felder (Serienbriefe, Listengenerator)

Abhängig vom Bericht kann es sein, dass Sie
obj?.schuelerSchuljahr. durch obj?
ersetzen müssen, weil Sie sich möglicherweise schon im Datenbereich SchülerSchuljahr befinden.

ASV kann diese Code-Stücke für alle Ausgabe-Arten verarbeiten. Abhängig von der Ausgabe-Art müssen Sie aber beachten:

Serienbrief
item.value = Variable_zur_Ausgabe
Liste, Office-Schablone, Exportformat:
return Variable_zur_Ausgabe

Schüler Straße und Hausnummer ausgeben:

def st = obj?.schuelerStamm;
return st.schStrasse + " " + st.schHausnummer + "\n";

Betrieb Straße und Hausnummer ausgeben:

def stb = obj?.schuelerStamm?.ausbildungBetrieb;
String strReturn = "";
if (stb != null) {
	if (stb?.betriebName1 != null) {
		strReturn = stb?.anschrStrasse + " " + stb?.anschriftHausnr + "\n";
	} 
}

Schüler > Ein-Austritt > Höchster allgemeinbildender Schulabschluss
```
obj?.schuelerStamm.vorbildungSchulischM?.kurzform
```
Schüler > Ein-Austritt > Austritt Bildungsgang am
```
obj.schuelerStamm?.austrittsdatumBldg;
```
Schüler > Ein-Austritt > Austritt Bildungsgang Abschluss Beruflich am Ende des Bildungsgangs
```
obj.schuelerStamm?.abschlussBeruflichBldg?.kurzform
```

Schüler > Ein-Austritt > Austrittsgrund (Kurzform, Anzeigeform)

obj?.schuelerStamm?.wlAustrittGrund
obj?.schuelerStamm?.wlAustrittGrund?.anzeigeform

Schüler > Schuljahr XX/YY > Ausbildung > Ausbildungsberuf

obj?.schuelerStamm?.ausbBeruf;
obj?.schuelerStamm?.ausbBerufLang;
obj?.schuelerStamm?.ausbBerufWeiblich;
obj?.schuelerStamm?.ausbBerufWeiblichLang;

Schüler > Schuljahr XX/YY > Ausbildungsberuf, egal ob männlich oder weiblich, ohne Klammerung

def berufsbez = "";
if(obj.schuelerStamm.m_w.kurzform == "M") {
	berufsbez = obj?.schuelerStamm?.ausbBerufLang;
} else {
	berufsbez = obj?.schuelerStamm?.ausbBerufWeiblichLang;
}
berufsbez = berufsbez.toString();
if (berufsbez.length() > 0) {
	berufsbez = berufsbez.replace("]","");
	berufsbez = berufsbez.replace("[","");
}
// Ausgabe im Serienbrief
item.value = berufsbez;
// Ausgabe in Filtern, Office-Schablonen und Listen
return berufsbez;

Schüler > Schuljahr XX/YY > Ausbildung > Beschäftigungsart

obj?.schuelerStamm.getWlStellungImBeruf().getAnzeigeform()
obj?.schuelerStamm.getWlStellungImBeruf().getKurzform()

Schüler > Schuljahr XX/YY > Ausbildung > Maßnahmenträger

obj?.schuelerStamm.wlKostentraeger.anzeigeform
obj?.schuelerStamm.wlKostentraeger.kurzform

Schüler > Schuljahr XX/YY > Gastschulverhältnis

obj?.schuelerSchuljahr.wlGastschuelerart?.anzeigeform
obj?.schuelerSchuljahr.wlGastschuelerart?.kurzform

Schüler > Schuljahr XX/YY > Förderungsnummer
```
obj?.schuelerStamm.foerderungsnummer
```
Schüler > Schuljahr XX/YY > Kammer-ID (nur BS)
```
obj?.schuelerSchuljahr?.kammer
```

Schüler > Schuljahr XX/YY > zuständige Stelle, Kammer (nur BS, z.B. IHK, HWK, usw.) aus Betriebe > Ansprechpartner > Ansprechpartner neu mit ASV 2.21

def strReturn = "";
def strReturn = "";
if (obj?.getAusbildung() != null) {
	if (obj?.getAusb().getBetriebBerufPerson() != null) {
		def objPersonList = obj?.getAusb().getBetriebBerufPerson().getBetriebBerufPersonAusbildungsberufList();
		if (objPersonList != null) {
			objPersonList.each() { objPerson ->
				if (objPerson.getWlBbig() != null) {
					// Prüfung auf den Ausbildungsberuf des Ansprechpartners = Beruf des Schülers
					if (objPerson.getAusbildungsberuf().getKurzform() == obj?.getAusbildungsberuf().getKurzform()) {
						strReturn += objPerson.getWlBbig().getKurzform();
					}
				}
			}
		}

	}
}
if (strReturn.length() < 1) {
	strReturn = "ohne Kammer";
}
return strReturn;

Filter für einzelne Kammern können Sie selbst erstellen. Dieses Beispiel zeigt den nötigen Code. Der gelb markierte Text muss durch den Werk (Kammer - Kurzform) Ihrer schuleigenen Werteliste ersetzt werden. Sie können je Kammer nur einen eigenen Filter erstellen. Es ist technisch nicht möglich vor Aufruf des Filters dynamisch ein Dialogfenster zu öffnen, das die Eingabe der zu filternden Kammer ermöglicht.

def strReturn = "";
if (obj?.getAusbildung() != null) {
	if (obj?.getAusbildung().getBetriebBerufPerson() != null) {
		def objPersonList = obj?.getAusbildung().getBetriebBerufPerson().getBetriebBerufPersonAusbildungsberufList();
		if (objPersonList != null) {
			objPersonList.each() { objPerson ->
				if (objPerson.getWlBbig() != null) {
					// Prüfung auf den Ausbildungsberuf des Ansprechpartners = Beruf des Schülers
					if (objPerson.getAusbildungsberuf().getKurzform() == obj?.getAusbildungsberuf().getKurzform()) {
						strReturn += objPerson.getWlBbig().getKurzform();
					}

				}
			}
		}

	}
}
if (strReturn.length() < 1) {
	strReturn = "ohne Kammer";
} 
if (strReturn  == 'IHK_Beispiel_Kürzel') {
   return true;
} else {
   return false;
}

Schüler > Stammdaten > Abschluss Beruflich

obj?.schuelerStamm?.abschlussBeruflich?.getAnzeigeform()

Zeugnissote BS > Durchschnitt des BS-Abschlusszeugnisses. Setzt voraus, dass das BS-Abschlusszeugnis bereits gedruckt wurde. Die Vorschau oder ein Speichern als .PDF-Datei reicht nicht.

def strReturn = " ";
obj?.zeugnisSchuelerListe?.each{zeugnisSchueler->
	if(zeugnisSchueler?.getZeugnisFormular().getWlZeugnisart().getSchluessel() == "30"){
		zeugnisSchueler?.zeugnisTextList.each{zeugnisText->
			if (zeugnisText.getElementname() == "txtBSDurchschnittsnoteAZ" && zeugnisText.getText() != null) {
				strReturn = zeugnisText.getText().replace("Durchschnittsnote ","");
			}
		}
	}
}
// Rückgabe in Serienbrief
item.value = strReturn;
// Rückgabe in Liste, Office-Schablone, Exportformat
return strReturn;

Betriebe > Ansprechpartner > Anrede des Ansprechpartners (liefert Herr/Frau)

obj?.schuelerSchuljahr?.ausbildung?.betriebBerufPerson?.person?.anredeAnzeigeform

alternativ, wenn Sie bereits im Datenbereich Schüler sind

obj?.ausbildung?.betriebBerufPerson?.person?.anredeAnzeigeform

Klasse > Organisationsform

obj?.schuelerStamm?.klassengruppe?.klasse?.wlOrganisationsform?.getKurzform()
obj?.schuelerStamm?.klassengruppe?.klasse?.wlOrganisationsform?.getAnzeigeform()

Klasse > Anzahl tatsächlich erteilter Unterrichtsstunden

obj?.schuelerStamm?.klassengruppe?.klasse?.getUnterrichtsstundenProWoche()

Klasse > Klassenleiter mit Amtsbezeichnung

def tempGeschlechtAmtsb = "";
if(obj?.klassengruppe?.klasse?.getKlasseninformationenKlassenleiter()?.getLehrerStamm()?.getWlGeschlecht()?.kurzform == "W") tempGeschlechtAmtsb = obj?.klassengruppe?.klasse?.getKlasseninformationenKlassenleiter()?.getLehrerStamm()?.getAmtsbezeichnung()?.getKurzformW();
else tempGeschlechtAmtsb = obj?.klassengruppe?.klasse?.getKlasseninformationenKlassenleiter()?.getLehrerStamm()?.getAmtsbezeichnung()?.getKurzform();

Ersetzung je nach Geschlecht: „Der Schüler“ bzw. „Die Schülerin“:

return (obj.schuelerStamm.m_w.kurzform == "M") ? "Der Schüler" : "Die Schülerin"

Geburtsdatum des Schülers:

return obj?.schuelerStamm?.geburtsdatum.format("dd.MM.yyyy")

Aktuelles Schuljahr:
```
return obj.schuljahr.kurzform
```
Erster Tag des Schuljahres:
Anmerkung: Da das Datum für den letzten (Schul-)Tag des Schuljahres in der Datenbank nicht hinterlegt ist, kann für diesen Fall kein Code erstellt werden.
```
def Date ersterST = new Date()
ersterST = obj.schuljahr.ersterSchultag
return ersterST.format('dd.MM.yyyy')
```
Vorname und Name des Klassenleiters/der Klassenleiterin:
```
return obj.klassengruppe.klasse.klassenleitungName
```

Vollständige Schüleradresse mit Umbrüchen ausgeben:

def st = obj?.schuelerStamm;
String strReturn = "";
strReturn += st.familienname + "\n"
strReturn += st.rufname + "\n"
strReturn += st.schStrasse + " " + st.schHausnummer + "\n";
strReturn += st.schAnschrPLZ + " " + st.schAnschrOrt + "\n";
if (st.schStaat != null) {
	if (st.schStaat.anzeigeform.equals("Deutschland") == true) {
		strReturn += "\n";
	} else {
		strReturn += st.schStaat.anzeigeform + "\n";
	}	
}
return strReturn;

Vollständige Betriebeadresse mit Umbrüchen ausgeben:

String strBetriebName1 = "";
String strBetriebeAdresse = "";
def stb = obj?.schuelerStamm?.ausbildungBetrieb;
if (stb != null) {
	if (stb?.betriebName1 != null) {
		strBetriebName1 = stb?.betriebName1;

		strBetriebeAdresse = stb?.betriebName1 + "\n"
		if (stb?.betriebName2 != null) {
			if (stb?.betriebName2.length() > 1) {
				strBetriebeAdresse += stb?.betriebName2 + "\n"
			}
		}
		if (stb?.ansprVORNAMEN.get(0) != null) {
			strBetriebeAdresse += "zu Hd."
			if (stb?.ansprAkad.get(0) != null) {
				strBetriebeAdresse += " " + stb?.ansprAkad.get(0);
			}
			strBetriebeAdresse += " " + stb?.ansprVORNAMEN.get(0) + " " + stb?.ansprName.get(0) + "\n";
		}
		strBetriebeAdresse += stb?.anschrStrasse + " " + stb?.anschriftHausnr + "\n";
		strBetriebeAdresse += stb?.anschriftPLZ + " " + stb?.anschriftOrt + "\n";
		if (stb?.anschriftStaat != null) {
			if (stb?.anschriftStaat?.anzeigeform.equals("Deutschland") == false) {
				strBetriebeAdresse += + stb?.anschriftStaat?.anzeigeform + "\n";
			}	
		}
	}
}
return strBetriebeAdresse;

Name des aktuell eingeloggten Benutzers
Dieser Code muss unter Modulbezogene-Funktionen > Globales Scripting eingefügt werden:

public class Tools {
	public static Benutzer getBenutzer() {
		String login = AuthUtils.getCurrentUserLogin();
		List benutzerList = Locator.getInstance(BenutzerDAO.class).findByKennung(login);
		if (benutzerList.size() > 0) {
			Benutzer benutzer = (Benutzer) benutzerList.get(0);
			return benutzer;
		}
		return null;
	}
}

Dieser Code muss im Feldaufruf genutzt werden:

Tools.getBenutzer.getBenutzerName();
Tools.getBenutzer.getBenutzerVorname();
Tools.getBenutzer.getFullname();
Tools.getBenutzer.getVorname();
Tools.getBenutzer.getName();
Tools.getBenutzer.getNameVorname()

Einbinden des Schullogos (Element Bild > Bild aus Datenbank) im ONLOAD_EVENT:
```
item.src = obj.schuelerStamm.schuleStamm?.schullogo
```
Kategorie für UPZ-Berechnung bei einer Lehrkraft ausgeben:
```
item.value = obj?.wlKategorieupzberechnung?.toString();
```

4) Datenzugriff auf spezielle Felder (Exportformate)

Dienstliche E-Mail-Adresse Schüler

Einfügen in Global_Scripting

import de.isb.svp.domain.pojo.SchuelerSchuljahr;
import de.isb.svp.domain.pojo.SchuelerKommunikation;

Einfügen in Spalte „Skript“:

final SchuelerSchuljahr ssj = obj;
List<SchuelerKommunikation> skListe = ssj.getSchuelerStamm().getKommunikationen();
String ausgabe = "";       
for (SchuelerKommunikation k : skListe)
{
   if(k.getKommunikation().getWlKommunikationstyp().getSchluessel().equals("10"))
   ausgabe = k.getKommunikation().getKommunikationsadresse();
}
return (ausgabe);

5) Ersetzen, Umformatieren, Arbeiten mit Datumswerten (Serienbriefe, Listengenerator)

Eine Gute Informationsquelle über Groovy ist auch eine Online-Dokumentation.

Aktuelles Datum ausgeben:
```
return new Date().format("dd.MM.yyyy")
```

Aktuelles Datum + 10 Tage ausgeben:

datum = new Date()
datum = datum + 10
return datum.format("dd.MM.yyyy")

Datum umformatieren

new SimpleDateFormat("dd.MM.yyyy").format(feld.getDate())

Klammern entfernen

item.value = "alter Wert";
item.value = item.value.replace("]","");
item.value = item.value.replace("[","");

Null-Werte abfangen (null wird von ASV immer dann ausgegeben, wenn ein Wert nicht vorhanden ist)

if (obj?.schuelerStamm.feldname != null) {
   // Feldwert zurückgeben
   item.value = obj?.schuelerStamm.feldname; 
} else {
   // Entwertungszeichen oder Text zurückgeben
   item.value = "-";
}

6) Aufrufe im Globalen Scripting (Serienbriefe, Etiketten)

Serienbriefe oder Etiketten benötigen, um auf alle Felder der ASV zugreifen zu können, einige Imports im Global Scripting. Diese finden Sie im Serienbrief-Generator > Modulbezogene Funktionen > Globales Scripting.

import javax.swing.*; 
import de.isb.svp.client.ze.scripting.objects.*; 

import de.isb.svp.domain.pojo.SchuleStamm;
import de.isb.svp.domain.pojo.SchuleSchuljahr;
import de.isb.svp.domain.pojo.WlSchuljahr;
import de.isb.svp.domain.pojo.LehrerStamm;
import de.isb.svp.domain.pojo.Benutzer;
import de.isb.svp.domain.pojo.Anschrift;
import de.isb.svp.domain.pojo.Aussenstelle;
import de.isb.svp.domain.BenutzerDAO;
import de.isb.svp.domain.Schulart;
import de.isb.svp.auth.AuthUtils;
import de.isb.base.business.Locator;
import de.isb.base.utils.Strings;
import bayern.asv.api.tools.SchulnameFormatter;
import bayern.asv.reports.api.st.schulwechsel.SchulwechselHelper;
import bayern.asv.reports.api.tools.unterzeichner.UnterzeichnerDatenHelper;
import java.util.*;
import java.lang.*
import java.text.*
import javax.swing.*

Allgemeines zu Berichten in ASV

anonymous@undisclosed.example.com (Anonymous) — Sun, 05 Sep 2021 05:41:08 +0000

Allgemeines zu Berichten in ASV

Berichte sind in der Berichtsbibliothek gesammelt:

In der Berichtsbibliothek-Auswertung (rotes Icon, auch im Start-Menü) können verschiedenste Ausdrucke als Vorschau auf dem Bildschirm erzeugt oder direkt an den Drucker gesandt werden. Nach der Auswahl des Berichts (Doppelklick) gibt es oft die Möglichkeit in einem Popup-Fenster noch Einstellungen festzulegen. Außerdem werden die Schüler/Lehrer/Klassen/… ausgewählt, die berücksichtigt werden sollen.
In der Berichtsbibliothek-Verwaltung (Datei → Verwaltung → Berichtsbibliothek, weißes Icon) können die Berichte z.B. zur Bearbeitung aufgerufen, deaktiviert und gelöscht, für die Bibliothek aller Benutzer freigegeben, im- und exportiert werden. Hier können auch Filter verändert werden.

Berichte können auf unterschiedliche Weise erstellt werden:

mit externen Berichtswerkzeugen: Dies sind zentral bereitgestellte Berichte, die die Benutzer nicht bearbeiten können.
mit dem Listengenerator: Wenn mehrere Datensätze tabellarisch dargestellt werden sollen, ist der Listengenerator das richtige Werkzeug.
mit dem Serienbriefgenerator oder dem Etikettengenerator: Wer gerne mit groovy (die Sprache ist Java sehr ähnlich) programmiert, kann damit Serienbriefe erstellen oder verändern.
über die Office-Schnittstelle unter Verwendung von Microsoft Word.

Eine weitere Möglichkeit eröffnet sich über die Exportformate, die ebenfalls gespeichert werden und so mehrfach verwendbar sind (Datei → Verwaltung → Exportformatbibliothek bzw. zur reinen Anwendung Auswertungen → Exporte). Sie stellen eine schnelle Möglichkeit dar, Daten über die Zwischenablage in ein Tabellenkalkulationsprogramm zu exportieren, z.B. bei der Ausspielung von Schülerdaten für die Bundesjugendspiele.

Weitere Ex- und Importe findet man unter Datei → Verwaltung → Schnittstellen (z.B. Notenverwaltung, WinQD).

Tipps:

Manche Berichte finden sich an Stellen, an denen man sie nicht unbedingt sucht: z.B. gibt es einen Bericht, der die Schüler eines Kurses ausgibt, im Datenbereich Schulen.
Es empfiehlt sich, selbst erstellte Berichte im Namen mit dem Schul- oder Erstellerkürzel zu beginnen und schon im Namen den Verwendungszweck anzudeuten.
Die Office-Schnittstelle wird wohl mit der Zeit den Serienbrief- und Etikettengenerator ersetzen.
Im Etikettengenerator muss für jedes Feld das Häkchen bei „gesperrt für Eingabe“ gesetzt sein. Andernfalls kann man nur eine Vorschau erzeugen, diese aber nicht drucken. Ältere Berichte müssen dementsprechend evtl. nachgearbeitet werden. Für neue Berichte ist dieses Häkchen standardmäßig gesetzt.
Zentral bereit gestellte Berichte sind zunächst nicht veränderbar. Sie können aber ex- und wieder importiert werden. Dadurch entsteht eine bearbeitbare Kopie. Ausnahme: Berichte, die mit einem externen Berichtswerkzeug erstellt wurden.
In der Berichtsbibliothek kann im Navigator auch der Modus (d.h. das verwendete Werkzeug) eingeblendet werden.

Selbst erstellte Berichte/Exportformate sollten exportiert werden, um Sicherheitskopien davon anzulegen.

Listen-Generator

anonymous@undisclosed.example.com (Anonymous) — Wed, 05 Jul 2023 10:52:40 +0000

Listen-Generator

Zum Listengenerator gelangt man über das Menü Auswertungen / Listengenerator.

Der Listengenerator ermöglicht es, auf einfache Art und Weise Listen in einem wählbaren Datenbereich (Schüler, Lehrkräfte, Betriebe usw.) zu erstellen. Dabei können in bis zu 15 Spalten Datenfelder aus dem gewählten Datenbereich ausgewählt und der Liste per drag & drop hinzugefügt werden. Weitere Optionen ermögichen unterschiedliche Sortierungen, Gruppierungen und Summenbildungen in der Liste. Zusätzliche Informationen können im Kopf- und Fußbereich eingegeben werden.

Eine Liste erstellen - Kurzanleitung

b_7_listengenerator.mp4

Ausführliches Arbeiten mit dem Listengenerator

Verwalten der Listen

Listen können über die Berichtsbibliothek-Verwaltung bearbeitet und auch gelöscht werden.

Wenn Listen allen lokalen Benutzern der ASV zu Verfügung stehen sollen und nicht nur dem Ersteller, müssen sie für die Bibliothek freigegeben werden.

Datenformate

Die folgende ExcelDatei enthält eine Zusammenfassung möglicher Listenfelder im Listengenerator für den Bereich Lehrkräfte. Die Beispieldaten sind noch nicht vollständig, geben aber schon eine gute Übersicht über die verwendeten Formate. Es gibt Feldinhalte in Textform, in Listenform und als Zahlenwerte. Zur Unterscheidung sind diese normal (Text), unterstrichen (Listen) oder kursiv (Zahlen) formatiert. Die Werte sind anonymisiert und nicht personenbezogen (Beispiel Eintrag vz - aber UPZ 16).

Datenübersicht

Serienbriefimport aus Word

anonymous@undisclosed.example.com (Anonymous) — Tue, 09 Apr 2024 15:15:02 +0000

Serienbriefimport aus Word

Seit Version 1.26 ist es möglich, mit MS-Word erstellte Serienbriefe (genauer: Dokumente mit Serienbrieffeldern) in ASV zu importieren und die mit Daten versehenen Dokumente wieder als Word-Datei zu exportieren.

b_10_office.mp4

Voraussetzungen und Einschränkungen

Das Quelldokument muss mit mit MS-Word >= Version 2007 erstellt und im docx-Format gespeichert sein
Es werden ausschließlich Felder vom Typ MERGEFIELD verarbeitet. (Details siehe unten im Artikel)
Der Export der fertigen Serienbriefdateien funktioniert nur mit einer Client/Server-Installation der ASV wie sie im Regelfall in einer Schule vorliegt. Er funktioniert nicht mit der herunterladbaren Testversion (Standalone).
Es ist gegenwärtig nur möglich, das Ergebnis als einzelne Word-Dateien zu exportieren. Vorschaufunktion sowie Export in eine einzige, mehrseitige Word-Datei stehen nicht zur Verfügung.

Erstellen des Quelldokuments

Erstellen Sie in Word zunächst in gewohnter Weise den Brieftext. Als Beispiel dient ein Schreiben zum Bestehen der Aufnahmeprüfung (Beispieldokument herunterladen). Die Bezeichnungen in spitzen Klammern sind Platzhalter (Felder), die später in ASV mit den jeweiligen Daten des Schülers gefüllt werden. Wie Sie diese einfügen, wird unten erklärt.
Um z.B. ein Feld einzufügen, das später mit dem Rufnamen des Schülers gefüllt werden soll, gehen Sie wie folgt vor:
1. Stellen Sie den Cursor an die Stelle im Word-Dokument, an der das Feld eingefügt werden soll und wählen Sie im Menü Einfügen – Schnellbausteine – Feld¹⁾
2. Es öffnet sich der Dialog zum Einfügen eines Feldes.
3. Wählen Sie in der Klappliste die Kategorie Seriendruck und in der Liste darunter den Feldnamen Mergefield.
4. Geben Sie bei Feldeigenschaften als Feldname z.B. rufname ein.
  
  Es ist hilfreich, die gleichen Feldnamen wie in ASV zu verwenden, damit ASV das Feld automatisch zuordnen kann. Sie können den ASV-Namen z.B. mit Hilfe der Feldliste in einem Testbericht ermitteln. Wenn Sie einen anderen Namen verwenden, können Sie die Zuordnung auch später in ASV vornehmen.
5. Übernehmen Sie die restlichen Einstellungen und klicken Sie OK.
  Im Word-Dokument erscheint nun der Feldname in spitzen Anführungszeichen
Fügen Sie auf die gleiche Weise weitere Felder ein, z.B. für
- die Anrede bei der Anschrift
- Straße, Hausnummer
- PLZ, Ort
- Briefanrede
- Platzhalter für er/sie
Speichern Sie die Datei im Format docx ab.

Import in ASV

Öffnen Sie in ASV die Berichtsbibliothek – Verwaltung (Datei – Verwaltung – Berichtsbibliothek)
Wählen Sie im Navigator den gewünschten Datenbereich; für unser Beispiel ist dies der voreingestellte Bereich Schüler.
Wählen Sie im Menü Modulbezogene Funktionen – Export/Import – Office-Schablone importieren
Wählen Sie im Dateiauswahldialog die zuvor gespeicherte Word-Datei und klicken Sie auf Öffnen
Anschließend öffnet sich die Bearbeitung der neuen Office-Schablone. Hier lässt sich der Name, die Schule und der Bereich, wo der Bericht zu finden ist, anpassen. Drücken Sie anschließend auf „Ok“

Zuordnen (Mapping) der Felder

Nun ist einmalig eine Zuordnung der in Word enthaltenen Felder zu den ASV-Feldern herzustellen. Wurde bei der Erstellung der Felder in Word der gleiche Name verwendet wie er in ASV existiert, wird ASV versuchen, diese Zuordnung automatisch zu treffen. Sie sollten die zugeordneten Felder aber in jedem Fall überprüfen. In allen anderen Fällen müssen Sie diese Zuordnung manuell erstellen.

Gehen Sie wie folgt vor:

Wählen Sie in der Berichtsbibliothek-Verwaltung den importierten Word-Bericht
Klicken Sie auf die Schaltfläche Bearbeiten
Es öffnet sich der Dialog zur Zuordnung (Mapping) der Felder. Im Beispiel ist zu sehen, dass ASV anhand der Feldnamen einzelne Felder bereits automatisch zugeordet hat (strasse, hausnummer, plz, ort, rufname). Bei näherem Hinsehen entpuppt sich aber diese Zuordnung als teilweise falsch, da es z.B. in ASV das Feld PLZ mehrfach gibt. Uns interessiert in Wirklichkeit das Feld Erziehungsberechtigte/r Anschrift PLZ.
In der Spalte Feld stehen die in Word verwendeten Feldnamen, in der Spalte Datenfeld die Feldnamen von ASV.
Ordnen Sie nun die fehlenden Datenfelder zu bzw. korrigieren Sie die falschen:
1. Klicken Sie in die leere Zeile rechts neben das zuzuordnende Feld und anschließend auf das Symbol
2. Wählen Sie im Felddialog das zuzuordnende Feld durch Doppelklick aus (Nutzen Sie die Filterzeile, um die Auswahl an Feldern einzuschränken!)
3. Ordnen Sie auf gleiche Weise die restlichen Felder zu und klicken Sie auf OK

Der Bericht/Serienbrief ist nun einsatzbereit!

Ausführen des Berichts mit Export der Serienbriefdokumente

Beim Ausführen des Serienbrief-Berichts werden die Serienbrieffelder gemäß der oben vorgenommenen Feldzuordnungen mit ASV-Daten gefüllt und als einzelne Word-Dateien exportiert.

Gehen Sie zum Ausgeben der Serienbriefe zunächst vor wie bei einem gewöhnlichen Bericht:
1. Öffnen Sie die Berichtsbibliothek - Auswertungen (rotes Buch)
2. Wählen Sie im Navigator den korrekten Datenbereich und dort den Serienbrief-Bericht
3. Wechseln Sie auf den Reiter Berichtsschablone/Paket anwenden
Klicken Sie auf die Schaltfläche Ausgabeeinstellungen ändern. Im folgenden Dialog können Sie mittels Verzeichnis auswählen festlegen, in welchem Verzeichnis die Serienbriefe ausgegeben werden sollen.

Tipp: Legen Sie hierfür einen gesonderten Ordner an!
Hinweis: Die Einstellungen Vorschau, Drucker, Datei (pdf) etc. sind für die Ausgabe von Serienbriefen ohne Bedeutung!
Wählen Sie die Schüler (/Lehrer/Klassen/…) aus, für welche Sie den Serienbrief ausgeben möchten und klicken Sie auf die Schaltfläche Anwenden.
.
Nun wird pro ausgewählten Schüler (/Lehrer/…) eine Word-Datei im vorher ausgewählten Verzeichnis erstellt.
.
Diese Dateien tragen den Namen des Berichts, den des Schülers (/Lehrers/Klasse/…) und einen Zeitstempel.
Diese Dateien können Sie nun in Word wie gewohnt öffnen, ggf. weiter bearbeiten und drucken.
Sie können diese Dateien „in einem Rutsch“ drucken, indem Sie alle auswählen und im Kontextmenü (Rechtsklick) des Windows-Explorers Drucken anklicken.
Hier sehen Sie das Ergebnis:

Bei getrennt lebenden Erziehungsberechtigten wird nur für den Hauptansprechpartner ein Serienbrief erstellt.

Für den Schriftverkehr mit Eltern empfiehlt es sich grundsätzlich, sich solche Schüler vorzumerken, um beide Erziehungsberechtigte zu informieren. Nutzen Sie hierzu den Filter „getr. leb. Eltern“ und exportieren Sie sich diese Schüler.

Spezialfälle mittels Skripting

ASV kann nicht für alle Bedürfnisse die passenden Felder bieten. Um Spezialfälle wie z.B. die Ausgabe des aktuellen Druckdatums oder eigener Bausteine (z.B. „Ihr Sohn“ bzw. „Ihre Tochter“) realisieren zu können, ist ein wenig Skripting erforderlich. Dies sieht auf den ersten Blick kompliziert aus, mit Hilfe der folgenden Beispiele sollten sich jedoch relativ leicht die eigenen Bedürfnisse abdecken lassen.

Vorgehen

Definieren Sie zunächst – wie oben gezeigt – in Word geeignete Felder. Im Beispiel soll das markierte Feld später je nach Geschlecht des Schülers durch den Text „Ihr Sohn“ bzw. „Ihre Tochter“ ersetzt werden:
Importieren Sie die Schablone in ASV (siehe oben), öffnen Sie die Berichtsbibliothek-Verwaltung und öffnen Sie den Dialog zum Bearbeiten der Schablone.
Im Dialog zum Zuordnen der Felder befindet sich nun auch das Feld „SohnTochter“ in der Liste. Da ASV kein geeignetes Feld zur Verfügung stellt, muss dieses durch Skripting generiert werden. Klicken Sie hierzu nun auf die Schaltfläche mit den drei Punkten.
Es öffnet sich ein leeres Textfenster. Fügen Sie in dieses folgenden Text ein:
```
return (obj.schuelerStamm.m_w.kurzform == "M") ? "Ihr Sohn" : "Ihre Tochter"
```
- Wichtig:
  - Übernehmen Sie den Text exakt so, wie er angegeben ist – inklusive der Leerzeichen!
  - Im Textfenster erscheinen die Anführungszeichen immer als „obere“ Anführungszeichen (englische Notation) – dies ist so in Ordnung.
- Erläuterung:
  - Das einleitende return übergibt das Ergebnis der folgenden Anweisung an den Bericht
  - obj.schuelerStamm.m_w.kurzform == „M“ „fragt“ beim aktuellen Schüler in der Datenbank nach, ob sein Geschlecht männlich ist
  - „Ihr Sohn“: Wenn die Antwort der Datenbank positiv ausfällt, soll der Text „Ihr Sohn“ zurückgegeben werden
  - „Ihre Tochter“: Wenn die Antwort der Datenbank negativ ausfällt, d.h. das Geschlecht ist nicht männlich, soll der Text „Ihre Tochter“ zurückgegeben werden.
Schließen Sie das Textfenster und den Einstellungsdialog wie oben und wenden Sie den Bericht auf einen oder mehrere Schüler an.
Ergebnis:

Weitergehende Infos zur Programmierung mit Groovy werden ohne Support angeboten.

¹⁾

so in Word Version 2013. Dies kann in anderen Word-Versionen abweichen!

Berichtspakete erstellen

anonymous@undisclosed.example.com (Anonymous) — Sun, 05 Sep 2021 06:53:02 +0000

Berichtspakete erstellen

Berichte aus einem Datenbereich können zu einem Paket zusammengefasst und als Paket unter einem neuen Namen gespeichert werden. Sie können sich schuleigene Pakete von Berichten zusammenstellen, die dann zusammen ausgeführt werden. Sie sparen sich damit Zeit, für jeden Datensatz die Berichte 3x zu drucken.
Beispiele:

Schülerakte + Unfallanzeige + Klassenliste
Lehrer-Stammblatt + Statistik-Kontrollblatt + Einsatz Lehrkraft zur US

Eine genaue Anleitung finden Sie im zugehörigen Kapitel der Einführung.

Pakete haben in der Spalte „istPaket“ des Navigators den Eintrag 1 und in der Spalte Typ den Eintrag „Pkt“.

Leider ist es nicht möglich, aus einem Paket einen oder zwei Berichte auszuwählen und nur diese anzuwenden. Es werden immer alle Berichte des Pakets verwendet. Dabei wird zuerst der 1. Bericht auf alle gewählten Datensätze angewendet, dann der 2. Bericht usw. In der Vorschau können natürlich die Seitenzahlen für den Druck bestimmt werden.

Schnittstellen

anonymous@undisclosed.example.com (Anonymous) — Tue, 28 May 2024 09:25:08 +0000

Schnittstellen

Schnittstellen sind meist umfangreiche kleine Programme, die entweder

Daten aus ASV exportieren (z.B. für MS Teams)
Daten in ASV auf Konsistenz prüfen und ggf. korrigieren
Hilfsfunktionen erledigen (Daten zurücksetzen)

Eine Beschreibung der Verwendung von Schnittstellen finden Sie im zugehörigen Kapitel der Einführung.

Überblick über häufig genutzte Schnittstellen in ASV.

Für bestimmte Ex-/Importvorgänge gibt es definierte Schnittstellen:

So können z.B. externe Programme (mebis, Notenverwaltung) mit Daten versorgt werden.
Die Schnittstelle „Export für die Befüllung von Formularen für die Beurteilung von Lehrkräften“ wird nicht mehr benötigt, da die Beurteilungen inzwischen direkt in OWA eingegeben werden müssen und dort nicht als pdf-Datei hochgeladen werden können.
Mit der gleichen Vorgehensweise können auch Daten in ASV importiert werden (z.B. Zeugnisnoten).
Von einer Verwendung der Import-Schnittstelle für Oberstufendaten aus WinQD wird abgeraten, da es in vielen Fällen falsche Einträge gegeben hat, die nicht immer einfach berichtigt werden konnten.
Nicht zu vergessen sind die Konsistenzprüfungen, mit denen in Ausnahmefällen für konsistente Daten in der Datenbank gesorgt werden kann. Sollten Sie dafür genauere Informationen benötigen, wenden Sie sich bitte an Ihren Multiplikator.

Serienbrief-Generator

anonymous@undisclosed.example.com (Anonymous) — Mon, 28 Nov 2022 07:14:53 +0000

Serienbrief-Generator

Zum Serienbriefgenerator gelangt man über das Menü Auswertungen / Serienbriefgenerator.

Mit dem Serienbriefgenerator ist man in der Lage, einen Text zu erstellen und diesen Text mit Daten aus ASV zu verknüpfen. Dies kann z. B. ein Schreiben an die Schüler einer Klasse bzw. an deren Eltern sein. Möglich ist beispielsweise auch, alle am Betriebspraktikum beteiligten Betriebe anzuschreiben. Der Serienbriefgenerator ist ein Editor für die Erstellung von Briefen und Formularen in einem wählbaren Datenbereich (Schüler, Lehrkräfte, Betriebe usw.). Im Gegensatz zu Listen oder Etiketten beinhaltet ein ausgedruckter Serienbrief nur die Werte eines einzelnen Datensatzes. Die benötigten Datenfelder können aus dem gewählten Datenbereich ausgewählt und an der gewünschten Stelle per Doppelklick eingefügt werden.

Serienbrief - Einstellungen
Serienbrief - Arbeitsumgebung
Serienbrief - Virtuelle Felder
Serienbrief - selbst erstelltes Beispiel "Bescheinigung der Lehrertätigkeit"

b_5_serienbriefgenerator.mp4

Modul Berichte

anonymous@undisclosed.example.com (Anonymous) — Thu, 02 Apr 2026 09:02:27 +0000

Modul Berichte

Zurück zur Übersicht.

Wichtige Hinweise für die Beruflichen Schulen

Übersicht der Neuerungen der Anwendungsdaten (Berichte, Zeugnisse, usw.)

A B C D E F G H I J K L M N O P Q R S T U V W X Y Z

A

Abteilung filtern
Alle Berichte Übersicht
Angeforderte Berichte
Auswahlfilter
Auswahlfilterbibliothek

B

Berichte anfordern
Berichte anwenden
Berichte verwalten
Berichtsbibliothek
Berichtspakete erstellen

C

H

I

J

K

Klassen an Außenstellen filtern
Komplexe Filter erstellen

L

Liste über alle Berichte
Listen-Generator

M

Meldung vorläufige Schülerzahlen

N

O

Office-Schnittstelle

P

Q

R

S

Schnittstellen
Schüler an Außenstellen filtern
Serienbrief-Generator
Siegel

T

U

Unterschrift delegieren

V

Veröffentlichte Berichte - Übersicht
Virtuelle Felder

W

X

Y

Z

Zurück zur Übersicht.

Unterschriften delegieren

anonymous@undisclosed.example.com (Anonymous) — Fri, 07 Jul 2023 11:09:41 +0000

Unterschriften delegieren

§ 23 Abs. 1 der Allgemeinen Geschäftsordnung für die Behörden des Freistaates Bayern (AGO) sieht vor, dass jede Behörde die Unterschriftsbefugnis regelt. Den sachbearbeitenden Beschäftigten soll grundsätzlich in allen Angelegenheiten ihres Aufgabengebiets, in denen sie ein abschließendes Ergebnis erarbeiten, die Unterschriftsbefugnis übertragen werden. Eine nähere Ausgestaltung für die Schulen allgemeiner Art ist nicht bekannt. Zugleich ist der Schulleiter bzw. die Schulleiterin Vorstand der Behörde und vertritt nach außen (§ 24 Dienstordnung für Lehrkräfte an staatlichen Schulen in Bayern - LDO). Damit ist zunächst der Schulleiter bzw. die Schulleiterin zuständig, gegen eine sachgerechte Delegation bestehen aber keine Bedenken.

Versand von Schülerakten
Der Versand an sich ist Aufgabe der Verwaltungskraft. Es bestehen keine Bedenken gegen Unterschriftsdelegation für Versandschreiben an sie.

Schülerausweis/Schulbescheinigung
Sofern davon auszugehen ist, dass ein Schülerausweis/eine Schulbescheinigung keinen Dokumentencharakter hat, so besitzt er/sie dennoch Strahlkraft nach außen (Ermäßigungen in Einrichtungen, bei Veranstaltungen, in Verkehrsmitteln; ggf. Ersatz des Corona-Testnachweises). Wenn nicht der Schulleiter/die Schulleiterin bzw. der Stellvertreter/die Stellvertreterin des Schulleiters/der Schulleiterin unterschreibt, sondern an die Verwaltungskraft delegiert wird, dürfte zumindest der Zusatz „i.A.“ sinnvoll sein, um zu verdeutlichen, dass dahinter eigentlich der Behördenleiter/die Behördenleiterin steht.

Schulbesuchsbestätigung
Hier handelt es sich um ein offizielles Dokument mit materiell-inhaltlicher Aussage und Außenwirkung. Die Unterschrift durch den Schulleiter/die Schulleiterin oder den Stellvertreter/die Stellvertreterin ist angemessen.

Schulbesuchsbestätigung (alle BERS)

Berichte verwalten

anonymous@undisclosed.example.com (Anonymous) — Sun, 05 Sep 2021 06:57:01 +0000

Berichte verwalten

Berichte werden mit der Berichtsbibliothek-Verwaltung verwaltet. Sie ist zu finden unter Datei → Verwaltung → Berichtsbibliothek. In der Icon-Leiste gibt es dazu ein weißes Icon. Details finden Sie im Kapitel der Einführung. Außerdem gibt es hier weiterführende Infos zum Erstellen von Berichts-Paketen.

In dieser Berichtsbibliothek hat man folgende Möglichkeiten:

Berichte importieren/exportieren

Zum Import eines Berichts, der als Datei vorliegt, wählt man den Schalter „importieren“ oder klickt auf das gleichwertige Icon. Der dann ausgewählte Bericht wird beim Import automatisch dem richtigen Datenbereich zugeordnet und muss evtl. dort gesucht werden.

Sollte ein Bericht mit diesem Namen schon existieren, erscheint ein Dialogfeld, dann wird (falls gewünscht) ein weiterer Bericht mit anderem Namen erstellt.

Der Export funktioniert entsprechend. Beim Export können auch mehrere Berichte gleichzeitig ausgewählt werden, die dann in einer Datei mit der Endung .bsb zusammengefasst werden.

In beiden Fällen bekommt man eine Rückmeldung in Form eines Bestätigungsfensters.

Der Export kann für die Sicherung selbst erstellter Berichte oder für den Austausch von Berichten (mit anderen Schulen, mit dem Multiplikator, …) verwendet werden.

Ein Export und anschließender Import sind nützlich, um eine bearbeitbare Kopie eines zentral bereitgestellten Berichts zu erhalten (Ausnahme: Berichte, die mit externem Berichtswerkzeug erstellt wurden) oder um eine zweite, ähnliche Version des Berichts zu erstellen.

Bearbeiten, freigeben, löschen eines Berichts

Wenn der Bericht bearbeitbar und der Bearbeitungsmodus eingeschaltet ist, kann die Schaltfläche „bearbeiten“ angeklickt werden. Es öffnet sich der zum Bericht gehörende Generator.

Die Freigabe des Berichts für alle erfolgt durch Setzen eines Haken „für Bibliothek freigeben“. Der Ersteller des Berichts kann so anderen ASV-Benutzern der gleichen Schule Zugriff auf seine Berichte geben.

Zum Löschen eines Berichts muss zunächst ein Haken bei „deaktiviert“ gesetzt werden, dann kann die Schaltfläche „löschen“ angeklickt werden.

Sondertaste STRG-P

Ein Bericht kann der Sondertaste STRG-P zugeordnet werden. Diese Berichte können im Schüler- bzw. Lehrermodul mit dem Druckersymbol in der Icon-Leiste oder mit der Tastenkombination STRG-P aufgerufen werden. Voraussetzung ist, dass der Bericht nur auf einen einzelnen Schüler/eine Lehrkraft anwendbar ist. (In den Modulen werden die Daten für einen Schüler/eine Lehrkraft angezeigt. Deswegen kann man dort nur einen Schüler/eine Lehrkraft auswählen.)

weitere Eigenschaften

Der Name des Berichts, die Informationen (Beschreibung, was der Bericht macht), Filtereinstellungen können verändert werden. Hier sieht man auch, ob der Bericht eine globale Berichtsschablone ist (d.h. ob er zentral bereitgestellt wurde).

Löschen von Benutzern

Beim Löschen eines Benutzers kann es sein, dass seine selbst erstellten Berichte „verschwinden“. Sie sind wahrscheinlich - nach einer entsprechenden Rückmeldung - dem Benutzer schulXXXXGY zugeordnet worden (XXXX steht für die Schulnummer).

Meldung vorläufige Schülerzahlen

anonymous@undisclosed.example.com (Anonymous) — Wed, 20 Aug 2025 07:22:28 +0000

Meldung vorläufige Schülerzahlen

diese Seite ist umgezogen … neue Seite