Amtliche Schulverwaltung - Dokumentation - bers:gastschueler

Gastschüler an Berufsschulen

anonymous@undisclosed.example.com (Anonymous) — Thu, 09 Apr 2026 09:58:29 +0000

Gastschüler an Berufsschulen

Diese Dokumentationsseite gilt für folgende Berufliche Schulen (BerS):

BerS	StMUK							StMUK Förderschulen					StMELF
BerS	WS	BS	BFS	BFG	FOSBOS	FAK	FS	WSF	BSF	BFF	BFGF	FOF	FALF	FSLF
staatl.		x							x
kom.		x							x
priv.

Fachlicher Hintergrund

Als Gastschüler gelten

Schülerinnen und Schüler mit einem Beschäftigungsverhältnis, deren Beschäftigungsort nicht im Sprengel der besuchten Schule liegt, bzw.
Schülerinnen und Schüler ohne Beschäftigungsverhältnis, die nicht im Sprengel der besuchten Schule ihren gewöhnlichen Aufenthalt haben.

Berufsschulen, zentrale Ausbildung (Art. 10 Abs. 1 Satz 4 BaySchFG, fiktive Gastschüler):
Berufsschülerinnen und -schüler, die in Einrichtungen des Bundes oder des Landes bzw. privatisierten Nachfolgeeinrichtungen zentral ausgebildet werden und vor Aufnahme der Ausbildung ihren gewöhnlichen Aufenthalt nicht im Grundsprengel der für die Einrichtung zuständigen Berufsschule hatten. Maßgeblich ist hier der gewöhnlichen Aufenthalt des Schülers/der Schülerin zum 01.06. vor Aufnahme der Ausbildung.

Berufsschulen zur sonderpädagogischen Förderung
Schülerinnen und Schüler, die nicht im Sprengel der besuchten Schule ihren gewöhnlichen Aufenthalt haben (hier besteht Sprengelpflicht),

Rechtsgrundlage: Art. 10 Abs. 1 Satz 2 Nr. 3 BaySchFG

Pflege in der ASV

Folgende Angaben sind für die Bestimmung des Gastschulverhältnisses wichtig:

Grundsprengel der Schule (Schulische Daten > Grundsprengel)
Legt das Gebiet des Sachaufwandsträgers der Schule fest.

Fachsprengel
weitere Details folgen

Gemeindekennzahl (GKZ) zum 20.10. (Schüler > Schuljahr 20XX/YY) - wird automatisch ermittelt
Ermittlung der maßgeblichen Gemeindekennzahl
- Schüler in Ausbildung = GKZ des Ausbildungsbetriebes
- Schüler ohne Ausbildung = GKZ des Schülerwohnortes

Nach dem 20.10. erfolgt keine Anpassung mehr, auch wenn sich der Ausbildungsbetrieb bzw. die Schüleranschrift ändert.

Für die Entscheidung, ob der Schüler in Ausbildung ist oder nicht, ist der Eintrag in dem Feld Beschäftigungsart im Reiter Schuljahr relevant

Gemeindekennzahl zum 01.06. vor Beginn der Schulausbildung (Schüler > Schuljahr 20XX/YY)
(nur bei zentraler Ausbildung in Einrichtungen des Bundes oder des Landes bzw. privatisierten Nachfolgeeinrichtungen) ⇒ sog. fiktive Gastschüler
Ist manuell anhand der Angaben des Schülers/der Schülerin vorzugeben.

Bearbeitung des Gastschülerstatus im Reiter Schüler > Schuljahr 20XX/YY

Das Programm berechnet anhand der Daten einen Gastschülerstatus. Dieser kann in das Feld Gastschüler/Schülerstatus übernommen werden, aber auch manuell angepasst werden.

Die verschiedenen Fälle von Gastschülern werden folgendermaßen abgebildet:
Weitere Informationen zu den einzelnen Schlüsseln mit Beispielen finden Sie auch hier: Präsentation ASV Gastschülerberechnung

Schlüssel	Anzeigeform	Beschreibung
S	Sprengelschüler	Schüler/Schülerin wohnt im Grundsprengel.
FB / FA	Gastschüler (Fachsprengel) *bay /außerbay*	Schüler/Schülerin, dessen/deren Ausbildungsbetrieb im Fachsprengel liegt. *bay / außerbay* je nach maßgeblicher GKZ.
GB / GA	Gastschüler (n. Umschüler) *bay / außerbay*	Ein genehmigter Gastschulantrag liegt vor. Einzelfallentscheidung auf Anregung der abgebenden Schule in Benehmen mit der aufnehmenden Schule und deren Sachaufwandsträger (Art. 43 Abs. 5 BayEUG). *bay / außerbay* je nach maßgeblicher GKZ.
GB / GA	Gastschüler (n. Umschüler) *bay / außerbay*	Vorgabe: Reiter Gastschulgenehmigung > Checkbox Genehmigung liegt vor
GFB / GFA	Fiktiver Gastschüler *bay / außerbay*	Fiktive Gastschüler – zentrale Ausbildung (nach Art. 10 Abs. 1 S. 4 BaySchFG). *bay / außerbay* je nach maßgeblicher GKZ.
GFB / GFA	Fiktiver Gastschüler *bay / außerbay*	Vorgabe: Betriebemodul > Reiter Stammdaten > Checkbox Einrichtung Bund/Land und Schülermodul < Reiter Schuljahr 20XX/YY > Feld GKZ und Wohnort vor Beginn der Schulausbildung (01.06.)
GAN	Gastschulverhältnis angeordnet	Gastschulverhältnis wird durch Regierung angeordnet. Keine Einzelfallentscheidung, Anordnung gilt für alle Schüler mit demselben Ausbildungsberuf (z.B. Erprobung neuer Fachsprengel)
GAN	Gastschulverhältnis angeordnet	Vorgabe: Reiter Gastschulgenehmigung > Checkbox Zuweisung von Schulamt/Regierung
U	Umschüler	Umschüler nach Art. 10 Abs.6 BaySchFG i. V. m. Art 40 S. 1 Nr. 2 BayEUG sind Umschüler für einen anerkannten Ausbildungsberuf mit Umschulungsvertrag nach § 60 BBiG oder §42a der HwO, die eine anderweitigen öffentlichen Förderung erhalten. Der Umschüler darf nicht berufsschulpflichtig sein, hat aber das Recht am Unterricht der Berufsschule teilzunehmen. Es gilt Sprengelpflicht.
U	Umschüler	Vorgabe: Reiter Schuljahr 20XX/YY > Feld Beschäftigungsart = mit Umschulungsvertrag
Z	Selbstzahler / Gasthörer	Selbstzahler – Umschüler, die keine Förderung erhalten. Diese gelten als „normale“ Schüler / Gastschüler (je nach GKZ).
Z	Selbstzahler / Gasthörer	Vorgabe: Reiter Schuljahr 20XX/YY > Feld Beschäftigungsart = mit Umschulungsvertrag und Feld Maßnahmeträger = Selbstzahler

Umschülerstatus sticht Gastschülerstatus!
Ist ein Schüler sowohl Gastschüler als auch Umschüler, so ist Umschüler (Schlüssel „U“) zu wählen, da hier die Kosten durch den Maßnahmeträger übernommen werden.

Meldung an den Sachaufwandsträger

Bericht Abrechnung Schulgeld BERS
Beschreibung und Dokumentation

Rechtsgrundlage: Nr. 4.3 Anlage 2 BaySchO (Umfang der Datenweitergabe)

Gastschüler an sonstigen beruflichen Schulen

anonymous@undisclosed.example.com (Anonymous) — Thu, 09 Apr 2026 07:38:08 +0000

Gastschüler an sonstigen beruflichen Schulen

Diese Dokumentationsseite gilt für folgende Berufliche Schulen (BerS):

BerS	StMUK							StMUK Förderschulen					StMELF
BerS	WS	BS	BFS	BFG	FOSBOS	FAK	FS	WSF	BSF	BFF	BFGF	FOF	FALF	FSLF
staatl.			x	x	x	x	x			x	x	x
kom.			x	x	x	x	x			x	x	x
priv.

Fachlicher Hintergrund

Schülerinnen und Schüler haben in den oben genannten Schulen freie Schulwahl und unterliegen keiner Sprengelpflicht. Maßgeblich für die Bestimmung des Gastschülerstatus ist die Gemeindekennzahl des gewöhnlichen Aufenthalts der Schülerin bzw. des Schülers.
Rechtsgrundlage: Art. 10 Abs. 1 Satz 2 Nr. 3 BaySchFG

Pflege in der ASV

Wichtige Angaben für die Bestimmung des Gastschülerstatus

Grundsprengel der Schule (Schulische Daten > Grundsprengel)
Legt das Gebiet des Sachaufwandsträgers der Schule fest.

Gemeindekennzahl zum 20.10. (Schüler > Schuljahr 20XX/YY)
Wird automatisch aus dem Reiter Anschriften > Schüler ermittelt.
Nach dem 20.10. erfolgt keine Anpassung mehr, auch wenn sich die Schüleranschrift ändert.

Gemeindekennzahl zum 01.06. vor Beginn der Schulausbildung (Schüler > Schuljahr 20XX/YY)
(nur bei überregionalen Einzugsbereich benötigt – nähere Erläuterungen siehe unten)
Ist manuell anhand der Angaben des Schülers/der Schülerin vorzugeben.

Bearbeitung des Gastschülerstatus im Reiter Schüler > Schuljahr 20XX/YY

Das Programm berechnet anhand der Daten einen Gastschülerstatus. Dieser kann in das Feld Gastschüler/Schülerstatus übernommen werden, aber auch manuell angepasst werden.

Schlüssel	Anzeigeform	Beschreibung
S	Sprengelschüler	Schüler/Schülerin wohnt im Grundsprengel.
GB	Bay. Gastschüler (n. Umschüler)	Schüler/Schülerin wohnt nicht im Grundsprengel aber in Bayern.
GA	Außerbay. Gastschüler (n. Umschüler)	Schüler/Schülerin wohnt nicht im Grundsprengel und nicht in Bayern.
GFB	Fiktiver Gastschüler bayerisch	Schüler/Schülerin besucht eine Schule mit überregionalen Einzugsbereich, wohnt am 20.10. im Grundsprengel und hat am 01.06. außerhalb des Grundsprengels gewohnt.
GFA	Fiktiver Gastschüler außerbayerisch	Schüler/Schülerin besucht eine Schule mit überregionalen Einzugsbereich, wohnt am 20.10. im Grundsprengel und hat am 01.06. außerhalb Bayerns gewohnt.

Besonderheit: Fiktive Gastschüler (bayerisch – außerbayerisch)

Ein fiktives Gastschulverhältnis wird immer dann begründet, wenn der Schüler/die Schülerin nur zum Besuch der Schule in das Gebiet des Sachaufwandsträgers zieht.
Schülerinnen und Schüler, die zum Besuch der Schule jeden Tag hin- und herpendeln, gelten als normale Gastschüler, auch an Schulen mit überregionalem Einzugsbereich.

Voraussetzungen hierfür sind

Schüler/Schülerin besucht eine weiterführende berufliche Schule mit überregionalem Einzugsbereich
(Betroffene Schulen sind in der KMBek Berufliche Schulen mit überregionalem Einzugsbereich vom 11.03.2008 veröffentlicht.)
Schüler/Schülerin wohnt am Stichtag 20.10. im Grundsprengelgebiet.
Schüler/Schülerin hatte seinen/ihren gewöhnlichen Aufenthalt am 01.06. vor Unterrichtsbeginn außerhalb des Grundsprengelgebietes.

Rechtsgrundlage: Art. 10 Abs. 1 Satz 6 BaySchFG i.V.m. § 9 Abs. 2 AVBaySchFG

Für eine maschinelle Berechnung des Gastschülerstatus muss die Schule als Schule mit überregionalem Einzugsbereich gekennzeichnet werden. Die Vorgabe erfolgt unter:

Datei > Schulische Daten > Schulen > Reiter Verwaltung

Für die Schulart FOSBOS findet sich das Kennzeichen bei der Klassengruppe, da es sich auch nur auf einen Teil eines Bildungsangebotes beziehen kann.

Meldung an den Sachaufwandsträger

Bericht Abrechnung Schulgeld BERS
Beschreibung und Dokumentation

Rechtsgrundlage: Nr. 4.3 Anlage 2 BaySchO (Umfang der Datenweitergabe)