Amtliche Schulverwaltung - Dokumentation - bers:schueler

Bafög Mitteilung

anonymous@undisclosed.example.com (Anonymous) — Wed, 22 Apr 2026 07:20:18 +0000

Bafög Mitteilung

Bei Schülern, die elternunabhängiges BaföG erhalten, sind die Schulen verpflichtet dem jeweiligen BaföG-Amt Mitteilungen zu machen wegen

Austritt während des Jahres oder zum Schuljahresende (z.B Nichtbestehen Probezeit)
Anzahl der Fehltage
Längere Versäumnisse

Mitteilungspflicht nach § 47 Abs. 3 BaföG bzw. § 21 Abs. 1 Satz 2 AFBG,
KMS Nr. VI.8-5 S 9300-7-7a.8425 vom 20.01.2015
Betroffene Schularten: FS, FAK, BFS, BOS

Berichte (ST331: Meldung BaföG-Amt)

Umsetzung in ASV

1. Anpassung der schuleigenen Wertelisten (durch Schul-Admin)

Kontakttyp (Art des Kontaktes): neuer Eintrag für B = BaföG-Amt

Kostenträger der Maßnahme (Maßnahmeträger)
- neue Einträge für jedes BaföG-Amt mit BaföG-Ortsbezeichnung.
- Diese Einträge dienen der Zuordnung des BaföG-Amtes zum Schüler.

2. Vorgabe der BaföG-Ämter (Adressdaten)

Schulische Daten > Kontakte

Kontaktart: B
Kontaktname (= 1. Zeile des Name) muss mit dem Wert BaföG-… beginnen
z.B. für BaföG-Amt Augsburg: BaföG-A
Die eigentliche Bezeichnung für die Adresse wird in Zeile 2 und 3 vorgegeben,
Zeile 1 dient nur der Zuordnung zum Schüler

3. Zuständiges BaföG-Amt für Schüler

Vorgabe in Schüler > Schuljahr > Maßnahmeträger
z.B. BaföG-Augsburg auswählen aus der Werteliste, wenn dieses Amt für den Schüler zuständig ist

Umsetzung im Bericht

Bei Erstellung einer der oben genannten Berichte wird das so zugewiesene BaföG-Amt als Empfänger hinterlegt.

Berufspraktikanten (Faks) aus der #Wdh/Vers in reguläre Klasse überführen

anonymous@undisclosed.example.com (Anonymous) — Fri, 17 Jan 2025 08:18:24 +0000

Berufspraktikanten (Faks) aus der #Wdh/Vers in reguläre Klasse überführen

Hintergrund

Da durch die Praktikumsverträge der Berufspraktikanten das Ende der Ausbildung und damit das Zeugnisdatum festgelegt wird, kann es sein, dass der Austritt der Studierenden des dritten Studienjahres bei der gegliederten Ausbildung nach dem 01.08. des Kalenderjahres liegt. Dadurch ergibt sich der Umstand, dass diese Studierenden noch in das aktuelle Schuljahr „hineinreichen“ und daher aus der Organisationsklasse #Wdh/Vers nicht gelöscht werden können, sondern in eine reguläre Klasse versetzt werden müssen.

Anlegen der „regulären“ Klasse

Schritt 1:

Legen Sie unter Klassen/Klassengruppen eine Klasse mit der Klassenart BP an. Da die maximale Zahl der Studierenden in einer Klasse(ngruppe) nur 40 sein darf, müssen ent-sprechend viele Klassengruppen angelegt werden, um alle Studierenden versetzen zu können. Eine Möglichkeit wäre hier, dass Sie innerhalb der Klasse so viele Klassengruppen anlegen, wie Sie Berufspraktikantenklassen im Vorjahr hatten.

Versetzen der Studierenden

Schritt 2: Über Datei → Schüler → Sammelversetzung versetzen Sie nun die Studierenden der #Wdh/Vers-Klassen in die eben neu angelegte Klasse in die jeweiligen Klassengruppen. In der ASV-Doku finden Sie die entsprechenden Hinweise: Sammelversetzung von Schülern

Löschen der #Wdh/Vers-Klasse

Schritt 3: Nun sollten Sie die #Wdh/Vers-Klassen löschen können, da in ihnen keine Studierenden geführt werden.

Datenübermittlung aus ASV an die zuständige Stelle (HWK/IHK)

anonymous@undisclosed.example.com (Anonymous) — Tue, 21 Apr 2026 07:33:37 +0000

Datenübermittlung aus ASV an die zuständige Stelle (HWK/IHK)

Die Berufsschulordnung sieht in § 24 BSO Regelungen für die Zusammenarbeit mit außerschulischen Stellen vor. Hierbei wird auf eine vertrauensvolle Zusammenarbeit zwischen den Berufsschulen und den zuständigen Stellen verwiesen. Im Rahmen der Zusammenarbeit wurden auch in der Vergangenheit die Klassenzusammenstellungen für die Planung der überbetrieblichen Ausbildung vorgenommen. Diese Datenübermittlung wurde durch die BaySchO genauer beschrieben und die zulässigen Merkmale in der Anlage 2, 4.3 andere externe Empfänger definiert. Auf Grund dieses Rechtsrahmens ist ein Datenexport aus de ASV konzipiert worden.

1. Vorgehensweise beim Export

1) Für den Export navigieren Sie Datei → Auswertungen → Exportformate

2) Im Datenbereich Schüler wählen Sie das Format Kammerexport aus

3) Wählen Sie die Datensätze für den Export aus

4) Legen Sie eine Exportziel fest und führen den Export aus

2. Übermittlung der Daten

1) Öffnen der exportierten Excel-Datei und über die Funktion Filtern anwählen und in der Spalte Skript 10 die zur Übermittlung anstehende Kammer auswählen.

Es werden nur noch Schüler angezeigt, die als zuständige Stelle den ausgewählten Eintrag enthalten. Diese Schüler werden jetzt markiert, kopiert und in eine neue Excel-Datei eingefügt. Diese neue Datei verschlüsseln Sie mit Hilfe eines Passworts (Datei-Informationen-Arbeitsmappe schützen- Mit Kennwort verschlüsseln).

2) Die verschlüsselte Datei können Sie nun an die zuständige Stelle übermitteln. Das Passwort wird telefonisch übermittelt.

Doppelbeschuler

anonymous@undisclosed.example.com (Anonymous) — Thu, 13 Jan 2022 06:55:02 +0000

Doppelbeschuler

Fachlicher Hintergrund

Diese Dokumentationsseite gilt für folgende Schulen:

BerS	StMUK							StMUK Förderschulen					StMELF
BerS	WS	BS	BFS	BFG	BO	FAK	FS	WSF	BSF	BFF	BFGF	BOF	FALF	FSLF
staatl.		x
kom.		x
priv.		x

An der Berufsschule kann es insbesondere durch Verkürzung der Ausbildung vorkommen, dass eine Schülerin oder ein Schüler gleichzeitig zwei Fachklassen besucht. Sofern diese Schülerinnen und Schüler den Fachunterricht beider Klassen regelmäßig besuchen, sind diese auch doppelt zu zählen und wirken sich unter anderem auf die Schulstatistik und das Schulbudget aus.

Schülerinnen und Schüler im doppelqualifizierenden Bildungsgang BS+ sind pro Schuljahr nur einmal zu zählen, da dieser ein Zusatzangebot darstellt, welches unabhängig vom übrigen Schulbesuch drei Schuljahre absolviert werden muss.

Fachliches Vorgehen

Den gewünschten Schüler über Datei > Schüler > Schülerdaten > Grunddaten aufrufen und in den Bearbeitungsmodus schalten. (1)
Den Vornamen/die Vornamen wie folgt ergänzen: –D1– LeerzeichenMinuszeichenMinuszeichenD1MinuszeichenMinuszeichen (2)
Den Rufnamen belassen, damit der Schüler auf Listen und Zeugnissen korrekt erscheint. (3)
Nach dem Speichern wird der Schüler im Navigator mit dem geänderten Vornamen –D1– angezeigt. (4)

Dann zu der Klasse wechseln, in der der Schüler ebenfalls noch beschult wird (hier z. B. die 12Ka).
Neuen Datensatz hinzufügen und die entsprechenden Daten des Schülers erfassen.
Den Vornamen/die Vornamen wie folgt ergänzen: –D2– LeerzeichenMinuszeichenMinuszeichenD2MinuszeichenMinuszeichen (5)
Die Suche in ASD starten. (6)
Gefundene Schülerdatensätze ignorieren und neuen Schüler in ASD anlegen (7).

Die entsprechende Klassengruppe wählen und die Sicherheitsabfrage bestätigen (8).

Den neuen Schülerdatensatz entsprechend ergänzen (z. B. Religionszugehörigkeit) und speichern.
Im Navigator wird der Schüler mit dem Vornamen –D2– angezeigt (9).

Der Schüler in der niedrigeren Jahrgangsstufe mit der Kennung –D1– ist in der Schulstatistik als Abgänger (und nicht als Absolvent) zu melden.

Externe Schüler erfassen

anonymous@undisclosed.example.com (Anonymous) — Tue, 07 Apr 2026 12:43:42 +0000

Externe Schüler erfassen

1. Pflege im Klassenmodul

1.1 Klasse mit entsprechender Klassenart anlegen

Im Klassenmodul wird über Stammdaten [1] die Klassenart [2] aus der Werteliste „Werte für Klassenart“ [3] eine EX- oder EXT Klasse [4] angelegt.

1.2 Unterscheidung zwischen Klassenart EX und EXT

EX – externe Prüfungsteilnehmer:
Hier werden SuS erfasst, die an der Schule nur für die Teilnahme an einer (externen) Prüfung angemeldet werden.
Im Modul Klassen/Klassengruppen > Reiter Stammdaten wird keine Zielklasse gesetzt.

EXT – Klasse für externe Schüler:
Hier werden SuS erfasst, die während eines Schuljahres gleichzeitig an mehreren Schulen unterrichtet werden und für die die eigene Schule nicht die Stammschule ist.
Beispiel: Die Stammschule führt SuS in einer entsprechenden Fachklasse. Die zweite Schule, bspw. BS+, führt diese SuS in der „EXT“ Klasse. Damit erscheinen diese SuS nur bei der Vorabfrage zur Statistik. Dies dient nur zur Information und bedarf keiner weiteren Bearbeitung.
Bei Abgabe der US werden Schüler einer EXT-Klasse nicht überprüft und erzeugen daher keine Dublettenmeldung.

2. Pflege im Schülermodul

2.1 EX-„Schüler“ eigentlich nur Prüfungsteilnehmer

Für Prüfungsteilnehmer, die in EX-Klassen verwaltet werden, sind nur bestimmte Daten zu pflegen, die für die Zeugniserstellung und die Statistik relevant sind:

(1) die Schulnummer der derzeit besuchten Schule muss ausgewählt werden
(2) es muss ggf. vorher die außerbayerische Schule angelegt werden
(3) nur auswählen.

Einige Reiter des Schülermoduls sind ausgegraut (u.a. Unterricht und Schuljahr), da diese für Externe nicht relevant sind. Der Reiter Ein-/Austritt hat nur die für externe Prüfungsteilnehmer relevanten Datenfelder. Einträge wie bei „normalem“ Schüler – nur Eintrittsdatum setzen, keinen Austritt pflegen.

Die Prüfungsergebnisse „anderer Bewerberinnen und Bewerber“ gem. jeweiliger Schulordnung werden dabei durch die Schule übermittelt, welche die Prüfung abgenommen hat. Zu unterscheiden sind hierbei jene Schülerinnen und Schüler, die keiner Schule angehören („Nicht-Schüler“) und jene, welche an der besuchten Schule (i. d. R. staatlich genehmigt) die staatliche Abschlussprüfung nicht ablegen können („Externe“). Beide sind in ASV an der Schule, welche die Prüfung abnimmt als externe Prüfungsteilnehmerinnen und Prüfungsteilnehmer in sog. EX-Klassen mit dem dazugehörigen Status („Nicht-Schüler“ oder „Extern“) entsprechend zu führen.

2.2 EXT-Schüler

Für SuS in EXT-Klassen sind die Daten wie bei SuS in Fachklassen zu pflegen, u.a muss am Ende auch ein Austritt gesetzt werden.

3. Abschlusszeugnis erstellen

Damit für die externen Schüler und Schülerinnen ein Abschlusszeugnis erstellt werden kann, nehmen Sie bitte entsprechende Zeugniseinstellungen vor.

Wählen Sie im Modul Zeugnisse [1] die externe Klasse und das Abschlusszeugnis [2] aus. Anschließend kann das Zeugnis fertig gestellt werden [3].

Gefährdungshinweis

anonymous@undisclosed.example.com (Anonymous) — Wed, 10 May 2023 10:18:43 +0000

Gefährdungshinweis

Fachlicher Hintergrund

BerS	StMUK							StMUK Förderschulen					StMELF
BerS	WS	BS	BFS	BFG	BO	FAK	FS	WSF	BSF	BFF	BFGF	BOF	FALF	FSLF
staatl.	x
kom.	x
priv.	x

Der Bemerkungs-Helper bietet das Feld „Gefährdungsmerkmal“ nur bis einschließlich Jgst. 8 an. Wird ein Wert gewählt, druckt der Helper diese Gefährdung auch ins Zeugnis ab. Ab Jgst. 9 und höher dürfen lauf WSO keine Gefährdungsmerkmale ins Zeugnis gedruckt sondern müssen per separatem Schreiben mitgeteilt werden.

Fachliches Vorgehen

Eintrag des Gefährdungsmerkmals beim Schüler

Schuljahr xx/yy“ > Feld „Art der Gefährdung“

(1) Wählen Sie bitte die Grundlage der Gefährdung, sowie deren Art (2) aus und speichern die Eingabe.

Gefährdungsmitteilung über Berichte

Der Bericht „Zeugnis - Mitteilung Gefährdung“ ermöglicht die Erziehungsberechtigten darüber in Kenntnis zu setzen. Bei dem Bericht, können Sie vorab eine Auswahl treffen:

Geben Sie an, bei welcher Zeugnisart die Gefährdung vorliegt. Darüber hinaus ist eine Datumsangabe und ein Gefährdung bei Note 4 möglich.

Beispielhafte Ausgabe des Berichts:

Schüleranschrift

anonymous@undisclosed.example.com (Anonymous) — Tue, 07 Jan 2025 07:28:10 +0000

Schüleranschrift

Fachlicher Hintergrund

Diese Dokumentationsseite gilt für folgende Schulen:

BerS	StMUK							StMUK Förderschulen					StMELF
BerS	WS	BS	BFS	BFG	BO	FAK	FS	WSF	BSF	BFF	BFGF	FOF	FALF	FSLF
staatl.	x	x	x		x			x		x		x
kom.	x	x	x		x			x		x		x
priv.	x	x	x		x			x		x		x

Werden Schüler von allgemeinbildenden Schulen von ASD abgeholt, so haben diese in Art der Schüleranschrift bei den Radio-Buttons Wohnheim ausgewählt.

Wird nun auf Wohnung umgestellt, so wird die eingetragene Adresse gelöscht. Um die Adressen nicht nachpflegen zu müssen, wird nachfolgendes Vorgehen empfohlen.

Fachliches Vorgehen

ASV aktualisieren

A.1 Wertelisten aktualisieren
A.2 Anwendungsdaten aktualisieren

BS_Tools ausführen

Datei ⇒ Verwaltung ⇒ Schnittstellen aufrufen.

Im Navigator die entsprechende Schule wählen (1).
Die Schnittstelle BS_Tools anklicken (2).
Die Schnittstelle starten (3).

Den Reiter Schüler anklicken (4).
Die Funktion Art der Schüleranschrift von Wohnheim auf Wohnung ändern anklicken (5).

Konsistenzprüfung 2.1 ausführen

In selbsterstellten Berichten tritt das Problem auf, dass die Briefanrede nicht gedruckt wird. Die automatisch generierte Briefanschrift ist zwar sichtbar, ist aber nicht in der Datenbank gespeichert. Dies passiert hauptsächlich dann, wenn die Schüler importiert wurden oder durch die ADÜ angelegt wurden. Bitte gehen Sie in diesem Fall wie folgt vor.

Datei ⇒ Verwaltung ⇒ Schnittstellen aufrufen.

Im Navigator die entsprechende Schule wählen (1).
Die Schnittstelle Konsistenzprüfung 2.1 anklicken (2).
Die Schnittstelle starten (3).

Den Reiter Prüfung ausführen anklicken (4).
Den Menüpunkt Schüler wählen (5).
Die Funktion Anreden und Anschriftentexte korrigieren aufrufen (6).

Den Button Anredetexte korrigieren anklicken (7).
Nach der Korrektur den Button Prüfung schließen anklicken (8).

Schüleraustritt

anonymous@undisclosed.example.com (Anonymous) — Mon, 20 Apr 2026 08:53:04 +0000

Schüleraustritt

Fachlicher Hintergrund

Um zu verhindern, dass die Abgänger und Absolventen des aktuellen Jahrgangs in das Planungsschuljahr übernommen werden, muss für die betroffenen Schüler im aktuellen Schuljahr ein entsprechender Austritt gesetzt werden. Sollten dennoch Absolventen im neuen Schuljahr landen, so können Austritte auch im bestehenden Schuljahr rückwirkend für das vorangegangene Schuljahr vorgenommen werden. Die Eintragung wird anschließend mit dem letzten SJ synchronisiert und der Schüler verschwindet im aktuellen Schuljahr.

1. Schüleraustritte einzeln erfassen

Rufen Sie im aktuellen Schuljahr im Modul Schüler (1) den Reiter Ein-/Austritt (2) auf:
Datei ⇒ Schüler ⇒ Schülerdaten ⇒ Ein-/Austritt

1.1 Prüflinge

Die Eintragungen bei den Prüflingen sollten folgendermaßen durchgeführt werden:

a) bei Austritt am wird das Austrittsdatum eingetragen (3)
b) bei Abschluss (beruflich) die Art des Abschlusses (6)

Hier unterscheidet man zwischen zwei Möglichkeiten:

Eintrag VE - vollst. mit Erfolg durchlaufen (Bedeutet, dass der Schüler den erforderlichen Notendurchschnitt besitzt und somit die BS erfolgreich abgeschlossen hat.)
Eintrag VO - vollst. ohne Erfolg durchlaufen (Bedeutet, dass der Schüler nicht den erforderlichen Notendurchschnitt besitzt. Der Schüler kann trotzdem zur Prüfung an der Kammer antreten und diese ablegen.)

Schüler, die bei Poolstunden berücksichtigt werden sollen, müssen unter Schüler > „Ein-/Austritt“ einen Haken gesetzt bekommen. Dieser wird im neuen SJ für die LEBE ausgewertet, um die Anzahl der Poolstunden der Schule für Abschlussprüflinge zu ermitteln. Dieser ist trennschärfer als VE / VO und muss ebenfalls gesetzt werden. Die Zählung der LEBE wird entsprechend umgestellt.

1.2 Schüler verlässt die Schule

Verlässt ein Schüler die Schule, so sind folgende Eintragungen vorzunehmen:

a) bei Austritt am wird das Austrittsdatum eingetragen (3)
b) bei Austrittsgrund wird Abschlusspr. abgel. eingetragen (4)
c) bei Papiere überwiesen an wird die aufnehmende Schule eingetragen; verbleiben die Schülerpapiere an der Schule, die eigene Schule eintragen (5)
d) bei Abschluss (beruflich) die Art des Abschlusses (6)

Hier unterscheidet man zwischen zwei Möglichkeiten:

Eintrag VE - vollst. mit Erfolg durchlaufen (Bedeutet, dass der Schüler den erforderlichen Notendurchschnitt besitzt und somit die BS erfolgreich abgeschlossen hat.)
Eintrag VO - vollst. ohne Erfolg durchlaufen (Bedeutet, dass der Schüler nicht den erforderlichen Notendurchschnitt besitzt. Der Schüler kann trotzdem zur Prüfung an der Kammer antreten und diese ablegen.)

e) Das Feld 'Allg.-bildender Abschluss' (7) ist ein Pflichtfeld und muss befüllt werden.

Man unterscheidet folgende Fälle:

Wenn an der beruflichen Schule ein höherer allgemein bildender Abschluss erreicht wurde als unter „Höchst. Allg.-bild. Abschl.“ bei Vorbildung angegeben, muss der höhere allgemein bildende Abschluss bei Austritt im Feld „Allg.-bildender Abschluss“ eingetragen werden.
Wenn bereits ein M (mittlerer Schulabschluss) bei „Höchst. Allg.-bild. Abschl.“ vorhanden ist, der Schüler an der Berufsschule ebenfalls ein M erwirbt und diesen auf eigenen Antrag eingetragen haben möchte, muss bei Austritt im Feld „Allg.-bildender Abschluss“ der „mittlere Schulabschluss auf Antrag“ (MSAA) gesetzt werden.
In allen anderen Fällen wird bei Austritt im Feld „Allg.-bildender Abschluss“ „KABA“ eingetragen.

1.3. Schüler verlässt vorzeitig die Schule

Verlässt ein Schüler vorzeitig die Schule, so sind folgende Eintragungen vorzunehmen:

a) bei Austritt am wird das Austrittsdatum eingetragen (3)
b) bei Austrittsgrund wird Abmeldung bzw. Probezeit nicht bestanden eingetragen (4)
c) bei Papiere überwiesen an wird die aufnehmende Schule eingetragen; verbleiben die Schülerpapiere an der Schule, die eigene Schule eintragen (5)
d) bei Abschluss (beruflich) wählen: nicht voll durchlaufen, Besuch andere Schule bzw. Abbruch vor Beendigung (keine andere Schule) (6)

Aus Datenschutzgründen ist es nicht erlaubt, Ergebnisse von Prüfungen einzutragen, die von den Kammern (z. B. IHK, HWK, Notarkammer) durchgeführt werden.

2. Schüleraustritte klassenweise setzen

Um einen Austritt (Abschluss, Datum, etc.) für eine ganze Klasse zu setzen, bietet ASV zwei Möglichkeiten an.

2.1 Schüleraustritte mit Konsistenzprüfung 2.1

Bitte rufen Sie über Datei / Verwaltung / Schnittstellen die Konsistenzprüfung 2.1 auf und starten Sie das Modul.

Im Bereich Schüler lassen sich folgende Änderungen vornehmen:

Eine genaue Anleitung dazu finden Sie hier: Schüler / Sammeländerung Abschluss, Beschäftigung, Prüfung (nur BS|BSF|BFS|BFF|WS|FS|FAK)

2.2 Schüleraustritte mit Sammeländerung erfassen

Rufen Sie im aktuellen Schuljahr den Dialog zur Sammeländerung auf:
Datei ⇒ Verwaltung ⇒ Sammeländerung

(1) Gewünschte Schulenr. markieren.
(2) Datenbereich Schüler markieren.
(3) Sofern noch nicht aktiviert, den Button Neu anklicken und einen entsprechenden Namen vergeben. Eine Beschreibung ist optional.
(4) In Zu änderndes Feld den Info-Button anklicken
(5) Das Pluszeichen von Ein-/Austritt anklicken und auf Abschluss doppelklicken. Dabei wird das Feld „Allg.-bildender Abschluss“ geändert.
Schritt (4) und (5) für Ziel der Jahrgangsstufe bei Austritt, Austritt/Übertritt wohin und Austritt am (voraussichtlich) wiederholen.

(6) Im Feld Vergleichsoperator jeweils kein Eintrag auswählen.
(7) Im Feld Neuer Wert die entsprechenden fachlichen Einträge auswählen.
(8) Den Button Sammeländerung ausführen anklicken.

Die einzelnen Zeilen der Änderungsdefinition werden intern mit einer „ODER-Verknüpfung“ verbunden. D. h.: Ist auch nur eines der Felder Abschluss bzw. Austritt am (voraussichtlich) bei Ihren Schülern leer und das andere gefüllt, wird bei diesen Schülern die Sammeländerung in ihrer Gesamtheit durchgeführt. Dies kann zum versehentlichen Überschreiben von Daten führen!

(9) Gewünschte Klasse markieren.
(10) Gewünschte Schüler markieren (Strg+A markiert alle Schüler).
(11) Button Geplante Änderungen anzeigen anklicken.
(12) Butten Alle markieren anklicken.
(13) Button Markierte Zeilen in die Datenbank übernehmen anklicken.

Falls doch ein Absolvent an der Schule verbleibt, kann dieser Ausnahmefall auch nachträglich durch Löschen der Austrittsinformationen (im aktuellen Schuljahr!) oder über eine schuljahresübergreifende Sammelversetzung (siehe nachträgliches Hochversetzen) in das neue Schuljahr nachgepflegt werden. Ebenso können im Einzelfall evtl. Anpassungen der erforderlichen Pflichtfelder für den Abgang vorgenommen werden. Ein genauer Eintrag ist erst zur US notwendig.

3. Schüleraustritte BVJ und BIK

Bei BVJ und BIK an Berufsschulen sind diese Besonderheiten zu beachten:

Alle Schüler, die im Vorjahr an der berichtenden Schule ein BVJ oder BIK ohne oder mit Erfolg besucht haben, unabhängig davon, ob sie die berichtende Schule verlassen haben oder an dieser verbleiben (ohne Wiederholer) sollen zur US gemeldet werden.

Vorgehensweise

Schüler verlässt die Schule - Eintrag unter „Austritt“	Schüler verbleibt nach dem Besuch BVJ/BIK an der Schule - Eintrag unter „Austritt Bildungsgang“
nur Austrittsdatum (1)	Austritt Bildungsgang am (4)
kein Austrittsgrund (2)	Abschluss (beruflich) am Ende des Bildungsgangs (5)
evtl. allgemeinbildender Abschluss (erfolgreicher Mittelschulabschluss). Auch hier gilt, dass dieses Feld ein Pflichtfeld ist und befüllt werden muss. Wenn hier ein höherer allgemein bildender Abschluss erreicht wurde als unter 'Höchst. Allg.-bild. Abschl.' bei Vorbildung angegeben, sollte der höhere allgemein bildenden Abschluss bei Austritt im Feld 'Allg.-bildender Abschluss' eingetragen werden. (3)	Allg.-bildender Abschluss am Ende des Bildungsgangs (6)

Wenn bei „Austritt Bildungsgang am“ ein Datum erfasst wurde, sollten auch bei „Abschluss (beruflich) am Ende des Bildungsgangs“ und „Allg.-bildender Abschluss am Ende des Bildungsgangs“ eine Angabe erfasst werden.

4. Schüleraustritte Wirtschaftsschule (WS)

Bei den Schüleraustritten an der WS bitte die schulartübergreifende Dokumentation beachten:

https://doku.asv.bayern.de/alle/schueler/austritte/start

5. Auswertung durch Bericht S302

Mit dem Bericht Zählliste berufliche Abschlüsse kann klassenweise die Gesamtsumme der erreichen Abschlüsse ausgewertet und angezeigt werden.

6. Austritt Bildungsgang

Verlässt der Schüler nur den Bildungsgang z. B. BGJ, Stufenausbildung, HEJ oder SEJ und nicht die Schule, so sind nur die rot umrandeten Felder zum Austritt des Bildungsgangs zu befüllen:

Sollte bei der Klasse nicht die entsprechende Zielklasse hinterlegt sein, so führen Sie bitte im neuen SJ eine Sammelversetzung durch.

Weiterführende Informationen finden Sie auch beim Schülerwiedereintritt

Schülerdaten der Mittelschule importieren

anonymous@undisclosed.example.com (Anonymous) — Sat, 03 Feb 2024 13:37:24 +0000

Schülerdaten der Mittelschule importieren

Fachlicher Hintergrund

Diese Dokumentationseite gilt für folgende Schulen:

BerS	StMUK							StMUK Förderschulen					StMELF
BerS	WS	BS	BFS	BFG	BO	FAK	FS	WSF	BSF	BFF	BFGF	BOF	FALF	FSLF
staatl.		x
kom.		x
priv.

Zur Überwachung der Schulpflicht wird die Erhebung zur Begleitung von Absolventinnen und Absolventen der Mittelschule an die Berufsschule (JoA-Erhebungsbogen und ms_xx-Verfahren) jährlich durchgeführt. Die Mittelschulen leiten hierzu bis zum jeweils gesetzen Termin, z. B. dem 15.07., die XLS-Datei mit dem Namen „Schueler_Stammdatenexport_1234.xls“ via OWA an die zuständige(n) Berufsschule(n) weiter. Der Namensbestandteil 1234 steht jeweils für die Schulnummer der übermittelnden Mittelschule.

Fachliches Vorgehen

Speichern Sie die von den Mittelschulen übermittelten XLS-Dateien auf einem datenschutzrechtlich sicheren Laufwerk ab.
Ändern Sie in jeder XLS-Datei die bisherigen Klassenbezeichnungen der Mittelschule (1)
in die gewünschte Klassenbezeichnung an Ihrer Berufsschule ab (2). Speichern Sie die Datei.
Achten Sie bitte darauf, dass die gewünschte Zielkasse in Ihrer ASV bereits angelegt ist.

Wechseln Sie in das gewünschte Schuljahr, in das die Schüler der Mittelschule aufgenommen werden sollen. Dies ist in der Regel das kommende Planungsschuljahr. (3)

Rufen Sie über Datei ⇒ Schüler ⇒ Schülerdaten das Schülermodul auf. (4)

Aktivieren Sie im Navigator die Berufsschule. (5)
Wird bei Offline-Erfassung kein Haken gesetzt (Standardwert), werden importierte Schüler automatisch bei ASD angemeldet. (6)
Nun können Sie unter Modulbezogene Funktionen die Funktion Schüler importieren aufrufen. (7)

Es öffnet sich der Dialog für die ZSS Anmeldung. Bitte geben Sie das entsprechende Passwort ein und bestätigen Sie mit OK. (8)
Hinweis: Dieser Dialog erscheint nicht, sollten Sie bereits am ZSS angemeldet sein.

Der Dialog Schüler Import öffnet sich.
Klicken Sie auf den Button Datei auswählen. (9)
Wählen Sie jenes Verzeichnis aus, auf dem Sie die übermittelten XLS-Dateien der Mittelschulen gespeichert haben. (10)
Wählen Sie anschließend die zu importierende XLS-Datei aus. (11)
Klicken Sie auf den Button Öffnen. (12)
Wählen Sie das gewünschte Ladeprotokoll. Empfohlen werden keine Einschränkungen. (13) (14)
Klicken Sie auf den Button Lade Importdatei. (15)

Nach dem Import klicken Sie auf den Button OK. (16)
Nach der Schüleranmeldung klicken Sie auf den Button Schließen. (17)
Prüfen Sie die Datensätze des Ladeprotokolls. (18)

Die importierten Schüler werden immer in die erste Klassengruppe einer Klasse gesetzt. (19)
Bitte überprüfen Sie diese Zuordnung und versetzen gegebenenfalls betroffene Schüler.
Klicken Sie hierzu auf den Infobutton und wählen die entsprechende Klasse bzw. Klassengruppe aus. (20)

Schülerdaten der Mittelschule importieren

anonymous@undisclosed.example.com (Anonymous) — Fri, 02 Feb 2024 09:39:47 +0000

Schülerdaten der Mittelschule importieren

Fachlicher Hintergrund

Diese Dokumentationseite gilt für folgende Schulen:

BerS	StMUK							StMUK Förderschulen					StMELF
BerS	WS	BS	BFS	BFG	BO	FAK	FS	WSF	BSF	BFF	BFGF	BOF	FALF	FSLF
staatl.		x
kom.		x
priv.

Fachliches Vorgehen

In der Exceltabelle muss nicht nur die Klasse, sondern auch die Nummer der abgebenden Schule, „Anmeldung am“ und „Eintritt am“ geändert, sowie das Austrittsdatum (sofern vorhanden) gelöscht werden.

Wechseln Sie in das gewünschte Schuljahr, in das die Schüler der Mittelschule aufgenommen werden sollen. Dies ist in der Regel das kommende Planungsschuljahr. (3)

Rufen Sie über Datei ⇒ Schüler ⇒ Schülerdaten das Schülermodul auf. (4)

Nach dem Import klicken Sie auf den Button OK. (16)
Nach der Schüleranmeldung klicken Sie auf den Button Schließen. (17)
Prüfen Sie die Datensätze des Ladeprotokolls. (18)

Schülerwiedereintritt

anonymous@undisclosed.example.com (Anonymous) — Mon, 04 May 2026 11:46:41 +0000

Schülerwiedereintritt

Grundlagen: Unterscheidung von Austritt Bildungsgang und Austritt

Austritt Bildungsgang wird verwendet, wenn der Schüler an der Schule verbleibt.

Austritt wird verwendet, wenn der Schüler die Schule wirklich verlässt. Bei Schulzentren entspricht ein Wechsel von einer zur anderen Schule einem (echten) Austritt, weil die Schulzugehörigkeit Schulnummernscharf gepflegt wird.

Spezialfälle (z. B. Schulversuch “Flexibilisierung der Ausbildung an Fachschulen”) werden in den Eintragungshinweisen zur jeweils aktuellen US behandelt.

Mehr Informationen auch unter diesem Link: https://doku.asv.bayern.de/bers/schueler/schueleraustritt

ACHTUNG: Es darf nur eine Eintragung bei „Austritt“ ODER „Austritt Bildungsgang“ vorgenommen werden!
Gleichzeitige Eintragungen führen bei der US-Abgabe zu Fehlermeldungen!

Fall 1: Schüler beendet einen Bildungsgang zum Schuljahresende, verbleibt aber an der Schule

Mögliche Beispiele:

Stufenausbildung (z.B. „Verkäufer“ wird zu „Kaufmann im Einzelhandel“)
Wechsel von BGJ in Fachklasse
Wechsel von SEJ in FAK
Wechsel von HEJ in FAK
ACHTUNG: Auflistung ist nicht abschließend! Bitte aktuelle Eintragungshinweise zur US beachten

Vorgehen:

Austritt Bildungsgang eintragen (Datum, Abschlüsse)
Ggf. Versetzung in eine andere Klasse
Ggf. Eintragung in Laufbahn ergänzen

Fall 2: Schüler verlässt einen Bildungsgang im Lauf des Schuljahres, verbleibt aber an der Schule

Mögliche Beispiele:

Wechsel vom BVJ in Grund-/ Fachklassen der Ausbildung
Wechsel von Grund-/ Fachklassen der Ausbildung ins BVJ
Wechsel von Grund-/ Fachklassen der Ausbildung zum „JoA verteilt“ (früher: mit Verbleib) in Fachklasse
ACHTUNG: Auflistung ist nicht abschließend! Bitte aktuelle Eintragungshinweise zur US beachten

Vorgehen:

Austritt Bildungsgang eintragen (Datum, Abschlüsse)
Versetzung in eine andere Klasse
Ggf. Eintragung in Laufbahn ergänzen

Fall 3: Schüler verlässt Schule und kommt im gleichen oder unmittelbar folgenden Schuljahr zurück

Beispiel:

Grundstufe (10. Klasse) an BS1 → Wechsel in die Fachklasse (11. Klasse) an BS2 → Abbruch der Ausbildung → Wechsel BVJ wieder an BS1

Vorgehen:

Austritt in BS1 setzen und Eintritt in BS2.
Austritt in BS2 setzen und unterschuljähriger Wiedereintritt in BS1.
Bei Wiedereintritt in BS1: Austrittsdatum löschen und unterschuljähriger Wiedereintritt auswählen → Neues Eintrittsdatum eintragen → Es wird automatisch eine Eintragung in der Laufbahn erzeugt. HINWEIS: das ursprüngliche Anmeldedatum bleibt erhalten, das Eintrittsdatum wird aktualisiert.

	BS1	BS2
Beginn der Ausbildung	- Anmeldedatum zum Zeitpunkt der Anmeldung in BS1 - Eintrittsdatum erster Schultag
Wechsel in Fachklasse	Austritt zum letzten Schultag des alten Schuljahres	- Anmeldedatum zum Zeitpunkt der Anmeldung in BS2 - Eintritt zum ersten Schultag des neuen Schuljahres
Abbruch der Ausbildung	- Austrittsdatum im alten Schuljahr löschen und speichern - Unterschuljähriger Wiedereintritt im Dialogfeld auswählen - Eintrittsdatum ist Datum des Wechsels in die BVJ-Klasse - Ggf. Klassenwechsel im aktuellen Schuljahr - Ggf. Laufbahn im aktuellen Schuljahr nachpflegen	Austritt zum Datum des Endes des Ausbildungsverhältnisses

Fall 4: Schüler verließ Schule vor mindestens zwei Jahren und beginnt neue Ausbildung im aktuellen Schuljahr

Beispiel:

Ausbildung wurde im Schuljahr 2023/24 abgebrochen oder beendet und die BS wurde verlassen –> Im SJ 25/26 tritt der Schüler wieder in die Schule ein (z.B. mit neuer Ausbildung).

Vorgehen:

Austritt wurde im SJ 23/24 gesetzt. Dieses SJ kann in ASV nicht mehr aufgerufen werden.
Schüler im SJ 25/26 neu aus ASD abholen (Fehlermeldung ggf. ignorieren)
Schüler erhält neues Anmeldedatum und neues Eintrittsdatum.

Schulpflicht

anonymous@undisclosed.example.com (Anonymous) — Fri, 12 Aug 2022 09:24:21 +0000

Schulpflicht

Der Begriff „Schulpflicht erfüllt“ an den Berufsschulen setzt sich wie folgt zu sammen:

Vollzeitschulpflicht erfüllt
Berufsschulpflicht erfüllt

Modul Schüler

anonymous@undisclosed.example.com (Anonymous) — Wed, 22 Apr 2026 09:27:22 +0000

Modul Schüler

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Allgemeine einführende Hinweise

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A

Abgänger
Absolventen
Anschrift
Anschriften konsolidieren
Außerbayerischer Wohnort
Auslandsaufenthalt
Austritt
Austritt Bildungsgang

B

BaföG-Mitteilung
Beruflicher Abschluss
Berufsgrundschuljahr
Berufsintegrationsjahr
Berufspraktikaten (Faks) aus #Wdh-Klasse versetzen
Berufsschule PLUS
Berufsvorbereitung
Besonderer Unterricht
BGJ
Blöcke/Blockgruppen
BS+
Bundesjugendspiele
BV

C

H

I

Import Schülerdaten Excel

J

Jahresabschlussarbeiten

K

Kammer-ID der Schüler aus WinSD übernehmen
Kammerzugehörigkeit filtern
Kammerzugehörigkeit an die zuständigen Stellen übermitteln
Konfession
Kontodaten der Schüler übernehmen

L

Laufbahn

M

Merker für Schüler anlegen
Migrationshintergrund

N

Neuaufnahme - Designmodus
Neuerfassung eines Schülers

O

Organisatorisches Geschlecht

P

PLUS-Programm an Berufsschulen

Q

R

Religionszugehörigkeit

S

T

U

Umschüler
Unterricht an anderer Schule

V

W

Wiedereintritt
Wiederholer - Schülerlaufbahn
Wiederholer - Wirtschaftsschule
Wohnheim
Wohnort außerhalb Bayerns
Wohnung

X

Y

Z

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Wiederholung des Schuljahres

anonymous@undisclosed.example.com (Anonymous) — Sun, 18 Sep 2022 14:39:00 +0000

Wiederholung des Schuljahres

Fachlicher Hintergrund

BerS	StMUK							StMUK Förderschulen					StMELF
BerS	WS	BS	BFS	BFG	BO	FAK	FS	WSF	BSF	BFF	BFGF	BOF	FALF	FSLF
staatl.	x
kom.	x
priv.	x

Um zu verhindern, dass die Wiederholer des aktuellen Jahrgangs automatisch in die nächste Jahrgangsstufe versetzt werden, muss für die betroffenen Schüler im aktuellen Schuljahr eine entsprechende Eintragung erfolgen.

1. Erfassung der Wiederholung des Schuljahres

Rufen Sie im aktuellen Schuljahr im Modul Schüler den Reiter Schuljahr auf:
Datei ⇒ Schüler ⇒ Schülerdaten ⇒ Schuljahr

1.1 Schüler rückt nicht vor

Die Eintragung bei den Schülern sollte folgendermaßen durchgeführt werden:

1) bei dem Feld Ziel der Jgst. am Ende des letzt. Schuljahres (2021/22) Infosymbol anwählen
2) Auswahl von nv (nicht vorgerückt)

1.2 Grund für wiederholten Besuch

Wiederholt ein Schüler das Schuljahr, so ist das Pflichtfeld Grund f. wiederh. Besuch zu befüllen.

2. Schüler kommt von einer anderen Schule

Liegt ein Wechsel von einer anderen Schulart vor, sind die jeweiligen Eintragungen aus Sicht der aufnehmenden Schule auszuwählen.