Amtliche Schulverwaltung - Dokumentation - bers:tools:fuer_statistik:fosbos

BERS - Tools für Statistik - FOSBOS - Ausfüllhilfe VUÜ

anonymous@undisclosed.example.com (Anonymous) — Tue, 03 Mar 2026 09:00:15 +0000

BERS - Tools für Statistik - FOSBOS - Ausfüllhilfe VUÜ

Die Schnittstelle „Ausfüllhilfe VUÜ“ füllt eine Excel-Vorlage mit ASV-Daten des laufenden Schuljahrs aus. Felder der Ausfüllhilfe können per copy & paste in die amtliche Vorlage eingefügt werden. Es ist empfehlenswert zuerst die VUÜ-Excel-Datei aus der amtlichen Vorlage zu erstellen und danach die Daten von der Ausfüllhilfe zu kopieren.

Die Vorlage können Sie hier herunterladen. Verändern Sie den Dateinamen auf keinen Fall.

1) Voraussetzungen

Um die Schnittstelle erfolgreich nutzen zu können, muss Folgendes erfüllt sein:

Schulleitungsrechte bzw. die Benutzerrolle Sekretariatskraft Plus
die Anwendungsdaten sind auf dem aktuellen Stand
die aktuelle Version der Excel-Vorlage wurde heruntergeladen
Sie befinden sich im aktuellen Schuljahr, dem Schuljahr 2025/26

2) Ausführung der Schnittstelle

Diese Schnittstelle funktioniert im Zusammenspiel mit einer weiteren Schnittstelle:

Reihenfolge der Ausführung	Schnittstelle	ausführen im
1	Vorläufige Unterrichtsübersicht VUÜ	Planungsschuljahr (2026/27)
2	Ausfüllhilfe VUÜ (diese Schnittstelle)	laufenden Schuljahr (2025/26)

Um die VUÜ aus der amtlichen Vorlage zu erstellen, nutzen Sie bitte die Schnittstelle Vorläufige Unterrichtsübersicht VUÜ. Die Schnittstelle „Ausfüllhilfe VUÜ“ unterstützt Sie bei der Erstellung der VUÜ, indem Schüler- und Klassenzahlen aus dem laufenden Schuljahr bereitgestellt werden.

Vor der Nutzung der Schnittstelle ist ein Update der Anwendungsdaten empfehlenswert, da es zu dynamischen Nachlieferungen außerhalb der regulären ASV-Updates kommen kann.

Um die Schnittstelle auszuführen, bedarf es Schulleitungsrechte bzw. die Benutzerrolle Sekretariatskraft Plus.

Die Schnittstelle muss im laufenden Schuljahr 2025/26 ausgeführt werden.

Der Aufruf der Tools erfolgt über Datei > Verwaltung > Schnittstellen.

Wählen Sie nun die zugehörige Schulnummer für Ihre FOS oder BOS aus. Starten Sie die Schnittstelle „BERS - Tools für Statistik“ über „Starten…“. Es erscheint das folgende Fenster.

Klicken Sie im Menü „FOSBOS“ auf den Menüpunkt „Ausfüllhilfe VUÜ“.

Klicken Sie nun auf Durchsuchen.

Wählen die Excel-Vorlage aus und klicken auf Speichern.

Durch klicken auf „Exportvorgang starten“ beginnt die Erstellung der Ausfüllhilfe.

Während der Erstellung läuft der Fortschrittsbalken kontinuierlich weiter. Je nach Rechenleistung kann die Erstellung mehrere Minuten dauern.

Bei erfolgreicher Erstellung erscheint das folgende Fenster und folgende Ansicht im Schnittstellenfenster.

Im Verzeichnis der Vorlage-Datei finden Sie eine zweite Datei, welche die ausgefüllte Vorlage enthält. Bitte prüfen Sie die Eintragungen nach.

3) Methodik zur Auszählung

Die Ausfüllhilfe zählt die tatsächlichen Schüler- und Klassenzahlen zum Zeitpunkt der Ausführung. Dafür benutzt sie die folgenden Methodiken:

Für Bereich Z11) der amtlichen Vorlage: alle Klassengruppen außer ORGA-Klassen werden anhand der Jahrgangsstufe und des Bildungsgangs gezählt.
Für Bereich Z8) der amtlichen Vorlage: alle Schüler*Innen der 11. Jahrgangsstufe anhand des Bildungsgangs.
Für Bereich Z9) der amtlichen Vorlage: alle Klassengruppen außer ORGA-Klassen werden anhand der Jahrgangsstufe und des Bildungsgangs gezählt.
Projektion Sport: alle Schüler*Innen der 11. Jahrgangsstufe anhand des Bildungsgangs, des belegten Unterrichts und des Geschlechts. Es werden die Fächer Sm, Sw und Smw ausgewertet. Im Fach Smw erfolgt die Unterscheidung anhand des Geschlechts. Diverse sowie nicht-binäre Schüler*Innen werden zusammen mit Schülerinnen erfasst.
Projektion Religion und Ethik: Werte aller Klassengruppen außer ORGA-Klassen. Islamischer Religionsunterricht wird nicht in der Kategorie „son“ erfasst.

zurück zur Übersicht: BERS - Tools für Statistik

BERS - Tools für Statistik - FOSBOS - Märzstatistik

anonymous@undisclosed.example.com (Anonymous) — Thu, 26 Feb 2026 16:10:40 +0000

BERS - Tools für Statistik - FOSBOS - Märzstatistik

Hinweis für das Einschwingjahr FOSBOS. Die Schnittstelle benötigt zur Differenzierung der Vorklassen und -kurse Schülerdaten aus dem vorangegangenem Schuljahr (hier Schuljahr 2024/2025). Diese Informationen liegen in der Regel für das Einschwingjahr (2025/2026) noch nicht vor. Die betreffenden Zeilen in der Excelvorlage können somit nicht automatisiert befüllt werden und müssen manuell nachgetragen werden. Ab dem kommenden Schuljahr können die genannten Bereiche automatisiert ausgefüllt werden. Die Schnittstelle hat diese Funktion bereits implementiert.

Um die Schnittstelle zur Erstellung der Märzstatistik nutzen zu können, müssen Sie die aktuelle Version der Vorlagedatei tp_nnnn_maerzstatistik_JJJJ heruntergeladen haben. Die Schnittstelle muss zwingend aus dem laufenden Schuljahr ausgeführt werden. Die Anwendungsdaten sollten vor der Schnittstellennutzung aktualisiert worden sein, da es zu dynamischen Nachlieferungen kommen kann.

Schüler*innen, welche im letzten Schuljahr die Vorklasse oder den Vorkurs an einer anderen Schule besucht haben, benötigen zur korrekten Zählung Eintragungen in den Feldern „Schulbesuch am…“ und „besuchte Jahrgangstufe am…“. Beide Felder finden Sie im Schüler-Modul unter dem Reiter „Ein-/Austritt“.

0) Vorbereitung der Amtlichen Vorlage

Die Amtliche Vorlage enthält Makros. Sie müssen diese Datei in Windows vorbereiten, da sonst kein Schreibzugriff erfolgen kann.

1) Ausführung der Schnittstelle

Der Aufruf der Tools erfolgt über Datei > Verwaltung > Schnittstellen > „BERS - Tools für Statistik“ > “Start …“. Um die Tools auszuführen, bedarf es Schulleitungsrechte bzw. die Benutzerrolle Sekretariatskraft Plus.

Beachten Sie dabei, dass Sie die zugehörige Schulnummer ausgewählt haben. Es erscheint das folgende Fenster.

Wählen Sie nun den Reiter FOSBOS und klicken auf Märzstatistik.

Klicken Sie nun auf Durchsuchen.

Wählen Sie die amtliche Vorlage aus und klicken auf Speichern. Die amtliche Vorlage wird durch die Schnittstelle nicht verändert oder überschrieben. Es entsteht eine neue Zieldatei, welche im Dateinamen auf Ihre Schulnummer angepasst ist.

Durch Klicken auf Exportvorgang starten beginnt die Erstellung der Märzstatistik. Aufgrund der hohen Anzahl an Datenbankabfragen benötigt die Schnittstelle mehrere Minuten zur Erstellung der Zieldatei. Nach erfolgreicher Erstellung der Märzstatistik ist der Fortschrittsbalken durchgelaufen und es erscheint folgender Text im Dialogfenster.

Die Schnittstelle führt eine Vorabprüfung der Schülerdaten aus. Fehlende Informationen erscheinen im Ausgabetext – siehe rote Umrandung in der oberen Abbildung. Die genannten Schüler*innen werden nicht für die Märzstatistik berücksichtig. Zur leichteren Korrektur der fehlenden Daten, werden die betroffen Schüler*innen und die fehlenden Merkmale zusätzlich im Reiter „Unvollständige Schülerdaten“ der Zieldatei aufgeführt.

Kommt es während der Erstellung zu Fehlern, erscheinen Hinweise im Dialogfenster.

zurück zur Übersicht: BERS - Tools für Statistik

BERS - Tools für Statistik - FOSBOS - Schuljahres-Anfangsstatistik

anonymous@undisclosed.example.com (Anonymous) — Tue, 27 Jan 2026 10:16:05 +0000

BERS - Tools für Statistik - FOSBOS - Schuljahres-Anfangsstatistik

Um die Schnittstelle zur Erstellung der Schuljahresanfangsstatistik nutzen zu können, müssen Sie die aktuelle Version der Vorlagedatei heruntergeladen haben. Beachten Sie bitte die unterschiedlichen Vorlagen für staatliche sowie kommunale und private FOSBOSen.

Öffnen Sie im aktuellen Schuljahr die Schnittstelle „BERS - Tools für Statistik“. Beachten Sie dabei, dass Sie die FOS oder BOS zugehörige Schulnummer ausgewählt haben. Es erscheint das unten stehende Fenster. Wählen Sie nun den Reiter FOSBOS und klicken auf Schuljahresanfangsstatistik.

Klicken Sie nun auf Durchsuchen.

Wählen Sie die amtliche Vorlage aus und klicken Sie auf Speichern.

Durch Klicken auf Exportvorgang starten beginnt die Erstellung der Schuljahresanfangsstatistik.

Bei erfolgreicher Erstellung erscheint das folgende Fenster und folgende Ansicht im Schnittstellenfenster. Kommt es während der Erstellung zu Fehlern, erscheinen Hinweise in obigem Dialogfenster und der Export wird abgebrochen.

zurück zur Übersicht: BERS - Tools für Statistik

BERS - Tools für Statistik - FOSBOS

anonymous@undisclosed.example.com (Anonymous) — Wed, 04 Mar 2026 15:35:55 +0000

BERS - Tools für Statistik - FOSBOS

Dieses Menü enthält folgende Anwendungen:

zurück zur Übersicht: BERS - Tools für Statistik

BERS - Tools für Statistik - FOSBOS - VUÜ

anonymous@undisclosed.example.com (Anonymous) — Mon, 23 Mar 2026 09:51:04 +0000

BERS - Tools für Statistik - FOSBOS - VUÜ

Video für VUÜ und UP-Bericht, Stand 05.03.2026 Video 10 Schnittstellen (VUÜ, UP-Bericht)

0) Vorbereitung der Amtlichen Vorlage

Die Amtliche Vorlage enthält Makros. Sie müssen diese Datei in Windows vorbereiten, da sonst kein Schreibzugriff erfolgen kann.

1) Voraussetzungen

Um die Schnittstelle erfolgreich nutzen zu können, muss Folgendes erfüllt sein:

Schulleitungsrechte bzw. die Benutzerrolle Sekretariatskraft Plus
das Planungsschuljahr wurde angelegt und mit den Daten für die Unterrichtsplanung befüllt
die Anwendungsdaten sind auf dem aktuellen Stand
die aktuelle Version der Vorlagedatei 2026-02-23 KMS FOSBOS UP 2026-27 Anlage 2 VUÜ (Original).xlsm wurde heruntergeladen (wurde am 23.2.26 per OWA verschickt)

2) Ausführung der Schnittstelle

Die VUÜ liest Daten von verschiedenen Zeitabschnitten der ASV aus. In der aktuellen Version werden Felder aus dem laufenden Schuljahr 2025/26 und dem Planungsschuljahr 2026/27 genutzt. Beachten Sie den zweiten Abschnitt über die Datenquellen.

Das Planungsschuljahr setzt die Anlage des nächsten Schuljahres zwingend voraus. Bitte beachten Sie, dass Änderungen im Planungsschuljahr nur möglich sind, solange die Planungsphase noch nicht abgeschlossen wurde.

Sie können die VUÜ aus dem laufenden oder Planungsschuljahr starten.

Vor der Nutzung der Schnittstelle ist ein Update der Anwendungsdaten empfehlenswert, da es zu dynamischen Nachlieferungen außerhalb der regulären ASV-Updates kommen kann.

Um die Schnittstelle zur Erstellung der Vorläufige Unterrichtsübersicht (VUÜ) nutzen zu können, müssen Sie die aktuelle Version der Vorlagedatei 2026-02-23 KMS FOSBOS UP 2026-27 Anlage 2 VUÜ (Original).xlsm heruntergeladen haben.

Um die Schnittstelle auszuführen, bedarf es Schulleitungsrechte bzw. die Benutzerrolle Sekretariatskraft Plus. Der Aufruf der Tools erfolgt über Datei > Verwaltung > Schnittstellen.

Wählen Sie nun die zugehörige Schulnummer für Ihre FOS oder BOS aus. Starten Sie die Schnittstelle „BERS - Tools für Statistik“ über „Starten…“.

Es erscheint das folgende Fenster.

Klicken Sie im Menü „FOSBOS“ auf „Vorläufige Unterrichtsübersicht (VUÜ).

Klicken Sie nun auf Durchsuchen.

Wählen die amtliche Vorlage aus und klicken auf Speichern.

Durch klicken auf Exportvorgang starten beginnt die Erstellung der VUÜ.

Während der Erstellung läuft der Fortschrittsbalken kontinuierlich weiter. Je nach Rechenleistung kann die Erstellung mehrere Minuten dauern.

Bei erfolgreicher Erstellung erscheint das folgende Fenster und folgende Ansicht im Schnittstellenfenster.

Im Verzeichnis der Amtlichen Vorlage finden Sie eine zweite Datei, welche die ausgefüllte VUÜ enthält. Bitte prüfen Sie die Eintragungen nach und ändern keinesfalls den Dateinamen.

Kommt es während der Erstellung zu Fehlern, erscheinen Hinweise im Dialogfenster.

3) Datenquellen und Datenziel der VUÜ

Im folgenden Abschnitt werden die Datenquellen und Datenziele zur Erstellung der VUÜ mittels der Schnittstelle beschrieben. Datenquellen sind Ihre Eintragungen in Felder der ASV; Datenziele sind die beschriebenen Zellen der Amtlichen Vorlage zur VUÜ.

Wählen Sie zunächst das Planungsschuljahr 2026/27 aus. Falls Sie noch kein Planungsschuljahr angelegt haben, können Sie dies aus dem laufenden Schuljahr 2025/26 erstellen. Wählen Sie dann über Datei → Unterrichtsplanung → Unterrichtsplanung aus.

Im Modul Unterrichtsplanung, öffnen Sie den Reiter Schülerzahlen. Sollten Sie mehrere Schulnummern in der ASV hinterlegt haben, müssen Sie zuvor die passende Schulnummer zu Ihrer FOS oder BOS auswählen.

Die grün Markierten Bereiche werden aus der ASV an die entsprechende Stelle der Excel-Datei übertragen.

Im gleichen Reiter können Sie auch die fpT-Daten für das Schuljahr 2026/27 eintragen sowie Informationen zu Vorkursen und andere Kennzahlen.

Bleiben Sie im Planungsschuljahr 2026/27 und wechseln in das Modul Unterrichtssituation über Datei → Unterrichtssituation → Unterrichtssituation. Im Reiter Schülerzahlen können Sie die fpT-Daten für das Schuljahr 2025/26 eintragen.

4) Methodik zur Auszählung

Die Schnittstelle zählt die tatsächlichen Schüler- und Klassenzahlen im laufenden Schuljahr aus. Dafür benutzt sie die folgenden Methodiken:

Für Bereich Z11) der amtlichen Vorlage: alle Klassengruppen außer ORGA-Klassen werden anhand der Jahrgangsstufe und des Bildungsgangs gezählt.
Für Bereich Z8) der amtlichen Vorlage: alle Schüler*Innen der 11. Jahrgangsstufe anhand des Bildungsgangs.
Für Bereich Z9) der amtlichen Vorlage: alle Klassengruppen außer ORGA-Klassen werden anhand der Jahrgangsstufe und des Bildungsgangs gezählt.
Projektion Sport: alle Schüler*Innen der 11. Jahrgangsstufe anhand des Bildungsgangs, des belegten Unterrichts und des Geschlechts. Es werden die Fächer Sm, Sw und Smw ausgewertet. Im Fach Smw erfolgt die Unterscheidung anhand des Geschlechts. Diverse sowie nicht-binäre Schüler*Innen werden zusammen mit Schülerinnen erfasst.
Projektion Religion und Ethik: Alle FOS- und BOS-Schüler*Innen, außer in den Vorkursen, werden anhand der eingetragenen Religionszugehörigkeit (Rk, Ev oder Eth) in der jeweiligen Kategorie gezählt. Schüler*Innen ohne Religionsunterricht sowie sonstiger Religionszugehörigkeit werden nicht berücksichtigt.

zurück zur Übersicht: BERS - Tools für Statistik