Amtliche Schulverwaltung - Dokumentation - bers:zeugnisse:vorbereitung

Grundeinstellung (je Klasse): Fächer-Klassen-Schüler (für den Dynamischen Fächerspiegel)

anonymous@undisclosed.example.com (Anonymous) — Mon, 16 Sep 2024 07:27:08 +0000

Grundeinstellung (je Klasse): Fächer-Klassen-Schüler (für den Dynamischen Fächerspiegel)

Normalerweise hat ein Zeugnis eine bekannte Anzahl und Bezeichnung von Fächern (z.B. Deutsch, Mathematik, Englisch, Erdkunde, usw.). Bei den Beruflichen Schulen gilt das nur bei der Wirtschaftsschule. Anders ist es bei den Berufsschulen und Berufsfachschulen. Hier gibt es knapp 2.500 unterschiedliche Berufe, welche in Kombination mit den ca. 580 Fächern etwa 25.800 Möglichkeiten ergeben, wie ein Zeugnis ausschauen kann (und hier sind nur die amtlichen Fächer berücksichtigt).

In der WinSD wurde dies über den Fächerspiegel gelöst. In der ASV ist dies anders gelöst, damit die manuelle Erfassung des Fächerspiegels nicht mehr nötig ist. In der ASV wurde ein „dynamischer Fächerspiegel“ entwickelt, der abhängig von folgenden Faktoren die korrekten Fächer für jeden Beruf und jede Jahrgangsstufe ermittelt. Dabei wurden die Amtlichen Lehrpläne (ISB-Lehrpläne) in die ASV vom Landesamt für Statistik einmalig erfasst und fortlaufend gepflegt. Sollten Sie einen Fehler bei den Daten entdecken, erstellen Sie bitte ein ASV-Ticket, womit wir diesen Fehler für ALLE Schulen zeitnah lösen können.

Der Dynamische Fächerspiegel ermittelt seine Daten aus folgenden Bereichen:

Bereich der ASV	Beschreibung
Fächer Datei > Schulische Daten > Fächer	Es gibt Amtliche ASD-Fächer (mit ASD-Schlüssel-Nummer = Amtlicher Fachschlüssel) und schuleigene Fächer, welche die Schule selbst anlegen kann, z.B. Vertiefungsunterricht-Mathematik. Bitte beachten Sie bei den Fächern: - Abweichende Bezeichnungen im Zeugnis werden ignoriert - Abweichende Gewichtungen im Zeugnis wird ignoriert - Im Reiter „Einstellungen“ muss die Facheigenschaft Pflichtfach, Wahlfach oder Wahlpflichtfach gesetzt sein, damit es in der Schüler-Fächerwahl auch als solches genutzt werden kann.
Klasse Datei > Klasse	Jeder Klasse muss die korrekte - Organisationsform (Block, Einzeltages, BGJ usw.) - Jahrgangsstufe (10/11/12/13 oder bei BFS 1/2/3) - Bildungsgang (z.B. Bau, Metall, Elektro, Wirtschaft; der Bildungsgang beeinflusst das Feld „Basisstundentafel“. Wird z. B. „Bau“ ausgewählt, werden nur solche Stundentafeln angeboten, welche auch dem Bereich „Bau“ zugeordnet sind. - Basisstundentafel Sie gibt den eigentlichen „Stundenplan“ laut ISB-Lehrplan vor. Info: die Fachklassen-Gliederungsnummer ist nur für die LEBE erforderlich und beeinflusst den Dynamischen Fächerspiegel nicht.
Schüler-Stammdaten Datei > Schülerdaten	Jedem Schüler muss der korrekte Ausbildungsberuf im Reiter „20xx/xx“ also dem Schuljahr zugeordnet werden.
Schüler-Fächerwahl Datei > Schüler > Fächerwahl	Jedem Schüler müssen auch die Fächer zugeordnet werden, die er/sie hat. Man könnte meinen, dass ja klar ist, welche Fächer ein Schüler z. B. im Beruf „Einzelhandelskaufmann“ hat, aber das ist nicht fix. So besteht z.B. bei Religion die Wahl (Katholisch, Evangelisch, usw.), auch beim Sport (m/w/koed.) oder bei den Wahlfächern und Wahlpflichtfächern. Diese werden über die Schüler-Fächerwahl eingestellt. Beschreibung der einzelnen Möglichkeiten auf dieser Seite: 1. „Modulbezogene Funktionen > Einstellungen Fächerwahl“: Dies ist der erste Schritt, den Sie ausführen sollten (siehe untere Graphik). 2. „Pflichtfächer vorbelegen“: Sobald die Pflicht- Wahlpflicht- und Wahlfächer hinterlegt sind, können Sie automatisch für alle Pflichtfächer bei allen Schülern einen Haken setzen lassen. Haken bedeutet: das Fach wird in der Notenerfassung und im Zeugnis bei DIESEM Schüler angezeigt. 3. Religion und Sport können per Dropdown-Feld ausgewählt werden. Wenn Sie Schritt 2 schon ausgeführt haben, reicht dies, weil dann abhängig von Konfession + besuchtem Religionsunterricht und dem Geschlecht die Voreinstellung getroffen wird. Einstellungen bei der Fächerwahl: 1. Reiter „Pflichtfächer“ enthält alle Fächer, die Pflichtunterricht laus ISB-Stundentafel sind. Normalerweise müssen Sie hier nichts ändern, weil die Daten korrekt von den Amtlichen Schuldaten (ASD) eingespielt werden. Die Änderung der Überschrift oder der Reihenfolge wirkt sich NICHT auf die Zeugnisse aus. 2. Button „Einstellungen vorbelegen“ liest alle Fächer aus der ASV aus (aus der Klassengruppe wird die Jgst. und Basisstundentafel ermittelt). 3. Reiter „Wahlpflichtfächer“: nur verwenden, wenn diese Fächer laut Schulordnung oder KMS erlaubt sind. 4. Reiter „Wahlfächer“: nur verwenden, wenn diese Fächer laut Schulordnung oder KMS erlaubt sind. 5. Reiter „Fremdsprachen“ und „Seminare“ sind für Berufliche Schulen NICHT (!) zu verwenden.

Vorbereitung: Grundeinstellungen (je Klasse) an Beruflichen Schulen

anonymous@undisclosed.example.com (Anonymous) — Mon, 16 Mar 2026 09:43:31 +0000

Vorbereitung: Grundeinstellungen (je Klasse) an Beruflichen Schulen

Zeugnisse haben Grundeinstellungen, die nur für eine Klasse oder Klassengruppe gelten. Typischerweise ändern sich diese Daten relativ häufig von Schuljahr zu Schuljahr (z.B. der Klassleiter). Eher selten wird sich die Amtliche Fächerbzeichnung oder Amtliche Fächerreihenfolge (beides laut ISB-Lehrplan) ändern.

Grundeinstellungen je Klasse werden mehrfach für die Klasse oder Klassengruppe erfasst und gelten „nur“ für diese wenigen Zeugnisse.

Wenn Sie pro Klasse ein abweichendes Zeugnisdatum eintragen, überschreibt dies die Grundeinstellungen je Schule. Es gilt der Grundsatz: speziellere Einstellungen gehen vor!

Verwendung des Alten Notenmoduls: Zeugnisblöcke (Datei > Leistungs- und Zeugnisdaten > Einstellungen Notenverwaltung) legt für jede Zeugnisart (z.B. Zwischen-, Jahres-, Abschlusszeunis usw.) eine Spalte an, damit beim Schüler die Noten eingegeben werden können. Es ist nicht möglich, Noten nur einmal einzugeben, und diese für zwei verschiedene Zeugnisarten zu verwenden.
Verwendung des Neuen Notenmoduls
Fächer-Klassen-Schüler (Dynamischer Fächerspiegel) (Datei > Schüler > Fächerwahl) ordnet dem Schüler, der ein Zeugnis erhält, die korrekten Fächer laut ISB-Lehrplan zu
Zeugniseinstellungen (Fächer-Reihenfolge) festlegen (Datei > Leistungs- und Zeugnisdaten > Zeugniseinstellungen) dienen bei sehr seltenen Berufen dazu, die Fächerreihenfolge zu ändern, damit diese der amtlichen Sortierung laut ISB-Lehrplan entspricht

Siehe auch Klassen(-gruppen)weise Notenerfassung

Vorbereitung: Grundeinstellungen (je Schule) an Beruflichen Schulen

anonymous@undisclosed.example.com (Anonymous) — Thu, 25 Mar 2021 06:49:29 +0000

Vorbereitung: Grundeinstellungen (je Schule) an Beruflichen Schulen

Zeugnisse haben Grundeinstellungen, die für die ganze Schule gelten. Typischerweise ändern sich diese Daten relativ selten. So ändert sich der Zeugnisunterzeichner „Schulleiter“ nur, wenn der Schulleiter / die Schulleiterin wechselt. Der Schulname wird wohl sehr lange gleich sein.

Grundeinstellungen je Schule werden nur einmal erfasst und gelten für die ganze Schule, alle Klassen und alle Zeugnisse

Einstellung: Schulname wird auf allen Zeugnissen im Titel gedruckt

Einstellung: Zeugnisunterschrift (Unterzeichner) gibt an, wer das Zeugnis unterschreibt. Teilt sich auf in die Unterschrift der Schulleitung, der Klassleitung und ggf. des Prüfungsvorsitzes

Einstellung: Zeugnisart und Zeugnisdatum gibt an, welche Zeugnisarten Ihre Schule drucken darf (z.B. Zwischen-, Jahres-, Abschlusszeugnisse aber auch Bescheinigungen oder Urkunden)

Vorbereitung der Klassenkonferenzen

anonymous@undisclosed.example.com (Anonymous) — Thu, 14 Jan 2021 12:13:45 +0000

Vorbereitung der Klassenkonferenzen

Die rechtlichen Vorschriften über die Notwendigkeit und Durchführung von Klassenkonferenzen hängen stark von Ihrer Schulart (BS, WS, BFS) ab und sind nicht Gegenstand dieser Dokumentation.

Zur Planung der Klassenkonferenzen steht der Bericht „Klassenkonferenz“ zur Verfügung.
Zu finden ist er in der Berichtsbibliothek im Datenbereich „Schulen“.

Planen der Klassensitzung

In dem folgenden Screenshot sind die verschiedenen Eingabemöglichkeiten einsehbar.

Grundeinstellung (je Schule): Schulname

anonymous@undisclosed.example.com (Anonymous) — Fri, 28 Nov 2025 11:34:43 +0000

Grundeinstellung (je Schule): Schulname

Der zweizeilige Schulname oben auf dem Zeugnis wird automatisch aus den ersten 3 Zeilen des Dienststellennamens generiert. Passt dieser nicht, so kann er im Modul Datei → Schulische Daten → Schulen, Reiter „Stammdaten“, dort „(auf den Zeugnissen)“ geändert werden. Die ersten zwei darin befindlichen Zeilen werden dann in jedem Zeugnis der Schule als Schulname gesetzt.

Bei Verwendung des Textes aus dem Feld „(auf den Zeugnissen)“ werden ausgewertet:

die ersten drei Zeilen bei Berufsfachschulen des Gesundheitswesens
die ersten zwei Zeilen bei sonstigen Beruflichen Schulen (incl. FOSBOS)

ACHTUNG: eventuell vorhandene Leerzeilen würden auch abgedruckt, daher sind diese besser zu löschen, wenn mehr als eine Zeile verwendet wird.

Verwendung der Felder:

in Serienbriefen: Feld Schulbezeichnung (intern)
in Zeugnissen: Feld (auf den Zeugnissen), sonst der unveränderliche Text im Feld „Offizieller Dienststellenname“

Zeugnisse vorbereiten

anonymous@undisclosed.example.com (Anonymous) — Tue, 19 Jan 2021 19:46:23 +0000

Zeugnisse vorbereiten

Damit „am laufenden Band“ Zeugnisse gedruckt werden können, braucht man einmalig Einstellungen in der ASV. Manche ändern sich jährlich (Zeugnisdatum, Unterzeichner für Klassleitung), manche deutlich seltener (Schulname, Unterzeichner für Schulleitung).

Textbausteine (Bereitstellung von Textbausteinen, die nicht über den Bemerkungs-Helper automatisch erstellt werden)
Zeugnis-Schablonen (abholen und austauschen / bearbeiten)
Grundeinstellungen je Schule (Schulname, Zeugnisarten, Unterzeichner, Datum, usw.)
Grundeinstellungen je Klasse (Zeugnisblöcke, Dynamischer Fächerspiegel, Fächer-Reihenfolge)
Organisatorische Planung (Klassenkonferenzen, Bereitstellung von Lehrer-Zugängen in die ASV (mit reduzierten Rechnen zur Zeugnis-Erfassung))

Vorbereitung: Textbausteine an Beruflichen Schulen

anonymous@undisclosed.example.com (Anonymous) — Wed, 06 Aug 2025 11:39:52 +0000

Vorbereitung: Textbausteine an Beruflichen Schulen

ASV bietet Ihnen verschiedene Möglichkeiten, Textbausteine zu erstellen und zu pflegen. Bitte beachten Sie besonders die Neuerungen, welche die ASV mitbringt, da Sie Ihren Arbeitsalltag deutlich vereinfachen und die Arbeit über alle Schulen hinweg bayernweit vereinheitlichen können.

Arten von Textbausteinen

ASV Textvorschläge
werden von der über die Anwendungsdaten allen Schulen bereitgestellt, abhängig von der Schulart. Die ASV Textvorschläge müssen nicht verwendet werden, können aber ein Anhaltspunkt für bayernweit ähnliche Zeugnisformulierungen sein.
Schuleigene Textbausteine
müssen drei Ziffern haben, z.B. /s120 sind gültige Werte. Wir empfehlen die Verwendung des Buchstabens s = schuleigen. Ebenfalls dürfen bei den schuleigenen Textbausteine keine Suffixe (a/b/c z.B. /s100a, /s100b) verwendet werden.

Tragen Sie den Textbaustein in alle vier Felder ein:

männliche Form ohne Fürwort
weibliche Form ohne Fürwort
männliche Form mit Fürwort
weibliche Form mit Fürwort

Wenn der Text geschlechtsneutral ist (z.B. „Das Verhalten war gut“) muss der Text inhaltsgleich in alle vier Felder eingetragen werden. Wenn es unterschiedliche Text für das Geschlecht gibt (z.B. „Er / Sie war“) muss der Text für männlich inhaltsgleich in die Felder „männliche Form ohne Fürwort“ und „männliche Form mit Fürwort“ eingegeben werden). ASV wertet beim BemerkungsHelper der Beruflichen Schulen nur die unteren beiden Textfelder aus.

Freitexte
werden individuell von jedem Zeugnisersteller erfasst. Diese Texte können nicht von einem zum anderen Zeugnis übernommen werden und müssen bei jedem Zeugnis erneut erstellt werden.

Mit den ASV Textvorschlägen erhalten die Beruflichen Schulen eine stets aktuelle Formulierung von Textbausteinen. Sie erhalten eine PDF-Datei, welche stets die aktuelle Textbaustein-Nummer (z.B. A105) auflistet. Diese wird für jedes Schuljahr gepflegt und aktualisiert.

Variablen für eigene Textbausteine Die Zeugnisse der Beruflichen Schulen übersetzen folgende Variablen automatisch. Sie können diese also auch für schuleigene Textbausteine nutzen:

Variable	Bezeichnung	Beispiel	ASV-Version
$[schuelerStamm.nameKurzform]	Rufname + NamensbestandteilVorangestellt + Familienname	Sebastian von Guttenberg	2.20
$[schuelerStamm.rufname]	Rufname (der erste Vorname)	Sebastian	2.20
$[schuelerStamm.anredeFamilienname]	Anrede + NamensbestandteilVorangestellt + Familienname	Herr von Guttenberg	3.23.3
$[schuelerStamm.familienname]	NamensbestandteilVorangestellt + Familienname	von Guttenberg	3.23.3
$[schuelerStamm.eintrittSchule]	Datum des Eintritts an die Schule	18.09.2023	2.21
[txtRegierung]	Regierungsbezirk der Schule, ermittelt über die GKZ der Hauptanschrift.	Niederbayern	3.23.2

Abgrenzung: Tickets für ASD oder ASV

anonymous@undisclosed.example.com (Anonymous) — Fri, 23 Feb 2024 11:46:10 +0000

Abgrenzung: Tickets für ASD oder ASV

1. Basisstundentafel fehlt oder Fächer fehlen in der Basisstundentafel
- 1.1 wenn Stundentafel Amtlich ist (z. B. ISB oder in der einschlägigen Schulordnung) –> ASD legt diese an
- 1.2 wenn schuleigene oder per KMS genehmigte Stundentafel –> Schule legt über Datei > Schüler > Fächerwahl > Modulbezogene Fkt. die nötigen Fächer an und weist diese dem Schüler zu. Datei > Klassen > Klassengruppen > Basisstundentafel bleibt leer.
2. Fächer sind zu viel in der Basisstundentafel
- 2.1 wenn Stundentafel Amtlich ist und überregional durch einen LTM als falsch festgestellt wird (z.B. Fach „Service und Bewirtung“ ist zu viel drinnen oder gibt es seit Lehrplanänderung nicht mehr –> Ticket an ASD zur Entfernung (Stundenzahl = 0) und manuelle Nacharbeit durch die Schule nötig (siehe 1.2 und Entfernen des Fachs, weil ein Entfernen aus ASD das Fach nicht automatisch aus ASV löscht)
- 2.2 wenn die einzelne Schule das Fach nicht unterrichtet und auch keine Bemerkung über den Entfall hinterlegen will (Entwertung mit „–“ im Zeugnis) –> Schule nutzt die Fachverdrängung im Zeugnis
3. Fächernamen im Zeugnis sind falsch
- 3.1 wenn Fach Amtlich ist (z.B. ISB oder in der einschlägigen Schulordnung) –> ASD legt diese an
- 3.2 wenn Schule bewusst von der Amtlichen Fachbezeichnung abweichen will / muss, muss die Schule unter Schulische Daten > Fächer ein Tochterfach aus dem Mutterfach ableiten und kann dann den Zeugnisname im Feld „Langform und Schuleigene Bezeichnung“ ändern.
4. Fach fehlt unter Schulische Daten > Fächer
- 4.1 wenn das Fach Amtlich ist (z.B. ISB-Lehrplan oder Schulordnung) –> Ticket an ASD zur Anlage des Fachs
- 4.2 wenn das Fach per KMS für dein Einsatz bei einer Schule genehmigt wurde –> siehe 4.1
- 4.3 Fach ist schuleigen (z. B. Plusprogramm) –> Schule legt dies unter Schulische Daten > Fächer manuell an. Dabei leitet die Schule das Tochterfach vom Mutterfach ab, welches ihm am statistisch nächsten ist (z.B. Ableitung Tochterfach „Kommunikationstechnik“ vom Mutterfach „Deutsch“
5. Sortierung der Fächer im Zeugnis falsch
- 5.1 wenn Stundentafel Amtlich ist und die Sortierung überregional durch einen LTM als falsch festgestellt wird (z.B. Fach „Sport“ steht an 3. statt 7. Stelle laut ISB-Lehrplan oder Schulordnung) –> Ticket an ASD zur Änderung der Sortierziffer (Änderung wirkt nach WL-Update unmittelbar)
- 5.2 wenn Stundentafel schuleigen oder die Schule Sonderfälle (z. B. Schuleigene Fächer (Plusprogramm, genehmigte Zusatzfächer) oder abgeschlossene Fächer (egal ob diese Fächer alle Amtlich sind oder nicht) muss die Schule eine Datei > Leistungs- und Zeugnisdaten > Zeugniseinstellung nötig. Dort müssen alle Pflichtfächer aber auch die schuleigenen und die abgeschlossenen Fächer eingetragen sein und anhand der Ziffer in der ersten Spalte sortiert sein.

Grundeinstellung (je Schule): Zeugnisart und Zeugnisdatum

anonymous@undisclosed.example.com (Anonymous) — Wed, 17 May 2023 09:33:55 +0000

Grundeinstellung (je Schule): Zeugnisart und Zeugnisdatum

1. Schulweite Einstellung zu Zeugnisart und Zeugnisdatum

Das Zeugnisdatum und die Zeugnisart werden über Datei / Schulische Daten / Schulen im Reiter Zeugnisdaten xx/yy festgelegt.
Über die Kontrollkästchen können maschinelle Unterschriften für das Zwischenzeugnis und für Notenbildberichte festgelegt werden.

In den schulweiten Einstellung muss jede Zeugnisart hinterlegt sein, um sie für den Zeugnisdruck verwenden zu können und um sie in den Einstellungen der Notenverwaltung eingeben zu können. Denkbare Zeugnisarten sind, abhängig von der Schulart, z.B.

Übersicht über alle Zeugnisarten
Zwischenzeugnis
Jahreszeugnis
Abschlusszeugnis
Entlasszeugnis
Abgangszeugnis
Urkunde (z.B. BFS zur Verleihung eines Berufsabschlusses)
Bescheinigung
Mittlerer Schulabschluss
FH-Abschlusszeugnis (bei BS+)
FH-Jahreszeugnis (bei BS+)

2. Klassenweise Einstellung zu Zeugnisart und Zeugnisdatum

Grundsätzlich übernimmt die ASV, wenn keine klassenweisen Einstellungen vorliegen, die Daten der schulweiten Einstellungen zu Zeugnisart und Zeugnisdatum. Sollten für einzelne Klassen abweichende Einstellungen nötig sein, können diese im Modul Klassen unter dem Reiter Zeugnisse eingetragen werden.

Beispiele für eine solche klassenweise Abweichung sind:

der stellvertretende Klassenleiter soll das Zeugnis unterschreiben
Ausgabe unterschiedlicher Zeugnisse in der selben Klasse (manche Schüler erhalten ein Jahreszeugnis als Einzelhändler, andere ein Abschlusszeugnis als Verkäufer)
Ausgabe von Zeugnissen zu unterschiedlichen Zeiten (Gruppe Verkürzer, Gruppe Regulärbeschulte)

Achtung: Diese Werte werden nicht mehr angepasst wenn man später noch Änderungen für alle anderen Klassen unter Datei / Schulische Daten / Schulen vornimmt. Das heißt auch, dass man sie vor dem nächsten Zeugnistermin im Normalfall wieder löschen muss.

Ist hier nichts eingetragen, werden die Einstellungen aus Datei / Schulische Daten / Schulen verwendet.

Der Vorsitz des Prüfungsausschusses kann leer gelassen werden, dann wird der Schulleiter eingetragen. ASV entfernt in den Zeugnissen automatisch den Schulleiter, wenn der gleich dem Vorsitzenden des PA ist. Auch beim Massendruck der Zeugnisse kann der Vorsitzende des PA nicht überschrieben werden, bitte ändern Sie stattdessen den Eintrag hier. Für den Vorsitz gibt es kein Auswahlfeld, da dieser nur dann anzugeben ist, wenn der Vorsitz durch eine Person geführt wird, die nicht Mitglied der Schule ist (z.B. Professor für Musik an einer BFS-Musik).

Grundeinstellung (je Klasse): Zeugnisblöcke (Noteneingabe)

anonymous@undisclosed.example.com (Anonymous) — Thu, 19 Mar 2026 14:55:32 +0000

Notenblöcke und Durchschnittsblöcke werden nur im „alten“ Notenmodul benötigt. Seit ASV 2.19 gibt es aber das „neue“ Notenmodul, was weder Noten- noch Durchschnittsblöcke benötigt. Im „neuen“ Notenmodul müssen Sie nur Zeugnisblöcke anlegen. Sie können sich über das Neue Notenmodul informieren.

Notenblätter „müssen“ zum SJ-Ende in Papierform im Schülerakt archiviert werden, vgl. § 37 Satz 2 Nr. 1 Buchstabe g BaySchO. Dazu können Sie den ASV-Bericht „Notenbericht“ zum Ausdruck am SJ-Ende nutzen.

Grundeinstellung (je Klasse): Zeugnisblöcke (Noteneingabe)

Es ist in ASV möglich, einzelne Leistungsnachweise zu erfassen und bis zum Zeugnisdruck fortzuführen. Dabei können verschiedene Notenblöcke und Zeugnisblöcke kombiniert werden. Bei Beruflichen Schulen werden die Einstellungen zum Notenformat (1-6, sehr gut bis ungenügend) und zur Gewichtung IGNORIERT.

1. Unterschied Noten- und Zeugnisblöcke

Notenblöcke = Vorarbeit für eine Zeugnisnote. Sie können z.B. einen Notenblock „mündliche Noten“ und einen Notenblock „schriftliche Noten“ anlegen. Am Ende regeln Sie, wie diese zu einer Zeugnisnote verrechnet werden.
Zeugnisblöcke = Endergebnis für die Zeugnisnote. Die Inhalte eines Zeugnisblocks werden in ein Zeugnis geschrieben. Wichtig ist dabei, dass Sie für unterschiedliche Zeugnisarten (Zwischen-, Jahres-, Abschlusszeugnis usw.) eigene Zeugnisblöcke erstellen müssen.

2. Stellen, an denen Zeugnisarten erfasst werden müssen

Damit Ihnen die Zeugnisarten (Zwischen-, Jahres-, Abschlusszeugnis usw.) auch überall zur Verfügung stehen, müssen diese an mehreren Stellen in der ASV erfasst werden:

Datei > Schulische Daten > Schulen > Reiter „Zeugnisdaten SJ 20xx/xx“

Beispiel für eine Berufsschule:

Beispiel für eine Berufsfachschule:

Beispiel für eine Wirtschaftsschule:
Datei > Leistungs- und Zeugnisdaten > Einstellungen Notenverwaltung (Bestandteil dieser DOKU-Seite)
Datei > Schulische Daten > Klassen > Reiter „Zeugnis SJ 20xx/xx“

3. Besonderheit: BS+, BGJ, BVJ, BIK

Bei den genannten Bildungsgängen oder Ausbildungsrichtungen ist zu beachten, dass es dafür eigene Zwischen- und Jahreszeugnisschablonen gibt. Dies kompensiert einen Fehler in ASV 2.14.15 oder höher, dass eine falsche Zeugnisschablone gezogen wurde. Dies führt z.B. dazu, dass fünf Schüler das richtige BS-Jahreszeugnis, und 15 Schüler die falsche Schablone BS-BVJ-Jahreszeugnis erhalten haben, wenn eine Schule auch die o.g. Bildungsgänge anbietet.

4. Überblick nach verfügbarer Zeugnisart und Schulart

Übersicht aller Zeugnisarten

5. Anlegen von Zeugnisblöcken

Zum Anlegen der Blöcke (Datei → Leistungs- und Zeugnisdaten → Einstellung Notenverwaltung) sind Schulleitungsrechte notwendig.

Variante 1: Jeweils nur ein Block für die Noten im Zwischenzeugnis und im Jahreszeugnis
= empfohlen für Berufliche Schulen. Sie ermitteln die Note „anderweitig (z.B. über ein anderes Notenprogramm, ein schriftliches Notenblatt, eine Excel-Datei) und tragen die Zeugnisnote in die ASV ein. Dies deckt sich mit dem bisherigen Verhalten in der WinSD.
Pro Schüler müssen nur die im Vorfeld berechneten Zeugnisnoten eingegeben werden. Bei der Anlegung eines Blocks sind folgende Schritte nötig: 1. Auswahl der Blockart 2. Festlegung eines Blocknamens (für spätere Verwendung in Berechnungen) 3. Festlegung einer Spaltenüberschrift für den Block, dieser erscheint später bei der Notenerfassung. 4. Festlegung für welches Zeugnis der zu erstellende Block gelten soll
Die erstellten Blöcke erscheinen nach dem Abspeichern rechts im Navigator. Weitere Blöcke können über Neuen Datensatz hinzufügen in der Menüleiste eingefügt werden.
Die erstellten Blöcke erscheinen im Modul Schüler im Reiter Noten. Die Spalte „D“ (Durchschnittsnote) wird automatisch hinzugefügt, die Spalte „N“ (Zeugnisnote) ist für die Zeugnisnoten vorgesehen. Es kann also entweder die Durchschnittsnote oder die Zeugnisnote eingegeben werden.
Variante 2: Erfassung aller Noten über Blöcke für jeweils kleine und große Leistungsnachweise mit Durchschnitts- und Zeugnisnotenblöcken
Pro Schüler können alle erbrachten Leistungen in den jeweiligen Blöcken eingetragen werden. Die daraus resultierenden Durchschnitts- bzw. Zeugnisnoten können automatisch berechnet werden. Nebenstehend wird ein Notenblock für 3 Leistungsnachweise mit ausgewählten Spaltenfarben angelegt.
Nebenstehend wird ein Durchschnittsblock konfiguriert, der sich über zwei bereits angelegte Blöcke mit zugewiesenen Gewichtungen berechnet.
Schülerweise Notenerfassung mit den konfigurierten Notenblöcken

6. Import, Export und Massenänderung

Alle Blockeinstellungen können importiert, exportiert und sammelweise auf andere Klassengruppen übertragen werden. ASV kenn hierzu grundsätzlich zwei Varianten:

Modulbezogene Funktionen > Einstellungen anderen Klassengruppen zuweisen
Damit können Sie die Blöcke von der Quell-Klassengruppe auf beliebig viele andere Klassengruppen kopieren. Die Ziel-Klassengruppen müssen leer sein, dürfen also keine einzige Blockeinstellung enthalten. Dabei ist es egal ob Noten-, Zeugnis- oder Durchschnittsblock. Diese Funktion überschreibt das Ziel nicht. Übertragen werden außerdem alle Blockeinstellungen (sowohl Noten- als auch Zeugnisblöcke)
Modulbezogene Funktionen > Export und Import
Dabei werden alle Blockeinstellungen (man kann nicht „nur“ Zeugnisblöcke exportieren) einer Klassengruppe exportiert. Zum Import müssen Sie jede Ziel-Klassengruppe anklicken und den Import durchführen. Diese Methode überschreibt bestehende Blockeinstellungen.

anonymous@undisclosed.example.com (Anonymous) — Sun, 03 Jan 2021 15:26:08 +0000

Einstellung: Zeugnisdatum

Grundeinstellung (je Klasse): Zeugniseinstellungen (Fächer-Reihenfolge) festlegen

anonymous@undisclosed.example.com (Anonymous) — Fri, 23 Feb 2024 11:58:13 +0000

Grundeinstellung (je Klasse): Zeugniseinstellungen (Fächer-Reihenfolge) festlegen

Bitte beachten Sie die Anweisung bezüglich der Reihenfolge von Vorjahresfächern in Abschlusszeugnissen: Vorjahresnoten Reihenfolge und Vorjahresnoten: Übernahmepflicht aus früheren Jgst.

1. Allgemeine Informationen zu Fächername und Fächerreihenfolge

Früher musste die Fächerreihenfolge manuell über den Fächerspiegel erfasst werden. In der ASV steht dafür der Dynamische Fächerspiegel zur Verfügung. Das Landesamt für Statistik hat ca. 99,7 % aller Ausbildungsberufe korrekt in den Amtlichen Schuldaten (ASD) erfasst und einsortiert. Nur wenige Berufe und nur solche mit weniger als 25 Auszubildenden Bayernweit können unter Umständen nicht sortiert sein.

Die Fachabteilung Berufliche Schulen am Staatsministerium für Unterricht und Kultus weist darauf hin, dass die Amtliche Reihenfolge und die Amtliche Bezeichnung der Fächer UNBEDINGT, OHNE ABWEICHUNGEN einzuhalten ist. Diese ergibt sich aus den Amtlichen Lehrplänen, die beim ISB abgerufen werden können.

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Reihenfolge	Die Amtliche Reihenfolge IST (!) einzuhalten. Die Fächer dürfen NUR SO sortiert im Zeugnis abgedruckt werden. Wahlpflicht- oder Wahlfächer dürfen zwischen die Amtlichen Fächer NICHT einsortiert werden. Unterrichtet eine Schule darüberhinaus noch Fächer, sind diese im Nachgang der Amtlichen Fächer anzuordnen. Die Sortierpflicht besteht auch, wenn Fächer aus früheren Jahrgangsstufen genommen werden (z.B. Noten der 10. Jgst. werden ins Abschlusszeugnis gedruckt)
Fächername	Der Amtliche Fächernahme ist dem ISB-Lehrplan zu entnehmen. Es dürfen keine substanziellen Änderungen vorgenommen werden.

Auch wenn ein Beruf in Lernfeldern unterrichtet wird, dürfen die Lernfelder nur im Zeugnis abgedruckt werden, wenn das entsprechende Fach als solches im Zeugnis steht!

RICHTIG: Zeugnisfächer Einzelhandelsprozesse, Kaufmännische Steuerung und Kontrolle

FALSCH: Zeugnisfächer Lernfeld 1, Lernfeld 3, Lernfeld 7, …

Die Schulleitung übernimmt die endgültige Verantwortung für Rechtsgültigkeit und Fehlerfreiheit der Zeugnisse! Diese umfasst neben der Einhaltung der schulrechtlichen Vorgaben auch Sortierung, Fächername und die Einhaltung der amtlichen Zeugnisschablonen laut KMBeK.

2. Zeugniseinstellungen für abweichende Fächerreihenfolge

Entspricht die Sortierung in der ASV nicht der Amtlichen Sortierung laut ISB-Lehrplan, kann die Schule die Sortierreihenfolge über eine sog. „Zeugniseinstellung“ beeinflussen.

Vorgehensweise:

Datei > Leistungs- und Zeugnisdaten > Zeugniseinstellungen festlegen

Eine Zeugniseinstellung kann für mehrere identische Klassen- oder Klassengruppen verwendet werden. Kurz gesagt braucht man aber IMMER DANN eine eigene Zeugniseinstellung, wenn sich die Zeugnisfächer unterscheiden. Beim Einzelhandelskaufmann unterscheiden sich die Zeugnisfächer über die Jgst. 10/11/12 nicht. Anders ist es z.B. beim Maurer, der in der 11. Jgst.andere Fächer hat als in der 12. Jgst. Für den Einzelhandelskaufmann könnte man also für die Jgst. 10/11/12 dieselbe Zeugniseinstellung nutzen und bei allen Klassen- und Klassengruppen hinterlegen. Beim Maurer bräuchte man eine Zeugniseinstellung für die 11. Jgst. und eine für die 12. usw.

Legen Sie eine neue Zeugniseinstellung an:

Die Sortierung können Sie nur ändern, wenn die erste Spalte „Nr.“ ausgewählt ist und danach sortiert wurde.

Sortierung möglich	Sortierung nicht möglich

Sie müssen grundsätzlich zwei Dinge unterscheiden:

woher kommen die Fächer / Noten des Zeugnisses?
Dies ist eine Kombination aus allen drei Eingabe-Bereichen

Schüler > Fächerwahl
Schüler > Reiter Unterricht
Schüler > Reiter Noten

woher kommt die Sortierung dieser Zeugnisnoten?
Diese kommt aus Leistungs- und Zeugnisdaten > „Zeugniseinstellungen festlegen/ändern“. Dort können Sie auch Fächer eingeben, diese Fächer sind aber nur entscheidend für die Reihenfolge der Fächer im Zeugnis. Sie können hier 100 Fächer eingeben, aber deshalb werden nur die - oben - gezeigten Fächer beim Schüler angezeigt.

Zeugnisart auswählen
(die Zeugniseinstellungen müssen leider für jede Zeugnisart (Zwischenzeugnis, Jahreszeugnis, Abschlusszeugnis) mehrfach angelegt werden, obwohl die Fächerreihenfolge hier identisch ist. Aber: über „Modulbezogene Funktionen“ > „Import/Export“ können Sie z.B. die Zeugniseinstellung des Jahreszeugnisses exportieren und dann als Abschlusszeugnis-Zeugniseinstellung importieren.
Oben links auf das +-Symbol „neuen Datensatz anlegen“ klicken
Bezeichnung eingeben
(gut ist eine unterscheidbare Bezeichnung, z.B. JZ_Einzelhandel_101112 (JZ = Jahreszeugnis, dann Berufsbezeichnung, dann Jahrgangsstufen für die die Zeugniseinstellung gelten soll))
Bildungsgang und Jahrgangsstufe auswählen
(siehe oben: geht nur, wenn es ein Beruf ist, der über alle Jgst. dieselben Fächer + dieselbe Fächerreihenfolge hat; sonst müssen leider separate Zeugnieinstellungen je Jgst. und Beruf angelegt werden. Der Beruf spielt hier keine Rolle, weil die Zuordnung nicht über den Beruf, sondern NUR über den Bildungsgang und die Jgst. erfolgt. Beide Werte sind in der Klassengruppe einstellbar!)
Klick auf den Speichern-Button (2. Button von Links)
Klick auf das Menü „Modulbezogene Funktionen“

Option 1 (empfohlen): Fächer aus Stundentafel übernehmen
Damit wird über die Klassengruppe die Basisstundentafel ermittelt, und aus der Basisstundentafel (die kommt aus den Amtlichen Schuldaten (ASD)) alle Fächer für das Zeugnis übernommen. Achtung: die Reihenfolge kann falsch sein, sie muss geprüft und evtl. später per Hand angepasst werden. Nachteil: es werden keine schuleigenen Fächer (z.B. Wahlkurs Werken) übernommen.

Option 2: Fächer aus Unterricht importieren:
Hier werden die Fächer aus dem Eintrag unter „Datei > Schüler > Fächerwahl Schüler“ übernommen. Vorteil: es werden auch schuleigene Fächer übernommen.

Option 3: Fächer manuell einfügen: Im Bereich Konfiguration Kategorie Fach eintragen, anschließend Fach unter Kennung Fachbezeichnung auswählen.

Wählen Sie im ersten Eintrag „Pflichtfächer“ aus, machen Sie dann einen Rechtsklick in die Zelle und wählen „Wert für Spalte übernehmen“.
Sortieren Sie nun die Fächer (klicken Sie dazu auf die erste Spalte in der gewünschten Zeile, halten die linke Maustaste gedrückt und ziehen die Zeile an die korrekte Reihenfolge). Sie sollten keine Fächer löschen, auch keine Religionsfächer oder Sportfächer. Vielleicht brauchen Sie diese in der Zukunft einmal.
Hinterlegen Sie bei jedem Fach, ob es ein Pflichtfach oder etwas anderes ist.
ACHTUNG: Die Spalten Gewichtung, Bezeichnung Zeugnis, Notenformat und Zeugnisformat werden im Zeugnisdruck NICHT beachtet (Grund: als Fächername sind die Namen laut ISB-Lehrplan zu verwenden, die Notenformate sind über die KMBek-Schablonen vorgegeben).
Klick auf Speichern.
Im Anschluss an den Speichervorgang wird das Feld „Gültig für Klassengruppen“ automatisch mit den gefundenen, passenden Klassengruppen befüllt. Leider kann über dieses Feld eine Zeugniseinstellung nicht einer Klassengruppe zugewiesen werden. Dies funktioniert jedoch über die Klassengruppe im Reiter „Zeugnisse“.

Tipp: über „Modulbezogene Funktionen“ > „Import/Export“ können Sie z.B. die Zeugniseinstellung des Jahreszeugnisses exportieren und dann als Abschlusszeugnis-Zeugniseinstellung importieren.

3. Inkompabilität Automatik und Zeugniseinstellung

Die automatische Sortierung der Zeugnisfächer laut ASD-Reihenfolge ist nicht mit der Sortierung der Fächer durch eine Zeugniseinstellung kompatibel. Beispiel: ein Beruf hat 9 Fächer, die in ASD korrekt sortiert sind. Wenn Sie eine Zeugniseinstellung anlegen, die alle 9 Fächer enthält und sortieren diese anders, werden die Fächer anders (laut Zeugniseinstellung) sortiert sein. Wenn Sie aber nur 4 Fächer in einer Zeugniseinstellung und 5 Fächer „nicht“ in einer Zeugniseinstellung sortieren lassen, kommt eine Mischung raus, für die wir keine Gewähr auf Richtigkeit der Sortierung übernehmen können, da die beiden Sortierbereiche numerisch unterschiedlich sind.

Grundeinstellung (je Klasse): Klassengruppenbezeichnung für das Zeugnis

anonymous@undisclosed.example.com (Anonymous) — Wed, 17 May 2023 09:49:57 +0000

Grundeinstellung (je Klasse): Klassengruppenbezeichnung für das Zeugnis

An den BS- und BFS-Schulen sehen die meisten Zeugnisse im Kopf vor, die Fachklassenbezeichnung zu schreiben, z.B. „Fachklasse für Industriekaufleute“.

Sonderregelungen für Grundstufen- und Grundklassen

Variante 1: Klassengruppenbezeichnung (VB10A) = Klassenname (VB10A)
Folge: ASV ermittelt abhängig vom Ausbildungsberuf des Schülers den korrekten Name der Fachklasse. Nicht immer ist dieser aber korrekt, weil er teilweise rechnerisch ermittelt wird. In diesem Fall sollten Sie bitte Variante 2 verwenden und den gewünschten Fachklassen-Name fürs Zeugnis in dem Feld erfassen.
ASV lässt leider keine leeren Werte zu. Wenn Sie den Wert aus dem Feld rauslöschen, wird automatisch der Klassenname eingetragen.
Variante 2: Klassengruppenbezeichnung (Fachklasse für Verwaltungsfachangestellte) weicht ab
Folge: ASV druckt für alle Schüler denselben Wert, nämlich den, welchen Sie eingegeben haben.

Zeugnisschreibende Lehrkräfte als ASV-Benutzer anlegen

anonymous@undisclosed.example.com (Anonymous) — Fri, 15 Jan 2021 10:39:56 +0000

Zeugnisschreibende Lehrkräfte als ASV-Benutzer anlegen

Bevor eine Lehrkraft die Zeugnisse mit dem Zeugnismodul in ASV bearbeiten kann, muss ein Zugang in ASV mit entsprechenden Rechten eingerichtet werden.

Dazu sind folgende Schritte erforderlich:

Melden Sie sich als ASV-Administrator an (Benutzerkennung: adminXXXXBS oder WS oder BFS) und öffnen Sie das Menü Datei/Verwaltung/Benutzerverwaltung/Benutzer.

Über den Dialog Modulbezogene Funktionen/Benutzerfunktionen/Mögliche Benutzer finden und einrichten öffnet sich ein Fenster, in der das Lehrpersonal einer Schule aufgelistet ist.
Es ist möglich, an dieser Stelle alle zeugnisschreibenden Lehrkräfte zu markieren, für die ein Zugang mit entsprechenden Rechten eingerichtet werden soll.

Im gezeigten Beispiel soll die Lehrkraft Nicole Eismann als zeugnisschreibende Lehrkraft angelegt werden.

Markieren Sie das gewünschte Lehrpersonal.
Betätigen Sie die Schaltfläche Anlegen.

Die Lehrkraft wird nun als Benutzer angezeigt und Sie können weitere, individuelle Einstellungen vornehmen.

Reiter Benutzer

Der Name des neu angelegten Benutzers erscheint im Navigator.
Im Bereich Zugangsdaten kann im Feld Kennung (Login) das Kürzel gegebenenfalls geändert werden.
In den Feldern neues Passwort und neues Passwort wiederh… muss jeweils ein identisches Passwort eingegeben werden.

Reiter Rollen

Im Bereich Rollen des Benutzers ist der Rollenname Lehrkraft bereits voreingestellt.
Im Bereich Berechtigung der Rolle sind die einzelnen Rechte dieser Rolle aufgelistet.

Die wichtigsten Standardrollen sowie die damit verbundenen Berechtigungen sind seitens ASV fest vorgegeben und können nicht ergänzt oder geändert werden. Es besteht jedoch die Möglichkeit, die Standardrollen zu kopieren und die darin enthaltenen Berechtigungen anschließend anzupassen.
Dies ist erforderlich, wenn die zeugnisschreibende Lehrkraft beispielsweise Textbausteine bearbeiten möchte. Diese Berechtigung ist in der Rolle der Lehrkraft nicht enthalten.
Nähere Informationen zum Anlegen einer neuen Rolle erhalten Sie bei der Rollenverwaltung.

Zugang als zeugnisschreibende Lehrkraft

Die zeugnisschreibende Lehrkraft kann sich nun in ASV mit ihrem Zugang anmelden und das Modul Zeugnisse aufrufen.

Der Name des Benutzers sowie der Rollenname sind als Zugangsdaten ersichtlich.
Nach Aufruf des Zeugnismoduls sind im Navigator, je nach Voreinstellung bei der betreffenden Lehrkraft, nur die Schüler in den Klassengruppen anwählbar, für die der Benutzer Zeugnisse und Noten erfassen darf.

Bei der Rolle Lehrkraft sind die Module Lehrkräfte und Unterricht nicht zugänglich.

Zeugnisschablonen abholen - Anwendungsdaten aktualisieren

anonymous@undisclosed.example.com (Anonymous) — Fri, 12 May 2023 15:25:37 +0000

Zeugnisschablonen abholen - Anwendungsdaten aktualisieren

ASV bietet die Möglichkeit, Anwendungsdaten zentral und schulartspezifisch zur Verfügung stellen zu können.

Die Aktualisierung der Anwendungsdaten kann von jedem ASV-Benutzer (auch Administratoren und Systemadministratoren) durchgeführt werden, sofern gültige Zugangsdaten für das Schulportal vorliegen („OWA-Passwort“).

aud-20200909-wa0000.mp3

Rufen Sie dazu den Menüpunkt Datei / Verwaltung / Anwendungsdaten aktualisieren auf.

Authentifizieren Sie sich gegenüber dem ZSS mit Ihrer Schulnummer und Ihrem Schulpasswort (OWA Passwort) bzw. den entsprechenden Zugangsdaten für das Schulportal (siehe auch Kommunikation mit dem Zentralsystem ZSS/ASD).

Ist die Prüfung erfolgreich, erhalten Sie in einem entsprechenden Dialog eine Übersicht der zu aktualisierenden Daten und können die Aktualisierung starten oder abbrechen.

Zeugnisschablonen bearbeiten, austauschen, usw.

anonymous@undisclosed.example.com (Anonymous) — Fri, 15 Jan 2021 10:42:17 +0000

Zeugnisschablonen bearbeiten, austauschen, usw.

Im Folgenden wird aufgezeigt wie Zeugnisschablonen abgeholt, angewendet bzw. ausgetauscht und angepasst werden können.

Zeugnisschablone abholen
Über Datei → Verwaltung → Awendungsdaten aktualisieren können die zur Verfügung gestellten Zeugnissschablonen abgeholt werden.

Zeugnisschablone anwenden bzw. austauschen
Im Modul Zeugnis kann über Modulbezogene Funktionen die zu verwendende Zeugnisschablone ausgewählt werden.
Sind mehrere Zeugnisschablonen vorhanden, so entscheidet die in der Zeugnisschablone hinterlegte Zuordnung von Bildungsgang und Jahrgangsstufe. Die offiziell ausgelieferten Zeugnisschablonen enthalten hier nur eine sehr unspezifische Zuordnung nach Jahrgangsstufen. Sobald eine von der Schule selbst erstellte Schablone verfügbar ist, verwendet ASV diese vorrangig. Aus diesem Grund sollte man in den selbst erstellten (oder durch Kopie entstandenen) Schablonen eine gezielte Zuordnung vornehmen.
Beim Zeugniserfassen werden im Dialog zum Austauschen von Zeugnisschablonen derzeit nur solche Schablonen angeboten, die eine exakte Zuordnung nach Jahrgangsstufe UND Bildungsgang haben. Aus diesm Grund werden die offiziell ausgelieferten Schablonen hier nicht angeboten. Bis dahin kann nebenstehender Workaround helfen, wenn man zurück zur offiziellen Version möchte:	1. Anlage einer weiteren Kopie der offiziellen Schablone 2. Exakte Zuordnung zu gewünschtem Bildungsgang und Jahrgangsstufe 3. Nun sollte die Schablone im Dialog zum Austauschen angeboten werden.

Die von ASV offiziell zur Verfügung gestellten Zeugnisschablonen sollten nur in absoluten Ausnahmefällen verändert werden.
Sobald Sie eine Kopie einer zentral bereitgestellten Zeugnisschablone erstellen und mit dieser arbeiten, fließen in diese Kopie keine Aktualisierungen und damit keine Fehlerkorrekturen ein! Die Kopie einer Schablone ist nicht mehr ohne Weiteres löschbar, sobald Schülerdaten (Noten/Bemerkungen) mit ihr verknüpft sind! Daten, die in eine Schablone eingegeben wurden, können bei einem Wechsel auf eine andere Schablone in der Regel nicht übertragen, sondern müssen erneut eingegeben werden!

Zeugnisschablone anpassen
Schablonen sollten nur verändert werden, wenn dies absolut notwendig ist (z.B. zum Einfügen eines Logos). Ohne gute Kenntnisse bei der Erstellung von Berichten und dem Datenmodell von ASV kann die Verwendung von selbsterstellten Schablonen sehr schnell zu Problemen führen. Zeugnisschablonen werden über Datei → Verwaltung → Zeugnisschablonen bearbeitet.
Zentral vorgegebene Schablonen können nicht verändert werden. Zur Bearbeitung muss eine existierende Schablone kopiert werden, die dann angepasst werden kann.
Die Einstellungen der Bildungsgänge sind nach dem Speichern zu überprüfen. Die Einträge beim Kopieren werden beim Anlegen nicht unbedingt übernommen. Bildungsgänge müssen immer korrekt zugeordnet werden. Bei der WS entsprechend die 2/3/4/5-stufige, bei den BS und BFSen entsprechend der Fachrichtung. Bitte genau vergleichen!
Das Layout der Schablone kann mit den Reitern Werkzeuge und Elemente im rechten Navigatorbereich angepasst werden.
Selbst erstellte Zeugnisformulare können exportiert und in eine andere Installation importiert werden.

Vorbereitung: Zeugnis-Schablonen an Beruflichen Schulen

anonymous@undisclosed.example.com (Anonymous) — Wed, 17 May 2023 09:27:30 +0000

Vorbereitung: Zeugnis-Schablonen an Beruflichen Schulen

Eine Zeugnisschablone ist eine Datei, mit der ein oder mehrere Zeugnisse gedruckt werden. Die Zeugnis-Schablonen werden vom ASV-Team gepflegt und aktualisiert. Änderung, fachlich wie rechtlich, werden eingepflegt und an die ASD-Server übertragen.

Was kann mit Zeugnis-Schablonen getan werden?

Zeugnisse ausdrucken
Zeugnis-Schablonen müssen, bevor man sie nutzen kann, über die über die Anwendungsdaten abgeholt werden.
Zeugnis-Schablonen können ausgetauscht werden.

Warum müssen Zeugnis-Schablonen manchmal ausgetauscht werden?

Es ist möglich, dass für eine Zeugnisart (z.B. Jahreszeugnis) mehrere verschiedene Zeugnis-Formulare existieren. Im Zeugnis-Druck kann aber immer nur eine Zeugnis-Schablone „gezogen“ werden, um damit die Zeugnisse zu drucken. Mehrere Zeugnis-Formulare = Zeugnis-Schablonen existieren z.B. bei

BFS-Abschlusszeugnis (Variante mit 12 Fächern und 18 Fächer)
BFS-Jahreszeugnisse (Variante mit 12 Fächern und 18 Fächer)
Bescheinigungen (unterschiedlicher Inhalt)

Die aktuell ausgewählte = „gezogene“ Schablone steht im Zeugnisdruck oben mittig bei „Formular …“

Die Schablone kann im Zeugnis-Editor über „Modulbezogene Funktionen“ ausgetauscht werden.

Zum Modul Zeugnisschablonen gelangen Sie über die Menüfolge Datei / Verwaltung / Zeugnisschablonen. Hier können Zeugnisschablonen erstellt und verändert werden.

Aufbau des Moduls

Im Bereich Navigator kann die gewünschte Schule ausgewählt werden.
Im unteren Bereich des Navigators sind die Zeugnisarten mit ihren Schablonennamen für die betreffende Schule aufgelistet.
Im Hauptfenster wird nach Wahl der Voreinstellungen im Navigator die Zeugnisschablone angezeigt.

Individuelle Anpassungen an einer bestehenden Zeugnisschablone

Zunächst wird der Datensatz einer bestehenden Zeugnisschablone kopiert.

In dem sich neu öffnenden Fenster mit der Bezeichnung Zeugnisschablone einrichten gibt man der kopierten Zeugnisschablone (1) einen Schablonennamen, wählt (2) die Zeugnisart aus und ergänzt (3) den Bildungsgang mit den dazugehörigen Jahrgangsstufen.

Die Einstellungen der Bildungsgänge sind nach dem Speichern über das Menü Modulbezogene Funktionen / Zeugnisschablone einrichten zu überprüfen und gegebenenfalls zu ergänzen, denn die Einträge werden beim Kopieren nicht unbedingt übernommen.

In der kopierten Zeugnisschablone können nun verschiedene Bereiche geändert werden.
Nach Speichern der selbst erstellten Zeugnisschablone erscheint die die neue Zeugnisschablone im Navigator.
Alle Zeugnisschablonen können über das Menü Modulbezogene Funktionen / Import / Export exportiert und an anderen Installationen importiert werden.

Austausch der Zeugnisschablone

Sind mehrere Zeugnisschablonen vorhanden, so entscheidet die in der Zeugnisschablone hinterlegte Zuordnung von Bildungsgang und Jahrgangsstufe.
Die offiziell ausgelieferten Zeugnisschablonen enthalten hier nur eine sehr unspezifische Zuordnung nach Jahrgangsstufen.
Sobald eine von der Schule selbst erstellt Schablone verfügbar ist, verwendet ASV diese vorrangig. Aus diesem Grund sollte man in den selbst erstellten (oder durch Kopie entstandenen) Schablonen eine gezielte Zuordnung vornehmen.

Im Modul „Zeugnisse erfassen/drucken“ öffnet sich nach Aufruf des Menüs Modulbezogene Funktionen / Zeugnisschablone austauschen ein neues Fenster mit der Bezeichnung Zeugnisschablone austauschen.

Im dargestellten Beispiel werden sechs neu erstellte Zeugnisschablonen angeboten, die eine entsprechende Zuordnung nach Bildungsgang und Jahrgangsstufe haben. Nach Austausch der Zeugnisschablone kann mit dieser Vorlage im Modul „Zeugnisse erfassen/drucken“ gearbeitet werden.

Grundeinstellung (je Schule): Zeugnisunterschrift (Unterzeichner)

anonymous@undisclosed.example.com (Anonymous) — Thu, 12 Feb 2026 08:48:48 +0000

Grundeinstellung (je Schule): Zeugnisunterschrift (Unterzeichner)

Über Datei / Schulische Daten / Schulen im Reiter Unterzeichner xx/yy können sowohl der Schulleiter als auch die Mitarbeiter in der Schulleitung als Zeugnisunterzeichner festgelegt werden.

1. Schulleiter und Mitglieder der Schulleitung

Wenn Sie noch nie Zeugnisse mit ASV erstellt haben, müssen Sie auch die Felder „Schulleitung“ und „Ständ. Stellvertretung“ erfassen. Sonst wird in den Klassengruppen-Einstellungen für die Zeugnisse kein Unterzeichner angeboten.

ASV befüllt die Felder Zeugnisname1 (z.B. Thomas Huber, OStD) und Zeugnisname2 (z.B. Schulleiter) dann automatisch vor, wenn Sie keinen Wert unter Lehrer > Person > Zeugnisunterschrift eingetragen haben.

Zeugnisname 2 = leer
- Unterzeichner ist Schulleiter
- Unterzeichner ist Ständiger Stellvertreter
- Unterzeichner ist Mitarbeiter Schulleitung
Zeugnisname 1 = ohne Zeichnung (i.A. oder i.V.)
- Unterzeichner ist Schulleiter (keine Zeichnung)
- Unterzeichner ist Ständiger Stellvertreter (Hinfügen von „i.V.“ vor dem Namen)
- Unterzeichner ist Mitarbeiter Schulleitung (Hinfügen von „i.A.“ vor dem Namen)
Haken Zeugnisunterschrift „automatisch generieren“ (gültig ab ASV 26.1)
- ist gesetzt: Zeichnungszusatz wird automatisch ergänzt
- ist nicht gesetzt: Unterzeichner wird mit dem Wert des Feldes „1. Zeile“ beschriftet

Ist ein Mitglied der Schulleitung an einer der angeschlossenen Schulen nicht mit Unterricht eingesetzt, müssen Sie dem Schulleiter die anderen Schulen als Einsatzschule zuweisen.

2. Alle Lehrkräfte

Im Modul Lehrkräfte unter dem Reiter Person kann die Zeugnisunterschrift der Lehrer in der 1.Zeile eingetragen werden.

Der Eintrag in dem Feld 1.Zeile erscheint unter der Unterschriften-Linie. Ist der Kollege Klassenleiter, so erscheint automatisch über der Unterschriften-Linie der Text „Klassenleiter“. Im Feld 2.Zeile kann man einen Alternativtext eingeben, der dann den Text „Klassenleiter“ überschreiben würde.

3. Alle Klassen

Im Modul Klassen unter dem Reiter Stammdaten werden die beiden Lehrkräfte für die Klassenleitung festgelegt.