Amtliche Schulverwaltung - Dokumentation - einfuehrung:gebaeude_raeume_inventar

Artikel

anonymous@undisclosed.example.com (Anonymous) — Tue, 16 Oct 2018 19:20:28 +0000

Artikel

Dieses Modul erreichen Sie über Datei / Gebäude, Räume, Inventar / Artikel.

Um das Modul Artikel bearbeiten zu können, darf sich ein ASV-Benutzer nur mit Rechten an einer Schule anmelden.

Bereich Navigator

Zunächst müssen Sie im Navigator das vorgesehene Gebäude und den gewünschten Artikel auswählen.

Im folgenden Bild sehen Sie die verschiedenen Reiter des Moduls Artikel.

Reiter Stammdaten

Im Bereich Kategorie wird bei den Artikeln nach Hauptkategorien und Unterkategorien unterschieden. Diese Kategorien gehören zusammen und bilden eine Einheit. Hinzu kommt die Auswahl einer passenden Gruppe. Diese Felder sind Pflichtfelder. Dies bedeutet, dass zu jeder Hauptkategorie eine Unterkategorie und eine Gruppe existieren müssen.
In diesem Bereich werden nähere Angaben zum Artikel gemacht. Die Artikelnummer ist ein Anzeigefeld und kann nicht geändert werden. Mit Aktivierung des Kontrollkästchens wird der Artikel in das Fahrnisverzeichnis aufgenommen.
Falls es sich bei dem Artikel um eine Software handelt, die aufgenommen (katalogisiert) werden soll, gibt es im Bereich Software verschiedene Felder zum Auffüllen. Die Felder Versionsart und Lizenzart sind reine Auswahlfelder.

Reiter Vergabestelle/Lieferant

Im Bereich Vergabestelle ist unter der Vergabenummer die zuständige Vergabestelle auszuwählen.
Der Ansprechpartner und eine Bemerkung können optional ausgewählt oder eingetragen werden.
Im Bereich Lieferant muss für jede Zeile der Name des Lieferanten und der Typ ausgewählt werden.
Die Felder in den Spalten Bestellnummer, Netto und MwSt. % müssen per Hand eingetragen werden.
Die Felder in den Spalten MwSt. und Brutto werden nach Befüllung der Felder Netto und MwSt. % automatisch berechnet.

Artikelverteilung

anonymous@undisclosed.example.com (Anonymous) — Thu, 23 Nov 2023 14:09:11 +0000

Artikelverteilung

Dieses Modul erreichen Sie über Datei / Gebäude, Räume, Inventar / Artikelverteilung.

Um das Modul Artikelverteilung bearbeiten zu können, muss vorher die entsprechende Rolle durch den Admin zugeteilt worden sein.

In der Artikelverteilung kann nachvollzogen werden, in welchen Räumen einer Schule bestimmte Artikel zu finden sind.

Im Bereich Navigator müssen zunächst das Gebäude und der gewünschte Artikel markiert werden. Im Abschnitt Raum werden anschließend alle Räume aufgelistet, in denen der Artikel vorkommt.
Im Bereich Bestellungen ist unter anderem das Bestelldatum, der Lieferant, die Bestellnummer und die Anzahl der Artikel, die dem Raum zugeordnet ist, ersichtlich.
Die Angaben im Bereich Lieferdaten werden aus den Angaben des Menüpunktes Artikel entnommen. Die Felder Brutto Einzel, Brutto Gesamt, Skonto und Zahlbetrag können jedoch nachträglich editiert werden.

Über das Menü Modulbezogene Funktionen / Artikel / Verteilung öffnet sich ein neues Fenster mit der Bezeichnung Daten bei weiteren Räumen übernehmen. Hier können bestimmte Werte eines Artikels in andere Räume kopiert werden.

Gebäude

anonymous@undisclosed.example.com (Anonymous) — Thu, 23 Nov 2023 14:11:08 +0000

Gebäude

Dieses Modul erreichen Sie über Datei / Gebäude, Räume, Inventar / Gebäude.

Um das Modul Gebäude bearbeiten zu können, muss vorher die entsprechende Rolle durch den Admin zugeteilt worden sein.

Im Bild unterhalb sehen Sie die verschiedenen Reiter des Moduls Gebäude.

Reiter Stammdaten

(1) Jedes Gebäude besitzt eine eindeutige Gebäudenummer.
(2) Im Bereich Anschrift, Reiter Hauptanschrift werden die Kontaktdaten der Schule eingetragen.
(3) Falls eine weitere Adresse existiert, kann dies über den Reiter weitere Anschrift x eingetragen werden. Diese Reiter können über das Menü Modulbezogene Funktionen / Anschriften / Neue Anschrift erfassen neu erstellt oder über das Menü Modulbezogene Funktionen / Anschriften / Anschrift löschen entfernt werden.
Alternativ dazu können dafür folgende Icons verwendet werden:

Reiter Wertelisten

Im Reiter Wertelisten sind die der Schule zugeordneten Wertelisten in einem Listenfenster zu sehen und auszuwählen.
Im folgenden Bild wurde die Werteliste Gebäudeteil ausgewählt. Alle zugehörigen Einträge sind in der Tabelle zu sehen.

Die Wertelisten betreffen zahlreiche Bereiche, die der Schule zugehörig sind, wie etwa die Gebäudeteile oder Artikel.
Die Wertelisten in diesem Register werden durch den Systemadministrator angelegt und gepflegt.

Inventar

anonymous@undisclosed.example.com (Anonymous) — Thu, 23 Nov 2023 14:10:40 +0000

Inventar

Dieses Modul erreichen Sie über Datei / Gebäude, Räume, Inventar / Inventar.

Um das Modul Inventar bearbeiten zu können, muss vorher die entsprechende Rolle durch den Admin zugeteilt worden sein.

Wählen Sie im Navigator das Gebäude, den Raum und den Artikel.
Zum ausgewählten Artikel sehen Sie nun den Reiter Stammdaten, der fünf Bereiche umfasst.

Bereich Inventarisierung

(1) Die Felder Kategorie und Inventarnummer sind vorbelegt. Zusätzlich können Sie eine Organisationsnummer eingeben.

Bereich Bestellung

(2) Hier sind das Bestelldatum und die Anzahl einzutragen. Durch Auswahl des Lieferanten wird das Feld Bestellnummer automatisch gefüllt. Die Felder Ausschreibung und Status sind Pflichtfelder.

Bereich Lieferung

(3) Hier werden die Rechnungsdaten zum Artikel erfasst, wenn dieser geliefert wurde.

Bereich Zusätzliche Angaben

(4) Bei Softwareprodukten ist hier die Seriennummer einzutragen. Für Hardwareprodukte gibt es die Möglichkeit, die sogenannte W-Nummer und den betroffenen Port aufzuführen.

Bereich Lieferdaten

(5) Die Lieferdaten werden dem Modul Artikel entnommen, können aber in den weißen Feldern angepasst werden.

Für die Neuzuordnung eines Artikels zu einem Raum markieren Sie den entsprechenden Raum im Navigator und klicken Sie auf die Schaltfläche Neuen Datensatz hinzufügen. Nun wählen Sie über die blaue Info-Schaltfläche einen Artikel aus, den Sie dem ausgewählten Raum zuweisen möchten. Anschließend füllen Sie die leeren Felder auf der Reiterkarte aus.

Lieferanten

anonymous@undisclosed.example.com (Anonymous) — Thu, 23 Nov 2023 14:09:39 +0000

Lieferanten

Dieses Modul erreichen Sie über Datei / Gebäude, Räume, Inventar / Lieferanten.

Um das Modul Lieferanten bearbeiten zu können, muss vorher die entsprechende Rolle durch den Admin zugeteilt worden sein. Wählen Sie im Navigator das Gebäude und den Lieferant.

In der Maske Lieferanten sehen Sie die Stammdaten zum ausgewählten Lieferanten. Diese umfassen u.a. seinen Namen, den Ansprechpartner und die Anschrift sowie Kontaktdaten.

Für die Neuanlage eines Lieferanten klicken Sie auf die Schaltfläche Neuen Datensatz hinzufügen und füllen die leere Registerkarte aus.

Beliefert eine Firma mehrere Gebäude eines Standorts, so ist dieser Lieferant für jede Schule anzulegen.

Räume

anonymous@undisclosed.example.com (Anonymous) — Thu, 21 Aug 2025 10:27:55 +0000

Räume

Dieses Modul erreichen Sie über Datei > Gebäude, Räume, Inventar > Räume.

Um das Modul Räume bearbeiten zu können, muss vorher die entsprechende Rolle durch den Admin zugeteilt worden sein.

Wählen Sie im Navigator das Gebäude und den Raum aus. Zu jedem Raum gibt es zwei verschiedene Reiter.

Reiter Stammdaten

Im Bereich Stammdaten werden unterschiedliche Daten zum ausgewählten Raum angezeigt. Die Felder sind z. T. mit einem passenden Wert aus einer gegebenen Liste zu füllen, andere Felder hingegen sind frei editierbar.

Der Bereich Türschild umfasst weitere Informationen zum Raum.

Reiter Zusatzinfo

Im Bereich Nutzer ist mindestens eine Schule und ihre Nutzungsart einzutragen. Schulen, die hier aufgeführt sind, können z. B. im Klassenmodul einen Raum aus der jeweiligen Auswahlliste belegen. Die prozentuale Nutzung sowie die Anzahl der Wochenstunden und Jahreswochenstunden sind optional anzugeben.
Der Bereich Sachverwaltung umfasst den Namen des Sachwalters und ggf. eine Bemerkung.
Im Bereich Raumbetreuung ist mindestens eine Person als Haupt- oder Nebenraumbetreuer einzutragen. Zur Auswahl stehen die Namen des angelegten Personals der Schule.
Der Bereich Kommunikation umfasst Kontaktdaten wie etwa die Telefonnummer des Raums.

Zur Neuanlage eines Raums klicken Sie auf die Schaltfläche Neuen Datensatz hinzufügen und füllen die leeren Reiterkarten aus.

Vorbereitende Tätigkeiten

anonymous@undisclosed.example.com (Anonymous) — Fri, 12 May 2023 15:32:55 +0000

Vorbereitende Tätigkeiten

Um das Merkmal Klassenraum in den Stammdaten einer Klasse pflegen zu können, ist es notwendig, die zur Verfügung stehenden Räume der Schule anzulegen. ASV bietet hierfür ein sehr umfangreiches Programmmodul zur Verwaltung von Gebäuden, Räumen und Inventar.

Anlegen eines Gebäudes durch den Systemadministrator

(1) Sie müssen als Systemadministrator angemeldet sein.
(2) Starten Sie das Modul Gebäude durch die Auswahl des Menüpunkts Datei / Gebäude, Räume, Inventar / Gebäude.
(3) Mit dem Icon Neuen Datensatz hinzufügen können Sie ein neues Gebäude anlegen.
(4) Hier können Sie die entsprechenden Daten eintragen. Die Felder Gebäudename, Gebäudenummer und Kurzbezeichnung müssen ausgefüllt werden.
(5) Speichern Sie das neu angelegte Gebäudes durch das Icon Neuen/geänderten Datensatz speichern.

Vergabe der Administration durch den Systemadministrator

(1) Start des Moduls Administratoren durch die Auswahl des Menüeintrags Datei / Verwaltung / Benutzerverwaltung / Administratoren.
(2) Auswahl des betreffenden Administrators der Schule im Bereich Navigator.
(3) Im Bereich Administrierte Gebäude in der Spalte Gebäudenummer das neu angelegte Gebäude auswählen.
(4) Speichern des Datensatzes durch das Icon Neuen/geänderten Datensatz speichern.

Rollenzuweisung an einen Benutzer durch den Administrator der Schule

(1) Sie müssen als Administrator der Schule angemeldet sein.
(2) Starten Sie das Modul Benutzer durch die Auswahl des Menüpunkts Datei / Verwaltung / Benutzerverwaltung / Benutzer.
(3) Auswahl des betreffenden Benutzers der Schule im Bereich Navigator.
(4) Im Reiter Gebäuderollen wird im Bereich Gebäuderollen des Benutzers bei der Spalte Gebäudenummer das neu angelegte Gebäude ausgewählt.
(5) In der Spalte Rollenname wird das Recht Raumdaten pflegen ausgewählt. Um weitere Rechte zuzuordnen, müssen analog die Schritte 4 und 5 wiederholt werden.
(6) Speichern Sie den Datensatz durch das Icon Neuen/geänderten Datensatz speichern.

Anlegen eines Raumes als Klassenzimmer durch den Benutzer

(1) Sie müssen als Benutzer der Schule mit Gebäuderolle Raumdaten pflegen angemeldet sein.
(2) Starten Sie das Modul Räume durch die Auswahl von Datei / Gebäude, Räume, Inventar / Räume. Hier können nun die gewünschten Datensätze für Räume neu angelegt werden.
(3) Bei bereits angelegten Räumen kann im Bereich Navigator das gewünschte Gebäude und der Raum ausgewählt werden.
(4) Damit ein Raum im Klassenmodul tatsächlich als Klassenraum angelegt werden kann, muss im Reiter Zusatzinfo in der Tabelle Nutzer die Schulnummer der betreffenden Schule und die Nutzungsart eingetragen werden.

Import der Räume durch eine geeignete CSV-Datei

Es gibt alternativ auch die Möglichkeit, Räume für ein Gebäude zu importieren. Folgende Schritte sind dafür notwendig:

(1) Sie müssen als Systemadministrator angemeldet sein.
(2) Starten Sie das Modul Gebäude durch die Wahl des Menüpunkts Datei / Gebäude, Räume, Inventar / Gebäude.
(3) Nach Anlegen eines Gebäudes kann über das Menü Modulbezogene Funktionen / Räume importieren eine entsprechende CSV-Datei geöffnet und importiert werden. Eine Beispielexceldatei mit den zu verwendenden Wertelisten-IDs laden Sie hier herunter. Die erste Tabelle in der Arbeitsmappe (Raumimport) muss nach Befüllung als kommagetrennte csv exportiert werden. Der Raumimport akzeptiert nur ein ',' als Trennzeichen.

In der ersten Zeile (Spaltenbezeichnung) sieht man die Bedeutung der einzelnen Felder. In der ersten Spalte steht die Raumnummer, in der zweiten Spalte erkennt man die Beschriftungsnummer und in der letzten Spalte steht die 4-stellige Schulnummer. Dies ist zugleich der Nutzer. Fehlt der Nutzer, also die Schulnummer, kann man bei den Klassen keine Räume zuweisen. Alle Spalten, die ein WL im Spaltenkopf (grün eingefärbt) haben, müssen mit den Wertelisten_IDs der jeweiligen Exceltabelle aus der Vorlagendatei ausgefüllt werden.

Zur Länge der Datenbankfelder:

Damit ein importierter Raum im Klassenmodul als Klassenraum angelegt werden kann, muss der mit entsprechenden Rechten ausgestattete Benutzer der Schule im Modul Räume, Reiter Zusatzinfo, in der Tabelle Nutzer die Schulnummer der betreffenden Schule und die Nutzungsart eintragen.

Export der schulischen Räume aus ASV

Am 28.04.2021 wurde die Schnittstelle „Export der schulischen Räume aus ASV“ veröffentlicht. Sie erlaubt es der Einzelschule, ihre Räume aus ASV auszuspielen. Das Exportformat kann als Benutzer sys über die modulbezogene Funktion auch wieder importiert werden.

Mit diesem Vorgehen ist es beispielsweise möglich, bei einem Umzug in einen neuen/anderen DSS die Räume „mitzunehmen“.