Amtliche Schulverwaltung - Dokumentation - einfuehrung:schulischedaten:schulen

Schulen - Reiter Adressen

anonymous@undisclosed.example.com (Anonymous) — Sun, 26 Oct 2025 15:30:54 +0000

Schulen - Reiter Adressen

Unter dem Menüeintrag Datei ⇒ Schulische Daten ⇒ Schulen (1) können Sie das Modul Schulen aufrufen. Hier werden die Anschrifts- und Kommunikationsdaten sowie die Bankverbindung(en) der Schule erfasst.

Wählen Sie im Navigator die zu bearbeitende Schule aus (2). Klicken Sie anschließend auf den Reiter Adressen (3). Aktivieren Sie gegebenenfalls den Bearbeitungsmodus (4).

Bereich Anschrift

Unter dem Reiter Hauptanschrift ist die zentral verwaltete Anschrift (5) der Schule hinterlegt, die nicht verändert werden kann. Man kann jedoch mehrere Schulgebäude erfassen und auch durch die Pflege von Wertelisten (mit Administrator-Anmeldung) ergänzen. Weitere Anschriften können über die Modulbezogenen Funktionen ⇒ Anschriften (6) angelegt werden. Diese erscheinen dann als Reiter Weitere Anschrift. Hier kann die Schule alle Eingaben selbst vornehmen, kein Feld wird gesperrt.

Bereich Kommunikation

Im Bereich Kommunikation (7) können bestehende Einträge zu Telefon, Fax, E-Mail und Internet (Homepage) aktualisiert und neue Einträge angelegt werden.

Bitte vergessen Sie bei Änderung Ihrer Kommunikationsdaten nicht, diese auch an das Zentralsystem zu übermitteln. Nur so können in ASD Ihre Dienststellendaten aktuell gehalten werden.

Bereich Kontoverbindung

Am unteren Fensterrand wird automatisch ein Reiter Kontoverbindung 1 (8) erzeugt. Geben Sie hier die Bankverbindungsdaten der Schule ein. Über die Modulbezogenen Funktionen ⇒ Bankverbindungen (9) können weitere Bankverbindungen angelegt werden.

Datenübermittlung an ASD

Die geänderten Schuldaten müssen zwingend an das Zentralsysten übermittelt werden, damit Ihre Schuldaten in der Dienststellenverwaltung von ASD für alle anderen Schulen bayernweit zur Verfügung stehen. Rufen Sie hierzu das Modul ASD-Schnittstelle auf (10).

Wählen Sie die gewünschte Schule aus (11) und klicken Sie auf den Reitern Übermittlung an ASD (12). Übermitteln Sie die geänderten Daten, indem Sie auf den Button Schuldaten (13) klicken und bestätigen anschließend die Kontrollabfrage mit OK (14).

Wählen Sie anschließend den Reiter Übermittlung an ASD (15) und holen die Quittungen für die Übermittlung ab (16) und bestätigen deren Erhalt (17).

Schulen - Reiter Kalender/Termine xx/yy

anonymous@undisclosed.example.com (Anonymous) — Fri, 12 May 2023 15:36:25 +0000

Schulen - Reiter Kalender/Termine xx/yy

Unter dem Menüeintrag Datei / Schulische Daten / Schulen / Kalender/Termine xx/yy können schulische Termine verwaltet werden.

Alle Termine der Schule im laufenden Schuljahr können eingegeben werden. Wird in der Tabelle ein Termin ausgewählt, so wird dieser im Kalender markiert, sofern dieser Tag in einem der drei dargestellten Monate liegt. Ist der Tag in keinem der drei Monatskalender sichtbar, wird die Darstellung der Monatskalender so verändert, dass sich der Tag im obersten Kalendermonat befindet.

Wenn man den Kalender anpassen möchte, geht man folgendermaßen vor:

Man markiert den Kalendertag, den man ändern möchte (1).
Man selektiert das Feld Unterricht/Ferien/Feiertag und wählt den benötigten Eintrag aus. Als Folge davon ist der vorher gewählte Tag farbig markiert (2).
Termine werden unter (3) eingegeben.

Schulen - Reiter Organisation xx/yy

anonymous@undisclosed.example.com (Anonymous) — Fri, 15 Dec 2023 08:29:01 +0000

Schulen - Reiter Organisation xx/yy

Unter dem Menüeintrag Datei / Schulische Daten / Schulen / Organisation xx/yy sind die Schultage zu sehen, die sich aus dem integrierten Kalender ergeben.

Es wird dargestellt, nach welchem Prinzip die Stundenabrechnung für die Lehrkräfte erfolgt (Vorbelegungsfeld) und ob es an der Schule auch Samstagsunterricht gibt.

Achtung: Eine Änderung der Stundenabrechnung führt zu einer Leerung der Matrix

Die Anzahl der Schulwochen (laut Kalender) wird als nicht-editierbares Feld eingeblendet. Die Schultage für die Lehrerstundenabrechnung sind nur für die Schularten BS und BFS editierbar.

Erst nach dem Button „Berechnen“ wird eine Änderung wirksam.

Bei den Berufsfachschulen kann man zwar die Anzahl der Schulwochen abändern, aber die Schultage für die Abrechnung der Lehrerstunden sind fest. Des Weiteren gibt es einen Bereich in denen Angaben zur fachpraktischen Betreuung gemacht werden können. Diese Angaben werden für statistische Zwecke benutzt.

Im Bereich aktuelles Schuljahr kann zwischen erstem und zweitem Schulhalbjahr unterschieden werden.

Die Ansprechpartner für Amtliche Erhebungen (ASD) werden für die fehlerfreie Übermittlung hier eingetragen. Pflichtfelder sind Vorname, Name und ein Kommunikationstyp (z.B. Telefonnummer).
Entsprechende Reiter für z.B. Unterrichtssituation (US), Unterrichtsplanung (UP) und Qualifizierenden Mittelschulabschluss (QA) erscheinen in Abhängigkeit vom Zeitpunkt und dem Datenabgleich mit ASD, sind also nicht während des ganzen Schuljahres zu sehen. Der Reiter für die UP erscheint etwa erst nach der Abgabe der US.

Schulen - Reiter Profil xx/yy

anonymous@undisclosed.example.com (Anonymous) — Thu, 11 Sep 2025 13:59:36 +0000

Schulen - Reiter Profil xx/yy

Unter dem Menüeintrag Datei / Schulische Daten / Schulen / Profil xx/yy wird aus Schuldaten automatisch eine Übersicht erzeugt, die alle für die Schule zentral erfassten Ganztagesangebote, Bildungsgänge und Fremdsprachenprofile erfasst. Die Schule selbst kann hier keine Änderungen vornehmen. Änderungen im Schulprofil erfolgen in ASD und können dann nach ASV abgeholt werden.

Die angezeigten Informationen unterscheiden sich von Schulart zu Schulart.

Schulen - Reiter Stammdaten

anonymous@undisclosed.example.com (Anonymous) — Fri, 12 May 2023 15:39:12 +0000

Schulen - Reiter Stammdaten

Unter dem Menüeintrag Datei / Schulische Daten / Schulen / Stammdaten werden in ASV die Stammdaten erfasst, welche die Bereiche Schulbezeichnungen sowie Schulmerkmale enthalten und zentral hinterlegt sind.

Bereich (1) - Schulbezeichnungen

Neben der Schulnummer, die unter Schulkürzel erfasst wird, finden Sie Eingabefelder für die Schulbezeichnung Ihrer Schule. Im Briefkopf aller in der Berichtsbibliothek erstellten Briefe werden diese Eingaben eingefügt. Wenn Felder leer bleiben, sind diese auch im Briefkopf unbelegt.

Bereich (2) - Schulmerkmale

Die Felder werden zentral belegt und verwaltet. Änderungen sind über die ASD Schnittstelle möglich. Die Schule selbst kann keine Änderungen vornehmen.

Schulen - Reiter Unterzeichner xx/yy

anonymous@undisclosed.example.com (Anonymous) — Tue, 04 Jun 2024 14:18:07 +0000

Schulen - Reiter Unterzeichner xx/yy

Unter dem Menüeintrag Datei / Schulische Daten / Schulen / Unterzeichner xx/yy werden Mitglieder der Schulleitung definiert, die als Unterzeichner der Zeugnisse automatisch eingetragen werden.

Über den blauen Info-Button öffnen Sie ein Auswahlfenster mit den für die Schulnummer registrierten Lehrkräften und können die Schulleitung und seine Stellvertretung auswählen. Große Schulen mit einer weiteren Vertretung können diese unten in einem Listenfeld anlegen.

Doppelbelegungen, also gleiche Personen in verschiedenen Feldern, dürfen nicht vorkommen.

Schulen - Reiter Verwaltung

anonymous@undisclosed.example.com (Anonymous) — Fri, 12 May 2023 15:39:05 +0000

Schulen - Reiter Verwaltung

Unter dem Menüeintrag Datei / Schulische Daten / Schulen / Verwaltung werden untergeordnete Verwaltungseinheiten und Außenstellen erfasst. Im Bereich der Mittelschule bleiben diese Bereiche jedoch in der Regel unbelegt, auch wenn sich Klassen in anderen Schulgebäuden im Ort oder Ortsteil befinden.

Im Kommentarfeld Zusatzinformation werden Anmerkungen hinterlegt, z.B. wenn Volksschulen in Grund- und Mittelschulen mit nun eigenen Schulnummern aufgeteilt wurden.

Schullogo und Dienstsiegel

Über die Schaltflächen Hinzufügen und Entfernen können Bilder des Schullogos und des Dienstsiegels, sowie weitere Graphiken abgelegt werden. Diese werden dann automatisch in den Briefkopf und das Zeugnisformular eingefügt.
Bei Verwendung des elektronischen Dienstsiegels ist nur die originale Siegel-Datei erlaubt, die Sie vom Bayerischen Hauptmünzamt erhalten haben. Es dürfen z. B. keine eingescannten Ausdrucke oder digital veränderte Siegel-Dateien verwendet werden. Bitte nutzen Sie das originale Dienstsiegel im PNG-Format. Sollte Ihnen das Dienstsiegel noch nicht im PNG-Format vorliegen, kann dies beim Bayerischen Hauptmünzamt ohne Zusatzkosten mitbestellt werden. Geben Sie hierzu auf dem Bestellformular im Abschnitt Dateiformate und -versionen das PNG-Format mit an.

Schulen - Reiter Zeugnisdaten xx/yy

anonymous@undisclosed.example.com (Anonymous) — Fri, 12 May 2023 15:39:02 +0000

Schulen - Reiter Zeugnisdaten xx/yy

Unter dem Menüeintrag Datei / Schulische Daten / Schulen / Zeugnisdaten xx/yy werden die im laufenden Schuljahr ausgestellten Zeugnisse vorbesetzt.

Die Liste der Zeugnisdaten ist zunächst leer. Wählen Sie eine Zeugnisart aus, so müssen auch alle Felder (bis auf den Eintrag Noteneingabe gesperrt ab) belegt werden, um zusammen mit dem Notenmodul und dem Zeugnismodul Berechnungsintervalle auszutauschen. Jede Zeugnisart kann nur einmal im Schuljahr ausgewählt werden. Die Auswahlmöglichkeiten im Feld Unterzeichner ergeben sich aus den auf dem Reiter Unterzeichner xx/yy eingetragenen Personen.

Durch Auswahl des passenden Kontrollkästchens kann festlegt werden, ob die Klassenleitung, der Prüfungsvorsitzende oder die Schulleitung handschriftlich das Zwischenzeugnis unterzeichnen soll.

Für das Arbeiten mit dem Notenmodul müssen auch Anpassungen im Modul Klassen und im Notenmodul selbst vorgenommen werden, damit Zeiträume richtig berechnet und für die Zeugnisausgabe berücksichtigt werden. Tragen Sie daher auch dort die nötigen Intervalle ein.