Amtliche Schulverwaltung - Dokumentation - einfuehrung:verwaltung:berichtsbibliothek

Berichte verwalten

anonymous@undisclosed.example.com (Anonymous) — Mon, 16 Dec 2024 12:38:38 +0000

Berichte verwalten

In dieser Berichtsbibliothek stehen folgende Möglichkeiten zur Verfügung:

Berichte importieren/exportieren

Zum Import eines Berichts, der als Datei vorliegt, wählt man den Schalter „importieren“ oder klickt auf das gleichwertige Icon. Der dann ausgewählte Bericht wird beim Import automatisch dem richtigen Datenbereich zugeordnet und muss evtl. dort gesucht werden.

Sollte ein Bericht mit diesem Namen schon existieren, erscheint ein Dialogfeld, dann wird (falls gewünscht) ein weiterer Bericht mit anderem Namen erstellt.

Der Export funktioniert entsprechend. Beim Export können auch mehrere Berichte gleichzeitig ausgewählt werden, die dann in einer Datei mit der Endung .bsbj zusammengefasst werden.

In beiden Fällen bekommt man eine Rückmeldung in Form eines Bestätigungsfensters.

Der Export kann für die Sicherung selbst erstellter Berichte oder für den Austausch von Berichten (mit anderen Schulen, mit dem Multiplikator, …) verwendet werden.

Ein Export und anschließender Import sind nützlich, um eine bearbeitbare Kopie eines zentral bereitgestellten Berichts zu erhalten (Ausnahme: Berichte, die mit externem Berichtswerkzeug erstellt wurden) oder um eine zweite, ähnliche Version des Berichts zu erstellen.

Bearbeiten, freigeben, löschen eines Berichts

Wenn der Bericht bearbeitbar und der Bearbeitungsmodus eingeschaltet ist, kann die Schaltfläche bearbeiten angeklickt werden. Es öffnet sich der zum Bericht gehörende Generator.

Die Freigabe des Berichts für alle erfolgt durch Setzen eines Haken „für Bibliothek freigeben“. Der Ersteller des Berichts kann so anderen ASV-Benutzern der gleichen Schule Zugriff auf seine Berichte geben.

Zum Löschen eines Berichts muss zunächst ein Haken bei „deaktiviert“ gesetzt werden, dann kann die Schaltfläche „löschen“ angeklickt werden.

Sondertaste STRG-P

Ein Bericht kann der Sondertaste STRG-P zugeordnet werden. Diese Berichte können im Schüler- bzw. Lehrermodul mit dem Druckersymbol in der Icon-Leiste oder mit der Tastenkombination STRG-P aufgerufen werden. Voraussetzung ist, dass der Bericht nur auf einen einzelnen Schüler/eine Lehrkraft anwendbar ist. (In den Modulen werden die Daten für einen Schüler/eine Lehrkraft angezeigt. Deswegen kann man dort nur einen Schüler/eine Lehrkraft auswählen.)

weitere Eigenschaften

Der Name des Berichts, die Informationen (Beschreibung, was der Bericht macht), Filtereinstellungen können verändert werden. Hier sieht man auch, ob der Bericht eine globale Berichtsschablone ist (d.h. ob er zentral bereitgestellt wurde).

Löschen von Benutzern

Beim Löschen eines Benutzers kann es sein, dass seine selbst erstellten Berichte „verschwinden“. Sie sind wahrscheinlich - nach einer entsprechenden Rückmeldung - dem Benutzer schulnnnnXX zugeordnet worden (nnnn steht für die Schulnummer, XX für die Schulart).

Berichtsbibliothek-Verwaltung

anonymous@undisclosed.example.com (Anonymous) — Wed, 03 Sep 2025 18:30:53 +0000

Berichtsbibliothek-Verwaltung

Das Modul Berichtbibliothek-Verwaltung dient der Verwaltung der Berichte, Berichtsschablonen / Pakete (Listen, Serienbriefe und fortgeschrittene Berichte).

Jede Berichtsschablone und jedes Paket bezieht sich auf einen Datenbereich, der nachträglich nicht geändert werden kann. Dabei ist jede Berichtsschablone und jedes Paket eindeutig einer Schule (Mandant) zugeordnet. In der Berichtsbibliothek werden Listendefinitionen, Serienbriefe und fortgeschrittene Berichtsschablonen verwaltet.
Unter den folgenden Punkten erfahren Sie mehr über Berichtspakete:

Um die Autoren-Rechte zu übernehmen und später in Berichten zu arbeiten, müssen diese einmal exportiert und neu importiert werden. Zentral bereitgestellte Berichte können nicht bearbeitet werden.

Verwaltung von Berichten in Favoritengruppen

anonymous@undisclosed.example.com (Anonymous) — Tue, 10 Jun 2025 18:39:49 +0000

Verwaltung von Berichten in Favoritengruppen

In der Berichtsbibliothek-Verwaltung und der Berichtsbibliothek-Auswertung können die Berichte so genannten Favoritengruppen zugeordnet werden und damit die Berichte anhand der Favoritengruppen gefiltert werden.

Erstellung und Verwaltung der Favoritengruppen

Die Favoritengruppen können unter Datei / Verwaltung / Wertelisten pflegen über die gleichnamige Werteliste durch den ASV-Administrator erstellt und verwaltet werden.

Zunächst muss die entsprechende Werteliste markiert werden.
Über das Icon wird ein Datensatz hinzugefügt.
Erfassen Sie die Informationen zur Favoritengruppe. In der Berichtsbibliothek ist die Kurzform sichtbar.
Über das Icon wird der Datensatz gespeichert.
Die verfügbaren Favoritengruppen werden aufgelistet.

Verwendung der Favoritengruppen in der Berichtsbibliothek

In der Berichtsbibliothek können die einzelnen Berichte durch Setzen der entsprechenden Häkchen den Favoritengruppen zugeordnet werden. Ein Bericht kann dabei zu mehreren Favoritengruppen gehören.

Geben Sie zunächst den Datenbereich an.
Mit gedrückter STRG-Taste können auch mehrere Datenbereiche ausgewählt werden, um Berichte einer Favoritengruppe aus verschiedenen Datenbereichen zu erhalten.
Die Berichte des gewählten Datenbereichs können nun auf eine oder mehrere Favoritengruppen eingeschränkt werden.
Ist alle Berichte des Datenbereichs gewählt, sind weiterhin sämtliche Berichte des gewählten Datenbereichs verfügbar.
Es können auch mehrere Favoritengruppen markiert und somit die Berichte ausgegeben werden, die mindestens einer dieser Favoritengruppe zugeordnet sind.
Wählen Sie den gewünschten Bericht aus.
Unter Favoritengruppe Zuordnung können Sie die Zugehörigkeit des Berichts zu den möglichen Favoritengruppen einsehen und verwalten.