Amtliche Schulverwaltung - Dokumentation - fosbos:up

A1 ASV-Version prüfen

anonymous@undisclosed.example.com (Anonymous) — Tue, 02 Sep 2025 12:09:54 +0000

A1 ASV-Version prüfen

Bitte folgen Sie den Anweisungen unter Aktualität prüfen (schulartübergreifend).

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A2 Wertelisten und Anwendungsdaten aktualisieren

anonymous@undisclosed.example.com (Anonymous) — Tue, 02 Sep 2025 12:12:30 +0000

A2 Wertelisten und Anwendungsdaten aktualisieren

Während der Arbeiten zur UP sollten Sie die Wertelisten und Anwendungsdaten auf dem neuesten Stand halten.

Überprüfen Sie daher regelmäßig die Aktualität der Wertelisten und führen Sie ggf. ein Update durch.
Aktualisieren Sie anschließend die Anwendungsdaten.
Führen Sie regelmäßig eine Aktualisierung des Schulverzeichnisses durch.

Weiter zu A3 Datensicherung erstellen
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A4 Daten abholen

anonymous@undisclosed.example.com (Anonymous) — Tue, 02 Sep 2025 12:25:19 +0000

A4 Daten abholen

Über Daten abholen erhalten Sie verschiedene Informationen:

zu Lehrkräften (und nicht-unterrichtendem Personal)
zur Dienststelle, z.B. Bildungsgänge, die ggf. zunächst über das Ticketsystem angefordert werden müssen
Schülerprognosezahlen und Änderungsraten für die Budgetberechnung
Budgetzuschläge, die vom StMUK bereitgestellt werden
den Erhebungstermin für die Meldung der UP

Die Daten können nur abgeholt werden, wenn in der Liste unter Lehrerdaten übernehmen keine Einträge mehr vorliegen.

Weiter zu A5.1 Austrittsdatum für die (Fach-)Abiturienten setzen
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B6.2 Datenprüfung zur UP

anonymous@undisclosed.example.com (Anonymous) — Tue, 21 Oct 2025 08:51:23 +0000

B6.2 Datenprüfung zur UP

Zur Datenprüfung gelangen Sie über Datei > Verwaltung > Datenprüfung. Vor der konkreten Übermittlung der Unterrichtsplanung (UP) werden die aufgeführten Prüfroutinen automatisch ausgeführt.

Es wird zwischen Kann- und Muss-Fehlern unterschieden.
Muss-Fehler verhindern eine Datenübermittlung und müssen daher behoben werden.

Im Rahmen der Unterrichtsplanung UP prüfen Sie bitte ausschließlich die rot markierten Prüfroutinen, also gerade die zur UP passenden Datenbereiche.
Beispiel: Datenbereich Schulen

Im Folgenden sehen Sie ein ausführliches Fehlerprotokoll nach Prüfung des Datensatzes Schüler.

Mit Hilfe der Haken bei Fehlerart können Sie nach Fehlerarten filtern (Kann-/Muss-Fehler wie oben bereits beschrieben).

Wichtig ist die Spalte F (Fehlerart). Solange hier noch „M“ stehen (Mussfehler), ist keine Abgabe der UP/US möglich.
Der Fehlertext gibt Hinweise, welcher Fehler vorliegt.
Unter Korrektur finden Sie einen Hinweis für eine mögliche Verbesserung.
Mit einem Doppelklick gelangen Sie direkt zum fehlerhaften Datensatz und können diesen korrigieren.
Ein Klick auf das Fragezeichen öffnet Ihnen in einem Browser die passende Hilfeseite auf www.asv.bayern.de. In der Dokumentation sind zusätzliche Hilfetexte zu problematischen und/oder schwer verständlichen Fehlern bzw. Fehlermeldungen hinterlegt.

Achtung: Sprungmarken funktionieren nur im aktuellen Schuljahr und nicht bei allen Programmstrukturen. Eine nicht funktionierende Sprungmarke leitet zusammhangslos in den Datenbereich Schulen.

Falls ein M-Fehler nicht behoben werden kann, da ein Einzel-/Sonderfall vorliegt, den die PL nicht berücksichtigt, dann beantragen Sie eine PL-Ausnahme. Prüfen Sie zuvor sorgfältig, ob nicht doch eine Fehleintragung vorliegt.

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A3 Datensicherung erstellen

anonymous@undisclosed.example.com (Anonymous) — Tue, 02 Sep 2025 12:14:23 +0000

A3 Datensicherung erstellen

Bitte legen Sie während der Arbeiten zur UP regelmäßig eine Sicherung der Daten an.

Weiter zu A4 Daten abholen
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A5.4 Datensicherung erstellen

anonymous@undisclosed.example.com (Anonymous) — Tue, 02 Sep 2025 13:17:03 +0000

A5.4 Datensicherung erstellen

Bitte legen Sie während der Arbeiten zur UP regelmäßig eine Sicherung der Daten an.

Weiter zu A5.5 Neues Schuljahr einrichten
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E2 PDF-Export der UP

anonymous@undisclosed.example.com (Anonymous) — Thu, 05 Mar 2026 12:36:15 +0000

E2 PDF-Export der UP

Video für VUÜ und UP-Bericht, Stand 05.03.2026 Video 10 Schnittstellen (VUÜ, UP-Bericht)

1) Überblick

Parallel zur Übermittlung der digitalen Daten sollen die Daten zur UP zusätzlich als PDF-Datei übermittelt werden. Folgende Übersicht zeigt, welche Unterlagen digital per OWA einzusenden sind.

(Adresse in OWA: personal.fosbos@schulen.bayern.de)

PDF des Berichts „UP006 - UP Protokoll FOSBOS“ per OWA - Dokumentation

2) PDF-Export: Bericht "UP Protokoll FOSBOS" - Datenbereich Unterrichtsplanung

Das Erstellen der PDF erfolgt über das Modul Unterrichtsplanung (Datei → Unterrichtsplanung → Unterrichtsplanung). In Modul kann der gewünschte Bericht über das Druckersymbol aufgerufen werden). Dieser Bericht kann nur über das Druckersymbol in der UP geöffnet werden, er kann nicht über die rote Berichte-Bibliothek gestartet werden!

Dokumentation zum Bericht UP006 - UP Protokoll FOSBOS

Vorgehensweise:

Der Bericht erfordert ein Planungsschuljahr, das erst mit Anlage eines neuen Schuljahres zur Verfügung steht.
Wechseln Sie in das Planungsschuljahr (1).
Starten Sie die Unterrichtsplanung: Datei > Unterrichtsplanung > Unterrichtsplanung
Wählen Sie Ihre Schulnummer (2).
Klicken Sie auf das Drucker-Symbol oder die Tatenkombination „Strg + P“ (3).

Im neu geöffneten Fenster wählen Sie zuerst im Navigator Ihre Schulnummer (1).
Wählen Sie den Bericht „UP Protokolll FOSBOS“ aus (2).
Klicken Sie auf den Button „Anwenden“ (3).

Falls es beim Erzeugen des UP-Berichtes zu Verschiebungen im Ausdruck der Lehrerkapazitätsstunden Anrechnungen, Ermäßigungen etc. kommen sollte bzw. gekommen ist, liegt es daran, dass bei den Tabelleneigenschaften der Haken „davon, staatlich, geförderte, WStd“ (1) versehentlich gesetzt wurde. Mit einem Klick auf den entsprechenden Menüpunkt wird der Haken wieder deaktiviert. Alternativ wählen Sie die Funktion „Standard widerherstellen“ (2).

3) Versand an Referat VII.6

Der Bericht „UP Protokoll FOSBOS“ ist am selben Tag der endgültigen UP-Meldung als PDF zu erzeugen und gemeinsam mit der Excel-Datei zur Vorläufigen Unterrichtsübersicht (VUÜ) an das Staatsministerium per OWA-Mail an personal.fosbos@schulen.bayern.de zu senden. Es ist unbedingt darauf zu achten, dass der Datenstand der Protokolle mit dem Datenstand der in ASV getätigten Übermittlung übereinstimmt.

Beachten Sie außerdem das KMS zur Unterrichtsplanung.

Ausdruck für eigene Unterlagen

Falls Sie nach der Lieferung der UP weiter in ASV planen möchten, sollten Sie sich den Lieferstand aufheben, indem Sie den Bericht, einen Ausdruck der Matrix und eine Übersicht über die Anrechnungsstunden speichern oder ausdrucken. Diese Daten können Sie dann für den Abgleich bereithalten. Anders als zur US wird zur UP keine eigene Zeitscheibe angelegt.

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A5.5 Schuljahr anlegen

anonymous@undisclosed.example.com (Anonymous) — Tue, 02 Sep 2025 13:25:21 +0000

A5.5 Schuljahr anlegen

Bitte folgen Sie den Anweisungen unter Schuljahr anlegen (schulartübergreifend).

Weiter zu B1.1 Pflege der Klassen und Klassengruppen im neuen Schuljahr
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Übermittlung der Unterrichtsplanung

anonymous@undisclosed.example.com (Anonymous) — Mon, 16 Feb 2026 17:04:42 +0000

Übermittlung der Unterrichtsplanung

Die Unterrichtsplanung (UP) des kommenden Schuljahres bildet die Grundlage für die Personalplanung und -zuweisung durch das StMUK.

Übermittlungszeitraum im Schuljahr 2025/26: 06. - 25. März 2026

Ablaufplan zur Unterrichtsplanung

A Vorbereitungen

A1 ASV-Version prüfen
A2 Wertelisten und Anwendungsdaten aktualisieren
A3 Datensicherung erstellen
A4 Daten abholen

A5 Neues Schuljahr einrichten (Planungsschuljahr)

A5.1 Austrittsdatum für die (Fach-)Abiturienten setzen
A5.2 Zielklasse für kommendes Schuljahr setzen/kontrollieren
A5.3 Mehrung/Minderung prüfen
A5.4 Datensicherung erstellen
A5.5 Neues Schuljahr einrichten

B Datenpflege

Alle Arbeiten erfolgen jetzt im Planungsschuljahr.

B1 Klassen und Klassengruppen

B1.1 Pflege der Klassen und Klassengruppen im neuen Schuljahr

Mit dem Daten abholen erhalten Sie aktuelle Lehrkräftedaten und den Erhebungstermin zur UP.
Wählen Sie ggf. beim Daten abholen im Planungsschuljahr 2026/2027 die Option Neues seit: 01.02.2026.

B2 Lehrkräfte

B2.1 Beschäftigungsverhältnisse und UPZ pflegen
B2.2 Lehrkräfte anlegen
B2.3 Rückkehr aus Beurlaubung
B2.4 Lehrkräfte der Mobilen Reserve
B2.5 Befristet angestellte Lehrkräfte
B2.6 Ermäßigungen eintragen
B2.7 Längerfristiger Ausfall
B2.8 Teilzeit
B2.9 Beurlaubung
B2.10 Abordnung von Lehrkräften an außerschulische Dienststellen
B2.11 Anrechnungen eintragen
B2.12 Arbeitszeitkonto
B2.13 Epochaler Unterricht
B2.14 Mehrung/Minderung
B2.15 Einsatz andere Schule (EAS)
B2.16 Einsatzschulen verwalten
B2.17 Lehrkräfte löschen

B3 Unterricht

B3.1 Matrix
B3.2 Epochaler Unterricht
B3.3 Besonderer Unterricht
B3.4 Vorläufiger Facheinsatz

B4 Kennzahlen und Masken zur Budgetverwaltung

B4.1 Bedarfsübersicht
B4.2 Lehrerkapazität
B4.3 Schülerzahlen
B4.4 Stundenbudget
B4.5 Bemerkung

B5 Personalveränderungen

B5.1 Offener Bedarf
B5.2 Anforderungen
B5.3 Versetzungsgesuche
B5.4 Überhänge

B6 Datenprüfung

B6.1 Wertelisten und Anwendungsdaten aktualisieren
B6.2 Datenprüfung zur UP

C Datenübermittlung

C1 Datenübermittlung aus ASD
C2 Ansprechpartner
C3 Unterrichtsplanung übermitteln

D Weitere Planung

D1 Unterrichtsverteilung
D2 Arbeiten zum Schuljahresende
D3 Vorbereitung der Unterrichtssituation
D4 Planungsphase beenden

E Meldungen an das Fachreferat/Sachgebiet

E1 Vorläufige Unterrichtsverteilung exportieren (VUÜ)
E2 Erstellung der Schriftform der UP (PDF-Export)

C3 Unterrichtsplanung übermitteln

anonymous@undisclosed.example.com (Anonymous) — Fri, 02 Jan 2026 17:43:21 +0000

C3 Unterrichtsplanung übermitteln

Die Übermittlung der UP wird im Planungsschuljahr unter Datei > Verwaltung > ASD-Schnittstelle durchgeführt.

Übermittlung an ASD: Die Schaltfläche Unterrichtsplanung sollte seit dem Abholen des Erhebungstermins Anfang Mai aktiv sein.
Im anschließenden Textfenster können Sie weitere Erläuterungen zur UP eingeben.
Hinweise zur Personalsituation erfassen Sie bitte direkt bei der jeweiligen Personalanforderung.
Bestätigen Sie mit OK.
Anschließend startet die Übermittlung, wobei die Datenprüfungen zur UP vorab automatisch ausgeführt werden.
Wenn keine Fehler vorliegen, findet die UP-Übermittlung im Anschluss an die Datenprüfung automatisch statt.
Falls noch Kann-Fehler vorhanden sind, können Sie die Übermittlung über den Button Dennoch senden trotz dieser Fehler anstoßen.
Muss-Fehler müssen vor einer erneuten Übermittlung zunächst behoben werden.
Übermittlung aus ASD: Wenn die UP-Übermittlung erfolgt ist, können Sie nach einigen Minuten die Quittungen abholen. Falls keine Quittungen vorliegen, erhalten Sie eine entsprechende Rückmeldung.

Sofern Sie Quittungen erhalten haben, betätigen Sie die Schaltflächen Transferquittungen bearbeiten und Plausiquittungen bearbeiten, woraufhin sich ein Fenster mit einer Auflistung der jeweiligen Quittungen öffnet. Nachdem Sie die Fehler behoben haben, können Sie die UP anschließend erneut übermitteln.

Falls die Fehlermeldung der Transferquittung nicht aussagekräftig genug ist, wenden Sie sich am besten mit einem Screenshot der Fehlermeldung und den asv.log-Dateien aus den Ordnern Client und Server zum Zeitpunkt der Übermittlung an Ihren zuständigen Multiplikator.

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