Amtliche Schulverwaltung - Dokumentation - fz:us

Abgabe erklären

anonymous@undisclosed.example.com (Anonymous) — Wed, 14 May 2025 11:37:10 +0000

Abgabe erklären

Wenn Sie keine weiteren Änderungen in Ihren Eintragungen mehr vornehmen müssen, können sie die Kontrollzahlen anzeigen lassen. Dieses Dialogfenster muss bestätigt werden, damit Sie die Abgabe der US abschließen können, indem Sie den Button „Abgabe erklären“ betätigen.

Hierbei wird die Statistikzeitscheibe angelegt, in der die Daten zum Stichtag 01.10. gespeichert werden. Sie können demnach im aktuellen Schuljahr weiterarbeiten. Bitte kontrollieren Sie zunächst, ob das Statistikschuljahr auch angelegt wurde und mit Daten gefüllt ist. Dazu wechseln Sie das Schuljahr zu „Statistik“.

Nach der Erklärung der Abgabe können Sie selbständig keine weitere Übermittlung starten, da die Datenhoheit nun bei ASD liegt.

Sollte aus datentechnischen Gründen eine Nachmeldung erfolgen müssen, ist nach erfolgter Ablehnung eine erneute Übermittlung aus dem Schuljahr Statistik durchzuführen!

Pflege der Klassen und Klassengruppen

anonymous@undisclosed.example.com (Anonymous) — Wed, 31 Jan 2024 17:02:49 +0000

Pflege der Klassen und Klassengruppen

Beginnen Sie die US-Arbeiten mit einem Blick ins Klassenmodul.

Überprüfen Sie folgende Punkte:

Sind alle Klassen vorhanden?
Sind die Klassenarten, z.B. Regelklasse oder EXT-Klasse passend ausgewählt?
Sind alle Klassengruppen vorhanden, z.B. bei jahrgangsübergreifenden Klassen bzw. unterschiedlichen Bildungsgängen in einer Klasse (Reiter Klassengruppen)?
Sind in allen Klassen entsprechend Schüler?
Sind Orga-Klassen in der Matrix ausgeblendet (Reiter Besonderheiten)?

Sollten weitere offene Fragen zu den Klassen der Schule auftauchen, finden Sie Hilfe und Erklärungen in der Dokumentation zum Modul Klassen, wo alle Funktionalitäten des Moduls erklärt werden.

Lehrerdaten übernehmen

anonymous@undisclosed.example.com (Anonymous) — Thu, 01 Feb 2024 08:20:25 +0000

Lehrerdaten übernehmen

Um die Unterrichtssituation übermitteln zu können, müssen Sie auf den Button „Lehrerdaten übernehmen“ klicken über Datei/Verwaltung/ASD-Schnittstelle/Übermittlung aus ASD. Da der Stand in VIVA nicht immer aktuell sein kann, sollen nur diejenigen Lehrerdaten aus VIVA übernommen werden, die offensichtlich korrekt sind. Im Anschluss daran müssen diejenigen Lehrerdaten, die nicht übernommen werden, verworfen werden, so dass die zuvor im Navigator angezeigte Lehrerliste jetzt leer ist.

Das Zentralsystem ASD bietet Daten zugewiesener Lehrkräfte zum Abgleich mit ASV an. Dabei muss für jeden der angebotenen Datensätze entschieden werden, welche Werte in die eigene ASV übernommen und welche nicht übernommen werden sollen. Diese Funktion steht immer nur im aktuellen Schuljahr zur Verfügung!

Eine Übernahme ohne kritische Prüfung von Änderungsvorschlägen scheint insbesondere in den folgenden Fällen bedenklich:

ASD bietet eine Lehrkraft an, die im betroffenen Schuljahr nicht mehr an der Schule tätig ist.
Die UPZ einer Lehrkraft weicht nachweislich von der durch ASD angebotenen UPZ ab.
Abordnungen, Anrechnungen oder Funktionen unterscheiden sich nachweislich von denen, die von ASD angeboten werden.

Um den Datenabgleich mit dem Zentralsystem ASD durchführen zu können, müssen zunächst Daten über die ASD-Schnittstelle abgeholt Daten abholen (1) und im zweiten Schritt über die Schaltfläche Lehrerdaten übernehmen übernommen werden (2).
Bitte beachten Sie, dass ein zukünftiger Prozess 'Daten abholen' erst wieder möglich ist, nachdem Sie den Prozess 'Lehrerdaten übernehmen' abgearbeitet haben indem Sie die angebotenen Änderungen entweder übernommen oder verworfen haben.

Der folgende Screenshot zeigt die konkreten Auswahlmöglichkeiten beim Datenabgleich an. Im Navigator werden Datensätze von Lehrkräften angeboten (1), sind die lokalen Werte und (2) sind die zentral in VIVA gespeicherten Werte, die nach eingehender Prüfung markiert (3) und anschließend übernommen oder verworfen werden (4).

Erst nach Abarbeiten aller Lehrkräfte ist der Vorgang vollständig abgeschlossen. Das Abholen der Lehrerdaten und die vollständige Abarbeitung aller angebotenen Lehrkräfte ist eine unmittelbare Voraussetzung für die Übermittlung einer US oder UP.

Abbruch der Übermittlung weil Lehrerdaten nicht vollständig übernommen
Falls noch nicht alle Lehrerdaten abgeglichen sind (Lehrkräfte stehen noch im Navigator), kann man ein erneutes Abholen nicht initiieren, bzw. ein Übermitteln der US ist - wie oben erwähnt - nicht möglich.
Problem: Klickt man eine Lehrkraft im Navigator an und wählt Änderungen (3) aus, sind die Schaltflächen markierte Änderungen übernehmen und markierte Änderungen verwerfen (4) immer noch ausgegraut. Lehrkräfte können daher nicht bearbeitet werden.
Lösung: Das Auswahlfeld bei nur empfohlene Merkmale anzeigen deaktivieren. Dann Datensätze markieren (3) und entweder übernehmen bzw. verwerfen. Ein erneutes Daten abholen bzw. die Übermittlung der US sollte nun möglich sein.

Schüler an ASD anmelden

anonymous@undisclosed.example.com (Anonymous) — Thu, 01 Feb 2024 08:22:55 +0000

Schüler an ASD anmelden

Befinden sich in ASV Schüler, die noch nicht an ASD angemeldet wurden können diese auch außerhalb eines Erhebungszeitraums (US, UP) bei ASD angemeldet werden. Wechseln Sie in der ASD-Schnittstelle auf den Reiter Übermittlung an ASD und klicken Sie auf die Schaltfläche Schüler bei ASD anmelden.

Sobald der Prozess anläuft, werden die angemeldeten Schüler „hochgezählt“.

Hier greift auch die unscharfe Schülersuche. Es kann sich die Auswahlmaske mit gefundenen Schülerdatensätzen in ASD öffnen. Markieren Sie in der linken Spalte eine Zeile und überprüfen Sie jeden Datensatz einzeln, ob Fall A oder B vorliegt. Bitte gehen Sie bitte bei der Fallunterscheidung äußerst gewissenhaft vor, um die Erzeugung von Schülerreferenzverdoppelungen zu vermeiden.

Sorgfältige Überpfüfung der Vergleichsdaten

Fall A: Keine Übereinstimmungen

In der rechten Spalte wird keine Person gelistet, bei der die Grunddaten mit denen in der linken Spalte markierten Zeile deutliche Ähnlichkeiten aufweisen (1). Dies entspricht mit wenigen Ausnahmen dem Normalfall bei Schülern aus dem Meldestellenimport bzw. den Einwohnermeldedaten. Bitte wählen Sie in diesem Fall ‚Neuen Schüler in ASD anlegen‘ (2):

Fall B: Deutliche Ähnlichkeit

In der rechten Spalte wird ein Datensatz bzw. eine Person gelistet, bei dem die Grunddaten mit denen in der linken Spalte markierten Zeile weitestgehend übereinstimmen (1). Es kann davon ausgegangen werden, dass es sich um denselben Schüler handelt. Klicken Sie in diesem Fall die entsprechende Zeile in der rechten Spalte an und wählen Sie ‚Schüler übernehmen‘ (2): Es hat sich gezeigt, dass es eine Reihe von Abweichungen gibt, welche sich durch unterschiedliche Schreibweisen erklären lassen:
• Max → Maximilian
• Hans-Dieter → Hans Dieter
• Pfaffenhofen → Pfaffenhofen a.d. Ilm
• Bagdad → Irak/Bagdad
• …

ACHTUNG:

Falls Schüler nicht angemeldet werden können, nehmen Sie Kontakt mit Ihrem zuständigen ASV-Multiplikator auf.
Bitte beachten Sie dabei Folgendes:
- Beim Löschen gilt die einfache Regelung: Gelöscht werden dürfen nur solche Kinder, die Ihre Schule noch nie besucht haben.
- Vor dem Löschen muss sichergestellt sein, dass der Verbleib verlässlich geklärt ist.

Generell gilt:

Schüler, die schon bei Ihnen Unterricht hatten, bekommen ein Austrittsdatum, verbleiben aber für den Rest des Jahres in der ursprünglichen Klasse. Eine Versetzung in eine Austrittsklasse, wie es in der WinSD üblich war, ist in der ASV weder nötig noch vorgesehen. Indem Sie den Haken bei ‚nur aktuelle‘ setzen, werden Ihnen ausgetretene Schüler nicht mehr angezeigt und auch auf Berichten etc. nicht mehr mit ausgegeben.

Nach dem erfolgreichen Anmelden der Schüler ist die Schaltfläche „Schüler bei ASD anmelden“ ausgegraut.

Pflege der Schülerdaten

anonymous@undisclosed.example.com (Anonymous) — Fri, 02 Feb 2024 09:26:23 +0000

Pflege der Schülerdaten

Sollten sich Änderungen bei den Schülern ergeben, die ein nachträgliches Hochversetzen ins aktuelle Schuljahr oder ein nachtägliches Ausplanen erfordern, beachten Sie bitte den Artikel Sammelversetzung.
Stellen Sie sicher, dass alle Schüler, die nach dem Anlegen des Planungsschuljahres in Ihre Schule eingetreten sind, auch im „neuen“ Schuljahr vorhanden sind. Falls Sie Schüler nachträgich in das neue Schuljahr hochversetzen müssen, gehen Sie vor, wie im Artikel zur Sammelversetzung beschrieben.

Um sicher zu gehen, dass alle Schüler, die nach dem Anlegen des Planungsschuljahres in die Schule eingetreten sind, auch in diesem vorhanden sind, gehen Sie wie folgt vor:
1. Wechseln Sie in das „alte Schuljahr“
2. Öffnen Sie das Schülermodul und wenden Sie den Filter „n. im nächsten Schuljahr“ an.
3. Blenden Sie im Navigator die Spalte „Austrittsdatum“ ein.
4. Überprüfen sie, ob bei allen gefilterten Schülern ein Austrittsdatum gesetzt ist. Fehlt eines, so muss dieser Schüler noch hochgezogen werden (Anleitung siehe oben).
Schüler, die zwar angemeldet wurden, jedoch nicht erschienen sind werden komplett gelöscht .
Schüler, die letztes Jahr an der Schule waren, dieses Jahr aber nicht erschienen sind → Austrittsdatum setzen auf 31.07.
Austrittdaten bei den Absolventen/Abgängern des vergangenen Schuljahres ergänzen (Austritt wohin, Ziel der JGSt am Ende des Schuljahr, Abschluss).
Hierzu ggf. in das vorherige Schuljahr wechseln
Feld „Ziel der Jahrgangsstufe im letzten Schuljahr“ setzen
Bei Wiederholern: Feld „Grund für wiederholten Besuch“ setzen. Wichtig: Nicht verwechseln mit den Eintragungen zur Schülerlaufbahn!
Werteliste zu Störungen/Schwächen mit den entsprechenden Werten laut Schülergutachten.
Gleichen Sie die Eintragungen bzgl. Offene/Gebundene Ganztagssschule bei den Schüler mit den aktuellen Daten ab.
Überprüfen Sie die Eintragungen bei den Schülern mittels Datenprüfung
Beachte: bei Fehlermeldung „Der ….. besuchte Bildungsgang #…# fehlt.“ ist wie folgt zu verfahren.

Unterrichtssituation US an Förderzentren

anonymous@undisclosed.example.com (Anonymous) — Thu, 28 Aug 2025 15:00:15 +0000

Unterrichtssituation US an Förderzentren

Hinweise zum aktuellen KMS zur Unterrichtssituation

Grundlage jeder Meldung der Unterrichtssituation ist stets das jeweils aktuelle KMS zur Unterrichtssituation, sowie sonstige Bestimmungen. Diese Online-Dokumentation sowie ASV ersetzen nicht das Lesen der Bestimmungen! Bitte verfolgen Sie die aktuellen KMS sowie die aktuellen RSS-Feeds

PL-Ausnahmen werden über das Ticketsystem zentral gesammelt, verwaltet und genehmigt.

Bewährtes Verfahren: Die Erklärung der Abgabe wird erst nach Sichtprüfung mit der zuständigen Regierung (SG 41) erklärt. Bitte beachten Sie hierzu die Informationen in den Fortbildungen.

Ablauf der Unterrichtssituation (US)

1. Vorbereitung Das neue Schuljahr muss von allen Schulen zwingend vor dem 1. August angelegt sein!

Software-Version von ASV prüfen und ggf. Update vornehmen
Anwendungsdaten und Wertelisten aktualisieren
Sicherung erstellen

2. Datenpflege
Klassen und Klassengruppen

Schüler

Fächerwahl

veraltete Fächer bereinigen
Fächer nach Stundentafel anlegen/Vorbelegung prüfen
Pflicht- und Wahlfächer definieren
Matrixspalten anlegen
Fächer in Matrix sortieren

Lehrkräfte

ggf. neue Lehrkräfte anlegen
Mobile Reserven pflegen
ggf. Lehrkräfte löschen bzw. als „nm - nicht melden“ führen
Beschäftigungsverhältnis und UPZ pflegen
Ermäßigungen eintragen
Abordnung von Lehrkräfte an außerschulische Dienststellen
Anrechnungen eintragen
Einsatz andere Schule (EAS)

Unterricht
Übersicht Matrix

Wiederherstellungspunkte der Unterrichtsmatrix verwalten
Arbeiten mit dem Infofenster
Modulbezogene Funktionen (Stunden wie Stundentafel setzen)
Zusatzfunktionen in der Matrix

Befüllen Matrix

Ganztagesangebote (oGT) (GGT)
Koppelungen
Zuordnung der Schüler zu den Unterrichtselementen

Besonderer Unterricht pflegen

Datei/Unterricht/Unterrichtsverteilung/Liste besonderer Unterricht

Datenprüfung

Anwendungsdaten und Wertelisten aktualisieren
Datenprüfung

3. Datenübermittlung

Anwendungsdaten und Wertelisten aktualisieren
Daten abholen (!Führen sie diesen Schritt nur einmal im Übermittlungszeitraum aus und gleichen sie die Lehrerdaten ab!)
Lehrerdaten übernehmen
Schüler in ASD anmelden
Summendaten ausfüllen
Ansprechpartner eintragen
Unterrichtssituation übermitteln
! Abgabe erklären !
Erstellen der regierungsspezifischen Schriftform der US
Export der "Rucksack-Datei" - bitte die Notwendigkeit der Übermittlung mit der jeweiligen Regierung absprechen

Bitte führen Sie die Tagesarbeit weiter im aktuellen Schuljahr durch und nicht im „Statistik“- Zeitfenster!

Summendaten ausfüllen

anonymous@undisclosed.example.com (Anonymous) — Mon, 19 Jan 2026 09:20:56 +0000

Summendaten ausfüllen

Klicken Sie auf dem Reiter „Übermittlung an ASD“ auf die Schaltfläche Summendaten erfassen. Geben Sie alle Zahlen (bei Fehlanzeige „0“ ) in die Erfassungsmaske ein.
Überprüfen sie unbedingt, ob sie alle editierbaren Zellen bearbeitet haben (Wert bzw. „0“ eintragen)!

Sortierung-Nr. Screenshot	Summendatentyp	Beschreibung
3	Einschulungskorridor	Anzahl der Schüler, bei denen der Beginn der Schulpflicht im aktuellen Schuljahr gemäß Art. 37 Abs. 1 S. 1 Nr. 2 BayEUG verschoben wurde (Einschulungskorridor).
4	Zurückstellung	Schulpflichtige Kinder, die gemäß Art. 37 Abs. 2 BayEUG im aktuellen Schuljahr zurückgestellt worden sind (einschl. Zurückstellungen, die bis zum 30.09.20xx ausgesprochen wurden).
5	Zurückstellung Lernbeh.	Nichteinschulung von Kindern mit Lernbehinderung im aktuellen Schuljahr wegen Zurückstellung (ohne Schüler in DiaFö-Klassen).
19	OGT - Kurzgruppen	Anzahl der staatlich geförderten Kurzgruppen der Schülerbetreuung bis 14.00 IJhr an Grundschulen und in der Grundschulstufe an Förderschulen (OGTS-Kurzgruppen)
20	externe Teilnehmer OGTS-Kurzgr.	Anzahl förderfähiger, externer Schüler in OGTS-Kurzgruppen; hier ausschließlich Schüler anderer Schulen, die am offenen Ganztag dieser Schule teilnehmen
21	OGT - Langgruppen erhöhte Förderung Jgst. 1/2	Offene Ganztagsangebote bis 16.00 Uhr (OGTS) - Anzahl der staatlich geförderten Gruppen mit erhöhter Förderung
22	OGT - Langgruppen Jgst. reguläre Förderung 1-4	Offene Ganztagsangebote bis 16.00 Uhr (OGTS) - Anzahl der staatlich geförderten Gruppen mit regulärer Förderung
23	ext. Zählschüler Langgr. 1/2	Anzahl förderfähiger, externer Zählschüler in OGTS-Langgruppen mit Schülern in Jahrgangsstufe 1 oder 2; hier ausschließlich Schüler anderer Schulen, die am offenen Ganztag dieser Schule teilnehmen.
24	ext. Zählschüler Langgr. 3/4	Anzahl förderfähiger, externer Zählschüler in OGTS-Langgruppen nur mit Schülern Jahrgangsstufe 3/4; hier ausschließlich Schüler anderer Schulen, die am offenen Ganztag dieser Schule teilnehmen.
25	OGT-Gruppen ab Jgst. 5	Anzahl der staatlich geförderten OGT-Gruppen (Jahrgangsstufen 5 bis 10)
26	ext. Zählschüler ab Jgst. 5	Anzahl förderfähiger , externer Zählschüler der Jahrgangsstufen 5-10 in OGT-Gruppen; hier ausschließlich Schüler anderer Schulen, die am offenen Ganztag dieser Schule teilnehmen
34	SVE_privat	Anzahl privat finanzierter SVE-Stunden ohne Kostenersatz
35	Vorjahr FöS-Schüler in KR	Anzahl der Schüler anderer Förderschulen in Klassen für Kranke bzw. an der Schule für Kranke im vergangenen Schuljahr.
36	Vorjahr GMS-Schüler in KR	Anzahl der Schüler aus Grundschulen oder Mittelschulen in Klassen für Kranke bzw. an der Schule für Kranke im vergangenen Schuljahr.
37	Vorjahr RS-Schüler in KR	Anzahl der Schüler aus Realschulen in Klassen für Kranke bzw. an der Schule für Kranke im vergangenen Schuljahr.
38	Vorjahr GY-Schüler in KR	Anzahl der Schüler aus Gymnasien in Klassen für Kranke bzw. an der Schule für Kranke im vergangenen Schuljahr.
39	Vorjahr BS-Schüler in KR	Anzahl der Schüler aus Berufsschulen in Klassen für Kranke bzw. an der Schule für Kranke im vergangenen Schuljahr.
40	Vorjahr so. Schüler in KR	Anzahl der Schüler aus sonstigen Schulen in Klassen für Kranke bzw. an der Schule für Kranke im vergangenen Schuljahr.
42	VJ Durchschnitt SOMATIK in KR	durchschnittliche Anzahl der Schüler in Klassen für Kranke bzw. an der Schule für Kranke im vergangenen Schuljahr je Jahresunterrichtstag (Bereich Somatik/Psychosomatik)
43	VJ Durchschnitt PSYCH. in KR	durchschnittliche Anzahl der Schüler in Klassen für Kranke bzw. an der Schule für Kranke im vergangenen Schuljahr je Jahresunterrichtstag (Psychiatrie)

Hinweise zur Berechnung der Zählschüler:

Schüler mit Teilnahme an 4 oder 5 Tagen pro Woche = 1 Zählschüler
Schüler mit Teilnahme an 3 Tagen pro Woche = 0,75 Zählschüler
Schüler mit Teilnahme an 2 Tagen pro Woche = 0,5 Zählschüler

Anzahl Zählschüler = Summe der Betreuungstage (aller Schüler) : 4 (auf Ganze gerundet)
(vgl. KMBek OGTS Jgst. 1 bis 4 Nr. 2.3.3.4 f. bzw. 3.3.3.5 f. sowie OGTS ab Jgst. 5 Nr. 2.5.3 f. bzw. 3.5.3 f.

Da Schüler unter bestimmten Voraussetzungen auch zugleich an zwei verschiedenen Gruppen teilnehmen können, wurden die Schlüssel im Modul Schüler, Reiter Erweiterungen, ergänzt:

Kurzform	Beschreibung
G	Teilnahme am Ganztagsschulbetrieb in gebundener Form.
OF-Kg_mFö	Staatlich geförderte Teilnahme am Ganztagsschulbetrieb in offener Form an dieser Schule in einer Kurzgruppe.
OF-Lg_mFö	Staatlich geförderte Teilnahme am Ganztagsschulbetrieb in offener Form an dieser Schule in einer Lurzgruppe.
OF-aS_mFö	Staatlich geförderte Teilnahme am Ganztagsschulbetrieb in offener Form an einer anderen Schule.
OF-aE_mFö	Staatlich geförderte Teilnahme am Ganztagsschulbetrieb in offener Form an einer angeschlossenen Einrichtung.
OF-dS_oFö	Teilnahme an Ganztagsangeboten in offener Form gemäß Definitionenkatalog der KMK an dieser Schule; für diesen Schüler erhält die Schule aber keine staatliche Förderung
OF-KL_mFö	An 2 Tagen staatlich geförderte Teilnahme an einer Langgruppe bis 16 Uhr und an mind. 2 weiteren Tagen an einer Kurzgruppe.
M	Teilnahme an einer regulären Mittagsbetreuung, die auf der Grundlage eines staatlich geförderten Mittagsbetreuungsangebotes basiert.
V	Teilnahme an einer verlängerten Mittagsbetreuung, die auf der Grundlage eines staatlich geförderten Mittagsbetreuungsangebotes basiert.
S	Der Wert „S - Schule mit OGT Angebot“ darf beim Schüler nicht gesetzt werden. Dieser Schlüssel ist für das Schulprofil vorgesehen.
HPT	Nachmittagliche Unterbringung in einer Heilpädagogischen Tagesstätte.

Unterrichtssituation übermitteln

anonymous@undisclosed.example.com (Anonymous) — Thu, 01 Feb 2024 08:59:24 +0000

Unterrichtssituation übermitteln

Wechseln Sie auf den Reiter Übermittlung an ASD und erfassen Sie einen Kommentar (optional) zu den von Ihnen übermittelten Daten, der sich an die Schulaufsicht richten sollte, die Ihre Datenlieferung anschließend überprüfen wird.
Bei einer erneuten Datenübermittlung bietet sich an, hier die von Ihnen vorgenommenen Änderungen zu beschreiben.
Zur Datenübermittlung klicken Sie auf die Schaltfläche Daten übermitteln.

Zunächst werden die von Ihnen vorbereiteten Daten von der ASD-Schnittstelle geprüft. Der Vorgang dauert abhängig von der Schulgröße einige Minuten.
Sollten Muss-Fehler beim Vergleich der Daten mit der ASD-Schnittstelle gefunden werden, bekommen Sie eine Liste mit Fehlern, welche wiederum abgearbeitet werden müssen.
Sollten keine Fehler auftauchen, erscheint ein „Fortschrittsbalken“ bis die Daten „hochgeladen“ sind.
Im Falle einer ordnungsgemäßen Übermittlung wird die Meldung bestätigt und Daten übermitteln wird grün angezeigt.

Die Übermittlungen an ASD zu bestimmten Terminen sind abhängig von den schulspezifisch gespeicherten Erhebungsterminen, die die Schule über Daten abholen von der Schnittstelle ASD bezieht.

Die Schaltflächen in diesem Bereich werden

Rot hervorgehoben und aktiviert, wenn der Abgabetermin überschritten ist, die Schule die Datenübermittlung durchführen muss, und die Übermittlung noch nicht (wieder) stattgefunden hat. Auch mit einem Rot hervorgehobenen Button lässt sich eine Übermittlung anstoßen.
Grau hervorgehoben und deaktiviert, wenn der Abgabetermin überschritten ist, die Schule die Datenübermittlung durchführen kann, aber nicht muss, und die Übermittlung noch nicht stattgefunden hat. Ebenso grau hervorgehoben und deaktiviert, wenn die Schule die Datenübermittlung durchführen kann oder muss, der Stichtag aber noch nicht erreicht ist.
Gelb hervorgehoben und aktiviert, wenn der Stichtag erreicht, aber der Abgabetermin noch nicht überschritten ist, und die Schule die Datenübermittlung durchführen muss.
ausgeblendet, wenn die Schule die Datenübermittlung nicht durchführen kann.
Grün hervorgehoben (und aktiviert, wenn der Abgabetermin noch nicht erreicht ist bzw. deaktiviert, wenn der Abgabetermin bereits erreicht ist bzw. bei US die Abgabeerklärung erfolgt ist), wenn die Übermittlung erfolgreich war, d. h. die Quittungen von ASD zur Übermittlung keinen Fehler ergeben haben.

Wurden die Daten übermittelt erscheint folgendes Fenster:

Weiterführende Hinweise finden Sie auch in den Hinweisen zur Übermittlung der US (für alle Schularten).

Nach der Übermittlung der Daten ist die Abgabe der US noch nicht beendet! Beachten Sie die weiteren Schritte!

Sie können, bis Sie selbst die Abgabe erklären (siehe unten), jederzeit selbständig eine erneute Übermittlung starten. Ihre alten Daten werden damit in ASD überschrieben. Die Datenhoheit liegt zum jetzigen Zeitpunkt noch bei Ihnen.

Arbeiten nach der Übermittlung der (Roh-)Daten

Nachdem die Daten übermittelt wurden werden diese in ASD eingebucht. Dieser Prozess kann je nach Belastung von ASD im Lieferzeitraum länger dauern. Sind die Daten in ASD eingebucht, werden Summendaten und Quittungen generiert und sind spätestens am nächsten Tag verfügbar. Folgende Schritte sind dann noch durchzuführen:

Quittungen abholen

Im Reiter „Übermittlung aus ASD“ können die Quittungen abgeholt werden.

Sollten Sie hier Fehlermeldungen erhalten, korrigieren Sie diese Fehler mit den Tasten Transferquittungen bzw. Plausiquittungen bearbeiten.
Danach starten sie die Übermittlung erneut.

Kontrollzahlen anschauen

Wenn Sie keine Quittungen vorligen haben, müssen Sie im nächsten Schritt die in ASD generierten Kontrollzahlen ansehen und bestätigen. Dazu ist nun der Button im Reiter „Übermittlung an ASD“ aktiv.

Dabei werden die aus ASD zurückgemeldeten Zahlen mit denen in ASV vorliegenden verglichen. Drucken Sie diesen Vergleich aus.

Bei den Lehrkräften können geringfügige Differenzen vorliegen. Ein möglicher Grund für solche Differenzen kann sein, wenn in ASD noch Lehrkräfte geführt werden, die nicht mehr nach ASV übernommen werden (z.B. StudRefs, die Ausbildung abgebrochen haben). Sollten sich diese Differenzen nach einer Überprüfung der Lehrerdaten in ASV nicht bereinigen lassen, können sie ignoriert werden.

Beachten Sie jedoch, dass insbesondere die Schüler- und Klassenzahlen übereinstimmen müssen!

Sollten bei den Klassen und/oder Schülern Differenzen vorliegen, die Sie sich nicht erklären können, wenden Sie sich an Ihren Multiplikator.

Zuordnung von Schülern zu Unterrichten

anonymous@undisclosed.example.com (Anonymous) — Thu, 01 Feb 2024 08:17:15 +0000

Zuordnung von Schülern zu Unterrichten

Führen Sie vor der Zuordnung zuerst die Fächerwahl der Schüler durch!

Damit das Programm die Zuordnung der Schüler besser vornehmen kann, tragen Sie in geteilten Unterrichten bitte die Abweichung von der Stundentafel ein, z.B. „T - Teilung wegen Gruppengröße“ in den Fachpraxis-Gruppen. Sind zwei Fachgruppen in der Matrix enthalten und eine Abweichung eingetragen, so werden die Schüler nur in die erste Gruppe gesetzt. Ist keine Abweichung eingetragen, werden die Schüler beiden Gruppen zugeordnet.

Automatische Zuordnung

Nach der Fächerwahl können den Unterrichtselementen Schüler zugeordnet werden. Öffnen Sie dazu am Besten Datei → Unterricht → Unterrichtsverteilung → Liste Pflicht-/Wahlpflichtunterricht. Hier können Sie in der entsprechenden Spalte sehen, welche Unterrichte noch leer sind. Durch Klicken auf den Spaltenkopf wird die Liste entsprechend sortiert!

Nun können Sie über die modulbezogenen Funktionen bzw. über den Shortcut die Schüler automatisch zuordnen lassen:

Treffen Sie hierzu die Einstellung „In allen Unterrichtselementen der Schule …“ „Schülerzuordnung automatisch aktalisieren und tatsächliche Schülerzahl erneut auszählen.“. Dies kann einige Minuten dauern.

Danach sollte den meisten Unterrichtselementen Schüler zugeordnet sein.

Nacharbeiten

Die Unterrichtselemente, die bei den Klassen geteilt sind (mehrere Spalten in der Matrix) müssen noch händisch gepflegt werden. Dies sind in der Regel Teilungen (z.B. in Fachpraxis). Bei mehreren Gruppen kann das Programm nicht wissen welcher Schüler in welcher Gruppe ist.

Öffnen Sie bei den betroffenen Unterrichtelementen den Dialog „Schüler im Kurs“ und folgen Sie den in der Abbildung beschriebenen Schritten.

Am Ende können Sie in der „Liste Pflicht-/Wahlpflichtunterricht“ noch die Zahlen der tatsächlichen Schüler im Kurs kontrollieren.

Besonderer Unterricht

Auch dem Besonderen Unterricht (Datei → Unterricht → Unterrichtsverteilung → Liste Besonderer unterricht) müssen zur US Schüler zugewiesen werden.

Ordnen Sie bitte dem jeweiligen besonderen Unterricht möglichst nur diejenigen Schüler zu, die tatsächlich diesen Unterricht besuchen. Wahllose Zuordnungen könnten zu Rückfragen bei der schulaufsichtlichen Prüfung führen.