Amtliche Schulverwaltung - Dokumentation - fz:zeugnisse

Zeugnisausdruck

anonymous@undisclosed.example.com (Anonymous) — Fri, 20 Nov 2020 07:59:42 +0000

Zeugnisausdruck

Da ein Import der Zeugnisse aus WORD zurück in ASV nicht möglich ist, müssen die erstellten Zeugnisse auch aus Word heraus ausgedruckt werden. Diese können nicht klassenweise gedruckt werden, da ja jedes Zeugnis als Einzeldokument angelegt wurde.

Falls die Zeugnisse zu Hause geschrieben werden, aber in der Schule gedruckt werden sollen, muss auf unterschiedliche Druckereinstellungen geachtet werden. Dies könnte durch den Druck in ein PDF-Dokument verhindert werden, das dann ohne Veränderung der Formatierung auf jedem beliebigen Drucker ausgedruckt werden könnte.

Ein digitales Siegel ist in den Wordformularen nicht vorgesehen.

Zeugniserstellung mit Hilfe der Office-Schnittstelle

anonymous@undisclosed.example.com (Anonymous) — Thu, 01 Feb 2024 14:32:26 +0000

Zeugniserstellung mit Hilfe der Office-Schnittstelle

Bitte beachten Sie bei der Auswahl der Zeugnisse, den richtigen Förderschwerpunkt zu wählen. Gerade in den Jahrgangsstufe 1, 1A und 2 stehen für jeden Förderschwerpunkt eigene Vorlagen zur Verfügung. Die Vorlagen, die speziell mit DFK bezeichnet sind, werden genutzt, wenn das Kind nach dem Grundschullehrplan unterrichtet wird (Beispiel: am SFZ wird es nicht nach dem Lehrplan Lernen, sondern nach dem LehrplanPlus GS unterrichtet).

Bitte achten Sie auf eine datenschutzkonforme Weitergabe der Zeugnisse!

Häufig auftretende Schwierigkeiten

Einzelne Zeugnisse werden nicht angezeigt oder beinhalten trotz Rückmeldung des ASV-Multiplikators weiterhin Fehler:

Bitte Aktualisieren Sie vor jedem Arbeiten an den Zeugnissen die Anwendungsdaten.

Als Lehrplanbezug wird am Ende des Zeugnisses „fehlender Förderschwerpunkt“ angezeigt:

Bitte überprüfen Sie, ob im Schülermodul auf dem Reiter Laufbahn der Lehrplan richtig eingetragen ist.

Das Zeugnis für den QA bzw. MSA wird nicht erstellt:

Bitte beachten Sie, dass hierfür einige Voreinstellungen notwendig sind, die dirket auf das Zeugnis gedruckt werden. Hierzu hilft Ihnen die Onlinedokumentation.

Schüler werden mit dem falschen Religionsunterricht ausgegeben.

Der Aufdruck zur Teilnahme am Religionsunterricht erfolgt auf Grundlage der Eintragungen in ASV. Im Schülermodul muss auf dem Reiter Unterricht die entsprechende Teilnahme am Religionsunterricht aufgeführt sein, die auch auf dem zeugnis erscheinen soll.

Export der Zeugnisschablonen

anonymous@undisclosed.example.com (Anonymous) — Fri, 20 Nov 2020 07:26:15 +0000

Export der Zeugnisschablonen

Die Zeugnisschablonen erreicht man über das Modul Berichtsbibliothek-Auswertung.

Im Navigator finden Sie die Zeugnisschablonen im Datenbereich Schüler unter Typ Zgn und Modus Office-Schablone.

Im folgenden Beispiel wird der Export der Zeugnisschablonen für die Schüler der Klasse 3A beschrieben:

Markieren Sie den Bericht Zeugnis GS Zwischenzeugnis 3 im Navigator.
Betätigen Sie die Schaltfläche gewählt. Das Modul Berichtsbibliothek-Auswertung wechselt automatisch in den Reiter Berichtsschablone/Paket anwenden. Sie können alternativ dazu auch den Namen des Berichts mit einem Doppelklick auswählen.

Wählen Sie im Navigator die gewünschte Klasse aus.
Betätigen Sie die Schaltfläche anwenden.

In einem neuen Fenster wählen Sie das Verzeichnis aus, in der die Zeugnisschablonen gespeichert werden sollen.

Wenn Sie die Schaltfläche Öffnen betätigen, wird für jeden Schüler dieser Klasse eine Office-Datei erstellt.

Zur Bestätigen der angelegten Dateien erhalten Sie folgende Meldung:

Diese Office-Dateien können nun auf einen Datenträger verschlüsselt an die Lehrkräfte zum Erfassen der Zeugnisse weitergegeben werden.

Aufbau der Berichtsnamen

anonymous@undisclosed.example.com (Anonymous) — Fri, 02 Feb 2024 07:59:48 +0000

Da Zeugnisse nur schulartspezifisch in ASV zugewiesen werden können und nicht den einzelnen Förderschwerpunkten, befinden sich sehr viele Zeugnisformularen in der Berichtsbibliothek im Datenbereich Schüler. Dadurch wird es schnell unübersichtlich.

Um sich auf wichtige Zeugnisse zu begrenzen, bietet es sich an, einen Filter (siehe unten) zu nutzen.

Aufbau der Berichtsnamen

Der Name der Zeugnisberichte ist immer identisch aufgebaut und besteht aus folgenden Bestandteilen:

Zeugnis + FZ + Abkürzung Förderschwerpunkt + Jahrgangsstufe

Die Abkürzungen für die Zeugnisse:

ZZ = Zwischenzeugnis
JZ = Jahreszeugnis
AZ = Abschlusszeugnis

Die Abkürzungen für die Förderschwerpunkte entsprechen den ASV-Abkürzungen:

LE = Lernen
gE = geistige Entwicklung
DFK = Diagnose- und Förderklasse
KME = körperliche und motorische Entwicklung
ESE = emotionale und soziale Entwicklung
SE = Sehen
SR = Sprache
H = Hören

Filter anwenden

Berichtsbibliothek öffnen
Filter wählen
Neuen Filter erstellen und benennen
Reiter: Filterdefinition
Filter definieren
1. Teilbereich: Bibliothek | Vergleichsfeld: Berichtsname | Vergl.operator: enthält | Vergleichswert(e): Zeugnis und
2. Teilbereich: Bibliothek | Vergleichsfeld: Berichtsname | Vergl.operator: enthält | Vergleichswert(e): Abkürzung Förderschwerpunkt
Filter übernehmen
Jetzt werden statt der über 60 Zeugnisvorlagen der Förderzentren nur noch alle relevanten Zeugnisse angezeigt

Wählen sie folgende Abkürzung für Ihren benötigten Förderschwerpunkt:

Lernen - LE
geistige Entwicklung - gE
restlichen Förderschwerpunkte - KME

Lehrplan eintragen

anonymous@undisclosed.example.com (Anonymous) — Thu, 01 Feb 2024 15:02:54 +0000

Lehrplan eintragen

Damit die richtigen Fächerbezeichnungen in den Zeugnissen gedruckt werden können, benötigt ASV die Information des Lehrplans, nach dem die Schüler unterrichtet werden.

Die Eintragungen zum Lehrplan erfolgen im Schülermodul auf dem Reiter Laufbahn.

Die Eintragungen im Lehrplan sind nicht relevant für die Statistik (Unterrichtsplanung und Unterrichtssituation) und werden nicht nach ASD übertragen.

Um das richtige Zeugnis zu erzeugen, wird beim Lehrplan der Förderschwerpunkt der Schüler eingetragen. Die Werte LehrplanPlusGS und LehrplanPusMS werden nur genutzt, wenn es sich um eine offene Klasse an einem Förderzentrum handelt, in der kein Vermerk auf den Lehrplan im Zeugnis erfolgt. Es werden die Zeugnisse für ESE, KME und SR genutzt, da diese den Vorlagen der Grund- und Mittelschule entsprechen.

Andernfalls erscheint am Ende des Zeugnisses der Hinweistext: Schülername wird/wurde nach dem Lehrplan Grundschule/mittelschule in Adaption an den Förderschwerpunkt … (Lernen, Sehen, Hören, körperliche und motorische Entwicklung, Sprache, emotionale und soziale Entwicklung oder geistige Entwicklung) unterrichtet.

Rufname eintragen

anonymous@undisclosed.example.com (Anonymous) — Tue, 27 Jun 2023 12:55:07 +0000

Rufname eintragen

In den Zeugnissen wird auf Geschlechtsneutralität geachtet. Somit wird verhindert, dass ein Schüler mit „der Schüler bzw. die Schülerin“ oder „er bzw. sie“ angesprochen wird. Es wird jeweils der Name des Schülers benutzt. Die Zeugnisschablone greift zur besseren Lesbarkeit nicht auf alle Vornamen zurück, sondern teilweise nur auf den Rufnamen. Dieser muss bei den Schülern eingetragen sein.

Die Eintragungen zum Rufnamen finden Sie im Schülermodul auf dem Reiter Grunddaten. Alle hier eingetragen Namensbestandteile werden auch auf das Zeugnis gedruckt.

Wahlfach mit Note konfigurieren

anonymous@undisclosed.example.com (Anonymous) — Fri, 20 Nov 2020 07:23:41 +0000

Wahlfach mit Note konfigurieren

Diese Seite betrifft nur Förderzentren, die nach dem LehrplanPlus Grund- bzw. Mittelschule unterrichten!

Haben Schüler aus dem besonderen Unterricht ein Wahlfach mit Note belegt (oft Informatik oder Buchführung), muss das Fach gesondert bearbeitet werden, damit es als Wahlfach im Zeugnis (Officeschablone) mit Notenfeld erscheint.

Vorgehen:
Fächermodul aufrufen, entsprechendes Wahlfach markieren, Einstellungen anpassen (siehe Screenshot)

Unter Besonderheit im Zeugnis muss Wahlfach mit Note ausgewählt werden.
Nun werden beim Export aus ASV in die Officeschablone die jeweilig bearbeiteten und individuell belegten Wahlfächer ausgegeben.

Optional: Zeugnisdatentransport absichern mit 7Zip

anonymous@undisclosed.example.com (Anonymous) — Thu, 01 Feb 2024 10:39:38 +0000

Optional: Zeugnisdatentransport absichern mit 7Zip

Download und Installation:

Download unter http://www.7-zip.de/download.html
Installation (ggf. Admin-Rechte benötigt)

Verschlüsselte „7z“-Datei erstellen

rechter Mausklick auf Verzeichnis bzw. Zeugnisdateien /7zip / Zu einem Archiv hinzufügen (mit linker Maustaste bestätigen)
ggf. unter Archiv Dateinamen anpassen
Auswahl 7z bei Archivformat (falls nicht vorgegeben)
Passwort bei Verschlüsselung eingeben
Kästchen Dateinamen verschlüsseln auswählen
mit OK bestätigen
verschlüsselte 7z-Datei an E-Mail anhängen
Text der E-Mail ohne personenbezogene Daten senden (diese stehen im verschlüsselten Anhang)

Verschlüsselte „7z“-Datei entschlüsseln

7z-Datei aus E-Mail lokal speichern
rechter Mausklick auf diese Datei 7z / Datei / 7Zip / Hier entpacken (mit linker Maustaste bestätigen)
Passwort eingeben
mit OK bestätigen
entschlüsselte Dateien wie gewohnt öffnen oder bearbeiten

Praktische Arbeit mit den Zeugnissen in Word

anonymous@undisclosed.example.com (Anonymous) — Thu, 01 Feb 2024 10:59:59 +0000

Praktische Arbeit mit den Zeugnissen in Word

Rufen Sie die jeweiligen Word-Dokumente auf und bearbeiten Sie die ausfüllbaren Felder. Die fertigen Zeugnisse werden nicht mehr in ASV zurückgespielt. Die abgespeicherten Zeugnisse können Sie nach der Bearbeitung zum Drucken wieder mit in die Schule nehmen.
Zur Bearbeitung der Zeugnisse benötigen Sie mindestens die Word-Version ab 2007.

Manchmal wird in der Titelleiste beim Öffnen des Dokuments [Kompatibilitätsmodus] angezeigt. Dann darf das Dokument auf keinen Fall auf die neuere Dateiversion konvertiert werden, da sich sonst die Rahmenlininien bei einigen Zeugnisschablonen verschieben. Dieser Vorgang kann auch nicht mehr rückgängig gemacht werden. Hier geht man einfach auf „Speichern“ und behält den Kompatibilitätsmodus bei.

Am oberen Zeugnisrand ist ein Feld, bei dem man folgende Texte auswählen kann: Zweitschrift, Abdruck, etc.
Texteingabe in den jeweiligen Formularfeldern:
- Formatierungen wie Schriftart, Schriftschnitt sollten natürlich von den Lehrkräften nicht vorgenommen werden.
- Maximal die Änderung der Schriftgröße um einen „Punkt“, sind zu akzeptieren. Eingestellt ist Schriftgröße 11.
- Rechtschreibprüfung mit Word ist möglich.
- Trennung ist händisch möglich (möglichst Tastenkombination „[Strg] -“ um einen „bedingten Trennstrich“ zu erzeugen, der nur am Zeilenende sichtbar ist).
- Textblöcke aus externen Anwendungen können reinkopiert werden.
Die Noteneingabe erfolgt durch Auswahlfelder.

Es kann je nach verwendeter MS Office Wordversion zu dem Fehler kommen, dass die Leerzeichen nicht übernommen werden. Abhilfe schafft hier, das verwendete MS Office auf den aktuellsten Updatestand zu bringen.

Anpassung einer Office- Schablone

anonymous@undisclosed.example.com (Anonymous) — Mon, 14 Jun 2021 06:43:53 +0000

Anpassung einer Office- Schablone

Die Office-Schablonen entsprechen der offiziellen Vorlage der Fachabteilung Förderschulen am Kultusministerium. Änderungen dürfen nur im begrenzten Rahmen durchgeführt werden und sollten mit der Schulleitung, sowie der Schulaufsicht, abgestimmt sein.

Eine zentral bereitgestellte Office- Schablone (z.B. Zeugnisschablone) kann nur in dem entsprechenden Textverarbeitungsprogramm bearbeitet werden. Eine unmittelbare Bearbeitung in ASV ist nicht möglich. Nur in seltenen Ausnahmefällen ist es nötig, Änderungen an den Zeugnisschablonen vorzunehmen. Gehen Sie hierzu folgendermaßen vor:

Öffnen Sie über Datei / Verwaltung / Berichtsbibliothek die Berichtsbibliothek-Verwaltung und wählen Sie dort im Datenbereich Schüler (1) die entsprechende Zeugnisschablone aus (2). Nun klicken Sie auf die Schaltfläche exportieren (3) und speichern die Datei ab (4).

Dann „reimportieren“ Sie diese Datei, indem Sie auf die Schaltfläche importieren klicken (1) und Import mit neuem Namen wählen (2).

Die importierte Berichtsschablone ist nun mit neuem Namen (Namenserweiterung IMP_…) im Navigator aufgelistet (1). Wählen Sie diese aus und klicken auf Modulbezogene Funktionen / Export/Import / Office-Schablone(n) exportieren. Speichern Sie die Datei als Dateityp *.docx (2).

Nun kann die Zeugnisschablone in Word geöffnet und dort bearbeitet werden. Dazu heben Sie den Dokumentenschutz (über Entwicklertools) auf und aktivieren diesen wieder, nachdem Sie die nötigen Änderungen im Office-Dokument durchgeführt haben. Speichern Sie das Dokument als Dateityp *.docx ab.

Falls das Menü Entwicklertools in Word nicht angezeigt wird, können Sie es in Word über Datei / Optionen / Menüband anpassen sichtbar machen, indem Sie unter Menüband anpassen den Haken bei Entwicklertools setzen.

Wählen Sie in der Berichtsbibliothek-Verwaltung den importierten Zeugnisbericht erneut aus (1) und klicken Sie auf die Schaltfläche bearbeiten (2). Im Fenster Office-Schablone bearbeiten klicken Sie auf die Schaltfläche Office-Dokument austauschen (3) und wählen das überarbeitete Office-Dokument aus. Bestätigen Sie abschließend mit OK (4). Damit ist dem importierten Zeugnisbericht die neue Office-Schablone zugeordnet.