Amtliche Schulverwaltung - Dokumentation - gms:jahresabschluss

Abgehende Schüler der Grundschule / Übertritt an weiterführende Schulen

anonymous@undisclosed.example.com (Anonymous) — Thu, 23 Nov 2023 10:28:50 +0000

Abgehende Schüler der Grundschule / Übertritt an weiterführende Schulen

Im aktuellen Schuljahr müssen bei den abgehenden Schülern (z.B. bei Wechsel an eine andere Schule oder Übertritt an eine weiterführende Schule wie Mittelschule, Realschule oder Gymnasium) folgende Datenfelder im Schülermodul befüllt werden:

Es muss ein Austrittsdatum gesetzt werden (in der Regel der letzte Schultag des aktuellen Jahres)
Es muss der Austritt wohin ergänzt werden (optionaler Eintrag der Schulnummer der aufnehmenden Schule)
Es muss der Abschluss eintragen werden (Eintrag OV für „ohne Abschluss, vor Erfüllung der Volksschulpflicht“)
Es muss das Ziel der Jahrgangsstufe eintragen werden. (Eintrag e für „Klassenziel erreicht“)

Dies geht schnell über eine Sammeländerung und wird im Folgenden beschrieben.

Sammeländerungen

Viele Änderungen können Sie direkt schnell per Sammeländerung für alle Abgangsschüler eintragen. Sie erreichen die Sammeländerung über Datei / Verwaltung / Sammeländerungen:

Wählen Sie zuerst den Datenbereich Schüler im Navigator:

Im Folgenden sehen Sie jeweils in den Screenshots, welche Eintragungen für die entsprechenden Änderungen vorgenommen werden müssen:

Austritt am (voraussichtlich):

Im Bereich Neuer Wert muss ein Austrittsdatum gesetzt werden (in der Regel der letzte Schultag des aktuellen Jahres)

Abschluss:

Ziel der Jahrgangsstufe am Ende des Schuljahres:

Führen Sie nach Ausfüllen der Änderungswünsche die Sammeländerung jeweils für die passenden Klassen aus.

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Fremdsprache in der 3. Jahrgangsstufe

anonymous@undisclosed.example.com (Anonymous) — Fri, 24 Nov 2023 12:21:29 +0000

Fremdsprache in der 3. Jahrgangsstufe

Bei den Schülern der 3. Jahrgangsstufe muss Englisch als Fremdsprache in die Laufbahn eingetragen werden.

Wir empfehlen die automatische Einpflege (im Zuge der UP) über die Fächerwahl.
Sobald über die Fächerwahl Englisch bei den Schülern eingetragen wird, erscheint die Fremdsprache auch auf dem Reiter Laufbahn. Wählen Sie beim ersten Schüler der dritten Klassen Englisch als Fremdsprache aus (siehe 1). Per Rechtsklick können Sie ein Menü öffnen, mit dem Sie Englisch (siehe 2) für alle Schüler übernehmen können.

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Klassen überprüfen

anonymous@undisclosed.example.com (Anonymous) — Mon, 04 Dec 2023 14:59:39 +0000

Klassen überprüfen

Die folgenden Arbeiten müssen im Planungsschuljahr (1) durchgeführt werden.

Kontrollieren Sie im Modul Klassen, ob alle Klassen / Klassengruppen wie geplant vorhanden sind und ob (soweit bekannt) deren Klassenleiter eingetragen sind.

Um bereits jetzt die US vorzubereiten, kann man die Klassen / Klassengruppen prüfen. Wechseln Sie zur Datenprüfung ins Menü Datei / Verwaltung / Datenprüfung und rufen Sie im Datenbereich Klassen / Klassengruppen (2) die unterjährige PL und Oktoberstatistik (3) auf. Es wird empfohlen, nur die Muss-Fehler (4) zu prüfen.

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Eingangsklassen / Neue Schüler

anonymous@undisclosed.example.com (Anonymous) — Fri, 24 Nov 2023 09:21:45 +0000

Eingangsklassen / Neue Schüler

Die folgenden Arbeiten müssen im Planungsschuljahr (1) durchgeführt werden.

Um bereits jetzt die US vorzubereiten, kann man die Schüler der Eingangsklassen sowie die sonstigen neu an die Schule gekommenen Schüler prüfen. Wechseln Sie zur Datenprüfung ins Menü Datei / Verwaltung / Datenprüfung und rufen Sie im Datenbereich Schüler (2) die unterjährige PL und Oktoberstatistik (3) auf. Es wird empfohlen, nur die Muss-Fehler (4) zu prüfen.

ACHTUNG: Möglicherweise gibt es zu diesem Zeitpunkt noch mehrere Fehler zum Unterricht der Schüler. Diese Fehler erscheinen, wenn die Fächerwahl noch nicht durchgeführt wurde. Die Fächerwahl muss erst zur Abgabe der US fertiggestellt sein, kann aber bereits jetzt erledigt werden.

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Umgang mit "Rückstellern" am Ende des Schuljahres

anonymous@undisclosed.example.com (Anonymous) — Thu, 23 Nov 2023 11:37:58 +0000

Umgang mit "Rückstellern" am Ende des Schuljahres

Die von den Meldeämtern importierten Schüler, die nicht eingeschult wurden, müssen laut DSGVO aus ASV gelöscht werden, da eine Datenvorratsspeicherung nicht gestattet ist.

Es sind dennoch Situationen denkbar, in denen Sie eine ORG-Klasse haben könnten: Sie könnten etwa die Schuldaten an ASD hochgeladen haben und nun befürchten, dass bei einem erneutem Einlesen der Meldedaten Schülerdubletten entstehen.
Stellen Sie in diesem Fall unbedingt sicher und zwar, bevor Sie das neue Schuljahr einrichten, dass die ORG-Klasse mit den Rückstellern eine Zielklasse (1. Klasse im Planungsschuljahr) erhält. Andernfalls können sich folgende Sonderfälle ergeben.

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Jahrgangsstufen 2 - 4

anonymous@undisclosed.example.com (Anonymous) — Fri, 24 Nov 2023 09:43:56 +0000

Jahrgangsstufen 2 - 4

Die folgenden Arbeiten müssen im Planungsschuljahr durchgeführt werden.

1.) Bei allen Schülern, die das Ziel der Jahrgangsstufe des Vorjahres erreicht haben, ist über eine Sammeländerung (siehe oberer Screenshot) „e“ (Klassenziel erreicht) einzutragen. Falls Sie die Sammeländerung nicht verwenden möchten, können Sie die Änderungen bei einzelnen Schülern im Modul Schüler / Reiter Schuljahr auch händisch vornehmen.

2.) Bei allen Schülern, die eine Klasse wiederholen, muss manuell „nv“ (nicht vorgerückt) (1) und der Grund für den wiederholten Besuch der Jahrgangsstufe (2) eingetragen werden.

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Abgehende Schüler der Mittelschule, Eintragungen im Überblick

anonymous@undisclosed.example.com (Anonymous) — Wed, 31 Jan 2024 14:00:46 +0000

Abgehende Schüler der Mittelschule, Eintragungen im Überblick

Im aktuellen Schuljahr müssen bei den abgehenden Schülern folgende Datenfelder im Schülermodul befüllt werden:

Es muss ein Austrittsdatum gesetzt werden.
Es muss der Austritt wohin ergänzt werden (optionaler Eintrag der Schulnummer der aufnehmenden Schule).
Es muss der Abschluss eintragen werden (z.B. Eintrag QUAL für „Qualifizierenden Mittelschulabschluss“)
Es muss das Ziel der Jahrgangsstufe eintragen werden. (Eintrag e für „Klassenziel erreicht“)

Sammeländerungen

Viele Änderungen können Sie direkt schnell per Sammeländerung für alle Abgangsschüler eintragen. Im Folgenden sehen Sie, welche Einträge unter Datei / Verwaltung / Sammeländerungen vorgenommen werden müssen.

Wählen Sie den Datenbereich Schüler im Navigator.

Abschlussarbeiten MS:

Setzen Sie bitte in der Zeile Austritt am (voraussichtlich) bei der Spalte Neuer Wert (1) das für das Schuljahr passende Datum ein.

Führen Sie nach Ausfüllen der Änderungswünsche die Sammeländerung jeweils für die passenden Klassen aus (2).

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Pflege von externen Prüfungsteilnehmern QA/MA

anonymous@undisclosed.example.com (Anonymous) — Wed, 31 Jan 2024 14:04:03 +0000

Pflege von externen Prüfungsteilnehmern QA/MA

Für eine fehlerfreie Übermittlung der US müssen bei externen Prüfungsteilnehmern folgende Datenfelder gepflegt sein:

Bitte beachten Sie:

Das Feld „Datum des Abschlusses/Ende der Prüfung“ entspricht nicht dem Datenfeld „Austritt am “ bei Stammschülern.

Normalerweise kann durch die veränderte Eingabemaske bei externen Prüfungsteilnehmer das Feld „Austritt am“ gar nicht befüllt werden.

In manchen Fällen werden jedoch von ASV-Benutzern solche Einträge erzeugt, z.B. wenn externe Schüler zunächst in eine ORG-Klasse abgeholt und dort mit einem Autrittsdatum versehen wurden.

Dies kann im Schülermodul durch Wechsel in die Tabellenansicht kontrolliert werden:

Entfernen Sie ggf. die Datumseinträge in der Spalte „Austritt am“:

Sonderfall: Wurde beim Anlegen des neuen Schuljahres eine Zielklasse für die Klassen EX-QA/EX-MA angegeben, so sind die externen Teilnehmer auch im Planungsschuljahr 21/22 in der angegebenen Zielklasse sichtbar. Belassen Sie in diesem Fall die Klassenart „ORG“ und geben Sie den Schülern kein Austrittsdatum.

Jahrgangsstufen 5 bis 10

anonymous@undisclosed.example.com (Anonymous) — Fri, 12 May 2023 15:44:30 +0000

Jahrgangsstufen 5 bis 10

Die hier beschriebenen Arbeiten sind im Planungsschuljahr durchzuführen.

1.) Bei allen Schülern, die das Ziel der Jahrgangsstufe des Vorjahres erreicht haben, ist über eine Sammeländerung (siehe oberer Screenshot) „e“ (Klassenziel erreicht) einzutragen (siehe unterer Screenshot). Falls Sie die Sammeländerung nicht verwenden möchten, können Sie die Änderungen bei einzelnen Schülern im Modul Schüler / Reiter Schuljahr auch händisch vornehmen.

2.) Bei allen Schülern, die eine Klasse wiederholen, ist manuell „nv“ (nicht vorgerückt) und der Grund für den wiederholten Besuch der Jahrgangsstufe einzutragen (siehe Screenshot).

Klassen überprüfen

anonymous@undisclosed.example.com (Anonymous) — Tue, 02 Jul 2024 17:19:15 +0000

Klassen überprüfen

Diese Arbeiten sind im Planungsschuljahr (1) durchzuführen.

Kontrollieren Sie im Modul Klassen, ob alle Klassen / Klassengruppen wie geplant vorhanden (2) sind und ob (soweit bekannt) Klassenleitungen eingetragen (3) sind.

Um bereits jetzt die US vorzubereiten, kann man die Klassen / Klassengruppen prüfen. Wechseln Sie zur Datenprüfung ins Menü Datei / Verwaltung / Datenprüfung. Wählen Sie den Datenbereich Klassen / Klassengruppen (1) aus, markieren Sie die relevanten Klassen (2) die und rufen Sie die Datenprüfung UP: PL-Prüfungen für den Bereich Klasse (3) auf. Es wird empfohlen, nur die Muss-Fehler (4) zu prüfen.

Eingangsklassen (5. Klassen) und Neue Schüler in der Mittelschule

anonymous@undisclosed.example.com (Anonymous) — Fri, 12 May 2023 15:44:18 +0000

Eingangsklassen (5. Klassen) und Neue Schüler in der Mittelschule

Die hier beschriebenen Arbeiten sind im Planungsschuljahr durchzuführen.

Neue Schüler, der zukünftigen 5. Klasse, sind aus ASD abzuholen oder über den Schülerstammdaten-Import von der abgebenden Grundschule einzulesen. Dies betrifft in der Regel auch Schüler an der „gleichen Schule“, die mit unterschiedlichen Schulnummern geführt werden (z.B. der Schüler verlässt die Grundschule 9316 und tritt im Planungsschuljahr an die Mittelschule 9317 ein).
Schüler die noch nicht in ASD vorhanden sind (z.B. Zuzüge aus anderen Bundesländern oder aus dem Ausland), im neuen Schuljahr aber an der aufnehmenden Schule beschult werden, müssen neu in ASD angelegt werden. Deren Daten werden dann zum ersten Mal zur Oktoberstatistik (US) übermittelt.

Um bereits jetzt die US vorzubereiten, kann man die Schüler der 5. Jahrgangsstufen und die neu hinzu gekommenen Schüler (z.B. in M-Klassen) prüfen.
Wechseln Sie zur Datenprüfung ins Menü Datei / Verwaltung / Datenprüfung und rufen Sie im Datenbereich Schüler die „unterjährige PL und Oktoberstatistik“ (siehe Screenshot) auf. Es wird empfohlen, nur die Muss-Fehler zu prüfen.

Möglicherweise gibt es zu diesem Zeitpunkt noch mehrere Fehler zum Unterricht der Schüler. Diese Fehler erscheinen, wenn die Fächerwahl noch nicht durchgeführt wurde. Die Fächerwahl muss erst zur Abgabe der US fertiggestellt sein, kann aber bereits jetzt erledigt werden.