Amtliche Schulverwaltung - Dokumentation - gms:joa

Export und Weitergabe (von ASV der Mittelschule nach ASV der Berufschule, ab Juli 2022)

anonymous@undisclosed.example.com (Anonymous) — Thu, 01 Jun 2023 10:56:35 +0000

Export und Weitergabe (von ASV der Mittelschule nach ASV der Berufschule, ab Juli 2022)

Erfassen der Merkmale in ASV

Im Modul Schüler erfassen Sie im Reiter Ein-/Austritt, bis zum Stichtag (i.d.R. der 15.07. des Schuljahres) den JoA-Fragebogen mit den entsprechenden Kürzeln aus dem Drop-Down-Menü bei allen Entlassschülerinnen und -schülern der Mittelschule, auch bei Abgängern aus den Klassen 7 und 8. Am Ende der Erfassung hat jeder Entlasschüler einen Eintrag, im Zweifelsfall wird dem Schüler das Merkmal JoA vergeben, so dass dieser an die Berufsschulen weitergegeben wird. Sie können die Merkmale auch mit Hilfe der Sammeländerung erfassen. Bei der späteren Exportauswahl werden nur Schüler ausgewählt, die ein Merkmal erfasst haben.

Erzeugen der Exportdatei

Um die Daten für die Berufsschule(n) exportieren zu können, wird ab Juli 2022 der Stammdatenexport verwendet. Die Exportdatei im CSV-Format, die bisher über die Schnittstellen ausgespielt wurde, wird nicht mehr verwendet. Spielen Sie die Schüler nur noch über den Stammdatenexport aus.

(1) Filtern Sie zunächst im Modul Schüler alle Schüler mit dem JoA-Merkmal über den Filter Joa (komplette Filteransicht, siehe unten). (2) Achten Sie dabei darauf, dass auch Klassen mit Abgängern der Jgst. 7 und 8 markiert sind. Lassen Sie sich im Navigator jeweils die Klasse mit anzeigen. Alternativ können Sie die Entlassschüler mit ihren bereits ausgedruckten JoA-Erhebungsbögen vergleichen.

Bei geöffnetem Modul Schüler finden Sie den Stammdatenexport unter den Modulbezogenen Funktionen (siehe Bild links). Sie können das Pop-up Fenster neben Ihre Filterauswahl ziehen, um die Schüler in beiden Fenstern direkt zu vergleichen.

(3) In der linken Hälfte des Auswahlfensters des Stammdatenexports markieren Sie die Entlassschüler aus den entsprechenden Klassen (z.B. 9a für eine Regelklasse der Mittelschule), die Ihnen durch den JoA-Filter im Navigator angezeigt werden, für die Exportdatei.

(4) Verschieben Sie die Schüler einer Jahrgangstufe auf die rechte Seite und wechseln sie dann zur nächsten Jahrgangsstufe, bis (5) alle Schüler aus dem Joa-Filter für den Export markiert sind. (6) Klicken Sie dann auf den Button Export durchführen. Ergänzen Sie im Namen der XLS-Datei die Schulnummer Ihrer Schule, z.B. „Schueler_Stammdatenexport_1234.xls“ und speichern Sie die Exportdatei ab.

Die beteiligten Mittelschulen und Berufsschulen verständigen sich über das Verfahren zur Erhebung, Weitergabe und Verwendung der Daten über OWA.

Beispiel für die Verwendung des Filters

Vorbereitende Maßnahmen

anonymous@undisclosed.example.com (Anonymous) — Tue, 20 Jun 2023 15:38:59 +0000

Vorbereitende Maßnahmen

Sind in einem Schulamtsbezirk mehrere Berufsschulen angesiedelt, wird von der zuständigen Regierung eine federführende Berufsschule für die Mittelschule bestimmt.
Die Lehrkräfte der 9. Jahrgangsstufe der Mittelschule informieren sich im 2. Schulhalbjahr über das aktuelle regionale Angebot für Jugendliche ohne Ausbildungsplatz (JoA). Die Lehrkräfte der Mittelschule beraten die Schülerinnen und Schüler bezüglich der Angebote für Jugendliche ohne Ausbildungsplatz, zusammen mit den Berufsberatern der Agentur für Arbeit.
Die beteiligten Mittelschulen und Berufsschulen verständigen sich über das Verfahren zur Erhebung, Weitergabe und Verwendung der Daten.

Ausdrucken der Formulare

Bitte öffnen Sie die Berichtsbibliothek (Auswertungen - Berichtsbibliothek) und wählen Sie im Navigator

Ihre Mittelschule (bei Schulen mit zwei oder mehr Schulnummern),
den Datenbereich Schüler,
den Bericht JoA - Erhebungsbogen mit Merkblatt.

Nach gewählt bzw. Doppelklick auf den Bericht wählen Sie Ihre Abgangsklassen und wenden den Bericht an. Drucken Sie die Formulare für alle Entlassschülerinnen und –schüler Ihrer Schule aus. Auf der Homepage des StMUK stehen unter http://www.km.bayern.de/lehrer/schulleitungen/formulare.html auch Übersetzungen in gängigen nicht-deutschen Sprachen zur Verfügung.

Ausfüllen der Formulare

Die Schülerinnen und Schüler überprüfen ihre persönlichen Daten, füllen den Erhebungsbogen aus und übertragen die Eintragungen auf das Merkblatt, das für die Unterlagen der Schülerinnen und Schüler bestimmt ist. Auf dem Merkblatt ist die Anschrift der zuständigen Berufsschule zu ergänzen.
Die Erziehungsberechtigten und die Schülerinnen und Schüler unterschreiben den Erhebungsbogen.
Die Schule sammelt die unterschriebenen Erhebungsbögen für die Eingabe und Aktualisierung in ASV ein (siehe oben) und legt diese abschließend zum Schülerakt der Entlasschüler.

Bitte legen Sie in der Mittelschule den Termin für das Ausfüllen der Erhebungsbogen so, dass einerseits fristgerecht ein möglichst aktueller Stand an die Berufsschulen übermittelt werden kann, andererseits aber auch der Rücklauf der Bögen mit den Unterschriften der Erziehungsberechtigten sichergestellt werden kann. Die Berufsschule setzt in der Regeln den Eingangstermin auf den 15.Juli des Jahres.

Beispiel Erhebungsbogen für den Schülerakt

Beispiel Merkblatt für den Schüler

Weitergabe der Daten an die Berufsschule(n)

anonymous@undisclosed.example.com (Anonymous) — Fri, 12 May 2023 15:59:30 +0000

Weitergabe der Daten an die Berufsschule(n)

Die Mittelschulen leiten bitte bis zum jeweils gesetzen Termin, z.B. dem 15.07.xxxx, die XLS-Datei mit dem Namen „Schueler_Stammdatenexport_1234.xls“ via OWA an die zuständige(n) Berufsschule(n) weiter. Der Namensbestandteil 1234, im Dateinamen, steht jeweils für die Schulnummer der übermittelnden Mittelschule.
Informationen zum Import der Schülerdaten an der Berufsschule finden Sie hier.