Amtliche Schulverwaltung - Dokumentation - gms:regionen:sch:tipp_des_monats

Unterschiedliche Module auf mehreren Bildschirmen anzeigen

anonymous@undisclosed.example.com (Anonymous) — Fri, 12 May 2023 16:04:50 +0000

Unterschiedliche Module auf mehreren Bildschirmen anzeigen

In manchen Fällen kann es sinnvoll sein, dass mehrere Module nebeneinander angezeigt werden. Beispielsweise beim Abgleich von Schülerdaten oder bei der Eingabe von Planzahlen.

Gehen Sie zunächst in ein gewünschtes Modul. Klicken Sie nun auf die Schaltfläche zum Abkoppeln des Moduls.

Das Modul befindet sich nun in einem Fenster, das frei verschiebbar ist. Im ursprünglichen Fenster können Sie nun das gewünschte weitere Modul auswählen. Beide Module sind nun gleichzeitig sichtbar.

Wieder Einkoppeln

Das ausgekoppelte Modul kann auch wieder eingekoppelt werden. Klicken Sie dafür auf die Schaltfläche Einkoppeln.

Etikettendruck mit dem Etikettengenerator

anonymous@undisclosed.example.com (Anonymous) — Fri, 12 May 2023 16:04:47 +0000

Etikettendruck mit dem Etikettengenerator

Der Etikettengenerator ist ein Editor für Etiketten in einem wählbaren Datenbereich (Schüler, Lehrer usw.). Die benötigten Datenfelder können aus dem gewählten Datenbereich ausgewählt und an der gewünschten Stelle per Doppelklick eingefügt werden. Im Etikettengenerator stehen dieselben Möglichkeiten zur Verfügung wie im Serienbriefgenerator. Insbesondere können dieselben Werkzeuge verwendet werden, wobei der Zugriff auf die Datenbankinhalte in der Regel in Textfeldern mittels der Skriptsprache Groovy erfolgt.

Hinweis:
Die in einer Etikettenschablone enthaltenen Textfelder müssen ab ASV-Version 2.2.303 alle die Eigenschaft „Gesperrt für Eingabe“ gesetzt haben, da sonst kein Ausdruck möglich ist.

Im Gegensatz zum Serienbriefgenerator wird in der Ansicht des Etikettengenerators nicht die gesamte Druckseite (mit mehreren Etiketten) gestaltet, sondern nur das

Aussehen eines einzigen Etiketts:

Über den Dialog Modulbezogene Funktionen → Seite einrichten bzw. die in der rechten Werkzeugleiste einstellbaren Eigenschaften werden die Bemaßungen auf der Druckseite und damit indirekt die Anzahl der Etiketten im Ausdruck festgelegt.

Beim Ausdruck werden dann zunächst in der ersten Spalte so viele Etiketten untergebracht, wie sie auf Grund der Abmessungen vollständig Platz finden. Dann folgen entsprechend weitere Spalte im vorgegebenen Abstand, solange diese nebeneinander vollständig Platz finden.

Excelexport

anonymous@undisclosed.example.com (Anonymous) — Fri, 12 May 2023 16:04:44 +0000

Excelexport

Datensätze können aus ASV in Excel exportiert werden.

Einsatzmöglichkeiten:

Ausspielen von Schülerdaten für externe Werkzeuge (Bundesjugendspiele, Softwareanbieter)
Erstellung eigener Listen
Erstellung eigener statistischer Auswertungen
Grafische Darstellung von Schülerzahlen

Auswahl der Datensätze

Vor dem Export müssen im entsprechenden Modul (z. B. Schüler, Lehrer) die gewünschten Datensätze ausgewählt werden. Es können einzelne, mehrere oder alle Klassen ausgewählt werden. Die Auswahl einzelner Schüler ist nicht vorgesehen. Wählen Sie diese bitte aus, indem Sie die Datensätze markieren.

Nun sind die Datensätze ausgewählt. Klicken Sie auf das Symbol für die Tabellenansicht:

Jetzt sehen Sie die Tabellenansicht der ausgewählten Daten. Über die Tabelleneigenschaften können Sie die angezeigten Informationen anpassen.

In der später erstellten Exceldatei werden die Daten so dargestellt wie in dieser Tabellenansicht.

Zum Ausspielen der Daten klicken Sie nun nochmal auf die Tabelleneigenschaften und wählen hier den vorletzten Punkt aus: „Tabelle exportieren“. Wählen Sie nun einen Zielordner für Ihre Datei aus und klicken Sie auf „Speichern“. Die Datei wurde nun im Excelformat (.xls) im gewünschten Ordner gespeichert und kann nun eventuell nachbearbeitet werden.

Fächer in der Matrix sortieren

anonymous@undisclosed.example.com (Anonymous) — Fri, 12 May 2023 16:04:41 +0000

Fächer in der Matrix sortieren

Wenn Ihnen die Reihenfolge der Fächer in der Matrix nicht gefällt, können Sie die Spalten umsortieren:

Zurück zum Fächer-Modul

Wählen Sie im Menü Modulbezogene Funktionen→Fächer→Fächer sortieren
Wählen Sie im Dialog den Reiter Fächer-Matrix
In der ersten Spalte können Sie die Fächer per Drag & Drop in die gewünschte Reihenfolge bringen

Selbst erstellte Fächer löschen

anonymous@undisclosed.example.com (Anonymous) — Fri, 12 May 2023 16:04:38 +0000

Selbst erstellte Fächer löschen

Im Navigator werden alle Fächer ihrer ASV-Installation aufgeführt. Einige Fächer werden hier unter Umständen doppelt aufgelistet. In der Regel handelt es sich hierbei um durch die Schule selbst erstellte Fächer. Diese können bei Bedarf gelöscht werden.

Fächer können nur gelöscht werden, wenn diese von der Schule selbst erstellt wurden.

Löschen von Fächern

Öffnen Sie zunächst das Fächermodul über die Startseite oder über Datei - schulische Daten - Fächer und wählen dort das zu löschende Fach aus.

Die Information finden Sie im Reiter „Bezeichnungen“ bei „Sonstiges“.

Bei gesetztem Haken, kann das ausgewählte Fach über „X“ gelöscht werden.

anonymous@undisclosed.example.com (Anonymous) — Wed, 09 Aug 2023 12:13:39 +0000

Filter anlegen

Filter können in verschiedenen Modulen angelegt werden. Diese werden der Auswahlfilterbibliothek hinterlegt und sind somit in jedem Modul anwendbar.

Über Datei - Verwaltung - Auswahlfilterbibliothek können Sie allgemeingültige Filter anlegen und abspeichern.

Das nachfolgende Beispiel zeigt, wie ein Filter für eine bestimmte Teilnahme am Religionsunterricht angelegt wird.

Gehen Sie nun auf „Neuen Datensatz hinzufügen“.
Geben Sie die Informationen für diesen Filter ein. Auswahlfilter

Im Reiter „Filterdefinition“ legen Sie nun fest, was gefiltert werden soll. Einfache Auswahlfilter

Speichern Sie den Filter ab.
Jetzt können Sie den Filter bei den Berichten oder im entsprechenden Modul anwenden.

anonymous@undisclosed.example.com (Anonymous) — Wed, 09 Aug 2023 12:13:39 +0000

Definierbare Listen – Der Listengenerator

Eigene Listen können über Auswertungen - Listengenerator erstellt werden.

So gehen Sie vor (genauer in der PDF beschrieben):

Listennamen und Datenbereich eingeben
Kopfzeile erstellen
mit Rechtsklick öffnet sich das Kontextmenü und es können Datenfelder ausgewählt werden
Überschrift der Liste eingeben
Tabelle (Liste) bearbeiten
mit Rechtsklick öffnet sich das Kontextmenü und das gewünschte Datenfeld kann eingefügt werden
Spalten gestalten
Layout festlegen
Liste testen
Liste speichern

Eine ausführliche Dokumentation finden Sie unter Listengenerator

Eine kurzes Handout zum Download ist listengenerator_definierbare_listen.pdf

Farbige Hervorhebungen in der Matrix

anonymous@undisclosed.example.com (Anonymous) — Fri, 12 May 2023 16:06:01 +0000

Farbige Hervorhebungen in der Matrix

In der Matrix können einzelne Unterrichtselemente farbig hervorgehoben werden. Diese Funktion ist hilfreich um ähnliche Unterrichtselemete hervorzuheben, beispielsweise sind in der abgebildeten Matrix alle Unterrichtselemente mit dem Mehrungsgrund Ganztagsangebot lachsfarben hervorgehoben.

Vorgehen

Schritt 1: Wählen Sie das gewünschte Unterrichtselement aus.

Schritt 2: Wählen Sie die gewünschte Farbe aus.

Farbe löschen

Möchten Sie die Farbe wieder löschen, führen Sie die Schritte 1 und 2 erneut aus, als Farbe wählen Sie jedoch weiß.

Verwendung von Merkern bei individuellen Schülerinformationen

anonymous@undisclosed.example.com (Anonymous) — Wed, 09 Aug 2023 12:13:39 +0000

Verwendung von Merkern bei individuellen Schülerinformationen

Mit Merkern können individuelle Informationen bei Schülern hinterlegt und über den Bericht „Schüler nach Merker“ abgerufen werden.

Anwendungsbeispiele:

Eintragung eines Merkers für Nichtschwimmer
Wer darf ohne vorherige Genehmigung der Eltern bei vorzeitigem Unterrichtsende alleine nach Hause gehen?
Attestpflicht
Einwilligung in die Veröffentlichung von personenbezogenen Daten (Fotos / Jahresbericht / örtliche Presse / Homepage der Schule)

Eigene Merker anlegen

Merker

Merker abrufen

Schüler nach Merker

Anwendungsbeispiel

Melden Sie sich zunächst als Admin an, um eine Änderung in der Warteliste vorzunehmen. Es soll ein Merker für die Einwilligung für die Veröffentlichung von Fotos im Jahresbericht erstellt werden.

Anschließend kann der Merker im Schülermodul im Reiter Erweiterungen unter Merker (optional) ausgewählt werden. Über den Bericht Schüler nach Merker kann die Eingabe ausgelesen werden.

Musterbrief duplizieren und bearbeiten

anonymous@undisclosed.example.com (Anonymous) — Fri, 12 May 2023 16:07:27 +0000

Musterbrief duplizieren und bearbeiten

In der Berichtsbibliothek (Datei → Verwaltung → Berichtsbibliothek) finden Sie im Datenbereich Schüler einen Bericht Musterbrief. Dieser kann als Ausgangsbasis zur Gestaltung eigener Serienbriefe verwendet werden. Dazu wird der vorhandene Musterbrief dupliziert und anschließend bearbeitet.

Vorgehen

1. Schritt: Berichtsbibliothek (Datei → Verwaltung → Berichtsbibliothek) aufrufen

2. Schritt: Datenbereich Schüler auswählen

3. Schritt: Musterbrief wählen

4. Schritt: Datensatz kopieren

5. Schritt: Im Feld Name des Berichts muss nun der Name für den neuen Brief eingetragen und gespeichert werden. Anschließend kann der Brief nach den eigenen Wünschen bearbeitet werden.

Schüler neu anlegen - Neuen Schüler suchen

anonymous@undisclosed.example.com (Anonymous) — Wed, 09 Aug 2023 11:31:15 +0000

Schüler neu anlegen - Neuen Schüler suchen

Um bei der Neuanlage/Neuerfassung von Schülern zu vermeiden, dass doppelte Datensätze (Dubletten) ins System gelangen ist Vorsicht geboten. Bitte achten Sie auf die genaue Vorgehensweise. Diese finden Sie unter Schüler neu erfassen.

Schülerzuordnung im Besonderen Unterricht

anonymous@undisclosed.example.com (Anonymous) — Fri, 12 May 2023 16:07:21 +0000

Schülerzuordnung im Besonderen Unterricht

Das Arbeiten in der Liste Besonderer Unterricht kann durch das Kopieren und Einfügen von der Schülerzuordnung

Beispiel

Eine Schule hat 3 Stunden DZ. In beiden Stunden werden dieselben 15 Schüler unterrichtet. Die Unterrichtsstunden werden aber von drei verschiedenen Lehrkräften unterrichtet. Die Schüler müssen dem Unterricht nicht dreimal zugeordnet werden, sondern die komplette Zuordnung kann kopiert und eingefügt werden.

Schüler in einem besonderen Unterricht über rechte Maustaste - Schüler im Kurs einpflegen
rechter Mausklick auf diese Zeile - Schülerzuordnung kopieren

nächsten Unterricht bis auf „Schüler im Kurs“ einpflegen
rechter Mausklick - Schülerzuordnung einfügen

anonymous@undisclosed.example.com (Anonymous) — Fri, 12 May 2023 16:07:18 +0000

Schülernamen in einer Liste sortieren

Die Sortierung der Schüler innerhalb einer Liste bzw. im Navigator der Module kann im Klassenmodul eingestellt werden.

So gehen Sie vor:

Klassenmodul
Reiter „Besonderheiten“
Infobutton („i“ im blauen Kreis) bei „Sortierung Klassenliste“
Sortierung mit Doppelklick auswählen
Speichern

ACHTUNG Bei der Umstellung des neuen Schuljahres kann es vorkommen, dass die Schüler nicht mehr alphabetisch sortiert sind. Wählen Sie eine beliebige Sortierung aus und speichern Sie diese ab. Schließen Sie das Klassenmodul und öffnen Sie es nochmals. Stellen Sie nun die Sortierung ein, welche Sie möchten und speichern Sie nochmals ab.

Textbausteine im Serienbriefen

anonymous@undisclosed.example.com (Anonymous) — Wed, 09 Aug 2023 11:29:21 +0000

Textbausteine im Serienbriefen

Es besteht die Möglichkeit, Textbausteine für Serienbriefe vorzubereiten. Diese Option bietet sich für Formulierungen oder auch komplette Texte an, die häufig benutzt werden. Vorteil: Ihre Berichtsbibliothek wird nicht mit zusätzlichen Musterbriefen überhäuft.

Legen Sie hierzu einen neuen Textbaustein an: Neuanlage Textbausteine. Beachten Sie, dass in die Textbausteine Datenfelder, wie zum Beispiel der Vorname des Schülers usw. eingefügt werden können. So ein Textbaustein kann auch einen kompletten Brieftext umfassen.

Bei der „Verwendung des Textbausteins“ wählen Sie bitte die Option Serienbriefe. Bei den Schlüsseln empfiehlt sich eine fortlaufende Nummerierung. Es empfiehlt sich, zudem zu Beginn eine eindeutige Bezeichnung in den Text einzufügen. Diese lässt sich im Brief schnell wieder löschen und der Baustein ist gut im Navigator auffindbar.

Einsatzmöglichkeiten:

abschließende Formulierungen, wie z.B.: „Bei Rückfragen…“
Einladungstexte zu Elterngesprächen, zur Schuleinschreibung…
…

Übersicht aller in ASV vorhandenen Berichte

anonymous@undisclosed.example.com (Anonymous) — Wed, 09 Aug 2023 11:29:21 +0000

Übersicht aller in ASV vorhandenen Berichte

Diese Übersicht ist für Sie hilfreich, um herauszufinden welche Berichte in ASV vorhanden sind. Eine Sortierung dieser Liste ist durch einen Klick auf die Spaltenüberschriften ebenso möglich. Übersicht