Amtliche Schulverwaltung - Dokumentation - gms:schueler

Schülerdatenpflege

anonymous@undisclosed.example.com (Anonymous) — Tue, 21 Apr 2026 15:18:25 +0000

Schülerdatenpflege

Übersicht

Grundlagen: Flüchtlinge

anonymous@undisclosed.example.com (Anonymous) — Fri, 12 May 2023 16:06:36 +0000

Grundlagen: Flüchtlinge

Hier finden Sie die Vorgehensweise zur Eintragung von Flüchtlingen mit bekannter oder lückenhafter Schullaufbahn. Eine ausführliche Dokumentation zur Ausländerbeschulung finden Sie in der Doku Ausländerbeschulung (insbesondere rechtl. Grundlagen).

Grundsätzlich müssen immer passende Beschulungen unter dem Reiter „Ein/Austritt“ mit entsprechenden möglichen Wiederholungsgründen (Reiter mit dem aktuellen Schuljahr, z.B. 2020/21) in Beziehung gesetzt werden:

Wenn der Schulbesuch vor Eintritt GS oder MS war, sind mögliche Werte für die Wiederholungsart P(flicht) oder F(reiwillig).
Wenn der Schulbesuch vor Eintritt AL (Zuzug Ausländer) war, ist ein möglicher Wert für eine Wiederholung S(onstiger Grund).
Wenn der Schulbesuch vor Eintritt SO (keine Schule (sonstige Gründe)) war, bleibt das Feld Grund f. wiederh. Besuch leer.

Eintragungshilfen bei

Gastschüler

anonymous@undisclosed.example.com (Anonymous) — Thu, 01 Feb 2024 17:01:28 +0000

Gastschüler

Gastschüler in der Grund- und Mittelschule

Das Merkmal „Gastschüler/Schülerstatus“ befindet sich auf dem Reiter des aktuellen Schuljahres (z.B. 2020/21).
Lt. Art. 43 BayEUG können Schüler aus „zwingenden persönlichen Gründen“ eine Schule außerhalb des eigenen Sprengels besuchen (vgl. auch §§4 GrSO und MSO).

Diese SchülerInnen sind als „Gastschüler“ zu kennzeichnen.
Schüler des eigenen Sprengels sind „Sprengelschüler“ (vgl. Grundsprengel in Datei / Schulische Daten / Grundsprengel).
Asylbewerber (Grunddaten – Zuzugsart: AYB) sind „Fiktive Gastschüler“.

Gastschulgenehmigung

Art. 43 (2) BayEUG:
Das Staatliche Schulamt kann Schüler einer anderen Grundschule oder Mittelschule mit einem anderen Sprengel zuweisen

in Mittlere-Reife-Klassen und in Klassen und Unterrichtsgruppen, die für besondere pädagogische Aufgaben eingerichtet sind.
zum Unterricht in einzelnen Fächern sowie zum Besuch eines offenen Ganztagsangebotes an einer Mittelschule.
wenn sich in einer Jahrgangsstufe der Grundschule oder Mittelschule zu wenige Schüler für die Bildung einer Klasse befinden, im Benehmen mit den betroffenen Schulaufwandsträgern.
in den Fällen des Art. 30a (4) oder des Art. 86 Abs. 2 Nr. 7 BayEUG.

Bestehen in einer Gemeinde mehrere Grundschulen, kann das Schulamt im Benehmen mit der Gemeinde zur Bildung möglichst gleich starker Klassen für die Dauer von bis zu sechs Jahren auch einzelne Schüler einer benachbarten Grundschule zuweisen. Dies gilt nicht, soweit ein gemeinsamer Sprengel nach Art. 32a Abs. 7 Satz 1 BayEUG gebildet ist.

Auf das Feld Gastschüler/Schülerstatus (Reiter Schuljahr) greift u.a. der Bericht „Gastschüler“ zu.

Ein genehmigter Gastschulbesuch wird im Modul Schüler auf dem Reiter Schuljahr 20xx/xx im Maskenelement Gastschulverhältnis gepflegt.

Für die Übermittlung der Unterrichtssituation ist die Anlage eines Grundsprengels zwingend erforderlich. Beim Schuljahreswechsel nimmt ASV auf Basis des bestehenden Grundsprengels eine automatische Besetzung des Attributs Sprengelschüler vor (die bei Bedarf korrigiert werden muss).

Ermittelte Anschrift Gastschülerstatus

Diese Einträge richten sich nur nach der Vorgabe durch den definierten Schulsprengel. Dieser wird mit Anlegen des Schuljahres festgeschrieben. Das Gastschulverhältnis jedoch lässt sich im Reiter, der das aktuelle Schuljahr beim Schüler anzeigt, ändern. Berichte verwenden nur diese Angabe, die auch angepasst werden kann.

Gastschulverhältnis

In Grund- und Mittelschulen kann bei einer Zuweisung durch das Schulamt das Gastschulverhältnis im Reiter Gastschulgenehmigung eingepflegt werden.
Für die Einpflege muss die entsprechende Werteliste (Schulamt) vom Administrator um die benötigten Schulämter ergänzt werden.

Beispiel: Zuweisung durch Schulamt im Reiter Gastschulgenehmigung:

Die beschriebene Erfassung der Gastschulgenehmigung ist keine Voraussetzung für die Übermittlung der US.

Gastschulverhältnis im Verbund

Grundsätzlich hat ein Verbund einen gemeinsamen Sprengel, innerhalb eines Verbundes gibt es keine Gastschulverhältnisse. Daher müssen alle Orte des Schulverbunds als Schulsprengel erfasst werden, damit die Schüler aus den Schulverbundsorten „Sprengelschüler“ werden (vgl. Grundsprengel in Datei / Schulische Daten / Grundsprengel).

Der Grundsprengel

anonymous@undisclosed.example.com (Anonymous) — Thu, 01 Feb 2024 16:18:44 +0000

Der Grundsprengel

Anlegen eines Grundsprengels

In Schulverbünden und Verbandsschulen werden alle beteiligten Ortschaften in den Grundsprengel aufgenommen. Man startet die Grundsprengelverwaltung über das Menü Datei / Schulische Daten / Grundsprengel.

Im Navigator ist die entsprechende Schule zu wählen.

Zur Neuanlage eines Grundsprengels wählt man das entsprechende Symbol in der Symbolleiste.

Im Feld Kennzeichen (1) können Sie entweder die Ziffernfolge für das Sprengelgebiet eingeben oder über den Info-Button (2) den gewünschten Sprengel suchen.
Im Wertelistenfenster für die Kennzeichen tragen Sie dafür entweder die Ziffernfolge des Kennzeichens oder eine Buchstabenfolge ein, wie sie in der Spalte Bezeichnung (3) zu sehen ist. Die Auswahl des Ortes erfolgt durch Doppelklick.

Im Bereich Bezeichnung (4) kann die Gültigkeitsdauer der Sprengelauswahl eingegeben werden. Die restlichen Felder sind Anzeigefelder, die nicht bearbeitet werden können.

Nach dem Speichern steht der ausgewählte Ort in der Auswahlliste derjenigen Orte bzw. Städte, welche zum Grundsprengel gehören.

Zuordnung von Städten, Gemeinden, Landkreisen, Regierungsbezirken und Bundesländern

Zuordnung von Städten und Gemeinden zu Sprengel

Gehen Sie hier genauso vor wie bei der Anlage des Grundsprengels. Im Navigator erscheint nun die weitere Stadt bzw. Gemeinde.

Zuordnung von Landkreisen zu Sprengel

Bei der Zuordnung von Landkreisen sind die ersten fünf Ziffern ausschlaggebend. Entweder geben Sie diese im Feld Kennzeichen ein und betätigen danach die Tabulator-Taste oder Sie klicken auf den Info-Button, geben die ersten Buchstaben eines Ortes aus dem gewünschten Landkreis ein und bestätigen diesen Eintrag mit einem Doppelklick. Im Beispiel ist dies ein Ort aus dem Landkreis München (M/L). Nach erfolgter Auswahl können Sie die letzten drei Ziffern löschen und haben wieder den kompletten Landkreis als Sprengel.

Der komplette Landkreis besteht aus fünf Ziffern. Einzelne Orte aus dem Landkreis bestehen aus acht Ziffern, wobei die ersten fünf Ziffern für den jeweiligen Landkreis stehen.

Zuordnung von Regierungsbezirken zu Sprengel

Für die richtige Zuordnung eines kompletten Regierungsbezirks benötigen Sie wieder die ersten drei Ziffern. Rufen Sie zur Eingabe eines Regierungsbezirks über die Info-Schaltfläche das Wertelistenfenster auf.

Wenn Sie nun die Bezeichnung des Regierungsbezirks eingeben, führt dies nicht zum gewünschten Ergebnis, da das Programm keinen Bezirk anzeigt. Die Eingabe eines Ortes des Bezirks führt zum Ziel.

Die ersten drei Ziffern stehen für den Bezirk. Im Beispiel wird nach der Stadt Landshut gesucht. Da sie zum Regierungsbezirk Niederbayern gehört, ergibt sich dessen Nummer aus den ersten drei Ziffern. Im Beispiel ist dies „092“.

Vorgehensweise: Suchen Sie zur Aufnahme eines Regierungsbezirks als Sprengel einen Ort aus dem Regierungsbezirk, wählen Sie diesen per Doppelklick aus und löschen Sie bis auf die ersten drei Ziffern alle Ziffern. Nach Betätigung der Tabulator-Taste steht der Bezirk im Anzeigefeld.

Zuordnung von Bundesländern zu Sprengel

Für die richtige Zuordnung eines Bundeslands werden die ersten zwei Ziffern benötigt. Rufen Sie zur Eingabe eines Bundeslands wieder über die Info-Schaltfläche das Wertelistenfenster auf.

Ganz oben in der Liste finden Sie die Bundesländer.

Alternativ kann die Eingabe eines Bundeslandes erfolgen, indem Sie alle Ziffern ab der dritten Stelle löschen und danach die Tabulator-Taste betätigen.

Löschen eines Sprengeleintrages

Soll ein Datensatz aus dem Grundsprengel gelöscht werden, markieren Sie den Datensatz und klicken Sie anschließend das Symbol für Datensatz löschen.

Bestätigen Sie zum Abschluss die Sicherheitsabfrage.

MSD (Mobiler Sonderpädagogischer Dienst)

anonymous@undisclosed.example.com (Anonymous) — Wed, 09 Aug 2023 12:20:57 +0000

MSD (Mobiler Sonderpädagogischer Dienst)

Eintragungshinweise finden Sie unter stoerungenschwaechenfoerderung

In den Summendaten müssen die Schüler mit erteilter sonderpädagogischer Förderung erfasst werden.

Pflegearbeiten zum Schuljahresbeginn

anonymous@undisclosed.example.com (Anonymous) — Tue, 09 Aug 2016 11:35:25 +0000

Pflegearbeiten zum Schuljahresbeginn

An dieser Stelle sollen die jährlich wiederkehrenden Arbeiten an den Schülerdaten zum Schuljahresbeginn beschrieben werden. Diese sind Voraussetzung bzw. gehen einher mit den Arbeiten zur US.

Bereich Schüler

Erfassung von Schülern aus anderen Schularten

Erfassen Sie den Schüler zunächst in gewohnter Weise (Reiter Ein-/Austritt), beachten sie dabei aber, dass nach Beginn des neuen Schuljahres (ab 1.8.2015) als Eintrittsdatum standardmäßig das aktuelle Datum voreingestellt ist.

Wechselt der Schüler aus einer anderen Schulart, sind gegebenfalls weitere Eintragungen vorzunehmen:

Schuljahresreiter (z.B. "2015/16")

Feld	Bemerkung
Ziel der Jgst. am Ende des letzten Schuljahres	Der Eintrag in diesem Feld ist aus Sicht der abgebenden Schule zu setzen. D.h. setzen Sie hier ein „e“ bzw. „nv“ so, wie er auf dem Zeugnis der abgebenden Schule (z.B. Gymnasium) zu finden ist.
Grund für wiederholten Besuch	Dieses Feld ist nur dann aktiv, wenn der Schüler die gleiche Jahrgangsstufe wie im Vorjahr besucht (unabhängig von der besuchten Schulart). Auch dieses Feld ist aus Sicht der abgebenden Schule zu sehen. Konkret bedeutet dies: * Liegt die Vorrückungserlaubnis der abgebenden Schule vor → „F“ eintragen (entspricht dem WinSD-Kennzeichen „H“) * Liegt die Vorrückungserlaubnis der abgebenden Schule nicht vor → „P“ eintragen (entspricht dem WinSD-Kennzeichen „B“)

Feld

Bemerkung

Ziel der Jgst. am Ende des letzten Schuljahres

Der Eintrag in diesem Feld ist aus Sicht der abgebenden Schule zu setzen.
D.h. setzen Sie hier ein „e“ bzw. „nv“ so, wie er auf dem Zeugnis der abgebenden Schule (z.B. Gymnasium) zu finden ist.

Grund für wiederholten Besuch

Dieses Feld ist nur dann aktiv, wenn der Schüler die gleiche Jahrgangsstufe wie im Vorjahr besucht (unabhängig von der besuchten Schulart). Auch dieses Feld ist aus Sicht der abgebenden Schule zu sehen. Konkret bedeutet dies:
* Liegt die Vorrückungserlaubnis der abgebenden Schule vor → „F“ eintragen (entspricht dem WinSD-Kennzeichen „H“)
* Liegt die Vorrückungserlaubnis der abgebenden Schule nicht vor → „P“ eintragen (entspricht dem WinSD-Kennzeichen „B“)

Schullaufbahn

Für Schulartwechsler können Sie jedoch sofort bei Erfassung des Schülers die Schullaufbahn pflegen. Diese wird dann beim Beenden der Planungsphase nicht mehr automatisch geändert. Achten sie darauf, dass Sie das zum Schuljahr passende Datum eintragen!

Situation	Bemerkung	Eintrag in der Schülerlaufbahn
Situation	Bemerkung	Datum	Schuljahr	Schule	JGSt.	Grund für Änderung	Zusatzinfo
Wechsel z.B. von RS → MS mit aufsteigender Jgst (z.B. Jgst. 6 → 7)		1.8.2015	2015/16	MS Musterhausen	7	Schulartwechsel
Wechsel mit Wiederholung der Jahrgangsstufe (z.B. von 8 → 8)	An abgebender Schulart ohne Vorrückungserlaubnis (entspricht dem Kennzeichen „B“ in WinSD)	1.8.2015	2015/16	MS Musterhausen	8	Schulartwechsel	pflicht
	An abgebender Schulart mit Vorrückungserlaubnis (entspricht dem Kennzeichen „H“ in WinSD)	1.8.2015	2015/16	MS Musterhausen	8	Schulartwechsel	freiwillig
	Wechsel von MS (nicht M-Zweig) nach RS (entspricht dem Kennzeichen „S“ in WinSD)	1.8.2015	2015/16	MSMusterhausen	8	Schulartwechsel	sonstig

Anmerkung:
Welches exakte Datum Sie eintragen (1.8. oder z.B. 15.9.) ist für ASV ohne Belang. Wichtig ist, dass es sich im richtigen Schuljahr befindet.

Nachpflege der Schullaufbahn

Solange sich die ASV im Zustand Planungsphase aktiv befindet werden Änderungen bei den Schülern (Versetzungen, Wiederholungen, etc) nicht automatisch in die Schullaufbahn geschrieben. Dies geschieht – gesammelt – erst mit Beendigung der Planungsphase. Die Planungsphase kann manuell (Menü Schulische Daten - Schulen, Reiter Organisation 20xx/yy) beendet werden. Dies sollte jedoch erst nach Beginn des Schuljahres (z.B. Ende der ersten Woche) erfolgen.

Bei Beendigung der Plaungsphase werden die Vorrückungen sowie Wiederholungen automatisch in die Schullaufbahn geschrieben, soweit nicht bereits Eintragungen zum aktuellen Schuljahr vorhanden sind.

Bei den Wiederholungen fehlt jedoch der Eintrag in der Spalte Zusatzgrund. Dies hat zur Folge, dass Wiederholungen in der Schülerlaufbahn manuell nachbearbeitet werden müssen. Verwenden Sie hierfür den Filter „gleiche JGSt“, um alle Wiederholer zu filtern.

Abschlussprüfung externer Schüler

anonymous@undisclosed.example.com (Anonymous) — Fri, 12 May 2023 16:06:25 +0000

Abschlussprüfung externer Schüler

Die Vorgehensweise im Überblick

Um externe Schüler an den Abschlussprüfungen der Mittelschule (QA/MA) teilnehmen zu lassen, sind folgende Schritte notwendig:

Anlegen der Klassen Ex-QA bzw. Ex-MA (Klassenart: externe Prüfungsteilnehmer, Klassengruppen: Bildungsgang/Jahrgangsstufe)
Schüler müssen erfasst werden

Um das Erzeugen von Schülerdubletten in ASD zu vermeiden, muss hierauf ein besonderes Augenmerk gelegt werden:

Schüler aus anderen Schularten (Privatschulen, Gymnasien, Realschulen) sind in der ASD erfasst. Die Schüler müssen anhand der Personenmerkmale in der ASD gefunden werden. Falls nicht, sollten die Merkmale wiederholt geprüft und der Vorgang wiederholt werden, bis der Schüler in ASD gefunden und der 'markierte Datensatz erfasst' werden kann.
Ausnahmen sind Schüler, welche erst nach dem 1. Oktober des aktuellen Schuljahres erstmals an einer bayerischen Schule aufgenommen wurden bzw. ehemalige Schüler, welche bereits vor Einführung der ASV die Schule verlassen haben. Diese können als 'neuer Schüler in ASD' angelegt werden werden.

Den Schülern kann nun der Bericht 'QA - Anmeldung und Fächerwahl (externe Teilnehmer)' ausgedruckt werden.
Einpflege der gewählten Prüfungsfächer
Noteneingabe
Zeugnisdruck über Zeugnis-Modul

Schritt-für-Schritt Anleitung

Eine detaillierte Anleitung finden Sie hier:

Die Vorgehensweise zur Anmeldung externer Teilnehmer für den Mittleren Schulabschluss verhält sich dazu analog.

Auslandsaufenthalt von Schülern

anonymous@undisclosed.example.com (Anonymous) — Fri, 12 May 2023 16:06:21 +0000

Auslandsaufenthalt von Schülern

Befindet sich ein Schüler zum Stichtag der US im Ausland, kehrt aber innerhalb des ersten Schulhalbjahres zurück, so wird er weitergeführt, als würde er die Schule besuchen (kein Austrittsdatum).

Dauert der Auslandsaufenthalt länger (über das Schulhalbjahr hinaus/ ganzes Schuljahr), dann erhält der Schüler ein Austrittsdatum vor oder am Stichtag und im Feld Austritt/ Übertritt wohin wird AO (Schule im Ausland) eingetragen. Darüber hinaus kann der Schüler in eine Klasse der Klassenart AUSL versetzt werden. Wegen des Austrittsdatums wird der Schüler bei der US nicht als Schüler gemeldet. (Anmerkung: Falls ein Austrittsdatum vor Schuljahresbeginn gewählt wird, verschwindet der Schüler komplett aus dem laufenden Schuljahr.) Der Schüler wird jedoch als Abgänger zur US an ASD gemeldet. Darum muss in der AUSL-Klasse bei der Klassengruppe der Bildungsgang und die Jahrgangsstufe ausgewählt werden, die der Schüler zuletzt besucht hat.

Beim Schüler muss neben dem Austrittsdatum auch der höchste bisher erreichte allgemeinbildende Abschluss des Schülers angegeben werden. (Anmerkung: Beim Feld Abschluss können auf der Maske Ein-/Austritt beim Schüler nur Werte ausgewählt werden, wenn vorher für die Klassengruppe des Schülers ein Bildungsgang und eine Jahrgangsstufe ausgewählt wurde.)

Bei Rückkehr wird lediglich der evtl. eingetragene Austritt wieder entfernt und der Schüler aus der AUSL-Klasse in die tatsächliche Klasse versetzt. Wenn für den Schüler ein Austrittsdatum vergeben worden ist, sollte nach Entfernen des Austrittsdatums bei der Rückkehr an die Schule auch ein neuer Eintritt erfasst werden mit SO im Feld Schulbesuch am.

Datenprüfung

anonymous@undisclosed.example.com (Anonymous) — Fri, 12 May 2023 15:42:31 +0000

Datenprüfung

Weg 1: Das "Auge"

Nach der Änderung bzw. Eingabe von Daten kann man den aktuellen Datensatz sofort überprüfen. Dazu klickt man in der Menüleiste auf das Auge. Dadurch wird die Prüfung angestoßen, es öffnet sich ein Prüfungsdialog, den Sie ggf. abbrechen können.

Im Optimalfall erfolgt die Rückmeldung, dass keine Fehler gefunden wurden. Bestätigen Sie den Dialog mit OK.

Wenn Fehler im Datensatz gefunden wurden, werden diese in einem extra Reiter Plausifehler Schüler aufgelistet. Diese sollten direkt bearbeitet werden. Mit einem Doppelklick auf die Fehlerzeile gelangen Sie zu diesem fehlerhaften Datensatz.

Weg 2: Über Menü

Bereits während der Datenpflege ist es sinnvoll, nach einem Abschnitt (z.B. Pflege der Schülerdaten) über diesen Bereich eine Datenprüfung durchzuführen. Allerdings sollten Sie dabei im Auge behalten, dass sich die Daten zum Teil gegenseitig bedingen. So wird eine Datenprüfung z.B. zur US im Bereich Lehrkräfte nicht fehlerfrei sein, solange die Matrix nicht fertig bearbeitet wurde, da in diesem Fall sicherlich manche Lehrkräfte noch nicht nach Stundenmaß verplant sind.

Spätestens nach Ende von Pflegearbeiten müssen Sie jedoch die Datenprüfung durchführen, um Fehlern auf die Spur zu kommen, die bei der Vielzahl an Eintragungen unvermeidlich sind. Auch bei der Abgabe der UP/US wird automatisch eine Datenprüfung durchgeführt.

Die ASV unterscheidet zwei Fehlerarten:

Kann-Fehler: Hier kann ein Fehler vorliegen. Diese Fehler sind als Hinweise zu verstehen und entsprechend zu überprüfen. Kann-Fehler verhindern die Abgabe einer UP/US nicht.
Muss-Fehler: Hier liegt ein echter Fehler in den Daten vor. Diese Fehler sind vor der Abgabe einer UP-/US-Meldung zu bereinigen.

Solange Muss-Fehler vorliegen, ist keine UP/US-Meldung möglich!

Weitere Informationen erhalten Sie unter Datenprüfung US / UP.

Schüler - Ein-/Austritt

anonymous@undisclosed.example.com (Anonymous) — Fri, 02 Feb 2024 09:32:55 +0000

← Zurück zur "UP-Roadmap"

Zielklassen überarbeiten →

Schüler - Ein-/Austritt

In diesem Reiter nehmen Sie Einträge zum Ein- und Austritt des Schülers vor.

Im Bereich Einschulung (Beginn der Vollzeitschulpflicht) tragen Sie das Datum und die Art der Einschulung ein. Klicken Sie auf die blaue Info-Schaltfläche (1), öffnet sich ein Fenster mit den verschiedenen Einschulungsarten.

Besucht ein Schüler die Flexible Eingangsstufe in drei Jahren, setzen Sie den Haken bei Besuch einer Jgst. 1A bzw. 2A.

Im Bereich Eintritt tragen Sie das Datum der Anmeldung und des Eintritts in die aktuelle Schule ein. Das Eintrittsdatum darf nicht vor dem Anmeldedatum liegen. Die Angabe der zuletzt besuchten Schule mit Schulnummer ist optional.
Darunter ist der Bildungsgang auszuwählen, der am 01.10. des Vorjahres vom Schüler besucht wurde. Klicken Sie auf die blaue Info-Schaltfläche (2), öffnet sich ein Fenster mit den Auswahlmöglichkeiten.

Rechts daneben tragen Sie die Jahrgangsstufe, in die der Schüler eingetreten ist, und die besuchte Jahrgangsstufe am 01.10. des Vorjahres ein.

Im optionalen Bereich Übertrittszeugnis können Sie eintragen, für welche Schulart der Schüler laut Übertrittszeugnis geeignet ist.

Im Bereich Austritt ist das Austrittsdatum zu setzen. Es darf nicht vor dem Eintrittsdatum liegen oder mit diesem übereinstimmen. Für das Feld Austritt/Übertritt wohin wählen Sie über die blaue Info-Schaltfläche ein passendes Austrittsziel aus. Für das Feld Abschluss wählen Sie über die blaue Info-Schaltfläche (3) eine passende Abschlussart aus.

Für das Feld Ziel der Jahrgangsstufe am Ende des letzten Schuljahres wählen Sie über die blaue Info-Schaltfläche (4) ein passendes Klassenziel aus.

Rechts daneben ist die Auswahl der aufnehmenden Schule möglich.
Bei Jugendlichen ohne Ausbildungsplatz (5) ist das Feld JoA-Fragebogen über das Drop-Down-Menü zu füllen.

Im unteren Bereich Fehlende Unterlagen haben Sie die Möglichkeit, fehlende Unterlagen zum Schüler zu vermerken.

Hier gelangen Sie zum Überblick der Dokumentation der Unterrichtsplanung UP an Grund- und Mittelschulen.

Fächerwahl Vorbereitungsklasse an Mittelschulen

anonymous@undisclosed.example.com (Anonymous) — Fri, 02 Feb 2024 10:11:13 +0000

Fächerwahl Vorbereitungsklasse an Mittelschulen

Eintragungen in ASV im Klassenmodul

Bitte beachten Sie, die Klassenart und Klassengruppen entsprechend anzupassen. Eine Anleitung mit allen Eintragungshinweisen diesbezüglichen finden Sie hier.

Ab dem Schuljahr 2023/24 sind dann beide Vorbereitungsklassen komplett im Lehrplan Plus angekommen. Die Jahrgangsstufenbezeichnung der Klassengruppen werden dann nur noch mit 10A und 10B bezeichnet. Die Bezeichnungen Vo1/Vo2 und VK1/VK2, als Jahrgangsstufenbezeichnung der Klassengruppe, werden aus der Dokumentation ausgepflegt.

Fächerwahl der Schüler

anonymous@undisclosed.example.com (Anonymous) — Fri, 01 Dec 2023 07:52:03 +0000

Fächerwahl der Schüler

Allgemeines

Das Modulfenster Fächerwahl der Schüler ermöglicht die Anzeige und Bearbeitung der belegten Fächer aller Schüler einer Klassengruppe. Vorgenommene Eingaben bewirken Änderungen in den Schülerdaten im Modul Schüler auf den Reitern Unterricht und Laufbahn. Die Auswahlmöglichkeiten werden beeinflusst von vorgenommenen Einstellungen in den Modulen Fächer, Klassen und Schüler.

Nach dem Anlegen eines neuen Schuljahres (Planungsschuljahr) oder der Versetzung ins neue Schuljahr müssen teilweise noch neue Pflichtfächer bei den Klassen angelegt werden (z.B. bei Lehrplanänderungen). Hier kann die Fächerwahl verändert und angepasst werden.

Auswahl der Schüler bzw. Klasse

Das Modulfenster wird aufgerufen über: Datei / Schüler / Fächerwahl

Die Fächer sind abhängig vom gewählten Schuljahr (1) und können über die Modulbezogenen Funktionen angepasst werden. Pflichtfächer werden über eine Checkbox belegt, bei Fächern aus einer Fächergruppe (2) kann eine Auswahl aus dem Drop-Down-Menü belegt werden. Im oben gezeigten Beispiel sind alle Pflichtfächer der 3. Jahrgangsstufe belegt, die Schüler haben einen passenden Religionsunterricht und aus der Fachgruppe Fremdsprachen ist Englisch ausgewählt.

Wenn Pflichtfächer, Wahlpflichtfächer, Wahlfächer oder Fachgruppen fehlen, müssen diese über die Modulbezogenen Funktionen ergänzt werden. Überflüssige Fächer, die z.B. durch eine Lehrplanänderung durch andere Fächer ersetzt wurden (z. B. AWT zu WiB), können über die Modulbezogenen Funktionen aus der Auswahlliste entfernt werden.

Die automatische Zuteilung der Schüler zum Unterricht ist nur möglich, wenn es nicht mehrere Gruppen (z. B. zwei Fachspalten in der Matrix) gibt. In den anderen Fällen (typischerweise die Wahlpflichtfächer Technik, Wirtschaft und Kommunikation, Ernährung und Soziales) muss die Zuweisung der Schüler noch erfolgen. Im Schülermodul auf dem Reiter Unterricht werden diese Änderungen manuell vorgenommen.

Führen Sie die automatische Zuteilung nur zu Beginn des Schuljahres durch! Sollten im Laufe eines Schuljahres neue Schüler eintreten oder Schüler die Klasse wechseln, sollten die Fächer im Schülermodul auf dem Reiter Unterricht gepflegt werden! Ein erneutes Durchführen der automatischen Zuteilung der Fächer kann zur Dopplung von Unterrichten bei den Schülern der Klasse führen!

Einstellungen/Fächer belegen

Die Pflichtfächer, die Wahlpflichtfächer, die Wahlfächer bzw. die Fremdsprache(n) sind entsprechend der Jahrgangsstufe der GS/MS durch das ASD-Verfahren schon vorbelegt. Es empfiehlt sich jedoch, diese bei Lehrplanänderungen und nach dem Anlegen eines neuen Schuljahres zu überprüfen. Im Bearbeitungsmodus können die Einstellungen über Modulbezogene Funktionen / Einstellungen der Fächerwahl oder über das Icon bearbeitet werden.

Zuerst werden die Pflichtfächer angelegt. Wenn die Überschriften noch vom letzten Jahr übernommen wurden, können über den Button Einstellungen vorbelegen alle Pflichtfächer angelegt werden.

Wenn jedoch alles leer ist, müssen die Fächer eingetragen werden:

Der Religionsunterricht wird in der Fachkategorie erfasst, damit die unterschiedlichen Religionsunterrichtsbesuche der Kinder eingetragen werden.

Anschließend tragen Sie der Reihe nach alle Pflichtfächer ein, vergeben eine Überschrift und bestätigen mit O.K.

Bei Pflichtfeldern ändern Sie im „Muss-Feld“ den Eintrag auf „Ja“.

Damit allen Schülern alle Fächer zugeordnet sind, muss jedes Kästchen einen Haken erhalten. Dies geschieht pauschal über den Button: Pflichtfächer vorbelegen. Dadurch werden, nach der für jede Schulart und Klassenstufe verpflichtenden Stundentafel, Eintragungen vorgenommen.

Soll nur ein Fach allen Schülern einer Klasse zugeordnet werden, klickt man mit der rechten Maustaste auf das Kästchen des obersten Schülers und bestätigt: „Wert für Spalte übernehmen“. Bei Wahlfächern oder Wahlpflichtfächern in der MS können so auch nur bestimmte Schüler ausgewählt werden, die an einem Unterrichtsfach teilnehmen.

Wahlpflichtfächer in der MS und Wahlfächer in der GS und MS werden analog zu den Pflichtfächern allen Klassen zugeordnet.

Im Reiter Unterricht im Modul Schüler kann nun kontrolliert werden, ob alle Fächer mit der richtigen Stundenzahl angelegt sind.

Schüler: Reiter Laufbahn

anonymous@undisclosed.example.com (Anonymous) — Tue, 29 Apr 2025 07:18:05 +0000

Schüler: Reiter Laufbahn

Grundlegende Informationen

Im Reiter Laufbahn können Daten angezeigt werden, welche die aktuelle oder auch eine andere (vorhergehende) Schule betreffen. Daten anderer Schulen können im oberen Bereich über die Schaltflächen zur besseren Lesbarkeit ausgeblendet werden.
Die Seite gliedert sich in diese Bereiche:

Schullaufbahn

Spalten	Erklärung
Datum (Pflichtfeld)	Es darf nur ein (plausibles) Datum ab dem Geburtsdatum eingegeben werden.
Schuljahr	Bei Auswahl des Datums wird hieraus das Schuljahr automatisch berechnet.
Schule (Pflichtfeld)	Eingabe des Schulnamens über die Schulnummer oder Auswahl über die blaue Informations-Schalfläche (I)
Jgst.	Angabe der Jahrgangsstufe
SBJ (Schulbesuchsjahre)	Anhand des gefundenen Schuljahrs wird auch die Anzahl der Schulbesuchsjahre in der Spalte SBJ angezeigt.
Kl._Gruppe	Klassengruppe, wenn eine Aufteilung erfolgt ist
Bild.gang	Bildungsgang der entsprechenden Schulart
Grund für Änderung	Eingabe mit Kürzel oder (I), z.B. Rücktritt
Zusatzinfo	Eingabe der Information per Kürzel oder (I), die aus der vorhergehenden Spalte u.U. notwendig ist

→ Details überspringen und weiter mit Übersprungene Jahrgangsstufe

Datum

Hier muss ein plausibles Datum eingetragen sein, das nicht vor dem Geburtsdatum der Schülerin/des Schülers liegen kann. Bitte achten Sie unbedingt bei der Nachpflege der Daten darauf, dass das richtige Kalenderjahr ausgewählt ist, da dies Auswirkungen auf die nachfolgenden Felder hat.

Schuljahr

Das Schuljahr wird anhand des gewählten Datums automatisch besetzt, eine Veränderung ist daher nur über die Anpassung des Datums möglich.

Schule

Der jeweilige Eintrag muss der richtigen Schule zugeordnet werden. Dies ist komfortabel über das Auswahlmenü möglich, das über den blauen Info-Button erreichbar ist:

Durch die Filterfunktion kann die Schulnummer oder der Name(nsbestandteil) gefunden werden.

Jgst.

Hier kann die Klassenstufe angepasst werden, bei Jahrgangsmischung ist also die notwendige Information entnehmbar.

SBJ

Für die Berechnung des Schulbesuchsjahres ist, wie oben angemerkt, die Pflege der Einträge notwendig. Nach einer Altdatenübernahme müssen ggf. Einschulung, Wiederholungen etc. nachgepflegt werden, so dass die Schulbesuchsjahre richtig angezeigt werden (→ Antrag Schulzeitverlängerung).

Kl._Gruppe

Hier wird bei Fortführung bzw. Nachpflege die tatsächliche Klasse (des Vorjahres) angegeben. Veränderungen sind ersichtlich, wenn eine Schülerin/ein Schüler die nominelle Klasse z.B. aus pädagogischen oder organisatorischen Gründen von der Klasse 7A zu 8B gewechselt hat.

Bild.gang

Je nach Schulart wird hier der Bildungsgang bzw. die Ausbildungsrichtung eingetragen. Über den Info-Button kann man die schulartspezifische Auswahl vornehmen. Standardmäßig ist der Regelbildungsgang eingetragen (z.B. GS_Regel).

Grund Änderung

Über den blauen Info-Button wird eine Werteliste aufgerufen. Die Auswahl bietet diese Gründe an:

Zusatzinfo

Auch hier wird über das blaue I die entsprechende Auswahl aufgerufen und der vorher angegebene Grund näher definiert.

Übersprungene Jahrgangsstufe

Hier wird die (letzte) Jahrgangsstufe eingetragen. Im Bereich Schullaufbahn soll dieser Umstand auch vermerkt sein.

Störungen / Schwächen / Förderung

Im Bereich Störungen, Schwächen, Förderung wird für jeden Datensatz, der mit der ausgewählten Person verknüpft ist, eine eigene Zeile angezeigt. Die angelegten Zeilen können durch Klicken auf das rote Kreuzsymbol gelöscht werden.

Bei allen Eintragungen muss bei Vorlage eines (neuen) Attestes neben dem Erstelldatum auch gleich das Ablaufdatum erfasst werden. Falls das Attest eine unbegrenzte Gültigkeit hat, tragen Sie bei Attest bis als Ablaufdatum den 31.12.2050 ein.

Wenn sonderpädagogischer Förderungsbedarf besteht, z.B. in Kooperation mit dem MSD, muss das Feld „erteilt“ befüllt sein (vergleiche GS - Kooperationsklasse):

Mögliche Einträge sind z.B. emotionale und soziale Entwicklung, Hören, Sprache etc.
Wenn Sonderpädag. Förderung erforderlich ist, aber nicht erteilt wird, kann das nebenstehende Feld befüllt werden.

Die Notwendigkeit von Sprachförderung kann zusätzlich ausgewählt werden.

Fremdsprachenfolge / abgeschlossene Fächer / weitere Qualifikationen

Falls zutreffend wird auf dem Reiter Fremdsprachenfolge die entsprechende Fremdsprache über das blaue I eingetragen, z.B. „E“ für Englisch. Dies wird dann in der Spalte Fachbezeichnung automatisch ergänzt und ist dort nicht veränderbar. Der Beginn des Fremdsprachenunterrichts von Jgst. an soll eingetragen werden, in der MS muss hier in der Regel „5“ stehen. Das Feld bis Jgst. sollte unbedingt leer bleiben, da dies zu Fehlermeldungen führt! Die Felder neu einsetzende FS und Feststellungsprüfung sind für die GS/MS nicht relevant. Die Niveaustufe findet in der GS keine Anwendung. Die Reiter Abgeschlossene Fächer sowie weitere Qualifikationen sind für die GS/MS nicht relevant.

Lese-Rechtschreib-Störung (LRSt)

anonymous@undisclosed.example.com (Anonymous) — Sat, 21 Jun 2025 13:54:21 +0000

Lese-Rechtschreib-Störung (LRSt)

Seit 1. August 2016 ist die Schulordnung für schulartübergreifende Regelungen an Schulen in Bayern (Bayerische Schulordnung (BaySchO)) in Kraft gesetzt. Alle bisher als Legasthenie und Lese-Rechtschreibschwäche benannten Erscheinungen werden jetzt Lese-Rechtschreib-Störung genannt.

In der BaySchO sind alle bisher veröffentlichten Regelungen zum Thema Legasthenie und Lese-Rechtschreibschwäche - jetzt Lese-Rechtschreib-Störung - unter der Überschrift „Individuelle Unterstützung, Nachteilsausgleich und Notenschutz“ (BaySchO § 31 - 36) neu formuliert.

Eine diagnostizierte Lese-Rechtschreib-Störung wird auf dem Reiter Laufbahn unter Störungen/Schwächen/Förderungen eingetragen:

Navigatoraufbau beim Schüler

anonymous@undisclosed.example.com (Anonymous) — Sat, 21 Jun 2025 14:00:16 +0000

Navigatoraufbau beim Schüler

Der allgemeine Aufbau des Navigators wurde bereits angesprochen. In diesem Kapitel geht es speziell um den Navigator im Schülermodul, also u.a. darum, welche Informationen dargestellt werden und wie man ihn bedient.

Zum Schülermodul gelangen Sie über das Menü Datei/ Schüler oder über den Startbildschirm durch Klick auf das Icon Schüler. Standardmäßig startet der Navigator im funktionsbezogenen Auswahlfilter mit der zuletzt gewählten Schule. Im Beispiel ist die aktive Schule die Schule mit der Schulnummer 9317. Der Spalte Art kann man entnehmen, um welche Schulart es sich handelt (GMS = Grundschule/Mittelschule).

Im linken unteren Teil des Navigators sieht man alle Klassen, die zur oben markierten Schule gehören. In der ersten Spalte sieht man die Schulnummer, in der zweiten Spalte die einzelnen Klassen der Schule und in der dritten Spalte die Sortierung.

Je nachdem, welche Klasse selektiert wurde, sieht man im rechten unteren Teil des Navigators die entsprechenden Schüler der Klasse bzw. Klassengruppe (KG). Das Austrittsdatum wird ebenso angezeigt wie die Sortierung.

Wählt man dort einen Schüler aus (hier: Daniela Färber - rote Markierung), findet sich auf der linken Seite des ASV-Bildschirms der Schüler mit allen seinen Daten. Durch Klick auf die verschiedenen Reiter (Grunddaten, Anschriften, Laufbahn … - blaue Markierung) werden die entsprechenden Informationen/Daten angezeigt.

Die Suchfunktion

Die Suchfunktion steht beim Navigator in jedem Modul zur Verfügung. Auch hier ist am Aussehen des Kontrollkästchens zu sehen, ob die Suchfunktion aktiviert oder deaktiviert ist. Zum Einstieg in eine Suche klicken Sie auf die Schaltfläche Bearbeiten.

Je nach Modul beinhaltet die Suche eine spezielle Auswahl an Suchkriterien. Im Modul Schüler, das als Beispiel dient, und hier im Bereich der Grunddaten, könnte man z.B. alle katholischen und weiblichen Schüler suchen lassen (siehe Bild). Die Auswahl erfolgt dabei über das Auswahlfeld (= i) und mit einem Doppelklick.

Die Suche wird gestartet, wenn die Schaltfläche Suchen betätigt wird.

Das Kontrollkästchen ist somit aktiv.

Hinweis: Im Hintergrund bleibt allerdings das Suchkriterium (hier: alle katholischen, weiblichen Schüler) aktiviert. Bei der Deaktivierung des Kontrollkästchens wird die Option nicht gelöscht, bleibt also aktiv.

Das Suchkriterium wird erst dann deaktiviert, wenn Sie wieder auf Bearbeiten klicken und danach auf Leeren.

Schüler Notenerfassung

anonymous@undisclosed.example.com (Anonymous) — Fri, 18 Jul 2025 05:46:14 +0000

Die Notenerfassung wird zur Zeit vollständig überarbeitet.

Schüler Notenerfassung

Es ist in ASV möglich, einzelne Leistungsnachweise zu erfassen und bis zum Zeugnisdruck fortzuführen. Dabei können verschiedene Notenblöcke, Durchschnittsblöcke und Zeugnisblöcke kombiniert werden, um den Anforderungen der verschiedenen Schultypen gerecht zu werden. Bei der Erfassung können Notenformate eingestellt (1-6, mit/ohne Tendenz, 0-15 Punkte), Gewichtungen (vgl. Lese-Rechtschreib-Störung) angepasst und Rundungsregeln eingestellt werden. Zudem erlaubt das Modul, berechnete Noten manuell zu überschreiben (Stichwort „pädagogische Entscheidung“). Die notwendigen Fächer werden auf der Basis der Bildungsgänge (Modul Klassen) angelegt. Die Noten in den Zeugnisnotenblöcken werden automatisch in die jeweiligen Zeugnisse übernommen.

Innerhalb von ASV können Schülernoten verwaltet werden. Das Notenmodul kann insbesondere bei der Zeugniserstellung eingesetzt werden. Noten können aber auch direkt in das Zeugnisformular eingetragen werden. Hierzu gibt es zwei Möglichkeiten:

über das Fach: Datei / Leistungs- und Zeugnisdaten / Fachweise Notenerfassung
über den Schüler: Schüler / Noten

Will man die oben genannte Funktionalität nicht nutzen, besteht keine Notwendigkeit, den Inhalt zu pflegen.

Vorbereitung

Zum Anlegen der Blöcke (Datei / Leistungs- und Zeugnisdaten / Einstellung Notenverwaltung) sind Schulleitungsrechte notwendig.

Fachweise Notenerfassung

Notenerfassung beim Schüler

Die Durchschnitte (D) werden automatisch gerundet in eine Zeugnisnote (N) ausgegeben. Diese kann jederzeit händisch angepasst werden.

Weitere Informationen erhalten Sie unter Leistungs- und Zeugnisdaten.

Sammelversetzung

anonymous@undisclosed.example.com (Anonymous) — Fri, 12 May 2023 16:09:20 +0000

Sammelversetzung

Die Sammelversetzung ist ein mächtiges Werkzeug:

Versetzen von mehreren Schülern in andere Klassengruppe
Nachträgliches Ausplanen von Schülern
Nachträgliches Hochversetzen von Schülern

Sie erreichen den Punkt Sammelversetzung über Datei / Schüler / Sammelversetzung.

Der Dialog ist zweigeteilt:

Das linke Fenster ist fest auf das ausgewählte Schuljahr eingestellt. Im Klappmenü (1) kann die gewünschte Klasse bzw. Klassengruppe eingestellt werden.
Das rechte Fenster kann auf das ausgewählte oder auf das vorherige bzw. nachfolgende Schuljahr eingestellt werden (2). Auch hier kann im Klappmenü eine gewünschte Klasse(ngruppe) eingestellt werden (3).
Mit Hilfe der kleinen Schaltfläche (4) können weitere Spalten ein- oder überflüssige Spalten ausgeblendet werden.

Einen Schüler suchen

anonymous@undisclosed.example.com (Anonymous) — Fri, 12 May 2023 16:09:18 +0000

Einen Schüler suchen

Drücken Sie im Hauptmenü den Button für das Modul Schüler.
Aktivieren Sie im Navigatorfenster die Schule (Schulnummer). Die Schülerdaten werden eingelesen.

Schnellsuche anwenden

1. Suchoption

Um bestimmte Schülerdatensätze rasch zu finden, steht nur im Modul Schüler eine Schnellsuche zur Verfügung.

Die Suche startet unmittelbar nach der Eingabe. Geben Sie den Familiennamen oder den Vornamen des Schülers ein. Anschließend sollten alle Schulklassen in der linken Navigatortabelle als Suchfelder markiert werden. Der gewünschte Schüler wird sofort angezeigt, gleichzeitig werden die dazugehörigen Grunddaten sichtbar.

2. Suchoption

Geben Sie Buchstaben oder Buchstabenkombinationen ein. So erhalten Sie alle Schüler, die zu den Vorgaben passen. Sie sind nach Klassen geordnet. Die Anzahl der gefundenen Datensätze wird unter der Tabelle angegeben. Eine Tabellenansicht der Datensätze ist auch möglich.

3. Suchoption

Wenn man alle Klassen markiert, werden sofort alle Schüler alphabetisch geordnet aufgeführt. Die vielen Datensätze können in einer Tabellenansicht oder einzeln angeschaut werden.

4. Suchoption

Sie können auch eine Telefonnummer in das Suchfeld eingeben, dann erhalten Sie den gewünschten Teilnehmer bzw. den Erziehungsberechtigten.

Schüler in andere Klasse versetzen

anonymous@undisclosed.example.com (Anonymous) — Fri, 12 May 2023 16:09:12 +0000

Schüler in andere Klasse versetzen

Die Versetzung eines einzelnen Schülers in ein andere Klasse erfolgt im Modul Schüler.

1. Achten Sie darauf, dass Sie sich im Bearbeitungsmodus befinden.
2. Über das i-Icon können die Klassen entsprechend der Werteliste angezeigt werden.
3. Wählen Sie die neue Klasse aus.
4. Nach Doppelklick darauf erscheint die Sicherheitsabfrage.

5. Mit der Bestätigung ist der Schüler versetzt.
6. Die Unterrichtsdaten müssen nun im Reiter Unterricht nachgeprüft und ggf. nachbearbeitet werden.

Schülerdaten in ASD aktualisieren

anonymous@undisclosed.example.com (Anonymous) — Fri, 12 May 2023 16:09:10 +0000

Schülerdaten in ASD aktualisieren

Wem hilft dieser Arbeitsschritt?

Dieser Schritt ist im Wesentlichen in zwei Fällen notwendig:

1) Im Lauf des Schuljahres ändern sich die Daten eines Schülers. Ändert man in ASV Stammdaten wie beispielsweise Nachname oder Vorname, so bleiben diese Änderungen zunächst lokal und werden NICHT gleichzeitig in ASD geändert. Die Aktualisierung in ASD erfolgt mit Hilfe des Buttons „Schülerdaten“. Vorteil: Wechselt ein davon betroffener Schüler an eine andere Schule, so erhält diese neue Schule beim Abholen aus ASD nicht mehr die bei der letzten US gespeicherten „alten“ Daten, sondern bereits die aktuellen Werte.

2) Ein Schüler kommt neu an die Schule und wird daher in ASD abgeholt, allerdings wird er nur mit „falschen“ leicht abgeänderten Daten in ASD gefunden, weil die abgebende Schule beispielsweise nicht alle Vornamen korrekt eingepflegt hat oder z.B. im Nachnamen einen Akzent vergessen hat. In diesem Fall muss die aufnehmende Schule den Schüler zunächst mit „falschem“ Namen aufnehmen und sogar mit „falschem“ Namen bei der US melden, da ansonsten eine Schülerdublette erzeugt wird, was die Übermittlung der US verhindert. Nach erfolgter Übermittlung können dann zu einem späteren Zeitpunkt die Daten in ASV korrigiert werden. Die korrekten Daten können nun mittels „Schülerdaten“ an ASD gemeldet werden.

Was ist zu tun?

Öffnen Sie die ASD-Schnittstelle (Datei / Verwaltung / ASD-Schnittstelle) und wählen den Reiter Übermittlung an ASD.

Nach Anklicken des Buttons Schülerdaten erhalten Sie (evtl. nach Eingabe des OWA-Passworts) eine Liste von Schülern, deren Daten an ASD gemeldet werden sollten:

Markieren Sie nun einzelne oder alle Schüler, deren Daten tatsächlich an ASD gesendet werden sollen.

Nur die blau hinterlegten werden nach Klick auf den Button Daten senden übermittelt.

Pflege der Schullaufbahn

anonymous@undisclosed.example.com (Anonymous) — Mon, 09 Dec 2019 07:35:04 +0000

Pflege der Schullaufbahn

Die im Modul Schüler auf dem Reiter Laufbahn gepflegten Daten sind für die Schule ausschlaggebend, wie viele Schulbesuchsjahre ein Schüler in der Summe hat (z.B. bei Schulzeitverlängerung) und ob er eine Jahrgangsstufe wiederholen kann (z.B. bei Wiederholungen und Rücktritten). Die auf dem Reiter Schuljahr xx/yy von ASV teilweise automatisch erzeugten Einträge sind im direkten Vergleich nachrangig zu behandeln. Daher ist eine lückenlose Pflege der Schullaufbahn nötig.

Allgemeines zur Altdatenübernahme 2016

Während in WinSD lediglich die wiederholten Jahrgangsstufen mit dem jeweiligen Wiederholungsgrund geführt wurden, wird in ASV die komplette Laufbahn eines Schülers protokolliert. Allerdings ist diese Liste (zu finden auf dem Reiter Laufbahn im Modul Schüler) nach der Altdatenübernahme meist lückenhaft. Die Art und der Umfang der Protokollierung unterscheidet sich grundlegend vom Altverfahren, was Nachpflegearbeiten mit sich bringt. Sie müssen jedoch nicht die kompletten Laufbahndaten der Schüler nachpflegen – lediglich die wiederholten Jahrgangsstufen sind nach der Altdatenübernahme einzutragen, um ggf. entscheiden zu können, ob der Schüler einem Wiederholungsverbot nach BayEUG unterliegt.

Für ein evtl. vorliegendes Wiederholungsverbot sind folgende Merkmale maßgeblich:

Wurde eine frühere (Pflicht-)Wiederholung an der gleichen Schulart wie die aktuelle absolviert? (WinSD: A)
Wurde bei einem Schulartwechsel die gleiche Jahrgangsstufe nochmalig besucht (WinSD: S, B oder H). Wichtig dabei ist die Schulart der Herkunftsschule.
Wurde eine Wiederholung bzw. ein Rücktritt freiwillig (WinSD: F, R) oder unfreiwillig durchgeführt (WinSD: P, X, Y)
Sonderfall: Wiederholung/Rücktritt aus besonderen Grunden nach BayEUG (WinSD: Z, K)

Übersicht zu Eintritt / Änderungen

Zu Schuljahresbeginn

Für die Fälle in der unten angeführten Tabelle gelten folgende Annahmen:
Das aktuelle Schuljahr ist das Schuljahr 2016/17.

Kürzel in ASV	Situation	Bemerkung / Beispiel	Eintrag in der Schülerlaufbahn
Kürzel in ASV	Situation	Bemerkung / Beispiel	Datum	Schuljahr	Schule	Jgst.	Grund für Änderung	Zusatzinfo
	Vorrücken (innerhalb der Regel oder M-Zweige)	Der Schüler besuchte in 2015/16 die 7. Klasse und rückt in 2016/17 in die 8.Klasse vor.	01.08.2016	2016/17	MS Musterhausen	8
	Vorrücken (Wechsel von Regel nach M-Zweig)	Der Schüler besuchte in 2015/16 die 7. Klasse und wechselt 2016/17 in die M-Klasse der 8. Jahrgangsstufe.	01.08.2016	2016/17	MS Musterhausen	8	Klassenwechsel
	Vorrücken (innerhalb der Regel oder M-Zweige) + Schulwechsel	Der Schüler besuchte in 2015/16 die 7. Klasse einer anderen Mittelschule und rückt in 2016/17 in die 8.Klasse vor.	01.08.2016	2016/17	MS Musterhausen	8	Schulwechsel
	Vorrücken (Wechsel von Regel nach M-Zweig) + Schulwechsel	Der Schüler besuchte in 2015/16 die 7. Klasse einer anderen Mittelschule und wechselt 2016/17 in die M-Klasse der 8. Jahrgangsstufe.	01.08.2016	2016/17	MS Musterhausen	8	Schulwechsel
w, p	Pflichtwiederholung an der eigenen Schulart (MS)	Der Schüler besuchte in 2015/16 die Klasse 8 der Mittelschule und besucht 2016/17 wieder die Klasse 8. Die Wiederholung erfolgt auf Grund mangelhafter Leistungen.	01.08.2016	2016/17	MS Musterhausen	8	Wiederholen	pflicht
w, f	Freiwillige Wiederholung an der eigenen Schulart (MS)	Der Schüler besuchte in 2015/16 die Klasse 8 der Mittelschule und besucht 2016/17 wieder die Klasse 8. Die Wiederholung erfolgt trotz Erreichen des Klassenziels.	01.08.2016	2016/17	MS Musterhausen	8	Wiederholen	freiwillig
w, bes.	Wiederholung aus besonderen Gründen an der eigenen Schulart (MS)	Dies entspricht im wesentlichen einer freiwilligen Wiederholung. Jedoch sollte die Information, dass die Wiederholung aus besonderen Gründen (meist: Krankheit) stattfand, nicht verloren gehen, um evtl. später im Falle des Überschreitens der Höchstausbildungsdauer eine Ausnahmegenehmigung erwirken zu können.	01.08.2016	2016/17	MS Musterhausen	8	Wiederholen	bes. Gründe
x, p	Pflichtwiederholung bei Schulartwechsel (von RS,GY) nach MS	Der Schüler besuchte in 2015/16 die Klasse 8 der RS und besucht 2016/17 die Klasse 8 der MS. Die Wiederholung erfolgt auf Grund mangelhafter Leistungen.	01.08.2016	2016/17	MS Musterhausen	8	Schulartwechsel	pflicht
x, f	Freiwillige Wiederholung bei Schulartwechsel (von RS, GY) nach MS	Der Schüler besuchte in 2015/16 die Klasse 8 der RS und besucht 2016/17 die Klasse 8 der MS. Die Wiederholung erfolgt trotz Erreichen des Klassenziels auf der RS.	01.08.2016	2016/17	MS Musterhausen	8	Schulartwechsel	freiwillig

Hinweis: Wiederholer der eigenen Schulart, die zur Wiederholung die Mittelschule wechseln (z.B. bei Gastschülern innerhalb des Schulverbunds oder in den Sommerferien zugezogenen Schülern) erhalten als Grund der Änderung nicht Wiederholen sondern Schulwechsel + Zusatzinfo pflicht, freiwillig.

Im laufenden Schuljahr

Kürzel in ASV	Situation	Bemerkung / Beispiel	Eintrag in der Schülerlaufbahn
Kürzel in ASV	Situation	Bemerkung / Beispiel	Datum	Schuljahr	Schule	Jgst.	Grund für Änderung	Zusatzinfo
r, f	Freiwilliger Rücktritt an der eigenen Schulart (MS) im laufenden Schuljahr.	Der Schüler besuchte in 2015/16 die Klasse 8 der Mittelschule und besuchte 2016/17 zunächst die Klasse 9. Nach den Herbstferien tritt er zurück in die Klasse 8.	07.11.2016	2016/17	MS Musterhausen	8	Rücktritt	freiwillig
r, p	Probezeit nach Vorrücken auf Probe (MSO) nicht bestanden	Gilt nur für Schüler des M-Zugs. Schüler zählt als Wiederholungsschüler innerhalb des M-Zweigs.	15.12.2016	2016/17	MS Musterhausen	8	Rücktritt	pflicht
r, bes.	Probezeit nach Vorrücken auf Probe (Art. 53(6) Satz 2 BayEUG) nicht bestanden	Gilt für Schüler anderer Schularten (RS; GY; Wirtsch.S), deren Vorrückungsfächern sich mit denen der MS decken.	15.12.2016	2016/17	MS Musterhausen	8	Rücktritt	bes. Gründe

Wiederholen und Rücktritt - Szenarien für die GMS

Die folgenden Fallbeispiele bilden exemplarisch Situationen aus der Schulpraxis ab, die dem ASV Nutzer helfen sollen seinen eigenen Fall passend aufzunehmen und einzutragen. Hinweise zu den Reitern Laufbahn und Schuljahr finden Sie in der Einführung.

Hinweis zur Plausifehlermeldung NACH der US-Abgabe
Wird nach der US-Abgabe ein Rücktritt mit einer US-Prüfroutine oder der allgemeinen Datensatzprüfung über das -Symbol geprüft erhalten Sie eine Muss-Fehlermeldung, die im laufenden Schuljahr ignoriert werden kann. Die Fehlermeldung kann im Folgeschuljahr, vor der US-Abgabe, über eine Anpassung der Vorjahresjahrgangstufe behoben werden. Der Fehler tritt bei der UP-Prüfung nicht auf.

Wiederholung zu Beginn des Schuljahres

Pflichtwiederholung

Fall: Der Schüler hat die Jahrgangsstufe im vergangenen Schuljahr nicht bestanden und wiederholt die Jahrgangsstufe von Schuljahresbeginn an.

Eintragungen im Modul Schüler:

Reiter Schuljahr xx/yy (aktuell): Vorrücken in das Schuljahr „nv“; Wiederholter Besuch der Jahrgangsstufe zum Stichtag 1.10.yyyy / Grund „P“
Reiter Laufbahn: Datum „01.08.yyyy“; Grund für Änderung: „Wiederholen“; Zusatz: „pflicht“

Freiwillige Wiederholung

Fall: Der Schüler hat die Jahrgangsstufe im vergangenen Schuljahr bestanden und wiederholt die Jahrgangsstufe freiwillig.

Eintragungen im Modul Schüler:

Reiter Schuljahr xx/yy (aktuell): Vorrücken in das Schuljahr „e“; Wiederholter Besuch der Jahrgangsstufe zum Stichtag 1.10.yyyy / Grund „F“
Reiter Laufbahn: Datum „01.08.yyyy“; Grund für Änderung: „Wiederholen“; Zusatz: „freiwillig“

Wiederholung aus besonderen Gründen

Fall: Der Schüler hat die Jahrgangsstufe im vergangenen Schuljahr bestanden und wiederholt die Jahrgangsstufe aus besonderen Gründen (lange Ausfallzeiten durch Krankheit, keine Leistungserhebungen möglich etc.).

Eintragungen im Modul Schüler:

Reiter Schuljahr xx/yy (aktuell): Vorrücken in das Schuljahr „e“; Wiederholter Besuch der Jahrgangsstufe zum Stichtag 1.10.yyyy / Grund „S“
Reiter Laufbahn: Datum „01.08.yyyy“; Grund für Änderung: „Wiederholen“; Zusatz: „besonderer Grund“

Rücktritt

ASV erzeugt bei der Versetzung von Schülern automatische bestimmte Einträge im Modul Schüler (z.B. es wird als Rücktrittsgrund „pflicht“ eingesetzt). Diese passen nicht immer zur Situation des einzelnen Schülers. Überprüfen Sie deshalb alle betroffenen Datenfelder und tragen Sie die passenden Werte für den einzelnen Fall ein.

Freiwilliger Rücktritt

Fall: Der Schüler tritt in die Jahrgangsstufe zurück, die er im vergangenen Schuljahr bereits besucht hatte. (Vor der US-Abgabe)