Amtliche Schulverwaltung - Dokumentation - gms:unterrichtsplanung:neues_schuljahr

Durchführung: Neues Schuljahr einrichten

anonymous@undisclosed.example.com (Anonymous) — Thu, 15 Jan 2026 07:05:14 +0000

Durchführung: Neues Schuljahr einrichten

Das Einrichten des neuen Schuljahres kann je Schule genau einmal auf der Datenbank durchgeführt und nicht rückgängig gemacht werden. Sichern Sie deshalb unbedingt vor diesem Prozess Ihre Daten!

Beachten Sie zunächst, dass das neue Schuljahr erst nach Abgabe der US oder nach Beginn des 2. Halbjahres eingerichtet werden kann. Holen Sie auch den aktuellen Erhebungsstatus ab (sie erhalten die Rückmeldung „freigegeben“ nach der abgeschlossenen, schaulaufsichtlichen Prüfung der US).

Starten Sie den Neuanlageprozess, indem Sie als Benutzer mit Schulleitungsrechten im Menü den Eintrag Datei / Verwaltung / Neues Schuljahr einrichten auswählen.

Beim Anlegen der Datenstrukturen für das neue Schuljahr können gleichzeitig Daten des aktuellen Schuljahrs in das neue Schuljahr kopiert werden.
Jede Schule entscheidet selbst, welche Einstellungen des Vorjahres übernommen werden sollen und setzt dementsprechend die Haken.

Zuordnung von Unterrichtselementen: Es empfiehlt sich, kein Unterrichtselement zu übernehmen. Der Löschaufwand kann den Aufwand einer Neueingabe um ein Vielfaches übersteigen!
Klassenleitung/Räume/etc. übernehmen: Die Klassenleitung z.B. der 7a wird in die 7a (nicht: 8a) übernommen
Zuordnung von Lehrkräften zu Unterrichtselementen beibehalten: Eine Lehrkraft wird z.B. dem Unterrichtselement Deutsch/7a auch im neuen Schuljahr zugeordnet – nicht „hochversetzt“!
Lehrkräfte nicht übernehmen, die vor dem 1.10.xx abgegangen sind: Aus Gründen der Redundanz empfiehlt es sich, abgegangene Lehrkräfte wie im Altsystem nicht weiterzuführen (Abgang melden, im nächsten Jahr löschen). Sollte man dies doch aus bestimmten Gründen wollen, muss genau darauf geachtet werden, dass die Lehrkraft keine Auswirkungen auf das Budget oder die Meldung hat. Der Abgang der Lehrkraft wäre im Planungsjahr dann zudem gelöscht! Neben den Lehrkräften kann auch nicht unterrichtliches Personal (NUP) übernommen oder für das neue Schuljahr gelöscht werden.

Sind mehrere Schulen im Datenbestand und aufgrund der Berechtigung zugänglich, wählen Sie zunächst die gewünschte Schule aus. Findet sich die Schule nicht in der Auswahl, so wurde der Prozess für die Schule bereits durchgeführt (siehe Beispiel oben). Ein zweiter Versuch ist nur durch ein Zurücksetzen der Datenbank der Schule auf den Stand vor dem Anlegen des neuen Schuljahres möglich. Abhängig von den gewählten Einstellungen und der Rechnerkapazität kann dieser Vorgang erhebliche Zeit (bis zu mehreren Stunden) beanspruchen! Dies gilt insbesondere, wenn Sie die Lehrkräfte den Unterrichtselementen zuordnen lassen.

Haben Sie die zu übernehmenden Daten ausgewählt, klicken Sie abschließend auf die Schaltfläche Neues Schuljahr einrichten. Haben Sie die Option gewählt, Lehrkräfte nicht zu übernehmen, wird diese Entscheidung für die mit Abgang markierten Lehrkräfte einzeln abgefragt. Sie müssen für jede Lehrkraft das Übernehmen oder Nicht Übernehmen bestätigen Nach erfolgreicher Einrichtung des neuen Schuljahres erfolgt eine Meldung. Dann kann der Vorgang für eine andere Schule im Zuständigkeitsbereich durchgeführt oder der Dialog abgebrochen werden.

Mögliche Probleme und Nacharbeiten nach Anlage des neuen Schuljahres

anonymous@undisclosed.example.com (Anonymous) — Wed, 31 Jan 2024 16:19:19 +0000

Mögliche Probleme und Nacharbeiten nach Anlage des neuen Schuljahres

Klasse im neuen Schuljahr scheint im Navigator des Moduls Schüler leer zu sein

ASV legt mit dem neuen Schuljahr in manchen Jahrgangsstufen (GS: meist 2. und 3.) eine neue Klassengruppe an und versetzt die Schüler in die 2. (neue) Klassengruppe. Deswegen scheinen im Modul Schüler manche Klassen leer zu sein. Die Schüler befinden sich jetzt in der 2. Klassengruppe und müssen mit Hilfe einer Sammelversetzung in die 1. Klassengruppe versetzt werden. Nach diesem Vorgang ist die 2. Klassengruppe leer und kann über die Modulbezogenen Funktionen gelöscht werden.

Ähnliches ist auch in der Mittelschule zu beobachten, wenn Regel- und M-Klassen (definiert durch die Klassenart im Modul Klassen) in Jahrgangsstufen nicht jeweils mindestens einmal vorkommen und durch das Anlegen des neuen Schuljahrs gemischt oder getrennt werden. Ordnen Sie die Schüler jeweils, wie oben beschrieben der Klassengruppe 1 zu und löschen Sie die zu viel angelegten Klassengruppen.

Schüler aus EXT-Klassen werden in eine Klasse mit dem Namen #Wdh/Vers angelegt

Schüler einer EXT-Klasse, bei denen auf dem Reiter Ein-/Austritt zum Zeitpunkt des Anlegens des neuen Schuljahres im aktuellen Schuljahr kein Datum für das Besuchsende eingetragen war, werden im neuen Schuljahr (Planungsschuljahr) in eine automatisch erzeugte Klasse mit dem Kürzel #Wdh/Vers des gleichen Jahrgangs wie im aktuellen Schuljahr angelegt.

Verlässt der Schüler am Ende des aktuellen Schuljahrs die Schule, so erhält er ein Austrittsdatum zum 31.07.xxxx und taucht damit auch nicht mehr im Planungsschuljahr auf.
Besucht der Schüler weiterhin den Unterricht der Verbundschule in einzelnen Fächern, so wird der Schüler im September, vor der US-Übermittlung mit einer Sammelversetzung in die passende EXT-Klassengruppe versetzt. Der Schüler darf nicht erneut ins neue Schuljahr abgeholt werden.
Verbleibt der Schüler komplett an der Verbundschule (z.B. bei Wechseln zwischen R- und M-Zügen im Verbund), so wird der Schüler im September, vor der US-Übermittlung mit einer Sammelversetzung in die passende Klasse versetzt. Die abgebende Schule lässt ihn zum 31.07.xxxx austreten. Die jetzt neue Schule hat den Schüler bereits in ASV erfasst und darf ihn nicht erneut aus ASD zum Schuljahresbeginn abholen.
Vor der US-Meldung im Oktober eines Jahres sollten sich keine Schüler mehr in einer Klasse mit der #Wdh/Vers-Bezeichnung befinden. Löschen Sie die Klasse vor der Übermittlung.

Es werden ORG-Klassen beim Anlegen des neuen Schuljahres erzeugt

Manche Regelklassen werden im neuen Schuljahr als ORG-Klassen angelegt. Deshalb sollten Sie im Modul Klassen im Reiter Stammdaten die Klassenart überprüfen und entsprechend ändern.

Änderungen beim Anlegen des neuen Schuljahres

Beachten Sie auch mögliche Änderungen beim Anlegen des neuen Schuljahres.

Vorbereitende Tätigkeiten

anonymous@undisclosed.example.com (Anonymous) — Fri, 02 Feb 2024 08:05:29 +0000

Vorbereitende Tätigkeiten

Bevor Sie den Prozess Neues Schuljahr einrichten anstoßen, sollten Sie unbedingt die folgenden vorbereitenden Tätigkeiten im aktuellen Schuljahr durchführen. Das Anlegen des neuen Schuljahres ist unwiderruflich und kann nur durch Rücksichern der Datenbank auf einen früheren Zeitpunkt rückgängig gemacht werden. Deshalb sollten Sie zuvor auf jeden Fall eine Datensicherung vornehmen.

Sollten Sie Rücksteller bzw. Kinder im Einschulungskorridor des Vorjahres in einer ORG-Klasse im aktuellen Schuljahr führen (obwohl dies dem Datenschutz der Vorratsdatenspeicherung widerspricht), so beachten Sie unbedingt den Eintrag Rücksteller und Kinder im Einschulungskorridor und die damit verbundenen Arbeiten in ASV!

Austrittsdatum setzen
Schüler mit Austrittsdatum am Ende des aktuellen Schuljahrs werden nicht in das neue Schuljahr übernommen. Daher ist es sinnvoll, Absolventen und Abgänger pauschal mit einem Austrittsdatum zu versehen. Dies ist am besten mit einer Sammeländerung umzusetzen.
An Grundschulen ist den Schülern der 4. Klassen, an Mittelschulen den Schülern der 9. Regel- und 10. Klassen ein Austrittsdatum zum Ende des Schuljahres zu setzen. Falls doch ein Absolvent an der Schule verbleibt (z.B. als Wiederholer), kann dieser Ausnahmefall auch nachträglich durch Löschen der Austrittsinformationen und Sammelversetzen in das neue Schuljahr nachgepflegt werden. Die Angaben über das Austrittsdatum finden Sie im Modul Schüler auf dem Reiter Eintritt/Austritt. Setzen Sie für die Abgänger der 4. Klassen als Austrittsdatum den 31.07. des laufenden Schuljahres, für Absolventen der 9. und 10. Klassen das Datum der Entlassung.

Zielklassen überarbeiten
Schüler werden in die Zielklassen des neuen Schuljahres versetzt. Die Einstellung dafür finden Sie auf dem Reiter Stammdaten im Modul Klassen. Die eingetragenen Zielklassen müssen im aktuellen Schuljahr geprüft und überarbeitet werden. ASV schlägt automatisch die nächsthöhere Klassenstufe vor, z.B. werden Schüler der Klasse 1a im Planungsschuljahr der Klasse 2a zugeordnet. Abgangsklassen können als Zielklasse eine Klasse der gleichen Jahrgangsstufe eingetragen bekommen, da hier nur Wiederholer ins nächste Schuljahr versetzt werden.

Achten Sie beim Anlegen der EX-QA-Klasse unbedingt darauf, dass für das folgende Schuljahr keine Zielklasse angegeben ist bzw. löschen Sie den dort vorbelegten Eintrag. Andernfalls werden die externen Prüflinge automatisch in das nächste Schuljahr versetzt und müssen manuell entfernt werden. Der Hinweis gilt auch für die externen Teilnehmer am Mittleren Schulabschluss.

Klassengruppen innerhalb einer Klasse können keine unterschiedlichen Zielklassen erhalten. Bei jahrgangsgemischten Klassen (z.B. 1/2 mit Klassengruppe 1 für die 1. Jahrgangsstufe und Klassengruppe 2 für die 2. Jahrgangstufe) werden zunächst alle Schüler der Zielklasse 3a zugeordnet. Über eine Sammelversetzung lässt sich dies im Planungsschuljahr wieder verändern.

Achten Sie stets darauf, im passenden Schuljahr zu arbeiten. Beim Start von ASV wird standardmäßig das aktuelle Schuljahr eingestellt. Alle anderen Schuljahre (u.a. das Planungsschuljahr) sind rot gekennzeichnet.

Aktuelles Schuljahr	Planungsschuljahr

Diese Übersicht erläutert den Vorgang in Bezug auf Klassen/Klassengruppen.

Die Klassen/Klassengruppen werden in das Planungsschuljahr kopiert. Existiert durch den Kopiervorgang keine Klassengruppe mit der passenden Bezeichnung in der Zielklasse, so wird diese angelegt. Dabei bleibt eine verwaiste Klassengruppe zunächst leer (d.h. ohne Schüler) stehen. Existiert im Planungsschuljahr noch keine passende Klasse, so wird diese zunächst als Organisationsklasse angelegt.

Das neue Schuljahr kann erst nach erfolgreicher Abgabe der US (→ Statistik-Zeitscheibe vorhanden) angelegt werden.
Wird das neue Schuljahr noch im Dezember, vor Beginn des neuen Kalenderjahres eingerichtet, werden die Schüler aus den Einwohnermeldeämterdaten noch im alten Jahr eingeschult. Dann muss über die Sammeländerung das tatsächliche Einschulungsdatum nachgepflegt werden.
Das Einrichten des neuen Schuljahres kann nur von einem Benutzer mit Schulleitungsrechten durchgeführt werden.
Dabei werden die Daten des vorletzten Schuljahres entsprechend den datenschutzrechtlichen Bestimmungen gelöscht.