Amtliche Schulverwaltung - Dokumentation - gms:unterrichtssituation:us_datenuebermittlung

VI. Fehlerquittungen abholen

anonymous@undisclosed.example.com (Anonymous) — Fri, 12 May 2023 16:14:29 +0000

VI. Fehlerquittungen abholen

Nach der Übermittlung (siehe IV. Übermittlung an ASD starten) werden die Daten im ASD-System verarbeitet und erneut geprüft. Dieser Vorgang nimmt einige Minuten in Anspruch.

Holen Sie unter dem Reiter Übermittlung aus ASD (1) die Fehlerquittungen ab. Ist der Einbuchungsvorgang noch nicht abgeschlossen, erhalten Sie eine Mitteilung. Wiederholen Sie den Versuch einige Minuten später erneut.
Liegen Fehlerquittungen vor, können Sie die Quittungen (= Fehlermeldungen) über Plausiquittungen bearbeiten (2) ansehen.

Alle Fehlerquittungen müssen abgearbeitet werden. Danach ist erneut eine Übermittlung an ASD (siehe IV. Übermittlung an ASD starten) und das erneute Abholen der Quittungen erforderlich. Hier finden Sie Hinweise zur Bearbeitung von Transferquittungen.

Wenn bei einer UP Meldung die Quittungen nicht abgeholt wurden, kommt es bei der US zu einem Übermittlungsfehler und es liegen ebenfalls Transferquittungen vor. Hier genügt es in der Regel die Liste der Quittungen mit dem Button Löschen zu leeren. Falls der Fehler weiterhin auftritt, können über die Konsistenzprüfung die Auftragstabellen geleert werden.

Liegen keine Fehlerquittungen vor, erhalten Sie eine entsprechende Erfolgsmeldung:

Erst zu diesem Zeitpunkt sind die Schuldaten erfolgreich und fehlerfrei bei ASD eingebucht.

Zurück zur Startseite der „US-Roadmap“

Fehler beim Datentransfer

anonymous@undisclosed.example.com (Anonymous) — Tue, 04 Jul 2023 11:53:34 +0000

← Datenübermittlung an ASD

Fehlerquittungen abholen →

Fehler beim Datentransfer

Sollte beim Übermitteln der Unterrichtssituation die Meldung „Es ist ein Fehler beim Datentransfer aufgetreten“ erscheinen, so kann es hierfür vielfältige Ursachen geben.
Abhängig von der Fehlerart können diese Fehler als …

a) inhaltliche Beschreibung, genau wie die Fehler bei den Datenprüfungen in ASV, oder als
b) technische Fehlermeldungen (meistens als Java-Fehler gemeldet), die aber stets auch einen Fehler bei Schüler- oder Lehrerdaten als Ursache haben,

… gemeldet werden.

Hier sind die häufigsten Fehlerquellen mit Lösungsmöglichkeiten:

Modul Lehrkräfte

Erwerbsminderung

Im Modul Lehrkräfte, Reiter Person ist bei Erwerbminderung im Bereich Gültigkeitsdauer Schwerb.ausweis der Zeitraum einzutragen. Bei unbefristeten Ausweisen muss das Feld des Enddatums leer bleiben.

Dienstverhältnis

Prüfen Sie im Modul Lehrkräfte im Reiter Dienst, ob bei allen Lehrkräften das Feld von - bis befüllt ist. Sollte ein Feld leer sein, können Sie dies ändern, wenn Sie links den Dienstherr by auf einen beliebigen Wert umstellen, das richtige Datum eintragen (Schuljahresende 31.07.XXXX) und dann den Dienstherrn wieder auf by ändern.

Lehrbefähigung/ Lehrerlaubnis

Im Reiter Dienst sind die studierten Fächer falsch in beiden Seiten (Lehrbefähigung - Lehrerlaubnis) eingetragen. Bitte korrigieren Sie dies entsprechend. Studierte Fächer stehen links (1).

Lehrbefähigungen dürfen nicht doppelt aufgeführt sein. Im folgenden Beispiel ist der Eintrag D zweimal vorhanden und muss einmal entfernt werden.

Einsatz als mobile Reserve

Beachten Sie bitte die Eintragungen zur Fehlermeldung: F_dst_ldv_mobilereserve_08!

Modul Schüler

Grunddaten

Im Bereich Zuzug in die Bundesrepublik Deutschland muss bei Ausländern das Zuzugsdatum und die Zuzugsart befüllt sein.

Anschriften Erziehungsberechtigter

Es fehlt bei einzelnen Schülern im Reiter Anschriften - Erziehungsberechtigte/r oder/und weitere/r Erziehungsberechtige/r die Anrede. Führen Sie bitte hierfür folgende Konsistenzprüfung 2.1 im Bereich Schüler aus: Anschriftstypen und Kommunikationsdaten bereinigen.

Laufbahn

Stellen Sie bitte sicher, dass in der Laufbahn bei den Schülern Englisch ab (normalerweise) Klasse 3 ohne Enddatum eingetragen ist. Sollte bei den Schülern in der Laufbahn Fremdsprachenfolge eine leere Zeile vorkommen, so folgen Sie bitte den Anweisungen folgender Fehlermeldung: F_sch_uf_istfremdsprache_0001_fsl

Reiter Schuljahr

Dieser Reiter ist nach dem aktuellen Schuljahr benannt. Das Feld Ziel der Jgst. am Ende des letzten Schuljahres (xxxx/yy) muss entsprechend befüllt werden. Eine Sammeländerung ist hier möglich, um bei vielen Schülern Eintragungen in diesem Feld vornehmen zu können.

Ein-/Austritt

Führen Sie die Schritte Arbeiten zum Jahresabschluss im vorangegangenen Schuljahr durch. Der Hintergrund bei Gewähltes Schuljahr erscheint rot und bei Gewählter Tag wird der 31.07. des letzten Schuljahres angezeigt.

Bei Ein/Austritt im Bereich Austritt müssen bei abgehenden Schülern die folgenden vier Felder individuell befüllt werden:

(Beispiel eines Schülers der 4. Jahrgangsstufe, der zum 31.07.2020 die Grundschule verlässt und an eine Mittelschule übertritt.)

Wenn Sie Kontakt zu Ihrem Multiplikator aufnehmen, so halten Sie bitte folgende Dateien für die Fehleranalyse bereit bereit:

asv.log vom Serverpfad (normalerweise c:/asv/server/logs/asv.log, variiert nach Installationsart)
asv.log vom Clientpfad (normalerweise c:/asv/client/logs/asv.log, variiert nach Installationsart)

Starten Sie nach Behebung der Fehler einen erneuten Übermittlungsversuch.

Zurück zur Startseite der „US-Roadmap“

Summendaten ausfüllen

anonymous@undisclosed.example.com (Anonymous) — Tue, 02 Sep 2025 08:43:59 +0000

← Schüler an ASD anmelden

Übermittlung an ASD starten →

Summendaten ausfüllen

Klicken Sie auf dem Reiter Übermittlung an ASD auf die Schaltfläche Summendaten erfassen. Geben Sie alle Zahlen (bei Fehlanzeige „0“ ) in die Erfassungsmaske ein.

Die Erfassung der Summendaten ist auch vor Abholen des Erhebungstermins möglich.
Zur US sind die im vergangenen Schuljahr durchgeführten Lernentwicklungsgespräche je Jahrgangsstufe in den Summendaten mit anzugeben.

Kürzel	Summendatentyp	Beschreibung	Eintragungshinweise
ZS-mw	Zurückstellung	Schulpflichtige Kinder, die gemäß Art. 37 Abs. 2 BayEUG zurückgestellt worden sind (einschl. Zurückstellungen, die bis zum 30.09.2016 ausgesprochen wurden)	An einer MS muss der Wert 0 sein.
VK-mw	Anz. Vorkursteiln. KiGa-Kinder	Anzahl der Kindergartenkinder, die an einem Vorkurs Deutsch teilnehmen.	An einer MS muss der Wert 0 sein.
VK-LWStd	Anzahl LWStd. in Vorkursen	Anzahl Lehrerwochenstunden in Vorkursen für Kindergartenkinder	An einer MS muss der Wert 0 sein. Die Summendaten sind wie folgt zu berechnen: Lehrerstunden Vorkurs Deutsch/Sprachförd. (Kürzel D_VORKURS) + Lehrerstunden Vorkurs (ext. Pers.) (Kürzel D_VORK_EPK) + Anteil der Lehrerstunden indiv. Lernförderung (FöL) (Kürzel ILF), in denen FöLA zu Ausbildungszwecken in Vorkursen eingesetzt sind (siehe Förderlehrer) = Anzahl Lehrerwochenstunden in Vorkursen (Kürzel VK-LWStd). Unter Besonderheiten beim Einsatz von Förderlehreranwärtern in Vorkursen und Berücksichtigung bei den Summendaten VK-LWStd finden Sie eine ausführliche Erläuterung.
VK	Anz. Vorkurse f. KiGa-Kinder	Anzahl der Vorkurse für Kindergartenkinder.	An einer MS muss der Wert 0 sein.
nref-MS	Anz. WStd. nicht refin. U. MS	Anzahl Wochenstunden nicht-refinanzierbarer Unterricht an Mittelschulen (nur private Schulen)	Für staatliche Schulen sowie private GS muss der Wert 0 sein.
nref-GS	Anz. WStd. nicht refin. U. GS	Anzahl Wochenstunden nicht-refinanzierbarer Unterricht an Grundschulen (nur private Schulen)	Für staatliche Schulen sowie private MS muss der Wert 0 sein. [1]
MSD	Schüler mit sonderpäd. Förd.	Anzahl der Schüler bei denen sonderpädagogischer Förderung/Unterstützung erteilt wird.	Falls von einer Schule bekannt ist, dass es Schüler mit sönderpädagogischer Förderung/Unterstützung gibt (z. B. Betreuung durch den MSD), so sollte darauf geachtet werden, dass als Summe nicht 0 gemeldet wurde.
LEG-ZZ	Anz. Jgst.: LEG statt ZZ im VJ	Bitte tragen Sie hier die Anzahl der Jahrgangsstufen ein.	Bitte tragen Sie hier die Anzahl der Jahrgangsstufen ein, in denen im vergangenen Schuljahr ein dokumentiertes Lernentwicklungsgespräch statt des Zwischenzeugnisses durchgeführt wurde. Hinweis: In Jgst. 8 und 9 kann das ZZ durch ein LEG ergänzt werden. Diese Jahrgangsstufen sind nicht mitzuzählen.
LEG-JZ-GS	Anz. Jgst.: LEG statt JZ im Vorjahr	Bitte tragen Sie hier die Anzahl der Jahrgangsstufen ein.	Bitte tragen Sie hier die Anzahl der Jahrgangsstufen ein, in denen im vergangenen Schuljahr ein dokumentiertes Lernentwicklungsgespräch statt des Jahreszeugnisses durchgeführt wurde.
Gr-OGT-Lgo	OGT - Langgruppen reg. Fö. 1-4	Anzahl der staatlich geförderten OGTS-Langgruppen mit regulärer Förderung für die Schüler der Jahrgangsstufen 1 bis 4.
Gr-OGT-Lgm	OGT - Langgruppen erh. Fö. 1-2	Anzahl der staatlich geförderten OGTS-Langgruppen, die unter anderem von Schülern in Jahrgangsstufe 1 oder 2 besucht werden (erhöhte Förderung).
Gr-OGT-Kg	OGTS - Kurzgruppen	Anzahl der eingerichteten, staatlich geförderten Kurzgruppen des offenen Ganztags mit mind. 120 min Betreuungszeit.
Gr-OGT-ab5	OGT-Gruppen ab Jgst. 5	Anzahl der eingerichteten, staatlich geförderten Gruppen des offenen Ganztags für die Jahrgangsstufen 1 bis 10.
ex-OGT-Kg	ext. Teilnehmer OGTS-Kurzgr.	Anzahl förderfähiger, externer Schüler in Kurzgruppen mit mindestens 120 min Betreuungszeit; hier ausschließlich Schüler anderer Schulen, die am offenen Ganztag der berichtenden Schule teilnehmen.
exOGT5-dz	ext. Zählschüler ab Jgst. 5	Anzahl förderfähiger, externer Zählschüler in OGTS-Langgruppen, die von Schülern der Jahrgangsstufen 5 bis 10 besucht werden; hier ausschließlich Schüler anderer Schulen, die am offenen Ganztag der berichtenden Schule teilnehmen.	Sollten in begründeten Ausnahmefällen Schüler ab Jgst. 5 an einer Grund- oder Förderschule (Grundschulstufe) am offenen Ganztagsangebot der Jgst. 1-4 teilnehmen, so sind diese als Zählschüler in diesem Feld einzutragen. Bitte beachten Sie, dass hierfür im Vorfeld eine Genehmigung durch den Ganztagskoordinator bei der zuständigen Schulaufsicht (vgl. Ziff. 1.8 der KMBek OGTS Jgst. 1 bis 4), sowie eine PL-Ausnahme notwendig ist.
exOGT34-dz	ext. Zählschüler Langgr. 3/4	Anzahl förderfähiger, externer Zählschüler in OGTS-Langgruppen, die von Schülern der Jahrgangsstufen 3 und 4 besucht werden; hier ausschließlich Schüler anderer Schulen, die am offenen Ganztag der berichtenden Schule teilnehmen.	Sollten in begründeten Ausnahmefällen Schüler der Jgst. 3-4 am offenen Ganztag einer weiterführenden Schule teilnehmen, so sind diese als Zählschüler gemäß ihrer Jahrgangsstufe bei exOGT34-dz einzutragen. Bitte beachten Sie, dass hierfür im Vorfeld eine Genehmigung bei der zuständigen Schulaufsicht (vgl. Ziff. 1.7 der KMBek OGTS Jgst. ab Jgst. 5) durch den Ganztagskoordinator, sowie eine PL-Ausnahme notwendig ist.
exOGT12-dz	ext. Zählschüler Langgr. 1/2	Anzahl förderfähiger, externer Zählschüler in OGTS-Langgruppen, die unter anderem von Schülern in Jgst. 1 oder 2 besucht werden; hier ausschließlich Schüler anderer Schulen, die am offenen Ganztag der berichtenden Schule teilnehmen.	Sollten in begründeten Ausnahmefällen Schüler der Jgst. 1-2 am offenen Ganztag einer weiterführenden Schule teilnehmen, so sind diese als Zählschüler gemäß ihrer Jahrgangsstufe bei exOGT12-dz einzutragen. Bitte beachten Sie, dass hierfür im Vorfeld eine Genehmigung durch den Ganztagskoordinator bei der zuständigen Schulaufsicht (vgl. Ziff. 1.7 der KMBek OGTS Jgst. ab Jgst. 5), sowie eine PL-Ausnahme notwendig ist.
EK-mw	Einschulungskorridor	Anzahl der Kinder, die im Einschulungskorridor von drei Monaten zwischen dem 1. Juli und dem 30. September geboren sind und auf Wunsch der Eltern nicht eingeschult werden (siehe Einschulungskorridor)	An einer MS muss der Wert 0 sein.

[1] An privaten Schulen, die gleichzeitig Grund- und Mittelschule sind, ist die Anzahl nicht-refinanzierbarer Unterrichtsstunden getrennt für GS (nref-GS) und MS (nref-MS) anzugeben. Bitte beachten Sie die ausführlichen Hinweise.
Neu: Als Berechnungshilfe für die bei nref-GS bzw. nref-MS einzutragenden Werte finden Sie in ASV den Bericht Budgetrelevante Unterrichtsstunden in der Rubrik Schulen. Der Bericht zeigt jeweils Summenwerte für die budgetrelevanten Unterrichtsstunden in Jahrgangsstufe 1 – 4 bzw. ab Jahrgangsstufe 5. Von der dort ausgewiesenen Summe muss dann jeweils die Anzahl der refinanzierbaren Stunden der GS bzw. MS abgezogen werden. Die daraus errechneten Werte sind bei den Summendaten einzutragen.

Hinweise zur Berechnung der Zählschüler:

Schüler mit Teilnahme an 4 oder 5 Tagen pro Woche = 1 Zählschüler
Schüler mit Teilnahme an 3 Tagen pro Woche = 0,75 Zählschüler
Schüler mit Teilnahme an 2 Tagen pro Woche = 0,5 Zählschüler

Anzahl Zählschüler = Summe der Betreuungstage (aller Schüler) : 4 (auf Ganze gerundet)
(vgl. KMBek OGTS Jgst. 1 bis 4 Nr. 2.3.3.4 f. bzw. 3.3.3.5 f. sowie OGTS ab Jgst. 5 Nr. 2.5.3 f. bzw. 3.5.3 f.

Da Schüler unter bestimmten Voraussetzungen auch zugleich an zwei verschiedenen Gruppen teilnehmen können, wurden die Schlüssel im Modul Schüler, Reiter Erweiterungen, ergänzt:

Kurzform	Beschreibung
G	Teilnahme am Ganztagsschulbetrieb in gebundener Form.
OF-Kg_mFö	Staatlich geförderte Teilnahme am Ganztagsschulbetrieb in offener Form an dieser Schule in einer Kurzgruppe.
OF-Lg_mFö	Staatlich geförderte Teilnahme am Ganztagsschulbetrieb in offener Form an dieser Schule in einer Langgruppe bis 16 Uhr. An weiterführenden Schulen ist in aller Regel dieser Eintrag zu wählen.
OF-aS_mFö	Staatlich geförderte Teilnahme am Ganztagsschulbetrieb in offener Form an einer anderen Schule.
OF-aE_mFö	Staatlich geförderte Teilnahme am Ganztagsschulbetrieb in offener Form an einer angeschlossenen Einrichtung.
OF-dS_oFö	Teilnahme an Ganztagsangeboten in offener Form gemäß Definitionenkatalog der KMK an dieser Schule; für diesen Schüler erhält die Schule aber keine staatliche Förderung
OF-KL_mFö	An 2 Tagen staatlich geförderte Teilnahme an einer Langgruppe bis 16 Uhr und an 2 weiteren Tagen an einer Kurzgruppe.
M	Teilnahme an einer regulären Mittagsbetreuung, die auf der Grundlage eines staatlich geförderten Mittagsbetreuungsangebotes basiert.
V	Teilnahme an einer verlängerten Mittagsbetreuung, die auf der Grundlage eines staatlich geförderten Mittagsbetreuungsangebotes basiert.
S	Der Wert „S - Schule mit OGT Angebot“ darf beim Schüler nicht gesetzt werden. Dieser Schlüssel ist für das Schulprofil vorgesehen.

Zurück zur Startseite der „US-Roadmap“

Datenübermittlung an ASD

anonymous@undisclosed.example.com (Anonymous) — Fri, 12 May 2023 16:13:50 +0000

← Summendaten ausfüllen

Mögliche Fehlerkorrektur →

Datenübermittlung an ASD

Wechseln Sie wieder auf den Reiter Übermittlung an ASD und erfassen Sie einen Kommentar (optional) zu den von Ihnen übermittelten Daten, der sich an die Schulaufsicht richten sollte, die Ihre Datenlieferung anschließend überprüfen wird.
Bei einer erneuten Datenübermittlung bietet sich an, hier die von Ihnen vorgenommenen Änderungen zu beschreiben.
Zur Datenübermittlung klicken Sie auf die Schaltfläche Daten übermitteln.

Zunächst werden die von Ihnen vorbereiteten Daten von der ASD-Schnittstelle geprüft. Der Vorgang dauert abhängig von der Schulgröße einige Minuten.
Sollten Muss-Fehler beim Vergleich der Daten mit der ASD-Schnittstelle gefunden werden, bekommen Sie eine Liste mit Fehlern, welche wiederum abgearbeitet werden müssen.
Sollten keine Fehler auftauchen, erscheint ein „Fortschrittsbalken“ bis die Daten „hochgeladen“ sind.
Im Falle einer ordnungsgemäßen Übermittlung wird die Meldung bestätigt und das Feld Daten übermitteln wird grün angezeigt.

Die Übermittlungen an ASD zu bestimmten Terminen sind abhängig von den schulspezifisch gespeicherten Erhebungsterminen, die die Schule über die Funktion Daten abholen von der Schnittstelle ASD bezieht.

Die Schaltflächen in diesem Bereich werden

Rot hervorgehoben und aktiviert, wenn der Abgabetermin überschritten ist, die Schule die Datenübermittlung durchführen muss und die Übermittlung noch nicht (wieder) stattgefunden hat. Auch mit einem rot hervorgehobenen Button lässt sich eine Übermittlung anstoßen.
Grau hervorgehoben und deaktiviert, wenn der Abgabetermin überschritten ist, die Schule die Datenübermittlung durchführen kann, aber nicht muss, und die Übermittlung noch nicht stattgefunden hat. Ebenso grau hervorgehoben und deaktiviert wird die Schaltfläche, wenn die Schule die Datenübermittlung durchführen kann oder muss, der Stichtag aber noch nicht erreicht ist.
Gelb hervorgehoben und aktiviert, wenn der Stichtag erreicht, aber der Abgabetermin noch nicht überschritten ist, und die Schule die Datenübermittlung durchführen muss.
ausgeblendet, wenn die Schule die Datenübermittlung nicht durchführen kann.
Grün hervorgehoben (und aktiviert, wenn der Abgabetermin noch nicht erreicht ist bzw. deaktiviert, wenn der Abgabetermin bereits erreicht ist bzw. bei US die Abgabeerklärung erfolgt ist), wenn die Übermittlung erfolgreich war, d.h. die Quittungen von ASD zur Übermittlung keinen Fehler ergeben haben.

Zurück zur Startseite der „US-Roadmap“