Amtliche Schulverwaltung - Dokumentation - gms:zeugnis

Zeugnisschablonen Office

anonymous@undisclosed.example.com (Anonymous) — Wed, 09 Jul 2025 08:08:51 +0000

Zeugnisschablonen Office

Will man die Zeugnisunterschriften oder den Schulnamen anpassen, empfiehlt es sich, die entsprechenden Daten in ASV vor dem Anwenden der Office-Schablone zu ändern. Einzelne Office-Dokumente lassen sich auch nachträglich, nach dem Ausspielen in einen Ordner, in gewohnter Weise anpassen. Das müsste dann aber im Falle der Zeugnisschablonen für alle Schüler der Klasse bzw. in jedem einzelnen Dokument durchgeführt werden. Da das vor allem sehr zeitaufwendig wäre, empfiehlt sich die folgende Vorgehensweise:

Ändern des Schulnamens

Der zweizeilige Schulname oben auf dem Zeugnis wird automatisch aus den ersten drei Zeilen des Dienststellennamens generiert. Passt dieser nicht, so kann er über Datei / Schulische Daten / Schulen im Reiter Stammdaten, im Feld (auf den Zeugnissen) geändert werden. Ist dieses Textfeld befüllt, so werden die ersten zwei darin befindlichen Zeilen in jedem Zeugnis der Schule als Schulname gesetzt.

Ändern der Zeugnisunterzeichner

Soll der Zeugnisunterzeichner geändert werden, kann dies über Datei / Schulische Daten / Schulen im Reiter Unterzeichner (Schuljahr) erfolgen. Hier haben Sie die Möglichkeit, über das blaue Info-Icon den Zeugnisunterzeichner auszuwählen.

Auch unter Datei / Schulische Daten / Klassen kann man im Reiter Zeugnisse Zeugnisunterzeichner eintragen.

Die im Klassenmodul hinterlegten Daten werden bevorzugt herangezogen, falls diese existieren.

Ändern des Schulnamens

anonymous@undisclosed.example.com (Anonymous) — Thu, 22 Feb 2018 11:51:08 +0000

Ändern des Schulnamens

Der zweizeilige Schulname oben auf dem Zeugnis wird automatisch aus den ersten 3 Zeilen des Dienststellennamens generiert. Passt dieser nicht, so kann er im Modul Datei / Schulische Daten / Schulen, Reiter Stammdaten, dort auf den Zeugnissen geändert werden. Ist dieses Textfeld nicht leer, so werden die ersten zwei darin befindlichen Zeilen in jedem Zeugnis der Schule als Schulname gesetzt.

Ändern der Zeugnisunterschrift-Lehrkraft/Schulleiter

Sowohl die Beschriftung oberhalb als auch die Beschriftung unterhalb der Schulleiterunterschrift kann im Modul Datei / Personal / Lehrkräfte, dort Reiter Person, Abschnitt Zeugnisunterschrift abgeändert werden.

Wo diese Unterschriften erscheinen, kann erst bei Veröffentlichung der Zeugnissvorlagen für GMS gesagt werden.

Werden die Office-Schablonen angewandt, dann erscheint der Inhalt des Feldes 1. Zeile unter dem Unterschriftenstrich. Feld 2. Zeile über dem Platz für die Unterschrift des Lehrers.

Zeugnisausdruck

anonymous@undisclosed.example.com (Anonymous) — Wed, 09 Jul 2025 08:12:40 +0000

Zeugnisausdruck

Da ein Import der Zeugnisse aus WORD zurück in ASV nicht möglich ist, müssen die erstellten Zeugnisse auch aus Word heraus ausgedruckt werden. Anders als beim Zeugnisdruck aus ASV kann dabei jedoch nicht klassenweise gedruckt werden, da ja jedes Zeugnis als Einzeldokument angelegt wurde.

Falls die Zeugnisse zu Hause geschrieben werden, aber in der Schule gedruckt werden sollen, muss auf unterschiedliche Druckereinstellungen geachtet werden. Dies könnte durch den Druck in ein PDF-Dokument am heimischen PC verhindert werden, das dann ohne Veränderung der Formatierung auf jedem beliebigen Drucker ausgedruckt werden könnte. Nachträgliche Veränderungen am Text müssen in diesem Fall unbedingt in der ursprünglichen Arbeitsumgebung erfolgen.

Ein digitales Siegel ist in den Wordformularen nicht vorgesehen.

Druck der Begleitbriefe zum Zwischenzeugnis der 9. und 10. Klassen

anonymous@undisclosed.example.com (Anonymous) — Wed, 21 Feb 2018 16:52:05 +0000

Druck der Begleitbriefe zum Zwischenzeugnis der 9. und 10. Klassen

Nach § 18 Abs. 7 MSO werden die Gefährdungsmitteilungen sowie das Vorliegen einer Gefahr der Abweisung nicht in das Zeugnis gedruckt, sondern den Erziehungsberechtigten in einem gesonderten Schreiben mitgeteilt.

Druck der Begleitbriefe

Wählen Sie im Berichtsmodul aus dem Datenbereich Schüler den Bericht Zeugnis - Gefährdungsmitteilung Klassenziel (MS).
Gehen Sie im Anschluss daran auf gewählt.
Wählen Sie nun in der gewünschte Klasse die gewünschte Schülerinnen oder den gewünschten Schüler durch Anklicken aus.
Nach der Markierung der Schülerinnen oder des Schülers klicken Sie auf anwenden.
Es öffnet sich das Feld Berichtsschablone/Paket anwenden, welches mit OK bestätigt werden muss.
Nun macht das Feld Gefährdungsmitteilung Klassenziel auf, welches gedruckt oder gespeichert werden kann.

Eingabe der Bemerkungen

anonymous@undisclosed.example.com (Anonymous) — Fri, 02 Feb 2024 07:44:31 +0000

Eingabe der Bemerkungen

Die Eingabe der Bemerkungen zu den verschiedenen Teilbereichen der Grundschule und in den Bereich über den Noten bzw. die der weiteren Bemerkungen unterhalb der Noten in den Zeugnissen der Mittelschule kann auf verschiedene Arten erfolgen.

Zunächst muss dazu eines der Textfelder angeklickt werden.

Mittelschule oben:

Grundschule (Beispiel):

Freitext
Mittels Copy&Paste bzw. über die Tastatur kann ein beliebiger Text eingefügt werden.

Textbausteine
Mittels Rechtsklick können aus der Textbausteinebibliothek vorhandene Textbausteine ausgewählt werden. Behebung von Fehler bei Genitiv-s: Leerzeichen per Hand löschen

Über Zuordnung bzw. Kategorie können die Bemerkungen gefiltert werden.

Bemerkungen automatisch einfügen
Über die Schalftläche Bemerkungen automatisch einfügen können Bemerkungen zu Wahlfächern, Fremdsprachen, zu LRS/Legasthenie, Gefährdungsbemerkungen und zur Sportbefreiung ausgewählt und nach Bestätigung durch Änderungenen übernehmen automatisch in das Zeugnis übernommen werden.

Wichtiger Hinweis:
Die Gefährdungsmitteilungen sowie das Vorliegen einer Gefahr der Abweisung werden in den Jahrgangsstufen 9 und 10 nicht in das Zeugnis gedruckt, sondern den Erziehungsberechtigten in einem gesonderten Schreiben mitgeteilt. Ein entsprechender Bericht findet sich in der Berichtsbibliothek im Datenbereich „Klassen-Klassengruppen“.

Nachträgliches Editieren von Zeugnisbemerkungen:
Oberhalb des Zeugnisses befinden sich die üblichen Schaltflächen für Schriftart, Schriftgröße, kursiv, unterstreichen … Wenn ein Bemerkungstext zu lang für das Bemerkungsfeld ist, kann man evtl. durch eine kleinere Schriftgröße oder durch Veränderung von Zeilenumbrüchen Platz gewinnen.

Zeugnisdruck

anonymous@undisclosed.example.com (Anonymous) — Wed, 09 Jul 2025 08:27:35 +0000

Zeugnisdruck

Sie können die Zeugnisse direkt aus dem Zeugniseditor heraus als Massendruck oder als Einzeldruck drucken.

Massendruck von Zeugnissen

Markierung der Klasse(n)

Wählen Sie im Navigator zunächst die gewünschte Klassengruppe(n), für die Sie Zeugnisse drucken möchten und klicken Sie auf das Icon (Massendruck).

Sortierung der Schüler

Im folgenden Dialog sind zunächst alle Schüler der im Schritt 1 ausgewählten Klassen markiert. Falls Sie mehrere Klassen bzw. Klassengruppen ausgewählt hatten, achten Sie darauf, dass die Reihenfolge der Schüler der gewünschten Druckreihenfolge entspricht und sortieren Sie sie gegebenenfalls nach der Klasse.

Es empfiehlt sich grundsätzlich, vor dem Ausdruck auf Papier die Ausgabeeinheit zunächst noch auf „Vorschau“ zu ändern und mit dem Anklicken des Buttons „Zeugnisse drucken“ eine letzte Kontrollmöglichkeit (z. B. Zeugnisart, Schülerreihenfolge, Zeugnisdatum, Unterzeichner usw.) auf dem Bildschirm zu erhalten.

Weitere Einstellmöglichkeiten

Druckzusatz: Hier können Sie festlegen, ob Druckzusätze wie „Kopie“, „Abdruck“, „Zweitschrift“ etc. oben rechts in das Zeugnis eingedruckt werden. Dies kann für eine Ausfertigung für den Schülerakt sinnvoll sein.
Abweichendes Zeugnisdatum: Meist nicht nötig. Normalerweise setzen Sie ein allgemein gültiges Zeugnisdatum im Modul Schulen, Reiter Zeugnisdaten oder in den Einstellungen der jeweiligen Klasse. Das hier gesetzte Datum hätte Vorrang vor den allgemein gültigen Datumseinstellungen.
Elektronisches Siegel: Hier legen Sie fest, ob ein elektronisches Siegel verwendet werden soll. Sie können dieses im Modul Schule, Reiter Verwaltung hinterlegen. Diese Option ist jedoch nur für das Jahreszeugnis interessant. Zwischenzeugnisse werden grundsätzlich nicht gesiegelt.
Schulleitung/Klassenleitung: Auch hier müssen Sie normalerweise nichts eintragen. Sinnvoll kann ein Eintrag sein, wenn z.B. der Klassleiter erkrankt ist und die Zeugnisse von einem Stellvertreter unterschrieben werden sollen.
Diese Felder sind jedoch nur aktiv, wenn Sie nur eine Klassengruppe ausgewählt haben.
Maschinelle Unterschrift: Mit den beiden Optionen je für Klassleiter und Schulleitung legen Sie fest, ob das Unterschriftenfeld für eine eigenhändige Unterschrift frei gehalten wird oder ob ein „gez. <Unterzeichnername>“ eingedruckt wird. Diese Option ist nur für die Zwischenzeugnisse zulässig.
Wenn Sie mehrere Klassengruppen markiert haben, ist auch dieses Feld nicht bearbeitbar. Es gilt dann die Voreinstellung, die Sie im Modul Schulen, Reiter Zeugnisdaten (dort ganz unten) getroffen haben!

Auch das Speichern der Zeugnisse in Form von pdf-Dateien ist möglich, indem Sie dies in den Ausgabeeinstellungen auswählen. Pro Zeugnis wird eine eigene Datei erzeugt, deren Name den Schülernamen enthält, und in dem gewählten Dateiordner gespeichert (Tipp: für jede Klasse einen eigenen Ordner anlegen). Die anderen Ausgabemöglichkeiten (csv, Zwischenablage) sind im Zusammenhang mit dem Zeugnisdruck nicht möglich.

Einzeldruck eines Zeugnisses

Mit Klick auf das Icon starten Sie den Druck des aktuell ausgewählten Zeugnisses. Eine Veränderung von Parametern wie Zeugnisunterzeichner, Zeugnisdatum, etc. wie beim Massendruck ist dabei allerdings nicht möglich.

Möchten Sie ein einzelnes Zeugnis mit Änderungen drucken, so gehen Sie vor wie beim Massendruck, wählen aber aus den vorausgewählten Schülern der Klassengruppe einen einzelnen Schüler aus.

Export der Zeugnisschablonen

anonymous@undisclosed.example.com (Anonymous) — Thu, 02 Feb 2017 13:10:00 +0000

Export der Zeugnisschablonen

Die Zeugnisschablonen erreicht man über das Modul Berichtsbibliothek-Auswertung.

Im Navigator finden Sie die Zeugnisschablonen im Datenbereich Schüler unter Typ Zgn und Modus Office-Schablone.

Im folgenden Beispiel wird der Export der Zeugnisschablonen für die Schüler der Klasse 3A beschrieben:

Markieren Sie den Bericht Zeugnis GS Zwischenzeugnis 3 im Navigator.
Betätigen Sie die Schaltfläche gewählt. Das Modul Berichtsbibliothek-Auswertung wechselt automatisch in den Reiter Berichtsschablone/Paket anwenden. Sie können alternativ dazu auch den Namen des Berichts mit einem Doppelklick auswählen.

Wählen Sie im Navigator die gewünschte Klasse aus.
Betätigen Sie die Schaltfläche anwenden.

In einem neuen Fenster wählen Sie das Verzeichnis aus, in der die Zeugnisschablonen gespeichert werden sollen.

Wenn Sie die Schaltfläche Öffnen betätigen, wird für jeden Schüler dieser Klasse eine Office-Datei erstellt.

Zur Bestätigen der angelegten Dateien erhalten Sie folgende Meldung:

Diese Office-Dateien können nun auf einen Datenträger verschlüsselt an die Lehrkräfte zum Erfassen der Zeugnisse weitergegeben werden.

Zeugnisschreibende Lehrkräfte als ASV-Benutzer anlegen

anonymous@undisclosed.example.com (Anonymous) — Wed, 01 Feb 2017 10:05:36 +0000

Zeugnisschreibende Lehrkräfte als ASV-Benutzer anlegen

Bevor eine Lehrkräfte die Zeugnisse mit dem Zeugnismodul in ASV bearbeiten kann, muss ein Zugang in ASV mit entsprechenden Rechten eingerichtet werden.

Dazu sind folgende Schritte erforderlich:

Melden Sie sich als ASV-Administrator an (Benutzerkennung: adminXXXXGMS) und öffnen Sie das Menü Datei/Verwaltung/Benutzerverwaltung/Benutzer.

Über den Dialog Modulbezogene Funktionen/Benutzerfunktionen/Mögliche Benutzer finden und einrichten öffnet sich ein Fenster, in der das Lehrpersonal einer Schule aufgelistet ist.
Es ist möglich, an dieser Stelle alle zeugnisschreibenden Lehrkräfte zu markieren, für ein Zugang mit entsprechenden Rechten eingerichtet werden soll.

Im gezeigten Beispiel soll die Lehrkraft Hans Hüftschaden als zeugnisschreibende Lehrkraft angelegt werden.

Markieren Sie das gewünschte Lehrpersonal.
Betätigen Sie die Schaltfläche Anlegen.

Die Lehrkraft wird nun als Benutzer angezeigt und Sie können weitere individuelle Einstellungen vornehmen.

Reiter Benutzer

Der Name der neu angelegten Lehrkraft erscheint im Navigator.
Im Bereich Zugangsdaten kann im Feld Kennung (Login) das Kürzel gegebenenfalls geändert werden.
In den Feldern neues Passwort und neues Passwort wiederh… muss jeweils ein identisches Passwort eingegeben werden.

Reiter Rollen

Im Bereich Rollen des Benutzers ist der Rollenname Lehrkraft bereits voreingestellt.
Im Bereich Berechtigung der Rollen sind die einzelnen Rechte dieser Rolle aufgelistet.

Die einzelnen Berechtigungen und auch die mitgelieferten Standardrollen sind von ASV fest vorgegeben und können nicht ergänzt oder geändert werden. Es besteht jedoch die Möglichkeit, die Standardrollen zu kopieren und die darin enthaltenen Berechtigungen anschließend anzupassen.
Dies ist erforderlich, wenn die zeugnisschreibende Lehrkraft beispielsweise Textbausteine bearbeiten möchte. Diese Berechtigung ist in der Rolle der Lehrkraft nicht enthalten.
Nähere Informationen zum Anlegen einer neuen Rolle erhalten Sie bei der Rollenverwaltung.

Zugang als zeugnisschreibende Lehrkraft

Die zeugnisschreibende Lehrkraft kann sich nun in ASV mit ihrem Zugang anmelden und das Modul Zeugnisse aufrufen.

Die Name des Benutzers sowie die berechtige Rolle(n) sind als Zugangsdaten ersichtlich.
Nach Aufruf des Zeugnismoduls sind im Navigator, je nach Voreinstellung bei der betreffenden Lehrkraft, nur die Schüler in den Klassengruppen anwählbar, für die der Benutzer Zeugnisse und Noten erfassen muss.

Bei der Rolle Lehrkraft sind die Module Lehrkräfte und Unterricht nicht zugänglich.

Eingabe von Zeugnisnoten

anonymous@undisclosed.example.com (Anonymous) — Wed, 21 Feb 2018 16:54:57 +0000

Eingabe von Zeugnisnoten

Lehrkräfte haben die Rechte, die Zeugnisnoten und Bemerkungen in den von Ihnen unterrichteten Klassen zu verwalten. Hierzu rufen Sie den Menüpunkt Datei / Leistungs- und Zeugnisdaten / Zeugnisse erfassen/drucken auf.

Zeugnisnoten können auf zwei unterschiedliche Weisen erfasst werden:

Erfassung von Einzelnoten mit automatischer Berechnung der Zeugnisnoten über das Notenmodul (Details siehe Notenmodul)
Erfassung der Zeugnisnoten über die Zeugnis-Druckansicht des einzelnen Schülers
Diese Ansicht entspricht dem Modul Zeugnis auf der Startseite bzw. dem Icon in der Menüleiste: (Details siehe unten)

Hinweis:
Der Eintrag über die Funktion Klassengruppenweise Zeugnisdatenerfassung (Datei / Leistungs- und Zeugnisdaten / Klassengruppenweise Zeugnisdatenerfassung) ist für bayerischen Schulen zwar grundsätzlich denkbar, jedoch nicht explizit für den Einsatz in Bayern konzipiert. Die Funktionalität wurde schwerpunktmäßig für die Anforderungen von Schulen in Baden-Württemberg erstellt.

Bedienelemente der Zeugnisansicht

Zeugnis Klasse 5

Bereich für die Fachnoten
Auswahl Deutsch oder Deutsch als Zweitsprache
Textfeld für Bemerkungen
Weiteres Feld für Bemerkungen (z.B. Besuch einer AG)
Auswahlfeld 'Vorrücken'
Undo-/Redo-Buttons (mehrstufig) für alle Änderungen am aktuellen Zeugnis
Wechsel zur Schnelleingabeansicht
(diese Funktion ist noch nicht verfügbar)
Aktivierung der Textbausteinauswahl
(nur verfügbar, wenn ein Textfeld aktiviert ist und Textbausteine vorhanden sind)
Schriftformatierung für Bemerkungen
Sammeldruck der Zeugnisse.

Zeugnis Klasse 6-10

Bereich für die Fachnoten
Textfeld für Bemerkungen
Vergrößerungsfaktor für die Ansicht
Undo-/Redo-Buttons (mehrstufig) für alle Änderungen am aktuellen Zeugnis
Wechsel zur Schnelleingabeansicht
(diese Funktion ist noch nicht verfügbar)
Aktivierung der Textbausteinauswahl
(nur verfügbar, wenn ein Textfeld aktiviert ist und Textbausteine vorhanden sind)
Schriftformatierung für Bemerkungen
Sammeldruck der Zeugnisse
Auswahlfeld 'Vorrücken'
Weiteres Feld für Bemerkungen (z.B. Besuch einer AG).

Noteneingabe

Öffnen Sie das Zeugnismodul
( oder Datei → Leistungs- und Zeugnisdaten → Zeugnisse erfassen und ändern)
Im Navigator: Wählen Sie den Schüler und ggf. die Zeugnisart
Eingabe der Zeugnisnoten:
1. über das Notenmodul bereits erfasste Zeugnisnoten sind schon eingetragen,
  können hier aber nochmals nach Anklicken überschrieben werden
  (pädagogischer Ermessensspielraum)
2. noch nicht erfasste Zeugnisnoten können direkt eingetragen werden:
  1. Anklicken des ersten Notenfeldes (Religion oder Ethik)
  2. Eintippen der zutreffenden Fachnote:
    Die Note wird als Zahl eingetragen
    die Einfügemarke springt automatisch zum nächsten Notenfeld
    beim Jahreszeugnis wird automatisch in die Wortbezeichnung umgewandelt
  3. Anklicken des Info-Buttons innerhalb des Notenfeldes öffnet eine Auswahl erlaubter Einträge

Textformatierung

Mit Hilfe der entsprechenden Icons können Sie die Schriftart, -größe und -schnitt, Absatzformatierung und Ausrichtung innerhalb des Textrahmens nach Markierung des Textes verändern.

anonymous@undisclosed.example.com (Anonymous) — Tue, 17 Mar 2015 18:11:35 +0000

ASV-Berichtsvorlagen für Notensammellisten

anonymous@undisclosed.example.com (Anonymous) — Thu, 22 Feb 2018 11:23:01 +0000

ASV-Berichtsvorlagen für Notensammellisten

ASV beinhaltet in der Berichtsbibliothek im Datenbereich Schüler die Berichte:

„Zeugnis - Notensammelliste GS“
„Zeugnis - Notensammelliste MS“

Allgemeine Hilfestellungen zur Nutzung der Berichtsbibliothek finden sie unter Berichte anwenden.

Zeugniserstellung mit Hilfe der Office-Schnittstelle

anonymous@undisclosed.example.com (Anonymous) — Wed, 09 Jul 2025 08:40:28 +0000

Zeugniserstellung mit Hilfe der Office-Schnittstelle

Bemerkungen zu Wahlunterricht, Gefährdungshinweis, Legasthenie

anonymous@undisclosed.example.com (Anonymous) — Wed, 21 Feb 2018 16:46:45 +0000

Bemerkungen zu Wahlunterricht, Gefährdungshinweis, Legasthenie

Zukünftig wird folgende Funktionalität verfügbar sein, derzeit muss an Grund- und Mittelschulen dieser Teil der Bemerkung noch direkt per Hand ins Zeugnis eingegeben werden. Die hier gezeigte Funktionalität ist im Zeugnismodul an Grund- und Mittelschulen noch nicht verfügbar. Diese Seite stellt derzeit lediglich eine Vorschau dar.

Bei jedem Zeugnis muss der Button „Bemerkungen automatisch einfügen …“ oberhalb des Zeugnisformulars einmal angeklickt werden. Nun können Bemerkungen zu Wahlkursen, zu LRS/Legasthenie, Gefährdungsbemerkungen und zur Sportbefreiung ausgewählt und nach Bestätigung durch Änderungen übernehmen automatisch in das Zeugnis übernommen werden.

Im sich öffnenden Fenster sind diese besonderen Bemerkungen vorbelegt und können dort auch ergänzt werden. Die zugehörige Bewertung bei Wahlfächern muss noch ausgewählt werden. Eine Änderung der Texte ist nach dem Schließen des Dialogs direkt in der Zeugnisansicht möglich.

Die Gefährdungshinweise können eingetragen werden. Sie werden dann ins Zeugnis eingedruckt. An dieser Stelle wird auf §53, Abs. 1, Satz 2 und §53, Abs. 7, Satz 2 der MSO hingewiesen:

Die Gefährdungsmitteilungen werden in den Jahrgangsstufen 9 und 10 nicht in das Zeugnis gedruckt, sondern den Erziehungsberechtigten in einem gesonderten Schreiben mitgeteilt.
Ein entsprechender Bericht findet sich in der Berichtsbibliothek im Datenbereich „Klassen / Klassengruppen“.

Tipps für die direkte Eingabe in ein Zeugnis

Für die schnelle Erfassung kann auf die Textbausteine in ASV zurückgegriffen werden. Das folgende Video erklärt,

wie ein Textbaustein in ASV eingerichtet wird
und wie ein vorhandener Textbaustein in einem Zeugnis verwendet werden kann.

textbaustein_erfassen.mp4

Zeugniserstellung an Grund- und Mittelschulen mit ASV

anonymous@undisclosed.example.com (Anonymous) — Wed, 09 Jul 2025 08:37:13 +0000

Zeugniserstellung an Grund- und Mittelschulen mit ASV

Zeugnisse können mit ASV direkt über das Zeugnismodul oder über die Office-Schnittstelle erstellt werden.
Wenn Sie aber die Zeugnisse mit Hilfe eines anderen Zeugnisprogramms drucken, sind in ASV keine Arbeiten notwendig.

Arbeit mit dem Zeugnismodul in ASV	Arbeit mit der Office-Schnittstelle
in ASV vollintegrierte Lösung - zentrale Speicherung	Export von Dokumenten im Format .docx
Zeugnisschablonen entsprechen den amtlichen Vorgaben (Aktualisierungen)	Kernfunktionalität ist die Erzeugung von Serienbriefen
Zentrale Anlage und Verwaltung von (intelligenten) Textbausteinen möglich	Erzeugung von Zeugnisvorlagen im Office-Format zur Weiterverarbeitung mit Drittprogrammen möglich
Nutzung der integrierten Notenverwaltung möglich	LK können zuhause Zeugnisse erstellen, bearbeiten, ausdrucken
Übernahme der eingepflegten Noten (mit Notenberechnung) in das Zeugnis möglich	Voraussetzungen: Client-Server Installation von ASV
Direkter Ausdruck über eigenen Druckdialog möglich	Voraussetzungen: WORD Version ab Office 2007 (und später)
digitales Siegel im Jahreszeugnis möglich (nicht in Abschlusszeugnissen, diese müssen nach KMS händisch gesiegelt werden)	digitales Siegel nicht möglich

Bitte folgen Sie diesen Anleitungen und Hinweisen:

Nutzung von Textbausteinen

anonymous@undisclosed.example.com (Anonymous) — Wed, 08 Jun 2016 22:07:57 +0000

Nutzung von Textbausteinen

Nach dem Export von Zeugnissen in ein WORD-Dokument ist die Nutzung der Textbausteine aus ASV nicht mehr möglich. Lediglich über <Kopieren> und <Einfügen> („drag and drop“) könnten Textbausteine aus Zeugnisprogrammen in das entsprechende Word-Dokument übernommen werden.

Dabei muss jedoch beachtet werden, dass dies sowie die Änderung der Schriftart, -größe und Blocksatz derzeit in Word nicht möglich ist, da diese Makros deaktiviert sind.

Besonderheit beim Übertrittszeugnis 2023, für ukrainische Schülerinnen und Schüler in einer ...

anonymous@undisclosed.example.com (Anonymous) — Fri, 12 May 2023 15:49:14 +0000

Besonderheit beim Übertrittszeugnis 2023, für ukrainische Schülerinnen und Schüler in einer Grundschulklasse

Bitte beachten Sie folgende Besonderheiten bei der Erstellung der Übertrittszeugnisse 2023 für ukrainische Schülerinnen und Schüler der Grundschule in Jahrgangsstufe 4. Genaueres entnehmen Sie dem KMS vom 21.04.2023 (Az. III.1-BS7302.0/463/2). Im Folgenden wird auf die Funktion des Zeugnismoduls in ASV eingegangen, um das Übertrittszeugnis passend zu erstellen.

Fehlende Jahresfortgangsnote in D, M oder HSU wegen fehlender Sprachkenntnisse

Kann aufgrund nicht hinreichender deutscher Sprachkenntnisse in mindestens einem Fach eine Jahresfortgangsnote nicht gebildet werden, verfahren Sie wie folgt:

Wählen Sie (1) die Checkbox Eignung nach GrSO §6 (6) manuell setzen, der zuvor automatisch eingesetzte Text wird entfernt.
Klicken Sie den Info-Button (2) an und wählen Sie anschließend aus dem Auswahlfenster keine Schulart (das leere Feld) aus.
Ergänzen Sie im Bereich ergänzende Bemerkungen folgende Information: „Aufgrund nicht hinreichender deutscher Sprachkenntnisse wird aktuell empfohlen, eine schulartunabhängige Brückenklasse zu besuchen“.

Wahlfach-/AG-Bemerkung in Zeugnisse einfügen

anonymous@undisclosed.example.com (Anonymous) — Fri, 12 May 2023 15:49:11 +0000

Wahlfach-/AG-Bemerkung in Zeugnisse einfügen

Damit insbesondere im internen Zeugnismodul Wahlfach- und AG-Bemerkungen korrekt eingefügt werden, sind folgende Eintragungen notwendig.

Damit eine Wahlfach oder AG-Bemerkung im internen Zeugnismodul eingefügt wird, muss die Schaltfläche Wahlfach-/AG-Bemerkung einfügen (links oben) aktiviert werden.

Wird die Schaltfläche unbeabsichtigt mehrfach betätigt, wird auch die Bemerkung entsprechend oft in den Zeugnisvordruck geschrieben.

Damit an dieser Stelle überhaupt ein Eintrag erfolgt, muss beim Schüler im Reiter UNTERRICHT - BESONDERER UNTERRICHT ein Wahlfach oder eine AG hinterlegt sein.

ASV prüft, ob der Besondere Unterricht (BU) als Wahlfach (Belegart W) oder AG (Belegart G) besucht wird. Förderunterricht beispielsweise hat die Belegart F und scheidet an dieser Stelle aus.

Als Fachbezeichnung gilt der Langform Fachname im Fächermodul, der richtig gepflegt sein muss!

Bei AGs (z.B. Fußball) bleibt demnach nur der Weg, das Fach vor der Verwendung im BU aus dem jeweiligen Fach (z.B. Sport) abzuleiten und die Langform anzupassen. Die entsprechende Bezeichnung findet man dann auch im Zeugnis, die zusätzlich vom Benutzer der Maske jederzeit manuell bearbeitet werden kann.

Die reine Verwendung des Grundfaches Sport im BU und die Anpassung des Kursbezeichners führt demnach nicht zum Ziel einer korrekten Zeugnisbemerkung!

Wird ein Schüler per „Schüler im Kurs“ zugewiesen und anschließend wieder entfernt, verbleibt im Reiter Unterricht des Schülers ein Fragment aus Fach und Belegungsart. Also genau die zwei Kriterien, die zum automatischen Teilnahmeeintrag im Zeugnis führen!

Wahlfach mit Note konfigurieren

anonymous@undisclosed.example.com (Anonymous) — Thu, 08 Feb 2018 15:26:35 +0000

Wahlfach mit Note konfigurieren

Haben Schüler aus dem besonderen Unterricht ein Wahlfach mit Note belegt (oft Informatik oder Buchführung), muss das Fach gesondert bearbeitet werden, damit es als Wahlfach im Zeugnis (Officeschablone) mit Notenfeld erscheint.

Vorgehen:
Fächermodul aufrufen, entsprechendes Wahlfach markieren, Einstellungen anpassen (siehe Screenshot)

Unter Besonderheit im Zeugnis muss Wahlfach mit Note ausgewählt werden.
Nun werden beim Export aus ASV in die Officeschablone die jeweilig bearbeiteten und individuell belegten Wahlfächer ausgegeben.

Zeugnisdatentransport absichern mit 7Zip

anonymous@undisclosed.example.com (Anonymous) — Thu, 08 Feb 2018 15:38:39 +0000

Zeugnisdatentransport absichern mit 7Zip

Download Anleitungen Verschlüsselung mit 7Zip

Download hier als PDF
Download hier als PPTX

Download und Installation:

Download unter http://www.7-zip.de/download.html
Installation (ggf. Admin-Rechte benötigt)

Verschlüsselte „7z“-Datei erstellen per Rechtsklick mit der Maus

Datei(en) mit linker Maustaste markieren
rechter Mausklick auf Dateien / 7zip / Zu einem Archiv hinzufügen (mit linker Maustaste bestätigen)
ggf. unter Archiv Dateinamen anpassen
Auswahl 7z bei Archivformat (falls nicht vorgegeben)
Passwort bei Verschlüsselung eingeben
Kästchen Dateinamen verschlüsseln auswählen
mit OK bestätigen
verschlüsselte 7z-Datei an E-Mail anhängen
Text der E-Mail ohne personenbezogene Daten senden (diese stehen im verschlüsselten Anhang)

Verschlüsselte „7z“-Datei entschlüsseln
per Rechtsklick mit der Maus

7z-Datei aus E-Mail lokal speichern
7z-Datei mit linker Maustaste markieren
rechter Mausklick auf 7z / Datei / 7Zip / Hier entpacken (mit linker Maustaste bestätigen)
Passwort eingeben
mit OK bestätigen
entschlüsselte Dateien wie gewohnt öffnen oder bearbeiten

Praktische Arbeit mit den Zeugnissen in Word

anonymous@undisclosed.example.com (Anonymous) — Wed, 21 Feb 2018 16:58:09 +0000

Praktische Arbeit mit den Zeugnissen in Word

Rufen Sie die jeweiligen Word-Dokumente auf und bearbeiten Sie die ausfüllbaren Felder. Die fertigen Zeugnisse werden nicht mehr in ASV zurückgespielt. Die abgespeicherten Zeugnisse können Sie nach der Bearbeitung zum Drucken wieder mit in die Schule nehmen.
Zur Bearbeitung der Zeugnisse benötigen Sie mindestens die Word-Version ab 2007.
Da die Schablonen mit unterschiedlichen Versionen von Word erstellt wurden, wird manchmal in der Titelleiste beim Öffnen des Dokuments [Kompatibilitätsmodus] angezeigt. Hier darf das Dokument auf keinen Fall auf die neuere Dateiversion konvertiert werden, da sich sonst die Rahmenlininien bei einigen Zeugnisschablonen verschieben. Dieser Vorgang kann auch nicht mehr rückgängig gemacht werden. Hier geht man einfach auf „Speichern“ und behält den Kompatibilitätsmodus bei.

Es kann je nach verwendeter MS Office Wordversion zu dem Fehler kommen, dass die Leerzeichen nicht übernommen werden. Abhilfe schafft hier, das verwendete MS Office auf den aktuellsten Updatestand zu bringen.

Grundschule

Am oberen Zeugnisrand ist ein Feld, bei dem man folgende Texte auswählen kann: Zweitschrift, Abdruck, etc.
Texteingabe in den jeweiligen Formularfeldern:
- die Schriftgröße und -art sind nicht veränderbar. Eingestellt ist Schriftgröße 10 bzw. 11.
- Anmerkung: Es kann beliebig viel Text erfasst werden, es erfolgt kein Warnhinweis → Der Text verschwindet scheinbar!
- Rechtschreibprüfung ist nicht möglich
- Trennung ist händisch möglich (möglichst Tastenkombination „[Strg] -“ um einen „bedingten Trennstrich“ zu erzeugen, der nur am Zeilenende sichtbar ist)
die Noteneingabe erfolgt durch Auswahlfelder
Anmerkung zum 3.Jahrgang: Deutsch / Deutsch als Zweitsprache
„LRS“ und „Gefährdung der Versetzung“ müssen manuell erfasst werden

Mittelschule

Am oberen Zeugnisrand ist ein Feld, bei dem man folgende Texte auswählen kann: Zweitschrift, Abdruck, etc.
Texteingabe in den jeweiligen Formularfeldern:
- Formatierungen können beliebig verändert werden
- Formatierungen wie Schriftart, Schriftschnitt sollten natürlich von den Lehrkräften nicht vorgenommen werden. Maximal die Änderung der Schriftgröße um einen „Punkt“, falls die Bemerkungen nicht in das Feld passen oder dieses nicht ausfüllen, sind zu akzeptieren. Eingestellt ist Schriftgröße 11.
- Rechtschreibprüfung mit Word ist möglich
- Trennung ist händisch möglich (möglichst Tastenkombination „[Strg] -“ um einen „bedingten Trennstrich“ zu erzeugen, der nur am Zeilenende sichtbar ist)
die Noteneingabe erfolgt durch Auswahlfelder

Zeugniserstellung mit dem Zeugnismodul in ASV

anonymous@undisclosed.example.com (Anonymous) — Sun, 17 Jan 2021 11:08:48 +0000

Zeugniserstellung mit dem Zeugnismodul in ASV

Vorbereitungen
1. Datum und Zeugnisunterzeichner festlegen
2. Import von vorhandenen Textbausteinen aus WinSD
Zeugnisschablonen abholen (Anwendungsdaten aktualisieren)
Schuleigene Anpassungen (Ändern von Zeugnisunterschriften, Schulname, Anpassung an der Schablone)
Zeugnisschreibende Lehrkräfte als ASV-Benutzer anlegen
Zeugnisnoten und Bemerkungen erfassen
Zeugnisdruck
Druck der Begleitbriefe zu Gefährdung/Wiederholungsverbot für die 9. und 10. Klassen

Austausch der Zeugnisschablone

anonymous@undisclosed.example.com (Anonymous) — Tue, 30 Jun 2020 07:48:05 +0000

Austausch der Zeugnisschablone

Sind mehrere Zeugnisschablonen vorhanden, so entscheidet die in der Zeugnisschablone hinterlegte Zuordnung von Bildungsgang und Jahrgangsstufe.
Die offiziell ausgelieferten Zeugnisschablonen enthalten hier nur eine sehr unspezifische Zuordnung nach Jahrgangsstufen.
Sobald eine von der Schule selbst erstellt Schablone verfügbar ist, verwendet ASV diese vorrangig. Aus diesem Grund sollte man in den selbst erstellten (oder durch Kopie entstandenen) Schablonen eine gezielte Zuordnung vornehmen.

Im Modul Zeugnisse erfassen/drucken öffnet sich nach Aufruf des Menüs Modulbezogene Funktionen / Zeugnisschablone austauschen ein neues Fenster mit der Bezeichnung Zeugnisschablone austauschen.

Im dargestellten Beispiel werden 2 neu erstellte Zeugnisschablonen angeboten, die eine entsprechende Zuordnung nach Bildungsgang und Jahrgangsstufe haben. Nach Austausch der Zeugnisschablone kann mit dieser Vorlage im Modul Zeugnisse erfassen/drucken gearbeitet werden. Es ist empfehlenswert die Schbalone immer gleich für die ganze Klassengruppe zu tauschen. Auch der Warnhinweis, dass die Änderung nicht rückgängig gemacht werden kann, kann ignoriert werden, da immer eine Schablone gewählt werden kann.

Anpassung einer Office- Schablone

anonymous@undisclosed.example.com (Anonymous) — Thu, 22 Feb 2018 12:01:03 +0000

Anpassung einer Office- Schablone

Eine zentral bereitgestellte Office- Schablone (z.B. Zeugnisschablone) kann nur in dem entsprechenden Textverarbeitungsprogramm bearbeitet werden. Eine unmittelbare Bearbeitung in ASV ist nicht möglich. Nur in seltenen Ausnahmefällen ist es nötig, Änderungen an den Zeugnisschablonen vorzunehmen. Gehen Sie hierzu folgendermaßen vor:

Öffnen Sie über Datei / Verwaltung / Berichtsbibliothek die Berichtsbibliothek-Verwaltung und wählen Sie dort im Datenbereich Schüler (1) die entsprechende Zeugnisschablone aus (2). Nun klicken Sie auf die Schaltfläche exportieren (3) und speichern die Datei ab (4).

Dann „reimportieren“ Sie diese Datei, indem Sie auf die Schaltfläche importieren klicken (1) und Import mit neuem Namen wählen (2).

Die importierte Berichtsschablone ist nun mit neuem Namen (Namenserweiterung IMP_…) im Navigator aufgelistet (1). Wählen Sie diese aus und klicken auf Modulbezogene Funktionen / Export/Import / Office-Schablone(n) exportieren. Speichern Sie die Datei als Dateityp *.docx (2).

Nun kann die Zeugnisschablone in Word geöffnet und dort bearbeitet werden. Dazu heben Sie den Dokumentenschutz (über Entwicklertools) auf und aktivieren diesen wieder, nachdem Sie die nötigen Änderungen im Office-Dokument durchgeführt haben. Speichern Sie das Dokument als Dateityp *.docx ab.

Wählen Sie in der Berichtsbibliothek-Verwaltung den importierten Zeugnisbericht erneut aus (1) und klicken Sie auf die Schaltfläche bearbeiten (2). Im Fenster Office-Schablone bearbeiten klicken Sie auf die Schaltfläche Office-Dokument austauschen (3) und wählen das überarbeitete Office-Dokument aus. Bestätigen Sie abschließend mit OK (4). Damit ist dem importierten Zeugnisbericht die neue Office-Schablone zugeordnet.