Amtliche Schulverwaltung - Dokumentation - gy:up

Hinweise

anonymous@undisclosed.example.com (Anonymous) — Thu, 04 Jul 2024 10:04:41 +0000

Hinweise

Beim Einrichten des neuen Schuljahres werden die Schülerinnen und Schüler in die definierten Zielklassen hineinversetzt, sofern dies aufgrund von Bildungsgängen möglich ist.

Schülerinnen und Schüler, die das aktuelle Schuljahr komplett wiederholen, können anschließend im Planungsschuljahr gepflegt werden.
Schülerinnen und Schüler, die sich für das nächste Schuljahr anmelden, werden direkt im Planungsschuljahr erfasst.

In ASV hat man Zugriff auf drei Schuljahre, zwischen welchen man in einer laufenden Sitzung beliebig wechseln kann:

das vorangegangene/vorherige Schuljahr
das aktuelle/laufende Schuljahr
das kommende Schuljahr (Planungsschuljahr für die Unterrichtsplanung)

Falls Sie die Planung nach beendeter Sitzung wieder aufnehmen wollen, achten Sie bitte darauf, das Planungsschuljahr einzustellen.
Im Planungsschuljahr ist ein roter Balken unten im Fenster.
Bei jedem Start von ASV wird wieder das aktuelle Schuljahr eingestellt!

Aktuelles Schuljahr	Planungsschuljahr

Bitte beachten Sie:

Das neue Schuljahr kann bereits nach Freigabe der schulaufsichtlichen Prüfung der US im Oktober angelegt werden.
Nach dem Halbjahr kann man unabhängig vom Meldestatus das neue Schuljahr anlegen.
Für das Einrichten des neuen Schuljahres werden Schulleitungsrechte benötigt.

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Anlegen des neuen Schuljahres

anonymous@undisclosed.example.com (Anonymous) — Tue, 10 Feb 2026 21:18:34 +0000

Anlegen des neuen Schuljahres

Erstellen Sie zuvor unbedingt eine Datensicherung!
Führen Sie gegebenenfalls die empfohlenen Schritte A1 bis A3.3 zur Anlegung eines neuen Schuljahres durch.

Mit dem Prozess Neues Schuljahr einrichten werden die Datenstrukturen und -inhalte für das jeweils kommende Schuljahr angelegt. Dieser Schritt ist deshalb unabdingbare Voraussetzung für die weitere Planung des neuen Schuljahres (Planungsschuljahr) und für die Datenlieferung einer UP.

Voraussetzungen

Bitte beachten Sie:

Das neue Schuljahr kann bereits nach Freigabe der schulaufsichtlichen Prüfung der US im Oktober angelegt werden.
Nach dem Halbjahr kann man unabhängig vom Meldestatus das neue Schuljahr anlegen.
Für das Einrichten des neuen Schuljahres werden Schulleitungsrechte benötigt.

Neues Schuljahr einrichten

Rufen Sie im aktuellen Schuljahr mit Schulleitungsrechten über Datei > Verwaltung den Prozess Neues Schuljahr einrichten auf.

Falls mehrere Schulen im Datenbestand und aufgrund der Berechtigung zugänglich sind, wählen Sie zunächst die gewünschte Schule aus.

Sollten Sie die Schule nicht in der Auswahl finden, so wurde für diese Schule bereits ein neues Schuljahr eingerichtet.
Nur ein Löschen der Zeitscheibe des Planungsschuljahres oder ein Zurücksetzen der Datenbank der Schule auf einen Stand vor dem Anlegen des neuen Schuljahres ermöglicht das erneute Einrichten des neuen Schuljahres.

Empfehlungen für die Einstellungen

Klassen übernehmen: Wenn Klassenleiter, Räume oder Fachklassengliederungsnummer (nicht für GY) in das nächste Jahr übernommen werden, dann werden diese Informationen z. B. der 7A im aktuellen Schuljahr in die 7a im Planungsschuljahr übernommen. Daher lautet die Empfehlung, keine Häkchen zu setzen.
Lehrkräfte übernehmen: Fehlt der Haken, werden alle Lehrkräfte ins neue Schuljahr übernommen. NUP steht für „Nicht unterrichtendes Personal“. Wenn die Lehrkräfte bereits vor dem 01.10. des aktuellen Schuljahres abgegangen sind, wurde bereits ein Abgang gemeldet und die Lehrkraft muss nicht weiter geführt werden. Sollten Sie diese Lehrkräfte doch ins nächste Schuljahr übertragen, achten Sie bitte darauf die Lehrkraft mit nm zu führen.
Pflicht-Wahlpflichtunterricht (Matrix) übernehmen: Die Übernahme der Zuordnung von Lehrkräften zu Unterrichtselementen wird nicht empfohlen, denn die Lehrkraft im Deutschunterricht der 7A im aktuellen Schuljahr ist dann auch im Planungsschuljahr dem Deutschunterricht der 7a zugewiesen.
Besonderen Unterricht übernehmen: Da die Wahlunterrichte in der Regel über Schuljahre hinweg von derselben Lehrkraft angeboten werden, ist es sinnvoll, für diese Unterrichte die Zuordnung der Lehrkräfte zu übernehmen.
Schüler Erweiterungen übernehmen: Es wird empfohlen, sämtliche Ganztagsmerkmale zu übernehmen, da eine Nachpflege in der Regel weniger Aufwand darstellt als eine komplette Neuerfassung.
Anschließend richten Sie das neue Schuljahr ein.

Die einzelnen Schritte beim Einrichten des neuen Schuljahres werden in einem Fenster aufgelistet.

Sobald das Einrichten des neuen Schuljahres erfolgreich beendet ist, werden Sie darüber informiert.

Anschließend kann für eine andere Schule im Zuständigkeitsbereich das neue Schuljahr eingerichtet oder der Dialog abgebrochen werden.

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Meldung der Unterrichtsplanung

anonymous@undisclosed.example.com (Anonymous) — Thu, 21 May 2026 06:22:23 +0000

Meldung der Unterrichtsplanung

Die Unterrichtsplanung (UP) des kommenden Schuljahres bildet die Grundlage für die Personalplanung und -zuweisung durch das StMUK.

Übermittlungstermin im Schuljahr 2025/26: 20. Mai 2026

Unterstützung erhalten Sie von den Multiplikatoren und in der Hotline.

Hinweise

Aktuelle Informationen

Planungsgrundlagen für 26/27

Allgemeine Informationen

zu 1.3 Erfassung der Lehrkräfte:
Lehrkräfte in der Freistellungsphase der Altersteilzeit
Es ist kein Abgang mehr zu erfassen.

Ablaufplan

A Vorbereitungen

A1 ASV-Version prüfen und Wertelisten aktualisieren
A2 Anwendungsdaten aktualisieren
A3 Hinweise

A3 Neues Schuljahr einrichten (Planungsschuljahr)

A3.1 Austrittsdatum für die Abiturienten setzen
A3.2 Zielklasse für kommendes Schuljahr setzen/kontrollieren
A3.3 Mehrung/Minderung prüfen
A3.4 Datensicherung erstellen
A3.5 Neues Schuljahr einrichten

B Datenpflege

Alle Arbeiten erfolgen jetzt im Planungsschuljahr.

B1 Klassen und Klassengruppen

B1.1 Pflege der Klassen und Klassengruppen im neuen Schuljahr
B1.2 Neustrukturierung der Klassen
B1.3 Organisationsklasse
B1.4 Deutschklasse

Mit dem Daten abholen erhalten Sie die Schülerprognosezahlen, Änderungsraten, Budgetzuschläge, Lehrerdaten,…
Wählen Sie ggf. beim Daten abholen im Planungsschuljahr die Option Neues seit: 01.03.2026.

B2 Lehrkräfte

B2.1 Beschäftigungsverhältnisse
B2.2 Lehrkräfte anlegen
B2.3 Rückkehr aus Beurlaubung
B2.4 Lehrkräfte der Mobilen Reserve
B2.5 Studienreferendarinnen und -referendar
B2.6 Befristet angestellte Lehrkräfte
B2.7 Beschäftigungsverhältnis und UPZ pflegen
B2.8 Ermäßigungen eintragen
B2.9 Längerfristiger Ausfall
B2.10 Teilzeit
B2.11 Beurlaubung
B2.12 Abordnung von Lehrkräften an außerschulische Dienststellen
B2.13 Anrechnungen eintragen
B2.14 Arbeitszeitkonto
B2.15 Epochaler Unterricht
B2.16 Mehrung/Minderung
B2.17 Einsatz andere Schule (EAS)
B2.18 Einsatzschulen verwalten
B2.19 Lehrkräfte löschen

B3 Unterricht

B3.1 Matrix
B3.2 Epochaler Unterricht
B3.3 Besonderer Unterricht
B3.4 Vorläufiger Facheinsatz
B3.5 Vertiefungskurse
B3.6 Differenzierungsstunden in Jgst. 13
B3.7 Feinkoppel Fachklammer für Inf und SpInf in 13

B4 Kennzahlen und Masken zur Budgetverwaltung

B4.1 Bedarfsübersicht
B4.2 Lehrerkapazität
B4.3 Schülerzahlen
B4.4 Stundenbudget Übersicht
B4.5 Stundenbudget Budgetzuschläge
B4.6 Bemerkung

B5 Personalveränderungen

B5.1 Offener Bedarf
B5.2 Anforderungen
B5.3 Versetzungsgesuche
B5.4 Überhänge

B6 Datenprüfung

B6.1 Wertelisten aktualisieren
B6.2 Anwendungsdaten aktualisieren
B6.3 Datenprüfung zur UP

C Datenübermittlung

C1 Wertelisten aktualisieren
C2 Anwendungsdaten aktualisieren
C3 Datenübermittlung aus ASD
C4 Ansprechpartner
C5 Unterrichtsplanung übermitteln
C6 Teilzeitvereinbarungen

Sofern PL-Ausnahmen benötigt werden, sollten diese frühzeitig beantragt werden, damit sie rechtzeitig zum Abgabetermin zur Verfügung stehen.

D Weitere Planung

D1 Zuweisungen
D2 Unterrichtsverteilug
D3 Arbeiten zum Schuljahresende
D4 Vorbereitung der Unterrichtssituation
D5 Planungsphase beenden

Unterrichtsplanung übermitteln

anonymous@undisclosed.example.com (Anonymous) — Sun, 22 Feb 2026 07:31:27 +0000

Unterrichtsplanung übermitteln

Zeitplan

Anfang Mai:
Abholen des Erhebungstermins über Datei > Verwaltung > ASD-Schnittstelle, Reiter Übermittlung aus ASD, Button Daten abholen

Das Abholen der Daten muss im Planungsschuljahr erfolgen.

Erst im Anschluss an die Datenabholung kann - nach Eintrag des Ansprechpartners für die UP - übermittelt werden. Es kann und soll frühzeitig eine vorläufige Übermittlung der Unterrichtsplanung durchgeführt werden, um die technische Infrastruktur und die Fehlerfreiheit der Eintragungen in ASV (Bearbeitung der Plausibilisierungshinweise nach erfolgter Übermittlung) zu überprüfen und ggf. frühzeitig Schritte zur Behebung von Problemen einleiten zu können. Die Planung der Unterrichtsverteilung sollte dabei schon weitgehend (bis auf die Anmeldezahlen) fertig gestellt sein. Es kann danach mehrfach neu übermittelt werden.

Mitte Mai:
Da frühestens nach der Neuanmeldung valide Anmeldedaten vorliegen, liegt der späteste Abgabezeitpunkt jeweils in der Woche nach der Anmeldewoche. Der Termin wird per KMS mitgeteilt. Die Schülerzahlen der Anmeldung werden unter Datei > Unterrichtsplanung > Unterrichtsplanung auf dem Reiter Schülerzahlen eingetragen. Die Planungen werden ggf. noch angepasst und bis zum vorgegebenen Termin wird dann final übermittelt.

Ablaufplan

Voraussetzungen

Prüfen Sie die Aktualität der Wertelisten und der ASV-Version und führen Sie ggf. die notwendigen Aktualisierungen durch.
Es ist erforderlich, dass unmittelbar vor der Übermittlung erneut Daten abgeholt und Lehrerdaten übernommen (im aktuellen Schuljahr) werden.

Übermittlung
Die Übermittlung der UP wird im Planungsschuljahr unter Datei > Verwaltung > ASD-Schnittstelle auf dem Reiter Übermittlung an ASD durchgeführt.

Die Schaltfläche Unterrichtsplanung sollte seit dem Abholen des Erhebungstermins aktiv sein. Sie ist zunächst gelb, nach einer ersten erfolgreichen Übermittlung wird sie grün und nach dem spätesten Abgabetermin wird sie rot. Im Textfenster, das sich nach Betätigen der Schaltfläche Unterrichtsplanung öffnet, können Sie weitere Erläuterungen zur UP eingeben.
Hinweise zur Personalsituation erfassen Sie bitte direkt bei der jeweiligen Personalanforderung. Bestätigen Sie mit OK.

Anschließend startet die Übermittlung, wobei zunächst die Datenprüfungen zur UP automatisch ausgeführt werden. Wenn keine Fehler vorliegen, findet die UP-Übermittlung im Anschluss an die Datenprüfung automatisch statt.
Falls noch Kann-Fehler vorhanden sind, können und sollen Sie die Übermittlung über den Button Dennoch senden trotz vorhandener Kann-Fehler anstoßen.
Muss-Fehler müssen vor einer erneuten Übermittlung zunächst behoben werden.

Quittungen abholen
Wenn die UP-Übermittlung erfolgt ist, können Sie nach einigen Minuten in der ASD-Schnittstelle Quittungen abholen. Falls keine Quittungen vorliegen, erhalten Sie eine entsprechende Rückmeldung.

Sofern Sie Quittungen erhalten haben, betätigen Sie die Schaltflächen Transferquittungen bearbeiten und Plausiquittungen bearbeiten, woraufhin sich ein Fenster mit einer Auflistung der jeweiligen Quittungen öffnet. Klicken Sie im Navigator dieses Fensters alle Teilquittungen durch, da es Teilquittungen verständliche Hinweise zur Behebung des Fehlers enthalten können. Nachdem Sie die Fehler behoben haben, können Sie die UP anschließend erneut übermitteln. Ein Übermitteln der Daten ist beliebig oft möglich. Es gilt die letzte Übermittlung.

Falls es bei der Übermittlung der Daten zu einem Fehler im Datentransfer kommt, stellen Sie die zugehörigen Log-Files des Clients (und nach Möglichkeit des Servers) Ihrem Multiplikator zur Verfügung, auch wenn die Übermittlung anschließend weiterläuft.

Falls die Fehlermeldung der Transferquittung nicht aussagekräftig genug ist, wenden Sie sich am besten mit einem Screenshot der Fehlermeldung und den asv.log-Dateien aus den Ordnern Client und Server zum Zeitpunkt der Übermittlung an Ihren zuständigen Multiplikator.

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Zuweisung

anonymous@undisclosed.example.com (Anonymous) — Mon, 11 May 2026 09:39:46 +0000

Zuweisung

Im Planungsschuljahr können die zugewiesenen Lehrkräfte erfasst werden, ggf. zunächst ohne Namen.

Vorplanung

Mit der sogenannten Vorplanung (ca. Anfang Juli) erhalten die staatlichen Gymnasien vom StMUK Mitteilungen zu folgenden beabsichtigten Zuweisungen/Personalveränderungen:

Hin- und Wegversetzungen (namentlich mit Angaben der Schulen)
Wiederverwendungen/Rückkehrer (namentlich)
Geldmittel der Arten H/T/B/C
Einstellungen von neuen Absolventen, Wartelistenbewerbern, freien Bewerbern (nur Angabe von Fächerverbindung und UPZ)
Studienreferendare (nur Angabe von Fächerverbindung und UPZ)

Einstellungen

Im zweiten Zuweisungsschreiben (ca. Mitte Juli) erhalten die Schulen die Namen der eingestellten Stammlehrkräfte.

Gesamtergebnis

Zum Abschluss der Personalplanung (Ende Juli) wird das Gesamtergebnis, einschließlich der Namen der Studienreferendare, mitgeteilt.