Amtliche Schulverwaltung - Dokumentation - gy:us:lehrkraefte

Lehrkräfte erfassen

anonymous@undisclosed.example.com (Anonymous) — Fri, 10 Apr 2026 10:38:53 +0000

Lehrkräfte erfassen

Studienreferendare, Lehrkräfte der Mobilen Reserve und Lehrkräfte mit befristeten Verträgen werden zur UP ausgeplant und auf nm gesetzt. Bei einem Einsatz im aktuellen Schuljahr können Sie diese Lehrkräfte durch Ändern des Beschäftigungsverhältnisses wieder einplanen.

Für die Planung des neuen Schuljahres können Dummy-Lehrkräfte anlegt werden, indem man den Prozess des Abholens einer Lehrkraft aus ASD abbricht. Sobald der Name der zugewiesenen Lehrkräfte bekannt ist, können Sie diese Daten erfassen und die zugehörige PKZ und die Stammdaten aus ASD anfordern.

Ist die Lehrkraft bereits an einer anderen Schule im gleichen Datenbestand/DSS eingesetzt, so reicht es aus, wenn diese Schule eine zusätzliche Einsatzschule anlegt und ggf. die Stammschule ändert und den Einsatzreiter der eigenen Schule entfernt.

Falls eine Lehrkraft erst nach dem Anlegen des Planungsschuljahres im aktuellen Schuljahr erfasst und nicht in das Planungsschuljahr aufgenommen wurde, muss sie noch einmal im Folgejahr aus ASD abgeholt werden.

Vorbereitungen

Das Anlegen einer neuen Lehrkraft erfolgt im Modul Lehrkräfte. Folgendes ist zu beachten:

Das Schuljahr, in das die Lehrkraft aufgenommen werden soll, muss ausgewählt sein (z. B. aktuelles Schuljahr oder Planungsschuljahr).
Es muss genau eine Schule mit ihrer Schulnummer im funktionsbezogenen Filter des Navigators ausgewählt sein.
Beim Benutzer, der die Lehrkraft anlegt, müssen die dafür benötigten Rechte vorliegen (z. B. Schulleitungsrechte)

Anlegen / Suchen der Lehrkraft

Über das -Icon kann eine Lehrkraft angelegt werden.

In die Suchmaske werden die folgenden Daten eingegeben:

Familienname,
Vorname(n) - in der Regel reicht es, den Rufnamen einzugeben -,
Geschlecht
und Geburtsdatum.
Zum korrekten Erfassen insbesondere von Adelsprädikaten u. ä. siehe Namen einer Lehrkraft korrekt erfassen.

Ein Klick auf den Button „Person in ASD suchen“ löst die Suche im ASD-Zentralsystem aus.

Es gibt drei Möglichkeiten:

1. Die Lehrkraft ist bereits in ASD erfasst und hat bereits ein Dienstverhältnis:

Dieser Fall liegt dann vor, wenn die Lehrkraft bereits im bayerischen Schuldienst tätig war. In der Regel wird in diesem Fall ein passender Datensatz gefunden und mit dem Button „PKZ übernehmen und Stammdaten anfordern“ in die ASV übernommen.

Hinweis: Möglicherweise erhalten Sie die Fehlermeldung Eine Lehrkraft mit dieser PKZ ist schon in der Datenbasis mit Stammschule xxxx vorhanden. Bitte folgen Sie in diesem Fall den dort beschriebenen Schritten.

Wird kein passender Datensatz angeboten, kann es sein, dass eine Namens- oder Geschlechtsänderung (z. B. durch Heirat) vorliegt. Dann befindet sich u. U. noch der vorhergehende Familienname, Vorname oder das vorhergehende Geschlecht im ASD-Zentralsystem. Passen Sie das jeweilige Merkmale für die Suche an. In diesem Fall soll die Lehrkraft mit dem bisherigen Merkmal aus ASD übernommen und das Merkmal dann in ASV geändert werden. Durch das Vorlegen der Heiratsurkunde oder anderer Unterlagen beim Dienstherrn wird das Merkmal im Laufe der Zeit auch in ASD angeglichen.

Nach Übernahme der Lehrkraft in die ASV werden die übermittelten Daten überprüft und - falls notwendig - angepasst (z.B. geändertes Beschäftigungsverhältnis).

Bitte prüfen Sie die vom Zentralsystem abgeholten Daten genau. Sollten Sie Zweifel an den Daten, insbesondere der PKZ haben, so wenden Sie sich bitte an das KM
(Vorgehen: siehe PKZ-Probleme).

2. Die Lehrkraft ist bereits in ASD erfasst und hat noch kein Dienstverhältnis:

Dieser Fall liegt dann vor, wenn die Lehrkraft bereits in ASD erfasst wurde, aber noch nie im bayerischen Schuldienst tätig war (z. B. Lehramtsanwärter mit erstem Staatsexamen, die noch nicht als Aushilfslehrkraft an einer bayerischen Schule tätig waren). Die Buttons „PKZ übernehmen und Stammdaten anfordern“ und „neue PKZ anfordern “ sind dann ausgegraut. Es wird ein neues Beschäftigungsverhältnis angelegt (1) und im unteren Bereich der Suchmaske werden die erforderlichen Daten eingegeben (2). Die Lehrkraft wird dann gespeichert (3) und befindet sich danach in der ASV.

3. Die Lehrkraft ist noch nicht in ASD erfasst:

Dieser Fall liegt dann vor, wenn die Lehrkraft neu im bayerischen Schulsystem ist (erstmaliger Aushilfsvertrag, freier Bewerber aus einem anderen Bundesland, …) und noch nicht im Zentralsystem erfasst ist.

Es ist unbedingt erforderlich, genau zu prüfen, ob dieser Fall tatsächlich vorliegt. Bitte prüfen Sie dazu nochmals die von Ihnen eingegebenen Personenmerkmale. Prüfen Sie auch genau, ob eine Änderung des Familiennamens durch Verheiratung Ursache für das Nicht-Auffinden eines passenden Datensatz sein kann und suchen Sie ggf. mit dem bisherigen Familiennamen.

Falls auch nach mehrmaliger und gewissenhafter Suche im ASD-Zentralsystem keine Lehrkraft gefunden werden kann, muss eine (zumindest für das ASD-Zentralsystem neue) PKZ angelegt werden:

Unter Umständen ist die Trefferliste aus ASD (1) nicht leer und es werden Personen angezeigt, die als nicht-zutreffend identifiziert werden können. Das System markiert automatisch einen der Datensätze (blaue Hervorhebung). Eine nicht zutreffende Lehrkraft kann abgewählt werden, indem der markierte Datensatz bei gedrückter STRG-Taste mit der linken Maustaste angeklickt wird. Danach erst wird der Button neue PKZ anfordern aktiv.

Mögliche auftretende Fehler: Fehlermeldung beim Anfordern einer neuen PKZ (HASH-Datei).

Bitte prüfen Sie nach der Anforderung der PKZ die vom Zentralsystem abgeholten Daten. Sollten Sie Zweifel an den Daten, insbesondere der PKZ haben, so wenden Sie sich bitte an das KM (Vorgehen: siehe PKZ-Probleme).

In allen drei Fällen ist die Lehrkraft in ASV angelegt und die Reiter Dienst, Einsatz xx/yy, Diverses und Einsatzschulen Übersicht werden nun aktiviert.

Weitere Hinweise

Allgemeine Informationen zur PKZ

siehe Information zur PKZ

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Lehrkräfte löschen

anonymous@undisclosed.example.com (Anonymous) — Fri, 10 Apr 2026 15:40:01 +0000

Lehrkräfte löschen

Um eine Lehrkraft zu löschen, markieren Sie diese im Navigator und klicken Sie anschließend auf das -Symbol in der Menüleiste.
Sie erhalten einen Hinweis, dass die betroffene Lehrkraft nur im aktuellen Schuljahr gelöscht wird. In der Zeitscheibe des vorangegangenen Schuljahres ist die Lehrkraft weiterhin vorhanden.

Lehrkräfte, die gelöscht werden können

Referendare nach dem zweijährigen Referendariat (bei Einsatzschule und Seminarschule) ohne Meldung eines Abgangs
Lehrkräfte, die bereits vor dem 01.10. des Vorjahres in den Ruhestand getreten sind
Lehrkräfte, die bereits vor dem 01.10. des Vorjahres an eine andere Schule versetzt oder von einer anderen Schule wiederverwendet wurden

Lehrkräfte können nur gelöscht werden, wenn ihnen kein Unterricht zugewiesen ist, weder in der Matrix noch im Besonderen Unterricht.
Außerdem müssen alle Angaben wie Arbeitszeitkonto, Anrechnungen oder Ermäßigungen gelöscht bzw. auf 0 gesetzt werden.

Lehrkräfte, die nicht gelöscht werden dürfen

In der Regel dürfen Lehrkräfte nicht sofort gelöscht werden. Stattdessen muss mit der nächsten US-Meldung noch ein Abgang gemeldet werden. Dies ist beispielsweise der Fall bei

Tod
Dienstunfähigkeit
Ruhestand (Ausnahme: Altersteilzeit im Blockmodell)
Wechsel anderes Bundesland
Ausländische Lehrkraft geht zurück ins Ausland

Lehrkräfte, für die Ihre Schule die Stammschule ist, werden in ASV geführt, zur US gemeldet und dürfen daher nicht gelöscht werden:

Lehrkräfte in der Freistellungsphase (f)
Beurlaubte Lehrkräfte in Elternzeit (ez)
familienpolitisch beurlaubte Lehrkräfte nach Art. 89 Abs. 1 Nr. 1 BayBG (fb)
arbeitsmarktpolitisch beurlaubte Lehrkräfte nach Art. 90 BayBG (ap)
Beurlaubte Lehrkräfte mit anderen Beurlaubungen (bm, bo, bw, so)
Beurlaubte Lehrkräfte nach Art 44 BaySchFG (so)
Voll abgeordnete Lehrkräfte an nichtschulische Dienststellen

Falls eine Lehrkraft versehentlich gelöscht wurde, können Sie diese wieder aus ASD abholen.

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Personalveränderungen 2. Halbjahr

anonymous@undisclosed.example.com (Anonymous) — Thu, 22 May 2025 07:01:18 +0000

Personalveränderungen 2. Halbjahr

Zusammen mit der US-Meldung übermitteln die staatlichen Gymnasien die Personalveränderungen für das 2. Halbjahr.
Die Daten werden unter Daten / Unterrichtssituation / Personalveränderung 2.Hj erfasst. Es gelten dieselben Vorgaben wie bei den Personalanforderungen zur UP.
Alle inhaltlichen Regelungen und Informationen zu den Personalveränderungen finden Sie in den Planungsgrundlagen, die zur UP herausgegeben werden.

Änderung des Teilzeitumfangs

Neben den erforderlichen Personalanforderungen können für das 2. Halbjahr auch Veränderungen bei der Unterrichtspflichtzeit von in Teilzeit beschäftigten Lehrkräften erfasst und übermittelt werden.

Im Bereich Lehrkräftebedarf/Aushilfebedarf für das 2. Halbjahr wählen Sie als Art die Ausprägung Änderung Teilzeitumfang mit der Kurzform F und geben darunter die Höhe der Veränderung des Teilzeitumfangs an.
Erfassen Sie eine geeignete Ursache hierzu und
geben Sie im Bereich Personalangaben hierzu mindestens den Familiennamen der Lehrkraft an.

Neben der digitalen Übermittlung sollen diese Änderungen in der Unterrichtspflichtzeit von in Teilzeit beschäftigen Lehrkräften zum 2. Halbjahr – wie bisher auch – dem Staatsministerium über das entsprechende Formular mitgeteilt werden.

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