Amtliche Schulverwaltung - Dokumentation - gy:us:uebermittlung

Abgabe der US-Meldung

anonymous@undisclosed.example.com (Anonymous) — Wed, 02 Oct 2024 08:03:33 +0000

Abgabe der US-Meldung

Kontrollzahlen anschauen

Wenn keine Quittungen vorliegen haben, prüfen Sie im nächsten Schritt die in ASD generierten Kontrollzahlen.

In der Tabelle werden die in ASV vorliegenden mit den aus ASD zurückgemeldeten Zahlen verglichen. Drucken Sie diesen Vergleich am besten aus. Bei den Lehrkräften können geringfügige Differenzen vorliegen.

Wichtig ist, dass insbesondere die Schülerzahlen übereinstimmen!

Sollten bei den Anzahlen der Schüler Differenzen vorliegen, die Sie sich nicht erklären können, wenden Sie sich an Ihren Multiplikator.

Abgabe erklären

Nach Bestätigung dieser Kontrollzahlen der Schule wird der Button Abgabe erklären aktiv.

Durch Betätigen der Schaltfläche Abgabe erklären bestätigen Sie, die Kennzahlen geprüft zu haben und schließen die Abgabe damit ab. Dieser Prozess nimmt einige Zeit in Anspruch, da der aktuelle Stand der Datenbank gesichert wird, um später ggf. eine erneute Meldung zum Stichtag vornehmen zu können.

Anschließend steht Ihnen im Feld Gewähltes Schuljahr das Schuljahr Statistik zur Verfügung.

Unterrichtssituation übermitteln

anonymous@undisclosed.example.com (Anonymous) — Sun, 22 Feb 2026 07:35:03 +0000

Unterrichtssituation übermitteln

Zeitplan

möglichst bis 01. Oktober:
Bereinigung des Datenbestands, so dass schulseitig bis auf den fehlenden Eintrag des Ansprechpartners für die US keine Muss-Fehler mehr vorhanden sind

ab 01. Oktober:
Abholen des Erhebungstermins über Datei > Verwaltung > ASD-Schnittstelle, Reiter Übermittlung aus ASD, Button Daten abholen
Erst im Anschluss daran kann - nach Eintrag des Ansprechpartners für die US - übermittelt werden. Der Erhebungstermin kann nicht vor dem 01. Oktober abgeholt werden. Auch wenn eventuell noch Änderungen vorgenommen werden sollen (z.B. im Bereich der Personalveränderungen für das 2. Halbjahr), kann und soll am 01. Oktober bzw. in den Tagen danach eine vorläufige Übermittlung der Unterrichtssituation durchgeführt werden, um die technische Infrastruktur und die Fehlerfreiheit der Eintragungen in ASV (Bearbeitung der Plausibilisierungshinweise nach erfolgter Übermittlung) zu überprüfen und ggf. frühzeitig Schritte zur Behebung von Problemen einleiten zu können. Es kann danach mehrfach neu übermittelt werden.

bis 10. Oktober:
Eine finale Übermittlung sollte bis 10. Oktober erfolgt sein. Falls notwendig, werden weitere Übermittlungen in Rücksprache mit der Schulaufsicht durchgeführt.

Ablaufplan

Voraussetzungen

Prüfen Sie die Aktualität der Wertelisten und der ASV-Version und führen Sie ggf. die notwendigen Aktualisierungen durch.
Es ist erforderlich, dass unmittelbar vor der Übermittlung erneut Daten abgeholt und Lehrerdaten übernommen werden.

Übermittlung
Die Übermittlung der US wird im aktuellen Schuljahr unter Datei > Verwaltung > ASD-Schnittstelle auf dem Reiter Übermittlung an ASD durchgeführt.

Die Schaltflächen Summendaten erfassen, Kommentare erfassen und Daten übermitteln im Bereich Unterrichtssituation sollten seit dem Abholen des Erhebungstermins aktiv sein. Der Button Daten übermitteln ist zunächst gelb, nach einer ersten erfolgreichen Übermittlung wird er grün und nach dem 10. Oktober wird er rot. Für die Übermittlung werden die folgenden Schritte durchgeführt:

Zunächst werden alle Schüler bei ASD angemeldet, die bisher noch nicht bei ASD angemeldet wurden. Dabei erfolgt ein Abgleich der in der schuleigenen ASV eingetragenen Daten mit den bei ASD hinterlegten Daten. Wird dieser Prozess nicht aktiv angestoßen, erfolgt die Anmeldung bei ASD automatisch während des Übermittlungsprozesses. Es empfiehlt sich, die Anmeldung bei ASD bereits frühzeitig nach Anmeldung der jeweiligen Schülerinnen und Schüler an der Schule vorzunehmen.
Dann werden die Summendaten erfasst bzw. geprüft.
Über den Button Kommentare erfassen können optional allgemeine Kommentare zur Unterrichtssituation erfasst werden. Spezielle Kommentare zu gewünschten Personalveränderungen werden direkt bei der jeweiligen Anforderung eingetragen.
Die Daten werden dann über den Button Daten übermitteln übermittelt.

Anschließend startet die Übermittlung, wobei zunächst die Datenprüfungen zur US automatisch ausgeführt werden. Wenn keine Fehler vorliegen, findet die US-Übermittlung im Anschluss an die Datenprüfung automatisch statt.
Falls noch Kann-Fehler vorhanden sind, können und sollen Sie die Übermittlung über den Button Dennoch senden trotz vorhandener Kann-Fehler anstoßen.
Muss-Fehler müssen vor einer erneuten Übermittlung zunächst behoben werden.

Am Ende der Datenübermittlung erhalten Sie folgende Rückmeldung:

Quittungen abholen
Wenn die US-Übermittlung erfolgt ist, sollen Sie nach 30 bis 60 Minuten in der ASD-Schnittstelle Quittungen abholen. Falls keine Quittungen vorliegen, erhalten Sie eine entsprechende Rückmeldung.

Sofern Sie Quittungen erhalten haben, betätigen Sie die Schaltflächen Transferquittungen bearbeiten und Plausiquittungen bearbeiten, woraufhin sich ein Fenster mit einer Auflistung der jeweiligen Quittungen öffnet. Klicken Sie im Navigator dieses Fensters alle Teilquittungen durch, da es Teilquittungen gibt, die Namen von Schülerinnen bzw. Schülern oder Lehrkräften oder andere Informationen enthalten, die bei der Behebung des Fehlers hilfreich sein können. Nachdem Sie die Fehler behoben haben, können Sie die US anschließend erneut übermitteln.

Unter dem Reiter Übermittlung aus ASD können Sie den Status der Übermittlung über den Button Erhebungsstatus abholen abrufen.
Ein Übermitteln der Daten ist beliebig oft möglich. Es gilt die letzte Übermittlung.
Die US wird durch das Erklären der Abgabe abgeschlossen. Beachten Sie bitte die Hinweise der für Sie zuständigen MB-Dienststelle, zu welchem Zeitpunkt Sie die Abgabe erklären sollen.

Falls es bei der Übermittlung der Daten zu einem Fehler im Datentransfer kommt, stellen Sie die zugehörigen Log-Files des Clients (und nach Möglichkeit des Servers) Ihrem Multiplikator zur Verfügung, auch wenn die Übermittlung anschließend weiterläuft.

Falls die Fehlermeldung der Transferquittung nicht aussagekräftig genug ist, wenden Sie sich am besten mit einem Screenshot der Fehlermeldung an Ihren zuständigen Multiplikator.

Zurück zur US-Übersicht

Transferquittung Datenobjekt-Name: PvLehrerSvswAsd

anonymous@undisclosed.example.com (Anonymous) — Fri, 07 Oct 2022 06:52:14 +0000

Transferquittung Datenobjekt-Name: PvLehrerSvswAsd

In Fehlermeldungen mit dem Datenobjekt-Namen PvLehrerSvswAsd ist oft nicht erkennbar, um welchen Lehrerdatensatz es sich handelt. Um dennoch herauszufinden, welche Lehrkraft betroffen ist, benötigen Sie folgende Informationen:

die Lieferungsnummer und
die Transaktionsnummer.

Wechseln Sie nun innerhalb der ASD-Schnittstelle auf den Reiter Übermittlung an ASD und klicken Sie dort auf die Schaltfläche Prozessberichte anzeigen ganz unten.

Die Lieferungsnummer aus der Transferquittung (s.o.) entspricht der Transaktions-ID.
Die letzten acht Stellen der Transaktionsnummer (s.o.) entsprechen dem Auftragsschlüssel.
Über die Schaltfläche Bericht anzeigen erhalten Sie nun weitere Hinweise, welche Lehrkraft betroffen ist.

Schueler XX wurde nicht an Schule NNNN gefunden

anonymous@undisclosed.example.com (Anonymous) — Tue, 04 Jul 2023 07:01:59 +0000

Schueler XX wurde nicht an Schule NNNN gefunden

Die Verarbeitung eines Schülers im ASD-Zentralsystem ist fehlgeschlagen. Die Fehlermeldung kann verschiedene Ursachen haben:

PL-Fehler

Der Schüler wurden durch eine Datenprüfung der lokalen ASV aussortiert, diese führen aber erst im ASD-System zu einem Fehler.

Lösung: Prüfen Sie, ob sich unter den Plausiquittungen auch solche befinden, die für Sie inhaltlich nachvollziehbar sind. Korrigieren Sie in diesem Fall die entsprechenden Daten.
Plausifehler zu leeren Unterrichtselementen oder Klassengruppen sind in der Regel Folgefehler und können in diesem Zusammenhang ignoriert werden.

Abweichende Schülerstammmerkmale

Ein oder mehrere Schülerstammmerkmale (Vorname, Nachname, Geburtsort oder Geburtsdatum) wurden geändert (meist korrigiert) und vor der US nicht mehr mit ASD abgeglichen.

Lösung: Machen Sie die Änderung des Stammmerkmals rückgängig und übermitteln Sie erneut. Nach Abschluss der US korrigieren Sie die Schülerdaten und übermitteln diese über die ASD-Schnittstelle auf dem Reiter Übermittlung an ASD und der Schaltfläche Schülerdaten.

ASD-Dublette

Der Schüler liegt mit nahezu identischen Daten mehrfach in ASD vor: Im Allgemeinen finden Sie unter den Transferquittungen Einträge, die folgendermaßen aussehen:
Datenobjekt-Name: UsSchuelerSvswAsd
Korrekturhinweis: javax.ejb.EJBTransactionRolledbackException: org.hibernate.exception.ConstraintViolationException: could not update [com.hp.asd.domain.Schueler#12345]

Lösung: Kurz umrissen sieht der Lösungsweg so aus, dass man den fehlerhaften Schüler zunächst aus der Klasse entfernt und dann den Schüler neu aus ASD holt. Bitte befolgen Sie die untenstehende Anleitung gewissenhaft, um Folgefehler zu vermeiden.

Schüler in ORG-Klasse versetzen
Legen Sie eine ORG-Klasse „falsche Schüler“ (o.ä.) an und versetzen Sie den/die betroffenen Schüler mittels Sammelversetzung in diese Klasse. Notieren Sie sich vorher den besuchten Unterricht, denn dieser wird beim Versetzen in die ORG-Klasse gelöscht.
Schüler in ASD suchen
Suchen Sie den Schüler erneut in ASD – diesmal mit den korrekten Daten – und nehmen Sie ihn in die Regelklasse auf. Bitte beachten Sie die folgenden Hinweise (hier die ausführliche Seite):
- Verwenden Sie in der Suche möglichst wenig Daten. Kürzen Sie Vor- und/oder Nachnamen mit einem * ab. Suchen Sie auch nach einem Schüler mit anderem Geschlecht, manchmal sind die Schüler in ASD fehlerhaft erfasst. Prüfen Sie auch, ob das Geburtsdatum stimmt und geben Sie ggf. an, dass nur das Geburtsjahr sicher ist oder Tag/Monat.
- Falls Sie bei der ASD-Suche 2 Treffer erhalten, erkennen Sie den „richtigen“ Schüler daran, dass er sich nicht in einer Ihrer Klassen befindet (letzte Spalte in der Trefferliste).
- Wenn Sie nur einen Datensatz finden, darf dieser nicht bereits Ihrer ORG-Klasse zugeordnet sein. Wenn dies der Fall ist, haben Sie erneut den „falschen“ Datensatz gefunden.
- Wenn Sie den Schüler in ASD, aber mit dem falschen Geschlecht finden, übernehmen Sie zunächst den Schüler so, wie er aus ASD kommt. Sie können nach dem Abgleich mit ASD das Geschlecht korrigieren.
- Legen Sie auf keinen Fall den Schüler neu in ASD an. Sie erzeugen damit weitere Dubletten in ASD und weitere Fehler.
- Falls Sie nur den Schüler sehen, den Sie eben in die ORG-Klasse versetzt haben, nehmen Sie Kontakt zur abgebenden Schule auf und bringen Sie so in Erfahrung, mit welchen Daten diese Schule seinerzeit den Schüler gemeldet hatte.
  
  Wenn obenstehende Hinweise nichts helfen, setzen Sie sich bitte mit Ihrem ASV-Multiplikator in Verbindung.
Eintritts- und Unterrichtsdaten setzen
Übertragen Sie die Eintritts- und Unterrichtsdaten vom „falschen“ auf den neu aufgenommenen, „richtigen“ Schüler.
Nachbereitung
Setzen Sie den Schüler mit Hilfe des Schülerreset aus der Konsistenzprüfung 2.1 zurück. Achten Sie dabei darauf, dass Sie den Schüler aus der ORG-Klasse auswählen.
Im Anschluss daran können Sie den Schüler aus der ORG-Klasse und ggf. die ORG-Klasse selbst löschen.

Status der Übermittlung in ASD

anonymous@undisclosed.example.com (Anonymous) — Thu, 24 Sep 2020 07:54:59 +0000

Status der Übermittlung in ASD

Die Schule kann jederzeit im Zentralsystem (ASD) den aktuellen Status der Übermittlung abfragen. Dazu wird im Übermittlungszeitraum auf dem Reiter Übermittlung aus ASD der Button Erhebungsstatus abholen aktiv.

Möglich Rückmeldungen:

Meldung	Bedeutung	Aktion der Schule
n. übermittelt (kein Lieferversuch)	Es wurden noch kein Versuch einer Datenübermittlung beim Zentralsystem erkannt.	Daten übermitteln.
n. übermittelt (Lieferversuch)	Es wurde versucht, Daten zu übermitteln. Bei der Übermittlung traten Probleme auf.	Quittungen abholen! Auf Transfer- und Plausifehler überprüfen. Noch einmal übermitteln.
übermittelt (PL-Fehler)	Bei der Übermittlung traten PL-Fehlern auf.	Quittungen abholen! Auf Plausifehler überprüfen. Noch einmal übermitteln.
übermittelt (keine PL-Fehler)	Es wurde eine fehlerfreie Übermittlung durchgeführt.	Zum Abschluss der Übermittlung der US die Abgabe erklären!
abgegeben	Die US wurde erfolgreich übermittelt.	Warten auf die Überprüfung durch die Schulaufsicht.
Schulaufs. freigegeben	Die Übermittlung der US ist erfolgreich abgeschlossen	—
Schulaufs. abgelehnt	Die Schulaufsicht hat Nachfragen zu den übermittelten Daten. Sie erhalten dazu ein Schreiben über OWA.	Auf dem Reiter Übermitteln aus ASD Daten abholen. Daten in der Zeitscheibe bereinigen und erneut aus der Zeitscheibe übermitteln.

Abgabe erklären ⇐ | Übersichtsseite US | ⇒ Übermitteln aus der Zeitscheibe

Summendaten erfassen

anonymous@undisclosed.example.com (Anonymous) — Thu, 12 Sep 2024 09:22:49 +0000

Summendaten erfassen

Vor der Übermittlung der US müssen die Summendaten in der ASD-Schnittstelle erfasst werden.

Es öffnet sich ein Fenster, in dem die für die Schulart gültigen Summendatentypen aufgelistet werden.

Für die Schulart Gymnasium stehen derzeit die folgenden Summendatentypen zur Verfügung:

Kürzel	Anzeigeform	Beschreibung
Gr-OGT-ab5	OGT-Gruppen ab Jgst. 5	Anzahl der staatlich geförderten OGT-Gruppen (Jahrgangsstufen 5 bis 10)
exOGT5-dz	ext. Zählschüler ab Jgst. 5	Anzahl förderfähiger, externer Zählschüler der Jahrgangsstufen 5-10 in OGT-Gruppen; hier ausschließlich Schüler anderer Schulen, die am offenen Ganztag dieser Schule teilnehmen
MSD	Schüler mit sonderpäd. Förd.	Schüler mit sonderpädagogischer Förderung/Unterstützung

Für den Summendatentyp ext. Zählschüler ab Jgst. 5 kann der Wert (Dezimal) auf zwei Nachkommastellen genau eingetragen werden.

Falls Sie keine Schüler oder keine Gruppen haben, erfassen Sie bitte bei dem entsprechenden Summendatum in der Spalte Anzahl Ins. bzw. Wert (Dezimal) den Wert 0 bzw. 0,00.

Falls PLs Fehleinträge zu anderen Summendatentypen anmahnen, führen Sie bitte diese Konsistenzprüfung 2.1 aus. Ggf. müssen zunächst die Wertelisten zurückgesetzt werden.

Zurück zur US-Übersicht

Übermitteln aus der Zeitscheibe

anonymous@undisclosed.example.com (Anonymous) — Sun, 28 Dec 2025 08:22:19 +0000

Übermitteln aus der Zeitscheibe

Bei der Erklärung der Abgabe wurde der Datenstand des 01.10. in ASV in der Zeitscheibe Statistik (= Schuljahr Statistik) eingefroren. Sollte die Schulaufsicht eine erneute Übermittlung anfordern, so wird aus dieser Zeitscheibe heraus erneut übermittelt.

Ablauf:

Die Schulaufsicht tritt mit der Schule in Kontakt, um Unstimmigkeiten zu klären, und lehnt die gemeldeten Daten ab.
In ASV werden die Daten im Schuljahr Statistik gemäß den Anforderungen der Schulaufsicht geändert.
Über Datei > Verwaltung > ASD-Schnittstelle unter dem Reiter Übermittlung aus ASD durch Erhebungsstatus abholen wird auch im Statistik-Schuljahr der Button Daten übermitteln aktiviert. Der Erhebungsstatus ist dann „Schulaufs. abgelehnt“.
Die weiteren Schritte laufen analog zur bisher durchgeführten Übermittlung ab. Insbesondere müssen im Schuljahr „Statistik“ nach der Übermittlung wieder die Kontrollzahlen angezeigt und bestätigt werden und die Abgabe erklärt werden.

Änderungen, die das laufende Schuljahr betreffen, müssen auch im laufenden Schuljahr nachgepflegt werden.