Auf dieser Seite werden die möglichen Varianten des Betriebs für mehrere Schulen, die räumlich getrennt sind, dargestellt.
Im Gegensatz zum Verfahren WinSV ergeben sich für ASV neue zusätzliche Möglichkeiten. Die Veränderungen ergeben sich im Wesentlichen durch die Client-Server-Architektur von ASV. Ein ASV-Server (DSS) kann theoretisch beliebig viele Clients bedienen. Die Beschränkungen liegen in der Rechenleistung für den ASV-Server und der Leistungsfähigkeit des Netzwerks. Dabei ist jede Betriebsvariante von ASV mandantenfähig, in dem Sinne, dass jede Schule (identifiziert durch die Schulnummer) die eigenen Daten führt. Zugriffe über die Schulgrenzen hinaus müssen explizit über die Benutzerverwaltung in ASV berechtigt werden.
Es kommt durch die Einführung von ASV und ASD eine neue Anforderung an den Betrieb von ASV hinzu. Wenn ein Update für ASV bereitgestellt wird, dann ist ab diesem Zeitpunkt bis zur Installation dieses Updates keine fachliche Zusammenarbeit von ASV mit dem Zentralsystem möglich. Zu diesen Arbeiten gehören z.B. Anlegen der Schule, Erfassen von Schülern, Abgabe der Statistikdaten, etc. Alle Funktionen, bei der der Anwender mit Angabe der Schulnummer und des OWA-Passwortes eine Verbindung zum Zentralsystem aufbauen muss, enden mit dem Hinweis auf die nicht zusammenpassenden Versionen. Deshalb ist die zeitnahe Installation jedes Updates an jeder Schule wichtiger als mit dem bisherigen Verfahren WinSV.
Planmäßig ist mit ca. 4 Updates pro Jahr zu rechnen. Gerade in der Einführungsphase ist mit zusätzlichen kurzfristigen Fehlerkorrekturen zu rechnen.
Wenn an der Schule das notwendige Knowhow verfügbar ist, dann ist die einfachste Variante der lokale Betrieb von der Schule selbst. Dafür braucht die Schule auch die Berechtigung zum Administrieren der Server vor Ort. Für diese Administration kann natürlich auch ein externer IT-Dienstleister beauftragt werden.
Wer kann ASV EDV-technisch betreuen?
Es gab vor ASV auch bereits ein Schulverwaltungsprogramm an den Schulen (meist WinSV).
Dieses Programm musste auch installiert werden.
Für WinSV gab es auch in jedem Jahr mehrere Updates.
Für den Zugriff auf das Schulportal mit den OWA-Mails wurde bisher auch ein Zertifikat an den Rechnern installiert und es musste ein funktionierender Internetzugang vorhanden sein.
Der Personenkreis, der diese Infrastruktur betreut hat, kann in Zukunft auch ASV an der Schule betreuen.
Bei dieser Betriebsart ändert sich gegenüber dem Verfahren WinSV an der Organisation des Betriebs nichts.
Hierbei ist das technische Ergebnis identisch zum lokalen Betrieb an der Schule. Der ASV-Server und evtl. auch die ASV-Clients werden von einem Administrator auf den Rechnern in der Schule installiert und betreut. Der Unterschied liegt in der Organisation der Zuständigkeiten.
Hier ist ein Administrator(-team) für die technische Betreuung der Installationen an mehreren Schulstandorten zuständig. Durch die größere Anzahl an Installationen stellt sich dadurch natürlich schneller Erfahrungswissen und Routine ein. Wenn allerdings nur eine Person sehr viele Standorte betreut, dann kann es dadurch zu einem Engpass kommen, bzw. diese Person wird für diese Arbeiten entsprechend länger gebunden.
Wenn die Infrastruktur die Fernadministration erlaubt, dann kann dieser Nachteil weitestgehend vernachlässigt werden. Die Arbeiten können fast allumfänglich automatisiert werden und an den verschiedenen Schulen parallel laufen.
Wenn eine Fernadministration nicht möglich ist, dann muss die Zeit für die Anfahrt zu den Schulen berücksichtigt werden. Die Konsequenzen für die Schulen sind nicht unerheblich, insbesondere für kurzfristige Fehlerkorrekturen.
Der regional-zentrale Betrieb stellt eine weitere Möglichkeit des Betriebs der Amtlichen Schulverwaltungssoftware dar. Dabei betreibt der Sachaufwandsträgers bzw. die Anstalt für Kommunale Datenverarbeitung in Bayern (AKDB) eine zentrale ASV-Installation des ASV-Servers (DSS) für mehrere regionale Schulen. Wenn Schule und Betreiber verschiedene juristische Personen sind, dann ist eine Vereinbarung zur Auftragsdatenverarbeitung erforderlich.
Technisch ist dafür eine funktionierende Netzwerkanbindung der Verwaltungsnetze der Schulen mit der zentralen Stelle erforderlich. Die Anforderungen an die Bandbreite kann z.B. durch eine Terminalserverlösung reduziert werden. Die Verfügbarkeit des Schulverwaltungssystems hängt dann allerdings maßgeblich von der Netzverfügbarkeit ab.
Zu den Aufgaben gehört neben der technischen Bereitstellung auch das initiale Anlegen der Schulen und die Vergabe von schulübergreifenden Rechten, wenn mehrere rechtliche Schulen (mehrere Schulnummern) von den selben Personen bearbeitet werden müssen. Diese Situation ist z.B. bei Grund- und Mittelschulen oder bei Berufsschulzentren üblich.
Um diese Aufgaben erledigen zu können, ist auch ein eigener Zugriff auf das Schulportal erforderlich. Über diese technische Plattform wird auch die Verbindung vom DSS zum Zentralsystem ASD/ZSS hergestellt.
Jede Schule hat bereits einen Zugang auf das Schulportal, mindestens um die KMS über das OWA-Mailsystem abzurufen. Die Schulen brauchen ihnen nicht die Zugangsdaten der Schule zu geben. Über das eigene Zertifikat und die eigene Kennung ist der Betreiber in der Lage die Schulen anzulegen. Für andere regional-zentrale Aufgaben wird der Zugang nicht benötigt.
Wenn von einem Betreiber Schulen unterschiedlichster Schularten betreut werden, für die die Einführung in unterschiedlichen Jahren stattfindet, dann ist der Aufbau von mindestens zwei Umgebungen erforderlich. Für jede Schulart ist ein Jahr Parallelbetrieb mit ausgewählten Schulen geplant, in dem die schulartspezifischen fachlichen Prozesse getestet werden sollen. Das Zentralsystem ist für den Produktiv- und den Parallelbetrieb getrennt. Deshalb müssen die Installationen des DSS für Produktiv- und Parallelbetrieb ebenfalls getrennt sein.