Da die Pflege der Schülerdaten von Schule zu Schule unterschiedlich organisiert (Schulleitung ↔ Sekretariat) und die Anforderungen der Schulen unterschiedlich sind (Private Schule ↔ Staatliche Schule), kann hier kein allgemeingültiger Ablauf oder eine allgemeingültige Reihenfolge vorgegeben werden.
Die folgenden Tabellen sollen jedoch eine Übersicht über die wichtigsten Eintragungen bieten.
| Reiter | Feld | Pflicht/ Optional | Beschreibung | Bemerkung |
|---|---|---|---|---|
| Grunddaten | Namensbestandteile | Optional | Geben Sie hier vor- („von“, „zu“, etc.) bzw. nachgestellte Namensbestandteile wie „jun.“ ein. | Ein Schüler mit dem Namen „von Adelshausen“ wird damit in den Listen unter „A“ geführt. Wird das „von“ beim Familiennamen eingegeben, wird er unter „v“ gelistet. |
| Rufname | Pflichtfeld | Während im Tabellenkopf alle Vornamen angegeben werden (dient dem Zeugnisdruck), wird hier nur der Rufname eingetragen | ||
| Religionszugehörigkeit | Pflichtfeld | Geben Sie hier die Zugehörigkeit zu einer Religionsgemeinschaft ein. | Nicht zu verwechseln mit dem besuchten Religionsunterricht! | |
| Geboren am Gültigkeit | Pflichtfeld | Das Geburtsdatum ist durch die ASD-Suche bereits vorbelegt. Die Gültigkeit des Geburtsdatums steht im Normalfall auf „G“ (vollständig gültig) | Die Werte „M“ und „J“ sollten nur im Ausnahmefall gesetzt werden, wenn das Geburtsdatum nicht genau bekannt ist, z.B. bei Asylbewerbern) | |
| Geburtsland/Muttersprache | Pflichtfeld | Geben Sie hier das Geburtsland und die Muttersprache an. | Falls das Geburtsland nicht deutsch ist, muss im Feld Zuzugsdatum/-art ein entsprechender Eintrag erfolgen. | |
| Staatsangehörigkeit/ Weitere Staatsangehörigkeit | Pflichtfeld | Hier sind ggf. auch weitere Staatsangehörigkeiten zu erfassen (z.B. „D“ und „TR“) | ||
| Anredetext | Optional | Bleibt in der Regel leer | ||
| Zuzugsdatum/-art | Pflichtfeld, wenn Geburtsland nicht „D“ | Geben Sie das Zuzugsdatum sowie den Grund so genau wie möglich an. | „Asylberechtiger“ ersetzt ab Version 1.23 das alte „Asylant“ | |
| Die Daten in der unteren Hälfte sind reine Anzeigedaten und beziehen ihre Inhalte aus Eintragungen in den anderen Reitern | ||||
| Reiter | Feld | Pflicht/ Optional | Beschreibung | Bemerkung |
|---|---|---|---|---|
| Laufbahn | Liste Schullaufbahn | Pflichtfeld | Beachten Sie unbedingt den Artikel zur Schullaufbahn Externe Notenverwaltungsprogramme (z. B. Notenmanager) orientieren sich an diesen Eintragungen! |
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| Nachprüfung | Optional | Daten einer evtl. Nachprüfung | Der Eintrag ist durchaus sinnvoll, um mögliche Schüler, die ggf. von einer erneuten Nachprüfung ausgeschlossen werden müssen, erkennen zu können. | |
| Störungen | Pflichtfeld beim Vorliegen einer LRSt/IRSt/ILSt | Art der Störung, Attestendedatum immer eintragen (auch wenn gegebenenfalls kein Datum vorliegt). Tragen Sie ein Datum ein, wenn der Schüler die Schulart Realschule sicher verlassen hat1). Externe Notenverwaltungsprogramme (z. B. Notenmanager) orientieren sich an diesen Eintragungen! | Ab 1. August 2016 ist die Schulordnung für schulartübergreifende Regelungen an Schulen in Bayern (Bayerische Schulordnung – BaySchO) in Kraft gesetzt. In der BaySchO sind alle bisher veröffentlichten Regelungen zum Thema Lese-Rechtschreib-Störung unter der Überschrift „Individuelle Unterstützung, Nachteilsausgleich und Notenschutz“ (BaySchO § 31 - 36) formuliert. | |
| Sonderpädagogische Förderung erteilt | Optional | Art einer Sonpäd-Maßnahme. | Wichtig für die Beantragung von Zusatzstunden | |
| Sonderpädagogische Förderung erforderlich | Optional | Art einer erforderlichen sonderpädagogischen Maßnahme. | ||
| Fremdsprachenfolge | Pflichtfeld | Einträge zu Fremdsprachen in der RS werden normalerweise automatisch erzeugt sobald der Schüler einem solchen Unterricht zugeordnet ist. Alte Einträge (z.B. Latein) eines ehem. Gymnasiasten können gelöscht werden. | ||
| Abgeschlossene Fächer | Optional | Hier können abgeschlossene Fächer samt Note erfasst werden. Voraussetzung ist, dass ein solches Fach (z.B. Erdkunde in der 9. Klasse) im Modul Fächer als Abgeschlossenes Fach definiert ist. | Evtl. interessant für die Zeugnisbemerkungen der 10. Klasse. | |
| Reiter | Feld | Pflicht/ Optional | Beschreibung | Bemerkung |
|---|---|---|---|---|
| Schuljahr | Ziel der Jgst. am Ende des letzten Schuljahres | Pflichtfeld | Bei Schulwechslern ist der Eintrag in diesem Feld ist aus Sicht der aufnehmenden Schule zu setzen. | |
| Gefahr der Abweisung | Optional | Tragen Sie hier ein, falls der Schüler einem Artikel unterliegt. | Wichtig, wenn Sie die Zeugnisse mit der ASV drucken, da der zugehörige Dialog in der Zeugnisschablone mit diesem Feld korrespondiert. Auch das Begleitschreiben zum ZZ wertet dieses Feld aus. Der Notenmanger wertet dieses Feld nicht aus! |
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| Notenausgleich | Für RS nicht relevant | |||
| Grund für wiederholten Besuch | Pflichtfeld falls Schüler die Jgst. wiederholt | Dieses Feld ist bei Schulartwechslern aus Sicht der abgebenden Schule zu sehen. Konkret bedeutet dies: * Liegt die Vorrückungserlaubnis der abgebenden Schule vor → „F“ eintragen (entspricht dem WinSD-Kennzeichen „H“) * Liegt die Vorrückungserlaubnis der abgebenden Schule nicht vor → „P“ eintragen (entspricht dem WinSD-Kennzeichen „B“) | Dieses Feld ist nur dann aktiv (editierbar), wenn der Schüler die gleiche Jahrgangsstufe wie im Vorjahr besucht (unabhängig von der besuchten Schulart). Bei Rücktritten nach dem 01.10.20xx des aktuellen Schuljahrs ist das Feld nicht mehr editierbar. Der Eintrag für den Grund des wiederholten Besuchs erfolgt in diesem Fall dann erst im nächsten Schuljahr. |
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| Probezeit bis | Optional | Setzen Sie hier gegebenenfalls eine Probezeitfrist. | ||
| Nachfristfach | Optional | Wird der Schüler an der neuen Schule in einem Fach unterrichtet, welches er in der früheren Schulart nicht besucht hat, welches jedoch an der neuen Schulart bereits auf Vorwissen aufbaut, erhält der Schüler eine Nachholfrist. | Beachten Sie: Das gewünschte Fach muss als Nachfristfach definiert sein! | |
| Gastschüler | Optional | Siehe Artikel Gastschüler | Dieses Feld bezieht sich auf den Schülerstatus nach dem Schulfinanzierungsgesetz und ist daher nur für staatliche und kommunale Schulen relevant | |
| Fehltage | Optional | Hier können optional die Fehltage des Schülers erfasst werden | Ein Datenaustausch mit anderen Programmen (Absetzenprogramme, Notenmanager) ist derzeit nicht möglich | |
| Praktikum | Optional | Hier können optional Daten zu einem Praktikum erfasst werden | ||
| Reiter | Feld | Pflicht/ Optional | Beschreibung | Bemerkung |
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| Ein-/Austritt | Eintritt in die Grundschule | Pflicht | Im Bedarfsfall anhand des Geburtstages auf das „normale“ Einschulungsjahr zurückrechnen. | |
| Eintritt am | Pflicht | Als Eintrittsdatum kann zum Schuljahresbeginn entweder der 01.08.20xx oder das Datum des ersten Schultages des Schuljahres gewählt werden. Bei Eintritten während des Schuljahres ist das jeweilige Datum des Eintritts an die Schule zu setzen. |
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| von Schule | Pflicht | Falls es sich um eine außerbayerische Schule handelt, dann sollte diese angelegt werden. | ||
| Eignung laut Übertrittszeugnis | Pflicht | Als Eintrag ist die „höchste“ Eignung zu verwenden, die auf dem Übertrittszeugnis vermerkt ist. | Der Eintrag ist für alle Schülerinnen und Schüler verpflichtend, die in die Jgst. 5 aufgenommen werden. Dies gilt somit auch für Schülerinnen und Schüler, die bereits im Vorjahr an einer Mittelschule, Realschule, an einem Gymnasium die Jahrgangsstufe 5 besucht haben. In diesem Fall muss das Feld nachgepflegt werden, auch wenn sich das Übertrittszeugnis nicht auf das aktuelle Schuljahr bezieht. | |
| Pflicht | Als Eintrag ist „ohne gültiges Übertrittszeugnis“ zu wählen. | Bei einem Eintritt in die Jgst. 5 aus einer privaten, staatlich genehmigten Grundschule (z. B. Montessorischule) oder einer Waldorfschule . Bei einem Eintritt in die Jgst. 5 nach Überspringen der Jahrgangsstufe 4. Bei einer Aufnahme in die Jahrgangsstufe 5 auf Probe. |
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| Kein Eintrag | Bei einem Eintritt in die Jgst. 6 oder höher ist kein Eintrag vorzunehmen. | |||
| Aufnahmeberechtigung | Pflicht | Wählen Sie für den jeweiligen Einzelfall den entsprechenden Eintrag aus der Werteliste aus. |