Der US-Übermittlungszeitraum beginnt am 01.10. und endet am 10.10. Vorher sind keine US-Übermittlungen möglich. Da der Meldezeitraum bedingt durch die Wochenenden und den Feiertag ziemlich kurz ist, empfiehlt es sich, die ASV-Daten frühzeitig auf einen meldefähigen Stand zu bringen. So können evtl. bei der Datenprüfung auftretende Probleme bereits im Vorfeld des Meldezeitraums gelöst bzw. behoben werden. Damit übermittelt werden kann, müssen im aktuellen Schuljahr ab dem 1.10. die Daten abgeholt werden. (Datei - Verwaltung - ASD-Schnittstelle - Übermittlung aus ASD: Daten abholen) Falls nach dem 10.10.2023 übermittelt wird, ändern die Buttons in ASV ihre Farbe. Eine Übermittlung ist aber selbstverständlich trotzdem möglich.

Nach jeder Übermittlung müssen die Quittungen im Reiter 'Übermittlung aus ASD' abgeholt werden. Falls es Fehlerquittungen geben sollte, ist die Meldung nicht korrekt bzw. gar nicht durchgegangen. Hinweise auf Korrekturmöglichkeiten findet man in den Quittungen, sollten Ihnen diese nicht weiterhelfen, unterstützen Sie die Multis gerne.

Die Erklärung der Abgabe darf wegen der vielfältigen Abhängigkeiten der Schulen frühestens ab dem 11. Oktober und in jedem Fall in Absprache mit der Schulaufsicht geschehen.

Im Folgenden finden Sie einen Leitfaden, der Ihnen als Wegweiser bzw. als Unterstützung dienen soll. Bei auftretenden Problemen, die Sie anhand der Dokumentation nicht lösen können, wenden Sie sich bitte an Ihre zuständigen Multis, unsere LHM-GMS Hotline unter 089 89044433 oder melden sich kurzfristig zu einem Workshop an.

Als ergänzende Information finden Sie die allgemeine (bayernweite) Anleitung zur US hier.

Bitte beachten Sie bei der Meldung der Daten zur Unterrichtssituation mit ASV, dass die Zusatzbedarfsgründe „Einrichtung von Deutschklassen“ (Kürzel EIN_DK) und „Gruppen zur Alphabetisierung“ (Kürzel GRU_ALPHA) nur im Umfang des vom Schulamt zugewiesenen Stundenbudgets verwendet werden dürfen.

Unabhängig von den zugewiesenen Stunden ist es aber möglich, alle Klassen, bei denen es sich um Deutschklassen handelt, mit der Klassenart „Deutschklasse“ (Kürzel DK) zu melden.

Bitte beenden Sie, soweit noch nicht geschehen, in der ASV die Planungsphase. Eine entsprechende Anleitung finden Sie hier: Planungsschuljahr beenden

Bitte klären Sie, ob es hinsichtlich Ihres Schulprofils Änderungen gegeben hat (z.B. gebundener oder offener Ganztag hinzu/weg). Wenden Sie sich bei notwendigen Änderungen rechtzeitig an Ihren Multiplikator, da Anpassungen am Schulprofil einen längeren Prozess darstellen.

Spätestens nach der letzten Übermittlung des Rucksacks an SVS in der ersten Schulwoche müssen allen Unterrichtselementen Lehrkräfte zugeordnet werden.

Generell: Sie gelangen zur Datenprüfung unter Datei-Verwaltung-Datenprüfung.

Bevor Sie mit der Schülerdatenpflege und den entsprechenden Datenprüfungen im aktuellen Schuljahr beginnen, sollten Sie verschiedene Dinge im alten Schuljahr sicherstellen, weil diese bei der US als Muss-Fehler aufschlagen:

• Alle abgehenden Schüler brauchen vollständige Austrittsdaten (Austritt am / wohin / Abschluss / Ziel d. Jgst)
• Es befinden sich keine Schüler in irgendwelchen ORG-Klassen ohne Austrittsdaten. Ausnahme: Rückstellungs- oder Korridorschüler brauchen Einschulungs- und Eintrittsdatum zum 1.08. des Schuljahrs, in dem sie wohl eingeschult werden.
• MS: Externe Prüfungsteilnehmer müssen vollständig eingetragen sein.

Stellen Sie bitte darüber hinaus sicher, dass bei allen Schülern, die bis zum 1. Oktober an eine andere Schule wechseln, vollständige Austrittsdaten eingepflegt werden. Andernfalls kommt es nach der Meldung zu sogenannten Schülerdoppelmeldungen, so dass die beteiligten Schulen nachbessern und erneut melden müssen! Im Zeitraum vom 1. Oktober bis zur schulaufsichtlichen Freigabe Ihrer Oktoberstatistik dürfen daher keine Schülerbewegungen stattfinden.

• Schülerdatenpflege

Änderungen, die viele Schüler betreffen, nehmen Sie am besten mit Hilfe einer Sammeländerung vor: hier klicken für eine ausführliche Anleitung.

• Datenprüfung Schüler
  
  
  
  Hinweis: Wenn Sie zu irgendeinem Zeitpunkt im Laufe eines Schuljahres Schüler in Ihre ASV aufnehmen, dann führen Sie bitte unmittelbar die Datenprüfung des Schülers mit der Schaltfläche 'Auge' durch und korrigieren die Fehler gleich, dann bleibt Ihnen zur US sehr viel Nachpflegeaufwand erspart!
  
  
• Datenpflege Lehrer:
  
  Sollten Sie sich bei Lehrkräften über die korrekte Eintragung unsicher sein, finden Sie hier eine Übersicht mit verschiedenen Beispielen.

• Datenpflege Unterricht:
  
  Allen Unterrichtselementen müssen Schüler zugewiesen werden: In der Liste Pflicht-/Wahlpflichtunterricht bzw. in der Matrix sowie im BU: Unterrichtselement auswählen, mit der rechten Maustaste Schüler im Kurs anklicken, Schüler eintragen. Eine detaillierte Anleitung finden Sie hier.
  
  
• weitere Datenprüfungen:
  1. Wechseln Sie den Datenbereich und prüfen Sie im Bereich Schulen (1) alle 5 Datenprüfoptionen (2). Hier werden zu den Schülerdaten auch noch die Lehrer-, Klassen-, Absolventen und Unterrichtsdaten berücksichtigt.
  2. Prüfen Sie abschließend auch noch die Wertelisten (3)
     
     
     
     Sollten Fächer mit abgelaufener Gültigkeit moniert werden, so führen Sie bitte die Konsistenzprüfung zur Schülerfach-Gültigkeit durch.

• Fehlerbehebung:
  
  In den meisten Fällen landen Sie durch einen Doppelklick auf die Fehlermeldung direkt an der Stelle, wo der Fehler zu beheben ist. Hinweise zur Abarbeitung finden Sie im Fehlertext bzw. der Korrektur. Beim Klicken auf das Fragezeichen ganz links wird ein Link in die ASV-Dokumentation geöffnet, wo Sie in vielen Fällen weitere Hinweise zur Fehlerbehebung finden können.
  
  Eine Übermittlung der US ist erst möglich, wenn alle M-Fehler behoben sind.

• Bitte beachten Sie, dass folgende M-Fehler erst ab dem 1. Oktober, dem Beginn des Übermittlungszeitraumes, nach 'Daten abholen' (Datei-Verwaltung-ASD-Schnittstelle-Übermittlung aus ASD) bearbeitet werden können:
  Ansprechpartner
  
  Summendaten
  

(Datei - Verwaltung - ASD-Schnittstelle - Daten aus ASD - Lehrerdaten übernehmen)
Gerade bei den Bestandslehrkräften sind die Daten der lokalen ASV (bisheriger Wert) oft besser als jene, die in ASD (neuer Wert) hinterlegt sind.
Prüfen Sie deshalb sorgfältig, ob Daten aus ASD übernommen werden sollten. Im Zweifel verwerfen Sie die vorgeschlagenen Änderungen.
Es ist jedoch so, dass beim Übermittlungsverfahren erneut das Prozedere angestoßen wird. Hierbei werden leider immer wieder die Lehrkräfte angezeigt, deren Daten bislang nicht vollständig übernommen wurden. Aus diesem Grund empfiehlt es sich, die Lehrerdaten erst unmittelbar vor der Übermittlung abzuholen, um den Vorgang nicht unnötig oft durchführen zu müssen. Eine genaue Anleitung zum Vorgang finden Sie hier.

Muss-Fehler zum Thema Ansprechpartner und Summendaten können Sie erst lösen, wenn der Übermittlungszeitraum erreicht ist. Erst nach Abholen der Daten werden die notwendigen Reiter erzeugt.

• Daten abholen (erst ab 1.10. möglich)
  
  

• Ansprechpartner eintragen
  
  
  
  

• Schüler bei ASD anmelden

• Summendaten ausfüllen
  

• Übermittlung an ASD
  Im Rahmen der Übermittlung tritt eventuell erneut die Fehlermeldung zu den Fachkategorien auf, die Sie bereits aus der UP-Übermittlung kennen:
  
  
  
  Klicken Sie hier wieder auf die beiden Meldungen und wechseln im Fach dann auf den Reiter 'Einstellungen', dort löschen Sie die entsprechende Fachkategorie:
  
  

• Den Abschluss des erfolgten Übermittlungsvorganges bildet die folgende Meldung:
  

• Holen Sie nach einer gewissen Wartezeit bitte die Quittungen im Reiter 'Übermittlung aus ASD' ab.

• Sollten Fehler vorliegen, korrigieren Sie diese und wiederholen die Übermittlung .

• Sie können Ihren zuständigen Schulrat per Email informieren, dass Sie Ihre Daten übermittelt haben.
  
  
• Nun folgt die schulaufsichtliche Prüfung. Während dieser stellen Sie bitte sicher, dass die ASV-Daten solange durch die Schule nicht mehr verändert werden (keine Änderungen an Schülern/Lehrern/Unterricht, keine Neuaufnahmen, keine Aus- und Eintritte), bis die Freigabe durch das Schulamt erfolgt ist.
  
  
• Sollten Änderungen nötig werden, informiert Sie die zuständige Schulaufsicht. In diesem Fall nehmen Sie bitte die notwendigen Anpassungen vor und übermitteln anschließend erneut.
  
  
• Auf welchem Stand sich Ihre Oktoberstatistik aktuell befindet, finden Sie heraus, wenn Sie nach dem Abholen der Quittungen den Erhebungsstatus abholen:

Die US gilt nach folgenden Schritten als abgegeben:

• Übermittlungszeitraum (1.10. bis 10.10.) ist beendet.

• Die Zustimmung durch die Schulaufsicht wurde erteilt.

• Kontrollzahlen wurden überprüfen

• Bitte holen Sie unmittelbar vor der Erklärung der Abgabe erneut die Quittungen und den Erhebungsstatus ab.

• Abgabe erklären

• Die Statistikzeitscheibe wurde korrekt angelegt - zur Überprüfung wählen Sie bei den Schuljahren den Eintrag 'Statistik' aus und kontrollieren, ob Schüler, Lehrer und Unterrichtselemente angezeigt werden.

• Wechseln Sie ins aktuelle Schuljahr zurück und holen Sie erneut den Erhebungsstatus ab, dieser sollte nun 'abgegeben' lauten.

• Sollten wider Erwarten nach dem Erklären der Abgabe noch Änderungen notwendig werden, muss die Schulaufsicht erst die schulaufsichtliche Freigabe ablehnen, im nächsten Schritt können dann nach dem Abholen des Erhebungsstatus die gewünschten Änderungen im Schuljahr Statistik vorgenommen werden. Im Anschluss muss eine erneute Übermittlung im Statistikschuljahr durchgeführt werden. Achtung: es geschieht kein automatischer Übertrag ins aktuelle Schuljahr, dort müssen also alle Änderungen ebenfalls erfolgen.