Reiter Anschriften
Einen Überblick über die Datenfelder des Reiters Anschriften im Modul Schüler erhalten Sie in der Einführung zu ASV. Im Folgenden bekommen Sie detaillierte Hinweise auf die passende Belegung der Datenfelder und mögliche Probleme, insbesondere im Bereich Grund- und Mittelschule.
Erziehungsberechtigte/r und weitere/r Erziehungsberechtigte/r
Belegung der Datenfelder
Die Eingabe zweier Erziehungsberechtigter muss auf die zwei Reiterkarten Erziehungsberechtigte/r und weitere/r Erziehungsberechtigte/r verteilt werden. Es wird also pro Erziehungsberechtigtem eine Reiterkarte angelegt und nur eine Reiterkarte, falls nur ein(e) Erziehungsberechtigte/r existiert.
Ob Vater oder Mutter als „erster“ Erziehungsberechtigte/-r geführt werden, spielt für die praktische Arbeit keine Rolle. Es bietet sich aber an, die Adressen einheitlich einzupflegen (also Vater / Mutter oder Mutter / Vater). Beachten Sie bitte, dass die Daten der Einwohnermeldeämter (für die Einschulung) i.d.R. den Vater als ersten Erziehungsberechtigten belegen.
Wenn im Feld Art (des Erziehungsberechtigten) (1) Mutter (Mu) oder Vater (Va) ausgewählt wird, wird das Feld Familienname automatisch mit dem Namen des/r Schülers/-in gefüllt.
Tragen Vater und/oder Mutter nicht den gleichen Familiennamen wie der Schüler, müssen die Familiennamen der Eltern manuell angepasst werden.
Im Bereich Anschriften (2) haben die drei Checkboxen Hauptansprechpartner, Auskunftssperre und im Schriftverkehrverteiler Auswirkungen auf die Arbeit in ASV, im Besonderen auf die Arbeit mit Berichten.
- Hauptansprechpartner: Jeder Schüler bekommt durch das Setzen des Hakens einen Hauptansprechpartner zugewiesen. Der Haken lässt sich nur bei einer Person im Datensatz setzen. Dies ist entweder der alleinige Erziehungsberechtigte oder einer der zwei erziehungsberechtigten Elternteile. Es empfiehlt sich den Haken einheitlich beim Erziehungsberechtigten auf dem ersten Anschriftenreiter zu setzen.
- Auskunftssperre: Auskunftsberechtigt können mehrere Personen im Datensatz sein. Auskunftsberechtigte Personen erhalten schulische Auskünfte, etwa über den Notenstand, sowie schriftliche Mitteilungen der Schule. Im Normalfall sind beide Elternteile auskunftsberechtigt, anderenfalls kann eine Auskunftssperre durch einen Haken beim gleichnamigen Feld erfasst werden. Dies kann sich jedoch etwa nach Trennung der Eltern ändern und muss dann entsprechend angepasst werden.
- im Schriftverkehrverteiler: Personen im Datensatz, bei denen dieser Haken aktiviert ist, bekommen Post von der Schule. Berichte in ASV orientieren sich an dieser Auswahl, z.B. wenn Adressen automatisch eingefügt werden sollen. Soll an diese Person Post verschickt werden, muss hier ein Haken gesetzt werden.
Beim Feld PLZ (3) kann eine Postleitzahl eingetragen werden. Zum Suchen einer Postleitzahl klickt man auf die Schaltfläche PLZ / Ort .
Muss bei der Anschrift ein Ortsteil erfasst werden, der nicht in der Werteliste aufgeführt ist, lesen Sie die Vorgehensweise in der Einführung nach.
Schüler
Im Regelfall wohnt der Schüler beim Erziehungsberechtigten. Daher ist der Radio-Button Schüler wohnt als Standardwert von ASV vorbelegt. Sollte dies nicht der Fall sein, wählen Sie bitte den entsprechenden Button aktiv aus.
Für eine korrekte Darstellung einiger Berichte ist es wichtig, dass bei jedem Schüler ein Radio-Button ausgewählt ist.
Falls bei dem/bei der Schüler jedoch noch eine weitere Adresse existiert, ist diese hier anzulegen. Dies ist der Fall, wenn die Option in einem Wohnheim oder in einer sonstigen Wohnung ausgewählt wurde (Anleitung zur Erfassung eines Wohnheims). Es kann gewählt werden, ob es sich um eine weitere Wohnungsadresse oder um ein Wohnheim handelt. Bei einem Wohnheim kann auf die Info-Schaltfläche zur Auswahl eines Schülerheims geklickt werden.
Belegung der Datenfelder
Bei einem nicht volljährigen Schüler werden die Möglichkeiten auskunftsberechtigt und im Schriftverkehrsverteiler nicht ausgewählt im Gegensatz zu volljährigen Schülern/-innen.
Die Briefanrede und Anrede bei Anschrift auf dem Reiter Schüler werden von ASV automatisch erzeugt. Hier wird die Anschrift der Erziehungsberechtigten (vom Reiter Erziehungsberechtigte/r) eingefügt. Diese Datenfelder sind entscheidend für Berichte, die den Schüler direkt betreffen, z.B. Mitteilungen und Verweise. Diese werden also an die hier auf dem Reiter Schüler erfasste Adresse verschickt.
Mögliche Probleme mit Berichten
In Berichten kann es vorkommen, dass anstelle von Briefanrede und Anrede bei Anschrift der Wert „null“ oder der Name des Schülers ausgegeben wird. Ursache hierfür ist eine bei der Ersterfassung (z.B. der Altdatenübernahme) unvollständige Belegung der automatischen Felder. Sie können den Fehler beheben, indem Sie die Checkbox Schüler wohnt bei vom Erziehungsberechtigten auf eine andere Option (z.B. im Wohnheim) wechseln und dann wieder die Option beim Erziehungsberechtigten speichern. Die automatisierten Felder Briefanrede und Anrede bei Anschrift werden so neu belegt und sollten nun die Anschrift der Eltern beinhalten. Speichern Sie ab und wenden Sie den Bericht erneut auf den Schülerdatensatz an.
Weitere Anschrift
Hier kann die Anschrift eines/-r volljährigen Schülers/-in erfasst werden, der nicht mehr zu Hause bei den Erziehungsberechtigten wohnt.
Zusätzliche Ansprechpartner
Hier können Kontaktdaten von weiteren Personen eingegeben werden, die im Falle der Nichterreichbarkeit der Erziehungsberechtigten zu verständigen wären (z.B. Verwandte, Nachbarn, Mitbewohner im Wohnheim etc.). Sie können Telefon- und Mobilfunknummern ebenso erfassen wie Fax, Mail oder Internetadressen.