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Unterreiter Erziehungsberechtigte/r
Die Eingabe der Erziehungsberechtigten ist auf zwei Reiterkarten (Erziehungsberechtigte/r und weitere/r Erziehungsberechtigte/r) zu verteilen. Es wird also pro Reiterkarte ein Erziehungsberechtigter angelegt. Falls nur ein(e) Erziehungsberechtigte/r existiert, wird nur eine Reiterkarte befüllt.
Für GMS gilt: Ob Vater oder Mutter als „erster“ Erziehungsberechtigte/-r geführt werden, spielt für die praktische Arbeit keine Rolle. Es bietet sich aber an, die Adressen einheitlich einzupflegen (also Vater / Mutter oder Mutter / Vater). Beachten Sie bitte, dass für die Einschulung die Daten der Einwohnermeldeämter i.d.R. den Vater als ersten Erziehungsberechtigten belegen.
Im oberen Bereich werden die Einträge zur Person des/der Erziehungsberechtigten vorgenommen.
Folgende Einträge sind im Feld Art möglich:
Wenn Sie hier Mutter oder Vater auswählen, wird das Feld Familienname automatisch mit dem Namen des Schülers gefüllt.
Ihre Einträge in den Feldern Anrede und Akademischer Grad werden weiter unten in den Feldern Briefanrede und Anrede bei Anschrift übernommen, vorausgesetzt, der/die Erziehungsberechtigte/r ist im Schriftverkehrverteiler.
Hat der/die Erziehungsberechtigte eine Funktion als Elternvertreter, wählen Sie den entsprechenden Wert aus:
Im mittleren Bereich tragen Sie die Daten zur Anschrift ein. Klicken Sie auf den Button (PLZ,Ort…), öffnet sich das Fenster Werte für PLZ/Ort/Ortsteil.
Mit Ihrer Auswahl werden die Felder PLZ, Ort, Ortsteil und GKZ / Staat automatisch gefüllt.
Folgende Auswahlkästchen sind selektiert, wenn das jeweilige Merkmal auf den/die Erziehungsberechtigte(n) zutrifft.
Nicht volljährige Schüler/Schülerinnen benötigen mindestens eine/n Erziehungsberechtigte/n als Hauptansprechpartner und im Schriftverkehrverteiler. Auskunftsberechtigt muss auch mindestens ein/e Erziehungsberechtigte/r sein.
Wenn beide Erziehungsberechtigten im Schriftverkehrverteiler sind, erscheinen beide Namen in den Feldern Briefanrede und Anrede bei Anschrift.
Im unteren Bereich der Reiterkarte tragen Sie Kontaktdaten des/der Erziehungsberechtigten ein.
In der Spalte Beschreibung können Sie z.B. die Erreichbarkeit vermerken.
Unterreiter weitere/r Erziehungsberechtigte/r
In diesem Reiter werden die Daten analog zum Reiter Erziehungsberechtigte/r eingegeben.
Unterreiter Schüler/-in
Im Regelfall wohnt der Schüler beim Erziehungsberechtigten. Daher ist der Radio-Button Schüler wohnt als Standardwert von ASV vorbelegt. Sollte dies nicht der Fall sein, wählen Sie bitte den entsprechenden Button aktiv aus.
Für eine korrekte Darstellung einiger Berichte ist es wichtig, dass bei jedem Schüler ein Radio-Button ausgewählt ist.
Falls bei dem/bei der Schüler jedoch noch eine weitere Adresse existiert, ist diese hier anzulegen. Dies ist der Fall, wenn die Option in einem Wohnheim oder in einer sonstigen Wohnung ausgewählt wurde (Anleitung zur Erfassung eines Wohnheims). Es kann gewählt werden, ob es sich um eine weitere Wohnungsadresse oder um ein Wohnheim handelt. Bei einem Wohnheim kann auf die Info-Schaltfläche zur Auswahl eines Schülerheims geklickt werden.
Belegung der Datenfelder
Bei einem nicht volljährigen Schüler werden die Möglichkeiten auskunftsberechtigt und im Schriftverkehrsverteiler nicht ausgewählt im Gegensatz zu volljährigen Schülern/-innen.
Die Briefanrede und Anrede bei Anschrift auf dem Reiter Schüler werden von ASV automatisch erzeugt. Hier wird die Anschrift der Erziehungsberechtigten (vom Reiter Erziehungsberechtigte/r) eingefügt. Diese Datenfelder sind entscheidend für Berichte, die den Schüler direkt betreffen, z.B. Mitteilungen und Verweise. Diese werden also an die hier auf dem Reiter Schüler erfasste Adresse verschickt.
Mögliche Probleme mit Berichten
In Berichten kann es vorkommen, dass anstelle von Briefanrede und Anrede bei Anschrift der Wert „null“ oder der Name des Schülers ausgegeben wird. Ursache hierfür ist eine bei der Ersterfassung (z.B. der Altdatenübernahme) unvollständige Belegung der automatischen Felder. Sie können den Fehler beheben, indem Sie die Checkbox Schüler wohnt bei vom Erziehungsberechtigten auf eine andere Option (z.B. im Wohnheim) wechseln und dann wieder die Option beim Erziehungsberechtigten speichern. Die automatisierten Felder Briefanrede und Anrede bei Anschrift werden so neu belegt und sollten nun die Anschrift der Eltern beinhalten. Speichern Sie ab und wenden Sie den Bericht erneut auf den Schülerdatensatz an.
Unterreiter weitere Anschrift
Falls der Schüler eine weitere Anschrift hat, können Sie diese hier eintragen. Als Art der weiteren Anschrift stehen Wohnung oder Wohnheim zur Auswahl.
Zur Eingabe verfahren Sie wie oben beschrieben.
Unterreiter zusätzliche Ansprechpartner
In diesem Reiter können Sie Kontaktdaten zu zusätzlichen Ansprechpartnern (Opa, Tante, …) eintragen.
