Basisinformationen

ASV (Amtliche Schulverwaltung) ist ein plattformunabhängiges, schulartübergreifendes Schulverwaltungsprogramm, das die Bildungseinrichtungen bei allen administrativen Aufgaben unterstützt und den Informationsfluss zwischen Schulen und Schulaufsichtsbehörden verbessert. Die Erfassung der schulischen Stammdaten ist ebenso möglich wie die Verwaltung von Schüler- wie Lehrerdaten zur Planung des Schulbetriebs oder Leistungsdaten, die für die Zeugniserstellung herangezogen werden können.

ASV liefert bei Bedarf statistische Informationen an das Verfahren „Amtliche Schuldaten“ (ASD), die für zentrale Steuerungsprozesse wie Lehrer- und Unterrichtsversorgung benötigt werden. Im Verbund bilden ASV und ASD ein integriertes Informationssystem, das sowohl die Schulen als auch die Aufsichtsbehörden mit aktuellen Daten versorgt. Die anonymisierte Auswertung der Daten ermöglicht Maßnahmen zur Verbesserung der Schulqualität zu planen bzw. vorhandene Ressourcen noch zielgenauer und effizienter einzusetzen. Während bei ASV die Erfassung und Verwaltung der für schulinterne Prozesse notwendigen Daten im Zentrum steht, ist ASD das Werkzeug für die schulstatistische Auswertung.

Modularer Aufbau von ASV

Die Ablösung der Altverfahren war erforderlich geworden, da die Entwicklung und Unterstützung für die den WinSV Produkten zugrunde liegende Software von den Herstellern beendet wurde. Ferner hat die Praxis gezeigt, dass eine Vereinheitlichung der Wertelisten und Datenprüfroutinen für alle Schularten erstrebenswert ist, um zeitnah belastbare Daten zu erhalten.

Die in ASV integrierte Plausibilisierung, die bislang vom Landesamt für Statistik nach der Übermittlung der Daten durch die Schule vorgenommen wurde, gewährleistet außerdem eine schnellere Verfügbarkeit von Datenmaterial zur Auswertung bzw. für die Planung schulpolitischer Steuerungsprozesse. Schließlich war aufgrund der Anforderungen eines zeitgemäßen Datenschutzes eine Anpassung der Erhebungsprozesse notwendig geworden.

Beginnend mit dem Schuljahr 2013/2014 wird ASV in den nächsten Jahren sukzessive an allen bayerischen Schulen eingeführt. Den Anfang machen die Realschulen und Gymnasien in Bayern, die ab Juli 2013 mit der Umstellung beginnen. Nach der erfolgreichen Einführung von ASV an den allgemein bildenden Schulen wird die neue Software auch in den beruflichen Schulen zum Einsatz kommen.

Architektur von ASV: Zusammenwirken der einzelnen Komponenten

Ein entscheidendes Merkmal der ASV Architektur ist das Zusammenwirken eines Zentralen Schul Servers (ZSS) mit dezentralen Komponenten wie dem so genannten Dezentralen Schul Server (DSS) und den ASV Schul Clients (SC). Abhängig von der gewählten Installationsvariante kommunizieren die Clients mit dem DSS über ein lokales Netzwerk (LAN) oder über eine sichere Verbindung zu einem regional-zentralen Betreiber (WAN), wohingegen der Austausch mit dem Zentralsystem ausnahmslos über eine zertifikatsgestützte TCP/IP Verbindung erfolgt.

Die ASV Software Clients stellen dabei den Anwendern eine graphische Benutzeroberfläche zur Verfügung, über die in verschiedenen Modulen alle notwendigen Informationen erfasst werden können. Die Daten werden in eine zentrale Datenbank geschrieben, die auf dem DSS installiert ist. Auf Initiative der Schule wird bei Bedarf Kontakt zum Zentralsystem (ZSS) aufgenommen. Auf diesem werden aktualisierte Wertelisten ebenso bereit gestellt wie Anwenderdaten für alle Schulen (z.B. Berichte, Zeugnisvorlagen). Bei der Übermittlung der schulstatistischen Daten, z.B. zur Unterrichtssituation, nimmt der ZSS die Daten des DSS entgegen und bereitet sie für die Übergabe an ASD auf.

Ein stetig wachsendes Informationsangebot steht auf der Webseite https://www.asv.bayern.de für alle ASV Anwender zur Verfügung. Das Herzstück der Webpräsenz ist der Bereich Dokumentation. Neben einem Glossar mit Stichpunkten zum Thema ASV gibt es eine Volltextsuchfunktion sowie weitere Seiten mit Anleitungen, häufig gestellten Fragen bzw. bekannten Problemen und Lösungsstrategien.

Außerdem stehen bayernweit ca. 230 geschulte ASV-Multiplikatoren bereit, die als direkte Ansprechpartner bei konkreten Problemen gerne behilflich sind. Im Jahr der Produktivsetzung von ASV organisieren die Multiplikatoren Schulungen für Schulverwalter und Verwaltungsfachkräfte, um eine rechtzeitige Anwenderqualifizierung sicherzustellen.

Da ASV mehrere Schulen in einem Datenbestand verwalten kann (sog. Mandantenfähigkeit), besteht für Schulen und Sachaufwandsträger die Möglichkeit einer so genannten regional-zentralen Installation. Hierdurch wird der Gesamtadministrationsaufwand reduziert, da nur ein dezentraler Server für z.B. alle Bildungseinrichtungen einer Region unterhalten wird und nicht einer an jeder Schule. Da diese Installationsvariante höhere Anforderungen an die Hardware, die Netzwerkinfrastruktur, die Betriebssicherheit und den Datenschutz stellt, wird vor Produktivsetzung der ASV eine rechtzeitige Abstimmung zwischen den Schulen und ihren Sachaufwandsträgern empfohlen.

Der Einsatz des Schulverwaltungsprogramms ASV ist für die Schulen im in Art. 85 Abs. 1 Satz 5 BayEUG geregelten Umfang verpflichtend. Dabei geht es im Kern um die Speicherung und Verarbeitung bestimmter Daten und deren Übermittlung an das zentrale ASD Verfahren (Amtliche Schuldaten).

Für die Schulen ist im Jahr der Einführung von ASV eine erste wichtige Entscheidung, welche Installationsvariante sie wählen. Möchte sich die Einrichtung – sofern angeboten – einer regional-zentralen Installation anschließen, müssen neben den technischen Voraussetzungen (z.B. verfügbare Bandbreite für Datentransfer) insbesondere die Konsequenzen der Auftragsdatenverarbeitung durch Dritte (z.B. Landratsamt, Rechenzentrum) berücksichtigt werden (vgl. auch den folgenden Abschnitt Datenschutzhinweise).

Die Schule kann aber auch einen eigenen dezentralen ASV Server betreiben, sofern die Systemvoraussetzungen vorliegen. Hierfür sind Grundkenntnisse im Betrieb von Datenbankmanagementsystemen notwendig, die bei Bedarf rechtzeitig in Schulungen vor Ort vermittelt werden können.

Leonhard Fellermayr (Kontakt aufnehmen)

Erster Ansprechpartner für die Schulen ist der jeweils für die Region und den Schultyp zuständige Multiplikator. Eine nach Schularten geordnete Übersicht über die zur Verfügung stehenden Multiplikatoren erhalten Sie unter: Multiplikatoren.

Im Staatsministerium für Unterricht und Kultus:

Anja Jess-Hempen (Kontakt aufnehmen)

Staatliche Schulen wenden sich bitte zunächst an den Datenschutzbeauftragten der Schule.

Kommunale Schulen können den Datenschutzbeauftragten der Kommune zurate ziehen.