Unterrichtssituation übermitteln

Zeitplan

  • möglichst bis 01. Oktober:
    Bereinigung des Datenbestands, so dass schulseitig bis auf den fehlenden Eintrag des Ansprechpartners für die US keine Muss-Fehler mehr vorhanden sind
  • ab 01. Oktober:
    Abholen des Erhebungstermins über Datei > Verwaltung > ASD-Schnittstelle, Reiter Übermittlung aus ASD, Button Daten abholen
    Erst im Anschluss daran kann - nach Eintrag des Ansprechpartners für die US - übermittelt werden. Der Erhebungstermin kann nicht vor dem 01. Oktober abgeholt werden. Auch wenn eventuell noch Änderungen vorgenommen werden sollen (z.B. im Bereich der Personalveränderungen für das 2. Halbjahr), kann und soll am 01. Oktober bzw. in den Tagen danach eine vorläufige Übermittlung der Unterrichtssituation durchgeführt werden, um die technische Infrastruktur und die Fehlerfreiheit der Eintragungen in ASV (Bearbeitung der Plausibilisierungshinweise nach erfolgter Übermittlung) zu überprüfen und ggf. frühzeitig Schritte zur Behebung von Problemen einleiten zu können. Es kann danach mehrfach neu übermittelt werden.
  • bis 10. Oktober:
    Eine finale Übermittlung sollte bis 10. Oktober erfolgt sein. Falls notwendig, werden weitere Übermittlungen in Rücksprache mit der Schulaufsicht durchgeführt.

Ablaufplan

Voraussetzungen

Übermittlung
Die Übermittlung der US wird im aktuellen Schuljahr unter Datei > Verwaltung > ASD-Schnittstelle auf dem Reiter Übermittlung an ASD durchgeführt.

Die Schaltflächen Summendaten erfassen, Kommentare erfassen und Daten übermitteln im Bereich Unterrichtssituation sollten seit dem Abholen des Erhebungstermins aktiv sein. Der Button Daten übermitteln ist zunächst gelb, nach einer ersten erfolgreichen Übermittlung wird er grün und nach dem 10. Oktober wird er rot. Für die Übermittlung werden die folgenden Schritte durchgeführt:

  1. Zunächst werden alle Schüler bei ASD angemeldet, die bisher noch nicht bei ASD angemeldet wurden. Dabei erfolgt ein Abgleich der in der schuleigenen ASV eingetragenen Daten mit den bei ASD hinterlegten Daten. Wird dieser Prozess nicht aktiv angestoßen, erfolgt die Anmeldung bei ASD automatisch während des Übermittlungsprozesses. Es empfiehlt sich, die Anmeldung bei ASD bereits frühzeitig nach Anmeldung der jeweiligen Schülerinnen und Schüler an der Schule vorzunehmen.
  2. Dann werden die Summendaten erfasst bzw. geprüft.
  3. Über den Button Kommentare erfassen können optional allgemeine Kommentare zur Unterrichtssituation erfasst werden. Spezielle Kommentare zu gewünschten Personalveränderungen werden direkt bei der jeweiligen Anforderung eingetragen.
  4. Die Daten werden dann über den Button Daten übermitteln übermittelt.

Anschließend startet die Übermittlung, wobei zunächst die Datenprüfungen zur US automatisch ausgeführt werden. Wenn keine Fehler vorliegen, findet die US-Übermittlung im Anschluss an die Datenprüfung automatisch statt.
Falls noch Kann-Fehler vorhanden sind, können und sollen Sie die Übermittlung über den Button Dennoch senden trotz vorhandener Kann-Fehler anstoßen.
Muss-Fehler müssen vor einer erneuten Übermittlung zunächst behoben werden.

Am Ende der Datenübermittlung erhalten Sie folgende Rückmeldung:

Quittungen abholen
Wenn die US-Übermittlung erfolgt ist, sollen Sie nach 30 bis 60 Minuten in der ASD-Schnittstelle Quittungen abholen. Falls keine Quittungen vorliegen, erhalten Sie eine entsprechende Rückmeldung.

Sofern Sie Quittungen erhalten haben, betätigen Sie die Schaltflächen Transferquittungen bearbeiten und Plausiquittungen bearbeiten, woraufhin sich ein Fenster mit einer Auflistung der jeweiligen Quittungen öffnet. Klicken Sie im Navigator dieses Fensters alle Teilquittungen durch, da es Teilquittungen gibt, die Namen von Schülerinnen bzw. Schülern oder Lehrkräften oder andere Informationen enthalten, die bei der Behebung des Fehlers hilfreich sein können. Nachdem Sie die Fehler behoben haben, können Sie die US anschließend erneut übermitteln.

  1. Unter dem Reiter Übermittlung aus ASD können Sie den Status der Übermittlung über den Button Erhebungsstatus abholen abrufen.
  2. Ein Übermitteln der Daten ist beliebig oft möglich. Es gilt die letzte Übermittlung.
  3. Die US wird durch das Erklären der Abgabe abgeschlossen. Beachten Sie bitte die Hinweise der für Sie zuständigen MB-Dienststelle, zu welchem Zeitpunkt Sie die Abgabe erklären sollen.

Falls es bei der Übermittlung der Daten zu einem Fehler im Datentransfer kommt, stellen Sie die zugehörigen Log-Files des Clients (und nach Möglichkeit des Servers) Ihrem Multiplikator zur Verfügung, auch wenn die Übermittlung anschließend weiterläuft.

Falls die Fehlermeldung der Transferquittung nicht aussagekräftig genug ist, wenden Sie sich am besten mit einem Screenshot der Fehlermeldung und den asv.log-Dateien aus den Ordnern Client und Server zum Zeitpunkt der Übermittlung an Ihren zuständigen Multiplikator.

Zurück zur US-Übersicht