Jede Lieferung von ASV an ASD erzeugt in ASD unmittelbar nach der Verarbeitung der Daten eine Transferquittung mit Status- und Fehlermeldungen zu den verschiedenen Daten. Außerdem kann jede Lieferung in ASD eine oder mehrere Plausibilitätsprüfungen nach sich ziehen.

1. Die Schaltfläche Quittungen abholen liefert nach Anmeldung am ZSS mit Eingabe der Schulnummer und des Schulpasswortes die entsprechenden Meldungen.

2. Die Schaltfläche Transferquittungen bearbeiten öffnet ein neues Fenster.

Transferquittungen treten dann auf, wenn bei der Übermittlung Probleme zwischen ASV und ASD aufgetreten sind. Im Bereich Details sind Einzelheiten und Hinweise zu der markierten Quittung aufgelistet.

3. Die Schaltfläche Plausiquittungen bearbeiten öffnet ein Fenster, in dem mögliche Plausifehler nach einer erfolgten Datenübermittlung aufgelistet sind. Die im Vorfeld getätigte Datenprüfung kann nur Informationen berücksichtigen, die lokal in ASV vorliegen. Plausibilisierungen, die mehrere Schulen betreffen, werden zusätzlich im Zentralsystem durchgeführt und dann über diese Schaltfläche an ASV vor Ort übermittelt.

In der folgenden Abbildung enthält das Fehlerprotokoll keine Fehler:

Vor der Anforderung der Daten wird eine Versionsprüfung durchgeführt. Sind nicht alle Versionen auf dem aktuellen Stand, wird eine entsprechende Meldung angezeigt und der Ablauf abgebrochen. Sind alle Versionen auf dem aktuellen Stand, erscheint keine Meldung.

1. Durch Betätigung der Schaltfläche Daten abholen werden, bis auf Wertelisten und Quittungen, alle Daten von ASD abgeholt, z.B. Lehrkräfte, nicht unterrichtendes Personal, Budgetierung, Budgetzuschläge und statistische Schülerzahlen. Neben der Schaltfläche Daten abholen befinden sich drei Optionsschaltflächen: Das Datumsanzeigefeld neben Neues seit dem letzten Abholen am ist mit dem Datum der letzten Anforderung vorbelegt. Wenn der Anwender die Option Neues seit auswählt, muss auch ein Datum eingegeben werden, um die Daten abzuholen. Gibt es kein Datum des letzten Abholens, so wird im Datumsanzeigefeld neben Neues seit dem letzten Abholen am das Datum angezeigt, an dem die Schule in ASV angelegt wurde.

Daten abholen funktioniert nur, wenn unter Lehrerdaten übernehmen keine Einträge mehr vorhanden sind. Lehrerdaten müssen immer im aktuellen Schuljahr übernommen werden. Passt das Schuljahr nicht, ist der Button ausgegraut.

2. Mit der Schaltfläche Lehrerdaten übernehmen werden die übermittelten Lehrerdaten aus ASD abgeglichen. Wenn sich die Datensätze nicht von der vormaligen Übernahme unterscheiden, wird keine Datenübernahme durchgeführt. Zu jeder Lehrkraft existiert höchstens ein Änderungsdatensatz. Sollte ein zweiter Datensatz von ASD geliefert werden, wird der bereits bestehende verworfen.

Im Navigator kann eine Lehrkraft markiert werden. Die Detailinformationen werden im Bereich Einzeländerungen angezeigt. Hier werden wahlweise alle von ASD übermittelten Informationen zu der Lehrkraft angezeigt oder nur die Informationen, die sich von den aktuell in ASV gespeicherten Daten unterscheiden. Die Umschaltung zwischen diesen beiden Modi wird durch das Ein-/Ausschalten des Kontrollkästchens nur Unterschiede anzeigen gesteuert. Das Kontrollkästchen ist beim Öffnen der Maske aktiviert. Der Bereich Einzeländerungen enthält pro Zeile neben der Beschreibung der Datengruppe und des Feldes jeweils den alten (in ASV gespeicherten) und neuen (im Zwischenspeicher enthaltenen) Wert des jeweiligen Feldes.

Im Bereich Daten übernehmen stehen folgende Schaltflächen zur Auswahl:

1. markierte Änderungen: Es werden nur die selektierten Änderungen übernommen.
2. alle Änderungen: Alle Werte in der rechten Spalte neuer Wert werden in die Spalte bisheriger Wert übernommen. Gleichzeitig werden die Änderungen in die Datenbasis von ASV übernommen und in der Historisierung vermerkt.
3. Änderungsdatensatz verwerfen: Alle Werte aus der rechten Spalte neuer Wert werden verworfen. Die bisherigen Daten in ASV bleiben erhalten, der Änderungsdatensatz im Zwischenspeicher wird gelöscht und der nächste Satz angezeigt, wobei auch der Navigator aktualisiert wird.

Mit der Schaltfläche Erhebungsstatus abholen erhält man den aktuellen Stand bezüglich der Abgabe der Unterrichtssituation. Die folgenden Abbildung zeigt den Erhebungsstatus „abgegeben“.