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Schüler bei ASD anmelden
Die Anmeldung von Schülerinnen und Schülern bei ASD ist ein Vorgang, der zu verschiedenen Zeitpunkten im Schuljahr notwendig ist. Spätestens vor Abgabe der US müssen die Schülerinnen und Schüler angemeldet werden. Besondere Aufmerksamkeit erfordert das Einlesen und Anmelden der Erstklässlerinnen und Erstklässler in den Grundschulen.
Wir empfehlen einen sorgfältigen Umgang mit der Maske Schüler bei ASD anmelden, um die Erzeugung von Schülerreferenzverdoppelungen zu vermeiden.
Das Anmelden der Schülerinnen und Schüler wird im aktuellen Schuljahr bzw. im Planungsschuljahr unter Datei > Verwaltung > ASD-Schnittstelle auf dem Reiter Übermittlung an ASD angestoßen. Falls Schülerinnen und Schüler in das Planungsschuljahr aufgenommen und dort angemeldet werden sollen, muss das neue Schuljahr bereits eingerichtet sein.
Es erscheint folgendes Meldefenster: Es werden Schüler an ASD angemeldet: X von YY bei ASD angemeldet.
Im Anschluss öffnet sich für die Schülerinnen und Schüler, die nicht angemeldet werden konnten, die Auswahlmaske mit den gefundenen Schülerdatensätzen. Nach Markieren eines Schülers bzw. einer Schülerin in der linken Spalte (Datensätze aus ASV) werden in der rechten Spalte Datensätze aus ASD aufgelistet, die Ähnlichkeiten mit dem Datensatz aus ASV aufweisen. Merkmale, die in ASV und ASD übereinstimmen, sind grün hinterlegt. Für jede Schülerin bzw. jeden Schüler wird überprüft, ob Fall A oder B vorliegt. Bitte gehen Sie bei der Fallunterscheidung äußerst gewissenhaft vor, um die Erzeugung von Schülerreferenzverdoppelungen zu vermeiden.
Sorgfältige Überprüfung der Vergleichsdaten
Fall A: Keine Übereinstimmungen
In der rechten Spalte wird keine Person gelistet, bei der die Grunddaten mit denen in der linken Spalte markierten Zeile deutliche Ähnlichkeiten aufweisen. Dies entspricht mit wenigen Ausnahmen dem Normalfall bei Schülerinnen und Schülern aus dem Meldestellenimport bzw. den Einwohnermeldedaten und bei Erstklässlerinnen und Erstklässlern. Bitte wählen Sie in diesem Fall Neuen Schüler in ASD anlegen:
Fall B: Deutliche Ähnlichkeit
In der rechten Spalte wird eine Person gelistet, bei der die Grunddaten mit denen in der linken Spalte markierten Zeile weitestgehend übereinstimmen.
Im dargestellten Fall kann mit Hilfe der Geburtsurkunde überprüft werden, ob die Schreibweise des Vornamens und der Geburtsort in ASD korrekt und in ASV falsch sind. Es kann also davon ausgegangen werden, dass es sich um dieselbe Schülerin handelt. Markiert man den passenden Datensatz der rechten Spalte (1) und klickt auf Schüler übernehmen (2), wird der Datensatz aus ASD übernommen. Alle in ASV vorliegenden Daten werden dabei überschrieben.
Falls zwischen der Anmeldung an der Schule und dem Anmelden bei ASD bereits Daten in ASV gepflegt wurden (z. B. Adressdaten), sollte der Button Schüler übernehmen nicht verwendet werden, da alle in ASV vorliegenden Daten überschrieben werden. Es könnten also neu eingepflegte Datensatzbestandteile verloren gehen. In diesem Fall wird empfohlen, einen Detail-Abgleich mit Hilfe des Prozesses Schülerdaten übernehmen vorzunehmen.
Nach dem erfolgreichen Anmelden der Schülerinnen und Schüler ist die Schaltfläche Schüler bei ASD anmelden ausgegraut.
Falls Schülerinnen bzw. Schüler nicht angemeldet werden können, soll Kontakt mit dem zuständigen ASV-Multiplikator aufgenommen werden.
Zwischen der Anmeldung bei ASD und der Übermittlung der US können diejenigen Schülerinnen und Schüler gelöscht werden, die - abweichend von der getätigten Anmeldung - eine andere Schule besuchen werden. Dabei ist Folgendes zu beachten:
- Beim Löschen gilt die einfache Regelung: Gelöscht werden dürfen nur solche Kinder, die den Unterricht der eigenen Schule noch nie besucht haben.
- Vor dem Löschen muss sichergestellt sein, dass der Verbleib verlässlich geklärt ist.
Generell gilt: Schülerinnen und Schüler, die schon an der eigenen Schule Unterricht hatten, bekommen ein Austrittsdatum, verbleiben aber für den Rest des Jahres in der ursprünglichen Klasse. Eine Versetzung in eine Austrittsklasse, wie es in der WinSD üblich war, ist in der ASV weder nötig noch vorgesehen. Indem Sie den Haken bei nur aktuelle setzen, werden Ihnen ausgetretene Schülerinnen und Schüler nicht mehr angezeigt und auch auf Berichten etc. nicht mehr mit ausgegeben.
Wird eine Schülerin bzw. ein Schüler neu aufgenommen und ein Planungsschuljahr existiert bereits, dann wird die Schülerin bzw. der Schüler auch in der Zielklasse seiner neuen Klasse im Planungsschuljahr angelegt.