Das große Thema „Wie bekomme ich Daten aus ASV?“ hat viele Facetten.

Berichte sind in der Berichtsbibliothek gesammelt:

• In der Berichtsbibliothek-Auswertung (rotes Icon, auch im Start-Menü) können verschiedenste Ausdrucke als Vorschau auf dem Bildschirm erzeugt oder direkt an den Drucker gesandt werden. Nach der Auswahl des Berichts (Doppelklick) gibt es oft die Möglichkeit in einem Popup-Fenster noch Einstellungen festzulegen. Außerdem werden die Schüler/Lehrer/Klassen/… ausgewählt, die berücksichtigt werden sollen.
• In der Berichtsbibliothek-Verwaltung (Datei –> Verwaltung –> Berichtsbibliothek, weißes Icon) können die Berichte z.B. zur Bearbeitung aufgerufen, deaktiviert und gelöscht, für die Bibliothek aller Benutzer freigegeben, im- und exportiert werden. Hier können auch Filter verändert werden.

Berichte können auf unterschiedliche Weise erstellt werden:

• mit externen Berichtswerkzeugen: Dies sind zentral bereitgestellte Berichte, die die Benutzer nicht bearbeiten können.
• mit dem Listengenerator: Wenn mehrere Datensätze tabellarisch dargestellt werden sollen, ist der Listengenerator das richtige Werkzeug.
• mit dem Serienbriefgenerator oder dem Etikettengenerator: Wer gerne mit groovy (die Sprache ist Java sehr ähnlich) programmiert, kann damit Serienbriefe erstellen oder verändern.
• über die Office-Schnittstelle unter Verwendung von Microsoft Word.

Eine weitere Möglichkeit eröffnet sich über die Exportformate, die ebenfalls gespeichert werden und so mehrfach verwendbar sind (Datei –> Verwaltung –> Exportformatbibliothek bzw. zur reinen Anwendung Auswertungen –> Exporte). Sie stellen eine schnelle Möglichkeit dar, Daten über die Zwischenablage in ein Tabellenkalkulationsprogramm zu exportieren, z.B. bei der Ausspielung von Schülerdaten für die Bundesjugendspiele.

Weitere Ex- und Importe findet man unter Datei–> Verwaltung –> Schnittstellen (z.B. Notenverwaltung, WinQD).

Tipps:

• Es empfiehlt sich, selbst erstellte Berichte im Namen mit dem Schul- oder Erstellerkürzel zu beginnen und schon im Namen den Verwendungszweck anzudeuten.
• Die Office-Schnittstelle wird wohl mit der Zeit den Serienbrief- und Etikettengenerator ersetzen.
• Zentral bereit gestellte Berichte sind zunächst nicht veränderbar. Sie können aber ex- und wieder importiert werden. Dadurch entsteht eine bearbeitbare Kopie. Ausnahme: Berichte, die mit einem externen Berichtswerkzeug erstellt wurden.
• In der Berichtsbibliothek kann im Navigator auch der Modus (d.h. das verwendete Werkzeug) eingeblendet werden.
• Selbst erstellte Berichte/Exportformate können exportiert werden. So kann man Sicherheitskopien davon anlegen.